Distribusi menjadi peran terpenting dalam kesuksesan bisnis, sehingga pengelolaannya harus efektif untuk memastikan produk dapat sampai ke tangan konsumen tepat waktu dan dalam keadan baik. Tanpa adanya manajemen distribusi yang efektif, bisnis dapat berisiko menghadapi keterlambatan pengiriman bahkan kehabisan stok inventory.

Perusahaan harus mengadopsi manajemen distribusi yang strategis, agar pengelolaan aliran barang dari produsen hingga konsumen dapat berjalan lancar dan efektif. Di sini kita akan memahami bagaimana manajemen saluran distribusi yang tepat di bisnis. Berikut penjelasan lengkapnya!

1. Pengertian Manajemen Distribusi

Manajemen distribusi adalah proses pengelolaan aliran barang dari produsen hingga konsumen akhir dengan efektif dan efisien. Manajemen distribusi ini mencakup berbagai aktivitas operasional yang dapat memastikan produk tiba tepat waktu, dalam kondisi yang baik, serta biaya distribusi yang terjangkau.

Proses di manajemen kegiatan distribusi juga berkaitan dengan koordinasi efektif antar berbagai pihak seperti produsen, distributor, hingga retail atau pengecer untuk memastikan mata rantai pasokan berjalan dengan lancar. Tanggung jawab distributor mencakup aspek pengumpulan produk, penyimpanan dan pergudangan, pemasaran, serta penjualan dan layanan distribusi.

Koordinasi tidak hanya penting untuk pengiriman fisik barang, tapi juga pengambilan keputusan strategis untuk jalur distribusi yang paling efisien dan tepat untuk setiap jenis produk. Adanya manajemen pada layanan distribusi, akan membantu bisnis mengurangi risiko kehilangan pelanggan akibat keterlambatan atau ketidaksesuaian barang. 

2. Fungsi Manajemen Distribusi

Manajemen distribusi berperan penting dalam keberhasilan proses bisnis secara menyeluruh. Ada beberapa fungsi utama manajemen saluran distribusi, yang akan memastikan efisiensi dan efektivitas aliran produk dari produsen ke konsumen. Ini manajemen bisnis distribusi adalah sebagai berikut:

a. Pengelolaan Persediaan

Fungsi pertama manajemen distribusi adalah untuk memastikan barang tersedia sesuai dengan kebutuhan pasar. Adanya manajemen dalam proses distribusi, akan membantu meminimalkan risiko kehabisan stok atau overstock. Selain itu, akan mengoptimalkan biaya penyimpanan dan meningkatkan respons terhadap permintaan pelanggan.  

b. Manajemen Gudang Inventory

Penyimpanan dan pengelolaan manajemen gudang juga menjadi fungsi selanjutnya manajemen bisnis distribusi. Pengelolaan ini akan menjaga keamanan dan kualitas barang sebelum didistribusikan, dengan lokasi gudang strategis, serta sistem penyimpanan yang efisien untuk mengurangi waktu pengambilan dan pengiriman barang.

c. Pengiriman dan Transportasi

Fungsi selanjutnya manajemen bisnis distribusi adalah untuk pengiriman dan transportasi, yang mengatur aliran barang dari produsen ke konsumen. Manajemen yang baik akan memilih metode transportasi yang tepat untuk mempercepat pengiriman dengan biaya yang minimal. 

d. Pemilihan Saluran Distribusi

Manajemen proses distribusi juga berfungsi untuk menjangkau pelanggan dengan efektif, dengan melibatkan keputusan apakah akan menggunakan saluran langsung atau melalui perantara seperti distributor atau pengecer. Hal tersebut  akan meningkatkan aksesibilitas produk dan memperluas pangsa pasar

e. Koordinasi dan Komunikasi

Fungsi terakhir manajemen distribusi adalah sebagai koordinasi dan komunikasi antar berbagai pihak dalam rantai pasokan. Pengelolaan distribusi akan memastikan komunikasi selalu efektif, dan memastikan semua pihak terinformasi mengenai perubahan permintaan, persediaan, dan pengiriman.  

3. Elemen Manajemen Distribusi

Terdapat elemen-elemen manajemen dalam proses distribusi yang penting dipahami untuk memastikan aliran barang dengan lancar, mulai dari produsen hingga konsumen akhir. Setiap elemennya memiliki peran penting yang berkontribusi pada efisiensi layanan distribusi secara menyeluruh.

a. Software Distribusi 

Elemen terpenting manajemen bisnis distribusi adalah software distribusi yang akan membantu proses bisnis. Menurut Liputan 6, mayoritas distributor di Indonesia sebesar 61% masih menggunakan dua atau lebih sistem yang berbeda untuk menjalankan operasionalnya. Dengan menggunakan software ScaleOcean distribusi, Anda hanya perlu satu aplikasi yang bisa mengintegrasikan berbagai kebutuhan bisnis Anda secara end-to-end. 

Software ini akan melacak pengiriman, manajemen persediaan, hingga analisis data untuk meningkatkan efisiensi prosesnya. Anda bisa menggunakan software distribusi terbaik seperti ScaleOcean yang memiliki banyak fitur menarik. ScaleOcean software distribusi akan membantu Anda memantau aliran barang secara real-time, memprediksi permintaan, sekaligus mengoptimalkan proses distribusi.

b. Rantai Pasokan

Elemen pertama ada rantai pasokan, yang merupakan jaringan yang menghubungkan antara produsen, distributor, pengecer, hingga konsumen akhir. Elemen ini juga menjadi proses yang terlibat dalam memproduksi dan mendistribusikan barang. Koordinasi yang baik dalam rantai pasokan juga memastikan produk tersedia di pasar sesuai kebutuhan.  

c. Saluran Distribusi

Berikutnya ada saluran distribusi bisnis yang menjadi jalur yang digunakan untuk menyalurkan produk dari produsen ke konsumen. Elemen ini memiliki beberapa bentuk, yaitu: saluran langsung seperti penjualan online, serta saluran tidak langsung seperti distributor dan pengecer.  

d. Pengelolaan Transportasi

Berikutnya ada pengelolaan transportasi, yang menjadi elemen yang berkaitan dengan perencanaan dan pengendalian berbagai aktivitas pengiriman barang. Perusahaan penting untuk memilih moda transportasi yang sesuai, perencanaan rute, dan pengaturan jadwal pengiriman.

e. Penyimpanan dan Gudang

Elemen terakhir ada penyimpanan dan pengelolaan gudang. Elemen ini akan memastikan produk disimpan dengan aman, dan mudah diakses. Perusahaan harus mengatur ruang penyimpanan, pemilihan lokasi gudang, serta sistem manajemen persediaan untuk meminimalkan risiko kerusakan dan mempercepat pengambilan barang untuk pengiriman.

4. Tahapan Manajemen Distribusi

Proses dalam manajemen bisnis distribusi adalah hal penting yang akan memastikan aliran barang dari produsen ke konsumen berjalan dengan lancar. Setiap tahapannya memiliki proses dan tindakan yang harus dilakukan dengan optimal agar mencapai efisiensi dalam layanan distribusi. 

a. Perencanaan Distribusi

Tahap pertama ada perencanaan distribusi yang melibatkan penentuan strategi dan kebijakan yang akan dilakukan untuk mendistribusikan produk. Perusahaan perlu menganalisis pasar, menentukan saluran distribusi yang tepat, juga merencanakan anggaran dan sumber daya yang dibutuhkan. 

b. Pengadaan dan Penyimpanan

Setelah perencanaan, selanjutnya dilakukan pengadaan dan penyimpanan barang yang melibatkan pembelian barang dari produsen, juga penyimpanan yang mencakup pengaturan gudang untuk penyimpanan yang lebih aman. Di proses ini, perusahaan harus mengelola persediaan yang diperlukan untuk memenuhi permintaan pasar. 

c. Pengiriman

Pengiriman menjadi tahapan selanjutnya yang menjadi proses pemindahan barang dari gudang ke titik penjualan atau langsung ke konsumen. Di sini perusahaan harus memilih metode transportasi yang paling efisien, dan merencanakan rute pengiriman terbaik untuk menghemat biaya dan waktu.

d. Monitoring dan Evaluasi

Setelah barang dikirim, Anda juga memonitor dan mengevaluasi proses distribusi, dengan melibatkan pemantauan kinerja pengiriman, analisis data penjualan, juga pengumpulan feedback dari pelanggan. 

e. Penyesuaian Strategi

Tahap terakhir proses manajemen distribusi adalah penyesuaian strategi berdasarkan hasil monitoring dan evaluasi. Jika teridentifikasi masalah, Anda perlu melakukan penyesuaian untuk meningkatkan efisiensi. Misalnya, dengan merubah saluran distribusi, perbaikan proses pengiriman, atau pengelolaan persediaan yang lebih baik. 

5. Tantangan Manajemen Distribusi

Manajemen proses distribusi seringkali menghadapi berbagai hambatan juga tantangan yang dapat berpengaruh langsung pada efisiensi dan efektivitas operasional. Sehingga, perusahaan harus memiliki solusi cerdas untuk mengatasinya. Ini dia tantangan dan solusi yang bisa Anda dilakukan:

a. Keterlambatan Pengiriman

Keterlambatan dalam pengiriman bisa terjadi karena beberapa faktor seperti masalah transportasi, cuaca buruk, atau kesalahan perencanaan. Solusinya Anda bisa menerapkan software distributor terbaik yang dapat melacak dan merencanakan rute dengan canggih, dan menjamin prosedur pengiriman barang yang optimal sehingga meminimalkan keterlambatan. 

b. Biaya Logistik yang Tinggi

Tingginya biaya logistik dapat terjadi karena tidak efisiensi nya proses pengiriman, serta penggunaan metode transportasi yang tidak optimal. Anda dapat menganalisis biaya secara rutin, dan mencari cara untuk mengoptimalkan rute pengiriman serta memilih moda transportasi yang lebih ekonomis. 

c. Pengelolaan Persediaan yang Buruk

Tantangan berikutnya adalah buruknya pengelolaan persediaan, yang bisa menyebabkan habisnya stok atau overstock. Untuk mengatasinya, software distribusi akan memberikan solusi demand forecast yang akurat, serta menjamin manajemen persediaan yang otomatis untuk memastikan barang selalu tersedia sesuai kebutuhan pasar. 

d. Perubahan Permintaan Pasar

Permintaan pasar yang fluktuatif juga dapat menghambat proses distribusi, dan memberikan kesulitan dalam menyesuaikan distribusi produk. Anda bisa mengatasinya dengan melakukan analisis pasar secara berkala, serta memahami tren dan perilaku konsumen. 

Perusahaan juga bisa mempertimbangkan fleksibilitas kontrak dengan produsen untuk mengadaptasi volume produksi yang sesuai dengan kebutuhan pasar. Penggunaan software distribusi akan sangat membantu Anda dalam mengatasi setiap hambatan yang terjadi, dengan solusi dan fitur terbaiknya yang canggih dan terintegrasi. 

6. Cara Optimalkan Manajemen Distribusi

Agar setiap proses dalam manajemen distribusi efisien dan optimal, ada beberapa strategi dan cara yang bisa perusahaan lakukan dengan maksimal. Cara-cara ini akan membantu Anda mudah dalam mengelola proses distribusi, dan mencapai efisiensi optimal. 

a. Implementasikan Software Distribusi

Penting untuk mengimplementasikan software distribusi dengan vendor yang memiliki solusi dan fitur unggul untuk mengoptimalkan proses ini. ScaleOcean software distribusi menjadi opsi terbaik yang memiliki kemampuan optimasi dan integrasi yang tinggi untuk bantu manajemen distribusi Anda. 

Fitur lengkap seperti inventory otomatis, manajemen sales order, pemantauan stok real-time, serta perencanaan rute distribusi terbaik akan membuat proses distribusi Anda semakin optimal tanpa hambatan. Selain itu, sistem ScaleOcean juga akan melacak pengiriman secara real-time, serta manajemen warehouse yang terintegrasi akan meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi biaya dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

b. Analisis dan Perencanaan Rute

Anda juga harus melakukan analisis rute pengiriman secara teratur, agar dapat mengidentifikasi jalur paling efisien. Perencanaan rute yang optimal, akan membantu meminimalkan keterlambatan pengiriman dan meningkatkan produktivitas.

c. Optimalisasi Persediaan

Pengelolaan persediaan juga penting untuk menghindari kehabisan stok atau overstock. Perusahaan bisa menerapkan metode just in time untuk menjaga persediaan minimum tetap memenuhi permintaan pelanggan. Software distribusi ScaleOcean dapat membantu proses ini dengan pemesanan ulang, dan memastikan barang selalu tersedia saat dibutuhkan. 

d. Membangun Hubungan Baik dengan Produsen

Penting juga untuk menjalin hubungan yang kuat dengan produsen dan mitra distribusi, agar aliran barang tetap maksimal. Hal tersebut juga akan membantu dalam mengurangi waktu pengiriman dan memastikan kualitas barang yang diterima.

7. Contoh Manajemen Distribusi yang Tepat

Untuk lebih memahami bagaimana cara kerja dan manajemen distribusi, di sini kita akan memberikan contoh bagaimana layanan distribusi yang tepat di bisnis. Contohnya di ambil dari sebuah perusahaan ritel, yang menerapkan manajemen proses distribusi yang efektif, mulai dari rantai pasok dari produsen hingga pengiriman.

Perusahaan ini memiliki beberapa gudang strategis di kota besar untuk meminimalkan waktu dan biaya pengiriman. Dengan penerapan software distribusi terintegrasi, perusahaan ini bisa melacak dan memantau status pesanan secara real-time sehingga dapat meningkatkan kepuasan pelanggan.

Perusahaan ini juga menjalin kerjasama dengan berbagai penyedia jasa distribusi logistik untuk menawarkan pilihan pengiriman yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Tidak hanya itu, mereka juga mengumpulkan feedback konsumen untuk terus memperbaiki proses distribusi lebih baik, sehingga mampu menjaga efisiensi operasional dan memperkuat posisinya di pasar. 

8. Kesimpulan

Dapat disimpulkan, bahwa manajemen saluran distribusi merupakan aspek bisnis yang penting dikelola dan dimaksimalkan, agar perusahaan dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dan profitabilitas yang efisien. Maka dari itu, perlu dilakukannya strategi efektif untuk bantu mencapai tujuan tersebut.

Agar memudahkan, Anda dapat memanfaatkan software distribusi ScaleOcean yang akan membantu setiap aspek proses distribusi, dan akan mengoptimasi setiap tahapannya agar bisnis Anda tetap berjalan lancar dengan biaya yang minimal. Penerapan ScaleOcean sistem distribusi akan memberikan keunggulan bagi Anda agar tetap kompetitif di pasar dinamis. Cari tahu lebih lanjut keunggulan kami dengan lakukan demo gratis dan hubungi ScaleOcean segera!