Apa itu Distribution Management System, Fitur dan Manfaatnya

Manajemen distribusi yang efektif merupakan faktor pendukung utama dalam menjaga kelancaran rantai pasok bisnis Anda. Jika tidak menggunakan distribution management system yang tepat, proses distribusi dapat menghadapi berbagai masalah, seperti keterlambatan pengiriman, kesalahan stok, dan tingginya biaya operasional.

Sistem manajemen distribusi menjadi solusi yang dapat memonitor dan mengelola seluruh alur distribusi secara efisien. Dengan sistem manajemen distribusi, pengelolaan distribusi menjadi lebih transparan, terorganisir, dan mudah dikendalikan, sehingga mengurangi potensi masalah yang dapat menghambat operasional.

Dalam artikel ini, kami akan membahas apa itu Distribution Management System dan manfaatnya, serta bagaimana aplikasi ini dapat membantu mengatasi tantangan distribusi yang umum dihadapi oleh bisnis. Pahami selengkapnya di sini!

Key Takeaways

• Distribution management system adalah sistem digital terintegrasi yang menyediakan solusi pengelolaan proses distribusi produk menyeluruh, mulai dari gudang hingga pelanggan akhir.
• Manfaat Distribution Management System meliputi: peningkatan efisiensi operasional, kepuasan pelanggan, pengurangan biaya, visibilitas lebih baik, peningkatan keuntungan, transparansi status pengiriman, dan stok lebih baik
• Fungsi Distribution Management System: manajemen inventaris, manajemen pemesanan, rute pengiriman, manajemen pergudangan, pelacakan dan pemantauan real-time, dan pelaporan analisis
• ScaleOcean Distribution Management System menyediakan solusi end-to-end terintegrasi seamless dengan berbagai proses distribus, sehingga data dikelola di satu sistem terpusat, dengan pelacakan komprehensif dan real-time.

Coba Demo Gratis!

Apa itu Distribution Management System?

Distribution Management System (DMS) adalah sistem terintegrasi yang dirancang untuk mengelola dan mengotomatisasi seluruh proses distribusi produk, mulai dari produsen hingga ke tangan konsumen akhir. Sistem ini berfungsi sebagai pusat kontrol yang mengawasi aliran barang, pengelolaan inventaris, pergudangan, logistik, serta aktivitas penjualan agar berjalan efisien dan terkoordinasi.

Melalui distributor management system, Anda dapat memantau setiap tahap distribusi secara real time. Sehingga kesalahan pada proses operasional dapat diminimalisir dan proses pengiriman menjadi lebih efisien. Integrasi berbagai fungsi seperti manajemen pesanan, stok, pengiriman, dan pelaporan membantu meningkatkan efisiensi, akurasi, serta kepuasan pelanggan secara keseluruhan.

Apa Fungsi Utama Distribution Management System?

Sistem DMS berfokus pada pengelolaan alur distribusi agar berjalan lebih terstruktur, efisien, dan transparan. Sistem ini mendukung perusahaan dalam mengoptimalkan inventaris, pemesanan, pengiriman, hingga analisis performa. Dengan penerapan yang tepat, DMS mampu meningkatkan kepuasan pelanggan sekaligus profitabilitas bisnis.

Berikut beberapa fungsi utama penerapan DMS, diantaranya:

1. Manajemen Inventaris (Stok)

DMS membantu melacak persediaan secara akurat, memastikan stok selalu dalam kondisi cukup, dan mengurangi risiko kehabisan barang. Dengan sistem ini, perusahaan dapat mengontrol pergerakan barang masuk dan keluar gudang secara terstruktur. Hal ini menjaga kelancaran distribusi serta mencegah overstock maupun kekurangan.

Selain itu, penerapan sistem manajemen supplier yang terintegrasi dengan sistem DMS ini dapat memungkinkan perusahaan untuk mengelola hubungan dengan supplier secara lebih efektif, memastikan ketersediaan barang yang konsisten dan mengoptimalkan alur pasokan.

2. Manajemen Pemesanan (Order)

Fitur ini memungkinkan perusahaan menerima dan memproses pesanan pelanggan dengan lebih cepat dan terorganisir. Semua data pesanan tercatat otomatis dalam sistem, sehingga mengurangi potensi kesalahan manual. Proses pemenuhan kebutuhan pelanggan pun lebih efisien, meningkatkan pengalaman dan kepercayaan pelanggan.

Optimalisasi fitur distribution requirement planning juga dapat membantu perusahaan dalam merencanakan pengiriman lebih tepat waktu dengan mempertimbangkan permintaan yang datang.

Penggunaan DMS juga memungkinkan penyesuaian persediaan secara dinamis, mengidentifikasi kekurangan stok sebelum menjadi masalah, dan mengatur alokasi barang yang lebih efisien.

3. Manajemen Rute Pengiriman

DMS memfasilitasi perencanaan rute distribusi yang optimal agar pengiriman lebih cepat dan hemat biaya. Sistem menghitung jalur terbaik berdasarkan lokasi pelanggan, kondisi jalan, dan kapasitas kendaraan. Dengan efisiensi rute, perusahaan dapat menekan biaya logistik serta mempercepat waktu pengantaran.

Penggunaan DMS juga dapat terintegrasi dengan sistem transportasi, di mana fitur route optimization memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi jalur tercepat dan paling efisien.

Integrasi ini membantu dalam memantau status pengiriman secara real-time, mengurangi keterlambatan, dan mengoptimalkan penggunaan kendaraan untuk meningkatkan produktivitas.

4. Manajemen Pergudangan

Pengelolaan gudang menjadi lebih efektif melalui sistem ini, mulai dari penyimpanan, pengemasan, hingga pengiriman. DMS membantu mengatur tata letak penyimpanan agar barang mudah ditemukan dan dikirim. Efisiensi dalam operasional gudang mendukung kelancaran distribusi serta meningkatkan produktivitas tim.

Penggunaan DMS ini penting terutama untuk pengelolaan barang sensitif, seperti obat-obatan dan produk farmasi. Untuk itu, software distribusi alat kesehatan dapat membantu dalam memastikan bahwa setiap barang disimpan dalam kondisi yang sesuai dengan standar keamanan dan regulasi.

Sistem manajemen distribusi ini dapat mengelola suhu, kelembaban, dan pengendalian stok dengan tingkat akurasi tinggi, yang sangat krusial dalam memastikan integritas produk medis.

5. Pelacakan dan Pemantauan Real-time

Perusahaan dapat memantau pergerakan barang secara langsung, baik di gudang maupun selama proses distribusi. Informasi status pengiriman yang selalu diperbarui memungkinkan respons cepat terhadap perubahan atau kendala. Hal ini meningkatkan transparansi, memperkuat kepercayaan pelanggan, dan meminimalkan keterlambatan.

6. Pelaporan dan Analisis

DMS menghasilkan laporan mendetail terkait penjualan, distribusi, dan performa operasional. Data ini membantu manajemen menganalisis tren, mengidentifikasi masalah, serta merancang strategi distribusi yang optimal.

Dengan informasi akurat dan real-time berbasis data ini, dapat membantu perusahaan dalam mengambil keputusan yang lebih tepat untuk meningkatkan efisiensi distribusi.

Baca juga: Berikut 7 Perbedaan Distribusi Langsung dan Tidak Langsung

Manfaat Penggunaan Distribution Management System (DMS)

Manfaat penggunaan Distribution Management System (DMS) tidak hanya berfokus pada kelancaran distribusi, tetapi juga pada efisiensi bisnis secara keseluruhan. Dengan dukungan teknologi ini, perusahaan dapat mengoptimalkan operasional, menekan biaya, meningkatkan layanan pelanggan, serta memperkuat daya saing di pasar.

Terdapat beberapa manfaat utama dalam menggunakan software DMS di perusahaan, diantaranya:

1. Peningkatan Efisiensi Operasional

DMS mengotomatiskan berbagai proses manual seperti pencatatan pesanan, pengelolaan stok, hingga perencanaan pengiriman. Dengan otomatisasi ini, distribusi menjadi lebih cepat, terkontrol, dan akurat. Hasilnya, perusahaan dapat mengurangi beban kerja manual serta meminimalkan potensi kesalahan operasional.

2. Peningkatan Kepuasan Pelanggan

Sistem ini memastikan produk yang tepat tersedia sesuai permintaan, dikirimkan tepat waktu, dan dilengkapi estimasi pengiriman akurat. Informasi tersebut membantu pelanggan merasa lebih percaya dan puas. Kepuasan pelanggan yang konsisten akan meningkatkan loyalitas serta memperkuat reputasi perusahaan di pasar.

3. Pengurangan Biaya

DMS membantu mengoptimalkan manajemen stok dan merencanakan rute distribusi paling efisien. Optimalisasi ini mengurangi biaya transportasi, penggunaan bahan bakar, serta biaya penyimpanan gudang. Dengan biaya operasional yang lebih rendah, perusahaan dapat mengalokasikan anggaran untuk kebutuhan strategis lainnya.

Penggunaan software distributor dapat mengurangi waktu dan biaya bahan bakar dengan proses optimasi rute pengiriman. Selain itu, otomatisasi proses distribusi juga mengurangi kebutuhan akan tenaga kerja tambahan, yang berdampak pada efisiensi biaya operasional.

4. Visibilitas yang Lebih Baik

Sistem ini memberikan pandangan menyeluruh terhadap rantai pasokan, mulai dari inventaris hingga status pengiriman. Perusahaan dapat dengan cepat mengidentifikasi hambatan distribusi maupun peluang peningkatan. Dengan visibilitas real-time, pengambilan keputusan menjadi lebih cepat, terukur, dan berbasis data.

5. Peningkatan Keuntungan

Efisiensi proses distribusi serta kepuasan pelanggan yang meningkat berkontribusi langsung pada pertumbuhan keuntungan. Dengan operasional yang lebih ramping, perusahaan mampu meningkatkan margin profit. Selain itu, layanan yang konsisten memperluas peluang bisnis serta menciptakan keunggulan kompetitif jangka panjang.

6. Meningkatkan Transparansi Status Pengiriman

Distribution system memberikan akses langsung ke data inventaris, pesanan, dan status pengiriman dari supplier secara real-time. Informasi yang tepat dapat memudahkan Anda dalam membuat strategi bisnis, mendukung kerja sama tim, dan memungkinkan Anda untuk merespons perubahan pasar atau permintaan pelanggan dengan cepat.

7. Mengelola Stok dengan Lebih Baik

Dengan kemampuan memantau dan mengelola stok secara otomatis, penggunaan sistem manajemen distribusi adalah langkah penting yang membantu perusahaan menghindari risiko overstock dan understock. Sistem ini memastikan barang tersedia dalam jumlah optimal untuk memenuhi permintaan, sekaligus mengurangi potensi kerugian akibat stok yang tidak terjual.

Masalah dalam Proses Distribusi

Proses distribusi yang kompleks seperti alur operasional yang kurang efektif dan biaya operasional tinggi seringkali menjadi hambatan bagi perusahaan dalam memastikan barang sampai ke pelanggan tepat waktu. Hal ini dapat mempengaruhi kepuasan pelanggan dan produktivitas bisnis. Berikut adalah penjelasannya lebih lanjut.

1. Operasional yang Kurang Efektif

Alur distribusi yang kurang efisien menyebabkan proses pengiriman menjadi lebih lama dan penurunan produktivitas. Proses operasional yang tidak efektif seringkali disebabkan akibat kurangnya koordinasi antara departemen, jadwal pengiriman yang tidak teratur, hingga penggunaan teknologi yang belum optimal.

Sebagai contoh, manajemen distribusi dalam dealer management system penting untuk dijalankan dengan optimal. Inefisiensi proses tersebut dapat membuat stok kendaraan terlambat sampai ke dealer, sehingga peluang penjualan berkurang.

2. Kurangnya Transparansi Data

Kesulitan dalam memantau stok, pesanan, dan pengiriman secara real-time akibat kurangnya transparansi data dapat menghambat pengambilan strategi bisnis yang tepat. Hasilnya, perusahaan tidak dapat merespons perubahan permintaan pasar dengan cepat, sehingga meningkatkan risiko loss opportunity atau overstock.

3. Pengelolaan Rantai Pasok yang Rumit

Permasalahan distribusi dapat dipicu oleh kurangnya koordinasi antara pemasok, produsen, dan distributor. Tanpa sistem manajemen pengelolaan distribusi yang terintegrasi, komunikasi yang kurang lancar dapat menyebabkan keterlambatan pengiriman, kekurangan barang, atau ketidaksesuaian kualitas produk yang dikirim.

4. Kesalahan Human Error

Proses pencatatan yang dilakukan secara manual rentan terjadi kesalahan pencatatan data, seperti jumlah barang yang salah atau informasi pelanggan yang tidak akurat. Masalah ini dapat menyebabkan keterlambatan pengiriman atau pengeluaran tambahan untuk mengatasi kesalahan yang telah terjadi.

5. Biaya Operasional Tinggi

Salah satu penyebab utama tingginya biaya distribusi dan operasional adalah pemborosan waktu dan sumber daya. Perusahaan harus mengeluarkan biaya tambahan untuk tenaga kerja, bahan bakar, atau perbaikan proses yang tidak efektif jika tidak ada sistem distribusi yang efektif.

Masalah dalam proses distribusi dapat diatasi dengan menggunakan Distribution Management System ScaleOcean yang dirancang untuk mengoptimalkan alur distribusi dan meningkatkan efisiensi operasional.

ScaleOcean juga memungkinkan perusahaan untuk memantau seluruh proses distribusi secara real-time, mulai dari pengelolaan inventaris hingga pelacakan pengiriman, sehingga mengurangi potensi keterlambatan dan kesalahan pengiriman. Lakukan demo gratisnya sekarang untuk dapatkan solusi unggulan ini!

Bagaimana Cara Kerja Distribution Management System?

Distribution Management System beroperasi dengan cara integrasi data dari sistem inventaris dan penjualan, yang memungkinkan perusahaan untuk mengelola proses distribusi dengan optimal.

Ketika pesanan diterima, baik dari pelanggan langsung maupun pihak dalam distribusi, sistem ini secara otomatis memeriksa ketersediaan stok dalam sistem inventaris. Selanjutnya, produk dialokasikan dan pengaturan pengiriman dilakukan berdasarkan rute dan prioritas yang efisien.

Pemantauan proses distribusi dari awal hingga akhir dilakukan secara langsung oleh aplikasi manajemen distribusi, yang meliputi pemantauan status pengiriman hingga produk sampai ke pelanggan.

Setelah pengiriman selesai, distribution management system menghasilkan laporan yang memberikan informasi terkait kinerja distribusi, termasuk waktu pengiriman, efisiensi rute, dan tingkat kepuasan pelanggan, yang dapat digunakan untuk evaluasi dan perbaikan proses di masa depan.

ScaleOcean, Distribution Management System Terbaik Indonesia

ScaleOcean menyediakan solusi distribution management system terbaik dan dapat terintegrasi seamless, yang menghubungkan data distribusi secara langsung dengan sistem bisnis lainnya, mulai dari purchasing, sales, produksi, hingga logistik hingga rantai pasok. ScaleOcean dapat memastikan informasi terkini selalu tersedia untuk keputusan cepat.

Sistem ini juga menyediakan dashboard yang intuitif dan terpusat dengan antarmuka visual yang dapat disesuaikan untuk memudahkan pengguna untuk memantau, menganalisis, dan mengelola proses distribusi secara efisien.

ScaleOcean juga menyediakan fitur kustomisasi, di mana Anda dapat menyesuaikan sistem berdasarkan kebutuhan spesifik bisnis, dan karakteristik perusahaan Anda. Fleksibilitas ini membantu perusahaan untuk mendapatkan sistem yang tepat tanpa harus mencari yang paling sesuai dengan bisnis Anda.

Untuk mendapatkan solusi ini, lakukanlah demo gratis dan konsultasi dengan tim profesional ScaleOcean agar fitur dan sistem yang diterapkan dapat sesuai dan optimal digunakan. Selain itu, terdapat beberapa fitur khusus yang ditawarkan ScaleOcean Distribution Management System, diantaranya:

1. Quote and Sales Order: Membuat penawaran harga dan otomatis mengonversi ke Sales Order saat disetujui.
2. Supplier Portal: Ritel dapat memantau status pesanan, stok tersedia, dan proses pengiriman.
3. Order Management: Otomatisasi dari penerimaan PO, pengecekan stok, pemrosesan, hingga pengiriman.
4. Purchasing Management: Otomatis memesan barang dari vendor saat stok menipis, mencegah overstock/understock.
5. Warehouse Management: Pemantauan dan penyesuaian stok secara real-time, serta pengelolaan pengiriman dari gudang.
6. Online CRM: Melacak interaksi pelanggan dan mempersonalisasi penawaran berdasarkan riwayat transaksi.
7. Fleet Management: Mengelola proses pengiriman barang, termasuk pemilihan rute dan pelacakan kendaraan.
8. Forecasting & Demand Planning: Memprediksi permintaan pasar dan merencanakan pengadaan dengan lebih akurat.

Distribution Management System ScaleOcean dapat membantu meningkatkan produktivitas tim distribusi dengan mengotomatiskan proses dan mengurangi intervensi manual. Ini juga menurunkan biaya operasional karena proses yang lebih efisien.

Kesimpulan

Distribution management system berperan penting dalam mengatasi berbagai tantangan yang sering dihadapi perusahaan dalam manajemen distribusi, seperti keterlambatan pengiriman dan kesalahan alokasi stok.

Dengan menggunakan aplikasi manajemen distribusi, perusahaan dapat merasakan manfaat utama seperti peningkatan efisiensi, transparansi yang lebih baik dalam pemantauan stok dan pengiriman, serta pengurangan biaya operasional yang signifikan.

ScaleOcean Distribution Management System menjadi rekomendasi terbaik yang menyediakan solusi terbaik untuk mengelola proses distribusi secara end-to-end. Lakukan  demo gratis sekarang untuk dapatkan solusi terbaik dan sesuai kebutuhan bisnis Anda. Hubungi sekarang tim ScaleOcean!