Biaya Pengadaan: Jenis, Manfaat, dan Strategi Mengelolanya

Biaya pengadaan merupakan total pengeluaran perusahaan untuk memperoleh barang, jasa, atau sumber daya yang mendukung operasional bisnis. Komponen ini mencakup tidak hanya harga pembelian, tetapi juga biaya tambahan seperti logistik, pajak, dan administrasi yang memengaruhi efisiensi pengeluaran.

Pemahaman yang mendalam mengenai biaya procurement membantu perusahaan mengoptimalkan anggaran, meningkatkan efisiensi proses procurement, serta mengidentifikasi peluang penghematan. Dengan pengelolaan yang tepat, perusahaan dapat menjaga profitabilitas sekaligus memperkuat stabilitas keuangan jangka panjang.

Artikel ini akan membahas secara lengkap mengenai apa itu biaya pengadaan, komponen utama, faktor-faktor yang memengaruhi besarnya pengeluaran, serta strategi efektif dalam mengelolanya agar bisnis dapat berjalan lebih efisien dan berkelanjutan. Pelajari selengkapnya disini!

Key Takeaways

• Biaya pengadaan adalah total pengeluaran untuk memperoleh barang atau jasa, mencakup harga pembelian dan biaya tambahan seperti logistik, pajak, dan administrasi.
• Komponen biaya pengadaan meliputi harga pembelian, biaya pengiriman, penyimpanan, pajak, administrasi, inspeksi, asuransi, serta biaya negosiasi dan seleksi pemasok.
• Biaya pengadaan dipengaruhi oleh faktor eksternal seperti kondisi ekonomi, fluktuasi pasar, dan regulasi, serta faktor internal seperti perencanaan, efisiensi operasional, dan teknologi yang digunakan.
• Tantangan pengadaan seperti kurangnya transparansi dan kesalahan administrasi dapat diatasi dengan software procurement seperti ScaleOcean yang menghadirkan efisiensi terintegrasi.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Biaya Pengadaan?

Biaya pengadaan (procurement cost) adalah total dari seluruh pengeluaran yang diperlukan untuk memperoleh barang atau jasa, termasuk harga pembelian serta biaya pendukung seperti logistik, pengiriman, penyimpanan, pajak, dan administrasi. Semua komponen ini berkontribusi terhadap total biaya yang memengaruhi efisiensi pengadaan.

Memahami struktur biaya ini membantu perusahaan menilai efektivitas operasional dan menemukan area yang berpotensi untuk efisiensi. Dengan pengelolaan biaya yang tepat, perusahaan dapat mengoptimalkan alokasi anggaran, meningkatkan margin keuntungan, dan mengambil keputusan strategis yang lebih tepat.

2. Jenis-Jenis Biaya Pengadaan

Biaya pengadaan mencakup berbagai biaya yang perlu dipertimbangkan dalam proses memperoleh barang atau jasa. Berikut adalah beberapa jenis biaya yang terkait dengan pengadaan yang harus dipahami untuk memastikan efisiensi dan pengelolaan yang lebih baik.

a. Harga Pembelian

Harga pembelian merupakan biaya dasar yang dibayar untuk barang atau jasa yang dibeli. Biaya ini mencakup nilai yang disepakati antara perusahaan dan pemasok untuk produk atau layanan, yang menjadi komponen utama dalam perhitungan biaya pengadaan. Pengelolaan harga pembelian yang efektif penting untuk pengendalian biaya.

b. Biaya Pengiriman dan Transportasi

Biaya pengiriman dan transportasi meliputi ongkos yang dikeluarkan untuk mengirimkan barang dari pemasok ke lokasi bisnis. Biaya ini dipengaruhi oleh jarak, jenis transportasi, serta biaya tambahan terkait, seperti asuransi pengiriman atau biaya pengurusan dokumen pengiriman, yang dapat memengaruhi total pengeluaran.

c. Biaya Penyimpanan

Biaya penyimpanan mencakup biaya gudang, pengelolaan inventaris, serta asuransi jika barang perlu disimpan sebelum digunakan. Biaya ini diperlukan untuk memastikan kelancaran operasional pengadaan, serta untuk meminimalkan risiko terkait kerusakan atau kehilangan barang selama periode penyimpanan.

d. Pajak dan Bea Masuk

Pajak dan bea masuk hanya dikenakan pada barang yang diimpor ataupun diekspor. Komponen ini meliputi pajak perdagangan internasional, bea cukai, serta biaya kepatuhan terhadap peraturan negara. Dalam pengadaan lintas negara, biaya ini dapat memengaruhi total harga produk secara signifikan.

e. Biaya Administrasi

Biaya administrasi mencakup pengeluaran untuk pengelolaan dokumen, pemrosesan data, dan kepatuhan terhadap prosedur internal perusahaan. Pengendalian biaya administrasi yang baik mendukung kelancaran operasional pengadaan serta memastikan kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku.

f. Biaya Inspeksi

Biaya inspeksi digunakan untuk memverifikasi kualitas dan kesesuaian barang yang diterima dengan spesifikasi yang telah ditetapkan. Proses ini membantu mencegah kerugian akibat produk cacat dan memastikan kualitas pengadaan sesuai dengan standar perusahaan.

g. Biaya Asuransi

Biaya asuransi berfungsi sebagai jaminan untuk melindungi barang selama proses pengiriman atau penyimpanan. Perlindungan ini memberikan jaminan terhadap risiko kerusakan, kehilangan, atau keterlambatan, sekaligus menjaga kontinuitas operasional dan keamanan investasi perusahaan.

h. Biaya Negosiasi dan Seleksi Pemasok

Biaya ini mencakup pengeluaran untuk proses pencarian, evaluasi, dan negosiasi dengan pemasok potensial. Kegiatan seperti pertemuan, perjalanan, dan analisis vendor memerlukan sumber daya tersendiri, tetapi hal ini diperlukan untuk memastikan kemitraan yang efisien dan berkelanjutan.

i. Biaya Tenaga Kerja

Biaya tenaga kerja mencakup pengeluaran yang terkait dengan staf yang terlibat dalam proses pengadaan. Ini termasuk gaji, tunjangan, dan biaya lain yang dikeluarkan untuk pengelolaan kegiatan pengadaan, mulai dari negosiasi dengan pemasok hingga pengelolaan dokumen dan administrasi yang diperlukan selama proses berlangsung.

j. Biaya Broker Inventaris

Biaya broker inventaris adalah biaya yang terkait dengan pengelolaan inventaris oleh pihak ketiga. Jika pengadaan melibatkan pengiriman internasional, biaya ini dapat meningkat secara signifikan, terutama ketika pihak ketiga bertanggung jawab untuk menyimpan, mengelola, atau mengirimkan barang ke lokasi bisnis.

3. Mengapa Biaya Pengadaan Penting bagi Bisnis?

Procurement cost memainkan peran yang sangat penting dalam menentukan efisiensi dan profitabilitas perusahaan. Dengan mengelola biaya ini secara efektif, perusahaan dapat meningkatkan kinerja operasional dan mendukung keputusan strategis yang lebih baik. Berikut adalah alasan mengapa biaya pengadaan krusial bagi perusahaan.

a. Indikator Kinerja Utama (KPI)

Biaya pengadaan sering dijadikan sebagai KPI untuk mengukur seberapa efisien fungsi pengadaan dalam suatu perusahaan. Dengan memantau biaya ini, perusahaan dapat menilai seberapa baik mereka dalam mengelola pengadaan barang dan jasa, serta memastikan bahwa proses pengadaan mendukung tujuan bisnis secara keseluruhan.

b. Meningkatkan Profitabilitas

Mengelola procurement cost secara cermat memungkinkan perusahaan untuk mengurangi pengeluaran yang tidak perlu dan meningkatkan efisiensi operasional. Dengan pengelolaan biaya yang lebih baik, perusahaan dapat meningkatkan margin keuntungan, memperbesar laba bersih, dan memperbaiki posisi keuangan secara keseluruhan.

c. Mendukung Keputusan Strategis

Memahami procurement cost dengan baik memberikan perusahaan wawasan yang lebih mendalam untuk membuat keputusan pembelian yang lebih cerdas. Keputusan yang tepat terkait pengadaan dapat berdampak langsung pada laba perusahaan dan mendukung kelangsungan bisnis.

4. Strategi Mengelola Anggaran Biaya Pengadaan

Untuk mengelola anggaran biaya pengadaan dengan lebih efisien, perusahaan perlu menerapkan beberapa strategi yang dapat meminimalkan pemborosan dan memastikan setiap pengeluaran memberikan manfaat maksimal. Berikut adalah beberapa langkah yang bisa diambil dalam pengelolaan procurement cost yang efektif.

a. Perencanaan dan Penentuan Anggaran

• Tentukan anggaran berdasarkan kebutuhan aktual: Buatlah perencanaan pengadaan yang menyesuaikan anggaran dengan kebutuhan dan prioritas perusahaan. Hal ini akan membantu mengalokasikan dana dengan tepat dan sesuai tujuan bisnis.
• Manfaatkan data historis untuk perencanaan: Analisis data pengadaan sebelumnya untuk memahami pola pengeluaran dan fluktuasi harga. Data ini menjadi dasar dalam merencanakan anggaran untuk pengadaan berikutnya.
• Evaluasi biaya dan potensi keuntungan: Sebelum melakukan pengadaan, lakukan analisis biaya-manfaat untuk memastikan bahwa setiap keputusan pengadaan memberikan hasil yang sebanding dengan biaya yang dikeluarkan.
• Terapkan strategi Just-in-Time (JIT): Untuk mengurangi biaya penyimpanan, terapkan pengadaan berbasis Just-in-Time. Pembelian barang hanya dilakukan saat dibutuhkan untuk menghindari pemborosan dan kelebihan stok.
• Siapkan anggaran cadangan untuk risiko tak terduga: Antisipasi kemungkinan biaya tak terduga dengan menyediakan cadangan anggaran. Hal ini membantu menjaga kestabilan anggaran meskipun terjadi perubahan mendadak dalam proses pengadaan.

b. Negosiasi dan Kolaborasi dengan Pemasok

• Negosiasikan harga dan syarat: Selalu lakukan negosiasi harga dan syarat dengan pemasok untuk mendapatkan penawaran terbaik dan mengoptimalkan nilai pembelian.
• Bangun kemitraan jangka panjang: Membangun hubungan jangka panjang dengan pemasok akan memberi keuntungan, seperti harga yang lebih kompetitif, pengiriman lebih cepat, dan fleksibilitas dalam pembayaran.
• Gabungkan pembelian: Konsolidasikan pembelian dari pemasok yang sama untuk memperoleh diskon pembelian dalam jumlah besar, yang akan mengurangi biaya total per unit barang.
• Evaluasi pemasok secara rutin: Lakukan evaluasi terhadap pemasok secara berkala untuk memastikan kualitas barang dan layanan tetap terjaga serta biaya pengadaan tetap efisien.

c. Optimalisasi Operasional

• Manfaatkan teknologi: Gunakan sistem e-procurement untuk otomatisasi pengadaan, yang memungkinkan pengelolaan pengeluaran lebih efisien dan mempercepat proses administrasi.
• Otomatisasi proses untuk mengurangi kesalahan: Automatisasi tugas-tugas manual, seperti pemrosesan faktur atau pencatatan pengeluaran, dapat mengurangi risiko kesalahan dan menghemat waktu serta biaya tenaga kerja.
• Terapkan proses P2P yang terstruktur: Pastikan adanya alur kerja yang jelas dalam proses Purchase-to-Pay (P2P) untuk menjaga akuntabilitas, mengontrol pengeluaran, dan memastikan pengadaan dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.

d. Pemantauan dan Evaluasi Kinerja Pengadaan

• Pantau dan kontrol pengeluaran: Lakukan pemantauan terhadap pengeluaran pengadaan secara berkala untuk memastikan kesesuaian dengan anggaran yang telah ditetapkan dan menghindari pemborosan.
• Tinjau kinerja pengadaan secara berkala: Lakukan evaluasi kinerja pengadaan untuk mengidentifikasi peluang penghematan dan perbaikan proses, serta untuk memastikan efektivitas pengelolaan anggaran.
• Riset pasar dan tren harga: Lakukan riset pasar untuk tetap mengikuti tren harga dan penawaran dari pemasok baru, guna memastikan perusahaan selalu mendapatkan harga yang kompetitif dan kualitas yang sesuai

5. Faktor yang Mempengaruhi Biaya Pengadaan

Biaya procurement dipengaruhi oleh faktor eksternal dan internal perusahaan yang dapat berdampak pada efisiensi pengadaan. Memahami faktor-faktor ini penting untuk mengelola biaya secara efektif dan mengoptimalkan proses pengadaan.

a. Faktor Eksternal

• Kondisi Ekonomi: Inflasi, suku bunga, dan nilai tukar dapat mempengaruhi harga barang yang dibeli, meningkatkan biaya pengadaan.
• Fluktuasi Pasar: Perubahan dalam penawaran dan permintaan bahan baku dapat menyebabkan fluktuasi harga yang signifikan.
• Kebijakan dan Regulasi Pemerintah: Pajak, bea cukai, dan peraturan perdagangan mempengaruhi procurement cost, terutama untuk pengadaan internasional.
• Biaya Logistik: Harga bahan bakar, biaya tenaga kerja, dan biaya penyimpanan mempengaruhi biaya pengiriman dan pengadaan barang.
• Faktor Sosial dan Lingkungan: Demografi dan tren konsumen dapat mempengaruhi permintaan barang, yang pada akhirnya berpengaruh pada biaya pembelian.

b. Faktor Internal

• Perencanaan dan Pengelolaan: Kurangnya perencanaan dan pengelolaan stok dapat menyebabkan pemborosan biaya dan pengeluaran yang tidak efisien.
• Efisiensi Operasional: Optimasi dalam proses pengadaan dan penerapan metodologi yang efisien dapat mengurangi biaya dan meningkatkan produktivitas.
• Teknologi yang Digunakan: Teknologi terbaru membantu mengurangi biaya operasional dan meningkatkan efisiensi dalam pengadaan.
• Manajemen Persediaan: Pengelolaan persediaan yang buruk dapat menambah biaya penyimpanan dan pengelolaan stok yang tidak efisien.
• Negosiasi Kontrak: Negosiasi harga dan syarat yang menguntungkan dapat mengurangi biaya pengadaan dan meningkatkan keuntungan perusahaan.
• Skala Produksi: Volume pengadaan yang lebih besar dapat mengurangi biaya per unit karena pembagian biaya tetap ke jumlah lebih banyak unit.

Dalam konteks pengadaan barang dan jasa pemerintah, faktor regulasi, transparansi, serta mekanisme lelang elektronik juga menjadi elemen penting yang memengaruhi total biaya. Kepatuhan terhadap prosedur dan standar pengadaan publik sering kali menentukan efisiensi anggaran serta tingkat keberhasilan pelaksanaan proyek.

6. Manfaat Menekan Biaya Pengadaan

Dari penjelasan di atas, pengelolaan biaya procurement adalah salah satu cara yang bisa ditempuh untuk menghindari pengeluaran sia-sia. Bagaimanapun keberlangsungan perputaran arus keuangan sangat berdampak pada proses procurement management. Mari kita bahas lebih lanjut manfaat dari mengelola procurement cost.

a. Menghindari Biaya Tak Terduga

Bisnis itu sangat amat berisiko. Salah langkah satu kali saja dapat menyebabkan defisit. Menekan procurement cost menjadi jalan keluar dengan riset mendalam setiap kebutuhan, pemilihan pemasok, dan pengawasan penuh pengadaan. Perusahaan bisa mengambil tindakan yang tepat serta menetralisir dampak terburuk bagi bisnis.

b. Efektivitas Pembelian

Dengan menekan biaya pengadaan, berarti perusahaan harus benar-benar selektif saat melakukan pembelian sumber daya. Ini diperlukan karena sangat berdampak pada keberlangsungan pengadaan. Pemilik usaha juga bisa terhindar dari masalah yang bisa timbul kapanpun, kerugian, dan kendala dari pemasok.

Menyiasati biaya ini pada momentum yang pas. Misalnya ketika banyak kebutuhan belum terpenuhi sehingga saat mengajukan permintaan, bisnis mendapat diskon besar akibat pembelian jumlah banyak.

c. Meningkatkan Produktivitas Pengadaan

Sejauh ini, konsep procurement cost adalah tentang harga yang perusahaan bayar setiap kali pembelian terjadi. Sebenarnya, dari pada mengulang pembelian dalam jumlah yang sama, pebisnis bisa memanfaatkan blanket purchase order untuk pembelian jangka panjang. Alasannya, tentu saja menghemat budget untuk kebutuhan seluruh operasional.

Nah, Anda juga dapat meningkatkan operasional pembelian dengan pengelolaan biaya procurement yang keluar. Beberapa subholding Pertamina dilaporkan berhasil mencatatkan optimalisasi biaya hingga 112% berkat pengelolaan anggaran dan proses pengadaan yang lebih efisien dan tersentralisasi.

7. Kesimpulan

Dapat disimpulkan dari penjelasan di atas, biaya pengadaan adalah total biaya dari suatu pembelian barang atau jasa yang didalamnya sudah memuat pajak, biaya pengiriman, biaya lainnya, dan pengeluaran tak terduga. Procurement cost adalah jumlah yang dibayarkan untuk pengadaan barang termasuk direct cost dan biaya tambahan.

Perusahaan dapat menekan biaya pengadaan yang terlalu besar melalui beberapa prosedur. Salah satunya pada keberhasilan pemilihan pemasok. Pemasok adalah kunci yang bisa menyesuaikan kebutuhan kita dengan anggaran maksimal perusahaan. Jadi dengan seleksi supplier yang tepat pemilik bisnis bisa mengurangi pemborosan setiap unit yang dibeli.

Untuk mempermudah dan mengoptimalkan proses pengadaan, ScaleOcean menyediakan software procurement terintegrasi yang membantu perusahaan mengelola biaya secara transparan dan efisien. Dapatkan demo gratis untuk melihat bagaimana solusi ini meningkatkan kontrol pengadaan dan efisiensi operasional bisnis Anda.