Pelajari Pengertian Pick and Pack Untuk Operasional Gudang

Manajemen gudang yang baik merupakan kunci dari berjalannya rantai pasok dalam perusahaan. Setiap proses dan tahapan dalam pengelolaanya harus diperhatikan dengan baik, seperti pick and pack yang menjadi aspek penting untuk efektivitas operasional bisnis.

Pick up and pack up adalah dua tahapan dalam proses penerimaan pesanan pelanggan dan pengiriman barang dalam manajemen gudang. Dua tahapan ini harus diperhatikan dengan baik, karena keduanya saling berkaitan dan dilakukan secara berurutan. Dalam artikel ini akan dibahas pengertian pick and pack secara luas dan pentingnya untuk efektifitas perusahaan.

Key Takeaways

• Pick and pack adalah tahapan penting dalam manajemen gudang untuk mengolah dan mempersiapkan pesanan pelanggan, memengaruhi akurasi, efisiensi, serta kepuasan pelanggan.
• Pentingnya proses ini adalah untuk meningkatkan efisiensi operasional dan akurasi pesanan, mengendalikan biaya pengiriman, serta secara langsung meningkatkan layanan pelanggan.
• Terdapat berbagai jenis metode pick and pack seperti single order, batch picking, zone picking, dan wave picking, yang bisa disesuaikan dengan skala dan kebutuhan bisnis.
• Software manajemen inventaris ScaleOcean sangat membantu mengotomatisasi proses pick and pack, mengurangi kesalahan, dan meningkatkan kecepatan pemenuhan pesanan.

Coba Demo Gratis!

1. Pengertian Pick and Pack

Pick and pack adalah istilah dalam manajemen gudang yang menggambarkan proses pengambilan barang dari inventaris, yang kemudian dikemas untuk dikirim ke pelanggan. Praktik tersebut merupakan suatu hal yang umum, terlebih lagi dikarenakan semakin berkembangnya industri ecommerce.

Proses ini terdiri dari dua tahapan, yaitu pick atau pemilihan, dan pack atau pengemasan. Pada tahapan pertama, pick up merupakan proses awal dalam operator gudang yang berkaitan pengambilan barang yang dipesan dari lokasi penyimpanan dalam gudang. Pemilihan ini biasanya menggunakan sistem perangkat seperti daftar pesanan, perangkat scanning barcode, atau sistem otomatisasi gudang. 

Pick dilakukan agar memastikan barang yang dipilih untuk dijual dalam kondisi baik, dan sesuai dengan pesanan pelanggan. Staff picker gudang akan memeriksa kembali barang yang dipilih apakah benar dan dalam kondisi baik. Tahapan ini harus dilakukan dengan pemeriksaan yang teliti dan efisien.

Tahapan kedua yaitu pack atau pengemasan. Setelah tahap pick selesai dan barang telah dipilih, langkah selanjutnya yang perlu dilakukan adalah tahap pengemasan. Produk harus dikemas dengan aman dan baik sesuai dengan standar pengemasan yang ditetapkan, sebelum akhirnya siap untuk dikirim kepada pelanggan. 

Dalam proses pengemasan ini akan dilakukan pemilihan kemasan yang sesuai, pelabelan yang benar, dan penggunaan perlindungan untuk barang, seperti bubble wrap, packing peanuts, atau bahan pelindung lainnya agar barang tetap aman selama proses pengiriman.

Baca juga: Pahami Bagaimana Alur Keluar Masuk Barang di Gudang

2. Pentingnya Pick and Pack

Pick and pack adalah proses yang tidak dapat dipisahkan dari manajemen gudang, karena dapat mempengaruhi berbagai aspek dalam bisnis seperti efisiensi, keuntungan, dan reputasi perusahaan. Penjelasan kali ini akan membahas pentingnya proses ini dalam operasional gudang. Simak penjelasannya berikut ini!

a. Efisiensi Operasional

Proses pick and pack yang efisien akan membantu optimalisasi operasi gudang secara menyeluruh. Hal ini akan meminimalkan waktu yang dihabiskan untuk mencari dan mengambil barang dari lokasi penyimpanan. Selain itu juga dapat mengurangi biaya operasional, dan memaksimalkan penggunaan sumber daya.

Untuk memastikan setiap barang yang dikeluarkan tercatat dengan akurat, penting untuk menggunakan surat pengeluaran barang, yang berfungsi sebagai dokumentasi resmi dan memastikan proses pengelolaan stok barang berjalan dengan lancar.

b. Akurasi Pesanan

Proses ini penting untuk memastikan barang yang dikirim sesuai dengan pesanan pelanggan. Jika pemilihan dan pengepakan dilakukan dengan teliti, akurasi pesanan akan tinggi dan akan menghindari masalah dalam operasional gudang. Seperti pengiriman yang salah atau kehilangan produk yang berpengaruh pada penurunan reputasi bisnis dan merugikan perusahaan.

Untuk memastikan proses ini berjalan lancar, perusahaan perlu mengikuti prosedur pengeluaran barang di gudang, yang membantu memastikan bahwa setiap barang yang dipilih dan dikemas telah melalui tahapan verifikasi yang tepat, sehingga mengurangi risiko kesalahan pengiriman.

c. Pengendalian Biaya Pengiriman

Dengan melakukan pick and pack, pengemasan barang akan lebih efisien dengan mengukur dimensi paket dan menghitung berat dan bobot barang dengan akurat. Salah satu metode yang bisa Anda gunakan untuk mengelola pengemasan adalah teknik kitting, yang mengelompokkan barang yang sering dipesan bersama dalam satu paket. Perusahaan dapat menghindari biaya pengiriman yang berlebihan.

d. Peningkatan Layanan Pelanggan

Proses pengambilan dan pengemasan yang efisien dan sesuai dengan KPI dari gudang akan memungkinkan perusahaan untuk mengirimkan pesanan dengan lebih cepat dan akurat. Hal ini akan meningkatkan kepuasan pelanggan dan membangun loyalitas pelanggan yang lebih baik. Pelanggan yang merasa puas akan cenderung kembali dan merekomendasikan bisnis kepada orang lain.

Proses pick and pack mencakup serangkaian tahapan penting mulai dari penerimaan barang hingga pengiriman ke pelanggan. Setiap langkah dirancang untuk memastikan barang diterima, disimpan, diambil, dikemas, dan dikirim dengan efisien serta akurat, sehingga kualitas produk dan kepuasan pelanggan tetap terjaga:

a. Penerimaan Barang

Proses penerimaan barang dimulai saat produk tiba di gudang. Barang diperiksa jumlah dan kondisinya sesuai dengan dokumen pengiriman. Data penerimaan kemudian dicatat dalam sistem manajemen gudang untuk memastikan stok tercatat dengan akurat dan siap diproses lebih lanjut. Penerimaan pesanan juga dimulai di pusat pemenuhan, yang menerima pesanan dari pelanggan dan memastikan barang siap untuk diproses dan dikirim sesuai permintaan.

b. Peletakkan Barang

Ketika barang telah tiba, segala barang-barang tersebut perlu disimpan sesuai dengan tata letak gudang dan spesifikasi barang itu sendiri. Misalkan terdapat sebuah produk flagship perusahaan yang selalu terjual habis pada setiap periode, maka bisnis seharusnya menyusun proses pengambilan dengan metode LIFO (Last in, first out) untuk mempermudah pengemasan dan pengiriman.

c. Pengambilan Barang

Pada tahap ini, staf gudang pergi ke lokasi penyimpanan untuk mengambil barang yang dibutuhkan sesuai dengan pesanan yang masuk. Sistem biasanya memberikan daftar picking yang terperinci, yang dikenal sebagai picking list, yang memandu staf dalam pengambilan barang dengan tepat. Pengambilan dilakukan secara efisien untuk memastikan barang yang diambil sesuai jenis dan jumlah yang dibutuhkan.

d. Pengemasan Barang

Setelah barang diambil, langkah berikutnya adalah pengemasan. Barang-barang tersebut segera ditempatkan ke dalam kotak atau paket pengiriman, kemudian dikemas dengan bahan pelindung yang sesuai untuk menjaga kualitas dan keamanan selama pengiriman. Proses ini juga mencakup pelabelan yang jelas, seperti packing slip atau packing list, untuk mempermudah identifikasi dan pelacakan oleh kedua pihak yang terlibat.

e. Pengiriman Barang

Barang yang sudah dikemas kemudian disiapkan untuk dikirim ke pelanggan. Proses pengiriman meliputi penjadwalan armada, penyerahan barang ke jasa pengiriman, serta pemantauan status pengiriman hingga barang sampai dengan aman ke tujuan. Dokumentasi pengiriman juga diperbarui untuk referensi dan pelaporan.

4. Metode Pick and Pack

Ada beberapa jenis pick and pack yang memiliki kelebihan dan kekurangannya sendiri. Pemilihan jenis ini tergantung pada karakteristik dan kebutuhan  bisnis, persyaratan pelanggan, dan tujuan efisiensi bisnis yang ingin dicapai. Dalam penjelasan ini akan menguraikan jenis-jenisnya, yaitu sebagai berikut:

a. Batch Picking

Batch picking menjadi jenis yang paling efisien untuk mengurangi waktu dalam operasional gudang. Jenis ini memiliki metode dengan mengumpulkan pesanan pelanggan dalam satu batch atau satu tempat. Nantinya, sistem akan otomatis memilih barang yang diperlukan untuk pesanan secara bersamaan. Setelah itu, barang dipisahkan dan dikemas untuk setiap pesanan secara terpisah.

b. Single Order Picking

Jenis ini merupakan jenis yang paling sederhana. Dalam order picking ini, setiap pesanan pelanggan akan dipilih dan dikemas secara terpisah. Meskipun memerlukan lebih banyak waktu dan usaha dibanding jenis sebelumnya, akan tetapi jenis ini akan lebih detail karena memastikan bahwa setiap pesanan pelanggan yang dipenuhi benar dan akurat.

c. Zone Picking

Dalam rantai pasok, gudang dibagi menjadi beberapa zona. Setiap zonanya ditempati oleh tugas picker gudang yang bertanggung jawab untuk memilih barang dalam zona masing-masing. Setelahnya, pesanan akan dibawa dan dikumpulkan dalam satu zona dan dikemas secara bersama-sama.

d. Wave Picking

Wave picking merupakan jenis yang dilakukan dengan cara pesanan-pesanan yang diterima selama periode waktu tertentu yang biasanya disebut wave atau gelombang dan akan diproses secara bersamaan. Pesanan yang telah dipilih dan dikumpulkan akan dikemas dalam satu gelombang untuk efisiensi yang lebih besar.

e. Cluster Picking

Jenis cluster picking merupakan jenis yang melakukan pemilihan barang dengan beberapa pesanan yang serupa atau berdekatan dalam gudang akan dikumpulkan bersamaan. Metode ini memudahkan pengepakan dan meminimalkan waktu perjalanan antara rak penyimpanan. Penggunaan sistem racking yang efisien juga penting dalam metode ini, karena dapat mengoptimalkan penempatan barang dan mempercepat proses pengambilan.

f. Reverse Pick and Pack

Jenis ini merupakan proses dimana adanya retur pembelian dan barang dikembalikan ke warehouse logistics oleh pelanggan. Gudang nantinya akan mengambil barang yang dikembalikan tersebut dan memproses kembali pesanan dengan penggantian pesanan lalu dilakukan pengemasan ulang dan siap dikirim kembali.

g. Kitting and Assembly

Kitting and assembly ini merupakan jenis yang menggunakan metode dengan, pesanan dengan paket atau set besar akan dipilih dan dikemas secara bersamaan dalam satu tempat. Jenis ini biasanya dilakukan dalam industri seperti elektronik atau mode, dimana produk bisa terdiri dari beberapa macam yang harus dipilih dan dikemas bersama.

h. Cross Docking

Metode cross docking merupakan metode yang digunakan dalam industri distribusi atau pusat sortasi besar. Barang-barang yang masuk ke dalam fasilitas tersebut tidak disimpan dalam waktu lama, melainkan langsung dipindahkan dari truk pengiriman ke truk pengiriman berikutnya.

Baca juga: 7 Strategi Menentukan Tata Letak Gudang yang Efisien

5. Contoh Penerapan Pick and Pack

Seperti yang telah dinyatakan, pick and pack merupakan sebuah proses integral dalam manajemen operasional gudang ecommerce. Dengan pesanan yang banyak dan produk beragam, sistem ini harus berjalan cepat dan tepat. Setiap tahap dari penerimaan hingga pengiriman berpengaruh besar pada kepuasan pelanggan dan keberhasilan bisnis online.

Saat pesanan masuk, staf gudang menerima daftar produk yang harus diambil lewat sistem otomatis. Mereka mengambil barang sesuai daftar dengan bantuan sistem manajemen gudang untuk mengurangi kesalahan. Barang langsung dikemas dengan bahan pelindung dan diberi packing slip agar mudah dicek oleh pelanggan.

Setelah dikemas, paket dijadwalkan untuk dikirim melalui jasa kurir, dan pelanggan dapat memantau status pengiriman secara real-time. Proses pengambilan dan pengemasan yang teratur ini mempercepat pengiriman, menekan biaya, serta mengurangi risiko kesalahan.

Dengan menggunakan software manajemen inventaris ScaleOcean, proses pick and pack dapat diotomatisasi, meningkatkan kecepatan dan akurasi pemrosesan pesanan. Sistem terintegrasi memungkinkan staf gudang menerima daftar barang langsung, sementara pelacakan pengiriman real-time memberikan kenyamanan bagi pelanggan, yang pada gilirannya meningkatkan efisiensi operasional dan kepuasan pelanggan.

6. Tantangan Pick and Pack

Proses pick and pack di ecommerce sering menghadapi tantangan seperti kesalahan pengambilan barang karena produk yang mirip atau penempatan stok yang kurang teratur. Volume pesanan yang tinggi juga bisa menyebabkan keterlambatan jika proses manual masih berlaku, sehingga mempengaruhi kepuasan pelanggan dan reputasi bisnis.

Selain itu, pengemasan yang tidak sesuai bisa merusak produk selama pengiriman, sementara kesalahan dalam pelabelan membuat paket sulit dilacak. Kurangnya koordinasi antara bagian pengambilan dan pengemasan juga berpotensi menimbulkan kesalahan pengiriman, yang berujung pada biaya operasional tambahan bagi perusahaan.

7. Otomatiskan Proses Pick and Pack dengan ScaleOcean

ScaleOcean adalah software manajemen inventaris yang dirancang untuk mengoptimalkan proses operasional bisnis, khususnya dalam pengelolaan pick and pack. Dengan memanfaatkan teknologi otomatisasi, ScaleOcean memungkinkan pengelolaan inventaris yang lebih cepat, akurat, dan efisien, mengurangi potensi kesalahan manusia, serta mempercepat pemenuhan pesanan pelanggan.

Dengan ScaleOcean, staf gudang dapat menerima daftar produk secara otomatis, megurangi potensi kesalahan dalam pengambilan dan pengemasan barang, dan melaksanakan pengiriman tepat waktu. Semua proses ini dilakukan dalam satu platform terintegrasi, yang menyederhanakan alur kerja dan meningkatkan produktivitas.

Dirancang untuk mempermudah bisnis dalam mengelola stok, mengurangi biaya operasional, dan meningkatkan kepuasan pelanggan, ScaleOcean dapat mengoptimalkan pengelolaan inventaris serta proses pick and pack pada perusahaan Anda. Coba demo gratis dan rasakan langsung manfaatnya untuk bisnis Anda.

Fitur Software Inventory ScaleOcean:

• Automatisasi Daftar Pengambilan: Menerima daftar produk secara otomatis untuk pengambilan yang lebih cepat.
• Penyederhanaan Proses Pengepakan: Memastikan barang dikemas dengan benar dan aman dengan bantuan sistem.
• Pelacakan Real-Time: Memungkinkan pemantauan status pengiriman secara langsung oleh pelanggan.
• Integrasi Sistem Pengiriman: Menghubungkan sistem manajemen inventaris dengan jasa kurir untuk pengiriman yang efisien.
• Penyimpanan Data yang Akurat: Memastikan data inventaris selalu terbarui dan minim risiko kesalahan stok.

Dengan ScaleOcean, Anda dapat mengelola proses pick and pack dengan lebih terstruktur, meningkatkan kecepatan pengiriman, dan memberi kepuasan lebih pada pelanggan.

8. Kesimpulan

Pick and pack merupakan tahap penting dalam manajemen gudang yang berperan dalam meningkatkan efisiensi dan akurasi pengiriman pesanan. Proses ini berdampak langsung pada kualitas layanan dan kepuasan pelanggan dalam operasional bisnis.

Penggunaan software WMS seperti ScaleOcean membantu mengoptimalkan proses pick and pack melalui otomatisasi dan pengelolaan data real-time. Sistem ini dapat mendukung kelancaran operasional gudang secara efektif. Demo gratis tersedia sebagai bahan pertimbangan implementasi.

FAQ: