Picking List: Pengertian, Fungsi, Jenis, serta Contohnya

Kecepatan proses pesanan di gudang sangat bergantung pada instruksi kerja yang diberikan kepada tim lapangan. Tanpa adanya arahan jelas, petugas sering terjebak dalam pencarian barang yang lama dan melelahkan. Itulah sebabnya penggunaan picking list menjadi kunci utama dalam menjaga kelancaran alur distribusi di gudang.

Sebuah alat sederhana namun vital yang dapat meningkatkan akurasi dan efisiensi pengambilan barang di gudang. Artikel ini akan membahas secara tuntas apa itu picking list, manfaat utamanya, dan bagaimana sistem ini dapat dioptimalkan untuk meningkatkan operasional gudang dan kepuasan pelanggan.

Key Takeaways

• Picking list adalah dokumen krusial yang berisi daftar barang untuk diambil dari gudang, memastikan proses order fulfillment berjalan akurat dan efisien.
• Jenis picking list bisa disesuaikan dengan kebutuhan, mulai dari format kertas tradisional, digital, hingga metode pengambilan seperti batch atau zone picking.
• Informasi yang wajib tertera dalam daftar pengambilan barang berupa detail pesanan dan pelanggan, detail produk, detail pengambilan.
• Software warehouse management ScaleOcean dapat mengotomatisasi seluruh proses, dari pembuatan daftar hingga pembaruan stok.

Coba Demo Gratis!

1. Apa Itu Picking List?

Picking list adalah dokumen penting yang memberikan instruksi untuk mengambil barang dari inventaris guna memenuhi pesanan atau tugas produksi. Dokumen ini berisi rincian seperti SKU, deskripsi, jumlah, dan lokasi penyimpanan, memastikan akurasi dan efisiensi pengambilan barang.

Dokumen ini berfungsi sebagai panduan utama bagi staf gudang atau yang biasa disebut picker. Picking list tidak hanya menyebutkan nama barang, tetapi juga jumlah dan lokasi spesifik produk tersebut. Dengan informasi ini, staf gudang dapat bekerja secara sistematis untuk mengidentifikasi, melacak, dan mengambil barang dengan benar.

Daftar pengambilan sangat penting dalam operasional gudang karena menghubungkan data pesanan dengan aktivitas fisik. Tanpa daftar yang jelas, pengambilan barang menjadi kacau dan rentan kesalahan. Keberadaannya memastikan proses pemenuhan pesanan, terutama pick and pack, berjalan efisien dan akurat.

2. Fungsi dan Manfaat Menggunakan Picking List

Picking list memainkan peran penting dalam setiap operasi gudang, memastikan barang yang tepat dikirimkan sesuai dengan pesanan pelanggan. Tanpa sistem yang terorganisir dengan baik, kesalahan dalam pengambilan barang bisa terjadi, yang akan merugikan perusahaan baik dari segi biaya maupun reputasi.

Penggunaan daftar yang efektif tidak hanya meningkatkan akurasi dalam pengambilan barang, tetapi juga meningkatkan efisiensi operasional dan kepuasan pelanggan. Berikut ini adalah beberapa fungsi dan manfaat utama menggunakan picking list dalam manajemen gudang.

a. Meningkatkan Akurasi dan Meminimalkan Kesalahan Pengambilan Barang

Picking list yang jelas dan terstruktur membantu staf gudang mengikuti instruksi yang tepat untuk setiap pesanan. Dengan menyertakan informasi seperti SKU, jumlah, dan lokasi penyimpanan, hal ini memastikan barang diambil dengan akurat.

Penerimaan barang di gudang yang dilakukan dengan benar juga mendukung proses ini, mengurangi kemungkinan kesalahan seperti mengambil varian produk yang salah atau mengirim jumlah yang tidak sesuai. Kesalahan ini dapat merugikan perusahaan, baik dari segi biaya pengiriman ulang maupun reputasi.

Hal ini penting terutama dalam pengelolaan pesanan dengan banyak produk yang harus dipilih, di mana kesalahan bisa berdampak signifikan pada pengiriman. Selain itu, adanya picking list yang terorganisir mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan seperti mengambil varian produk yang salah atau mengirim jumlah yang tidak sesuai.

Kesalahan seperti ini tidak hanya menyebabkan biaya tambahan untuk pengiriman ulang, tetapi juga bisa merusak reputasi bisnis. Dengan mengurangi kesalahan sejak awal, daftar pengambilan barang membantu menjaga kualitas pengiriman dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

b. Meningkatkan Efisiensi Waktu dan Produktivitas Staf Gudang

Picking list yang dirancang dengan baik tidak hanya memberikan panduan untuk pengambilan barang, tetapi juga menghemat waktu staf gudang. Dengan mencantumkan lokasi penyimpanan dan mengurutkan item berdasarkan rute pengambilan paling efisien, staf dapat meminimalkan waktu yang digunakan untuk mencari barang.

Ini memastikan bahwa proses pengambilan barang dapat dilakukan dengan cepat dan efisien, tanpa pemborosan waktu. Selain itu, dengan mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk pengambilan barang, staf dapat memproses lebih banyak pesanan dalam waktu yang lebih singkat.

c. Mengoptimalkan Alur Kerja dan Operasional di Gudang

Dengan menggunakan picking list, setiap langkah dalam proses pengambilan barang menjadi lebih terorganisir dan terstandarisasi. Daftar yang tersusun secara optimal memungkinkan staf, baik yang baru maupun berpengalaman, untuk mengikuti prosedur yang konsisten dan dapat diprediksi.

Standarisasi ini tidak hanya meningkatkan kecepatan pengambilan barang, tetapi juga memudahkan manajer gudang untuk memantau dan mengevaluasi kinerja staf. Alur kerja yang terstruktur ini juga mempermudah pelatihan staf baru, karena mereka dapat langsung mengikuti langkah-langkah yang jelas dan sistematis.

d. Memudahkan Pelacakan dan Pembaruan Stok secara Real-Time

Picking list yang terintegrasi dengan sistem manajemen inventaris atau WMS memungkinkan pembaruan stok secara otomatis setiap kali barang diambil. Dengan data yang selalu mutakhir, manajer gudang dapat memantau ketersediaan produk dengan lebih akurat dan real-time.

Hal ini mengurangi risiko kehabisan stok atau overselling, yang bisa berdampak buruk pada kepuasan pelanggan dan kepercayaan mereka terhadap perusahaan. Selain itu, pelacakan stok yang terintegrasi membantu perusahaan untuk mengelola inventaris dengan lebih baik.

3. Jenis-jenis Picking List

Picking list telah berkembang seiring dengan kemajuan teknologi dan kebutuhan operasional yang semakin kompleks. Memilih jenis yang tepat sangat penting untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi kesalahan dalam proses pengambilan barang.

Pemilihan jenis yang tepat akan sangat bergantung pada skala bisnis, tata letak gudang, dan volume pesanan. Segmen ini akan membahas berbagai jenis picking list, baik berdasarkan formatnya maupun metode pengambilannya.

a. Jenis Picking List Berdasarkan Format

Daftar dapat disajikan dalam berbagai format, masing-masing dengan kelebihan dan kekurangannya. Pemilihan format yang tepat berpengaruh langsung pada efisiensi pengambilan barang dan integrasi dengan sistem lain yang digunakan dalam operasional gudang. Berikut adalah tiga format utama picking list yang sering digunakan di gudang:

1) Paper Picking List

Paper picking list adalah metode tradisional di mana daftar pesanan dicetak dan diserahkan kepada staf untuk pengambilan barang. Meskipun murah dan mudah diterapkan, metode ini rentan terhadap kesalahan manual dan tidak menyediakan pembaruan data real–time, meski efektif untuk operasi kecil.

2) Digital Picking List

Digital picking list menggunakan perangkat seperti scanner atau tablet, memungkinkan pembaruan data real–time. Metode ini mengurangi kesalahan pencatatan dan pengambilan barang, serta meningkatkan efisiensi dan akurasi proses pengambilan.

3) Voice Picking List

Voice picking list memungkinkan staf bekerja hands-free dengan menerima instruksi pengambilan barang melalui headset dan mikrofon. Metode ini mempercepat proses pengambilan dan mengurangi kesalahan, karena instruksi disampaikan secara langsung dan jelas.

b. Jenis Picking List Berdasarkan Metode Pengambilan

Selain format, picking list juga dibedakan berdasarkan metode pengambilan barang yang digunakan. Metode ini berfokus pada bagaimana staf gudang mengelompokkan dan mengambil barang untuk memenuhi pesanan.

Setiap metode memiliki keunggulannya sendiri, tergantung pada ukuran gudang dan volume pesanan. Berikut adalah beberapa metode umum yang digunakan dalam operasional gudang:

1) Single Order Picking

Single order picking adalah metode sederhana di mana staf mengambil barang untuk satu pesanan dalam satu perjalanan. Namun, metode ini bisa tidak efisien di gudang dengan volume pesanan tinggi, karena staf harus menempuh jarak jauh untuk setiap pesanan.

2) Batch Picking

Batch picking menggabungkan pesanan dengan item yang sama, memungkinkan staf mengambil barang untuk beberapa pesanan dalam satu perjalanan. Metode ini lebih efisien karena mengurangi waktu perjalanan dan meningkatkan produktivitas, terutama di gudang dengan pesanan yang sering mengandung barang serupa.

3) Zone Picking

Zone picking membagi gudang menjadi beberapa zona, dengan staf yang ditugaskan untuk mengambil barang dari zona tertentu. Metode ini mengurangi waktu berpindah antar zona dan meningkatkan efisiensi, terutama di gudang besar, karena staf lebih terampil dalam zona yang mereka tangani.

4) Wave Picking

Wave picking menggabungkan elemen batch dan zone picking, di mana pengambilan barang dilakukan dalam “wave” atau gelombang tertentu. Metode ini meningkatkan efisiensi dengan meminimalkan waktu dan tenaga, serta memaksimalkan kapasitas pengambilan.

4. Informasi Wajib dalam Sebuah Picking List

Agar picking list dapat berfungsi dengan optimal, dokumen ini harus memuat informasi yang lengkap, jelas, dan mudah diikuti. Setiap elemen informasi yang tercantum dalam picking list memiliki peran penting dalam memastikan pengambilan barang dilakukan dengan akurat dan efisien.

Berikut adalah tiga kategori informasi wajib dalam setiap picking list:

a. Detail Pesanan dan Pelanggan

Informasi ini berfungsi sebagai identitas utama dari tugas pengambilan barang. Nomor pesanan (Order ID) yang unik sangat penting untuk melacak status pesanan dari awal hingga akhir, dan untuk mencocokkannya dengan dokumen lain seperti faktur atau label pengiriman. Tanpa nomor pesanan yang jelas, risiko tertukarnya barang antar pesanan tinggi.

Selain nomor pesanan, informasi pelanggan seperti nama atau alamat pengiriman juga penting. Meskipun detail lengkap alamat tidak selalu diperlukan pada tahap ini, informasi dasar seperti nama pelanggan atau perusahaan dapat membantu verifikasi akhir. Hal ini memastikan staf gudang dapat mengidentifikasi dengan cepat pesanan.

b. Detail Produk

Setiap item yang harus diambil harus memiliki deskripsi yang jelas, yang mencakup nama produk dan kode produk atau SKU. SKU adalah pengidentifikasi unik yang membedakan satu item dari yang lainnya, termasuk variasi warna, ukuran, atau model.

Mengandalkan nama produk saja berisiko menimbulkan kebingungannya, terutama jika ada produk dengan nama yang mirip. Dengan mencantumkan SKU, staf dapat memastikan bahwa mereka mengambil varian produk yang tepat sesuai dengan permintaan pelanggan.

Kesalahan dalam pengambilan produk dapat mengarah pada retur, pengiriman ulang, dan kerugian finansial. Memastikan SKU tercantum dengan benar di picking list adalah langkah penting dalam proses order picking yang efektif.

c. Detail Pengambilan

Informasi mengenai jumlah barang yang harus diambil sangat penting untuk memastikan pesanan dipenuhi dengan akurat. Setiap barang harus tercantum dalam jumlah yang tepat sesuai dengan pesanan untuk menghindari kesalahan pengambilan.

Selain itu, lokasi penyimpanan barang, yang biasanya berupa kode alfanumerik yang merujuk pada rak atau zona tertentu di gudang, harus tercantum dengan jelas. Hal ini mempermudah staf untuk menemukan barang dengan cepat, terutama di gudang besar yang terstruktur dengan baik.

Beberapa picking list modern mencantumkan prioritas pengambilan untuk membantu staf menentukan barang yang harus diambil terlebih dahulu, seperti barang dengan permintaan tinggi atau pesanan ekspres. Hal ini memastikan pengambilan barang lebih efisien dan terorganisir.

Baca juga: Warehouse Staff: Tugas, Keterampilan, dan Gajinya

5. Cara Membuat Picking List

Memiliki daftar efektif sangat penting, tetapi kunci utama efisiensi terletak pada bagaimana sistem tersebut dirancang dan dioptimalkan secara berkelanjutan. Artikel dari Entrepreneur menyoroti pentingnya menciptakan alur kerja yang sederhana untuk menangani lonjakan permintaan.

Optimalisasi ini bertujuan untuk mengurangi waktu, tenaga, dan potensi kesalahan dalam setiap langkah proses pengambilan barang. Dengan mengoptimalkan sistem ini, Anda dapat meningkatkan kecepatan dan akurasi dalam pengambilan barang di gudang. Berikut adalah beberapa cara strategis untuk membuat picking list:

• Menerima Informasi Pesanan: Data pesanan dari berbagai saluran penjualan dikumpulkan secara otomatis untuk menjadi basis utama dalam penyiapan produk.
• Mencantum Detail Barang Pesanan dan Lokasinya: Daftar harus memuat SKU, jumlah, serta koordinat rak yang spesifik untuk mempermudah pengambilan.
• Menentukan Urutan Pengambilan: Urutan disusun berdasarkan jalur terpendek untuk meminimalisir jarak tempuh dan menghindari kepadatan.
• Verifikasi Ulang: Pastikan kembali bahwa konten dari daftar yang disusun sudah sesuai dengan data pesanan dan ketersediaan barang.
• Distribusi ke Staf Gudang: Daftar segera dikirim ke petugas agar aktivitas pengambilan dapat mulai dilaksanakan.

6. Contoh Format Picking List

Daftar dapat berupa dokumen cetakan atau tampilan digital pada perangkat seperti tablet atau scanner. Format yang terstruktur memastikan staf gudang dapat membaca dan memahami informasi dengan cepat, serta mengurangi risiko kesalahan. Berikut adalah contoh format picking list yang sederhana:

Penjelasan Format:

• No.: Nomor urut item dalam pesanan untuk memudahkan pengambilan.
• Nomor Pesanan: ID pesanan yang unik untuk melacak pengambilan.
• Nama Pelanggan: Nama pelanggan atau perusahaan yang memesan barang.
• Produk: Nama lengkap barang yang harus diambil.
• Kode SKU: Kode produk unik yang membedakan produk satu dengan lainnya.
• Jumlah: Jumlah barang yang harus diambil untuk memenuhi pesanan.
• Lokasi Penyimpanan: Alamat spesifik di gudang, seperti lorong, rak, dan tingkat.
• Prioritas: Prioritas pengambilan barang, apakah tinggi, menengah, atau rendah.

Dengan menggunakan format yang terstruktur seperti ini, proses pengambilan barang akan lebih cepat, akurat, dan terorganisir. Picking list membantu staf gudang mengetahui informasi yang diperlukan secara lengkap dan jelas, sehingga meningkatkan efisiensi dan meminimalkan kesalahan.

7. Peran Warehouse Management System (WMS) dalam Otomatisasi Picking List

Seiring dengan meningkatnya kompleksitas operasional dan tuntutan kecepatan dari pelanggan, mengelola picking list secara manual menjadi semakin tidak praktis. Di sinilah peran Warehouse Management System (WMS) menjadi sangat vital.

Forbes mengungkapkan bahwa sistem manajemen gudang tingkat satu (Tier 1 WMS) mencakup berbagai fungsi penting, termasuk otomatisasi proses picking list. Teknologi canggih seperti AI dan robotika semakin mempercepat dan meningkatkan efisiensi proses pengambilan barang dan pengepakan.

Berikut ini adalah berbagai peran WMS dalam pembuatan picking list:

a. Pembuatan Picking List secara Otomatis dari Pesanan yang Masuk

Dengan WMS, pembuatan daftar pengambilan yang sebelumnya memakan waktu kini dapat dilakukan secara otomatis. Ketika pesanan baru masuk, sistem WMS akan menarik data pesanan dan langsung menghasilkan picking list digital yang berisi semua informasi yang dibutuhkan, seperti SKU, jumlah, dan lokasi penyimpanan yang paling mutakhir.

Otomatisasi ini menghemat waktu dan tenaga, mengurangi kesalahan manusia dalam entri data, dan mempercepat proses pengambilan barang. Dengan mengintegrasikan WMS ke dalam sistem, perusahaan dapat memastikan bahwa picking list dibuat secara efisien dan sesuai dengan kebutuhan, serta mempermudah pengelolaan pesanan besar maupun kecil.

b. Optimasi Rute Pengambilan secara Digital untuk Mempersingkat Waktu

Keunggulan lain dari WMS adalah kemampuannya untuk mengoptimalkan rute pengambilan barang secara dinamis. Berdasarkan tata letak gudang yang telah dipetakan, algoritma cerdas WMS akan menganalisis item dalam daftar dan menentukan jalur terpendek dan paling logis bagi staf gudang untuk mengambil barang.

Optimasi ini mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk berpindah antar lokasi dan memungkinkan staf untuk bekerja lebih cepat. Dengan pengurangan waktu perjalanan, produktivitas staf meningkat, yang secara langsung berdampak pada pengurangan waktu dan biaya operasional, serta mempercepat pengeluaran barang dari gudang.

c. Pembaruan Data Inventaris secara Real-Time Setelah Barang Diambil

WMS memastikan bahwa setiap pengambilan barang terintegrasi langsung dengan sistem inventaris, yang memperbarui stok secara real-time. Setiap kali staf memindai dan mengambil barang, jumlah stok yang tersedia di sistem akan berkurang otomatis.

Hal ini memberikan visibilitas yang akurat dan up-to-date terhadap ketersediaan produk di seluruh gudang. Manfaat besar dari sistem ini adalah mengurangi risiko kesalahan pelaksanaan SOP gudang dan memastikan bahwa data inventaris selalu akurat.

Staf penjualan dapat mengetahui produk mana yang masih tersedia, sementara tim pembelian dapat memantau kapan waktu yang tepat untuk melakukan pengisian ulang stok. Pembaruan real-time ini mendukung kelancaran operasional dan meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memastikan pengiriman yang tepat waktu dan akurat.

Software warehouse management ScaleOcean mempermudah pengelolaan operasional gudang dengan berbagai fitur canggih yang meningkatkan efisiensi dan akurasi. Dengan otomatisasi pembuatan picking list, software ini memungkinkan proses pengambilan barang yang lebih cepat dan akurat, mengurangi kesalahan manual.

Optimasi rute pengambilan mengurangi waktu perjalanan, meningkatkan produktivitas, dan menekan biaya operasional. Pembaruan inventaris real-time memastikan akurasi stok, mendukung keputusan tim penjualan dan pembelian. Software ini dapat meningkatkan kecepatan layanan, kepuasan pelanggan, dan kontrol pengelolaan gudang.

8. Kesimpulan

Picking list meningkatkan akurasi dan efisiensi operasional gudang. Dengan WMS, proses pengambilan barang diotomatisasi, rute dioptimalkan, dan inventaris diperbarui real–time, yang meningkatkan produktivitas dan mengurangi kesalahan serta biaya operasional.

Software warehouse management ScaleOcean mempermudah pengelolaan gudang dengan fitur canggih yang meningkatkan efisiensi, akurasi, dan kontrol. Dengan otomatisasi picking list dan optimasi rute, software ini mempercepat pengeluaran barang dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Vendor ini menawarkan demo gratis dan konsultasi gratis agar Anda dapat langsung merasakan manfaatnya.