Apa Itu Wave Picking? Manfaat, Tips, dan Cara Kerjanya

Saat terjadi lonjakan pesanan, perusahaan bisa kesulitan menjaga akurasi dalam proses picking. Masalah ini umumnya berakar dari tidak adanya strategi pemilahan yang sistematis di operasional gudang.

Akibatnya, proses pemenuhan pesanan melambat secara signifikan dan mengganggu performa keseluruhan gudang. Wave picking adalah solusi efektif untuk masalah ini, dengan cara mengelompokkan pesanan ke dalam gelombang waktu tertentu demi menciptakan alur kerja yang lebih terarah.

Penerapan metode ini mampu mengurangi pergerakan staf yang tidak perlu sekaligus mempercepat proses pengambilan barang secara drastis. Artikel ini akan membahas tuntas cara kerja wave picking, manfaat utamanya, serta tantangan yang perlu Anda pertimbangkan sebelum menerapkannya.

Key Takeaways

• Wave picking adalah strategi manajemen gudang yang mengelompokkan pesanan dalam “gelombang” untuk diambil sekaligus, meningkatkan efisiensi dan mengurangi waktu tempuh.
• Cara kerja wave picking melibatkan tiga tahap utama, pengelompokan pesanan, eksekusi pengambilan terpadu, dan penyortiran akhir sebelum pengepakan dan pengiriman barang.
• Tantangan wave picking mencakup implementasi yang kompleks dan fleksibilitas terbatas, yang memerlukan perencanaan matang serta teknologi canggih untuk mencapai efisiensi optimal.
• Software Warehouse ScaleOcean mengatur ritme dan logika wave picking dengan algoritma cerdas, mengotomatiskan penyusunan gelombang untuk efisiensi dan daya saing gudang.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Wave Picking dalam Manajemen Gudang?

Wave picking adalah strategi manajemen gudang yang mengelompokkan pesanan menjadi “gelombang” untuk diambil secara bersamaan guna meningkatkan efisiensi. Metode ini memungkinkan staf gudang untuk mengambil beberapa pesanan dalam satu lintasan, mengurangi waktu tempuh yang tidak produktif.

Dengan cara ini, proses pengambilan barang menjadi lebih cepat dan optimal. Dibandingkan dengan metode pengambilan satu per satu, wave picking memaksimalkan penggunaan sumber daya dan meningkatkan alur kerja keseluruhan di dalam gudang.

2. Cara Kerja Wave Picking

Proses wave picking dapat dipecah menjadi tiga fase utama yang terkoordinasi, mulai dari perencanaan hingga penyelesaian. Setiap fase dirancang untuk memastikan efisiensi dan akurasi maksimal dalam pemenuhan pesanan. Berikut penjelasan cara kerjanya:

a. Pra-Gelombang (Pengelompokan Pesanan)

Tahap pertama dimulai dengan analisis pesanan oleh sistem manajemen gudang (WMS). Sistem ini mengelompokkan pesanan berdasarkan kriteria tertentu, seperti jadwal pengiriman, tujuan, atau jenis produk, dan membuat daftar pengambilan gabungan untuk setiap gelombang yang mencakup semua SKU dan kuantitas yang dibutuhkan.

Setelah itu, WMS mengoptimalkan rute pengambilan untuk meminimalkan jarak tempuh bagi operator. Instruksi pengambilan dikirimkan secara digital ke perangkat genggam picker, memastikan bahwa seluruh proses pengambilan dilakukan dengan efisien dan sesuai rencana.

b. Eksekusi Pengambilan

Pada tahap eksekusi, picker mengikuti rute yang telah dioptimalkan oleh WMS untuk mengunjungi setiap lokasi rak. Mereka mengumpulkan barang untuk beberapa pesanan sekaligus ke dalam satu troli atau wadah besar, sesuai dengan daftar tugas gelombang yang telah disiapkan.

Setiap item yang diambil dipindai menggunakan handheld scanner untuk memastikan SKU dan kuantitas yang tepat. Pemindaian ini mengurangi kemungkinan kesalahan pengambilan dan memastikan akurasi data secara real-time, sehingga memudahkan proses selanjutnya di area penyortiran. Proses ini meningkatkan efisiensi picking dalam gudang secara keseluruhan.

c. Pasca-Pengambilan (Penyortiran dan Pengepakan)

Setelah semua barang dari satu gelombang tiba di area penyortiran, tahap selanjutnya adalah memisahkannya sesuai dengan pesanan pelanggan masing-masing. Di sini, staf akan menyortir setiap item ke dalam wadah individual yang telah diberi label untuk setiap pesanan. Tahap penyortiran ini berfungsi sebagai lapisan verifikasi kedua untuk memastikan setiap pelanggan menerima produk yang benar.

Setelah semua item untuk satu pesanan terkumpul dan diverifikasi, barang tersebut akan diteruskan ke stasiun pengepakan. Di sana, barang akan dikemas dengan aman, diberi label pengiriman, dan disiapkan untuk dijemput oleh kurir. Dengan cara ini, seluruh alur kerja dari pengambilan hingga pengiriman menjadi terkoordinasi dan efisien.

Baca juga: Order Picking: Manfaat, Metode, & Teknologi yang Digunakan

3. Kriteria Pengelompokan Pesanan dalam Waves

Efektivitas wave picking sangat bergantung pada kecerdasan dalam mengelompokkan pesanan. Kriteria yang tepat memastikan bahwa setiap gelombang memaksimalkan produktivitas dan memenuhi target operasional.

Dikutip dari Forbes, mengoptimalkan proses operasional adalah kunci fundamental bagi pengalaman e-commerce yang unggul, di mana ketepatan waktu pengiriman dan penanganan pesanan yang efisien sangat menentukan loyalitas pelanggan. Berikut adalah beberapa kriteria umum yang digunakan untuk membentuk gelombang pesanan:

a. Berdasarkan Tanggal Jatuh Tempo atau Jadwal Pengiriman

Pesanan sering dikelompokkan berdasarkan jadwal keberangkatan truk atau batas waktu pengiriman kurir. Misalnya, semua pesanan yang harus dikirim pada jam 2 siang akan digabungkan ke dalam satu gelombang yang dijadwalkan selesai pada jam 1 siang. Hal ini memastikan semua paket siap tepat waktu untuk proses pemuatan.

Strategi ini sangat penting untuk bisnis yang menjanjikan pengiriman di hari yang sama atau pengiriman ekspres. Dengan memprioritaskan pesanan berdasarkan urgensi pengiriman, perusahaan dapat memenuhi ekspektasi pelanggan dan menghindari keterlambatan. Penjadwalan yang ketat ini juga membantu mengelola beban kerja staf secara lebih merata sepanjang hari.

b. Berdasarkan Tujuan Pengiriman atau Kurir

Mengelompokkan pesanan berdasarkan lokasi geografis tujuan atau jasa kurir yang digunakan dapat menyederhanakan proses di dok pengiriman. Semua pesanan yang akan dikirim ke wilayah tertentu atau menggunakan layanan kurir yang sama dapat diproses bersamaan. Hal ini mempercepat proses pemuatan ke truk karena semua paket yang relevan sudah terkumpul di satu tempat.

Selain itu, metode ini juga memudahkan manajemen dokumen pengiriman dan pelacakan. Saat semua paket untuk satu rute atau kurir siap pada saat yang sama, koordinasi dengan pihak ketiga menjadi lebih mudah. Ini mengurangi waktu tunggu truk di dok dan meningkatkan efisiensi logistik secara keseluruhan.

c. Berdasarkan Kesamaan Produk atau Zona Gudang

Jika beberapa pesanan mengandung produk yang sama atau produk yang disimpan di zona gudang yang berdekatan, menggabungkannya ke dalam satu gelombang adalah langkah yang cerdas. Hal ini memungkinkan picker untuk mengambil item dalam jumlah besar dari satu lokasi atau area, sehingga meminimalkan waktu perjalanan antar rak. Strategi ini sangat efektif untuk gudang dengan tata letak yang besar dan beragam SKU.

Dengan memfokuskan pengambilan pada zona tertentu untuk setiap gelombang, kemacetan di lorong gudang juga dapat dikurangi. Operator tidak perlu bolak-balik ke seluruh penjuru gudang untuk satu gelombang pengambilan. Efisiensi rute ini secara langsung berdampak pada jumlah pesanan yang dapat diproses per jam.

d. Berdasarkan Prioritas Pesanan (VIP Customer)

Tidak semua pesanan memiliki tingkat prioritas yang sama. Pesanan dari pelanggan VIP, pesanan dengan permintaan khusus, atau pesanan yang terlambat mungkin perlu diproses lebih cepat. Untuk kasus seperti ini, gelombang khusus dapat dibuat untuk pesanan prioritas tinggi.

Gelombang prioritas ini biasanya dijadwalkan di luar siklus reguler untuk memastikan pemrosesan yang cepat tanpa mengganggu alur kerja normal. Dengan demikian, perusahaan dapat memberikan layanan premium kepada pelanggan kunci sambil tetap menjaga efisiensi operasional. Fleksibilitas untuk membuat gelombang ad-hoc seperti ini sangat penting dalam lingkungan bisnis yang dinamis.

4. Perbandingan Wave Picking, Batch Picking, dan Zone Picking

Memahami perbedaan antara berbagai metode pengambilan barang sangat penting untuk memilih strategi yang tepat bagi gudang Anda. Meskipun wave picking, batch picking, dan zone picking bertujuan meningkatkan efisiensi, ketiganya memiliki pendekatan yang berbeda. Berikut perbandingannya:

a. Perbedaan Wave Picking vs Batch Picking

Wave picking dan batch picking keduanya melibatkan pengambilan item untuk beberapa pesanan sekaligus, namun keduanya berbeda dalam hal waktu dan penjadwalan. Batch picking mengelompokkan pesanan berdasarkan kemiripan atau volume dan dapat dimulai kapan saja setelah jumlah pesanan dalam satu batch mencukupi.

Sebaliknya, wave picking beroperasi dengan jadwal yang ketat, di mana gelombang pesanan dirilis pada interval yang telah ditentukan sepanjang hari. Struktur terjadwal ini membuat alur kerja gudang lebih terorganisir, menyinkronkan aktivitas pengambilan dengan pengepakan dan pengiriman, serta membantu menyeimbangkan beban kerja.

b. Perbedaan Wave Picking vs Zone Picking

Perbedaan mendasar antara wave picking dan zone picking terletak pada pergerakan operator gudang. Dalam zone picking, setiap picker ditugaskan ke zona atau area tertentu di gudang dan hanya bertanggung jawab untuk mengambil semua SKU yang ada di zona tersebut. Pesanan kemudian bergerak dari satu zona ke zona berikutnya hingga semua item terkumpul, mirip seperti sistem lini perakitan.

Sebaliknya, dalam wave picking, seorang picker biasanya bergerak ke beberapa zona atau bahkan ke seluruh gudang untuk mengambil semua item yang dibutuhkan untuk gelombang pesanannya. Meskipun keduanya efektif, wave picking lebih cocok untuk menyinkronkan seluruh proses pemenuhan pesanan dalam satu waktu, sementara zone picking lebih fokus pada spesialisasi dan efisiensi pergerakan di area terbatas.

5. Keuntungan Penerapan Wave Picking

Mengadopsi strategi wave picking dapat memberikan sejumlah manfaat signifikan bagi operasional gudang, terutama bagi perusahaan dengan volume pesanan yang tinggi. Keuntungan ini tidak hanya terbatas pada peningkatan kecepatan, tetapi juga mencakup akurasi, pemanfaatan sumber daya, dan alur kerja yang lebih lancar. Berikut adalah beberapa keuntungan utama dari penerapan wave picking:

a. Peningkatan Efisiensi

Keuntungan paling nyata dari wave picking adalah peningkatan efisiensi operasional. Dengan mengonsolidasikan pengambilan untuk banyak pesanan ke dalam satu perjalanan, waktu tempuh yang dihabiskan oleh picker dapat berkurang hingga 50% atau lebih. Pengurangan waktu perjalanan ini secara langsung diterjemahkan menjadi produktivitas tenaga kerja yang lebih tinggi.

Setiap picker dapat memproses lebih banyak pesanan dalam satu jam yang berarti perusahaan dapat memenuhi lebih banyak pesanan per hari tanpa perlu menambah jumlah staf. Optimalisasi rute yang dilakukan oleh WMS juga memastikan bahwa setiap langkah yang diambil oleh picker adalah langkah yang produktif. Ini menjadikan seluruh proses aktivitas gudang lebih ramping dan hemat biaya.

b. Mengurangi Kemacetan

Di gudang yang sibuk, lorong-lorong dapat menjadi sangat padat dengan lalu lintas picker, forklift, dan peralatan lainnya. Wave picking membantu mengatasi masalah ini dengan mengatur aliran kerja secara terjadwal. Karena gelombang dirilis pada waktu-waktu tertentu, manajer dapat mengontrol jumlah picker yang aktif di lantai gudang pada satu waktu.

Dengan demikian, kemacetan di lorong dapat diminimalkan yang tidak hanya meningkatkan kecepatan pergerakan tetapi juga keselamatan kerja. Alur kerja yang lebih teratur ini menciptakan lingkungan kerja yang lebih efisien dan tidak terlalu kacau. Staf dapat bekerja lebih cepat dan aman tanpa terhambat oleh lalu lintas yang padat.

c. Akurasi yang Lebih Baik

Meskipun pengambilan barang untuk banyak pesanan sekaligus terdengar rumit, wave picking yang didukung oleh teknologi yang tepat justru dapat meningkatkan akurasi. Penggunaan WMS dan handheld scanner memastikan bahwa setiap item yang diambil diverifikasi secara real-time. Ini secara signifikan mengurangi risiko kesalahan pengambilan SKU atau kuantitas yang salah.

Selain itu, tahap penyortiran pasca-pengambilan berfungsi sebagai titik kontrol kualitas tambahan. Sebelum barang dikemas, staf penyortir akan memverifikasi kembali item untuk setiap pesanan. Proses verifikasi berlapis ini meminimalkan kemungkinan kesalahan sampai ke tangan pelanggan, yang pada akhirnya meningkatkan kepuasan pelanggan.

d. Pemanfaatan Sumber Daya Optimal

Penjadwalan gelombang memungkinkan manajer gudang untuk merencanakan dan mengalokasikan sumber daya dengan lebih baik. Manajer dapat memperkirakan dengan akurat berapa banyak tenaga kerja, troli, dan peralatan lain yang dibutuhkan untuk setiap gelombang. Hal ini mencegah pemborosan sumber daya dan memastikan bahwa staf dan peralatan selalu tersedia saat dibutuhkan.

Dengan visibilitas yang lebih baik terhadap beban kerja harian, manajemen dapat membuat jadwal staf yang lebih efisien dan bahkan merencanakan pemeliharaan peralatan di luar jam sibuk. Kemampuan perencanaan proaktif ini adalah kunci untuk menjalankan operasi gudang yang hemat biaya dan sangat produktif dalam jangka panjang.

6. Tantangan dan Kekurangan Wave Picking

Meskipun wave picking menawarkan banyak keuntungan, metode ini tidak lepas dari tantangan dan kekurangan yang perlu dipertimbangkan. Implementasi yang berhasil memerlukan investasi, perencanaan yang cermat, dan teknologi yang mumpuni. Berikut tantangannya:

a. Kompleksitas Implementasi

Salah satu tantangan terbesar adalah kompleksitas dalam penyiapan awal. Wave picking sangat bergantung pada sistem manajemen gudang (WMS) yang canggih untuk menganalisis pesanan, membuat gelombang, dan mengoptimalkan rute. Implementasi atau pembaruan WMS bisa menjadi proses yang mahal dan memakan waktu.

Selain investasi pada perangkat lunak, perusahaan juga perlu melatih staf untuk menggunakan sistem dan alur kerja yang baru. Perubahan dari metode pengambilan yang lebih sederhana ke wave picking memerlukan adaptasi budaya kerja. Manajemen perubahan yang buruk dapat menyebabkan penolakan dari staf dan menghambat keberhasilan implementasi.

b. Fleksibilitas Terbatas

Sifat terjadwal dari wave picking dapat membuatnya kurang fleksibel dibandingkan metode lain. Setelah sebuah gelombang dirilis dan proses pengambilan dimulai, akan sangat sulit untuk menambahkan pesanan mendesak atau prioritas tinggi ke dalamnya. Hal ini karena penambahan pesanan baru akan mengganggu rute yang sudah dioptimalkan.

Ketidakmampuan untuk merespons pesanan last-minute dengan cepat bisa menjadi kelemahan signifikan bagi bisnis yang beroperasi di pasar yang sangat dinamis. Perusahaan harus memiliki prosedur alternatif untuk menangani pesanan mendesak, yang mungkin menambah kompleksitas pada operasional harian. Keseimbangan antara struktur dan fleksibilitas menjadi tantangan utama.

c. Membutuhkan Area Penyortiran

Tidak seperti discrete picking di mana barang dapat langsung dibawa ke stasiun pengepakan, wave picking memerlukan tahap penyortiran. Semua item yang diambil dalam satu gelombang akan dibawa ke area khusus untuk dipisahkan per pesanan. Hal ini berarti gudang harus menyediakan ruang lantai yang cukup untuk area penyortiran dan konsolidasi.

Bagi gudang dengan ruang terbatas, mengalokasikan area yang luas untuk penyortiran bisa menjadi tantangan. Tanpa ruang yang memadai, area ini dapat menjadi titik kemacetan baru yang justru memperlambat seluruh proses. Oleh karena itu, desain tata letak gudang harus dipertimbangkan dengan cermat sebelum menerapkan wave picking.

d. Ketergantungan pada Data Akurat

Keberhasilan wave picking sangat bergantung pada akurasi data inventaris di dalam WMS. Jika sistem menunjukkan bahwa suatu produk tersedia di lokasi tertentu padahal stoknya kosong, seluruh gelombang bisa terganggu. Picker akan membuang waktu mencari produk yang tidak ada, yang dapat menyebabkan keterlambatan pada semua pesanan dalam gelombang tersebut.

Untuk mengatasi ini, perusahaan harus memiliki proses manajemen inventaris yang sangat disiplin, seperti penggunaan cycle counting secara teratur dan pemindaian barcode yang ketat. Investasi dalam akurasi data sama pentingnya dengan investasi pada perangkat lunak WMS itu sendiri. Tanpa data yang andal, efisiensi yang dijanjikan oleh wave picking tidak akan tercapai.

7. Kapan Bisnis Anda Harus Menggunakan Wave Picking?

Wave picking adalah strategi yang kuat, tetapi tidak cocok untuk semua jenis operasi gudang. Menerapkannya dalam skenario yang salah justru dapat menambah kompleksitas operasional tanpa memberikan keuntungan yang sepadan. Berikut ini cara mengidentifikasinya:

a. Saat Memiliki Volume Pesanan Tinggi

Metode wave picking paling bersinar di lingkungan dengan volume pesanan yang tinggi dan konsisten. Jika gudang Anda memproses ratusan atau bahkan ribuan pesanan setiap hari, efisiensi yang didapat dari pengurangan waktu tempuh akan sangat signifikan. Manfaatnya akan terakumulasi dengan cepat seiring dengan jumlah pesanan yang diproses.

Sebaliknya, untuk bisnis dengan volume pesanan rendah, kompleksitas dan biaya implementasi wave picking mungkin tidak sebanding dengan keuntungannya. Dalam kasus seperti itu, metode yang lebih sederhana seperti discrete picking atau batch picking mungkin sudah cukup. Skala operasi adalah faktor penentu utama dalam keputusan ini.

b. Saat Memiliki Banyak SKU dan Jadwal Pengiriman Ketat

Bisnis yang mengelola inventaris dengan ribuan SKU dan menghadapi jadwal pengiriman yang ketat akan mendapat manfaat besar dari wave picking. Kemampuan WMS untuk mengelompokkan pesanan secara cerdas dan mengoptimalkan rute menjadi sangat berharga dalam mengelola kompleksitas ini. Ini membantu memastikan bahwa semua pesanan diproses secara akurat dan tepat waktu.

Industri seperti e-commerce, distribusi ritel, dan farmasi sering kali menghadapi tantangan ini. Mereka harus mengirimkan berbagai macam produk ke banyak pelanggan dengan cepat. Dalam skenario seperti ini, struktur dan prediktabilitas yang ditawarkan wave picking menjadi aset strategis yang tak ternilai.

8. Implementasi Wave Picking dengan Sistem WMS dan RFID

Implementasi wave picking yang sukses hampir tidak mungkin dilakukan tanpa dukungan teknologi yang tepat. Sistem manajemen gudang (WMS) dan teknologi identifikasi otomatis seperti scanner barcode atau RFID adalah tulang punggung dari strategi ini. Berikut ini implementasinya:

a. Peran Vital WMS dalam Mengatur Gelombang

Sistem WMS adalah inti dari operasi wave picking, secara otomatis menganalisis pesanan dan mengelompokkannya ke dalam gelombang yang optimal sesuai aturan yang telah ditetapkan. Dengan peran ini, WMS mengurangi beban perencanaan, memungkinkan manajer untuk lebih fokus pada pengawasan dan peningkatan proses.

Selain mengelompokkan pesanan, WMS juga membuat daftar pengambilan, mengoptimalkan rute perjalanan di gudang, dan mengirimkan tugas ke picker secara digital. Sistem ini memberikan visibilitas real-time, memungkinkan manajer untuk memantau produktivitas dan mengidentifikasi masalah, menjadikan pengelolaan wave picking lebih efisien dan akurat.

Software Warehouse ScaleOcean berperan sebagai sistem yang mengatur dan mengoptimalkan proses wave picking secara otomatis. Dengan algoritma yang dirancang untuk menyesuaikan kebutuhan operasional, sistem ini membantu menyusun gelombang pengambilan dengan lebih efisien dan konsisten.

Dengan dukungan fitur otomatisasi dan analitik yang akurat, ScaleOcean memudahkan Anda mengelola proses pemenuhan pesanan sekaligus meningkatkan produktivitas gudang secara menyeluruh. Mulai dengan demo gratis untuk memahami manfaatnya bagi gudang Anda.

b. Integrasi Handheld Scanner dan RFID untuk Kecepatan

Untuk memastikan eksekusi yang cepat dan akurat di lantai gudang, integrasi dengan perangkat keras sangat penting. Handheld scanner memungkinkan picker untuk memindai barcode pada produk dan lokasi rak, yang secara instan memverifikasi bahwa item yang diambil sudah benar. Ini menghilangkan kebutuhan akan daftar kertas dan mengurangi kesalahan manusia secara drastis.

Teknologi RFID (Radio-Frequency Identification) dapat membawa efisiensi ke tingkat berikutnya. Dengan tag RFID, item dapat dipindai secara massal tanpa harus berada dalam garis pandang langsung, mempercepat proses verifikasi di tahap pengambilan dan penyortiran. Kombinasi WMS, scanner, dan RFID menciptakan ekosistem digital yang membuat proses picking dalam gudang menjadi lebih cepat, akurat, dan transparan.

9. Kesimpulan

Wave picking adalah strategi pemenuhan pesanan yang mengelompokkan order ke dalam gelombang terjadwal untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi. Metode ini mengurangi waktu tempuh staf gudang dan meminimalkan kemacetan dalam pengambilan barang. Meskipun membutuhkan teknologi seperti WMS, manfaat jangka panjangnya tetap signifikan.

Software Warehouse ScaleOcean membantu perusahaan mengatasi kompleksitas pengelolaan gelombang melalui otomatisasi berbasis AI yang menyusun wave picking secara lebih presisi dan responsif. Dengan pendekatan ini, seluruh alur pemenuhan pesanan dapat diselaraskan agar lebih efisien dan minim hambatan.

Implementasinya membuka peluang transformasi operasional gudang menjadi lebih modern, adaptif, dan kompetitif. Coba demo gratis untuk merasakan langsung bagaimana ScaleOcean meningkatkan efisiensi kerja gudang Anda.