Wave Picking: Pengertian, Cara Kerja, serta Metodenya

Saat terjadi lonjakan pesanan, perusahaan bisa kesulitan menjaga akurasi dalam proses picking. Masalah ini umumnya berakar dari tidak adanya strategi pemilahan yang sistematis di operasional gudang.

Akibatnya, proses pemenuhan pesanan melambat secara signifikan dan mengganggu performa keseluruhan gudang. Wave picking adalah solusi efektif untuk masalah ini, dengan cara mengelompokkan pesanan ke dalam gelombang waktu tertentu demi menciptakan alur kerja yang lebih terarah.

Penerapan metode ini mampu mengurangi pergerakan staf yang tidak perlu sekaligus mempercepat proses pengambilan barang secara drastis. Artikel ini akan membahas tuntas cara kerja wave picking, manfaat utamanya, serta tantangan yang perlu Anda pertimbangkan sebelum menerapkannya.

Key Takeaways

• Wave picking adalah strategi manajemen gudang yang mengelompokkan pesanan dalam “gelombang” untuk diambil sekaligus, meningkatkan efisiensi dan mengurangi waktu tempuh.
• Cara kerja wave picking berupa pengelompokkan pesanan, penjadwalan gelombang, pengambilan barang, optimasi rute, pengecekan akurasi dan pengemasan.
• Kekurangan wave picking meliputi perencanaan yang kompleks, kesulitan koordinasi antar setiap pihak, dan kemungkinan terjadinya downtime.
• Software warehouse ScaleOcean mengatur ritme dan logika wave picking dengan algoritma cerdas, mengotomatiskan penyusunan gelombang untuk efisiensi dan daya saing gudang.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Wave Picking?

Wave picking adalah strategi manajemen gudang yang mengelompokkan pesanan menjadi “gelombang” untuk diambil secara bersamaan guna meningkatkan efisiensi. Metode ini memungkinkan staf gudang untuk mengambil beberapa pesanan dalam satu lintasan, mengurangi waktu tempuh yang tidak produktif.

Dengan cara ini, proses pengambilan barang menjadi lebih cepat dan optimal. Dibandingkan dengan metode pengambilan satu per satu, wave picking memaksimalkan penggunaan sumber daya dan meningkatkan alur kerja keseluruhan di dalam gudang.

Mungkin Anda berpikir bahwa metode berikut terdengar serupa dengan batch picking, namun terdapat suatu perbedaan. Batch picking merupakan strategi pengambilan barang berdasarkan pengelompokkannya, sedangkan metode berikut lebih mengutamakan waktu dan penjadwalan berbagai gelombang pada suatu periode.

2. Bagaimana Cara Kerja Wave Picking?

Proses ini dilakikan dengan melalui serangkaian tahapan untuk memastikan setiap barang keluar dari gudang dengan cepat. Alurnya dimulai dari pengelompokan pesanan yang strategis hingga metode pengambilan barang untuk meminimalkan pergerakan petugas:

a. Pengelompokkan Pesanan

Langkah awal dimulai dengan mengorganisir pesanan pelanggan ke dalam kelompok berdasarkan kriteria tertentu, seperti prioritas pengiriman atau rute kurir. Pengelompokan ini memastikan setiap gelombang kerja memiliki beban yang serupa sehingga alur kerja di gudang terstruktur.

b. Menjadwalkan Setiap Wave atau Gelombang

Setelah dikelompokkan, manajemen menyusun jadwal pengambilan barang berdasarkan jendela waktu atau ketersediaan staf. Penjadwalan berikut berfungsi untuk menghindari penumpukan aktivitas di satu area dan memastikan setiap gelombang selesai tepat waktu sebelum pengiriman.

c. Pengambilan Barang (Picking)

Petugas mendatangi lokasi rak untuk mengumpulkan seluruh barang yang ada dalam daftar satu gelombang sekaligus. Proses ini dilakukan secara kolektif agar petugas tidak perlu berbolak-balik dari satu lokasi ke lokasi lain, sehingga proses picking menjadi lebih cepat.

d. Optimasi Rute

Proses pengambilan diatur mengikuti jalur terpendek untuk menghindari pergerakan berulang di area yang sama. Jalur yang efisien membantu petugas menghemat energi dan mencegah kepadatan lalu lintas di setiap bagian gudang.

e. Verifikasi Kebenaran Pesanan dan Pengemasan

Barang yang telah diambil diperiksa ulang untuk memastikan kecocokan jumlah dan jenis produk dengan picking list. Setelah terverifikasi akurat, barang langsung dikemas dan disiapkan untuk diserahkan ke pihak ekspedisi.

Baca juga: Inventory Control: Arti, Fungsi, dan Metodenya

3. Cara Mengelompokkan Pesanan dalam Waves

Efektivitas wave picking sangat bergantung pada kecerdasan dalam mengelompokkan pesanan. Kriteria yang tepat memastikan bahwa setiap gelombang memaksimalkan produktivitas dan memenuhi target operasional.

Dikutip dari Forbes, mengoptimalkan proses operasional adalah kunci fundamental bagi pengalaman e-commerce yang unggul, di mana ketepatan waktu pengiriman dan penanganan pesanan yang efisien sangat menentukan loyalitas pelanggan. Berikut adalah beberapa kriteria umum yang digunakan untuk membentuk gelombang pesanan:

• Berdasarkan Produk Serupa: Pesanan digabung menurut kesamaan jenis produk agar petugas bisa mengambil stok dalam jumlah banyak sekaligus. Contoh, mengambil 50 botol sampo untuk 50 pelanggan berbeda dalam satu kali jalan.
• Berdasarkan Jadwal Pengiriman: Pengelompokan dilakukan mengikuti jam keberangkatan armada agar pesanan siap sebelum kurir tiba. Contoh, mendahulukan pengambilan barang untuk jadwal keberangkatan truk pukul 10 pagi.
• Berdasarkan Mitra atau Carriers: Gelombang disusun menurut agen ekspedisi tertentu untuk mempercepat proses sortir di area pengiriman. Contoh, mengumpulkan seluruh pesanan yang menggunakan jasa JNE ke dalam satu gelombang.
• Berdasarkan Waktu Pengisian Stok Barang: Pengambilan disinkronkan dengan jam masuknya stok baru agar barang bisa langsung diproses untuk pesanan. Contoh, mengambil pesanan elektronik tepat setelah stok diisi ulang.
• Berdasarkan Shift dan Ketersediaan Tenaga Kerja: Jumlah pesanan disesuaikan dengan kapasitas personel agar beban kerja tetap seimbang. Contoh, mnambah kuota gelombang pesanan pada shift pagi di mana jumlah pekerja lebih besar.
• Berdasarkan Lokasi Penyimpanan: Pesanan dikelompokkan menurut kedekatan rak di area yang sama untuk meminimalkan jarak tempuh petugas. Contoh, petugas mengambil seluruh pesanan di lorong A saja sebelum berpindah ke area lain.
• Berdasarkan Prioritas Masing-masing Gudang: Gelombang ditentukan menurut tingkat prioritas gudang yang cenderung berubah dari waktu ke waktu. Contoh, mendahulukan pengambilan pesanan paket “Same Day” daripada layanan reguler.

4. Metode dalam Wave Picking

Untuk memastikan efisiensi gelombang, operasional manajemen biasanya menerapkan salah satu dari dua metode, yakni fixed wave picking dan dynamic wave picking. Pemilihan di antara keduanya sangat bergantung pada volume pesanan dan kecepatan tanggapan yang dibutuhkan oleh perusahaan:

a. Fixed Wave Picking

Fixed wave picking bekerja dengan jadwal yang sudah ditentukan secara tetap, di mana gelombang pengambilan barang hanya dimulai pada jam-jam tertentu setiap harinya. Struktur berikut memudahkan manajemen dalam merencanakan alokasi staf gudang karena waktu operasional bersifat tetap dan tidak berubah-ubah.

Sebagai gambaran, sebuah gudang logistik menetapkan jadwal pengambilan barang tepat pada pukul 09:00, 13:00, dan 16:00 setiap harinya. Seluruh pesanan yang masuk di antara celah waktu tersebut akan dikumpulkan terlebih dahulu, lalu diproses secara serentak hanya saat jadwal yang telah ditentukan tiba.

b. Dynamic Wave Picking

Berbeda dengan fixed wave picking, dynamic wave picking bersifat fleksibel karena gelombang pengambilan barang akan langsung terbentuk ketika ada pesanan baru yang masuk. Alur kerja yang dinamis memungkinkan operasional gudang menanggapi permintaan pelanggan dengan lebih cepat.

Penerapannya terlihat pada gudang e–commerce, di mana petugas langsung menerima instruksi pengambilan sesaat setelah pelanggan melakukan pembelian. Tanpa perlu menunggu lebih jauh, pesanan segera masuk ke dalam daftar gelombang berjalan sehingga barang dapat langsung dikemas dan dikirim pada hari yang sama.

5. Keuntungan Penerapan Wave Picking

Adopsi wave picking memberikan dampak positif terhadap kelancaran operasional gudang secara menyeluruh. Manfaat utamanya mencakup peningkatan efisiensi hingga akurasi yang lebih baik dalam memproses setiap pesanan pelanggan. Berikut adalah penjelasan lengkap mengenai keuntungan tersebut:

a. Peningkatan Efisiensi

Pengambilan kolektif memangkas jarak tempuh petugas, sehingga lebih banyak pesanan terselesaikan dalam waktu singkat. Optimalisasi rute ini, biasanya dicampur dengan proses zone picking, memungkinkan gudang menangani volume tinggi tanpa perlu menambah jumlah staf.

b. Akurasi yang Lebih Baik

Penggunaan teknologi seperti barcode scanner memastikan setiap barang yang diambil sesuai dengan data pesanan secara akurat. Tambahan tahap penyortiran sebelum dikemas berfungsi sebagai kontrol kualitas ganda untuk mencegah kesalahan. Hasilnya, risiko retur berkurang dan kepuasan pelanggan tetap terjaga.

c. Meningkatkan Produktivitas Tenaga Kerja

Instruksi kerja yang terstruktur membantu petugas bekerja lebih fokus tanpa perlu membuang waktu mencari lokasi barang. Pembagian beban kerja yang merata di setiap gelombang memastikan seluruh personel tetap produktif selama jam kerja berlangsung.

d. Fleksibilitas

Urutan pengambilan barang dapat disesuaikan sewaktu-waktu berdasarkan tingkat urgensi atau perubahan jadwal kurir yang mendadak. Fleksibilitas ini memungkinkan gudang tetap responsif menghadapi lonjakan pesanan tanpa merusak alur kerja yang sudah ada.

6. Kelemahan Penerapan Wave Picking

Meskipun efektif, strategi berikut memiliki tantangan tersendiri yang perlu diketahui sebelum diterapkan. Hambatan utama biasanya terletak pada kompleksitas perencanaan operasional serta adanya kemungkinan terjadinya downtime jika alur kerja tidak sinkron. Berikut adalah beberapa kelemahan yang perlu dipertimbangkan:

a. Kompleksitas Perencanaan

Perencanaan aktivitas wave picking membutuhkan analisis data mendalam agar pengelompokan pesanan efisien. Manajemen harus menghitung lokasi barang dan batas waktu kirim secara akurat. Tanpa adanya perancanaan matang, alur kerja justru berisiko menjadi tidak teratur dan menghambat operasional.

b. Kesulitan Koordinasi

Sinkronisasi antara tim pengambil, penyortir, dan pengemas lebih sulit karena harus bekerja sebagai satu unit. Masalah komunikasi dapat menimbulkan penumpukan barang di area pengiriman, sehingga berpotensi mengganggu jadwal pengiriman yang telah ditetapkan.

c. Kemungkinan Terjadinya Downtime

Proses wave picking sangat bergantung pada kesiapan data pesanan dan spontanitas. Jika pesanan belum terkumpul atau terjadi gangguan pada perangkat, aktivitas pengambilan dapat terhenti total, menimbulkan downtime yang menghambat keseluruhan aktivitas di gudang.

7. Implementasi Wave Picking dengan Sistem WMS dan RFID

Implementasi wave picking yang sukses hampir tidak mungkin dilakukan tanpa dukungan teknologi yang tepat. Sistem manajemen gudang (WMS) dan teknologi identifikasi otomatis seperti scanner barcode atau RFID adalah tulang punggung dari strategi ini. Berikut ini implementasinya:

a. Peran Vital WMS dalam Mengatur Gelombang

Sistem WMS adalah inti dari operasi wave picking, secara otomatis menganalisis pesanan dan mengelompokkannya ke dalam gelombang yang optimal sesuai aturan yang telah ditetapkan. Dengan peran ini, WMS mengurangi beban perencanaan, memungkinkan manajer untuk lebih fokus pada pengawasan dan peningkatan proses.

Selain mengelompokkan pesanan, WMS juga membuat daftar pengambilan, mengoptimalkan rute perjalanan di gudang, dan mengirimkan tugas ke picker secara digital. Sistem ini memberikan visibilitas real–time, memungkinkan manajer untuk memantau produktivitas dan mengidentifikasi masalah.

Software Warehouse ScaleOcean berperan sebagai sistem yang mengatur dan mengoptimalkan proses wave picking secara otomatis. Dengan algoritma yang dirancang untuk menyesuaikan kebutuhan operasional, sistem ini membantu menyusun gelombang pengambilan dengan lebih efisien dan konsisten.

Dengan dukungan fitur otomatisasi dan analitik yang akurat, ScaleOcean memudahkan Anda mengelola proses pemenuhan pesanan sekaligus meningkatkan produktivitas gudang secara menyeluruh. Mulai dengan demo gratis untuk memahami manfaatnya bagi gudang Anda.

b. Integrasi Handheld Scanner dan RFID untuk Kecepatan

Untuk memastikan eksekusi yang cepat dan akurat di lantai gudang, integrasi dengan perangkat keras sangat penting. Handheld scanner memungkinkan picker untuk memindai barcode pada produk dan lokasi rak, yang secara instan memverifikasi bahwa item yang diambil sudah benar.

Teknologi RFID (Radio-Frequency Identification) dapat membawa efisiensi ke tingkat berikutnya. Dengan tag RFID, item dapat dipindai secara massal tanpa harus berada dalam garis pandang langsung, mempercepat proses verifikasi di tahap pengambilan dan penyortiran.

8. Kesimpulan

Wave picking adalah strategi pemenuhan pesanan yang mengelompokkan order ke dalam gelombang terjadwal untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi. Metode ini mengurangi waktu tempuh staf gudang dan meminimalkan kemacetan dalam pengambilan barang.

Software warehouse ScaleOcean membantu perusahaan mengatasi kompleksitas pengelolaan gelombang melalui otomatisasi berbasis AI yang menyusun wave picking secara lebih presisi dan responsif. Dengan pendekatan ini, seluruh alur pemenuhan pesanan dapat diselaraskan agar lebih efisien dan minim hambatan.

Implementasinya membuka peluang transformasi operasional gudang menjadi lebih modern, adaptif, dan kompetitif. Coba demo gratis untuk merasakan langsung bagaimana ScaleOcean meningkatkan efisiensi kerja gudang Anda.