Mengenal Inventory Control, Tugas, Fungsi, dan Metodenya

Bayangkan sebuah gudang yang sibuk, dengan barang terus masuk dan keluar setiap hari. Dalam kondisi seperti ini, penting untuk memastikan bahwa stok barang selalu akurat. Sedikit saja kesalahan bisa langsung memengaruhi keuntungan bisnis Anda.

Di sinilah inventory control berperan. Dengan pengendalian inventory yang baik, perusahaan dapat memantau pergerakan barang secara real-time, mengurangi risiko kesalahan manual, dan memastikan stok selalu dalam jumlah yang tepat. Proses ini tidak hanya membantu menghindari kelebihan atau kekurangan stok, tetapi juga menjaga efisiensi operasional dan meminimalkan biaya penyimpanan.

Tanpa penggunaan inventory management yang efektif, bisnis berisiko mengalami masalah serius seperti keterlambatan pengiriman, penurunan kepuasan pelanggan, hingga kerugian finansial yang tidak diinginkan. Oleh sebab itu, pelajari definisi, metode, dan tugas stock control agar Anda bisa mengelola siklus stok barang dengan lebih mudah disini.

Key Takeaways

• Inventory control merupakan proses untuk memonitor dan mengatur stok barang agar tersedia sesuai kebutuhan operasional perusahaan.
• Tugas stock control adalah menghitung stok barang, verifikasi data persediaan, dan pendataan rutin.
• Aplikasi inventory control dapat membantu bisnis mengelola dan memantau persediaan barang secara otomatis.

Coba Demo Gratis!

Apa itu Inventory Control?

Lebih dari sekadar mencatat jumlah barang, stock control juga berperan dalam mengidentifikasi jenis stok, memantau kecepatan perputaran barang, memahami produk yang paling laris, dan memprediksi waktu optimal untuk pembelian berikutnya. Proses berikut biasanya dilakukan oleh bisnis secara mandiri, tetapi terkadang juga dapat dilakukan oleh supplier, yakni VMI.

Agar sistem ini berjalan efektif, dibutuhkan pendekatan sistematis yang didukung teknologi informasi dan analisis data. Pendekatan ini membantu perusahaan menghadapi tantangan seperti fluktuasi permintaan pasar, kesalahan pencatatan, atau gangguan dalam rantai pasok, yang semuanya berpotensi menghambat pengelolaan stock on hand.

Manfaat Menerapkan Inventory Control bagi Bisnis

Inventory control merupakan aspek krusial dalam pengelolaan persediaan yang efisien. Dengan sistem yang baik, perusahaan dapat menghindari kekurangan atau kelebihan stok, mengoptimalkan ruang penyimpanan, serta meningkatkan produktivitas operasional. Berikut ini beberapa manfaat yang dapat diperoleh perusahaan Anda jika menerapkan stock control:

1. Mengurangi Biaya

Dengan pengelolaan persediaan yang tepat, stock control dapat mengurangi biaya penyimpanan yang berlebihan, limbah, serta kerugian akibat barang yang tidak terjual atau kedaluwarsa. Optimalisasi ruang penyimpanan dan pengelolaan inventaris yang baik membantu meminimalkan biaya operasional dan meningkatkan margin keuntungan perusahaan.

2. Peningkatan Kepuasan Pelanggan

Inventory control yang baik memastikan ketersediaan produk yang tepat waktu dan mengurangi kesalahan pemenuhan pesanan. Dengan pengelolaan yang efisien, pelanggan dapat menerima barang sesuai jadwal dan dalam kondisi terbaik, yang berkontribusi pada peningkatan kepuasan pelanggan serta loyalitas terhadap merek perusahaan.

Salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi ini adalah dengan memanfaatkan manfaat integrasi POS dan software inventory, yang memungkinkan pengelolaan stok yang lebih akurat dan pemantauan permintaan pelanggan secara real-time.

3. Peningkatan Efisiensi

Selanjutnya, pengelolaan persediaan yang efisien akan meningkatkan produktivitas dan mempercepat siklus operasional. Dengan mengoptimalkan alokasi sumber daya dan ruang, perusahaan dapat merampingkan proses, mengurangi waktu tunggu, mencegah terjadinya understock, dan memastikan proses pengiriman berjalan lebih cepat.

4. Mengurangi Limbah

Manajemen penyimpanan yang efisien memastikan barang disimpan dengan baik untuk mencegah kerusakan dan pembusukan. Pengelolaan ruang gudang yang optimal mengurangi waktu pencarian dan meminimalkan pemborosan. Dengan kontrol stok yang tepat, perusahaan dapat menghindari overstocking dan memastikan ketersediaan barang sesuai kebutuhan.

5. Perkiraan Permintaan

Perkiraan permintaan dalam inventory control penting untuk memastikan jumlah persediaan sesuai dengan kebutuhan pelanggan yang diprediksi. Dengan menggunakan data historis, analisis tren, serta forecast barang, perusahaan dapat merencanakan pembelian atau produksi barang dengan lebih tepat, menghindari kekurangan stok yang bisa merugikan operasional dan pelanggan.

6. Pelacakan Inventaris

Selanjutnya, pelacakan inventaris dilakukan untuk memonitor tingkat stok secara real-time. Dengan sistem ini, perusahaan dapat memastikan ketersediaan barang di gudang, meminimalkan risiko kehilangan barang, dan mengoptimalkan rotasi stok. Data yang tercatat secara akurat memudahkan proses audit dan meningkatkan kepercayaan dalam pengelolaan persediaan.

Anda dapat menggunakan sistem resi gudang untuk memperkuat pelacakan inventaris dengan memberikan bukti kepemilikan yang jelas, memastikan setiap transaksi tercatat secara sistematis dan meminimalkan potensi kesalahan.

7. Mempermudah Pengadaan

Manajemen pengadaan bertujuan untuk menjaga kontinuitas pasokan barang dengan memantau tingkat stok dan merencanakan pembelian sesuai kebutuhan. Proses ini memastikan barang yang diperlukan tersedia tepat waktu tanpa mengakibatkan penumpukan stok yang berlebihan, sehingga mengurangi biaya penyimpanan dan risiko keusangan produk. Metode just in case inventory membantu memastikan bahwa stok barang selalu tersedia bahkan dalam kondisi yang tidak terduga.

8. Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik

Terakhir, data yang dihasilkan dari sistem inventory control yang baik memberikan wawasan yang akurat untuk pengambilan keputusan yang lebih terinformasi. Informasi tentang stok, perputaran barang, dan permintaan pasar memungkinkan perusahaan membuat evaluasi inventaris serta keputusan yang lebih strategis terkait pengadaan, produksi, dan distribusi barang.

Tugas Inventory Control di Gudang

Salah satu tugas utama stock control dalam operasional pergudangan adalah memastikan stok barang tersedia dalam jumlah yang tepat. Berikut adalah berbagai tugas penting yang terlibat dalam pengelolaan persediaan secara efisien:

1. Menghitung dan Memverifikasi Stok Barang

Menghitung stok barang adalah langkah pertama dalam inventory control untuk memastikan jumlah barang yang ada sesuai dengan catatan yang perusahaan. Selain itu, verifikasi data persediaan juga dilakukan untuk memastikan keakuratan setiap transaksi barang yang masuk dan keluar. Dengan perhitungan yang tepat dan verifikasi yang akurat, perusahaan dapat menghindari kesalahan pencatatan yang bisa menyebabkan kelebihan atau kekurangan stok.

Selain itu, proses ini sangat krusial untuk mengidentifikasi dan menangani masalah obsolete inventory sejak dini. Untuk memudahkan proses ini, Anda bisa menggunakan software PPIC yang dapat memverifikasi data persediaan secara otomatis dan terintegrasi. Penerapan sistem ini dapat memastikan akurasi data dan efisiensi dalam pengelolaan stok secara menyeluruh.

2. Pendataan dan Penyusunan Laporan Persediaan

Pendataan rutin ini dilakukan untuk memperbarui informasi mengenai stok barang di gudang, mencakup pengecekan kondisi barang, umur simpan, serta kategori produk. Data yang terkumpul digunakan untuk menyusun laporan persediaan gudang yang memberikan informasi mendalam tentang kondisi stok, perputaran barang, dan efisiensi gudang. Laporan ini penting untuk pengambilan keputusan operasional dan pengadaan barang yang lebih tepat.

3. Perencanaan Kebutuhan Barang

Stock control juga melibatkan perencanaan kebutuhan barang berdasarkan perkiraan permintaan dan penjualan. Hal ini membantu perusahaan menentukan jumlah persediaan yang diperlukan untuk memenuhi permintaan tanpa menimbulkan kelebihan stok yang dapat mengarah pada pemborosan ruang dan biaya, serta menghindari overselling artinya menjual lebih banyak produk daripada yang tersedia.

4. Penerimaan dan Penyimpanan Barang

Penerimaan barang yang tepat dan metode penyimpanan yang terorganisir adalah aspek krusial dalam inventory control. Proses ini melibatkan pengelolaan barang yang masuk ke gudang, memastikan bahwa barang ditempatkan di lokasi yang sesuai dan aman. Penyimpanan yang efisien membantu mempercepat pencarian barang dan meminimalkan risiko kerusakan atau kehilangan.

5. Pemantauan dan Pengendalian Stok

Pemantauan inventory stock dalam bisnis dilakukan secara real-time untuk melacak jumlah persediaan yang tersedia, sehingga perusahaan dapat segera merespons perubahan dalam permintaan pasar. Pengendalian stok bertujuan memastikan barang selalu berada pada level yang optimal, menghindari kelebihan atau kekurangan stok yang dapat mempengaruhi kelancaran operasional dan meningkatkan biaya.

Aspek Utama Pengendalian Inventaris

Pengendalian inventaris yang efektif melibatkan beberapa elemen penting yang mempengaruhi efisiensi operasional perusahaan. Berikut ini adalah beberapa aspek utama yang perlu diperhatikan dalam inventory control di perusahaan Anda:

1. Melacak Tingkat Stok

Memantau tingkat stok secara real-time akan memastikan Anda tahu persis apa yang tersedia, apa yang masuk, dan apa yang keluar. Hal ini membantu perusahaan membuat keputusan yang lebih baik dalam hal pembelian, distribusi, dan perencanaan, sehingga dapat meminimalkan kesalahan dan menghindari kekurangan stok.

2. Perkiraan Permintaan

Perkiraan permintaan yang tepat membantu perusahaan mempersiapkan stok sesuai kebutuhan pelanggan di masa mendatang. Dengan menganalisis data historis dan tren pasar, perusahaan dapat mengoptimalkan tingkat persediaan, mengurangi risiko kelebihan stok, dan meningkatkan responsivitas perusahaan terhadap permintaan yang fluktuatif.

3. Menetapkan Titik Pemesanan Ulang

Titik pemesanan ulang (reorder point) penting untuk ditentukan agar memastikan persediaan selalu tersedia tanpa terjadi overstocking. Dengan menetapkan titik pemesanan yang tepat berdasarkan analisis stok, perusahaan dapat mengatur waktu pengadaan barang dengan efisien, mengurangi biaya penyimpanan, dan menjaga kelancaran operasi.

4. Mengoptimalkan Penyimpanan dan Penanganan

Pengelolaan ruang penyimpanan yang efisien memungkinkan perusahaan memaksimalkan kapasitas gudang dan mengurangi pemborosan ruang. Penanganan inventaris yang baik juga mencegah kerusakan barang dan memastikan barang yang disimpan mudah diakses untuk distribusi, meningkatkan efisiensi operasional.

5. Mengelola Biaya Persediaan

Mengelola biaya persediaan juga melibatkan pengendalian biaya penyimpanan untuk memastikan perusahaan tidak terjebak dalam pembelian barang yang berlebihan. Menyeimbangkan biaya penyimpanan dengan risiko kekurangan stok membantu perusahaan mengoptimalkan pengeluaran dan memastikan aliran kas tetap sehat.

6. Penilaian Inventaris

Penilaian inventaris dilakukan untuk menentukan nilai barang yang ada menggunakan metode seperti FIFO atau LIFO. Dengan sistem penilaian yang tepat, perusahaan dapat mengoptimalkan perputaran stok, mengurangi pemborosan, dan memastikan keuntungan maksimal dengan penentuan harga yang sesuai untuk produk yang ada.

7. Manajemen Pemasok

Memiliki hubungan yang kuat dengan pemasok juga tidak kalah penting untuk memastikan pengiriman barang tepat waktu dan sesuai kebutuhan. Dengan pengelolaan hubungan dengan pemasok yang baik, perusahaan dapat mengurangi lead time, meningkatkan keandalan pasokan, dan menjaga kualitas barang yang diterima.

8. Memanfaatkan Teknologi

Terkahir, menggunakan teknologi modern seperti RFID dan kode batang penting untuk meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan inventaris bisnis Anda. Teknologi ini membantu perusahaan dalam pelacakan barang, mengurangi kesalahan manual, dan memastikan data persediaan yang akurat serta real-time, meningkatkan kontrol dan efisiensi operasional.

Metode Inventory Control

Metode inventory control adalah pendekatan yang digunakan perusahaan untuk mengelola stok barang secara efisien dan mengoptimalkan ketersediaannya sesuai kebutuhan operasional. Terdapat berbagai metode yang dapat membantu bisnis untuk meningkatkan akurasi stok dan mendukung kelancaran operasional gudang.

1. First In First Out (FIFO)

Metode pertama, yakni FIFO, adalah metode pengelolaan stok yang memastikan barang yang pertama kali masuk ke gudang juga yang pertama kali dikeluarkan.
Metode ini sering digunakan untuk mengelola barang dengan masa simpan terbatas, seperti produk makanan atau obat. Dengan menerapkan perhitungan FIFO, perusahaan dapat mengurangi risiko kerugian akibat barang kedaluwarsa atau usang.

2. Last In First Out (LIFO)

Selanjutnya ada metode LIFO, yang merupakan metode pengelolaan stok di mana barang yang terakhir masuk akan menjadi yang pertama dikeluarkan. Metode ini cocok untuk bisnis yang harga barangnya sering berubah karena cara ini membantu mengontrol biaya dengan menggunakan stok terbaru terlebih dahulu. Namun, LIFO jarang dipakai di industri yang menangani barang mudah rusak.

3. Economic Order Quantity (EOQ)

Berikutnya adalah EOQ, yakni metode perhitungan jumlah pesanan optimal yang bertujuan untuk mengurangi biaya penyimpanan dan pembelian stok. Metode ini membantu perusahaan dalam menentukan kapan dan berapa banyak barang yang perlu dipesan agar pengelolaan persediaan lebih efisien. Dengan EOQ, perusahaan dapat menjaga keseimbangan antara kebutuhan stok dan biaya operasional gudang.

4. Just In Time (JIT)

Selain itu, terdapat metode just in time, yaitu pendekatan yang mengurangi jumlah stok di gudang dengan memesan barang hanya saat dibutuhkan. Pendekatan ini membantu perusahaan mengurangi biaya penyimpanan dan risiko kelebihan stok. Metode JIT cocok untuk bisnis yang mengutamakan efisiensi dan memiliki rantai pasok yang andal.

5. Pengiriman Massal

Metode pengiriman massal biasanya diterapkan oleh perusahaan yang memiliki produk dengan daya jual tinggi, di mana pelanggan membeli barang dalam jumlah besar sehingga harganya lebih murah. Metode ini membutuhkan aplikasi yang tepat untuk melakukan stock opname secara akurat agar barang selalu tersedia. Namun, risiko dari metode ini adalah perubahan permintaan yang tidak terduga, yang bisa menyebabkan kelebihan stok dan pemborosan yang bisa menyebabkan deadstock.

6. Cross-Docking

Metode cross-docking memungkinkan pengiriman barang yang baru masuk ke gudang untuk segera disortir dan dikirim langsung ke destinasi tujuan tanpa harus disimpan terlebih dahulu. Metode ini mengutamakan pengiriman barang baru terlebih dahulu, dengan tujuan untuk mengurangi waktu penyimpanan dan mempercepat proses distribusi. Cross-docking sangat efisien dalam memaksimalkan rotasi barang dan mengurangi biaya penyimpanan gudang.

7. Consignment

Metode consignment memungkinkan pengelolaan inventaris tanpa pembayaran di muka. Dalam metode ini, barang dikirim ke pembeli atau pengecer, namun tetap menjadi milik pemasok sampai produk tersebut terjual. Hal ini mengurangi risiko bagi pengecer karena mereka tidak perlu membeli barang terlebih dahulu, tetapi hanya membayar setelah barang terjual, meningkatkan fleksibilitas dalam pengelolaan persediaan.

8. Cycle Counting

Dan selanjutnya, yakni cycle count adalah penghitungan stok yang dilakukan secara berkala pada hari tertentu tanpa memerlukan pengecekan keseluruhan persediaan. Dengan melakukan penghitungan stok secara teratur, perusahaan dapat memastikan akurasi inventaris tanpa harus mengganggu seluruh operasional. Metode ini memungkinkan perusahaan untuk lebih fleksibel dan mengurangi gangguan dalam pengelolaan inventaris.

9. Perpetual Inventory System

Sistem inventarisasi perpetual memperbarui catatan stok dengan setiap penerimaan dan pengeluaran secara berkala, memberikan gambaran real-time tentang tingkat persediaan.

Sistem ini sering terintegrasi dengan teknologi pemindaian barcode dan software ERP, mengurangi kesalahan manual dan menyederhanakan pengelolaan persediaan.

10. Dropshipping

Dalam metode dropshipping, penjual tidak menyimpan produk yang mereka jual secara fisik. Ketika pesanan dibuat, penjual membeli produk dari pihak ketiga yang mengirimkannya langsung ke pelanggan.

Metode ini mengurangi risiko keuangan dan operasional dalam menyimpan inventaris, serta memungkinkan penjual untuk menawarkan berbagai produk yang lebih luas tanpa perlu investasi awal yang besar.

Cara Mengelola Siklus Hidup Produk Melalui Inventory Control

Mengelola siklus hidup produk melalui inventory management melibatkan pengawasan ketat terhadap setiap tahapan siklus produk. Setiap tahap memerlukan strategi inventory yang berbeda.

1. Identifikasi Tahapan Produk

Setiap produk memiliki siklus hidup yang berbeda, mulai dari pengenalan, pertumbuhan, kematangan, hingga penurunan. Dengan mengidentifikasi tahap ini, inventory management dapat mengubah jumlah stok untuk memenuhi kebutuhan pasar. Ini akan mencegah overstock di fase awal dan kekurangan stok di fase puncak.

2. Perencanaan Permintaan dan Penyesuaian Stok

Dengan analisis data historis dan prediksi permintaan, bisnis dapat merencanakan stok yang sesuai di setiap tahap siklus produk. Ini mencegah kelebihan persediaan yang tidak diperlukan dan membantu mengoptimalkan ketersediaan produk.

3. Optimasi Pengadaan dan Penyimpanan

Di tahap awal, jumlah stock level minimal harus ditentukan untuk mengurangi risiko. Manajemen harus meningkatkan pengadaan untuk memenuhi permintaan yang meningkat saat produk mencapai puncak, sambil memastikan proses pengadaan dan penyimpanan tetap lancar.

4. Pengelolaan Produk Usang

Saat produk memasuki fase penurunan, penting untuk mengurangi stok secara bertahap, namun perlu diperhatikan juga agar tidak terjadi out of stock. Hal ini bertujuan untuk menghindari penyimpanan barang usang yang berpotensi menyebabkan kerugian bagi perusahaan jika produk tersebut tidak lagi diminati pasar.

Hal ini juga bertujuan untuk memperhatikan dampak persediaan barang berlebih jika terus dibiarkan yang bisa memberikan efek negatif.

5. Notifikasi dan Peringatan Jumlah Stok

Stock control and management dapat memantau level stok dan mengirimkan notifikasi ke perangkat manajemen jika stok mendekati ambang batas minimum atau jika terdeteksi aktivitas yang tidak biasa.

Hal ni memudahkan manajemen untuk bertindak cepat, baik untuk melakukan pemesanan ulang atau menyelidiki akar masalah, sehingga bisnis dapat menjaga kelancaran operasional dan keamanan inventaris.

Aplikasi Stok Barang ScaleOcean untuk Mempermudah Inventory Control 

Aplikasi inventory control adalah perangkat lunak yang membantu bisnis mengelola dan memantau persediaan barang secara otomatis. Fungsinya mencakup pemantauan stok real-time, otomatisasi perhitungan stok, optimasi ruang penyimpanan, serta pengelolaan pemesanan dan pembelian barang.

Dalam aplikasi ini, terdapat beberapa fitur utama yang dapat membantu Anda dalam mengelola inventory gudang dengan lebih canggih dan akurat yang meliputi.

• Inventory Forecasting
• Stock Adjustment
• Notifikasi Low-Stock
• Warehouse Tracking
• Pelacakan Lot dan Serial Number
• Stock Request

Dengan menggunakan aplikasi ini, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi kesalahan manual, dan menjaga stok selalu optimal. Aplikasi stok barang ScaleOcean menawarkan solusi praktis yang mempermudah pengelolaan inventaris secara otomatis, memberikan visibilitas real-time, dan mengurangi risiko kelebihan atau kekurangan stok. ScaleOcean mempermudah proses implementasi program inventaris, memastikan setiap langkah berjalan lancar dan sesuai kebutuhan bisnis.

Selain itu, fitur-fiturnya dirancang untuk mendukung pertumbuhan bisnis Anda dengan fleksibilitas yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan Anda, memastikan proses pengelolaan stok berjalan lebih lancar dan efisien, memungkinkan perusahaan Anda untuk fokus pada hal-hal yang lebih strategis.

Kesimpulan

Dari penjelasan diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa inventory control adalah aspek krusial dalam pengelolaan operasional gudang secara efisien dan tepat untuk merespons dengan cepat terhadap berbagai dinamika pasar yang sangat bergantung pada seberapa baik perusahaan dalam mengelola inventaris. Maka dari itu, stock control menjadi komponen penting dalam menciptakan keberhasilan bisnis Anda.

Sistem gudang ScaleOcean hadir sebagai solusi ideal untuk mengoptimalkan pengendalian inventory Anda, membantu bisnis Anda tetap kompetitif di tengah persaingan yang ketat. Dengan fitur yang dirancang untuk menyesuaikan kebutuhan bisnis, kami siap membantu Anda mencapai pengelolaan stok yang lebih baik. Jadwalkan demo gratis bersama tim kami sekarang, dan temukan bagaimana solusi kami dapat meningkatkan operasional Anda dengan mudah dan cepat!