Inventory Control: Arti, Fungsi, dan Metodenya

Pengelolaan stok yang akurat adalah kunci untuk menjaga kelancaran operasional bisnis. Bahkan sedikit kesalahan dalam mencatat stok bisa berujung pada masalah besar, seperti keterlambatan pengiriman atau biaya penyimpanan yang membengkak.

Inilah pentingnya inventory control. Dengan sistem yang tepat, perusahaan dapat memantau pergerakan barang secara real-time, mengurangi kesalahan manual, dan menjaga stok selalu dalam jumlah yang tepat.

Proses ini tidak hanya mencegah kekurangan atau kelebihan stok, tetapi juga meningkatkan efisiensi operasional dan menurunkan biaya penyimpanan. Tanpa pengelolaan yang tepat, bisnis berisiko menghadapi pemborosan biaya dan penurunan kepuasan pelanggan. Pelajari definisi, metode, dan tugas stock control untuk mengelola siklus stok barang dengan lebih efektif di sini.

Apa itu Inventory Control?

Inventory control adalah proses pengelolaan stok untuk memastikan perusahaan memiliki jumlah inventaris yang sesuai dengan kebutuhan bisnis, tanpa kelebihan atau kekurangan stok. Pengelolaan yang efisien membantu memenuhi permintaan pelanggan tepat waktu dan meminimalkan biaya.

Tujuan utama dari pengendalian inventaris adalah meminimalkan biaya dan menghindari masalah operasional, seperti kekurangan stok. Memahami teknik pengendalian persediaan yang tepat serta memantau metrik seperti sell–through rate penting untuk mencapai tujuan ini.

Proses ini meliputi pelacakan stok real-time, pemantauan permintaan pelanggan, serta penerapan sistem peramalan dan titik pemesanan ulang. Pengendalian yang efektif mendukung kelancaran rantai pasokan dan memaksimalkan profitabilitas.

Selain mencatat jumlah barang, inventory control juga mengidentifikasi jenis stok, memantau perputaran barang, dan memprediksi waktu pembelian berikutnya. Beberapa perusahaan melakukannya secara mandiri, sementara lainnya dapat melibatkan supplier.

Apa Manfaat Inventory Control bagi Bisnis?

Inventory control membantu mengoptimalkan stok untuk meningkatkan profitabilitas, mengurangi biaya penyimpanan, dan memastikan ketersediaan barang. Proses ini mencegah kelebihan atau kekurangan stok serta meningkatkan akurasi data secara real-time.

Berikut ini beberapa manfaat yang dapat diperoleh perusahaan Anda jika menerapkan stock control:

1. Mengurangi Biaya

Dengan pengelolaan persediaan yang tepat, stock control dapat mengurangi biaya penyimpanan yang berlebihan, limbah, serta kerugian akibat barang yang tidak terjual atau kedaluwarsa. Optimalisasi ruang penyimpanan dan pengelolaan inventaris yang baik membantu meminimalkan biaya operasional dan meningkatkan margin keuntungan perusahaan.

2. Peningkatan Kepuasan Pelanggan

Inventory control yang baik memastikan ketersediaan produk yang tepat waktu dan mengurangi kesalahan pemenuhan pesanan. Dengan pengelolaan yang efisien, pelanggan dapat menerima barang sesuai jadwal dan dalam kondisi terbaik, yang berkontribusi pada peningkatan kepuasan pelanggan serta loyalitas terhadap merek perusahaan.

Salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi ini adalah dengan memanfaatkan manfaat integrasi POS dan software inventory, yang memungkinkan pengelolaan stok yang lebih akurat dan pemantauan permintaan pelanggan secara real-time.

3. Peningkatan Efisiensi

Selanjutnya, pengelolaan persediaan yang efisien akan meningkatkan produktivitas dan mempercepat siklus operasional. Berdasarkan sebuah riset Sinergi International Journal of logistics yang diberlakukan kepada 65 pegawai divisi inventaris, ditemukan bahwa inventory control berkontribusi sekitar 59.1% atas tingkat produktivitas karyawan.

4. Mengurangi Limbah

Manajemen penyimpanan yang efisien memastikan barang disimpan dengan baik guna mencegah kerusakan. Tanpa kontrol yang ketat, perusahaan berisiko mengalami dampak manajemen gudang yang buruk seperti pemborosan ruang dan overstocking yang merugikan perusahaan.

5. Perkiraan Permintaan

Perkiraan permintaan dalam inventory control penting untuk memastikan jumlah persediaan sesuai dengan kebutuhan pelanggan yang diprediksi. Dengan menggunakan data historis, analisis tren, serta forecast barang, perusahaan dapat merencanakan pembelian atau produksi barang dengan lebih tepat, menghindari kekurangan stok yang bisa merugikan operasional dan pelanggan.

6. Pelacakan Inventaris

Selanjutnya, pelacakan inventaris dilakukan untuk memonitor tingkat stok secara real-time. Dengan sistem ini, perusahaan dapat memastikan ketersediaan barang di gudang, meminimalkan risiko kehilangan barang, dan mengoptimalkan rotasi stok. Data yang tercatat secara akurat memudahkan proses audit dan meningkatkan kepercayaan dalam pengelolaan persediaan.

Anda dapat menggunakan sistem resi gudang untuk memperkuat pelacakan inventaris dengan memberikan bukti kepemilikan yang jelas, memastikan setiap transaksi tercatat secara sistematis dan meminimalkan potensi kesalahan.

7. Mempermudah Pengadaan

Inventory control bertujuan untuk menjaga pasokan barang secara terus menerus dengan memantau tingkat stok secara akurat. Proses ini memastikan barang yang diperlukan tersedia tepat waktu tanpa mengakibatkan penumpukan stok berlebih.

Dengan data inventory control yang valid, perusahaan dapat menentukan kapan harus memesan kembali (reorder point) secara lebih tepat. Selain itu, metode just in case inventory, pengadaan dapat memastikan stok selalu tersedia, bahkan dalam situasi yang tidak terduga.

8. Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik

Terakhir, data yang dihasilkan dari sistem inventory control yang baik memberikan wawasan yang akurat untuk pengambilan keputusan yang lebih terinformasi. Informasi tentang stok, perputaran barang, dan permintaan pasar memungkinkan perusahaan membuat evaluasi inventaris serta keputusan yang lebih strategis terkait pengadaan, produksi, dan distribusi barang.

Apa Saja Tugas Inventory Control di Gudang?

Salah satu tugas utama stock control dalam operasional pergudangan adalah memastikan stok barang tersedia dalam jumlah yang tepat. Berikut adalah berbagai tugas penting yang terlibat dalam pengelolaan persediaan secara efisien:

1. Menghitung dan Memverifikasi Stok Barang

Menghitung stok barang adalah langkah pertama untuk memastikan jumlah fisik sesuai dengan catatan sistem. Verifikasi data dilakukan untuk memastikan keakuratan setiap transaksi barang masuk dan keluar.

Proses ini penting untuk mengidentifikasi masalah seperti obsolete inventory (barang usang). Penggunaan sistem digital dapat membantu proses verifikasi ini secara otomatis dan meminimalkan kesalahan manusia.

2. Pendataan dan Penyusunan Laporan Persediaan

Pendataan rutin dilakukan untuk memperbarui informasi stok, termasuk kondisi dan kategori produk. Laporan ini dapat diperkuat dengan metode FSN analysis untuk mengategorikan barang berdasarkan tingkat perputaran, sehingga memudahkan evaluasi efisiensi gudang.

3. Perencanaan Kebutuhan Barang

Stock control juga melibatkan perencanaan kebutuhan barang berdasarkan perkiraan permintaan dan penjualan. Hal ini membantu perusahaan menentukan jumlah persediaan yang diperlukan untuk memenuhi permintaan tanpa menimbulkan kelebihan stok yang dapat mengarah pada pemborosan ruang dan biaya, serta menghindari overselling artinya menjual lebih banyak produk daripada yang tersedia.

4. Penerimaan dan Penyimpanan Barang

Penerimaan barang yang tepat dan metode penyimpanan yang terorganisir adalah aspek krusial dalam inventory control. Proses ini melibatkan pengelolaan barang yang masuk ke gudang, memastikan bahwa barang ditempatkan di lokasi yang sesuai dan aman. Penyimpanan yang efisien membantu mempercepat pencarian barang dan meminimalkan risiko kerusakan atau kehilangan.

5. Pemantauan dan Pengendalian Stok

Pemantauan inventory stock dalam bisnis dilakukan secara real-time untuk melacak jumlah persediaan yang tersedia, sehingga perusahaan dapat segera merespons perubahan dalam permintaan pasar. Pengendalian stok bertujuan memastikan barang selalu berada pada level yang optimal, menghindari kelebihan atau kekurangan stok yang dapat mempengaruhi kelancaran operasional dan meningkatkan biaya.

Apa Saja Aspek Utama Pengendalian Inventaris?

Pengendalian inventaris merupakan aspek penting dalam manajemen operasional yang bertujuan untuk menjaga stok pada tingkat yang tepat, mengurangi biaya, dan meningkatkan efisiensi. Berikut ini adalah beberapa aspek utama yang perlu diperhatikan dalam inventory control di perusahaan Anda:

1. Melacak Tingkat Stok

Memantau tingkat stok secara real-time akan memastikan Anda tahu persis apa yang tersedia, apa yang masuk, dan apa yang keluar. Hal ini membantu perusahaan membuat keputusan yang lebih baik dalam hal pembelian, distribusi, dan perencanaan, sehingga dapat meminimalkan kesalahan dan menghindari kekurangan stok.

2. Perkiraan Permintaan

Perkiraan permintaan yang tepat membantu perusahaan mempersiapkan stok sesuai kebutuhan pelanggan di masa mendatang. Dengan menganalisis data historis dan tren pasar, perusahaan dapat mengoptimalkan tingkat persediaan, mengurangi risiko kelebihan stok, dan meningkatkan responsivitas perusahaan terhadap permintaan yang fluktuatif.

3. Menetapkan Titik Pemesanan Ulang

Titik pemesanan ulang (reorder point) penting untuk ditentukan agar memastikan persediaan selalu tersedia tanpa terjadi overstocking. Dengan menetapkan titik pemesanan yang tepat berdasarkan analisis stok, perusahaan dapat mengatur waktu pengadaan barang dengan efisien, mengurangi biaya penyimpanan, dan menjaga kelancaran operasi.

4. Mengoptimalkan Penyimpanan dan Penanganan

Pengelolaan ruang penyimpanan yang efisien memungkinkan perusahaan memaksimalkan kapasitas gudang dan mengurangi pemborosan ruang. Penanganan inventaris yang baik juga mencegah kerusakan barang dan memastikan barang yang disimpan mudah diakses untuk distribusi, meningkatkan efisiensi operasional.

5. Mengelola Biaya Persediaan

Mengelola biaya persediaan juga melibatkan pengendalian biaya penyimpanan untuk memastikan perusahaan tidak terjebak dalam pembelian barang yang berlebihan. Menyeimbangkan biaya penyimpanan dengan risiko kekurangan stok membantu perusahaan mengoptimalkan pengeluaran dan memastikan aliran kas tetap sehat.

6. Penilaian Inventaris

Penilaian inventaris dilakukan menggunakan metode seperti FIFO atau LIFO. Dengan sistem yang tepat, perusahaan bisa membedakan stok fast dan slow moving untuk mengoptimalkan perputaran barang dan memastikan keuntungan maksimal melalui penentuan harga yang sesuai.

7. Manajemen Pemasok

Memiliki hubungan yang kuat dengan pemasok juga tidak kalah penting untuk memastikan pengiriman barang tepat waktu dan sesuai kebutuhan. Dengan pengelolaan hubungan dengan pemasok yang baik, perusahaan dapat mengurangi lead time, meningkatkan keandalan pasokan, dan menjaga kualitas barang yang diterima.

8. Memanfaatkan Teknologi

Berdasarkan riset yang dilakukan ScaleOcean, penggunaan teknologi modern seperti RFID dan kode batang dapat meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan inventaris secara signifikan. Teknologi ini membantu perusahaan dalam pelacakan barang, mengurangi kesalahan manual, dan memastikan data persediaan yang akurat serta real-time, meningkatkan kontrol dan efisiensi operasional.

Seperti yang dialami Dekkson, salah satu klien ScaleOcean, dengan menggunakan teknologi ini, mereka berhasil mempercepat proses pengelolaan stok dan meningkatkan akurasi data inventaris, yang pada akhirnya mendukung efisiensi operasional secara keseluruhan.

Apa Saja Metode Inventory Control?

Metode inventory control adalah pendekatan yang digunakan perusahaan untuk mengelola stok barang secara efisien dan mengoptimalkan ketersediaannya sesuai kebutuhan operasional. Metodenya meliputi FIFO, LIFO, dan JIT, dengan penerapan sistem perpetual atau zonasi untuk memantau stok secara real-time.

Berikut beberapa metode pengendalian inventaris yang efektif untuk bisnis:

1. First In First Out (FIFO)

Metode pertama, yakni FIFO, adalah metode pengelolaan stok yang memastikan barang yang pertama kali masuk ke gudang juga yang pertama kali dikeluarkan.

Metode ini sering digunakan untuk mengelola barang dengan masa simpan terbatas, seperti produk makanan atau obat. Dengan menerapkan perhitungan FIFO, perusahaan dapat mengurangi risiko kerugian akibat barang kedaluwarsa atau usang.

2. Last In First Out (LIFO)

Selanjutnya ada metode LIFO, yang merupakan metode pengelolaan stok di mana barang yang terakhir masuk akan menjadi yang pertama dikeluarkan.

Metode ini cocok untuk bisnis yang harga barangnya sering berubah karena cara ini membantu mengontrol biaya dengan menggunakan stok terbaru terlebih dahulu. Namun, LIFO jarang dipakai di industri yang menangani barang mudah rusak.

3. Economic Order Quantity (EOQ)

Berikutnya adalah EOQ, yakni metode perhitungan jumlah pesanan optimal yang bertujuan untuk mengurangi biaya penyimpanan dan pembelian stok.

Metode ini membantu perusahaan dalam menentukan kapan dan berapa banyak barang yang perlu dipesan agar pengelolaan persediaan lebih efisien. Dengan EOQ, perusahaan dapat menjaga keseimbangan antara kebutuhan stok dan biaya operasional gudang.

4. Just In Time (JIT)

Selain itu, terdapat metode just in time, yaitu pendekatan yang mengurangi jumlah stok di gudang dengan memesan barang hanya saat dibutuhkan.

Pendekatan ini membantu perusahaan mengurangi biaya penyimpanan dan risiko kelebihan stok. Metode JIT cocok untuk bisnis yang mengutamakan efisiensi dan memiliki rantai pasok yang andal.

5. Pengiriman Massal

Metode pengiriman massal biasanya diterapkan oleh perusahaan yang memiliki produk dengan daya jual tinggi, di mana pelanggan membeli barang dalam jumlah besar sehingga harganya lebih murah.

Metode ini membutuhkan aplikasi yang tepat untuk melakukan stock opname secara akurat agar barang selalu tersedia. Namun, risiko dari metode ini adalah perubahan permintaan yang tidak terduga, yang bisa menyebabkan kelebihan stok dan pemborosan yang bisa menyebabkan deadstock.

6. Cross-Docking

Metode cross-docking memungkinkan pengiriman barang yang baru masuk ke gudang untuk segera disortir dan dikirim langsung ke destinasi tujuan tanpa harus disimpan terlebih dahulu.

Metode ini mengutamakan pengiriman barang baru terlebih dahulu, dengan tujuan untuk mengurangi waktu penyimpanan dan mempercepat proses distribusi. Cross-docking sangat efisien dalam memaksimalkan rotasi barang dan mengurangi biaya penyimpanan gudang.

7. Consignment

Metode consignment memungkinkan pengelolaan inventaris tanpa pembayaran di muka. Dalam metode ini, barang dikirim ke pembeli atau pengecer, namun tetap menjadi milik pemasok sampai produk tersebut terjual.

Hal ini mengurangi risiko bagi pengecer karena mereka tidak perlu membeli barang terlebih dahulu, tetapi hanya membayar setelah barang terjual, meningkatkan fleksibilitas dalam pengelolaan persediaan.

8. Cycle Counting

Cycle count adalah penghitungan stok berkala tanpa memerlukan pengecekan keseluruhan. Agar lebih efektif, Anda dapat menerapkan prinsip ABC analysis untuk memprioritaskan penghitungan pada barang-barang yang memiliki nilai investasi paling tinggi.

Dengan melakukan penghitungan stok secara teratur, perusahaan dapat memastikan akurasi inventaris tanpa harus mengganggu seluruh operasional. Metode ini memungkinkan perusahaan untuk lebih fleksibel dan mengurangi gangguan dalam pengelolaan inventaris.

9. Perpetual Inventory System

Sistem inventarisasi perpetual memperbarui catatan stok dengan setiap penerimaan dan pengeluaran secara berkala, memberikan gambaran real-time tentang tingkat persediaan.

Sistem ini sering terintegrasi dengan teknologi pemindaian barcode dan software ERP, mengurangi kesalahan manual dan menyederhanakan pengelolaan persediaan.

10. Dropshipping

Dalam metode dropshipping, penjual tidak menyimpan produk yang mereka jual secara fisik. Ketika pesanan dibuat, penjual membeli produk dari pihak ketiga yang mengirimkannya langsung ke pelanggan.

Metode ini mengurangi risiko keuangan dan operasional dalam menyimpan inventaris, serta memungkinkan penjual untuk menawarkan berbagai produk yang lebih luas tanpa perlu investasi awal yang besar.

Bagaimana Cara Mengelola Siklus Hidup Produk Melalui Inventory Control?

Mengelola siklus hidup produk (Product Life Cycle/PLC) dengan inventory control adalah langkah strategis untuk menyesuaikan stok dengan tahapan perkembangan produk, dari peluncuran hingga penurunan, guna memaksimalkan keuntungan dan efisiensi biaya. Berikut adalah cara untuk mengelola siklus hidup produk melalui inventory control:

1. Identifikasi Tahapan Produk

Setiap produk memiliki siklus hidup yang berbeda, mulai dari pengenalan, pertumbuhan, kematangan, hingga penurunan. Dengan mengidentifikasi tahap ini, inventory management dapat mengubah jumlah stok untuk memenuhi kebutuhan pasar. Ini akan mencegah overstock di fase awal dan kekurangan stok di fase puncak.

2. Perencanaan Permintaan dan Penyesuaian Stok

Dengan analisis data historis dan prediksi permintaan, bisnis dapat merencanakan stok yang sesuai di setiap tahap siklus produk. Ini mencegah kelebihan persediaan yang tidak diperlukan dan membantu mengoptimalkan ketersediaan produk.

3. Optimasi Pengadaan dan Penyimpanan

Di tahap awal, jumlah stock level minimal harus ditentukan untuk mengurangi risiko. Manajemen harus meningkatkan pengadaan untuk memenuhi permintaan yang meningkat saat produk mencapai puncak, sambil memastikan proses pengadaan dan penyimpanan tetap lancar.

4. Pengelolaan Produk Usang

Saat produk memasuki fase penurunan, penting untuk mengurangi stok secara bertahap, namun perlu diperhatikan juga agar tidak terjadi out of stock. Hal ini bertujuan untuk menghindari penyimpanan barang usang yang berpotensi menyebabkan kerugian bagi perusahaan jika produk tersebut tidak lagi diminati pasar.

Hal ini juga bertujuan untuk memperhatikan dampak persediaan barang berlebih jika terus dibiarkan yang bisa memberikan efek negatif.

5. Notifikasi dan Peringatan Jumlah Stok

Stock control and management dapat memantau level stok dan mengirimkan notifikasi ke perangkat manajemen jika stok mendekati ambang batas minimum atau jika terdeteksi aktivitas yang tidak biasa.

Hal ni memudahkan manajemen untuk bertindak cepat, baik untuk melakukan pemesanan ulang atau menyelidiki akar masalah, sehingga bisnis dapat menjaga kelancaran operasional dan keamanan inventaris.

Mudahkan Proses Inventory Control dengan Aplikasi Stok Barang ScaleOcean

Software inventaris ScaleOcean adalah solusi canggih yang dirancang untuk membantu perusahaan mengelola dan mengontrol persediaan barang secara lebih efektif. Dengan otomatisasi proses pencatatan dan pelacakan stok, aplikasi ini mengurangi kesalahan manusia dan menyederhanakan alur kerja di gudang serta operasional bisnis.

Dengan aplikasi ini, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi kesalahan manual, dan menjaga ketersediaan stok tetap optimal. ScaleOcean menawarkan solusi praktis untuk pengelolaan inventaris otomatis, memberikan visibilitas real-time, serta meminimalkan risiko kelebihan atau kekurangan stok.

ScaleOcean dapat memstikan proses implementasi berjalan lancar dan disesuaikan dengan kebutuhan bisnis. Cobalah demo gratis Aplikasi Stok Barang ScaleOcean dan temukan kemudahan dalam mengelola inventaris perusahaan Anda!

Fitur Utama Aplikasi Stok Barang ScaleOcean:

• Pengelolaan Stok Real-time: Memantau persediaan barang secara langsung dan memberikan laporan terkini untuk membantu keputusan bisnis yang cepat.
• Pencatatan Otomatis: Setiap pergerakan barang (masuk dan keluar) akan tercatat otomatis tanpa perlu input manual, mengurangi risiko kesalahan.
• Prediksi Kebutuhan Stok: Sistem menganalisis data stok sebelumnya untuk memprediksi kebutuhan barang di masa depan, memastikan stok tidak terlalu banyak atau sedikit.
• Penyusunan Laporan: Aplikasi ini menyediakan laporan stok yang dapat diekspor dengan mudah, sehingga memudahkan dalam melakukan analisis dan perencanaan.
• Integrasi Sistem: Dapat diintegrasikan dengan berbagai sistem lain yang digunakan oleh perusahaan untuk memudahkan alur data dan operasional.

Baca juga: Apa itu Inventory Tracking, Jenis, serta Manfaatnya

Kesimpulan

Pengelolaan stok, atau inventory control, adalah proses vital bagi perusahaan untuk mengatur persediaan barang, dari penyimpanan hingga pengiriman ke pelanggan. Proses ini sangat penting untuk memastikan operasional gudang berjalan efisien dan responsif terhadap dinamika pasar yang cepat berubah. Oleh karena itu, stock control memainkan peran kunci dalam mencapai kesuksesan bisnis Anda.

Sistem gudang ScaleOcean hadir sebagai solusi ideal untuk mengoptimalkan pengendalian inventory Anda, membantu bisnis Anda tetap kompetitif di tengah persaingan yang ketat. Dengan fitur yang dirancang untuk menyesuaikan kebutuhan bisnis, kami siap membantu Anda mencapai pengelolaan stok yang lebih baik. Jadwalkan demo gratis bersama tim kami sekarang, dan temukan bagaimana solusi kami dapat meningkatkan operasional Anda dengan mudah dan cepat!