Cycle Count: Pengertian, Manfaat, Metode, & Tips Optimalkan

Kesalahan pencatatan stok, kehilangan barang, dan ketidaksesuaian data sering kali mengganggu kelancaran operasional bisnis, menghambat pemenuhan pesanan, dan berisiko merugikan reputasi perusahaan. Tanpa pembaruan stok yang tepat waktu, perusahaan bisa kesulitan dalam menjaga ketersediaan barang.

Untuk mengatasi masalah ini, metode cycle count dapat menjadi solusi yang efektif. Dengan pengecekan stok secara berkala, tanpa menghentikan operasional, perusahaan dapat memastikan kesesuaian antara jumlah fisik barang dan catatan sistem.

Penerapan metode ini dapat mengurangi kesalahan pencatatan, mengoptimalkan pengelolaan stok, dan meningkatkan akurasi pemenuhan pesanan. Artikel ini akan mengulas pengertian, jenis, strategi pengelolaan, serta cara menghitung cycle count secara lebih mendalam.

Key Takeaways

• Cycle count adalah proses penghitungan persediaan secara berkala pada sebagian kecil stok, yang berfungsi untuk menjaga akurasi data inventaris perusahaan.
• Manfaat cycle count meliputi akurasi data, pengurangan kesalahan, perencanaan yang lebih baik, operasional berkelanjutan, biaya yang lebih rendah, mengurangi risiko kelebihan dan kekurangan stok
• Untuk mengoptimalkan cycle count tingkatkan akurasi dengan memprioritaskan barang yang sering bergerak, menetapkan frekuensi yang tepat, melatih karyawan, dan rutin menganalisis hasilnya.
• Software WMS terbaik ScaleOcean dapat mengotomatisasi perhitungan cycle count, memastikan akurasi data, dan meningkatkan visibilitas stok di gudang Anda secara real-time.

Coba Demo Gratis

Apa itu Cycle Count?

Cycle count adalah metode pengecekan stok rutin yang bertujuan memastikan akurasi data inventaris dengan membandingkan stok fisik dan data sistem, tanpa mengganggu operasional gudang. Berbeda dengan physical inventory tahunan, cycle count memungkinkan perusahaan memantau persediaan secara berkala dan lebih terfokus.

Dengan cara ini, perusahaan dapat mencatat data inventaris dengan akurat, yang berguna untuk perencanaan pembelian, forecasting penjualan, dan manajemen stok lainnya. Proses ini membagi persediaan menjadi bagian lebih kecil, memudahkan pemantauan yang teratur.

Untuk meningkatkan efisiensi, perusahaan bisa menggunakan sistem gudang terintegrasi seperti WMS yang mempercepat perhitungan, mengurangi kesalahan manusia, dan membantu mengidentifikasi area yang rawan kesalahan, sehingga mengoptimalkan manajemen persediaan secara keseluruhan.

Manfaat Cycle Count dalam Bisnis

Memahami cycle count adalah hal yang sangat berharga bagi pemilik bisnis, terutama untuk yang mengelola gudang atau inventaris. Dengan pengetahuan yang baik tentang metode ini, Anda bisa memastikan proses pengelolaan stok berjalan lancar, meningkatkan efisiensi, dan mengurangi risiko kesalahan.

Berikut adalah beberapa manfaat cycle count dalam penerapannya di perusahaan untuk kesuksesan operasional bisnis Anda, meliputi:

1. Akurasi Data

Penggunaan metode dapat membantu memastikan catatan persediaan selalu sesuai dengan kondisi stok fisik di gudang. Dengan pengecekan berkala, perusahaan dapat mengidentifikasi selisih jumlah secara cepat dan melakukan koreksi sebelum masalah membesar.

Data ini juga dapat diintegrasikan ke dalam laporan gudang barang untuk memberikan gambaran yang lebih akurat dan komprehensif mengenai kondisi persediaan. Akurasi data dalam manajemen inventory perusahaan sangat penting untuk menghindari kekurangan atau kelebihan stok yang dapat mengganggu operasional dan layanan pelanggan.

2. Pengurangan Kesalahan

Dengan metode ini, perusahaan dapat mudah dan cepat mengidentifikasi ketidaksesuaian dibandingkan metode stock opname tahunan. Metode ini dapat mengurangi risiko kesalahan pencatatan akibat human error atau kehilangan barang yang tidak terpantau.

Semakin cepat kesalahan data inventory ditemukan, semakin mudah perusahaan menanganinya, sehingga integritas data persediaan tetap terjaga dan keandalan laporan inventaris meningkat.

3. Perencanaan yang Lebih Baik

Data persediaan yang akurat dari perhitungan ini dapat membantu perusahaan dalam merencanakan pengadaan barang secara tepat waktu. Selain itu, perencanaan produksi dapat disesuaikan dengan kebutuhan riil di lapangan, menghindari overstock atau stockout.

Selain itu, manajemen persediaan di perusahaan dapat menjadi lebih efisien, sehingga akan mendukung strategi bisnis jangka panjang, dan meminimalkan pemborosan sumber daya.

4. Operasional Berkelanjutan

Berbeda dengan stock opname yang seringkali memerlukan penghentian operasional, metode perhitungan stok ini dilakukan secara berkala tanpa mengganggu aktivitas gudang.

Tim gudang dapat menjalankan proses pengecekan perhitungan cycle di area tertentu sambil operasional tetap berjalan normal. Hal ini memungkinkan arus barang tetap lancar, pesanan tetap terpenuhi, dan produktivitas gudang terjaga sepanjang waktu.

5. Biaya Lebih Rendah

Cycle count umumnya membutuhkan sumber daya yang lebih sedikit dibandingkan stock opname tradisional yang dilakukan secara menyeluruh. Metode ini berfokus pada sebagian stok setiap kali pengecekan, sehingga membuat biaya tenaga kerja dan waktu yang dibutuhkan menjadi lebih efisien.

Dalam jangka panjang, penerapan metode cycle time di perusahaan juga dapat membantu menghemat anggaran operasional gudang tanpa mengorbankan akurasi data.

6. Mengurangi Risiko Kehilangan Stok atau Kekurangan Barang

Pendekatan ini juga membantu Anda mendeteksi masalah dalam stok lebih awal, seperti kesalahan pencatatan atau perbedaan fisik yang tidak terdeteksi. Dengan pemahaman yang baik, Anda bisa mengurangi risiko kehilangan barang atau kekurangan stok yang sering kali mengganggu kelancaran operasional.

Stock adjustment adalah langkah penting yang memastikan catatan sistem tetap selaras dengan kondisi fisik di gudang. Hal ini dapat membantu perusahaan menjaga kelancaran rantai pasokan dan meminimalkan masalah terkait pengiriman.

7. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Dengan pengelolaan stok yang lebih akurat melalui perhitungan ini, Anda dapat memastikan barang selalu tersedia tepat waktu. Ini mengurangi risiko keterlambatan pengiriman dan meningkatkan kepercayaan pelanggan terhadap perusahaan Anda. Dengan memenuhi permintaan pelanggan dengan tepat, Anda juga memperkuat hubungan dan loyalitas mereka.

8. Meningkatkan Pengendalian Bisnis

Memahami metode ini memberikan Anda kontrol inventaris yang lebih besar di gudang. Anda bisa lebih proaktif dalam mengidentifikasi masalah sejak awal dan melakukan perbaikan sebelum masalah tersebut berkembang.

Dengan cara ini, Anda dapat menjaga kelancaran operasional dan menghindari kerugian yang disebabkan oleh stok yang tidak terkelola dengan baik.

Metode Cycle Count

Cycle count dapat dilakukan dengan berbagai pendekatan yang meliputi metode ABC, contoh acak, dan grup kontrol. Maka dari itu, penting bagi perusahaan memilih metode yang tepat agar akurasi data tetap terjaga sekaligus mencegah gangguan operasional gudang.

Berikut adalah beberapa metode yang umum digunakan dalam praktik cycle count, yaitu:

1. Metode ABC

Metode ini membagi pengelolaan persediaan menjadi kategori A, B, dan C berdasarkan nilai atau tingkat kepentingannya. Barang kategori A yang bernilai tinggi atau kritis dihitung lebih sering, sedangkan kategori B dan C dihitung dengan frekuensi lebih rendah.

Strategi ABC dalam manajemne persediaan ini dapat membantu dalam memaksimalkan fokus pada item yang paling mempengaruhi keuangan atau operasional perusahaan.

2. Metode Contoh Acak

Metode contoh acak dilakukan dengan memilih sejumlah produk secara acak untuk dihitung pada periode tertentu, seperti harian atau mingguan. Pemilihan acak membantu mendeteksi potensi kesalahan di seluruh area gudang tanpa pola yang dapat diprediksi.

Metode ini cocok digunakan bagi perusahaan dengan tata letak gudang yang kompleksn dan beragam jenis barang yang bervariasi dan pergerakannya tidak selalu konsisten.

3. Metode Grup Kontrol

Dalam metode ini, persediaan dikelompokkan berdasarkan kriteria tertentu, seperti lokasi penyimpanan, jenis barang, atau pemasok. Setiap kelompok dihitung secara bergiliran sesuai jadwal yang telah ditentukan. Cara ini memudahkan pengaturan proses pengecekan dan memastikan setiap kelompok barang terpantau secara sistematis.

Kegiatan yang Mempengaruhi Cycle Count Gudang

Cycle count adalah metode yang digunakan untuk mencatat dan memverifikasi data stok barang secara berkala. Namun, berbagai kegiatan dalam gudang dapat memengaruhi akurasi metode tersebut. Berikut adalah beberapa kegiatan yang dapat mempengaruhi proses ini gudang, diantaranya:

1. Proses Penerimaan Barang Baru ke Gudang

Setiap penerimaan barang baru ke gudang harus dicatat dengan cermat. Proses ini berperan penting dalam memastikan data stok yang akurat, karena barang yang baru datang akan langsung mempengaruhi jumlah inventaris yang tercatat di sistem. Ketelitian dalam penerimaan barang dapat mencegah kesalahan yang dapat mempengaruhi perhitungan stok.

2. Pemindahan Barang ke Lokasi Lain dalam Gudang

Pemindahan barang antar lokasi penyimpanan dalam gudang harus tercatat dengan baik. Tanpa pencatatan yang akurat, pemindahan ini bisa menyebabkan ketidaksesuaian antara stok fisik dan yang tercatat dalam sistem. Proses pemindahan barang mempengaruhi perhitungan stok karena dapat mengubah posisi barang dalam gudang.

3. Pengambilan Barang dari Gudang

Setiap pengambilan barang dari gudang, baik untuk diproses lebih lanjut atau dikirim ke pelanggan, berpotensi memengaruhi jumlah stok yang tercatat. Kegiatan ini dapat menyebabkan ketidaksesuaian jika tidak dicatat dengan tepat, yang akan mempengaruhi keakuratan perhitungan dan proses pengelolaan stok.

4. Pengembalian Barang ke Gudang

Barang yang dikembalikan, baik oleh pelanggan atau departemen internal, perlu dicatat dengan hati-hati. Proses pengembalian barang ini mempengaruhi perhitungan cycle karena dapat mengubah jumlah persediaan barang yang tersedia. Ketidakakuratan dalam proses ini akan berdampak pada saldo stok yang tercatat.

5. Stock Opname

Stock opname dilakukan untuk memastikan bahwa jumlah fisik barang yang ada di gudang sesuai dengan yang tercatat dalam sistem. Proses ini sangat penting dalam metode ini karena setiap ketidaksesuaian harus segera diperbaiki untuk menjaga keakuratan data stok dan mencegah kesalahan pencatatan.

6. Fluktuasi Permintaan dan Kebutuhan Pelanggan

Perubahan dalam permintaan atau kebutuhan pelanggan dapat mempengaruhi frekuensi dan jumlah barang yang perlu disortir atau dipindahkan dalam gudang. Fluktuasi ini dapat menyebabkan perubahan dalam stok yang perlu dihitung ulang dan disesuaikan dalam perhitungan cycle untuk mencocokkan data yang ada.

7. Perubahan dalam Kebijakan Pengelolaan Manajemen Gudang

Perubahan dalam kebijakan pengelolaan stok atau pembaruan sistem manajemen gudang juga dapat memengaruhi proses perhitungan cycle. Pembaruan sistem atau kebijakan baru memerlukan pelatihan ulang bagi staf dan perubahan dalam cara pencatatan dan pengelolaan stok, yang dapat berdampak langsung pada keakuratan data yang tercatat.

Baca juga: 9 Tips Mengelola Barang serta Manajemen Gudang

Kelebihan Cycle Count

Cycle count adalah metode yang sangat berguna dalam pengelolaan inventaris karena memungkinkan perusahaan untuk melakukan penghitungan persediaan secara lebih efisien dan terstruktur. Proses ini memiliki kelebihan dalam mendukung kelancaran operasional dan pengelolaan stok yang lebih baik.

Ini beberapa kelebihan utama dari metode ini yaitu sebagai berikut:

1. Lebih Sederhana Dibandingkan Metode Penghitungan Stok Lainnya

Cycle count lebih sederhana dan lebih mudah diimplementasikan dibandingkan dengan metode penghitungan stok lainnya seperti stock opname tahunan. Dengan metode ini, penghitungan dilakukan secara berkala dan terbatas pada sebagian stok, sehingga lebih mudah untuk dikelola, tanpa perlu menghentikan operasi gudang secara keseluruhan.

2. Tidak Gangguan dalam Operasi Gudang

Salah satu kelebihan metode ini adalah kemampuannya untuk meminimalkan gangguan operasional di gudang. Perhitungan ini dapat dilakukan secara bertahap dan tidak mengganggu kegiatan operasional, sehingga proses distribusi barang dan pengiriman tetap berjalan lancar, tanpa perlu menghentikan aktivitas gudang untuk penghitungan fisik yang besar.

3. Pengurangan Biaya Penghitungan Fisik Persediaan

Cycle count dapat mengurangi biaya yang dikeluarkan untuk penghitungan persediaan. Dibandingkan dengan penghitungan fisik tahunan yang membutuhkan lebih banyak sumber daya dan waktu, metode ini dapat mengurangi beban biaya dengan melakukan penghitungan hanya pada sebagian stok setiap waktu, menjadikannya lebih hemat biaya.

4. Akurasi Inventaris Secara Berkala

Dengan melakukan pendekatan perhitungan cycle secara berkala, perusahaan dapat secara proaktif mendeteksi dan mengatasi ketidaksesuaian antara stok fisik dan yang tercatat dalam sistem.

Proses ini membantu menjaga akurasi inventaris yang lebih baik sepanjang tahun, yang sangat penting untuk pengambilan keputusan yang tepat dan perencanaan produksi yang efisien.

5. Meningkatkan Efisiensi Pengelolaan Stok

Karena perhitungan cycle mengidentifikasi masalah stok secara lebih dini, ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola persediaan dengan lebih efisien. Proses yang lebih teratur dan terjadwal ini membantu perusahaan dalam menghindari kelebihan stok atau kekurangan stok yang bisa mengganggu alur produksi atau pengiriman barang.

6. Meningkatkan Transparansi dan Kontrol Stok

Metode ini memberi perusahaan kontrol lebih besar terhadap stok yang ada di gudang, meningkatkan transparansi data inventaris yang dimiliki. Dengan penghitungan yang dilakukan secara rutin, perusahaan dapat lebih mudah memantau pergerakan barang dan mengidentifikasi area yang perlu perbaikan dalam manajemen persediaan.

Kekurangan Cycle Count

Meskipun cycle count menawarkan banyak kelebihan, ada beberapa kekurangan yang perlu dipertimbangkan. Beberapa tantangan ini dapat memengaruhi akurasi pengelolaan stok dan memerlukan perhatian khusus agar proses ini tetap efektif. Berikut ini beberapa kekurangan utama dari metode cycle count, yaitu:

1. Sulit Menentukan Nilai Akurat pada Akhir Tahun Buku

Salah satu kekurangan utama dari metode ini adalah kesulitan dalam menentukan nilai yang akurat pada akhir tahun buku. Karena catatan persediaan tidak selalu diperbarui secara bersamaan, sering kali ada ketidaksesuaian antara stok fisik dan yang tercatat dalam sistem, terutama jika penghitungan dilakukan di berbagai waktu sepanjang tahun.

2. Memerlukan Waktu dan Sumber Daya yang Cukup

Meskipun metode perhitungan cycle lebih efisien daripada stock opname tahunan, proses ini masih memerlukan waktu dan sumber daya, terutama jika dilakukan secara teratur dan di banyak lokasi. Sumber daya manusia yang terlibat dalam penghitungan bisa mempengaruhi efisiensi operasional jika tidak diatur dengan baik.

3. Tantangan dalam Menjaga Konsistensi Penghitungan

Keakuratan perhitungan cycle sangat bergantung pada konsistensi dan ketelitian tim yang melaksanakan tugas penghitungan. Jika proses penghitungan tidak dilakukan dengan cermat atau ada perubahan dalam metode penghitungan, hasilnya bisa menjadi tidak konsisten, yang dapat mengarah pada ketidaksesuaian data dan keputusan yang salah.

4. Tidak Memberikan Gambaran Stok Secara Menyeluruh

Perhitungan cycle lebih fokus pada sebagian stok tertentu pada waktu tertentu, yang berarti tidak memberikan gambaran lengkap tentang keseluruhan persediaan secara langsung. Ini bisa mengakibatkan ketidaktahuan terhadap masalah stok lainnya yang mungkin terjadi di luar periode penghitungan.

Perbedaan Cycle Count dengan Stock Opname

Selain cycle count, perhitungan stok juga dapat dilakukan dengan metode stock opname. Meski sama-sama bertujuan untuk pengendalian persediaan serta untuk verifikasi kesesuaian antara stok fisik dan catatan sistem, keduanya berbeda dalam metode pelaksanaan dan frekuensi pelaksanaan.

Cycle count dilakukan secara rutin dan berkesinambungan, biasanya setiap hari, minggu, atau bulan. Metode ini juga memeriksa sebagian stok berdasarkan prioritas atau metode tertentu seperti ABC atau sampel acak. Tujuannya menjaga akurasi data tanpa menghentikan operasional gudang.

Stock opname dilakukan dengan pengecekan persediaan secara menyeluruh yang umumnya dilakukan setahun sekali atau pada periode tertentu, biasanya di akhir tahun fiskal. Proses ini sering memerlukan penghentian sementara operasional gudang agar seluruh stok dapat dihitung.

Stock opname memberikan gambaran lengkap kondisi persediaan, namun memakan waktu dan sumber daya lebih besar dibandingkan cycle count. Perbedaan kedua metode ini secara sederhana yaitu: perhitungan stok dengan cycle count dilakukan bertahap dan terjadwal, sementara stock opname dilakukan sekaligus sekali dalam operasional gudang.

Contoh Penerapan Cycle Count di Perusahaan

Di sebuah perusahaan distribusi besar, cycle count diterapkan dengan metode ABC untuk menjaga akurasi persediaan. Barang kategori A, seperti produk dengan nilai tinggi atau perputaran cepat, dihitung setiap minggu.

Kategori B dihitung setiap bulan, sementara kategori C cukup diperiksa setiap kuartal. Proses ini dilakukan menggunakan barcode scanner terintegrasi WMS, sehingga hasil perhitungan langsung tercatat di sistem.

Dengan pendekatan ini, perusahaan mampu meminimalkan selisih stok, mempercepat proses pengecekan, dan menjaga kelancaran operasional tanpa menghentikan aktivitas gudang.

Tingkatkan Akurasi Cycle Count dengan WMS ScaleOcean

ScaleOcean WMS Software adalah sistem manajemen gudang lengkap yang terintegrasi dengan ERP, dirancang untuk membantu bisnis Anda meningkatkan efisiensi operasional dan akurasi. Dengan menyediakan data real-time dan integrasi yang mulus dengan berbagai fungsi bisnis, ScaleOcean memastikan bahwa manajemen inventaris dan proses penghitungan siklus dapat dilakukan dengan lebih efisien dan tanpa gangguan.

Penghitungan siklus (cycle count) adalah tugas penting untuk menjaga akurasi stok, dan ScaleOcean WMS membantu menjadikan proses ini lebih cepat dan dapat diandalkan. Berbeda dengan metode tradisional yang sering memerlukan waktu henti yang lama atau pemeriksaan manual, ScaleOcean menyediakan visibilitas inventaris secara real-time yang memungkinkan tim Anda melakukan penghitungan siklus tanpa mengganggu operasional gudang.

Dengan ScaleOcean, Anda dapat memastikan bahwa penghitungan stok selalu akurat, terkini, dan terintegrasi dengan semua aktivitas gudang. Berikut beberapa fitur khusus yang disediakan ScaleOcean untuk mengoptimalkan proses ini, diantaranya:

• Automated Cycle Count Scheduling: Menjadwalkan penghitungan stok otomatis berdasarkan SKU, kategori, lokasi, atau periode tertentu. Anda bisa membagi perhitungan cycle menjadi harian, mingguan, atau bulanan untuk mencegah penumpukan pekerjaan.
• Real-Time Inventory Update: Hasil hitung langsung diperbarui di sistem saat proses berjalan, sehingga data stok selalu sinkron dengan kondisi aktual.
• SKU & Location Prioritization: Memilih barang yang perlu dihitung lebih sering, seperti barang bernilai tinggi, barang fast-moving, atau barang rawan selisih.
• Exception Reporting: Sistem otomatis memberi peringatan jika terdapat selisih antara data sistem dan hasil fisik di gudang. SceleOcean juga dilengkapi audit trail untuk menelusuri penyebab perbedaan.
• Concurrent Operations Support: Memungkinkan proses ini dilakukan tanpa menghentikan aktivitas lain seperti picking, receiving, atau putaway.
• Analytics & Performance Dashboard: Memberikan laporan akurasi stok, tren selisih, dan efektivitas perhitungan cycle, membantu manajer gudang mengambil keputusan berbasis data.

Kesimpulan

Cycle count adalah metode inventarisasi yang dilakukan secara berkala untuk menghitung dan memverifikasi persediaan barang di gudang tanpa menghentikan operasional. Dengan pengecekan yang dilakukan secara bertahap, metode ini memungkinkan pengelolaan stok yang lebih efisien.

Penerapan cycle count yang konsisten membantu perusahaan merencanakan pengadaan dan produksi dengan lebih tepat, menghemat biaya, serta meningkatkan kepuasan pelanggan. Untuk mengoptimalkan proses ini, ScaleOcean WMS software menawarkan fitur otomatisasi, integrasi real-time, dan dukungan perangkat mobile, yang membuat cycle count lebih cepat, akurat, dan efisien.

Segera jadwalkan demo gratis untuk melihat bagaimana sistem ini dapat meningkatkan kinerja gudang Anda.