Physical Inventory System Adalah: Definisi dan Kegunaannya

Dalam kegiatan pengelolaan gudang, penggunaan physical inventory system adalah salah satu hal yang perlu dipahami pengelola gudang. Physical inventory system adalah metode sistematis untuk menghitung dan melacak stok fisik dalam gudang, yang memungkinkan bisnis untuk mengelola inventaris mereka dengan lebih akurat.

Dalam manajemen gudang, physical inventory system memiliki peran yang penting. Physical inventory system mempermudah warehouse management yang cukup rumit untuk dikelola secara manual dan bisa meningkatkan efisiensi kegiatan operasional gudang. Melalui artikel ini, kami akan membahas definisi, keuntungan, dan cara menggunakan sistem ini untuk menciptakan warehouse management yang efektif.

Key Takeaways

• Physical inventory system merupakan metode pengelolaan stok yang melibatkan penghitungan fisik seluruh barang yang ada dalam inventaris suatu perusahaan.
• Keuntungan physical inventory system adalah akurasi data tinggi, meningkatkan manajemen aset, serta optimasi pembelian dan penggunaan inventaris.
• Cara menggunakan physical inventory system adalah persiapan, pengaturan letak barang, dan penggunaan alat bantu.

Coba Demo Gratis!

1. Physical Inventory System Adalah

Physical inventory system adalah sistem di mana harga pokok penjualan dihitung secara periodik, hanya dengan mengandalkan perhitungan fisik persediaan tanpa mencatat transaksi harian atas unit yang terjual ataupun yang tersedia. Perhitungan ini dilakukan pada akhir periode untuk menentukan jumlah barang yang ada.

Dalam melakukan physical inventory, staf menghitung setiap barang yang tersimpan di gudang dan mencatatnya. Proses ini seringkali melibatkan penggunaan lembar kerja atau perangkat digital seperti scanner barcode untuk mempermudah pencatatan dan meningkatkan akurasi.

Hasil dari penghitungan fisik ini kemudian akan dibandingkan dengan catatan inventaris yang ada dalam warehouse management system untuk mengidentifikasi adanya perbedaan atau ketidakcocokan yang mungkin menunjukkan masalah seperti kehilangan, pencurian, atau kesalahan pencatatan.

Baca juga: Warehouse Staff: Tugas, Gaji, Keterampilan, & Contohnya

2. Pentingnya Physical Inventory System dalam Bisnis

Physical inventory system hadir untuk membantu perusahaan mengelola stok dengan lebih efisien dan terorganisir. Berikut adalah beberapa alasan mengapa sistem ini sangat penting bagi bisnis Anda:

a. Menjaga Stok Barang untuk Produksi

Untuk perusahaan menengah hingga besar, keterlambatan produksi dapat menyebabkan kerugian signifikan. Tidak hanya perusahaan akan terus menanggung biaya operasional, tetapi proses produksi yang terhenti juga bisa merusak jadwal dan target.

Oleh karena itu, memiliki stok barang yang memadai sangat penting agar produksi terus berjalan tanpa hambatan. Physical inventory system membantu Anda memonitor kebutuhan barang agar tidak ada kekurangan yang dapat mengganggu kelancaran produksi dan menyebabkan downtime.

b. Menjaga Stok Barang yang Beredar di Pasaran

Sering kali, perusahaan akan menghadapi situasi di mana permintaan pasar tinggi, tetapi stok tidak mencukupi. Ini tidak hanya merugikan dari sisi penjualan, tetapi juga dapat merusak kepercayaan pelanggan.

Physical inventory system membantu Anda menghindari hal ini dengan memberikan data akurat mengenai stok yang tersedia. Dengan demikian, Anda dapat selalu siap menghadapi fluktuasi permintaan pasar yang dinamis.

c. Mempunyai Kendali Penuh atas Stok Barang

Dengan sistem pencatatan barang yang terstruktur, Anda dapat memiliki kendali penuh atas persediaan. Anda bisa dengan mudah memperkirakan kebutuhan stok dan mengetahui persediaan yang sudah habis. Hal ini sangat penting untuk memastikan biaya yang dibutuhkan untuk menjaga stok tetap terjaga, dan lebih dari itu, meminimalkan pemborosan.

d. Mengurangi Pemborosan dan Biaya Penyimpanan

Tidak hanya persediaan siap jual, system ini juga membantu Anda mengidentifikasi barang yang tidak berge rak atau kadaluarsa. Dengan data yang lebih akurat, Anda bisa menghindari pemborosan, mengoptimalkan ruang gudang, dan mengurangi biaya penyimpanan yang tidak perlu. Ini tentu saja berdampak positif pada margin keuntungan perusahaan.

e. Meningkatkan Akurasi Laporan Keuangan

Physical inventory system juga dapat memastikan bahwa laporan persediaan yang Anda buat akurat dan sesuai dengan ketersediaan barang secara fisik di gudang. Laporan yang disusun berdasarkan data real-time ini memungkinkan Anda untuk menyajikan informasi keuangan yang lebih terpercaya. Hal ini pada akhirnya akan membantu Anda membuat keputusan bisnis yang lebih tepat dan strategis.

f. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Terakhir, pengelolaan stok yang efisien tentu akan meningkatkan kepuasan pelanggan. Dengan ketersediaan barang yang terjamin, Anda dapat merespons permintaan pelanggan lebih cepat, meningkatkan pengalaman mereka, dan pada akhirnya membangun loyalitas. Physical inventory system memungkinkan Anda untuk menjaga level persediaan dengan baik, sehingga selalu siap memenuhi kebutuhan pasar.

Dengan berbagai manfaat yang ditawarkan, jelas bahwa physical inventory system lebih dari sekadar alat pencatatan. Ini adalah kunci untuk memastikan operasional yang efisien, pengelolaan biaya yang lebih baik, dan layanan pelanggan yang optimal.

3. Keuntungan Physical Inventory System

Physical inventory system memiliki beberapa keuntungan yang membuatnya menjadi pilihan populer bagi banyak bisnis untuk mengelola inventaris mereka. Berikut adalah beberapa keuntungan utama dari menggunakan physical inventory system.

a. Akurasi Data Tinggi

Menggunakan physical inventory system mempermudah perusahaan untuk memverifikasi jumlah dan kondisi setiap barang di gudang secara langsung. Hal ini penting dalam bisnis yang perlu menyimpan SKU atau barang bernilai tinggi.

Melalui proses ini, kesalahan dalam pencatatan elektronik atau kesalahan manusia dalam entri data dapat diidentifikasi dan dikoreksi. Akurasi ini sangat penting untuk perencanaan produksi, laporan keuangan, dan pengecekan kualitas.

b. Meningkatkan Manajemen Aset

Data inventaris yang akurat dapat membantu bisnis untuk mengetahui informasi mengenai kondisi aset. Perusahaan dapat mengidentifikasi aset yang sudah tidak layak pakai, sehingga dapat digantikan atau dihapuskan dari inventaris.

Penggunaan aplikasi inventory dengan solusi physical inventory system ini juga memudahkan staf gudang untuk melakukan penyesuaian atas depresiasi aset lebih akurat, yang langsung berpengaruh pada kesehatan finansial perusahaan.

c. Optimasi Pembelian dan Penggunaan Inventaris

Data yang akurat dari physical inventory system memudahkan perusahaan untuk tidak melakukan pembelian berlebihan, yang bisa mengakibatkan penumpukan stok dan biaya penyimpanan yang lebih tinggi. Selain itu, dengan mengetahui inventaris yang dimiliki, perusahaan dapat mengoptimalkan penggunaan sumber dayanya, mengurangi pemborosan, dan meningkatkan turnover inventaris.

d. Validasi Data Otomatis

Dalam era digital saat ini, banyak perusahaan mengguanakan sistem otomatis untuk manajemen inventaris. Namun, sistem tersebut masih memerlukan pengecekan manual untuk memastikan keakuratan data.

Penggunaan teknologi untuk manajemen gudang ini dapat mempermudah proses pengecekan dan perbaikan kesalahan yang dapat terjadi dalam sistem otomatis tersebut. Hal tersebut bertujuan untuk memverifikasi data yang digunakan dalam operasi sehari-hari adalah tepat dan terpercaya.

e. Mendeteksi Kehilangan dan Pencurian

Dengan melakukan penghitungan fisik secara teratur, perusahaan dapat mengetahui jumlah selisih antara catatan inventaris dan jumlah fisik yang sebenarnya. Kegiatan ini membantu dalam mengidentifikasi ketidaksesuaian yang dapat menunjukkan adanya kecurangan atau pencurian di dalam perusahaan. Pendeteksian dini akan mempermudah perusahaan mengambil langkah-langkah pencegahan, seperti meningkatkan keamanan atau mengaudit prosedur internal.

Baca juga: Apa itu RFID, Cara Kerja, Jenis, dan Contohnya?

4. Cara Menggunakan Physical Inventory System

Menggunakan physical inventory system secara efektif dalam warehouse management melibatkan beberapa langkah terstruktur untuk memastikan akurasi data inventory. Berikut adalah langkah-langkah utama dalam menggunakan physical inventory system di lingkungan gudang.

a. Persiapan

Persiapan yang efektif adalah langkah pertama dari inventarisasi fisik yang sukses.
Ini termasuk menentukan waktu yang tepat ketika operasi gudang ada pada titik terendah untuk mengurangi gangguan.

Persiapan juga melibatkan pengecekan peralatan yang akan digunakan, seperti scanner dan software inventory, untuk memastikan semua peralatan berfungsi dengan baik. Pelatihan dan briefing khusus kepada tim yang terlibat harus dilaksanakan untuk memastikan semua orang memahami proses dan tujuannya.

b. Pengaturan Letak Barang

Mengatur ulang dan menyusun barang di gudang secara sistematis sangat penting sebelum melakukan inventaris fisik. Pastikan barang dikelompokkan berdasarkan kategori, jenis, atau kategori tertentu untuk memudahkan akses dan pencatatan. Hal ini dapat mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk mencari barang tertentu dan mencegah terjadinya kesalahan penghitungan karena penyimpanan yang tidak terorganisir.

c. Penggunaan Alat Bantu

Sistem inventaris fisik sangat diperlukan untuk memastikan akurasi stok barang di gudang atau toko. Namun, metode manual seringkali memakan waktu dan rawan kesalahan. Oleh karena itu, penerapan teknologi seperti scanner barcode dan aplikasi inventory barang sangat mempengaruhi kecepatan dan akurasi inventarisasi.

Teknologi akan bantu ini mengeliminasi kebutuhan untuk pencatatan manual, yang seringkali lambat dan rentan terjadi kesalahan. Penggunaan alat ini juga memungkinkan data langsung diunggah ke sistem pusat, yang mempercepat proses rekonsiliasi dan analisis data.

d. Penghitungan Fisik

Langkah ini melibatkan penghitungan manual semua barang di gudang. Setiap anggota tim harus bertanggung jawab atas zona atau jenis barang tertentu untuk menghindari duplikasi data atau penghitungan yang terlewat. Penting juga untuk mencatat setiap barang rusak atau kedaluwarsa selama proses ini, karena hal tersebut juga mempengaruhi akurasi data dalam manajemen inventaris.

e. Rekonsiliasi Data

Setelah penghitungan selesai, staf gudang harus segera melakukan rekonsiliasi antara catatan fisik dan catatan dalam sistem. Perbedaan yang ditemukan harus dicermati dan dicari penyebabnya, apakah karena kesalahan penghitungan, pencatatan yang salah, atau masalah lain seperti pencurian atau kehilangan.

Pemecahan masalah yang cepat dan tepat dapat mempertahankan integritas data inventaris. Untuk memastikan kelancaran proses ini, manajemen inventaris ritel yang efisien sangat penting dalam menjaga akurasi dan transparansi data persediaan.

f. Laporan dan Analisis

Setelah data diverifikasi, hasilnya harus dirangkum dalam laporan yang mencakup detail inventarisasi, temuan, dan statistik yang relevan. Laporan ini harus dianalisis untuk mengetahui tren, seperti barang yang sering terjadi kekurangan stok, yang dapat menunjukkan adanya masalah dalam proses gudang.

g. Tindakan Perbaikan

Berdasarkan laporan dan analisis yang dibuat, manajemen harus mengambil tindakan perbaikan untuk mengatasi masalah yang sudah diidentifikasi. Ini dapat mencakup penyesuaian kebijakan pengelolaan stok, perbaikan sistem keamanan, atau perubahan layout gudang untuk memudahkan akses dan pengawasan.

h. Pembaruan Sistem dan Audit

Setelah tindakan perbaikan diimplementasikan, staf harus memperbarui sistem manajemen inventaris dengan informasi terkini dan melakukan audit secara berkala. Audit ini bertujuan untuk memastikan bahwa perubahan yang dibuat efektif dan bahwa sistem terus berjalan dengan baik, serta mendeteksi adanya masalah baru yang mungkin muncul.

Baca juga: Berikut Contoh Surat Pengeluaran Barang dari Gudang

5. Tipe-tipe Physical Inventory System

Dalam manajemen gudang, menjaga akurasi inventaris adalah hal yang sangat penting untuk memastikan kelancaran operasional. Berbagai metode pengelolaan inventaris digunakan untuk memantau dan menghitung stok yang ada. Berikut adalah beberapa tipe-tipe sistem inventory:

a. Inventaris Fisik Penuh (Full Physical Inventory)

Inventaris fisik penuh melibatkan penghitung seluruh barang yang ada di gudang secara langsung dalam satu waktu, biasanya dilakukan setahun sekali atau di akhir periode pelaporan. Proses ini memberikan gambaran akurat tentang jumlah stok yang ada di gudang dan memungkinkan pengecekan langsung terhadap data yang tercatat.

b. Penghitungan Siklus (Cycle Counting)

Berbeda dengan inventaris fisik penuh, penghitungan siklus dilakukan dengan menghitung bagian-bagian tertentu dari inventaris secara bergilir sepanjang tahun, guna memastikan akurasi stok secara rutin.

Metode ini memungkinkan pengecekan berkala tanpa menghentikan seluruh operasi gudang, sehingga mengurangi gangguan pada operasional harian. Sistem inventory ini lebih fleksibel dan membantu menjaga akurasi data inventaris secara berkelanjutan.

c. Inventaris Spot (Spot Inventory)

Inventaris spot adalah metode penghitungan stok yang dilakukan secara acak pada waktu tertentu untuk memverifikasi jumlah stok yang ada. Berbeda dengan penghitungan fisik penuh atau siklus yang dilakukan pada interval tertentu, inventaris spot dilakukan lebih spontan dan sering kali digunakan untuk mengidentifikasi masalah atau ketidakcocokan dalam jumlah stok secara cepat.

Penerapan manajemen inventory dalam rantai pasok yang terintegrasi, terutama dengan tipe physical inventory, memungkinkan penghitungan stok secara langsung di gudang, yang mempercepat proses identifikasi dan pemenuhan permintaan.

Hal ini dapat mendukung seluruh proses rantai pasok menjadi lebih responsif terhadap fluktuasi permintaan pasar, serta memudahkan pengambilan keputusan yang lebih baik, serta memastikan produk selalu tersedia tepat waktu.

6. Kesimpulan

Dalam mengelola gudang yang efisien, physical inventory system adalah komponen penting yang tidak bisa diabaikan. Sistem ini memainkan peranan penting dalam warehouse management, memastikan data inventaris yang akurat dan terpercaya. Dengan melakukan penghitungan stok secara fisik, perusahaan dapat mendeteksi dan memperbaiki ketidaksesuaian data, mengoptimalkan penggunaan sumber daya, dan memenuhi regulasi yang berlaku.

Keakuratan data yang diperoleh membantu bisnis untuk pengambilan keputusan yang cerdas dalam operasional gudang. Oleh karena itu, mengimplementasikan physical inventory system adalah langkah yang tepat untuk mencapai keberhasilan operasional dan kepuasan pelanggan dalam bisnis yang bergerak di bidang warehouse management.

Setelah menerapkan physical inventory system, Anda juga dapat menerapkan aplikasi stok barang di gudang untuk lebih meningkatkan efisiensi pengelolaan persediaan. Aplikasi ini memungkinkan perusahaan untuk memantau stok secara real-time, mengurangi kesalahan manual, dan mempercepat proses penghitungan stok. Dengan integrasi aplikasi yang tepat, perusahaan dapat mengelola aliran barang masuk dan keluar dengan lebih mudah.