Ketika stok sulit dipantau atau barang sering tidak sesuai dengan catatan, kegiatan operasional gudang bisa terganggu. Jika perusahaan tidak menggunakan sistem manajemen inventory yang terstruktur, alur keluar-masuk barang menjadi tidak efisien.
Hal ini menyebabkan keterlambatan pengiriman, pemborosan ruang, dan menurunnya produktivitas bisnis secara keseluruhan. Untuk mengatasinya, perusahaan perlu memahami bagaimana sistem pengelolaan persediaan bekerja secara menyeluruh.
Manajemen inventory mencakup seluruh proses pengelolaan persediaan, mulai dari bahan baku sampai produk jadi. Setiap perusahaan menerapkan jenis manajemen persediaan yang berbeda. Sesuai dengan kebutuhan masing-masing bisnis. Namun jika suatu bisnis tidak memiliki sistem pengelolaan barang yang jelas, maka barang dan produk tidak akan terjaga kualitasnya.
Key Takeaways- Inventory management adalah proses yang mengatur stok barang dari bahan baku hingga barang jadi agar selalu tersedia tepat waktu.
- Proses manajemen inventory mencakup penerimaan dan penyimpanan, pemantauan level, penerimaan pesanan, verifikasi pesanan, pengiriman, penyesuaian data.
- Metode manajemen inventory meliputi FIFO, LIFO, minimum order quantity (MOQ), JIT, ABC analysis, EOQ, material requirement planning (MRP), dan days sales of inventory (DSI).
- ScaleOcean Atlas Warehouse menawarkan solusi manajemen inventaris yang terintegrasi, dapat dikustomisasi, dengan harga flat, dan fitur canggih untuk berbagai kebutuhan bisnis.
1. Apa itu Manajemen Inventory?
Manajemen inventaris atau inventory management, adalah proses perencanaan, pengadaan, pengelolaan, dan pengendalian stok barang dalam perusahaan. Ini mencakup pengawasan sistematis terhadap siklus hidup barang, mulai dari pembelian bahan baku, penyimpanan, hingga produk jadi yang siap dijual.
Manajemen inventory bertujuan menjaga keseimbangan stok dengan permintaan agar bisnis terhindar dari kekurangan atau penumpukan barang. Penerapan sistem inventory yang optimal membantu mengurangi biaya penyimpanan, meningkatkan efisiensi, dan menjaga kelancaran rantai pasokan.
2. Bagaimana Cara Kerja Proses Manajemen Inventory?
Manajemen inventory melibatkan serangkaian tahapan, dari penerimaan dan penyimpanan barang hingga pengiriman, untuk memastikan adanya ketersediaan barang. Setiap tahapan berperan besar dalam menjaga kelancaran operasional dan efisiensi biaya. Berikut adalah penjelasan lebih lanjut mengenai proses-proses tersebut:
a. Penerimaan dan Penyimpanan Barang di Gudang
Penyimpanan yang efisien membantu mengurangi kerusakan barang dan mempermudah proses pengambilan barang ketika diperlukan. Manajemen penyimpanan juga berfokus pada pengorganisasian persediaan sesuai kategori dan prioritas untuk mempermudah pengelolaan stock level di gudang.
b. Pemantauan Level Gudang
Pengendalian inventory melibatkan pemantauan tingkat stok secara terus-menerus dan melakukan penyesuaian yang diperlukan. Pengawasan terhadap inventory stock secara berkala sangat penting untuk menghindari risiko hilang atau rusak, sehingga perusahaan dapat menjaga nilai aset yang tersimpan di gudang dengan lebih baik.
c. Menerima Pesanan dari Pembeli
Proses ini dimulai saat pesanan masuk melalui saluran penjualan. Sistem akan memeriksa ketersediaan stok real–time pada buku induk inventaris untuk memastikan permintaan dapat dipenuhi. Pendataan yang akurat di awal sangat penting untuk mencegah kesalahan pemrosesan pada tahap berikutnya.
d. Konfirmasi Pembelian
Setelah pesanan diverifikasi, perusahaan mengirimkan konfirmasi kepada pembeli, baik itu pihak re–seller kecil atau stokis dan kemudian menerbitkan picking list ke gudang. Tahap ini memastikan ada kesepakatan resmi mengenai jumlah, harga, dan spesifikasi produk sebelum fisik barang disiapkan.
e. Pengiriman Barang ke Pembeli
Barang yang telah dikemas kemudian diserahkan kepada kurir untuk pengiriman. Manajemen yang baik dalam tahap ini mencakup pemilihan rute dan ekspedisi yang efisien agar barang sampai ke tangan pelanggan tepat waktu dan dalam kondisi kondusif.
f. Penyesuaian Ulang Data Gudang
Setelah barang keluar, sistem secara otomatis memperbarui jumlah stok fisik dan data administratif. Strategi manajemen barang just in case dapat diterapkan di sini dengan menjaga ketersediaan stok cadangan ekstra, untuk mengantisipasi adanya lonjakan permintaan mendadak yang tidak terprediksi dalam data harian.
Baca juga: 6 Tahap Implementasi Aplikasi Stok Barang pada Bisnis
3. Komponen Penting dalam Manajemen Inventory
Manajemen stok yang sukses bergantung pada integrasi berbagai elemen kunci di dalam gudang. Mulai dari pencatatan, pemesanan, penyimpanan, penggunaan, hingga penyesuaian, berikut adalah penjelasan mengenai komponen-komponen penting tersebut:
- Pencatatan: Mendata setiap barang yang masuk dan keluar untuk memantau pergerakan stok.
- Pemesanan: Menentukan jumlah dan waktu yang tepat untuk membeli stok demi menghindari kekurangan atau kelebihan barang.
- Penyimpanan: Menata barang di gudang secara sistematis untuk menjaga kualitas dan mempermudah akses pengambilan.
- Penggunaan: Alokasi barang untuk produksi atau penjualan untuk memastikan perputaran inventaris berjalan secara efektif.
- Penyesuaian: Rekonsiliasi antara data sistem dengan stok fisik di gudang.
4. Apa Manfaat Manajemen Inventory?
Manajemen inventory memiliki beberapa tujuan utama yang sangat penting dalam mendukung kelancaran operasional perusahaan. Dengan pengelolaan yang tepat, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, serta memastikan kepuasan pelanggan.
Berikut adalah tujuan-tujuan utama dalam manajemen inventory:
a. Memenuhi Permintaan Pelanggan
Tujuan utama manajemen inventory adalah memastikan ketersediaan produk untuk memenuhi kebutuhan pelanggan tepat waktu. Pengelolaan persediaan yang baik membantu mencegah kekurangan stok, mengurangi risiko kehilangan penjualan, serta meningkatkan kepuasan pelanggan saat permintaan meningkat..
b. Mengoptimalkan Biaya
Manajemen inventory bertujuan untuk menghindari biaya penyimpanan yang berlebihan atau kekurangan stok yang dapat mempengaruhi arus kas. Menurut kami melansir dari Overstock Trader menunjukkan bahwa rata-rata biaya penyimpanan (carrying cost) persediaan perusahaan berada di kisaran 20% hingga 30% dari nilai persediaan per tahun.
Biaya penyimpanan yang tinggi dapat mengurangi margin keuntungan, sementara kekurangan stok dapat menyebabkan perusahaan kehilangan peluang penjualan. Dengan mengelola stok secara efisien, perusahaan dapat menyeimbangkan kebutuhan untuk menjaga stok yang cukup tanpa harus menanggung biaya penyimpanan yang tidak perlu.
c. Meningkatkan Efisiensi Operasional
Manajemen inventory yang efektif membantu memperlancar produksi, distribusi, dan penjualan sekaligus mencegah keterlambatan pesanan. Selain itu, perusahaan dapat memantau inventory turnover untuk menjaga tingkat persediaan tetap ideal, sehingga tim lebih fokus pada aktivitas yang bernilai tambah.
d. Mengurangi Risiko Kerugian
Manajemen inventory membantu mengurangi risiko kerugian akibat kerusakan, kehilangan, atau stok kedaluwarsa. Selain itu, sistem inventory mempermudah pemantauan barang, sementara proses stock opname secara rutin membantu menjaga akurasi persediaan dan mencegah selisih stok.
e. Persediaan Stok Lebih Terkontrol
Manajemen inventory yang efektif memastikan bahwa persediaan stok dapat terkontrol dengan baik. Melalui penggunaan aplikasi stok barang, Anda dapat memantau jumlah stok real–time, dan menghindari kelebihan atau kekurangan barang.
f. Mengantisipasi Keterlambatan Barang
Manajemen inventory dapat mengantisipasi efek dari keterlambatan barang yang dikirim oleh supplier. Dengan menyediakan stok dalam jumlah cukup, produksi atau bisnis tetap bisa berjalan dengan baik.
Tidak tergantung pada datangnya barang dari supplier. Dalam hal ini perhitungan kebutuhan harus akurat, karena itulah akan lebih mudah jika pemilik bisnis memanfaatkan aplikasi khusus manajemen inventaris seperti aplikasi inventory barang terintegrasi, seperti purchasing dan inventory management.
Penggunaan teknologi seperti software inventory terintegrasi dapat digunakan untuk mengoptimalkan alur pengadaan, penyimpanan, dan distribusi barang, meminimalkan pemborosan dan biaya. Anda dapat mencoba contoh Modul Warehouse ScaleOcean Atlas melalui demo gratis untuk mengetahui lebih lanjut.
5. Metode dalam Manajemen Inventory
Manajemen inventaris penting untuk dikelola dengan menggunakan berbagai metode agar dapat memastikan persediaan yang optimal sesuai dengan kebutuhan operasional dan finansial perusahaan. Metode ini dapat Anda pilih berdasarkan pengelolaan barang dan kebutuhan perusahaan:
a. FIFO (First-In, First-Out)
Metode FIFO mengutamakan barang yang pertama masuk untuk keluar lebih dahulu. Dengan demikian, perusahaan dapat melakukan stock adjustment secara berkala dan mengurangi risiko stok kedaluwarsa atau usang.
b. LIFO (Last-In, First-Out)
Metode LIFO mengutamakan barang yang terakhir masuk sebagai barang pertama keluar, terutama saat biaya bahan baku meningkat. Dengan demikian, perusahaan dapat mencatat biaya barang yang lebih tinggi lebih dahulu dan berpotensi mengurangi beban pajak jika aturan perpajakan mengizinkan.
c. Minimum Order Quantity (MOQ)
Minimum order quantity (MOQ) adalah jumlah minimum barang yang harus perusahaan pesan kepada pemasok untuk menjaga efisiensi biaya pengadaan. Namun, perusahaan perlu menghitung MOQ secara tepat dan menggunakan database stok barang untuk memantau persediaan serta mencegah penumpukan stok.
d. Just in Time (JIT)
Just in time (JIT) adalah metode manajemen inventaris yang mengutamakan pengadaan barang hanya saat diperlukan. Dengan prinsip lean inventory management, perusahaan dapat mengurangi penumpukan stok dan biaya penyimpanan di gudang.
e. ABC Analysis
ABC analysis adalah metode dalam manajemen inventaris yang membagi barang menjadi tiga kategori: A (barang dengan nilai tinggi dan frekuensi perputaran rendah), B (barang dengan nilai dan perputaran sedang), dan C (barang dengan nilai rendah dan perputaran cepat).
f. Economic Order Quantity (EOQ)
Economic order quantity (EOQ) adalah metode untuk menentukan jumlah pesanan optimal guna meminimalkan biaya pemesanan dan penyimpanan. Dengan demikian, perusahaan dapat menghindari pembelian berlebihan dan menekan biaya persediaan, terutama saat permintaan stabil.
g. Material Requirement Planning (MRP)
Material requirement planning (MRP) adalah metode untuk merencanakan kebutuhan bahan baku berdasarkan jadwal produksi dan permintaan. Dengan demikian, perusahaan dapat menjaga ketersediaan material, mengurangi biaya penyimpanan, serta mendukung akurasi pencatatan nilai persediaan.
h. Days Sales of Inventory (DSI)
Days sales of inventory (DSI) adalah metode yang digunakan untuk mengukur berapa lama suatu perusahaan membutuhkan waktu untuk menjual persediaan yang ada. Semakin rendah DSI, semakin efisien pengelolaan persediaan perusahaan.
6. Contoh Penerapan Manajemen Inventaris di Berbagai Industri
Manajemen inventaris memainkan peran penting dalam berbagai industri bisnis untuk menjaga efisiensi operasional dan memastikan kelancaran rantai pasokan. Setiap industri memiliki pendekatan dan strategi yang berbeda dalam mengelola persediaan mereka sesuai dengan kebutuhan dan tantangan yang dihadapi.
Berikut adalah beberapa contoh penerapan manajemen inventaris di berbagai sektor industri:
a. Perusahaan Ritel
Di industri ritel, manajemen persediaan membantu menjaga ketersediaan produk di toko, gudang, dan pusat distribusi. Selain itu, perusahaan dapat menerapkan multi echelon inventory dan metode FIFO untuk mengoptimalkan distribusi, mencegah kelebihan stok, serta mengurangi risiko kerugian.
b. Perusahaan Manufaktur
Perusahaan manufaktur mengelola persediaan bahan baku, barang dalam proses, dan barang jadi untuk memastikan kelancaran produksi. Dengan manajemen persediaan yang efisien, perusahaan dapat menghindari penundaan produksi akibat kekurangan bahan baku atau kelebihan stok yang tidak terpakai.
c. Bisnis E-Commerce
Dalam bisnis e–commerce, manajemen persediaan berfokus pada pengelolaan stok produk yang dijual secara online. Sistem yang terintegrasi mempermudah pemantauan stok, pemesanan ulang otomatis, dan memastikan ketersediaan produk yang dijual.
7. Kelola Warehouse Perusahaan Anda dengan Software ScaleOcean
ScaleOcean Atlas Warehouse membantu perusahaan mengelola inventaris dan stok barang secara efisien melalui sistem terintegrasi. Dengan 200+ modul dan 1.000+ fitur yang dapat dikustomisasi, ScaleOcean mendukung kebutuhan berbagai industri serta menyediakan pengguna tanpa batas tanpa biaya tambahan.
Selain itu, ScaleOcean menyediakan layanan konsultasi, implementasi, hingga dukungan after-sales untuk memastikan sistem berjalan optimal. Anda dapat menjadwalkan konsultasi dengan tim profesional ScaleOcean untuk menemukan solusi yang sesuai dengan kebutuhan bisnis.
ScaleOcean juga memberikan fitur spesifik untuk mengoptimalkan manajemen inventory di perusahaan Anda, diantaranya:
- Pelacakan Stok Secara Real-time: Perusahaan untuk mengetahui status dan lokasi barang secara real-time dengan menggunakan sistem pelacakan otomatis.
- Manajemen Multi-Lokasi: Pengelolaan stok di berbagai gudang atau lokasi secara efisien, memastikan bahwa barang selalu tersedia di tempat yang tepat tanpa risiko kehabisan atau kelebihan stok.
- Notifikasi Stok Rendah: Sistem memberikan peringatan otomatis ketika stok hampir habis, sehingga perusahaan dapat melakukan pemesanan ulang tepat waktu dan menghindari gangguan operasional.
- Strategi Pengaturan Stok Fleksibel: Fitur FIFO dan FEFO memastikan barang yang lebih lama atau mendekati tanggal kadaluarsa didistribusikan terlebih dahulu.
- Integrasi dengan Modul Lain: Software ini terintegrasi dengan modul lain seperti Purchasing, Sales, dan Accounting.
Keunggulan ini terbukti melalui Dekkson Group yang berhasil meningkatkan efisiensi hingga 85%. ScaleOcean membantu pencapaian tersebut melalui otomatisasi pengelolaan stok, persetujuan distribusi, dan sinkronisasi data cabang.
8. Kesimpulan
Manajemen inventory adalah proses pengelolaan persediaan barang yang mencakup perencanaan, pengadaan, penyimpanan, hingga distribusi. Dengan pengelolaan yang tepat, perusahaan dapat mencegah kelebihan atau kekurangan stok, menekan biaya, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
Untuk mendukung proses tersebut, ScaleOcean Atlas Warehouse menyediakan sistem terintegrasi yang dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan bisnis. Dengan opsi harga flat dan pengguna tanpa batas, ScaleOcean membantu meningkatkan efisiensi pengelolaan stok dan gudang. Segera jadwalkan konsultasi untuk menemukan solusi yang tepat bagi perusahaan Anda.
FAQ:
1. Apa yang dimaksud dengan inventory management?
Inventory management atau manajemen persediaan adalah proses mengatur dan mengawasi stok barang, dari bahan baku hingga produk jadi, untuk memastikan jumlah yang tepat tersedia pada waktu dan lokasi yang diperlukan.
2. Apa tujuan utama dari manajemen inventaris?
Tujuan dari inventory management adalah untuk memastikan keterseimbangan antara ketersediaan di gudang dan biaya yang dikeluarkan.
3. Apa contoh dari manajemen persediaan?
Contohnya berupa sebuah toko ritel yang secara terus-menerus memantau jumlah dan kondisi stoknya di penyimpanan. Bila ketersediaan mendekati angka nol, maka pihak manajemen akan melalukan pesanan berulang kepada pemasok.
