Manajemen Inventory: Pengertian, Manfaat, serta Contohnya

Ketika stok sulit dipantau atau barang sering tidak sesuai dengan catatan, kegiatan operasional gudang bisa terganggu. Jika perusahaan tidak menggunakan sistem manajemen inventory yang terstruktur, alur keluar-masuk barang menjadi tidak efisien.

Hal ini menyebabkan keterlambatan pengiriman, pemborosan ruang, dan menurunnya produktivitas bisnis secara keseluruhan. Untuk mengatasinya, perusahaan perlu memahami bagaimana sistem pengelolaan persediaan bekerja secara menyeluruh.

Manajemen inventory mencakup seluruh proses pengelolaan persediaan, mulai dari bahan baku sampai produk jadi. Setiap perusahaan menerapkan jenis manajemen persediaan yang berbeda. Sesuai dengan kebutuhan masing-masing bisnis. Namun jika suatu bisnis tidak memiliki sistem pengelolaan barang yang jelas, maka barang dan produk tidak akan terjaga kualitasnya.

1. Apa itu Manajemen Inventory?

Manajemen inventaris adalah proses pengawasan dan pengendalian stok yang mencakup pemesanan, penyimpanan, hingga distribusi barang. Tujuannya adalah menjaga ketersediaan produk agar selalu seimbang dengan permintaan, sehingga bisnis dapat beroperasi efisien tanpa kekurangan atau penumpukan stok.

Adanya sistem inventory yang optimal dan pengelolaan yang baik sangat penting dalam perusahaan, sehingga memungkinkan perusahaan untuk mengurangi biaya penyimpanan, meningkatkan efisiensi operasional, dan menjaga kelancaran rantai pasokan.

2. Bagaimana Cara Kerja Proses Manajemen Inventory?

Manajemen inventory melibatkan serangkaian tahapan, dari penerimaan dan penyimpanan barang hingga pengiriman, untuk memastikan adanya ketersediaan barang. Setiap tahapan berperan besar dalam menjaga kelancaran operasional dan efisiensi biaya. Berikut adalah penjelasan lebih lanjut mengenai proses-proses tersebut:

a. Penerimaan dan Penyimpanan Barang di Gudang

Penyimpanan yang efisien membantu mengurangi kerusakan barang dan mempermudah proses pengambilan barang ketika diperlukan. Manajemen penyimpanan juga berfokus pada pengorganisasian barang sesuai kategori dan prioritas untuk mempermudah proses pengelolaan stock level di gudang.

b. Pemantauan Level Gudang

Pengendalian inventory melibatkan pemantauan tingkat stok secara terus-menerus dan melakukan penyesuaian yang diperlukan. Overselling dapat terjadi jika stok tidak dikelola dengan baik, yang akhirnya merugikan bisnis dan kepuasan pelanggan.

Untuk mengoptimalkan pengelolaan stok, perusahaan juga dapat memanfaatkan days of inventory untuk mengukur berapa lama persediaan akan bertahan dan menyesuaikan tingkat stok secara lebih efisien.

c. Menerima Pesanan dari Pembeli

Proses ini dimulai saat pesanan masuk melalui saluran penjualan. Sistem akan memeriksa ketersediaan stok real–time pada buku induk inventaris untuk memastikan permintaan dapat dipenuhi. Pendataan yang akurat di awal sangat penting untuk mencegah kesalahan pemrosesan pada tahap berikutnya.

d. Konfirmasi Pembelian

Setelah pesanan diverifikasi, perusahaan mengirimkan konfirmasi kepada pembeli dan menerbitkan picking list ke gudang. Tahap ini memastikan ada kesepakatan resmi mengenai jumlah, harga, dan spesifikasi produk sebelum fisik barang disiapkan.

e. Pengiriman Barang ke Pembeli

Barang yang telah dikemas kemudian diserahkan kepada kurir untuk pengiriman. Manajemen yang baik dalam tahap ini mencakup pemilihan rute dan ekspedisi yang efisien agar barang sampai ke tangan pelanggan tepat waktu dan dalam kondisi kondusif.

f. Penyesuaian Ulang Data Gudang

Setelah barang keluar, sistem secara otomatis memperbarui jumlah stok fisik dan data administratif. Rekonsiliasi data ini krusial untuk menjaga akurasi laporan inventaris dan memberikan sinyal jika perusahaan perlu melakukan pemesanan ulang kepada pemasok.

Pihak gudang dapat menggunakan FSN analysis untuk membantu mengidentifikasi barang dengan perputaran cepat, lambat, atau tidak bergerak sama sekali, sehingga Anda dapat memprioritaskan pengadaan barang yang paling dibutuhkan.

Baca juga: 6 Tahap Implementasi Aplikasi Stok Barang pada Bisnis

3. Komponen Penting dalam Manajemen Inventory

Manajemen stok yang sukses bergantung pada integrasi berbagai elemen kunci di dalam gudang. Mulai dari pencatatan, pemesanan, penyimpanan, penggunaan, hingga penyesuaian, berikut adalah penjelasan mengenai komponen-komponen penting tersebut:

• Pencatatan: Mendata setiap barang yang masuk dan keluar untuk memantau pergerakan stok.
• Pemesanan: Menentukan jumlah dan waktu yang tepat untuk membeli stok demi menghindari kekurangan atau kelebihan barang.
• Penyimpanan: Menata barang di gudang secara sistematis untuk menjaga kualitas dan mempermudah akses pengambilan.
• Penggunaan: Alokasi barang untuk produksi atau penjualan untuk memastikan perputaran inventaris berjalan secara efektif.
• Penyesuaian: Rekonsiliasi antara data sistem dengan stok fisik di gudang.

4. Apa Manfaat dan Tujuan Manajemen Inventory?

Manajemen inventory memiliki beberapa tujuan utama yang sangat penting dalam mendukung kelancaran operasional perusahaan. Dengan pengelolaan yang tepat, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, serta memastikan kepuasan pelanggan. Berikut adalah tujuan-tujuan utama dalam manajemen inventory:

a. Memenuhi Permintaan Pelanggan

Tujuan utama manajemen inventory adalah memastikan bahwa perusahaan selalu memiliki produk yang cukup untuk memenuhi kebutuhan pelanggan pada waktu yang tepat. Dengan pengendalian persediaan yang baik, perusahaan dapat mencegah terjadinya kekurangan stok yang dapat menyebabkan kehilangan penjualan atau ketidakpuasan pelanggan.

Memiliki persediaan yang cukup juga memungkinkan perusahaan untuk mengoptimalkan pengalaman pelanggan, terutama dalam memenuhi permintaan yang tinggi atau musiman.

b. Mengoptimalkan Biaya

Manajemen inventory bertujuan untuk menghindari biaya penyimpanan yang berlebihan atau kekurangan stok yang dapat mempengaruhi arus kas. Studi dari Overstock Trader menunjukkan bahwa rata-rata biaya penyimpanan (carrying cost) persediaan perusahaan berada di kisaran 20% hingga 30% dari nilai persediaan per tahun.

Biaya penyimpanan yang tinggi dapat mengurangi margin keuntungan, sementara kekurangan stok dapat menyebabkan perusahaan kehilangan peluang penjualan. Dengan mengelola stok secara efisien, perusahaan dapat menyeimbangkan kebutuhan untuk menjaga stok yang cukup tanpa harus menanggung biaya penyimpanan yang tidak perlu.

c. Meningkatkan Efisiensi Operasional

Manajemen inventory yang efektif membantu memperlancar proses produksi, distribusi, dan penjualan. Dengan persediaan yang dikelola dengan baik, perusahaan dapat menghindari penundaan dalam produksi atau pengiriman produk, serta mengoptimalkan waktu yang dibutuhkan untuk memproses pesanan.

Selain itu, efisiensi ini juga membantu dalam pengelolaan tenaga kerja, di mana tim dapat lebih fokus pada kegiatan yang lebih bernilai tambah tanpa terganggu oleh masalah pengelolaan stok yang kurang baik.

Untuk memastikan efisiensi operasional yang optimal, perusahaan dapat memantau inventory turnover untuk menilai seberapa cepat barang bergerak dan memastikan stok tetap dalam level yang ideal.

d. Mengurangi Risiko Kerugian

Salah satu tujuan utama manajemen inventory adalah untuk mengurangi risiko kerugian akibat kerusakan, kehilangan, atau keusangan stok. Adanya sistem inventory dapat mengidentifikasi barang yang mendekati kedaluwarsa atau rusak lebih cepat, serta mengurangi potensi kehilangan barang akibat pencurian atau kelalaian.

Hal ini membantu menjaga nilai persediaan dan mengurangi biaya yang terkait dengan barang yang tidak dapat dijual. Proses stock opname yang rutin membantu memastikan bahwa persediaan yang tercatat akurat dan mengurangi risiko kerugian.

e. Persediaan Stok Lebih Terkontrol

Manajemen inventory yang efektif memastikan bahwa persediaan stok dapat terkontrol dengan baik. Melalui penggunaan aplikasi stok barang, Anda dapat memantau jumlah stok real–time, dan menghindari kelebihan atau kekurangan barang.

Hal ini dapat mengurangi risiko kehabisan stok saat permintaan meningkat, serta membuat pengelolaan stok lebih terkendali. Dengan begitu, perencanaan pembelian akan lebih tepat, mengoptimalkan penggunaan ruang penyimpanan, dan menjaga biaya penyimpanan tetap efisien.

f. Mengantisipasi Keterlambatan Barang

Manajemen inventory dapat mengantisipasi efek dari keterlambatan barang yang dikirim oleh supplier. Dengan menyediakan stok dalam jumlah cukup, produksi atau bisnis tetap bisa berjalan dengan baik.

Tidak tergantung pada datangnya barang dari supplier. Dalam hal ini perhitungan kebutuhan harus akurat, karena itulah akan lebih mudah jika pemilik bisnis memanfaatkan aplikasi khusus manajemen inventaris seperti aplikasi inventory barang terintegrasi, seperti purchasing dan inventory management.

Penggunaan teknologi seperti software inventory terintegrasi dapat digunakan untuk mengoptimalkan alur pengadaan, penyimpanan, dan distribusi barang, meminimalkan pemborosan dan biaya. Anda dapat mencoba contoh sistem invetaris dari ScaleOcean melalui demo gratis untuk mengetahui lebih lanjut.

5. Metode dalam Manajemen Inventory

Manajemen inventaris penting untuk dikelola dengan menggunakan berbagai metode agar dapat memastikan persediaan yang optimal sesuai dengan kebutuhan operasional dan finansial perusahaan. Metode ini dapat Anda pilih berdasarkan pengelolaan barang dan kebutuhan perusahaan:

Berikut adalah beberapa metode utama manajemen inventory yang dapat digunakan, yaitu:

a. FIFO (First-In, First-Out)

Metode inventory management FIFO dilakukan di mana barang yang pertama kali masuk ke gudang untuk menjadi barang pertama yang keluar. Prinsip ini sering diterapkan pada barang yang memiliki masa kedaluwarsa atau produk dengan nilai fluktuatif.

Dengan penggunaan metode FIFO, perusahaan dapat mengelola inventory management, melakukan stock adjustment secara berkala, dan memastikan barang lama terjual terlebih dahulu. Sehingga mengurangi risiko kerugian akibat stok kedaluwarsa atau usang.

b. LIFO (Last-In, First-Out)

Dalam metode LIFO, barang yang terakhir masuk ke gudang akan menjadi barang pertama yang keluar. Metode ini umumnya digunakan pada barang dengan biaya yang terus meningkat, seperti bahan baku dalam industri manufaktur. Dengan LIFO, perusahaan dapat mengurangi pajak dengan mencatat biaya barang yang lebih tinggi terlebih dahulu.

c. Minimum Order Quantity (MOQ)

Minimum order quantity (MOQ) adalah jumlah minimum barang yang harus dipesan agar pemasok bersedia menerima pesanan. Metode ini sering digunakan untuk menghindari biaya pengadaan yang terlalu tinggi jika pesanan terlalu kecil.

Metode MOQ dapat membantu memastikan perusahaan memesan barang dalam jumlah yang cukup untuk memenuhi pesanan, sehingga tetap menjaga efisiensi biaya. Namun, MOQ perlu dihitung terlebih dahulu agar persediaan tidak terlalu besar dan menyebabkan biaya yang tinggi.

Untuk mempermudah pengelolaan ini, menggunakan database stok barang yang akurat sangat penting untuk memantau jumlah persediaan dan menentukan kapan waktu yang tepat untuk melakukan pemesanan ulang.

d. Just in Time (JIT)

Just in time (JIT) adalah metode manajemen inventaris yang berfokus pada pengadaan barang hanya ketika diperlukan dalam proses produksi atau penjualan. Tujuan dari JIT adalah mengurangi biaya penyimpanan dan menghindari kelebihan stok. Fokus JIT juga berlaku pada MRO inventory yang cenderung disimpan berlebihan di gudang.

Metode JIT, akan membantu perusahaan dalam meningkatkan efisiensi dengan hanya memesan barang sesuai dengan kebutuhan langsung, sehingga membantu mengurangi pemborosan dan meningkatkan pengendalian kualitas.

e. ABC Analysis

ABC analysis adalah metode dalam manajemen inventaris yang membagi barang menjadi tiga kategori: A (barang dengan nilai tinggi dan frekuensi perputaran rendah), B (barang dengan nilai dan perputaran sedang), dan C (barang dengan nilai rendah dan perputaran cepat).

Dengan klasifikasi barang tiga kategori, perusahaan dapat memfokuskan pengelolaan sumber daya pada barang yang lebih berharga dan penting untuk operasi, meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan persediaan.

f. Economic Order Quantity (EOQ)

Economic order quantity (EOQ) adalah metode yang digunakan untuk menentukan jumlah pesanan yang optimal untuk meminimalkan biaya persediaan, termasuk biaya pemesanan dan biaya penyimpanan.

EOQ bisa dihitung untuk menghindari pembelian berlebihan yang mengakibatkan penyimpanan yang tidak efisien, serta dapat mengurangi biaya yang terkait dengan seringnya pemesanan. Metode ini cocok untuk perusahaan dengan permintaan yang stabil dan prediktabel.

g. Material Requirement Planning (MRP)

Material requirement planning (MRP) adalah metode perencanaan yang digunakan untuk mengelola bahan baku yang diperlukan dalam proses produksi. MRP menghitung kebutuhan material berdasarkan jadwal produksi dan permintaan produk jadi.

Dengan MRP, perusahaan dapat memastikan bahwa bahan baku tersedia tepat waktu tanpa berlebihan. Hal ini membantu mengurangi biaya penyimpanan material yang tidak perlu serta meningkatkan efisiensi dalam proses produksi, yang juga dapat didukung dengan metode penilaian persediaan untuk memastikan nilai persediaan tercatat secara akurat.

h. Days Sales of Inventory (DSI)

Days sales of inventory (DSI) adalah metode yang digunakan untuk mengukur berapa lama suatu perusahaan membutuhkan waktu untuk menjual persediaan yang ada. Semakin rendah DSI, semakin efisien pengelolaan persediaan perusahaan.

Metode ini membantu perusahaan dalam menilai kecepatan perputaran stok dan dalam mengidentifikasi apakah ada penumpukan barang yang berisiko kedaluwarsa atau terhenti penjualannya.

6. Contoh Penerapan Manajemen Inventaris di Berbagai Industri

Manajemen inventaris memainkan peran penting dalam berbagai industri bisnis untuk menjaga efisiensi operasional dan memastikan kelancaran rantai pasokan. Setiap industri memiliki pendekatan dan strategi yang berbeda dalam mengelola persediaan mereka sesuai dengan kebutuhan dan tantangan yang dihadapi.

Berikut adalah beberapa contoh penerapan manajemen inventaris di berbagai sektor industri:

a. Perusahaan Ritel

Di industri ritel, manajemen persediaan dilakukan untuk memastikan ketersediaan produk di toko, gudang, dan pusat distribusi. Dengan menggunakan sistem manajemen inventaris yang terintegrasi, perusahaan dapat memantau pergerakan barang secara real-time, menghindari kehabisan stok atau kelebihan persediaan.

Biasanya, metode seperti FIFO sering diterapkan untuk menjual barang yang lebih lama terlebih dahulu, menghindari kerugian akibat produk yang tidak terjual. Anda bisa menggunakan retail inventory management software untuk memastikan pengadaan yang tepat waktu dan dalam jumlah yang sesuai untuk distribusi produk tanpa penundaan.

b. Perusahaan Manufaktur

Perusahaan manufaktur mengelola persediaan bahan baku, barang dalam proses, dan barang jadi untuk memastikan kelancaran produksi. Dengan manajemen persediaan yang efisien, perusahaan dapat menghindari penundaan produksi akibat kekurangan bahan baku atau kelebihan stok yang tidak terpakai.

c. Bisnis E-Commerce

Dalam bisnis e–commerce, manajemen persediaan berfokus pada pengelolaan stok produk yang dijual secara online. Sistem yang terintegrasi mempermudah pemantauan stok, pemesanan ulang otomatis, dan memastikan ketersediaan produk yang dijual.

Penting untuk mengelola inventaris dengan efisien agar mendukung pengiriman yang cepat kepada pelanggan, yang sangat penting untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dan mengurangi tingkat pengembalian barang.

7. Kelola Inventory Perusahaan Anda dengan Software ScaleOcean

Software inventory ScaleOcean menyediakan solusi terbaik untuk membantu perusahaan dalam mengelola inventory dan stok barang secara efisien dengan berbagai fitur dan keunggulan canggihnya.

Dengan all–in–one solution, ScaleOcean menyediakan 200+ modul dan 1000+ fitur spesifik industri yang dapat Anda kustomisasi sesuai dengan kebutuhn bisnis. Selain itu, ScaleOcean juga memungkinkan perusahaan untuk menambah pengguna secara unlimited tanpa biaya tambahan.

Software inventory ScaleOcean juga memberikan layanan pelanggan menyeluruh, mulai dari demo gratis dan konsultasi dengan tim profesional, serta layanan after sales dan customer service yang dapat mengoptimalkan penerapan sistem di perusahaan Anda.

ScaleOcean juga memberikan fitur spesifik untuk mengoptimalkan manajemen inventory di perusahaan Anda, diantaranya:

• Pelacakan Stok Secara Real-time: Perusahaan untuk mengetahui status dan lokasi barang secara real-time dengan menggunakan sistem pelacakan otomatis.
• Manajemen Multi-Lokasi: Pengelolaan stok di berbagai gudang atau lokasi secara efisien, memastikan bahwa barang selalu tersedia di tempat yang tepat tanpa risiko kehabisan atau kelebihan stok.
• Notifikasi Stok Rendah: Sistem memberikan peringatan otomatis ketika stok hampir habis, sehingga perusahaan dapat melakukan pemesanan ulang tepat waktu dan menghindari gangguan operasional.
• Strategi Pengaturan Stok Fleksibel: Fitur FIFO dan FEFO memastikan barang yang lebih lama atau mendekati tanggal kadaluarsa didistribusikan terlebih dahulu.
• Integrasi dengan Modul Lain: Software ini terintegrasi dengan modul lain seperti Purchasing, Sales, dan Accounting.

Dengan fitur dan keunggulan ini, software inventory ScaleOcean membantu perusahaan mengelola inventaris dengan lebih efisien, mengurangi kesalahan manual, serta meningkatkan transparansi dan kontrol terhadap stok barang di berbagai lokasi.

Baca juga: Mengenal Manajemen Stok Barang: Manfaat dan Tips Pengelolaan

8. Kesimpulan

Manajemen inventory merupakan pendekatan terencana untuk mengatur persediaan barang dalam perusahaan. Persediaannya mencakup perencanaan, pengadaan, penyimpanan, distribusi, hingga pengawasan stok seperti bahan baku, barang dalam proses, dan produk jadi.

Maka dari itu, manajemen inventaris efisien penting untuk menghindari kelebihan atau kekurangan stok, mengurangi biaya, dan meningkatkan layanan pelanggan. Untuk itu, penting bagi perusahaan mengelola proses ini secara menyeluruh dan optimal.

Anda bisa menggunakan software inventory ScaleOcean yang dapat memberikan solusi terintegrasi dan kustomisasi sesuai kebutuhan bisnis dan pengelolaan barang di perusahaan Anda.

Dengan harga flat dan fleksibelitas tinggi, ScaleOcean membantu perusahaan mengoptimalkan manajemen inventaris dan menekan biaya operasional, menjadikannya solusi tepat untuk kesuksesan jangka panjang. Lakukan demo gratisnya sekarang untuk dapatkan solusi terbaik bisnis Anda!