Stock Level: Pengertian, Fungsi, Jenis, dan Strateginya

Stock level adalah salah satu elemen penting dalam manajemen inventory control yang berfungsi untuk mengatur jumlah persediaan barang di gudang. Dengan pengelolaan stock level yang tepat, perusahaan dapat memastikan ketersediaan barang selalu dalam kondisi optimal, tidak berlebih namun juga tidak kekurangan.

Pengaturan ini membantu menjaga kelancaran operasional bisnis, meminimalkan risiko kehabisan stok, dan menghindari biaya penyimpanan yang tidak perlu. Oleh karena itu, memahami cara mengelola stock level secara efektif menjadi kunci dalam meningkatkan efisiensi rantai pasok dan kepuasan pelanggan.

Di artikel ini akan dibahas mengenai stock level, fungsi dan pentingnya bagi perusahaan, serta apa saja jenisnya dan bagaimana cara perhitungannya. Informasi tersebut memungkinkan perusahaan untuk merencanakan pembelian barang lebih efektif, mengurangi pemborosan, dan meningkatkan alur distribusi.

1. Apa itu Stock Level?

Stock level adalah proses yang mengacu pada jumlah barang yang ada di inventaris suatu perusahaan pada waktu tertentu. Elemen penting dalam manajemen inventaris ini bertujuan untuk mencapai keseimbangan antara pemenuhan permintaan pelanggan dan biaya penyimpanan.

Penting bagi perusahaan untuk mempertahankan tingkat stok yang ideal untuk mencegah kehabisan stok, mengurangi biaya penyimpanan, dan meningkatkan profitabilitas. Jumlah persediaan yang dimiliki perusahaan beragam, mulai dari bahan baku, barang jadi, atau jenis barang lainnya dalam persediaan.

Selain itu, mempertahankan tingkat stok dengan tepat dapat membantu perusahaan dalam menjaga kelancaran operasional, mengendalikan biaya, serta memastikan kepuasan pelanggan.

Jika terjadi ketidaksesuaian, berita acara selisih stok barang akan dibuat untuk mencatat perbedaan tersebut, sehingga perusahaan dapat memastikan bahwa data stok yang ada dalam sistem selalu akurat.

2. Apa Fungsi Stock Level dalam Bisnis?

Mengelola stok level untuk mengoptimalkan manajemen inventory adalah proses penting yang harus dilakukan, karena dapat berdampak langsung pada kinerja bisnis. Berikut adalah beberapa alasan mengapa manajemen stok yang efektif menjadi kunci untuk kesuksesan operasional perusahaan.

a. Memenuhi Permintaan Pelanggan

Stok yang cukup memastikan bahwa perusahaan dapat memenuhi permintaan pelanggan dengan segera, menghindari keterlambatan atau kekurangan barang. Tanpa persediaan yang memadai, perusahaan berisiko kehilangan pelanggan dan reputasi, terutama dalam bisnis yang sangat bergantung pada ketersediaan barang dalam waktu singkat.

b. Menghindari Kelebihan Stok

Memiliki terlalu banyak persediaan dapat menyebabkan peningkatan biaya penyimpanan, yang termasuk biaya gudang, asuransi, dan pemeliharaan. Selain itu, barang yang tidak terjual dalam waktu lama atau barang habis pakai berisiko mengalami keusangan atau kerusakan, menghambat perputaran modal dan menciptakan ketidakseimbangan dalam alur kas perusahaan.

Untuk menghindari hal ini, penting untuk melakukan inventory valuation secara rutin agar perusahaan dapat mengevaluasi dan mengelola persediaan dengan lebih efisien, serta mengurangi risiko terkait barang yang tidak terjual.

c. Mengoptimalkan Biaya Penyimpanan

Manajemen stock level yang tepat dapat meminimalkan biaya terkait penyimpanan dan pengadaan barang. Dengan menjaga stok pada tingkat yang optimal, perusahaan dapat mengurangi biaya penyimpanan yang tinggi dan menghindari kerugian akibat kehabisan stok, yang dapat menyebabkan hilangnya peluang penjualan.

d. Meningkatkan Arus Kas

Manajemen stok dengan stock level yang efisien berperan penting dalam meningkatkan arus kas perusahaan. Pengelolaan tingkat stok yang baik juga membantu mempercepat perputaran barang, yang berkontribusi pada kestabilan arus kas perusahaan.

Dengan mengurangi jumlah modal yang terikat dalam inventaris, bisnis dapat mengalokasikan dana untuk keperluan lain yang lebih mendesak, seperti investasi atau pengembangan produk.

e. Membantu dalam Perencanaan Stok Barang

Pemantauan stok secara berkala memudahkan perusahaan memprediksi kebutuhan persediaan di masa mendatang berdasarkan data penjualan. Hal ini memungkinkan pengadaan barang dilakukan lebih akurat, sehingga risiko penumpukan barang maupun kekurangan stok saat permintaan melonjak dapat diminimalisir secara efektif.

f. Meningkatkan Efisiensi

Manajemen tingkat stok yang efektif memungkinkan proses produksi dan pemenuhan pesanan berjalan lebih lancar. Dengan memiliki sistem stok yang baik, perusahaan dapat menghindari gangguan dalam rantai pasokan, memastikan sistem manajemen gudang optimal, dan memfasilitasi pengiriman barang tepat waktu kepada pelanggan.

3. Jenis Stock Level dan Cara Menghitungnya

Mengelola berbagai tingkat stok dengan efektif adalah hal yang krusial dalam manajemen inventaris. Setiap jenis stock level memiliki peran yang penting dalam memastikan operasi bisnis berjalan lancar dan efisien.

Berikut adalah penjelasan mengenai berbagai jenis stock level yang sering digunakan dalam bisnis, dan bagaimana cara menghitung dan menentukannya:

a. Stock Level Minimum

Tingkat stok minimum adalah jumlah persediaan terendah yang diperlukan untuk mencegah kehabisan stok yang dapat mengganggu operasional pergudangan. Stok ini berfungsi sebagai cadangan keamanan agar perusahaan tetap dapat memenuhi permintaan pelanggan meskipun ada keterlambatan pengadaan atau tanpa restock barang berkala.

Rumus dasar stok minimum adalah Stok Pengaman + (Rata-rata Permintaan Harian x Waktu Tunggu/Lead Time). Rumus ini digunakan untuk menghitung jumlah stok minimum yang perlu dimiliki perusahaan untuk menghindari kekurangan barang akibat lonjakan permintaan yang tidak terduga atau keterlambatan pasokan saat pemesanan ulang.

Berikut rumus stok minimum:

Faktor yang memengaruhi perhitungan stok minimum meliputi fluktuasi permintaan, waktu tunggu dari pemasok, risiko pasokan seperti keterlambatan, dan tingkat layanan yang diinginkan. Semakin tinggi tingkat layanan atau semakin lama waktu tunggu, semakin besar stok minimum yang diperlukan.

b. Stock Level Maksimum

Tingkat stok maksimum adalah jumlah persediaan tertinggi yang dapat disimpan di gudang tanpa melebihi kapasitas penyimpanan yang tersedia. Penetapan tingkat stok maksimum memperhitungkan berbagai faktor seperti kapasitas gudang, biaya penyimpanan, dan kemungkinan keusangan barang.

Memiliki stok yang berlebihan dapat meningkatkan biaya penyimpanan, sehingga penting untuk mengatur batas stok maksimum yang sesuai dengan kebutuhan operasional. Adanya perhitungan batas maksimum ini memastikan inventory turnover perusahaan berada di kisaran rata-rata seperti yang dilaporkan oleh CSIMarket. Berikut rumusnya:

c. Stock Level Average

Stock level average adalah rata-rata jumlah persediaan barang yang tersedia di gudang atau tempat penyimpanan selama periode waktu tertentu.

Jenis tingkat stok ini memberikan gambaran mengenai seberapa banyak stok yang dimiliki oleh perusahaan secara rata-rata, sehingga dapat digunakan untuk memantau dan mengelola persediaan secara lebih efisien.

Dengan menghitung stock level average, perusahaan bisa mendapatkan wawasan mengenai kecenderungan penggunaan atau penjualan setiap spesifikasi barang selama periode waktu tertentu, yang membantu dalam perencanaan pembelian dan pengelolaan stok untuk memenuhi permintaan pelanggan tanpa berlebihan atau kekurangan. Berikut rumusnya:

d. Stock Level Optimal

Stock level optimal adalah jumlah persediaan yang ideal untuk disimpan, yang seharusnya cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan tanpa berlebihan. Tingkat ini merupakan hasil dari keseimbangan antara penawaran dan permintaan, serta perhitungan biaya penyimpanan dan pengadaan.

Menjaga jenis stok pada tingkat optimal membantu mengurangi biaya dan memastikan produk selalu tersedia untuk pelanggan, sehingga meningkatkan efisiensi operasional dan profitabilitas bisnis.

Tingkat stok ini biasanya dihitung menggunakan rumus Economic Order Quantity (EOQ) yang menghitung jumlah pesanan yang paling efisien, berikut rumusnya:

e. Reorder Point

Reorder point atau titik pemesanan ulang adalah tingkat inventaris di mana perusahaan perlu memesan barang lagi untuk mengisi kembali stok yang menipis. ROP dirancang untuk memastikan bahwa persediaan tidak habis sebelum pengiriman barang baru tiba.

Penentuan reorder point yang akurat bergantung pada tingkat permintaan, waktu pengiriman, dan lead time pemasok, serta membantu menjaga kelancaran operasional dengan mencegah kekurangan barang. ROP dihitung dengan memperhitungkan rata-rata permintaan harian dan lead time pengiriman, dengan rumus berikut:

f. Safety Stock

Safety stock atau stok pengaman merupakan sejumlah stok bahan baku atau stok barang yang disisakan oleh perusahaan sebagai upaya preventif bila terjadi kerusakan atau melonjaknya permintaan. Rumusnya adalah sebagai berikut:

4. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Stock Level

Penting bagi perusahaan untuk mengelola stock level dengan tepat. Untuk mengelolanya, stok level bergantung pada sejumlah komponen dan faktor penting yang dapat mempengaruhi jumlah persediaan yang perlu disimpan. Berikut ini beberapa faktor penting yang dapat mempengaruhi tingkat stok dalam manajemen inventory, diantaranya:

a. Tuntutan

Memahami pola permintaan pelanggan sangat penting untuk menentukan tingkat stok yang tepat. Permintaan yang fluktuatif atau musiman memerlukan penyesuaian stok yang lebih sering.

Dengan menganalisis data penjualan historis dan tren pasar, perusahaan dapat memprediksi kebutuhan persediaan dengan lebih akurat, sehingga bisa menjaga keseimbangan antara kelebihan dan kekurangan stok yang dapat memengaruhi kelancaran operasi dan kepuasan pelanggan.

b. Waktu Tunggu

Waktu tunggu adalah durasi yang dibutuhkan untuk menerima pasokan barang baru dari pemasok setelah melakukan pemesanan. Semakin lama waktu tunggu, semakin tinggi tingkat stok pengaman yang diperlukan untuk menghindari kehabisan stok.

Dengan memperhitungkan waktu tunggu ini, perusahaan dapat menentukan titik pemesanan ulang (ROP) yang lebih tepat dan menjaga ketersediaan barang tanpa terhambat oleh keterlambatan pasokan.

c. Kapasitas Penyimpanan

Keterbatasan ruang fisik untuk menyimpan barang memengaruhi tingkat stok maksimum yang dapat dimiliki perusahaan. Kapasitas gudang yang terbatas menuntut perusahaan untuk mengoptimalkan ruang penyimpanan dan menghindari penumpukan stok yang berlebihan.

Dalam hal ini, pengelolaan kapasitas penyimpanan yang efisien akan membantu perusahaan menjaga stok pada tingkat yang ideal tanpa melebihi ruang yang tersedia. Untuk memudahkan pengendalian kapasitas penyimpanan, Anda dapat menggunakan aplikasi stok gudang terbaik yang dapat memantau dan mengelola tingkat stok secara real-time.

d. Biaya Penyimpanan

Biaya penyimpanan mencakup biaya untuk ruang penyimpanan, asuransi, dan potensi kerugian akibat barang kadaluarsa. Barang yang melewati tanggal kedaluwarsa tidak hanya berpotensi merugikan perusahaan, tetapi juga dapat menurunkan nilai jual barang tersebut, bahkan harus dibuang.

Oleh karena itu, perusahaan perlu memperhitungkan risiko ini saat menentukan jumlah stok yang akan disimpan. Selain itu, barang usang juga dapat menambah biaya penyimpanan.

Barang yang sudah lama berada di gudang dan tidak terjual akan menjadi usang, kehilangan daya jual, dan memakan ruang yang seharusnya bisa digunakan untuk produk yang lebih laku.

Penting bagi perusahaan untuk mengoptimalkan manajemen biaya penyimpanan agar perusahaan meminimalkan pengeluaran yang tidak perlu sambil memastikan ketersediaan barang yang tepat.

e. Biaya Kehabisan Stok

Kehabisan stok dapat menyebabkan hilangnya penjualan dan merusak reputasi perusahaan di mata pelanggan. Biaya ini lebih dari sekadar kehilangan pendapatan, karena pelanggan yang kecewa mungkin beralih ke pesaing.

Selain itu, kondisi seperti masalah back order dapat memperburuk masalah ini, karena pelanggan tidak dapat memperoleh produk yang mereka inginkan tepat waktu.

Untuk menghindari hal ini, perusahaan perlu mempertimbangkan buffer stock atau stok cadangan yang cukup untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang mendadak atau periode puncak. Dengan demikian, perusahaan dapat meminimalkan risiko kehabisan stok dan memastikan ketersediaan barang untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.

5. Tantangan dalam Mengelola Stock Level

Mengelola tingkat stok yang tepat dapat menjadi tantangan besar bagi banyak perusahaan. Berbagai faktor eksternal dan internal dapat memengaruhi keputusan stok, dan setiap tantangan membutuhkan solusi yang hati-hati untuk meminimalkan dampak negatifnya.

Salah satu masalah umum yang muncul adalah back order, yang terjadi ketika permintaan pelanggan tidak dapat dipenuhi tepat waktu karena persediaan yang tidak mencukupi. Berikut adalah beberapa tantangan utama yang dihadapi dalam pengelolaan stock level, meliputi:

a. Fluktuasi Permintaan

Fluktuasi permintaan yang tidak dapat diprediksi sering menjadi tantangan utama dalam mengelola stock levels. Pola permintaan yang tidak stabil, baik karena faktor musiman atau tren pasar yang berubah, dapat menyebabkan perusahaan kelebihan atau kekurangan stok.

Untuk mengatasinya, perusahaan harus melakukan analisis yang lebih mendalam mengenai pola permintaan dan menggunakan teknologi untuk memprediksi tren yang akan datang, sehingga stok dapat disesuaikan dengan lebih tepat.

b. Keterbatasan Kapasitas Penyimpanan

Keterbatasan ruang penyimpanan bisa menjadi masalah besar dalam mengelola tingkat stok. Gudang yang terbatas memaksa perusahaan untuk mengoptimalkan penggunaan ruang dan menghindari penumpukan barang yang tidak perlu.

Tanpa sistem inventory yang diterapkan, perusahaan berisiko tidak dapat mengelola persediaan secara maksimal, yang dapat menghambat operasi dan meningkatkan biaya penyimpanan.

c. Gangguan Pasokan

Gangguan dalam rantai pasokan, seperti keterlambatan pengiriman atau masalah kualitas dari pemasok, dapat mengganggu kestabilan stok. Ketergantungan pada pemasok tunggal atau risiko terkait transportasi dan logistik dapat memperlambat waktu pengiriman barang yang dibutuhkan.

Salah satu cara untuk mengurangi dampak ini adalah dengan mengelola stock keeping unit (SKU) secara tepat, serta memiliki stok pengaman untuk menghadapi situasi tak terduga. Perusahaan perlu memiliki hubungan yang kuat dengan pemasok dan mempertimbangkan diversifikasi sumber pasokan.

d. Biaya Penyimpanan yang Tinggi

Menyimpan barang dalam jumlah besar membawa biaya yang tidak sedikit, seperti biaya gudang, asuransi, dan perawatan. Overstock atau kelebihan stok dapat memperburuk situasi ini, karena barang yang tidak terjual akan memakan ruang dan sumber daya yang seharusnya digunakan untuk produk yang lebih laku.

Biaya penyimpanan yang tinggi muncul ketika perusahaan berusaha menjaga stok yang cukup untuk memenuhi permintaan tanpa membuang-buang ruang dan sumber daya. Mengoptimalkan penggunaan ruang penyimpanan dan berinvestasi dalam teknologi manajemen inventaris yang efisien dapat membantu perusahaan menurunkan biaya penyimpanan.

e. Ketidakpastian Ekonomi dan Pasar

Perubahan kondisi ekonomi atau pasar dapat mempengaruhi tingkat permintaan secara drastis. Krisis ekonomi, perubahan kebijakan, atau pergeseran dalam preferensi konsumen dapat membuat perencanaan stok menjadi lebih sulit.

Perusahaan harus selalu siap dengan strategi fleksibel yang dapat menyesuaikan tingkat stok dengan cepat agar tetap dapat bersaing dan memenuhi kebutuhan pasar meskipun dalam kondisi yang tidak pasti.

Penggunaan software inventory management terbaik seperti ScaleOcean dapat membantu mengatasi tantangan dan hambatan dalam pengelolaan stock level. ScaleOcean dapat memberikan solusi yang efisien dan terintegrasi. Salah satu tantangan utama dalam manajemen stok adalah memastikan ketersediaan barang tanpa kelebihan atau kekurangan stok.

Selain itu, ScaleOcean juga menyediakan solusi yang dapat pemantauan stok real-time, yang memungkinkan perusahaan untuk memonitor pergerakan barang di gudang dan toko secara langsung. Lakukan demo gratisnya sekarang untuk dapatkan solusi terbaik ini!

6. Strategi Pengelolaan Stock Level yang Optimal

Mengelola stock level yang tepat membutuhkan pendekatan yang terstruktur dan penggunaan alat yang tepat. Berbagai strategi dapat membantu perusahaan mempertahankan keseimbangan antara persediaan yang cukup dan pengelolaan biaya yang efektif. Berikut adalah beberapa strategi utama dalam mengelola stock level di gudang.

a. Perkiraan Permintaan

Perkiraan permintaan yang akurat adalah kunci untuk menyesuaikan tingkat stok dengan kebutuhan pasar yang dinamis. Dengan menggunakan data historis dan analisis tren, bisnis dapat memprediksi permintaan masa depan dan mempersiapkan stok dengan lebih efisien.

Perusahaan dapat memanfaatkan perangkat lunak analitik atau model prediktif untuk memperkirakan volume permintaan yang akan datang, yang memungkinkan mereka untuk menyesuaikan pembelian dan produksi lebih tepat waktu. Hal ini membantu mengurangi pemborosan dan menjaga ketersediaan produk yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan.

b. Pengelolaan Stok Pengaman

Stok pengaman adalah cadangan stok yang disiapkan untuk mengantisipasi lonjakan permintaan yang tidak terduga atau keterlambatan pasokan dari pemasok. Menjaga stok pengaman yang cukup dapat mengurangi risiko kehabisan barang ketika permintaan tiba-tiba meningkat atau saat pengiriman terlambat.

Meskipun demikian, stok pengaman harus dihitung dengan hati-hati untuk menghindari pemborosan yang disebabkan oleh persediaan yang terlalu banyak. Menjaga keseimbangan stok pengaman yang tepat dengan pencatatan dalam kartu stok barang akan membantu perusahaan tetap memenuhi permintaan pelanggan tanpa menambah biaya penyimpanan yang tinggi.

c. Tinjauan Rutin

Melakukan tinjauan rutin terhadap tingkat stok adalah langkah penting dalam manajemen persediaan yang efektif. Dengan memantau dan menyesuaikan stok secara berkala, perusahaan dapat menyesuaikan strategi mereka dengan perubahan kondisi pasar dan kinerja operasional.

Salah satu cara untuk melakukan peninjauan rutin tingkatkan stok adalah dengan memanfaatkan laporan dalam buku stok, yang memberikan gambaran jelas tentang stok yang ada.

Tinjauan rutin memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi tren, masalah, atau peluang yang mungkin terlewatkan dalam perencanaan sebelumnya. Hal ini juga membantu dalam penyesuaian cepat terhadap fluktuasi permintaan, menghindari kelebihan stok, dan memastikan barang yang tepat tersedia pada waktu yang tepat.

d. Implementasi Software Inventory Management Terbaik

Menggunakan sistem manajemen inventaris berbasis perangkat lunak memungkinkan perusahaan untuk melacak persediaan secara real–time, mengelola pesanan, dan mengoptimalkan tingkat stok dengan lebih efisien.

Anda bisa menggunakan software manajemen inventory terbaik ScaleOcean yang dapat menyediakan data yang akurat tentang jumlah stok yang tersedia, memudahkan pengaturan titik pemesanan ulang, dan memberi peringatan saat stok mencapai level kritis.

Selain itu, ScaleOcean yang dapat memberikan solusi terintegrasi dan otomatisasi menyeluruh untuk mengoptimalkan stok level secara tepat dan akurat. Anda dapat melakukan demo gratis dan konsultasi dengan tim profesional ScaleOcean untuk dapatkan solusi yang dapat dikonfigurasi dan dikustomisasi sesuai dengan kebutuhan spesifik Anda.

Terdapat fitur khusus yang disediakan ScaleOcean inventory management dalam mengoptimalkan stock level, diantaranya:

• Pemantauan Stok Real-Time: Dengan sistem pelacakan stok secara real-time, Anda dapat memantau pergerakan barang dari gudang hingga pengiriman, mengurangi risiko kehabisan atau kelebihan stok.
• Otomatisasi Pemesanan Ulang: ScaleOcean WMS secara otomatis memicu pemrosesan pemesanan ulang ketika stok mencapai level minimum yang telah ditentukan, memastikan ketersediaan barang tanpa menunggu proses manual.
• Optimalisasi Ruang Gudang: Sistem ini membantu dalam pengelompokan barang dan pengaturan ruang gudang yang efisien, memastikan stok terorganisir dengan baik dan meminimalkan pemborosan ruang.
• Integrasi Antar Cabang: Dengan integrasi multi-lokasi, WMS ScaleOcean memastikan stok tersedia di seluruh cabang dan gudang, memungkinkan pemindahan stok yang lebih cepat untuk memenuhi permintaan.
• Analisis dan Laporan Stok: ScaleOcean menyediakan laporan dan analitik untuk menganalisis tren permintaan dan pergerakan stok, membantu Anda membuat keputusan yang lebih baik tentang kapan harus menambah atau mengurangi stok.

Dengan fitur-fitur ini, implementasi software inventory ScaleOcean menjadi solusi terbaik dalam memastikan stock level dikelola secara optimal, mengurangi biaya penyimpanan, dan meningkatkan efisiensi operasional.

Baca juga: Bagaimana Cara Menghitung Persediaan Awal dan Akhir?

7. Kesimpulan

Mengelola stock level dengan tepat merupakan aspek penting dalam operasional bisnis yang efisien. Pengelolaan tingkat stok yang optimal tidak hanya memastikan kelancaran operasi, tetapi juga membantu meningkatkan efisiensi, mengurangi pemborosan, dan mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik.

Untuk mengoptimalkan pengelolaan stock level, software inventory ScaleOcean dapat memberikan solusi terbaik dalam mengelola inventaris secara otomatis, memantau stok secara real-time, dan meminimalkan biaya yang terkait dengan penyimpanan.

Lakukan demo gratis dan konsultasinya untuk dapatkan solusi terbaik dan kustomisasi sesuai kebutuhan spesifik Anda!