Barang Habis Pakai: Pengertian, Ciri-Ciri, dan Contohnya

Meskipun sering dianggap remeh, barang habis pakai memiliki peran penting dalam kelancaran kegiatan sehari-hari. Kehabisan alat tulis atau perlengkapan kebersihan di tengah aktivitas yang padat dapat mengganggu pekerjaan dan menimbulkan ketidaknyamanan.

Karena barang-barang ini digunakan secara rutin dan memiliki siklus pemakaian yang terbatas, pengelolaannya menjadi krusial. Oleh karena itu, penting untuk mengganti barang habis pakai secara berkala dan mengelola persediaan dengan efisien agar operasional bisnis berjalan lancar dan penggunaan barang dapat dimaksimalkan.

Artikel ini akan membahas tentang barang habis pakai, baik definisi, ciri, contoh barang yang habis dipakai, manfaatnya dalam operasional usaha.

Apa itu Barang Habis Pakai?

Barang habis pakai adalah barang yang hanya dapat digunakan satu kali atau memiliki umur penggunaan singkat dan harus digantikan secara berkala. Produk-produk tersebut termasuk barang ATK, bahan pangan, barang-barang kebersihan, dan berbagai jenis barang lain yang digunakan dalam kegiatan sehari-hari.

Dengan kata lain, jenis barang ini merupakan produk yang dapat digunakan dalam jangka waktu pendek. Umumnya, sebuah barang hanya memiliki satu fungsi penggunaan dan jika persediaannya menjadi sedikit, perusahaan harus membelinya lagi. Oleh karena itu, harga barang yang memiliki umur singkat biasanya akan lebih murah dibandingkan dengan barang yang awet.

Apa Saja Karakteristik Barang Habis Pakai?

Karakteristik utama dari bahan habis pakai yaitu pendeknya umur pemakaian karena bahan tersebut mudah habis atau rusak dan tidak dapat dipakai lagi setelah menggunakannya. Selain itu, pengeluaran dalam pembelian bahan habis pakai tidak dianggap sebagai aset, melainkan langsung sebagai biaya operasional.

Umumnya barang ini dibeli dalam jumlah besar untuk memenuhi kebutuhan rutin dan karena sifatnya cepat terkonsumsi, pengadaannya pun dilakukan secara berkala. Berikut beberapa karakteristik utama barang habis pakai, diantaranya:

1. Penggunaan dan Penggantian

Barang ini dirancang untuk digunakan hingga habis atau tidak dapat digunakan lagi. Karena sifatnya yang terbatas, barang ini memerlukan penggantian secara rutin agar aktivitas yang bergantung pada barang tersebut tetap berjalan lancar.

Misalnya, alat tulis kantor seperti pensil dan tinta printer yang habis digunakan dalam waktu tertentu, memerlukan stok pengganti agar tidak mengganggu produktivitas.

2. Sifat Konsumtif

Umumnya, produk ini dikonsumsi secara harian, seperti panganan, minuman, atau produk yang digunakan selama proses produksi dan operasional. Sebab sifatnya yang dikonsumsi atau dipakai satu kali, produk-produk ini cepat habis dan harus digantikan dengan yang baru. Contoh dari produk ini antara lain bahan bakar, tisu, dan kemasan produk.

3. Keterbatasan Umur

Benda ini memiliki jangka waktu pemakaian yang terbatas. Batasan itu bisa dalam bentuk waktu maupun jumlah pemakaian. Apabila benda tersebut telah mencapai batas tersebut, benda tersebut sudah tidak lagi bisa dipakai dan harus diganti dengan yang baru.

Sebagai contoh, baterai benda yang telah habis energi setelah dipakai selama beberapa waktu, atau kosmetik yang memiliki tanggal kadaluarsa setelah diproduksi. Dengan demikian, benda habis pakai ini masuk dalam golongan fast moving stock, yang menurut Wall Street Mojo umumnya memakan sekitar 10-15% ruang penyimpanan.

4. Dicatat Sebagai Biaya

Barang habis pakai sering tercatat dalam laporan biaya operasional dalam akuntansi, sementara persediaan barang dagang yang tercatat sebagai aset. Barang habis pakai adalah barang yang dipergunakan untuk jangka waktu yang pendek dan biayanya langsung diperhitungkan selama periode pemakaian.

Contoh barang habis pakai antara lain peralatan bersih seperti sapu, lap, atau tisu yang digunakan secara rutin di dalam kantor. Barag-barang tersebut pemakaiannya habis seketika dan biayanya langsung dibebankan pada periode penggunaannya, bukan dihtung sebagai aset.

Mengapa Pengelolaan Barang Habis Pakai Diperlukan?

Pengelolaan barang habis pakai yang efektif sangat penting untuk kelancaran operasional dan efisiensi biaya. Dengan pengelolaan yang baik, Anda dapat memastikan ketersediaan barang yang cukup, menghindari pemborosan, dan mengoptimalkan perencanaan anggaran, sehingga operasional berjalan lancar.

Berikut beberapa alasan pentingnya pengelolaan barang habis pakai di inventory perusahaan, yaitu:

1. Kelancaran Operasional

Ketersediaan barang habis pakai yang cukup sangat penting untuk menjaga kelancaran operasional baik dalam bisnis maupun kegiatan sehari-hari. Kekurangan barang habis pakai dapat menyebabkan gangguan, yang pada akhirnya dapat memengaruhi produktivitas dan efisiensi.

Ketika barang habis pakai seperti alat tulis kantor, bahan bakar, atau perlengkapan kebersihan tersedia dalam jumlah yang tepat, proses operasional dapat berjalan tanpa hambatan.

2. Perencanaan Anggaran

Pengelolaan barang habis pakai yang efektif juga membantu dalam perencanaan anggaran yang lebih akurat. Dengan memantau penggunaan barang habis pakai, perusahaan dapat memperkirakan kebutuhan barang untuk jangka waktu tertentu, serta menetapkan anggaran yang sesuai.

Hal ini tidak hanya memastikan ketersediaan barang yang dibutuhkan, tetapi juga membantu menghindari pemborosan akibat pengadaan barang yang berlebihan atau tidak terkontrol.

3. Pengendalian Persediaan

Memantau stok barang habis pakai juga sangat penting dalam proses manajemen inventaris yang efektif. Melalui manajemen inventaris yang tepat, perusahaan akan bisa memaksimalkan pengadaan serta pemakaian barang habis pakai.

Anda bisa memanfaatkan daftar label inventaris barang tersebut untuk manajemen yang efektif, sehingga dapat mencegah adanya defisiensi dan surplus inventaris. Defisiensi inventaris tentunya akan berpengaruh pada operasional, sedangkan surplus inventaris justru bisa menyebabkan pemborosan, baik segi ruang penyimpanan maupun biaya penyimpanan.

4. Mendukung Keberlanjutan Bisnis

Pengelolaan barang habis pakai yang efisien dapat mendukung keberlanjutan bisnis jangka panjang. Dengan mengoptimalkan penggunaan dan pengadaan barang ini, perusahaan dapat mengurangi pemborosan, yang pada gilirannya mengurangi dampak lingkungan dan mengoptimalkan biaya operasional.

Software warehouse ScaleOcean membantu perusahaan dalam mengelola persediaan barang habis pakai dengan lebih efisien, meminimalkan pemborosan, dan mengoptimalkan proses pengadaan. Dengan pengelolaan stok yang lebih akurat, perusahaan tidak hanya dapat menekan biaya operasional, tetapi juga turut mendukung tujuan keberlanjutan bisnis dalam jangka panjang.

Fungsi Barang Habis Pakai

Barang habis pakai memiliki peran penting yang tidak dapat dipisahkan dari proses kerja perusahaan tersebut. Selain berfungsi sebagai alat bantu dalam proses produksi dan operasional kantor, penggunaan barang-barang habis pakai juga menunjukkan sejauh mana efisiensi pengelolaan aset perusahaan.

1. Mendukung Kegiatan Produksi

Barang habis pakai, seperti bahan baku, alat pengemas, dan perlengkapan lainnya, sangat penting dalam proses produksi. Mereka memastikan kelancaran operasional dan keberlangsungan produksi tanpa gangguan. Tanpa barang habis pakai yang tepat, proses produksi bisa terhambat, menyebabkan keterlambatan dan meningkatnya biaya.

Stockpile adalah suatu daerah penyimpanan jangka pendek dari material, contohnya bahan baku, yang memungkinkan proses produksi berjalan dengan lancar karena keberadaan material yang mencukupi. Mengelola stockpile dengan baik akan membuat perusahaan dapat menjamin keberlangsungan proses produksi dan mengurangi gangguan yang disebabkan oleh kekurangan material.

2. Mendukung Operasional Kantor

Kemudian, barang-barang yang digunakan pun dapat membantu dalam proses operasional di kantor, yaitu berupa alat tulis, mesin pencetak, kertas, dan sebagainya. Dengan adanya barang-barang ini, maka dapat dipastikan bahwa kerja administritif dan komunikasi dapat berlangsung dengan lancar, meningkatkan efisiensi karyawan dan juga mendukung produktivitas perusahaan secara keseluruhan.

3. Mencerminkan Efisiensi Penggunaan Aset Perusahaan

Penyediaan barang habis pakai sesuai kebutuhan mencerminkan efisiensi perusahaan dalam mengelola sumber daya. Hal ini penting karena dunia menghasilkan sekitar 2,56 miliar ton sampah pada 2022, jumlah yang sebelumnya diperkirakan baru tercapai pada 2030.

Melalui pencatatan, pengawasan, dan penggunaan barang habis pakai secara terkontrol, perusahaan dapat mengurangi pemborosan sekaligus mengalokasikan anggaran secara lebih optimal.

Contoh Barang Habis Pakai

Barang habis pakai adalah barang-barang yang memenuhi berbagai kebutuhan sehari-hari yang dipakai sampai tuntas atau tidak bisa dipakai lagi. Dalam hal pengelolaannya, perusahaan perlu mengaturnya dengan baik agar operasi tetap berjalan lancar.

Berikut beberapa jenis barang habis pakai yang sering digunakan di perusahaan:

1. Alat Tulis Kantor (ATK)

Salah satu contoh barang habis pakai yang umum dipakai di kantor meliputi alat tulis, seperti kertas, pena, pensil, penghapus, tinta cetak, stapler, dan penjepit kertas. Barang-barang tersebut digunakan dalam proses administrasi dan komunikasi sehari-hari di kantor.

Karena sifatnya yang cepat habis, barang-barang ini perlu diganti secara berkala untuk mendukung kelancaran operasional dan mencegah gangguan dalam proses kerja.

2. Bahan Makanan dan Minuman

Bahan makanan dan minuman juga termasuk dalam kategori barang habis pakai, seperti beras, mie instan, kopi, teh, gula, minyak goreng, buah, dan sayur. Barang-barang ini digunakan dalam kehidupan sehari-hari untuk memenuhi kebutuhan konsumsi.

Karena memiliki umur simpan terbatas dan cepat habis, pengelolaannya harus dilakukan dengan hati-hati agar tidak menyebabkan pemborosan atau kekurangan persediaan yang dapat mengganggu kebutuhan.

3. Perlengkapan Kebersihan

Perlengkapan kebersihan seperti sabun, deterjen, tisu, pembersih lantai, sapu, dan lap juga termasuk dalam barang habis pakai. Barang-barang ini digunakan untuk menjaga kebersihan lingkungan, baik di rumah, kantor, maupun fasilitas umum.

Seiring dengan penggunaannya, barang-barang ini akan habis dan perlu diganti secara teratur agar kebersihan tetap terjaga dan lingkungan tetap nyaman untuk digunakan.

4. Barang Industri

Di sektor industri, contoh dari barang habis pakai adalah tinta sablon, bahan baku produksi, bahan kimia, serta sparepart mesin yang cepat rusak. Barangan tersebut sangatlah penting dalam mendukung proses produksi, manajemen persediaan, dan operasional perusahaan.

Untuk memudahkan pengecekan barang habis pakai, Anda bisa memanfaatkan database stok barang masuk dan keluar. Dengan adanya manajemen persediaan yang terintegrasi, Anda bisa memperkirakan kebutuhan pengadaan dan menghindari kesalahan dalam kekurangan stok yang menghambat proses produksi.

Cara Memilih Barang Habis Pakai

Untuk mengambil pilihan untuk menentukan pengadaan barang yang tepat, perusahaan harus melakukan beberapa langkah yang cukup penting dalam prosesnya. Sehingga proses pengadaan tersebut dapat sesuai dengan kebutuhan dan anggarannya.

Langkah-langkah tersebut meliputi analisis mengenai jenis barang, kualitas, harganya, serta batasan masa berlaku dari barang yang akan dibeli tersebut, agar pembelian barang habis pakai dapat mendukung kelancaran bisnis:

1. Identifikasi Kebutuhan

Langkah pertama dalam memilih barang habis pakai adalah dengan mengidentifikasi kebutuhan spesifik perusahaan. Ini mencakup menentukan jenis barang yang diperlukan berdasarkan frekuensi penggunaannya, ukuran, dan kualitas yang dibutuhkan. Proses ini membantu memastikan bahwa barang yang dipilih sesuai dengan operasi bisnis dan dapat mendukung kelancaran kegiatan sehari-hari.

2. Membandingkan Kualitas

Setelah mengidentifikasi kebutuhan, penting untuk membandingkan kualitas barang habis pakai dari berbagai merek atau pemasok. Pastikan barang yang dipilih memiliki kualitas yang sesuai dengan standar perusahaan. Kualitas yang baik tidak hanya memastikan barang bertahan lama tetapi juga mempengaruhi produktivitas dan efisiensi operasional perusahaan.

3. Mempertimbangkan Harga

Meskipun kualitas harus menjadi prioritas utama, harga yang kompetitif tetap penting untuk menjaga anggaran tetap efisien. Pastikan untuk membandingkan harga dari berbagai pemasok untuk menemukan pilihan dengan harga terjangkau dan kualitas yang sepadan, jangan sampai membeli barang inferior hanya karena murah.

4. Memeriksa Tanggal Kedaluwarsa

Barang habis pakai, seperti barang medis atau makanan lainnya, perlu dilihat tanggal kedaluwarsanya. Keuntungan dari memilih barang dengan tanggal kedaluwarsa yang lebih lama adalah bahwa barang tersebut dapat digunakan untuk waktu yang lebih lama tanpa risiko barang tersebut terbuang sia-sia atau merugikan Anda karena barang tersebut kadaluarsa sebelum Anda dapat memakainya.

Bagaimana Prosedur Pengadaan Barang Habis Pakai Dilakukan?

Untuk memudahkan operasional tanpa membebani keuangan, perusahaan tentu tidak boleh melakukan pembelian dengan sembarangan. Ada prosedur pengadaan barang habis pakai sesuai Standard Operating Procedure (SOP) yang harus dipenuhi, seperti pada penjelasan berikut.

1. Identifikasi dan Perencanaan Kebutuhan

Proses ini dimulai dengan pengumpulan data kebutuhan oleh masing-masing unit kerja sesuai dengan jumlah stok yang tersisa dan proyeksi aktivitas ke depan. Setelah itu, bagian logistik akan membuat perhitungan perkiraan anggaran setiap bulan atau setiap tahun, sesuai dengan data konsumsi sebelumnya, kemudian menyerahkan surat permohonan resmi tersebut ke bagian gudang.

2. Verifikasi Stok dan Anggaran

Sebelum penjualan dikonfirmasi, staf gudang harus melakukan pengecekan fisik atas barang yang dijual tersebut agar dapat mengetahui bahwa barang tersebut memang kosong agar tidak terjadi pengambilan duplikat.

Setelah itu, departemen keuangan akan melakukan pengecekan untuk memastikan bahwa permintaan tersebut sesuai dengan alokasi anggaran operasional yang tersedia sebelum akhirnya diserahkan kepada pimpinan untuk mendapatkan otorisasi akhir.

3. Pemilihan Vendor dan Pembelian

Setelah persetujuan, bagian logistik akan melaksanakan survei harga dan kualitas dari beberapa vendor yang berwenang agar mendapatkan penawaran yang paling menguntungkan. Dengan adanya vendor yang sudah ditentukan, perusahaan akan melakukan penandatanganan PO (Purchase Order) serta melakukan kesepakatan meng

4. Penerimaan dan Quality Control

Ketika paket telah sampai di ruang loading dock, maka petugas gudang akan melakukan proses inspeksi fisik untuk memastikan bahwa barang tersebut jumlahnya serta spesifikasinya memenuhi dokumen PO. Apabila terdapat produk yang cacat atau tidak sesuai, maka petugas akan melakukan retur ke supplier, namun barang yang memenuhi persyaratan inspeksi akan diterima dengan melakukan penandatanganan Berita Acara.

5. Pencatatan dan Distribusi

Prosedur ini akan menemui titik akhirnya melalui tahap penginputan semua barang yang berhasil lolos uji cek tersebut ke dalam sistem inventarisasi atau ERP yang digunakan oleh perusahaan. Barang-barang ini selanjutnya disimpan pada gudang berdasarkan kategori masing-masing dengan rapi, sebelum kemudian dikirimkan ke divisi pemohon awal dengan bukti serah terima yang sah.

Apa Perbedaan Barang Habis Pakai dan Barang Tidak Habis Pakai?

Perbedaan utama antara barang habis pakai dan barang tidak habis pakai terletak pada usia pakai dan fungsinya. Barang habis pakai hanya dapat digunakan dalam jangka pendek karena cepat habis atau aus. Contohnya kertas, tinta, atau makanan, dan langsung dicatat sebagai biaya operasional.

Sedangkan barang barang tidak habis pakai mempunyai usia yang lebih lama dan bisa dipakai berulang-ulang. Contohnya seperti komputer atau meja kantor, sehingga umumnya disebutkan sebagai aset dari perusahaan tersebut. Berikut adalah perbedaan utama antara keduanya.

1. Durasi Penggunaan

• Barang Habis Pakai: Dirancang untuk digunakan hingga habis atau tidak dapat digunakan lagi dalam waktu relatif singkat, dan perlu diganti secara rutin.
• Barang Tidak Habis Pakai: Dirancang untuk bertahan dalam jangka panjang, sehingga tidak perlu diganti dalam waktu singkat.

2. Contoh

• Barang Habis Pakai: Alat tulis kantor (kertas, pulpen, pensil), bahan makanan, perlengkapan kebersihan, dan tinta printer.
• Barang Tidak Habis Pakai: Mesin, furnitur, peralatan kantor (komputer, mesin fotokopi), dan kendaraan.

3. Pengelolaan

• Barang Habis Pakai: Memerlukan pengelolaan persediaan yang rutin dan sering, karena cepat habis dan digunakan dalam frekuensi tinggi.
• Barang Tidak Habis Pakai: Pengendalian persediaan lebih fokus pada pemeliharaan dan perawatan jangka panjang, karena tidak sering diganti.

4. Biaya

• Barang Habis Pakai: Memiliki biaya penggantian yang lebih kecil, tetapi perlu dibeli secara berkelanjutan.
• Barang Tidak Habis Pakai: Memiliki biaya awal yang lebih besar, tetapi tidak perlu penggantian yang sering.

5. Pemakaian

• Barang Habis Pakai: Umumnya dikonsumsi atau digunakan dalam jumlah banyak dan cepat habis, seperti bahan baku atau barang operasional.
• Barang Tidak Habis Pakai: Biasanya digunakan dalam jumlah lebih sedikit dan bertahan lama, seperti peralatan atau mesin yang memerlukan perawatan rutin.

Baca juga: Stock on Hand: Pengertian, Manfaat, serta Cara Menghitung

Kesimpulan

Barang habis pakai adalah barang yang sudah digunakan atau tidak bisa digunakan lagi, misalnya adalah kantor stationary, bahan makanan, dan kebersihan. Pada prinsipnya, barang-barang ini cepat terpakai dan perlu diganti secara berkala sehingga perlu manajemen agar operasi berjalan lancar, mencegah pemborosan, dan melancarkan perencanaan anggaran.

Dengan sistem pengelolaan yang tepat, perusahaan dapat memantau ketersediaan stok secara real-time, mengoptimalkan pengadaan, dan mendukung keberlanjutan bisnis. Untuk itu, penggunaan software inventaris menjadi solusi praktis yang memudahkan kontrol persediaan barang habis pakai.

Jika Anda ingin mengelola barang habis pakai dengan lebih efektif dan efisien, ScaleOcean menawarkan layanan demo gratis yang bisa Anda manfaatkan untuk mengetahui secara langsung kemudahan dalam mengatur stok menggunakan software invetaris terbaik.