Pengendalian Persediaan: Pengertian, Manfaat, dan Metodenya

Pengelolaan barang yang efektif merupakan salah satu unsur penting dan krusial bagi kinerja bisnis dalam perusahaan. Untuk mengelola secara menyeluruh, penting bagi perusahaan untuk melakukan metode pengendalian persediana agar dapat memastikan barang atau bahan tersedia ketika dibutuhkan

Terutama bagi perusahaan yang sering kali mengalami masalah seperti kekurangan atau kelebihan stok, tingginya biaya penyimpanan, hingga kesulitan memenuhi permintaan pasar.

Untuk itu, pengendalian persediaan harus diterapkan dengan optimal, termasuk dalam menentukan persediaan awal dan akhir, yang membantu memudahkan perencanaan dan pemantauan aliran barang di gudang.

Dalam artikel ini akan dibahas secara mendalam konsep pengendalian persediaan, mulai dari pengertian, contoh, dan metode pengendalian persediaan untuk pengelolaan manajemen gudang. Simak penjelasan berikut ini!

Key Takeaways

• Pengendalian persediaan adalah proses untuk memantau, merencanakan, dan mengatur stok barang agar mencukupi permintaan tanpa biaya penyimpanan berlebihan.
• Tujuan pengendalian persediaan: memastikan produk tersedia sesuai kebutuhan, mengurangi biaya, mencegah stockout, dan meningkatkan efisiensi operasional.
• Metode pengendalian persediaan: Economic Order Quantity (EOQ), JIT, Analisis ABC, Periodic Review, FIFO (First-In, First-Out), LIFO (Last-In, First-Out), hingga Safety Stock.
• Software inventory ScaleOcean, solusi terintegrasi untuk mengelola persediaan dan mengoptimalkan biaya dengan pemantauan real-time serta otomatisasi.

Coba Demo Gratis

Apa itu Pengendalian Persediaan

Pengendalian persediaan adalah serangkaian prosedur untuk mengatur jumlah persediaan yang bertujuan menjaga tingkat persediaan agar tetap optimal, memastikan barang tersedia pada waktu yang tepat, serta meminimalkan biaya yang berhubungan dengan persediaan.

Proses pengendalian persediaan ini mencakup pemantauan, perencanaan, dan pengelolaan stok bahan atau barang yang digunakan dalam operasi bisnis, mulai dari bahan baku hingga produk jadi. Dilakukannya proses ini juga untuk memenuhi permintaan pelanggan dan menjaga keseimbangan biaya penyimpanan dan risiko kehabisan stok.

Dengan pengendalian ini, sistem inventory akan selalu tepat dan menghindari biaya penyimpanan yang berlebih, mulai dari biaya penyewaan gedung, biaya pemeliharaan, biaya pemesanan barang, dan biaya asuransi.

Persediaan dengan dengan pengelolaan yang baik, membuat stok barang dalam gudang akan lebih mudah diakses, diatur, dan dikendalikan. Sehingga operasional gudang akan jauh lebih efisien dan manajemen rantai pasok pun akan berjalan dengan baik secara menyeluruh.

Baca juga: 15 Aplikasi Gudang Terbaik untuk Bisnis di Indonesia

Tujuan dan Manfaat Pengendalian Persediaan

Pengendalian persediaan dalam gudang memiliki beberapa fungsi penting untuk menjaga kelancaran operasional dan efisiensi biaya. Fungsi-fungsi ini tidak hanya membantu memastikan barang tersedia saat dibutuhkan, tetapi juga mendukung pengelolaan logistik yang lebih baik.

Berikut adalah beberapa manfaat dan tujuan utama pengendalian persediaan dalam gudang:

1. Menghindari Kekurangan Stok

Tujuan pengendalian persediaan yang pertama adalah memastikan bahwa stok barang selalu tersedia dalam jumlah yang cukup. Hal ini penting untuk memenuhi permintaan pelanggan tepat waktu dan menjaga kelancaran operasional perusahaan.

Kekurangan stok dapat mengganggu proses produksi atau pengiriman barang, menyebabkan keterlambatan, dan merusak reputasi perusahaan. Anda bisa menghitung persediaan awal dan akhir serta pengelolaan persediaan yang baik untuk mencegah kekurangan stok yang dapat menimbulkan kerugian finansial.

2. Meminimalkan Biaya Penyimpanan

Pengendalian persediaan juga dilakukan untuk meminimalkan biaya yang terkait dengan penyimpanan barang, mulai dari biaya sewa gudang, asuransi, dan kerusakan barang. Biaya penyimpanan yang tinggi dapat mengurangi keuntungan perusahaan.

Pengelolaan persediaan secara efisien, membuat perusahaan dapat mengurangi jumlah stok yang disimpan, mengoptimalkan ruang penyimpanan, dan meminimalkan kerugian akibat barang yang rusak atau kadaluwarsa, sehingga biaya operasional dapat ditekan.

3. Mengoptimalkan Investasi dalam Persediaan

Pengendalian persediaan yang efektif bertujuan untuk menghindari penumpukan stok yang berlebihan. Stok yang berlebihan mengikat modal perusahaan yang seharusnya dapat digunakan untuk keperluan lain, seperti investasi dalam pengembangan produk atau pemasaran.

Terjadinya penumpukan barang juga berisiko menyebabkan kerugian akibat barang yang tidak terjual atau kedaluwarsa. Pengelolaan yang tepat membantu mengoptimalkan investasi dan memastikan modal tidak terbuang sia-sia.

4. Memenuhi Permintaan Pelanggan

Pengendalian persediaan juga penting dilakukan untuk memastikan produk tersedia saat dibutuhkan oleh pelanggan. Dengan stok yang dikelola dengan baik, perusahaan dapat memenuhi permintaan pelanggan dengan cepat, meningkatkan kepuasan, dan membangun loyalitas pelanggan.

Forecast barang inventory juga dapat membantu perusahaan mempertahankan kepercayaan pelanggan dan mendukung pertumbuhan bisnis. Pengelolaan persediaan yang efisien juga memungkinkan perusahaan merespons perubahan permintaan pasar dengan lebih fleksibel.

5. Mengendalikan Biaya Produksi

Pengendalian persediaan juga bertujuan untuk memastikan ketersediaan bahan baku yang cukup saat dibutuhkan dalam proses produksi. Dengan persediaan bahan baku yang terkelola dengan baik, proses produksi dapat berjalan lancar tanpa gangguan.

Dengan mengelola persediaan dengan optimal, dapat membantu perusahaan menjaga biaya produksi tetap terkendali dan mencegah keterlambatan yang bisa mempengaruhi biaya operasional.

Pengelolaan persediaan yang efisien juga mendukung perencanaan produksi yang lebih baik dan pengurangan pemborosan. Untuk menrealisasikan hal tersebut, perusahaan biasanya menerapkan beberapa metode manajemen stok di gudang seperti vendor managed inventory (VMI).

6. Menjaga Ketersediaan Barang

Pengendalian persediaan berfungsi untuk memastikan barang tersedia dalam jumlah yang cukup, menghindari kekurangan yang dapat mengganggu proses produksi atau pengiriman. Dengan pengaturan yang baik, perusahaan dapat memenuhi permintaan pelanggan tanpa keterlambatan.

7. Meningkatkan Efisiensi Operasional

Tujuan pengendalian persediaan adalah untuk memastikan bahwa barang yang ada di gudang tercatat dengan akurat dan mudah ditemukan saat dibutuhkan. Pengendalian persediaan yang baik mempercepat proses pengambilan, pengiriman, dan penerimaan barang di gudang, serta meningkatkan kecepatan respon terhadap permintaan pasar.

8. Mencegah Kerusakan dan Kehilangan Barang

Sistem pengendalian persediaan membantu meminimalkan risiko barang rusak atau hilang selama penyimpanan. Dengan pencatatan yang tepat dan pemantauan rutin, perusahaan dapat menjaga kualitas barang dan mengurangi kerugian yang diakibatkan oleh penyimpanan yang tidak teratur.

Apa Saja Metode Pengendalian Persediaan?

Metode pengelolaan persediaan yang sering digunakan antara lain Economic Order Quantity (EOQ) untuk menghitung jumlah pesanan yang optimal, Just-In-Time (JIT) yang melakukan pemesanan stok hanya saat diperlukan, Analisis ABC untuk mengelompokkan persediaan berdasarkan nilai.

Terdapat juga Material Requirements Planning (MRP) untuk merencanakan kebutuhan bahan baku, dan Periodic Review yang melakukan pemesanan ulang secara terjadwal. Untuk lebih detail, berikut adalah metode pengendalian persediaan:

1. Economic Order Quantity (EOQ)

EOQ bertujuan untuk menentukan jumlah pesanan yang optimal guna meminimalkan biaya penyimpanan dan pemesanan. Dengan demikian, perusahaan dapat mengetahui jumlah stok yang tepat untuk dipesan tanpa mengeluarkan biaya berlebihan.

Melalui perhitungan EOQ, perusahaan dapat menghindari pemborosan dengan memesan jumlah yang optimal. Metode pengelolaan persediaan ini membantu menekan biaya dan memastikan bahwa stok selalu tersedia saat dibutuhkan tanpa mengakibatkan kelebihan persediaan yang berisiko.

2. Just-In-Time (JIT)

JIT berfokus pada pengelolaan persediaan dengan memesan bahan baku atau produk hanya saat dibutuhkan untuk produksi atau penjualan. Perhitungan JIT dapat mengurangi biaya penyimpanan karena stok yang minimal, membuat bisnis lebih efisien.

3. Analisis ABC (ABC Analysis)

Prinsip ABC Analysis mengkategorikan stok menjadi tiga kelompok (A, B, C) berdasarkan nilai dan tingkat kepentingannya. Dengan demikian, perusahaan dapat memprioritaskan sumber daya untuk item persediaan yang paling bernilai dan penting.

4. Periodic Review

Periodic Review memastikan bahwa pemesanan ulang dilakukan secara rutin dan disesuaikan setiap periode. Metode pengelolaan persediaan ini efektif untuk perusahaan yang ingin menghindari fluktuasi stok secara ekstrem, baik kekurangan maupun kelebihan.

5. Material Requirements Planning (MRP)

MRP digunakan untuk merencanakan kebutuhan bahan baku, komponen, dan persediaan lainnya. Metode pengelolaan persediaan ini membantu perusahaan memastikan ketersediaan yang tepat waktu untuk mendukung proses produksi sesuai jadwal.

6. FIFO (First-In, First-Out)

FIFO memastikan bahwa barang yang pertama kali masuk ke dalam persediaan adalah yang pertama kali dijual atau digunakan. Metode ini sangat ideal untuk produk yang memiliki masa kedaluwarsa, menghindari penumpukan barang lama di gudang.

7. LIFO (Last-In, First-Out)

LIFO memungkinkan perusahaan menjual atau menggunakan barang yang terakhir masuk terlebih dahulu. Metode pengelolaan persediaan ini cocok digunakan untuk produk yang tidak mudah kedaluwarsa, namun kurang tepat untuk barang dengan masa kadaluarsa singkat.

8. Safety Stock (Stok Cadangan)

Stok cadangan disiapkan untuk mengantisipasi lonjakan permintaan atau keterlambatan pengiriman. Dengan adanya safety stock, perusahaan dapat menjaga kelancaran operasional dan memastikan permintaan pelanggan tetap terpenuhi tanpa gangguan.

9. Reorder Point (ROP)

Metode pengendalian persediaan selanjutnya adalah dengan cara menentukan reorder point. Dalam metode ini dilakukan poin pemesanan, yaitu jumlah minimum persediaan yang harus ada sebelum pemesanan ulang dilakukan. Pemesanan ulang akan dilakukan ketika barang persediaan berada di bawah poin pemesanan.

Tantangan Pengendalian Persediaan

Pengendalian persediaan dalam gudang sering menghadapi berbagai tantangan yang dapat mempengaruhi efisiensi operasional dan profitabilitas perusahaan. Tantangan-tantangan ini perlu dikelola dengan baik agar proses pengelolaan persediaan dapat berjalan lancar dan mendukung kelancaran bisnis.

Beberapa tantangan utama dalam pengendalian persediaan, yaitu:

1. Fluktuasi Permintaan

Fluktuasi permintaan yang tidak terduga bisa menjadi tantangan besar dalam pengendalian persediaan. Menghadapi fluktuasi ini membutuhkan perkiraan yang lebih akurat dan adaptasi yang cepat.

Ketika permintaan naik atau turun secara signifikan, perusahaan dapat kesulitan untuk menyesuaikan jumlah persediaan, berisiko kekurangan stok atau kelebihan stok yang tidak terpakai.

2. Kesalahan dalam Pencatatan

Kesalahan dalam pencatatan persediaan dapat menyebabkan ketidaksesuaian antara jumlah barang yang tercatat dan yang sebenarnya ada di gudang. Hal ini bisa terjadi akibat kesalahan manual atau sistem yang tidak terintegrasi dengan baik. Ketidaksesuaian ini dapat menghambat proses pengambilan keputusan dan menyebabkan masalah dalam memenuhi permintaan pelanggan.

3. Biaya Penyimpanan yang Tinggi

Biaya penyimpanan yang tinggi bisa menjadi tantangan besar dalam pengelolaan persediaan. Ruang gudang yang terbatas dan biaya operasional yang terus meningkat dapat membuat perusahaan kesulitan untuk menjaga jumlah persediaan yang optimal.

Selain itu, biaya tambahan seperti pemeliharaan, keamanan, dan asuransi barang juga harus dipertimbangkan dalam pengelolaan persediaan. Untuk mengelola hal ini, Anda dapat melakukan inventory valuation yang akurat dapat membantu perusahaan untuk mengevaluasi nilai persediaan dan meminimalkan biaya penyimpanan yang tidak perlu.

4. Kerusakan atau Kedaluwarsa Barang

Barang yang disimpan dalam waktu lama bisa mengalami kerusakan atau kedaluwarsa, terutama untuk produk dengan umur simpan terbatas. Pengelolaan persediaan yang buruk dapat memperburuk masalah ini, menyebabkan kerugian akibat barang yang tidak dapat dijual lagi.

5. Keterbatasan Teknologi dan Sistem

Banyak perusahaan masih mengandalkan metode pengendalian persediaan manual yang rentan terhadap kesalahan dan ketidaktepatan. Selain itu, teknologi yang tidak memadai atau sistem yang terpisah antar departemen seringkali menghambat efisiensi dalam pengelolaan persediaan.

Untuk mengatasi hal tersebut, penting untuk mengadopsi sistem yang lebih modern dan terintegrasi. Dengan solusi ini, akurasi dan efisiensi dalam pengendalian persediaan akan meningkat secara signifikan. Hal ini penting agar pengelolaan persediaan dapat berjalan lebih efisien, mengurangi risiko, dan memastikan kelancaran operasional.

Software inventory ScaleOcean menjadi rekomendasi terbaik yang menawarkan solusi menyeluruh, mulai dari pemantauan real-time, integrasi dengan seluruh fungsi bisnis, serta otomatisai proses barang masuk dan keluar dengan laporan akurat dan real-time. Lakukan demo gratis sekarang untuk dapatkan solusi terbaik ini!

Contoh Pengendalian Persediaan

Pengendalian persediaan adalah langkah atau proses penting dalam pengelolaan manajemen gudang yang akan membantu perusahaan memastikan kelancaran operasi gudang. Dalam prosesnya, pengendalian persediaan dapat diimplementasikan dalam manajemen gudang dengan contoh-contoh berikut ini:

1. Tentukan Titik Poin Pembelian

Perencanaan poin pemesanan ini dilakukan dalam gudang dengan menetapkan poin pemesanan untuk setiap item dalam persediaan. Contoh pengendalian persediaan ini dilakukan ketika persediaan barang turun dari poin yang telah ditentukan, pemesanan ulang akan otomatis dilakukan untuk menjaga tingkat persediaan agar tetap cukup.

2. Penggunaan Barcode

Pengelolaan persediaan dapat dilakukan dengan menggunakan teknologi scanning barcode.
Hal ini agar identifikasi dan pelacakan barang lebih akurat dan lebih mudah dicari.  Barcode akan dengan mudah untuk scanning item yang dicari dengan cepat dan dapat mengurangi human error dalam pengelolaan persediaan.

3. Sistem Pemantauan Real-Time

Penyimpanan gudang akan efisien jika menggunakan berbagai jenis sistem yang membantu pengendalian inventory. Seperti sistem pemantauan real-time yang memiliki sensor dan software khusus untuk melacak persediaan dengan akurasi yang tinggi. Staf logistik akan dengan cepat melakukan pemesanan ulang atau mengatur ulang penyimpanan.

Penggunaan software inventory terbaik dapat membantu pemantauan real-time secara keseluruhan. Dengan implementasi software ini, perusahaan dapat mendapatkan data yang terintegrasi dan akurat mengenai stok barang, pergerakan barang, serta status pengiriman

4. Pengendalian Kualitas

Saat barang telah melewati alur penerimaan barang dan sampai di gudang, perlu dilakukan pemeriksaan ulang untuk memastikan kualitas produknya, apakah telah sesuai dan memenuhi standar yang telah ditentukan. Hal ini penting dilakukan untuk mengetahui kualitas barang agar tidak terjadi kerugian yang krusial.

5. Evaluasi Berkala

Staf yang bertanggung jawab di gudang harus secara rutin melakukan evaluasi pada pengendalian persediaan dengan memeriksa laporan mengenai ketersediaan stok barang, biaya penyimpanan, prediksi permintaan stok, dan penjualan.

Penting untuk menerapkan metode penilaian persediaan untuk membantu mengidentifikasi perbaikan yang perlu dilakukan selanjutnya.

Kesimpulan

Berbagai metode pengendalian persediaan yang sering diterapkan meliputi Just in Time (JIT), Analisis ABC, Economic Order Quantity (EOQ), dan Material Requirements Planning (MRP). Untuk penilaian nilai persediaan, dapat digunakan metode seperti FIFO dan LIFO.

Pemilihan metode pengendalian persediaan bergantung pada jenis bisnis. Untuk produk cepat rusak, FEFO atau FIFO cocok. Bisnis yang ingin mengurangi biaya penyimpanan dapat menggunakan JIT, sementara Analisis ABC membantu bisnis dengan banyak produk untuk prioritas pengelolaan. MRP efektif untuk manufaktur.

Untuk mengoptimalkan proses ini, Software Inventory ScaleOcean dapat memberikan solusi terbaik dan terintegrasi untuk mengendalikan persediaan secara otomatis dan efisien. Lakukan demo gratis dan konsultasi dengan tim ScaleOcean sekarang untuk menyesuaikan sistem sesuai kebutuhan spesifik bisnis Anda.