Pahami Apa itu VMI untuk Kelola Persediaan

Pengelolaan persediaan menjadi aspek krusial dalam manajemen gudang karena berpengaruh pada profitabilitas dan kinerja operasional perusahaan. Sehingga dibutuhkan solusi yang inovatif yang tepat untuk menjaga stabilitas manajemen persediaan dan mengoptimalkan rantai pasokan, salah satunya dengan menerapkan VMI atau Vendor Managed Inventory.

Penerapan metode satu ini berfokus pada pemasok yang mengelola persediaan gudang perusahaan seperti, memonitor, merencanakan, dan mengatur pengiriman produk. Nah, artikel kali ini akan membahas secara rinci apa itu VMI, pemanfaatannya di manajemen gudang, serta bagaimana perusahaan bisa mengimplementasikannya secara sukses. Simak dengan baik penjelasan berikut!

Key Takeaways

• Vendor Managed Inventory (VMI) adalah sistem pengelolaan inventaris yang menugaskan pemasok untuk mengelola persediaan gudang perusahaan, meminimalisir risiko kehabisan stok.
• Manfaat VMI meliputi pengurangan biaya persediaan, peningkatan layanan pelanggan, efisiensi operasional, perencanaan yang lebih akurat, dan optimalisasi rantai pasokan.
• Faktor yang harus dipertimbangkan dalam VMI adalah hubungan kuat antara kedua pihak, penerapan teknologi, serta akurasi data yang krusial untuk kelancaran sistem.
• Software inventaris ScaleOcean menyediakan sistem yang terintegrasi untuk mendukung VMI dengan memfasilitasi transfer data, memantau persediaan, dan merampingkan alur kerja.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Vendor Managed Inventory?

Vendor Managed Inventory (VMI) adalah model bisnis di mana pemasok bertanggung jawab atas pengelolaan tingkat inventaris produk mereka di lokasi pelanggan. Dalam sistem ini, pemasok memantau tingkat stok, memperkirakan permintaan, dan membuat keputusan pengisian ulang barang secara langsung.

Pada umumnya, pemasok dalam rantai pasokan hanya bertanggung jawab atas penyediaan dan pengiriman barang kepada pembeli. Barang-barang tersebut kemudian akan dimasukkan ke dalam gudang pembeli untuk dikelola. Namun, bila kedua pihak menyetujui penerapan VMI, maka segala peran manajemen ketersediaan akan dijatuhkan kepada pihak supplier.

Pendekatan kolaboratif ini mengurangi beban manajemen inventaris bagi pelanggan, serta mengoptimalkan stok dengan mengurangi biaya operasional dan meningkatkan efisiensi rantai pasokan. VMI bertujuan untuk menciptakan alur pasokan yang lebih lancar dan mengurangi risiko kekurangan atau kelebihan stok.

2. Cara Kerja Vendor Managed Inventory (VMI)

Penerapan sistem vendor managed inventory (VMI) memerlukan beberapa langkah penting yang dimulai dengan persetujuan dari pihak penyedia dan penentuan KPI gudang yang relevan. Selanjutnya, memberikan akses data inventaris kepada pemasok menjadi kunci untuk memungkinkan manajemen stok yang lebih responsif. Berikut penjelasan lebih rinci cara kerja VMI dalam perusahaan:

a. Persetujuan Penerapan VMI

Apabila perusahaan Anda ingin mengimplementasi sistem supplier managed inventory ke dalam operasi, maka perlu adanya persetujuan terlebih dahulu dengan pihak penyedia. KPI-KPI gudang, seperti perputaran stok dan stock to sales ratio, harus ditentukan sebelum penerapan tersebut untuk menjamin tercapainya tujuan bersama.

b. Memberikan Akses Data Inventaris kepada Supplier

Tentu saja, pelanggan atau pembeli perlu memberikan akses terhadap data gudangnya terlebih dahulu untuk memungkinkan proses vendor managed inventory yang optimal. Adanya akses terhadap data tersebut memberikan supplier wawasan untuk melakukan modifikasi pada ketersediaan barang sesuai dengan angka permintaan yang fluktuatif secara segera, yakni tanpa menunggu perintah dari pelanggan.

c. Pemantauan dan Peramalan Pemasok

Pemasok memantau tingkat inventaris secara kontinu dan menggunakan analisis data untuk memprediksi permintaan di masa mendatang. Dengan peramalan yang lebih tepat, pemasok dapat mengantisipasi kebutuhan stok dan menghindari kekurangan atau kelebihan barang, menjaga aliran pasokan yang lancar.

d. Perencanaan Pengisian Ulang

Berdasarkan perkiraan permintaan dan tingkat persediaan yang ada, pemasok merencanakan dan melaksanakan pesanan pengisian ulang. Pendekatan ini mengoptimalkan waktu pengiriman dan meminimalkan gangguan pada operasi pelanggan, dengan memastikan produk tersedia saat dibutuhkan.

e. Memantau Kinerja secara Berkala

Setelah sistem VMI diterapkan, penting untuk memantau kinerja secara berkala. Proses ini melibatkan evaluasi tingkat stok, waktu pengiriman, dan kepuasan pelanggan. Dengan pemantauan yang rutin, perusahaan dan pemasok dapat melakukan penyesuaian yang diperlukan untuk menjaga kelancaran operasional dan memastikan stok tetap berada pada tingkat yang optimal.

3. Manfaat Vendor Managed Inventory (VMI)

Setelah mengetahui bahwa apa itu VMI sebagai strategi efektif untuk kontrol inventaris dan rantai pasokan, vendor managed inventory memiliki berbagai manfaat penting untuk pengelolaan persediaan. Berikut ini beberapa manfaat utama yang dapat diperoleh melalui penerapan VMI dalam manajemen gudang Anda:

a. Pengurangan Biaya Persediaan

VMI dengan peran aktif pemasok sebagai pengelola stok memberikan manfaat untuk mengurangi risiko overstock dan understock yang dapat mengakibatkan pemborosan biaya. Dengan perencanaan yang lebih tepat, Anda dapat menghemat uang yang sebelumnya terbuang pada persediaan yang tidak perlu.

b. Meningkatkan Layanan Pelanggan

Manfaat selanjutnya dari VMI adalah memungkinkan Anda untuk menjaga tingkat persediaan yang optimal, dengan menyediakan produk selalu dalam persediaan ketika pelanggan membutuhkannya. Ini meningkatkan kepuasan pelanggan dan membangun loyalitas yang kuat, sehingga dapat meningkatkan penjualan dan reputasi bisnis Anda.

c. Meningkatkan Efisiensi Operasional

Vendor managed inventory dapat memotong waktu dan upaya yang sebelumnya digunakan untuk perencanaan persediaan dan pemantauan stok. Dengan data yang lebih akurat dan terus-menerus, Anda dapat mengelola gudang dengan lebih efisien, mengurangi beban kerja yang berlebihan, dan menghindari kesalahan dalam pengelolaan persediaan.

d. Perencanaan yang Lebih Akurat

Kemampuan untuk berbagi data secara real-time dengan pemasok dapat memungkinkan perencanaan persediaan yang lebih akurat. Dengan pemahaman yang lebih baik tentang permintaan dan tren pasar, Anda dapat merespons perubahan dengan lebih cepat dan lebih baik.

e. Hubungan Pemasok-Pelanggan yang Lebih Kuat

Manfaat terakhir dari VMI adalah dapat mengintegrasikan pelanggan dan pemasok secara lebih erat dalam rantai pasokan. Penerapan ini akan menciptakan kolaborasi yang lebih erat, yang dapat membantu mengidentifikasi peluang untuk mengoptimalkan supply chain management secara keseluruhan.

4. Contoh Penerapan VMI di Berbagai Perusahaan

Untuk memperjelas cara kerja Vendor Managed Inventory (VMI), berikut contoh penerapannya di perusahaan besar. Contoh ini menunjukkan bagaimana VMI membantu meningkatkan efisiensi operasional dan pengelolaan stok.

a. Walmart

Walmart, sebagai salah satu pengecer terbesar di dunia, mengandalkan VMI untuk mengelola rantai pasokan mereka. Dalam sistem ini, pemasok bertanggung jawab langsung atas pengelolaan stok di toko-toko Walmart dan pusat distribusinya. Data inventaris real-time memungkinkan pemasok untuk merencanakan pengisian ulang dengan tepat, memastikan ketersediaan barang tanpa overstock atau stockout.

b. Procter & Gamble

Procter & Gamble (P&G), perusahaan barang konsumen multinasional, mengimplementasikan VMI dalam hubungannya dengan pengecer dan distributor. Hal ini guna memastikan ketersediaan produk secara konsisten dan kelancaran proses rantai pasok perusahaan. P&G berbagi data penjualan dan perkiraan permintaan dengan pemasok mereka, yang kemudian bertanggung jawab atas pengisian ulang stok barang di rak pengecer.

Dengan sistem ini, pemasok dapat mengatur tingkat stok berdasarkan data permintaan yang lebih akurat, menghindari kekurangan atau kelebihan stok, serta mengoptimalkan pengelolaan persediaan di seluruh jaringan distribusi P&G. Hal ini meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi pemborosan, dan memastikan pengiriman tepat waktu ke pelanggan.

c. Coca-Cola

Coca-Cola, perusahaan minuman global yang terkenal, menggunakan VMI untuk mengelola distribusi produknya secara lebih efisien di seluruh dunia. Dengan berbagi data inventaris dan permintaan dengan pengecer serta pemasok, Coca-Cola memungkinkan pengisian ulang stok dilakukan secara otomatis dan tepat waktu, mengurangi risiko kehabisan stok.

VMI membantu Coca-Cola mengoptimalkan distribusi barang dan mempercepat waktu pengiriman ke berbagai lokasi pengecer. Dengan sistem ini, perusahaan dapat menanggapi fluktuasi permintaan secara cepat, mengurangi biaya operasional, dan meningkatkan kecepatan distribusi secara keseluruhan, menjaga ketersediaan produk secara konsisten di pasar global.

d. Nestlé

Nestlé, perusahaan makanan dan minuman multinasional, menerapkan VMI untuk meningkatkan pengelolaan stok di jaringan distribusinya. Dengan berbagi data permintaan dan tingkat stok dengan pemasok, Nestlé mengoptimalkan pengisian ulang barang berdasarkan kebutuhan pasar, menghindari overstock dan mengurangi biaya penyimpanan berlebih.

e. Hewlett-Packard (HP)

Hewlett-Packard (HP) mengadopsi VMI untuk mengelola persediaan suku cadang dan komponen di berbagai lokasi distribusinya. Dengan sistem ini, pemasok mengelola pengisian ulang stok berdasarkan data yang diberikan oleh HP. Pemasok memantau tingkat persediaan dan merencanakan pengisian ulang sesuai kebutuhan, memastikan bahwa suku cadang yang diperlukan selalu tersedia tepat waktu.

Dengan penerapan VMI, HP berhasil mengurangi biaya penyimpanan, meningkatkan aliran barang, dan mengurangi risiko kehabisan suku cadang penting. Sistem ini juga meningkatkan efisiensi rantai pasokan, memastikan pengadaan barang tepat waktu dan mencegah terhambatnya operasi produksi akibat kekurangan komponen.

5. Faktor Pertimbangan dalam Vendor Managed Inventory (VMI)

Penerapan VMI memerlukan pertimbangan mendalam pada berbagai aspek, mulai dari hubungan yang kuat antara pelanggan dan pemasok hingga penerapan teknologi yang mendukung pengelolaan inventaris. Selain itu, akurasi data menjadi kunci untuk memastikan kelancaran operasional, mengurangi kesalahan, dan meningkatkan efisiensi dalam sistem VMI:

a. Hubungan antara Kedua Pihak

Sistem VMI tidak mungkin diterapkan apabila pelanggan dan penyedia tidak memiliki tingkat hubungan dan kepercayaan yang tinggi. Kedua pihak tersebut harus secara rutin menjalin komunikasi antara satu sama lain dan memberitahukan secara detail proses manajemen ketersediaan.

b. Penerapan Teknologi

Penggunaan teknologi seperti perangkat lunak warehouse management system (WMS) dapat mempermudah transfer dan pemantauan data yang diperlukan. Selain itu, sistem WMS yang handal cenderung dibekali dengan kemampuan untuk memprediksi angka permintaan pada periode selanjutnya, sehingga membantu pemasok dalam menyusun rencana pengadaan dan produksi yang lebih strategis.

c. Akurasi Data

Akurasi data merupakan faktor krusial dalam sistem VMI. Data yang tepat mengenai stok, permintaan, dan pengiriman memungkinkan pemasok untuk mengelola inventaris dengan lebih efisien. Kesalahan dalam pencatatan data dapat menyebabkan kekurangan atau kelebihan stok, yang dapat mengganggu kelancaran operasional dan menurunkan tingkat kepuasan pelanggan.

6. Istilah Lain yang Penting dalam Vendor Managed Inventory (VMI)

Dalam sistem vendor managed inventory, terdapat beberapa istilah penting yang perlu dipahami untuk mengoptimalkan pengelolaan stok dan hubungan antara pemasok dan pelanggan. Berikut adalah istilah-istilah tersebut:

a. Vendor Held Stock

Vendor held stock adalah stok barang yang dimiliki oleh penyedia, namun sedang disetor di lokasi penyimpanan pelanggannya. Dengan menempatkan stoknya ke dalam gudang pembeli, pemasok dapat dengan mudah mengelola ketersediaan sesuai dengan kebutuhan dan permitaan pasar.

b. Vendor Managed Stock

Dalam vendor managed stock, pemasok tidak hanya menyimpan stok, tetapi juga mengelola inventaris di lokasi pelanggan. Pemasok bertanggung jawab untuk memantau tingkat stok, merencanakan pengiriman, dan mengatur pemesanan ulang berdasarkan data yang mereka terima dari pelanggan.

c. Vendor Risk Management

Vendor risk management adalah sebuah proses di mana sebuah pihak melakukan analisa mengenai segala dampak dan risiko yang mungkin muncul dari berhubungan dengan penyedia tertentu. Hal ini krusial dalam bekerja sama dengan pihak ketiga karena dikarenakan banyaknya faktor eksternal yang tidak dapat dikendalikan oleh pihak tersebut.

7. Kesimpulan

Dari pemaparan rinci diatas mengenai konsep, implementasi, jenis, dan manfaat VMI, dapat disimpulkan bahwa VMI adalah sebuah strategi antara pemasok dan perusahaan yang dapat meminimalisir biaya persediaan, dan meningkatkan efisiensi operasional dan layanan pelanggan.

Bagi Anda yang ingin memudahkan pengelolaan gudang, metode satu ini cocok untuk diterapkan. Dimana Anda tidak perlu lagi bingung dalam menentukan kapan harus melakukan pembelian, berapa jumlah stok terkini, dan masih banyak lagi. Vendor managed inventory ​akan memberikan fleksibilitas yang besar, sehingga dapat mendukung peningkatan kinerja bisnis Anda.

ScaleOcean menawarkan solusi WMS yang terintegrasi dengan VMI untuk mengoptimalkan manajemen stok di gudang Anda. Dengan demo gratis, Anda dapat merasakan langsung bagaimana sistem ini dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya operasional, dan memastikan kelancaran proses distribusi serta pengisian ulang stok.