Ketahui Penyebab Stock Out Cost beserta Cara Mengatasinya

Pernahkah pelanggan setia Anda meninggalkan bisnis Anda karena produk yang mereka butuhkan tidak tersedia? Dalam dunia bisnis, kondisi seperti ini disebut stock out cost yang bisa berakibat pada kerugian yang signifikan.

Stockout cost adalah komponen utama biaya inventory yang sering diabaikan, namun berdampak besar pada loyalitas pelanggan dan citra bisnis. Risiko kekurangan stok meningkat ketika biaya inventory tidak dikelola dengan baik, yang mengakibatkan ketidakseimbangan antara permintaan dan ketersediaan produk.

Dalam kondisi permintaan yang fluktuatif, penurunan harga adalah masalah yang sering dihadapi. Pada artikel ini, kami akan membahas penyebab utama stock out serta cara mengatasinya untuk mencegah adanya kerugian bagi bisnis Anda.

Key Takeaways

• Stock out cost adalah biaya kerugian finansial yang muncul saat bisnis kehabisan stok, menyebabkan hilangnya penjualan dan potensi kehilangan pelanggan kepada kompetitor.
• Penyebab stock out cost: permintaan tak terduga, perencanaan inventaris buruk, gangguan rantai pasokan, kesalahan pencatatan, dan masalah tak terduga.
• Dampak stock out cost: kehilangan pendapatan, pelanggan beralih ke pesaing, merusak reputasi bisnis, dan menambah biaya darurat atau pengiriman cepat.
• Software Inventory ScaleOcean, membantu bisnis mengelola biaya stock out dengan akurat, memastikan ketersediaan barang tepat waktu dan mengoptimalkan pengelolaan stok.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Stock Out Cost?

Stockout cost adalah situasi di mana bisnis tidak memiliki persediaan barang yang cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan atau kebutuhan produksi. Kondisi ini bisa terjadi karena berbagai faktor, seperti permintaan yang tidak terduga, kesalahan perencanaan inventaris, gangguan rantai pasokan, atau masalah dalam pencatatan stok.

Stockout cost juga terdiri dari berbagai aspek, termasuk kerugian langsung dari penjualan yang hilang dan potensi kerugian reputasi perusahaan. Pelanggan yang tidak mendapatkan produk yang diinginkan mungkin beralih ke pesaing, memperburuk posisi pasar perusahaan.

Selain itu, stock out juga bisa menambah biaya operasional. Perusahaan mungkin harus mempercepat proses pengadaan atau melakukan pengiriman ekspres untuk memenuhi permintaan yang tertunda, yang tentu akan meningkatkan biaya logistik dan manajemen inventaris.

Untuk menghindari stockout, penting bagi perusahaan untuk mempertimbangkan inventory cost secara menyeluruh. Dengan mengelola inventaris secara efisien, perusahaan dapat mengurangi pengeluaran tambahan terkait pengadaan mendesak dan pengiriman ekspres, serta meminimalkan kerugian reputasi yang mungkin timbul.

2. Penyebab Terjadinya Stock Out Cost

Penyebab utama terjadinya stock out cost merupakan kondisi out of stock (OOS) itu sendiri. Stock out disebabkan oleh berbagai faktor operasional yang memengaruhi manajemen stok. Salah satu faktor terbesar adalah kurangnya perencanaan persediaan yang akurat, di mana data permintaan tidak sesuai dengan stok yang tersedia, terutama saat permintaan melonjak tiba-tiba.

Selain itu, penundaan dalam proses pengadaan barang atau ketidaktepatan jadwal pengiriman dari supplier dapat menyebabkan kekosongan stok yang berujung pada stock out. Ketergantungan pada satu supplier atau ketidak fleksibelan rantai pasok juga meningkatkan risiko stock out.

Tidak hanya itu, manajemen inventaris yang buruk serta keterbatasan kapasitas penyimpanan yang menghambat ketersediaan stok optimal, serta menyebabkan terjadinya understock. Understock adalah kondisi di mana stok tidak mencukupi permintaan pasar, dan kegagalan sistem pemantauan persediaan dalam mendeteksi kebutuhan pengisian ulang turut menjadi penyebab stock out cost yang merugikan bisnis..

Baca juga: Contoh Laporan Stok Gudang Barang Excel dan Jenisnya

3. Jenis Stock Out Cost

Stock out cost merupakan biaya yang timbul akibat kurangnya stok ketika permintaan pelanggan meningkat. Biaya ini berdampak pada angka penjualan, kepuasan pelanggan, hingga biaya operasional tambahan yang merugikan bisnis. Dibawah ini adalah beberapa jenis stockout cost.

• Biaya Kehilangan Penjualan: Peluang penjualan hilang karena produk tidak tersedia.
• Biaya Kehilangan Loyalitas Konsumen: Pelanggan berpindah ke kompetitor karena kecewa.
• Biaya Produksi Tertunda: Proses produksi terganggu akibat kurangnya bahan baku.
• Biaya Pengiriman Cepat: Diperlukan pengiriman cepat untuk memenuhi kekurangan stok.
• Biaya Overtime: Karyawan bekerja lebih lama untuk menangani ketidakseimbangan stok.
• Biaya Substitusi: Biaya tambahan muncul saat produk pengganti digunakan akibat stok habis.

Untuk mengurangi stock out cost, penggunaan software inventory terbaik, seperti ScaleOcean, sangat penting. Dengan sistem yang otomatis dan terintegrasi, perusahaan dapat memastikan persediaan yang cukup untuk memenuhi permintaan tanpa menambah biaya operasional atau mengorbankan kepuasan pelanggan.

4. Dampak Stock Out Cost bagi Bisnis

Stock out cost memiliki dampak pada bisnis, seperti menyebabkan kehilangan pendapatan karena produk yang tidak tersedia, pelanggan beralih ke pesaing, merusak reputasi bisnis, serta menambah biaya tambahan untuk pemesanan darurat atau pengiriman cepat yang lebih mahal.

Beberapa dampak utama stock out cost adalah:

a. Menurunnya Citra dan Kepercayaan Bisnis

Kekosongan stok yang terjadi berulang kali bisa menyebabkan dead stock dan menimbulkan kesan negatif terhadap manajemen stok bisnis. Kepercayaan konsumen bisa menurun, dan citra bisnis di mata pelanggan pun ikut terpengaruh, sehingga sulit untuk mempertahankan reputasi positif perusahaan di pasar.

b. Meningkatnya Biaya Operasional

Untuk mengatasi ketidaktersediaan stok, bisnis akan melakukan tindakan darurat seperti pengiriman cepat dan produksi lembur yang meningkatkan biaya operasional. Biaya tambahan ini dapat memberatkan anggaran, terutama bagi bisnis yang mengandalkan rantai pasok stabil.

Oleh karena itu, penting untuk memahami arti expired dan mengelola stok dengan cermat untuk menghindari barang yang melewati tanggal kedaluwarsa, yang dapat menambah pemborosan dan biaya tambahan.

c. Terganggunya Rantai Pasok Lainnya

Kekosongan stok pada satu lini produk bisa menghambat proses bisnis lain, seperti produksi atau distribusi. Hal ini menciptakan efek domino yang meningkatkan inventory cost dan menurunkan efisiensi bisnis.

5. Cara Mengatasi Stock Out Cost

Penting bagi perusahaan untuk memahami tips mengelola stok barang yang optimal agar dapat mengatasi stock out cost memerlukan strategi efektif agar bisnis tetap berjalan dengan lancar. Dengan langkah yang tepat, Anda bisa meningkatkan kepuasan pelanggan dan efisiensi operasional melalui cara berikut.

a. Analisis Data Inventaris untuk Perencanaan Lebih Akurat

Pengelolaan inventaris yang efektif memerlukan analisis data secara menyeluruh, terutama dari riwayat penjualan yang sudah ada. Melalui data tersebut, perusahaan dapat memprediksi pola permintaan di masa mendatang dengan lebih akurat dan melakukan restock barang dengan akurat dan sesuai.

Pendekatan ini membantu meminimalkan risiko understock dan overstock sekaligus memastikan ketersediaan barang selalu selaras dengan kebutuhan pasar.

b. Gunakan Sistem Monitoring Real-Time

Perhitungan stock out cost, yaitu biaya yang timbul akibat kekurangan stok, mencakup kerugian seperti hilangnya penjualan, pelanggan, dan produktivitas. Mengelola stok secara manual sering kali menyebabkan risiko tinggi terhadap munculnya biaya ini.

Software Inventory ScaleOcean membantu mencegah stock out cost dengan fitur seperti stock forecasting, run rate analysis, dan real-time stock monitoring. Dengan integrasi ke modul Purchasing, sistem secara otomatis mendeteksi stok menipis dan memicu proses pemesanan ulang tepat waktu.

Hindari kerugian akibat kekurangan stok dengan solusi yang terintegrasi dan efisien. Coba konsultasi dan demo gratis ScaleOcean sekarang untuk mengoptimalkan pengelolaan inventaris Anda!

c. Diversifikasi Sumber Pengadaan

Mengandalkan lebih dari satu supplier dapat mengurangi risiko kekosongan stok jika satu pemasok mengalami kendala. Diversifikasi pengadaan memberi bisnis lebih banyak pilihan fleksibel untuk menjaga ketersediaan barang sesuai permintaan.

Agar ketiga cara diatas membuahkan hasil yang optimal, ScaleOcean, software inventory terbaik, dapat membantu bisnis Anda untuk mengatasi stock-out cost melalui pengelolaan persediaan terintegrasi. Sistem real-time ini memudahkan deteksi kekurangan stok dan perencanaan restock cepat, serta menawarkan fleksibilitas diversifikasi pemasok untuk menjaga suplai tetap aman.

d. Optimalkan Perencanaan Persediaan

Perencanaan yang akurat memastikan stok cukup untuk memenuhi permintaan. Overselling artinya menjual lebih banyak produk daripada yang tersedia di stok, yang dapat mengganggu perencanaan persediaan yang tepat. Bisnis dapat memperkirakan kebutuhan stok lebih baik dengan menggunakan data permintaan historis dan analisis tren. 

Hal ini mengurangi risiko kekurangan barang yang tidak diinginkan. Untuk menjaga ketersediaan barang yang stabil, perusahaan dapat memanfaatkan buffer stock sebagai cadangan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang tak terduga dan memastikan kelancaran operasional.

6. Cara Menghitung Stock Out Cost

Menghitung stock out cost membutuhkan pengumpulan data dari beberapa sumber untuk mengukur secara akurat dampak keuangan dari kehabisan stok. Berikut adalah cara yang sederhana untuk menghitung stock out cost.

Penjelasan rumus:

• Biaya Kehilangan Penjualan per Unit: Estimasi pendapatan yang hilang setiap kali produk tidak tersedia untuk pelanggan.

• Jumlah Unit yang Kehabisan Stok: Jumlah barang yang tidak bisa terjual karena kehabisan stok.

• Biaya Tambahan: Biaya tambahan seperti overtime karyawan atau biaya pengiriman cepat untuk mempercepat pengisian stok.

Untuk membantu dalam mendapatkan data biaya berikut, perusahaan biasanya menggunakan buku stok barang untuk memudahkan pelacakan dan pengelolaan stok, serta memastikan bahwa semua data persediaan tercatat dengan baik dan meminimalkan risiko kehabisan stok.

Contoh Perhitungan:
Misalkan sebuah bisnis menjual produk senilai Rp 200.000 per unit dan kehabisan 50 unit. Selain itu, ada biaya tambahan Rp 500.000 untuk overtime dan pengiriman cepat.

Jadi, total stock out cost dalam contoh ini adalah Rp 10.500.000.

Untuk perhitungan yang akurat dan optimal, Anda bisa menggunakan retail inventory management software dengan menganalisis data historis penjualan, frekuensi kekosongan stok, dan potensi pendapatan yang hilang saat produk tidak tersedia.

Penggunaan sistem terintergasi ini juga mempertimbangkan biaya kehilangan pelanggan dan gangguan operasional untuk memberikan estimasi kerugian akibat stockout secara lebih akurat.

Baca juga: Pengertian Stock Keeping Unit serta Aspek Penting dan Contohnya

7. Pastikan Persediaan Selalu Tersedia dan Terjaga dengan ScaleOcean

Mengelola stok yang memadai tanpa risiko kekurangan stok bisa menjadi tantangan besar bagi banyak bisnis. Tanpa sistem yang tepat, perusahaan dapat menghadapi masalah stockout cost yang berpotensi merugikan reputasi dan profitabilitas. Penerapan ScaleOcean ERP bisa menjadi jawaban untuk Anda dalam menjaga ketersediaan stok secara optimal melalui integrasi fitur yang membantu memantau dan mengelola inventaris secara real-time.

Dengan menggunakan ScaleOcean, perusahaan dapat mengurangi ketergantungan pada proses manual, meningkatkan akurasi data, dan meminimalisir risiko kesalahan dalam pengelolaan stok. Berikut ini merupakan list fitur andalan dari software ScaleOcean yang cocok untuk mengelola gudang Anda:

• Low-Stock Notification: Memberikan notifikasi otomatis ketika stok barang mencapai level minimum, sehingga perusahaan dapat segera melakukan pemesanan ulang.
• Inventory Forecasting: Menganalisis data historis penjualan untuk memprediksi kebutuhan stok di masa depan.
• Automatisasi Pemesanan Ulang: Memicu pemesanan ulang otomatis ketika stok mencapai batas minimum.
• Integrasi Multi-Lokasi: Memungkinkan perusahaan memantau stok di berbagai lokasi secara real-time.

ScaleOcean juga menyediakan demo gratis untuk membantu Anda menguji fitur-fitur tersebut secara langsung dan melihat bagaimana software ini dapat meningkatkan efisiensi pengelolaan stok di perusahaan Anda.

8. Kesimpulan

Mengelola stock out cost penting untuk mempertahankan kelancaran operasional dan kepuasan pelanggan. Kondisi stockout seringkali menandakan perlunya penataan ulang manajemen persediaan untuk mencegah kerugian bagi perusahaan.

Stock out yang berulang tak hanya menambah biaya inventory, tetapi juga bisa memperburuk reputasi bisnis Anda. Dengan perencanaan yang matang dan pengawasan ketat pada inventory cost, Anda dapat meminimalkan risiko kehilangan penjualan dan pelanggan. Kartu stok barang menjadi alat yang sangat membantu dalam mengelola stok dengan lebih tepat dan akurat, sehingga risiko kehabisan stok dapat diminimalkan.

Jika Anda ingin mengoptimalkan manajemen persediaan dan mengurangi risiko kekurangan stok, solusi seperti Software Inventory ScaleOcean dapat menjadi langkah tepat. ScaleOcean hadir untuk membantu Anda dengan demo gratis yang memungkinkan Anda mengeksplorasi berbagai fitur unggulan guna menjaga ketersediaan stok di setiap kesempatan.