Berikut 12 Tips Mengelola Stok Barang Gudang yang Tepat

Pengelolaan stok barang adalah proses pengelolaan pasokan dan permintaan agar operasional bisnis tetap berjalan efisien serta efektif. Untuk mencapai kelancaran prosesnya, penting bagi perusahaan untuk memahami berbagai tips mengelola stok barang secara optimal dan menyeluruh.

Mengelola stok barang dengan baik menjadi aspek yang penting dalam manajemen gudang. Hal ini penting karena dapat mempengaruhi proses kerja jika tidak tahu secara persis mengenai kondisi inventaris bisnis. Itulah sebabnya Anda memerlukan sistem manajemen stok barang.

Dalam artikel ini akan dibahas secara lengkap mengenai apa saja tips dan cara mengelola stok barang secara efektif, serta penggunaan teknologi canggih yang dapat membantu memudahkan stok barang di gudang perusahaan Anda. Pahami selengkapnya di sini!

Key Takeaways

• Tips mengelola stok barang gudang: kategorikan berdasarkan jenis dan permintaan, gunakan sistem pelabelan dan rak yang efisien, catat stok dengan akurat, dan lakukan pemeriksaan rutin.
• Software Inventory ScaleOcean, solusi terintegrasi dapat membantu mengelola stok barang dan manajemen gudang dengan fitur-fitur terbaru yang mengotomatisasi proses dan meningkatkan efisiensi operasional.

Coba Demo Gratis

Tips Mengelola Stok Barang Gudang

Untuk mengatur barang di gudang, Anda perlu mengelompokkan barang, menerapkan sistem pelabelan dan penataan yang jelas seperti sistem rak, menyusun barang berdasarkan tingkat permintaan atau berat, mencatat stok dengan akurat, dan melakukan pemeriksaan rutin untuk memastikan kerapian serta efisiensi penyimpanan.

Secara lebih detail, berikut cara mengatur stok barang di gudang:

1. Membuat Daftar Stok dan Sistem Pencatatan

Membuat daftar stok yang lengkap sangat penting untuk memantau semua barang yang tersedia dalam gudang. Daftar ini harus mencakup informasi seperti nama barang, deskripsi, jumlah, lokasi penyimpanan, dan tanggal masuk/keluar barang.

Anda bisa menggunakan sistem pencatatan yang konsisten, baik itu manual, spreadsheet, atau sistem manajemen inventaris yang terintegrasi dengan stock keeping unit (SKU) agar pencatatan bisa lebih optimal dan efisien.

Pencatatan yang akurat dan real-time akan memastikan stok selalu terkontrol. Berikan kode unik untuk setiap barang agar memudahkan identifikasi dan pelacakan, mempercepat proses pencarian saat dibutuhkan.

Selain itu, Anda juga bisa menggunakan sistem pencatatan otomatis seperti software stok barang terbaik ScaleOcean yang dapat terintegrasi dengan berbagai fungsi bisnis. Sistem ini dapat memantau stok barang real-time menggunakan sistem sistem barcode gudang, sehingga setiap pergerakan barang tercatat secara akurat dan langsung terhubung dengan sistem

2. Mengatur Tata Letak Penyimpanan

Pengaturan ruang yang baik di gudang akan memudahkan pengelolaan stok barang. Pastikan gudang memiliki ruang yang cukup untuk menyimpan semua barang secara rapi dan terorganisir. Pengelompokan barang berdasarkan jenis atau kategori tertentu akan memudahkan pencarian dan pengambilan saat dibutuhkan.

Pisahkan stok lama dan baru untuk memastikan barang yang lebih lama dijual terlebih dahulu, terutama untuk barang yang memiliki tanggal kedaluwarsa. Dengan tata letak yang teratur, pengelolaan stok menjadi lebih efisien dan mengurangi risiko kehilangan barang.

Anda bisa menggunakan metode FIFO, FEFO, LIFO, atau average untuk metode penyimpanan barang sesuai kategori dan kebutuhan persediaan di perusahaan. Anda bisa memilihnya berdasarkan jenis barang, tingkat perputaran, serta kebijakan pengelolaan stok yang diterapkan.

3. Memperkirakan Permintaan dan Jumlah Persediaan

Langkah selanjutnya untuk mengelola stok barang adalah dengan membuat perkiraan untuk mengontrol persediaan stok barang. Anda bisa memulai hal tersebut dari jumlah barang yang dibutuhkan dalam periode ini.

Meskipun ini bisa menjadi tantangan, sistem manajemen pergudangan dapat membantu Anda dengan mengidentifikasi barang yang bergerak cepat, lambat, atau tidak bergerak, dengan metode FNS yang akan memudahkan perencanaan persediaan dengan lebih tepat.

Melalui sistem tersebut, Anda bisa lebih mudah dalam membuat pengendalian persediaan secara lengkap dan praktis. Hal tersebut mulai dari penambahan, pengurangan, hingga pemindahan stok. Sistem juga bisa memudahkan Anda untuk membuat perhitungan budget pembelian stok barang, agar sesuai dengan stock level yang dibutuhkan.

4. Menentukan Titik Pemesanan Ulang

Untuk menghindari kekurangan atau kelebihan stok, penting untuk memperkirakan permintaan dengan menganalisis data penjualan sebelumnya. Hal ini penting untuk menentukan banyaknya safety stock atau stok cadangan, untuk memastikan adanya stok yang cukup tanpa out of stock dalam menghadapi lonjakan permintaan atau keterlambatan pengiriman.

Selain itu, perusahaan juga harus menentukan titik pemesanan ulang (reorder point) yang akurat untuk setiap barang, yakni batas minimum stok yang harus dipenuhi agar tidak kehabisan barang dan operasional tetap berjalan lancar.

Untuk memastikan bahwa stok Anda tidak kekurangan dan menghindari stock out cost, penting untuk memanfaatkan data yang ada untuk merencanakan pembelian stok dengan lebih tepat.

5. Melakukan Quality Control dan Perawatan

Langkah selanjutnya pengelolaan stok barang adalah melakukan pengecekan barang terlebih dahulu sebelum memasukkannya ke dalam gudang. Pengecekan ini bisa Anda lakukan sebelum memberikan kode barang dan jika terjadi kesalahan, Anda bisa mencatatnya secara detail dalam damage report untuk memudahkan pengelolaannya.

Untuk mempermudah proses ini, Anda bisa mempertimbangkan rekomendasi aplikasi gudang Indonesia yang dapat membantu meningkatkan efisiensi dan akurasi pencatatan stok barang di gudang Anda.

ScaleOcean software WMS dapat membantu mengoptimalkan proses quality control dalam pengelolaan stok barang gudang dengan solusi otomatisasi yang memungkinkan pemeriksaan kualitas barang secara lebih terstruktur dan konsisten.

6. Memperhatikan Pendistribusian

Proses distribusi menjadi salah satu proses administrasi gudang yang sangat penting untuk mempercepat proses pengiriman barang kepada pelanggan. Maka dari itu, penting untuk memperhatikan alur distribusi dari gudang hingga ke tangan konsumen untuk memastikan barang sampai tepat waktu dan dalam kondisi baik.

Perusahaan bisa memilih metode transportasi yang sesuai dengan jenis barang serta kebutuhan pelanggan, sehingga dapat mencapai proses distribusi yang optimal. Hal ini akan membantu mengurangi biaya dan meningkatkan pengalaman pelanggan, serta menjaga kelancaran operasional perusahaan.

Proses distribusi yang efisien tidak hanya mempengaruhi kepuasan pelanggan, tetapi juga berdampak pada kelancaran perputaran persediaan atau inventory turnover. Hal ini juga membuat stok barang dapat dipindahkan lebih cepat, mengurangi risiko penumpukan stok dan memastikan barang tetap dalam kondisi baik saat diterima pelanggan.

Untuk produk yang memiliki umur simpan terbatas, penting untuk memahami cara penanganan barang expired agar barang yang sudah mendekati tanggal kedaluwarsa dapat segera dikeluarkan dan tidak menumpuk dalam gudang, menjaga kualitas produk dan kepuasan pelanggan.

Selain itu, untuk mendukung kelancaran distribusi, penting untuk mengoptimalkan rute pengiriman. Dengan merencanakan rute yang efisien, Anda dapat mengurangi holding cost persediaan dan biaya operasional lain secara menyeluruh, serta mempercepat pengiriman barang.

7. Siapkan Gudang yang Memadai

Tips berikut pengelolaan stok barang adalah menyiapkan gudang yang memadai. Sesuaikan gudang tersebut dengan ukuran dan jumlah barang Anda. Jangan campurkan tempat penyimpanan dengan barang lain, terutama barang pribadi. Dengan demikian, kepentingan usaha Anda tidak akan bercampur dengan kepentingan pribadi Anda.

Selain itu, pastikan gudang memiliki fasilitas yang memadai untuk menyimpan barang secara efisien. Ruang yang cukup memudahkan penataan barang dengan rapi dan mudah diakses. Selain itu, fasilitas seperti rak tinggi, pencahayaan yang baik, dan ventilasi yang memadai dapat meningkatkan kenyamanan kerja dan mencegah kerusakan barang.

Investasi dalam infrastruktur gudang yang tepat serta teknik racking system yang sesuai membantu meningkatkan kualitas manajemen persediaan barang dagang. Langkah ini juga mengurangi risiko kehilangan atau kerusakan barang di gudang, yang merupakan bagian penting dari pengelolaan stok barang gudang yang efisien.

8. Menggunakan Sistem yang Tepat

Memanfaatkan aplikasi inventaris memberikan kemudahan dalam pencatatan dan pelacakan stok barang secara real-time. Anda bisa menggunakan software inventory ScaleOcean yang menyediakan virtual warehouse untuk memonitor tingkat persediaan secara efisien, mengurangi kesalahan pencatatan manual, dan mempercepat proses pengambilan keputusan.

Sistem ini juga dapat membantu mencegah back order dengan memastikan stok selalu tersedia untuk memenuhi permintaan pelanggan tepat waktu. ScaleOcean juga dapat mengelola stok lebih akurat dengan integrasi dengan teknologi barcode atau QR code sehingga dapat mempercepat identifikasi dan pelacakan barang.

Setiap barang yang dipindai dapat terhubung langsung dengan sistem inventaris dan pengelolaan dalam satu database stok barang masuk dan keluar, kemudian memperbarui data secara otomatis dan real-time. Anda bisa melakukan demo gratis dan konsultasi dengan tim profesional ScaleOcean untuk dapatkan solusi terbaik ini.

9. Buat Kode Inventaris Barang

Langkah selanjutnya dalam menerapkan sistem manajemen gudang yang baik adalah membuat dan menambahkan kode pada setiap barang. Kode ini dapat memudahkan Anda dalam mengenali barang secara lebih spesifik dalam waktu yang singkat apalagi bila barang-barang Anda memiliki warna, motif, maupun model yang beragam.

Selain itu, kode juga mampu memudahkan Anda dalam mengelompokkan barang-barang yang ada di gudang penyimpanan. Kode barang dapat terdiri dari huruf dan angka. Anda bisa memadukan kedua hal tersebut berdasarkan ciri-ciri fisik dari barang-barang Anda. Setelah itu, buatlah nama dan deskripsi sesuai barang tersebut.

Jangan lupa juga untuk mengisi jumlah dan kategori dari barang tersebut. Bila Anda menggunakan aplikasi gudang, maka Anda dapat lebih mudah dalam mengisi dan mencari barang tersebut berdasarkan kode dalam waktu yang singkat.

10. Pisahkan Stok Menurut Masa Simpan

Langkah berikutnya pengelolaan stok barang adalah memisahkan stok lama dengan baru. Mencampurkan stok yang ada akan membuat Anda bingung dalam mencatat dan menghitung jumlah stok. Akibatnya, terdapat berbagai kekeliruan seperti data ganda. Hal ini tentu bisa mengakibatkan kerugian bagi usaha Anda.

Oleh sebab itu, pisahkan stok lama dengan stok baru sehingga Anda bisa mengetahui berapa sisa stok lama yang terjual dan belum terjual dengan lebih mudah. Di samping itu, lebih baik Anda mengeluarkan stok lama terlebih dahulu saat ingin menjual barang untuk  menghindari masalah dead stock.

Salah satunya dengan menggunakan metode FIFO, metode ini merupakan cara mengelola stok barang yang efektif dalam industri yang berkaitan dengan pergerakan fast moving dan slow moving seperti makanan, atau barang yang kerap mengalami perubahan tren, seperti pakaian.

11. Lakukan Stock Opname

Langkah terakhir dalam tips mengelola stok barang adalah melakukan stock opname secara berkala dengan dukungan teknologi seperti aplikasi stok barang. Dengan menerapkan cara ini, Anda bisa mengecek apakah jumlah dan keadaan barang di lapangan sesuai dengan data yang ada.

Hal ini dapat meminimalisir kecurangan atau kesalahan yang diakibatkan oleh human error. Stock opname juga bisa menjadi cara untuk mengurangi dampak manajemen gudang yang buruk, serta mengetahui bila ada barang yang mengalami kerusakan saat berada di gudang.

Proses ini dilakukan dengan memisahkan barang untuk diperbaiki atau dibuang sebelum dijual. Stock opname juga bisa menjadi evaluasi pengelolaan stok barang yang perlu ditingkatkan mengingat kesalahan-kesalahan yang ditemukan. Untuk itu, perusahaan harus mencatat setiap ketidaksesuaian jumlah fisik dan sistem dalam proses ini.

Jika ditemukan selisih, berita acara selisih stok akan digunakan untuk mendokumentasikan perbedaan tersebut, memastikan bahwa data persediaan yang tercatat tetap akurat dan dapat diandalkan untuk keputusan operasional dan pengadaan barang selanjutnya.

ScaleOcean untuk Pengelolaan Stok Barang Real-Time dan Terintegrasi

ScaleOcean Inventory Management adalah solusi terbaik untuk mengoptimalkan pengelolaan stok barang gudang. Dengan Unlimited User Tanpa Biaya Tambahan, perusahaan dapat mengelola inventaris tanpa batasan pengguna.

Dilengkapi dengan All-in-One Solution dan lebih dari 200+ modul dan 1000+ fitur yang dapat disesuaikan, ScaleOcean memberikan fleksibilitas penuh untuk integrasi dan kustomisasi sistem sesuai kebutuhan perusahaan.

ScaleOcean juga menyediakan integrasi antar cabang dan dengan seluruh fungsi bisnis, mulai dari akuntansi, supply chain, hingga logistik yang dapat diakses dalam satu sistem terpadu.

Anda bisa melakukan demo gratis dan konsultasi dengan tim profesional ScaleOcean untuk dapatkan solusi yang dapat dikustomisasi dan dikonfigurasi sesuai spesifikasi bisnis. Berikut ini beberapa fitur khusus yang ditawarkan ScaleOcean software untuk optimalkan pengelolaan stok barang gudang, diantaranya:

1. Pelacakan Stok Real-Time: Dengan fitur ini, perusahaan dapat memantau pergerakan barang di gudang, mulai dari penerimaan hingga pengiriman, secara real-time. Hal ini meminimalisir kesalahan pencatatan dan memastikan ketersediaan stok yang akurat
2. Barcode Management: Setiap barang diberi barcode yang memudahkan identifikasi dan pelacakan secara otomatis, memastikan setiap pergerakan stok tercatat dengan tepat
3. Notifikasi Stok Rendah: Sistem memberikan peringatan otomatis saat stok mencapai tingkat minimum, memungkinkan perusahaan untuk segera melakukan pemesanan ulang dan mencegah kekurangan stok
4. Optimasi Proses Picking: Software ini mengatur proses picking secara efisien dengan menyediakan rute picking terbaik yang meminimalkan waktu pencarian barang
5. Pengelolaan Transfer Stok: Sistem ini memudahkan perpindahan barang antar gudang jika diperlukan, berdasarkan kebutuhan stok di masing-masing lokasi

Dengan fitur dan kemampuan  ini, ScaleOcean dapat membantu perusahaan mengoptimalkan proses aktivitas gudang, mengurangi kesalahan manusia, mengelola stok lebih efisien, dan meningkatkan kelancaran operasional gudang.

Baca juga: Bagaimana Cara Menghitung Persediaan Awal dan Akhir

Kesimpulan

Mengelola stok barang gudang dengan efisien memerlukan pendekatan yang terstruktur dan sistematis, mulai dari pencatatan yang akurat hingga pengaturan ruang dan metode penyimpanan yang tepat.

Dengan menerapkan tips-tips yang telah dijelaskan sebelumnya, perusahaan dapat meminimalkan risiko kesalahan, mengoptimalkan penggunaan ruang, serta meningkatkan kecepatan dan akurasi dalam pengelolaan stok.

Untuk mendukung semua proses tersebut, ScaleOcean Software Inventory hadir sebagai solusi terbaik. Dengan fitur real-time tracking, integrasi otomatis, dan kemudahan penggunaan sistem barcode, ScaleOcean memungkinkan pengelolaan stok yang lebih efisien dan akurat.

Lakukan demo gratis dan konsultasikan kebutuhan spesifik bisnis Anda untuk dapatkan solusi yang paling sesuai untuk perusahaan. Segera hubungi ScaleOcean untuk jadwalkan demonya!