Apa itu Damage Report dalam Penyimpanan dan Pengiriman Barang?

Dalam proses manajemen inventaris perusahaan, kerusakan pada produk atau barang merupakan suatu hal yang tidak dapat dihindari. Hal tersebut berupa fakta yang perlu diterima oleh bisnis dalam menjalankan operasionalnya. Namun setidaknya, terdapat beberapa upaya preventif yang dapat dilakukan untuk meminimalisir kemungkinan terjadinya kerusakan berlanjut, salah satunya adalah dengan menyusun damage report.

Tersusunnya dokumen tersebut dapat memberikan perusahaan sebuah gambaran lebih jelas tentang barang atau alat yang mengalami kerusakan dalam pengerjaan operasinya. Tidak hanya dalam pergudangan, dokumen laporan kerusakan barang juga cenderung diterapkan dalam kegiatan lain seperti distribusi barang dan manufaktur, sehingga versatil dapat digunakan dalam berbagai konteks.

Dari penjelasan singkat tersebut, dapat Anda simpulkan bahwa penyusunan damage report adalah sebuah prosedur yang wajib dilakukan oleh perusahaan untuk mengurangi potensi terjadinya kerugian finansial dan kendala operasional bisnis. Untuk membantu Anda dalam memahami lebih lanjut tentang dokumen tersebut, artikel ini akan membahas tentang damage report secara rinci, beserta komponen dan contohnya!

Key Takeaways

• Damage report adalah sebuah dokumen yang memberitahukan tentang informasi seputar kerusakan barang, faktor pengaruh, dan dampaknya.
• Komponen damage report: Informasi kerusakan, penyebab terjadinya kerusakan, tingkat kerusakan yang terjadi, tindakan penyelesaian, dokumentasi.
• Damage report dapat digunakan dalam beberapa contoh, yakni seperti penyimpanan dan pengiriman barang, perhotelan, konstruksi.
• Salah satu bentuk teknologi paling optimal dalam menyusun dokumen damage report adalah sistem WMS seperti ScaleOcean yang mampu membuat laporan secara otomatis.

Coba Demo Gratis!

1. Pengertian Damage Report

Damage report adalah sebuah dokumen laporan yang berisi informasi tentang kerusakan barang atau fasilitas perusahaan, serta juga dampak terjadinya kerusakan, faktor penyebab, dan pihak yang bertanggung jawab atas peristiwa tersebut. Hal ini memberi perusahaan kemampuan mengambil langkah strategis.

Seperti yang dinyatakan sebelumnya, dokumen kerusakan barang ini dapat diterapkan dalam industri dan prosedur apa saja, yakni inventaris, logistik dan produksi barang. Contohnya, apabila terjadi kerusakan pada produk selama kegiatan-kegiatan tersebut, maka kejadian tersebut akan dicantumkan ke dalam laporan.

Untuk memastikan bahwa semua prosedur terkait kerusakan barang diikuti dengan benar, penting untuk merujuk pada SOP gudang, yang memberikan panduan operasional yang jelas dalam menangani berbagai situasi di gudang.

2. Tujuan Implementasi Damage Report

Tujuan utama dilakukannya penyusunan laporan kerusakan barang adalah untuk memberikan visualisasi lebih jelas bagi pihak terlibat mengenai peristiwa kerusakan tertentu. Tidak hanya sekedar alat pelaporan, dokumen ini juga dapat digunakan perusahaan sebagai bukti dalam melakukan klaim asuransi bila ada.

Dengan adanya pengetahuan unsur dan penyebab terjadinya kerusakan, perusahaan dapat menyusun upaya preventif dan represif untuk mencegah potensi berulangnya fenomena itu. Hal ini terutama penting apabila terdapat pihak ketiga dalam operasi, sehingga mereka juga mengetahui alasan terjadinya kualitas barang yang tidak konsisten, serta keterlambatan pengiriman atau produksi.

3. Komponen-Komponen Utama Damage Report

Pemahaman terhadap komponen-komponen damage report gudang perlu dimiliki terlebih dahulu untuk menyusun sebuah laporan kerusakan yang optimal. Dokumen ini cenderung berisi informasi sekilas kerusakan, penyebab kerusakan, tingkat dampaknya, tindakan yang diambil perusahaan, dan dokumentasi. Berikut adalah penjelasannya:

a. Informasi Kerusakan

Bagian ini berisi tentang barang-barang yang mengalami kerusakan pada waktu dan lokasi spesifik. Informasi seperti jenis kerusakan yang terjadi, yakni kerusakan fisik atau fungsional, beserta juga penamaan barang atau alat rusak akan dicantum pada komponen berikut.

b. Penyebab Terjadinya Kerusakan

Sesuai dengan namanya, komponen berikut menjelaskan tentang penyebab atau dugaan penyebab terjadinya peristiwa tersebut dalam perusahaan. Hal ini dapat berupa hal seperti penanganan produk atau fasilitas yang tidak optimal dari tenaga kerja, tiadanya jadwal maintenance alat, serta juga faktor eksternal seperti bencana alam.

c. Tingkat Kerusakan yang Terjadi

Damage report memberikan perusahaan sebuah visualisasi mengenai tingkat dampak terjadinya kerusakan, yakni berskala kecil, sedang, atau besar. Informasi dokumen penyimpanan barang ini penting karena semakin besarnya tingkat keparahan, maka semakin besar juga upaya dan sumber daya yang perlu dialokasi perusahaan untuk menyelesaikan permasalahan.

d. Tindakan Penyelesaian

Bagian ini menjelaskan langkah-langkah yang telah diambil perusahaan untuk mengatasi kerusakan, seperti perbaikan, penggantian, atau tindakan preventif lainnya. Informasi ini menunjukkan tanggapan cepat perusahaan dalam meminimalkan dampak kerusakan dan mencegah terulangnya insiden serupa, suatu hal terutama penting bila adanya pihak ketiga yang terlibat.

Salah satu langkah preventif yang dapat diterapkan adalah penggunaan sistem penyimpanan yang efisien seperti pallet racking, yang dapat membantu meminimalkan kerusakan pada barang selama proses penyimpanan dan pengambilan barang di gudang.

e. Dokumentasi

Foto, video, dokumen dan media-media lainnya yang dapat digunakan untuk memberikan gambaran lebih jelas tentang kerusakan yang terjadinya. Selain itu, media-media tindakan penyelesaian juga dapat dicantumkan, yang bertindak sebagai bukti tanggapan perusahaan untuk memberikan asuransi kepada pihak luar yang terlibat.

Sebagai contoh, perusahaan juga dapat menyusun berita acara selisih stok barang yang menjadi bagian dokumentasi, serta berfungsi sebagai bukti resmi terkait ketidaksesuaian stok dan langkah-langkah yang telah diambil untuk mengatasi masalah tersebut.

4. Manfaat Damage Report dalam Bisnis

Setelah memahami komponen-komponen utama dalam damage report, penting untuk mengetahui bagaimana laporan ini dapat memberikan manfaat bagi perusahaan. Dengan informasi yang terperinci dan terstruktur, perusahaan dapat mengambil langkah yang lebih tepat dalam menangani kerusakan serta mencegah terulangnya masalah serupa di masa mendatang:

a. Meningkatkan Efisiensi Perusahaan

Laporan kerusakan barang cenderung menunjukkan kepada bisnis bagian mana dalam kegiatan operasional yang belum optimal, sehingga membantu perusahaan melacak dan memperbaiki kekurangan tersebut. Hal ini tentunya dapat meningkatkan efisiensi kegiatan-kegiatan perusahaan, baik itu menghitung stok keluar masuk barang, pengiriman atau penyimpanan, maupun penyusunan laporan gudang barang.

b. Mencegah Kerugian Finansial dan Operasional

Cargo damage report adalah sebuah dokumen yang juga bertindak sebagai bahan evaluasi untuk perusahaan. Dengan teridentifikasinya faktor penyebab kerusakan, bisnis dapat menyusun upaya untuk mencegah terjadi ulangnya fenomena yang sama di masa depan, sehingga mengurangi dampaknya pada keuangan dan operasional bisnis.

Salah satu cara untuk meminimalkan kerusakan selama pengiriman adalah dengan memastikan bahwa proses packing dilakukan dengan tepat, sehingga barang dapat dilindungi dengan baik selama transit dan meminimalisir risiko kerusakan.

c. Membantu dalam Proses Stock Audit

Damage report menyediakan bukti yang jelas terkait kerusakan dan tindakan yang diambil, yang sangat membantu stock audit dalam bisnis. Laporan ini mempermudah verifikasi keuangan dan operasional perusahaan serta mendukung transparansi, meminimalkan risiko ketidaksesuaian dalam audit.

d. Alat Klaim Asuransi

Dokumen ini juga dapat berfungsi sebagai bukti yang dapat memudahkan proses klaim asuransi. Isi dari laporan ini akan diberikan kepada penyedia jasa asuransi barang untuk diverifikasi sesuai dengan spesifikasi kontrak, suatu hal yang membantu bisnis memperoleh ganti rugi atas kejadian tertentu.

e. Meningkatkan Kepuasan Pihak Eksternal

Yang dimaksud dengan pihak eksternal di sini adalah perusahaan pihak ketiga dan/atau konsumen. Laporan kerusakan barang mengidentifikasi barang-barang yang tidak layak dikirim dan dijual di pasar, sehingga perusahaan memastikan hanya produk berkualitas yang sampai di tangan penyewa jasa dan para pelanggan.

5. Proses Pembuatan Damage Report

Ketika pihak berwenang mencurigai adanya kemungkinan terjadinya kerusakan barang selama operasi bisnis, maka pihak tersebut dapat mengajukan penyusunan dokumen damage report. Tahapan-tahapan yang biasanya dilalui dalam pembuatan dokumen tersebut adalah:

a. Identifikasi Kerusakan Barang

Perusahaan melakukan stock audit terlebih dahulu untuk mengidentifikasi apakah adanya kerusakan pada produk dan/atau fasilitas, perusahaan, baik barang-barang yang sedang diam di penyimpanan maupun yang sedang menjalani proses pengiriman. Apabila kerusakan ditemukan, maka informasi seputar barang tersebut dan tingkat kerusakannya dicatat dan cenderung diintegrasi ke dalam aplikasi stok barang.

b. Dokumentasi Barang yang Rusak

Ketika barang-barang yang rusak telah dimasukkan, maka perusahaan seharusnya melakukan dokumentasi terhadap hal-hal tersebut. Seperti yang telah dinyatakan, proses ini dilakukan dengan tujuan untuk memberikan gambaran lebih jelas tentang tingkat keparahan kerusakan.

Dalam hal ini, racking system yang baik dapat membantu memisahkan barang yang rusak dan barang yang masih dalam kondisi baik, sehingga memudahkan proses dokumentasi dan pemantauan kerusakan.

c. Menentukan Faktor Penyebab

Menentukan penyebab terjadinya kerusakan tertentu. Faktor terjadinya kejadian ini dapat dibagi menjadi dua, yakni faktor internal seperti kesalahan tenaga kerja, administrasi yang kurang transparan, kerusakan data, dan faktor eksternal seperti bencana alam.

Untuk mengatasi kerusakan atau barang yang sudah tidak layak jual, seperti barang expired, perusahaan perlu mengikuti langkah penanganan barang expired yang tepat, guna memastikan bahwa barang yang tidak sesuai standar segera ditangani dengan benar untuk mencegah kerugian lebih lanjut.

d. Mencatat Upaya Penyelesaian

Segala kegiatan yang telah dilakukan perusahaan sebagai bentuk upaya penyelesaian kerusakan tersebut, beserta efektivitasnya dicatat terlebih dahulu. Upaya ini bisa berupa tindakan perbaikan, penggantian barang, atau prosedur preventif lainnya untuk menghindari kerusakan serupa di masa mendatang.

Hal ini sangat penting, mengingat dampak manajemen gudang yang buruk dapat berpengaruh besar terhadap operasional bisnis, yang meliputi kerugian finansial dan penurunan efisiensi proses kerja.

e. Penyusunan Laporan Damage Report

Setelah tahapan-tahapan sebelumnya telah dilakukan, perusahaan dapat dengan segera menyusun dokumen damage report dan mengirimnya kepada pihak ketiga bila ada. Proses ini juga mendukung pengembalian barang gudang yang rusak atau tidak sesuai standar. Namun, perlu diketahui bahwa damage report template tidak tetap, yakni berbeda-beda sesuai dengan struktur dan regulasi masing-masing perusahaan.

6. Contoh Template Implementasi Damage Report dalam Bisnis

Untuk memastikan Anda memahami pembahasan-pembahasan sebelumnya, perlu dilakukannya perbandingan dengan contoh damage report dalam perusahaan sesuai dengan jenis kegiatannya. Simaklah contoh-contoh berikut:

a. Kasus Penyimpanan dan Pengiriman Barang

Sebuah perusahaan logistik mengirimkan barang elektronik dari Jakarta ke Surabaya. Saat sampai di gudang, ditemukan layar monitor yang retak saat ingin mencatat data ke dalam kartu stok barang. Damage report mencatat bahwa kerusakan disebabkan oleh kurangnya pelindung saat pengemasan. Perusahaan kemudian mengganti unit tersebut dan memperbaiki prosedur pengemasan.

b. Kasus Perhotelan

Seorang pengunjung tinggal di hotel dan merusak sebuah kursi di kamar tidurnya. Pengelola hotel menyusun laporan kerusakan yang mencatat tipe kerusakan, penyebab kerusakan, serta jumlah biaya untuk penggantian atau perbaikan. Dokumen ini selanjutnya dipakai untuk menghitung biaya tambahan yang akan dikenakan kepada pengunjung tersebut.

c. Kasus Konstruksi

Selama pembangunan gedung bertingkat, crane yang digunakan untuk mengangkat bahan bangunan menabrak bagian dinding. Laporan kerusakan mencatat bagian yang rusak, penyebab kecelakaan, dan tindakan perbaikan yang perlu dilakukan untuk memastikan kelancaran proyek tanpa penundaan.

Perlu diingat kembali bahwa template damage report masing-masing perusahaan berbeda dan contoh di atas hanya bersifat sebagai contoh edukatif.

7. Tantangan dalam Penyusunan Damage Report

Meskipun tahapan proses pembuatannya telah tercantum di bagian sebelumnya, masih terdapat juga beberapa tantangan yang dapat menghambat tersusunnya sebuah damage report yang optimal. Tantangan-tantangan tersebut perlu diatasi untuk memastikan kebenaran data isi laporan. Berikut adalah beberapa tantangan yang dimaksud:

a. Akurasi Data

Sebuah warehouse berskala apapun pasti menampung jumlah barang yang relatif besar, sehingga membuat proses pelacakan dan pencatatan manual sulit, belum terlebih lagi adanya kemungkinan terjadinya human error yang berdampak pada akurasi data. Gambaran yang didapatkan oleh perusahaan dari hasil analisis data yang salah tentunya akan tidak akurat juga, sehingga adanya kemungkinan pengambil keputusan yang tidak tepat.

b. Standarisasi Format

Perbedaan format laporan antar departemen atau lokasi dapat menyulitkan konsolidasi data. Agar laporan dapat dianalisis dengan efektif, penting untuk menggunakan format standar yang konsisten di seluruh bagian perusahaan. Ini mempermudah integrasi dan pengolahan data kerusakan.

c. Keterbatasan Staf

Kurangnya pemahaman staf dalam menyusun laporan yang tepat dapat menyebabkan kesalahan dalam pengisian data. Pelatihan yang memadai sangat diperlukan untuk memastikan setiap staf mengetahui cara menyusun damage report dengan benar, agar laporan yang dihasilkan berkualitas dan akurat.

8. Implementasi Teknologi untuk Efisiensi Penyusunan Damage Report

Untuk mengatasi segala permasalahan yang baru saja disebutkan, Anda dapat menerapkan beberapa teknologi yang dapat membantu dalam penyusunan damage report perusahaan. Salah satunya, yakni sistem manajemen gudang, merupakan alat paling optimal yang dapat digunakan:

a. Sistem Manajemen Gudang (WMS)

Sistem manajemen gudang atau warehouse management system (WMS) merupakan sebuah bentuk teknologi yang cenderung diimplementasi oleh perusahaan berskala apa saja. Hal ini dikarenakan sebagian besar bisnis membutuhkan tempat penyimpanan untuk menyetor barang-barangnya, sehingga mereka juga memerlukan sistem WMS untuk membantu dalam proses pengelolaan yang lebih baik.

Namun tentu saja, penerapan sistem ini tidak dapat dilakukan tanpa adanya proses pertimbangan dan pemilihan software terbaik yang mampu memenuhi segala kebutuhan perusahaan. Penyedia perangkat yang seringkali menjadi jawaban banyak jumlah bisnis di Indonesia adalah ScaleOcean. Yang cenderung menjadi alasan utama pemilihan penyedia tersebut adalah kemampuan berintegrasi dan modulnya yang banyak.

Selain itu, ScaleOcean juga menawarkan demo gratis yang memungkinkan perusahaan untuk mencoba fitur dan kemampuan sistem manajemen gudang secara langsung sebelum melakukan keputusan akhir. Contoh-contoh fiturnya yang membantu dalam penyusunan dokumen damage report berupa sebagai berikut:

• Automated Damage Report Generation: ScaleOcean memungkinkan pembuatan damage report secara otomatis setiap kali terjadi kerusakan pada barang selama proses penerimaan, penyimpanan, atau pengiriman, laporan ini langsung menyertakan detail barang yang rusak, seperti jenis barang, jumlah, penyebab kerusakan, dan status penanganannya.
• Real-Time Inventory Tracking: Fitur ini memantau stok barang secara langsung, termasuk barang yang mengalami kerusakan selama proses pengelolaan, setiap pergerakan barang yang rusak tercatat, memungkinkan penyusunan damage report yang lebih akurat dan terkini.
• Barcode and RFID Integration: Dengan menggunakan teknologi barcode atau RFID, ScaleOcean secara otomatis mendeteksi dan mencatat barang yang rusak saat pemindaian untuk keluar atau masuk dari gudang, fitur ini memastikan bahwa kerusakan barang tercatat dengan akurat dan informasi.
• Integration with Quality Control: ScaleOcean memungkinkan integrasi dengan modul kontrol kualitas, dengan ini, laporan kerusakan dapat mencakup informasi dari pemeriksaan kualitas, menjelaskan penyebab kerusakan dan langkah-langkah perbaikan yang diambil.
• Photo Attachment and Notes: Fitur lampiran foto memungkinkan untuk menambahkan gambar barang yang rusak langsung pada damage report, catatan tambahan seperti deskripsi kerusakan atau tindakan yang diambil dapat disertakan dalam laporan untuk memberikan gambaran yang lebih jelas.

b. Aplikasi Mobile

Sistem seperti WMS, bila diterapkan, seharusnya sudah dapat diakses melalui perangkat mobile. Hal ini memungkinkan perusahaan dapat memberikan tips mengelola stok barang kepada masing-masing karyawan dan mengoptimalkan seluruh prosesnya di berbagai lokasi, sehingga membantu dalam proses penyusunan.

c. Cloud Storage

Berhubungan dengan teknologi sebelumnya, penyimpanan berbasis cloud memungkinkan akses data yang lebih mudah. Tidak hanya itu, cloud storage juga merupakan sebuah sarana yang aman untuk menyimpan data-data perusahaan.

9. Kesimpulan

Damage report memainkan peran penting dalam menjaga kelancaran operasional perusahaan. Laporan ini menyediakan informasi yang diperlukan untuk mendokumentasikan kerusakan, mengidentifikasi penyebabnya, dan memberikan gambaran yang jelas bagi perusahaan dalam mengambil langkah perbaikan. Dengan laporan yang tepat, perusahaan dapat meminimalkan kerugian finansial dan operasional.

Penyusunan damage report yang efektif dapat dibantu dengan teknologi yang tepat. Sistem WMS seperti ScaleOcean, yang menyediakan otomatisasi pembuatan laporan, dapat mempermudah proses tersebut. Untuk membantu Anda lebih memahami kemudahan yang ditawarkan, tersedia demo gratis yang memungkinkan perusahaan mencoba fitur-fiturnya secara langsung.