12 Tips Memilih Software ERP Terbaik yang Tepat untuk Bisnis

Pernahkah Anda mendengar cerita tentang perusahaan yang berinvestasi besar pada sistem ERP, namun akhirnya tidak terpakai karena terlalu rumit atau tidak sesuai dengan alur kerja tim? Kesalahan memilih platform dapat menyebabkan kerugian besar dan frustrasi di seluruh organisasi. Oleh karena itu, mengetahui tips memilih software ERP yang tepat adalah langkah krusial.

Pemilihan sistem ERP bukanlah sekadar membeli perangkat lunak, melainkan sebuah keputusan strategis jangka panjang. Jika salah pilih, Anda tidak hanya membuang anggaran, tetapi juga berisiko menghadapi penolakan dari karyawan dan gangguan pada operasional bisnis. Alih-alih mendapatkan efisiensi, Anda justru menciptakan masalah baru yang lebih kompleks.

Untuk menghindari jebakan tersebut, diperlukan pertimbangan yang matang dan evaluasi yang mendalam. Artikel ini akan memberikan 12 tips praktis yang akan memandu Anda dalam memilih software ERP terbaik. Dengan panduan ini, Anda dapat membuat keputusan yang lebih percaya diri dan memastikan investasi Anda memberikan nilai maksimal bagi pertumbuhan bisnis.

Key Takeaways

• Pentingnya memilih Software ERP yang tepat merupakan fondasi bagi perusahaan dalam mengelola seluruh proses opersional bisnis.
• Tips memilih software ERP untuk bisnis adalah analisis kebutuhan bisnis, identifikasi fitur penting yang wajib ada, dan periksa kemampuan integrasinya.
• Software ERP ScaleOcean dirancang untuk membantu proses operasional bisnis, mulai dari manajemen keuangan hingga pengelolaan inventaris.

Coba Demo Gratis!

Pentingnya Memilih Software ERP yang Tepat untuk Bisnis

Memilih software ERP yang tepat merupakan fondasi bagi perusahaan dalam mengelola seluruh proses opersional bisnis. Untuk itu, pemilihan sistem ERP harus mempertimbangkan banyak aspek dengan teliti, seperti analisis kebutuhan bisnis, penilaian kemampuan integrasi, fleksibilitas, hingga dukungan dari vendor.

Dengan memilih sistem ERP yang sesuai dengan kebutuhan bisnis, perusahaan akan mudah dalam meningkatkan efisiensi, mengurangi kesalahan, serta meningkatkan akurasi data yang digunakan dalam pengambilan keputusan dikarenakan adanya DBMS (Database Management System).

Selain itu, ERP yang tepat sesuai dengan kebutuhan juga mendukung pertumbuhan jangka panjang dengan memudahkan skalabilitas dan penyesuaian sistem seiring berkembangnya perusahaan. Oleh karena itu, penting untuk melakukan seleksi vendor ERP yang matang, memastikan bahwa mereka menyediakan solusi yang sesuai dengan skala dan kebutuhan bisnis Anda.

Tips Memilih Software ERP untuk Bisnis

Memilih software ERP yang tepat merupakan langkah penting agar operasional bisnis tetap berjalan dengan efisien. Namun, proses ini sering kali menjadi tantangan karena banyaknya pilihan yang tersedia. Memahami cara memilih software ERP yang sesuai sangatlah penting untuk memastikan bahwa solusi yang dipilih benar-benar salah satu aplikasi ERP terbaik dan mampu memenuhi kebutuhan bisnis Anda.

Berikut adalah beberapa tips memilih software ERP yang tepat untuk kebutuhan spesifik bisnis Anda:

1. Analisis Kebutuhan Bisnis Anda

Sebelum memilih software ERP, lakukan analisis mendalam terhadap proses bisnis Anda. Identifikasi area yang mengalami bottleneck, seperti pengelolaan inventaris atau pencatatan keuangan yang manual. Memahami cara memilih software ERP yang tepat akan membantu Anda menemukan solusi terbaik.

Misalnya, sebuah perusahaan distribusi mungkin memerlukan ERP dengan fitur pelacakan persediaan yang real-time untuk mencegah kekurangan stok di gudang. Dokumentasikan semua kebutuhan ini untuk membantu memilih solusi ERP yang sesuai.

2. Evaluasi Fitur dan Kemampuan

Buat daftar fitur yang harus ada dalam ERP berdasarkan kebutuhan bisnis Anda. Jika perusahaan Anda bergerak di bidang manufaktur, fitur seperti perencanaan produksi dan manajemen pesanan sangat penting. Sebagai contoh, perusahaan jasa mungkin lebih membutuhkan modul akuntansi dan penggajian.

Dengan mengetahui fitur-fitur software ERP ini, Anda dapat lebih fokus pada solusi yang relevan tanpa membayar untuk modul yang tidak diperlukan. Mengikuti tips memilih software ERP ini dapat membantu Anda menghemat waktu dan biaya.

3. Pertimbangkan Vendor dan Biaya

Tips memilih software ERP berikutnya yaitu cari vendor yang memiliki reputasi baik dan pengalaman dalam industri Anda. Pastikan mereka menawarkan dukungan teknis yang cepat dan tersedia kapanpun Anda butuhkan.

Jika sistem mengalami gangguan saat peak season, seperti akhir tahun, vendor harus siap membantu untuk meminimalkan dampak operasional. Tanyakan juga apakah mereka menyediakan pelatihan pengguna.

Anda juga harus mempertimbangkan seluruh biaya software ERP, termasuk biaya awal pembelian, biaya implementasi, pemeliharaan, dan biaya pelatihan. Pastikan biaya yang dikeluarkan sebanding dengan manfaat yang diperoleh dan sesuai dengan anggaran perusahaan.

4. Pertimbangkan Skalabilitas dan Fleksibilitas

Pastikan sistem ERP yang Anda pilih dapat beradaptasi dengan pertumbuhan bisnis Anda. Jika Anda memiliki rencana ekspansi cabang, ERP harus mampu mengelola data dari berbagai lokasi tanpa mengurangi kinerja.

Skalabilitas ini penting agar investasi ERP tetap relevan seiring pertumbuhan bisnis, sehingga Anda tidak perlu mengganti sistem dalam waktu dekat. Hal ini menjadi salah satu tips memilih software ERP yang sering direkomendasikan para ahli.

5. Periksa Kemampuan Integrasi

Program ERP terbaik harus dapat diintegrasikan dengan sistem lain yang sudah Anda gunakan. Misalnya, jika perusahaan Anda menggunakan CRM untuk manajemen pelanggan, ERP yang dipilih harus mampu menghubungkan data pelanggan dengan modul akuntansi.

Ini memastikan data dapat dibagikan dan digunakan tanpa hambatan antar sistem, mengurangi risiko kesalahan input manual. Cara memilih software ERP yang ideal adalah dengan memprioritaskan kemampuan integrasi untuk mendukung kelancaran operasional.

6. Tentukan Anggaran dan Total Biaya yang Harus Diinvestasikan

Setelah sebelumnya Anda mempertimbangkan vendor dan masing-masing biayanya, selanjutnya Anda perlu menghitung Total Cost of Ownership (TCO), termasuk harga software ERP, pelatihan, pemeliharaan, dan pembaruan.

Misalnya, ERP berbasis cloud mungkin memiliki biaya implementasi awal yang lebih rendah, tetapi bisa jadi biaya langganan tahunannya cukup mahal. Sebaliknya, ERP on-premise memiliki biaya di muka lebih tinggi namun tanpa ada tambahan biaya langganan bulanan atau tahunan.

7. Lakukan Uji Coba Sistem

Sebelum memutuskan, lakukan uji coba untuk memastikan ERP sesuai dengan kebutuhan. Misalnya, mintalah akses demo dari vendor selama beberapa minggu untuk menguji fitur-fitur utamanya.

Misalnya, jika perusahaan Anda mengelola stok besar, coba gunakan modul inventaris untuk memastikan sistem dapat menangani jumlah data yang besar tanpa lag. Ini juga bagian dari cara memilih software ERP yang efektif.

8. Prioritaskan Keamanan Data

Program ERP terbaik harus bisa mengelola data sensitif, seperti laporan keuangan dan data pelanggan, sehingga keamanan harus menjadi prioritas. Pastikan ERP memiliki enkripsi data dan kontrol akses berbasis peran.

Sebagai contoh, sebuah perusahaan e-commerce memerlukan keamanan tinggi untuk melindungi data kartu kredit pelanggan. Sistem yang dilengkapi fitur multi-factor authentication (MFA) akan memberikan lapisan perlindungan ekstra.

9. Evaluasi Kemampuan Pelaporan dan Analitik

Evaluasi dan pemeliharan ERP yang baik menyediakan pelaporan real-time dan analitik untuk membantu pengambilan keputusan. Misalnya, perusahaan retail dapat menggunakan laporan penjualan untuk menentukan produk yang paling laris dan mengatur strategi stok.

Pastikan ERP yang Anda pilih menawarkan dashboard yang mudah dipahami dan dapat disesuaikan sesuai kebutuhan Anda. Mengikuti tips memilih software ERP ini akan membantu Anda mendapatkan sistem yang sesuai dengan tujuan bisnis.

10. Cari Referensi dan Ulasan Pengguna

Sebelum memilih vendor, salah satu cara memilih software ERP yang tepat yaitu dengan mencari tahu pengalaman perusahaan lain. Baca ulasan online atau tanyakan langsung pada klien vendor.

Misalnya, jika Anda mempertimbangkan software ERP tertentu, tanyakan kepada pengguna lain apakah dukungan teknis vendor tersebut memadai atau jika ada kendala yang sering muncul. Referensi dari industri serupa akan memberikan gambaran lebih jelas tentang performa dari software ERP tersebut.

11. Konsultasi dengan Tim Internal dan Eksternal

Penting juga untuk melakukan konsultasi dengan tim internal perusahaan seperti manajer operasional, keuangan, hingga IT agar solusi yang dipilih sesuai dengan kebutuhan spesifik di lapangan.

Selain itu, konsultasi dengan pihak eksternal konsultan ERP juga hal penting. Ini akan membantu Anda dalam memberikan perspektif teknis dan rekomendasi vendor yang sudah terbukti kredibilitasnya di industri terkait.

12. Pembaruan dan Perawatan

Pastikan vendor ERP yang dipilih menyediakan layanan pembaruan dan perawatan sistem secara rutin. Proses update sistem ERP secara tepat waktu sangat penting untuk menjaga kompatibilitas dengan perubahan teknologi dan regulasi yang terus berkembang. Hal ini juga membantu mencegah gangguan operasional, memastikan performa sistem tetap optimal, serta memungkinkan perusahaan menjalankan proses bisnis dengan lancar dan aman dari risiko downtime.

Kriteria untuk Memilih Software ERP bagi Perusahaan

Sebagai langkah krusial, penting bagi perusahaan untuk memahami kriteria pemilihan software ERP dalam mengoptimalkan operasional dan mengelola proses bisnis secara efisien.

Berikut adalah beberapa kriteria yang harus dimiliki software ERP yang ideal:

1. Kesesuaian Kebutuhan Bisnis

Kesesuaian dengan kebutuhan bisnis adalah faktor utama dalam memilih ERP yang tepat. Software ERP harus dapat mencakup semua fungsi penting yang mendukung proses operasional perusahaan, seperti akuntansi, manufaktur, logistik, hingga manajemen sumber daya manusia. Hal ini memastikan setiap aspek dari aktivitas bisnis dapat dikelola secara efektif melalui satu platform. 

Selain itu, penting untuk memilih ERP yang memahami industri spesifik perusahaan dan menawarkan solusi yang relevan dengan proses bisnis yang ada. Dengan memastikan sistem ERP sesuai dengan kebutuhan bisnis, perusahaan dapat memaksimalkan efisiensi dan mengurangi risiko dari penggunaan solusi yang tidak cocok.

2. Kustomisasi

Kustomisasi adalah fitur penting dalam pemilihan ERP karena setiap perusahaan memiliki kebutuhan unik yang mungkin tidak sepenuhnya tercakup oleh solusi standar. ERP yang baik harus menawarkan fleksibilitas untuk menyesuaikan fitur dan modul yang sesuai proses bisnis spesifik perusahaan.

Hal ini termasuk kemampuan untuk menambahkan fungsi khusus, menyesuaikan alur kerja, dan mengatur laporan sesuai kebutuhan. Dengan kustomisasi, perusahaan dapat memastikan ERP mendukung operasi, tanpa memerlukan perubahan besar pada proses bisnis yang sudah ada. Selain itu, harga software ERP dengan kustomisasi juga biasanya tidak terlalu tinggi karena tidak harus mengimplementasikan seluruh sistem.

3. Skalabilitas

Kriteria berikutnya adalah kemampuan skalabilitas sistem ERP. Pastikan sistem yang dipilih mampu mendukung pertumbuhan perusahaan dalam jangka panjang. ERP yang skalabel dapat mengakomodasi peningkatan jumlah pengguna, volume transaksi, dan kompleksitas data seiring dengan berkembangnya perusahaan Anda. Dengan skalabilitas, memungkinkan perusahaan untuk menambah modul atau fitur baru tanpa harus mengganti keseluruhan sistem ERP.

4. Kemampuan Integrasi

Kemampuan integrasi menjadi kriteria penting dalam langkah langkah untuk memilih vendor ERP yang menyatukan berbagai aplikasi dan platform di satu lingkungan kerja. Software ERP harus dapat terhubung dengan sistem lain yang sudah ada, seperti perangkat lunak CRM, sistem akuntansi, atau aplikasi pihak ketiga yang digunakan perusahaan. Integrasi yang efektif memungkinkan aliran data yang lancar antar departemen, mengurangi duplikasi data, dan meningkatkan akurasi informasi.

5. Kemudahan Penggunaan

Kemudahan penggunaan adalah faktor kunci dalam kriteria pemilihan ERP untuk perusahaan. Sistem dengan desain yang ramah pengguna membantu mengurangi waktu pelatihan dan meningkatkan produktivitas.

Selain itu, fitur navigasi yang jelas dan dukungan yang baik mempermudah proses adaptasi. Dengan memilih ERP yang mudah digunakan, perusahaan dapat memastikan seluruh tim dapat memanfaatkan sistem secara optimal tanpa menghabiskan waktu berlebihan untuk belajar dan beradaptasi.

6. Keamanan Data

Sebagai prioritas utama, ERP yang baik harus menawarkan fitur keamanan yang kuat, seperti enkripsi data, kontrol akses yang ketat, dan proteksi terhadap ancaman cyber. Sistem harus memungkinkan administrator untuk menetapkan hak akses berdasarkan peran pengguna dan memantau aktivitas untuk mendeteksi potensi pelanggaran.

Tahapan implementasi ERP yang tepat akan memastikan sistem dapat memiliki standar keamanan yang tinggi, perusahaan dapat melindungi data berharga mereka dari potensi risiko dan memastikan kepatuhan terhadap regulasi yang relevan.

7. Ketersediaan dan Aksesibilitas

Untuk memastikan operasional perusahaan dapat berjalan tanpa gangguan, ketersediaan dan aksesibilitas sistem ERP sangat penting. ERP harus menyediakan opsi yang sesuai dengan infrastruktur IT perusahaan, seperti sistem berbasis cloud atau on-premise.

Sistem berbasis cloud menawarkan kemudahan akses dari berbagai lokasi dan perangkat, memfasilitasi kerja jarak jauh dan kolaborasi tim. Sebaliknya, sistem on-premise dapat memberikan kontrol lebih besar atas data dan keamanan, namun membutuhkan investasi awal yang lebih tinggi.

8. Reputasi Vendor ERP

Reputasi vendor ERP adalah indikator penting dari kualitas dan keandalan sistem yang mereka tawarkan. Memilih vendor dengan rekam jejak yang baik dan pengalaman di industri terkait dapat mengurangi risiko implementasi yang gagal.

Evaluasi reputasi jasa pembuatan ERP melibatkan peninjauan umpan balik dari klien sebelumnya, studi kasus, dan testimoni tentang keberhasilan proyek-proyek sebelumnya. Vendor dengan reputasi solid biasanya memiliki solusi yang terbukti efektif dan dukungan yang handal, serta dapat memberikan jaminan tambahan mengenai stabilitas dan keandalan sistem yang ditawarkan.

9. Dukungan dan Layanan Pelanggan

Langkah langkah untuk memilih vendor ERP lainnya adalah dukungan dan layanan pelanggan pada setiap tahapan implementasi ERP. Vendor harus menyediakan dukungan teknis yang responsif dan bantuan yang memadai selama dan setelah proses instalasi. Vendor ERP harus menawarkan layanan dukungan yang responsif dan berkualitas tinggi, termasuk demo sistem ERP bantuan teknis, pelatihan, dan sumber daya dokumentasi.

Penting untuk memastikan bahwa dukungan tersedia dalam berbagai format, seperti telepon, email, dan chat, serta memiliki waktu tanggap yang cepat untuk mengatasi masalah. Layanan pelanggan yang baik memastikan perusahaan dapat mengatasi tantangan dan memanfaatkan sistem ERP secara maksimal. Dengan kriteria pemilihan ERP untuk perusahaan ini, Anda dapat meminimalkan downtime dan menjaga operasi bisnis tetap berjalan lancar.

Manfaat Penggunaan Software ERP yang Sesuai

Dikutip dari Kompasiana, Turboly pada awal tahun 2024 melakukan survei yang menyatakan bahwa penerapan sistem ERP adalah salah satu kunci pertumbuhan bisnis. Hasil survei mengatakan bahwa, software ERP mampu meningkatkan akurasi dan kecepatan proses bisnis hingga 83%. Hal ini bisa dicapai jika menggunakan software ERP yang sesuai dengan kebutuhan dan skala bisnis Anda.

Dengan menggunakan software ERP yang sesuai dan tepat, Anda bisa meningkatkan operasional jangka panjang di perusahaan. Di sini akan dibahas apa saja manfaat yang diperoleh dalam menerapkan sistem ERP yang tepat, diantaranya:

1. Menghemat Biaya dan Mempercepat ROI

Sistem ERP Indonesia dapat memudahkan perusahaan untuk mengotomatisasi banyak proses, mengurangi biaya tenaga kerja, dan mengurangi potensi human error. Dengan waktu, ini berkontribusi pada ROI sistem ERP yang positif serta penghematan biaya yang substansial, terutama melalui optimalisasi operasional.

2. Meningkatkan Produktivitas dan Efisiensi Operasional

Melalui penggunaan ERP, perusahaan dapat mengintegrasikan berbagai departemen dan proses bisnis. Dengan demikian, komunikasi menjadi lebih mudah, alur kerja menjadi lebih cepat, dan tim dapat bekerja lebih efektif, yang pada gilirannya meningkatkan tingkat produktivitas seluruh organisasi.

3. Meningkatkan Fleksibilitas untuk Pertumbuhan Bisnis

Sistem ERP Indonesia yang baik dapat disesuaikan dengan pertumbuhan bisnis. Dengan kemampuannya untuk menambah modul dan konfigurasi sistem ERP, sehingga ini akan mempermudah bisnis untuk beradaptasi dengan proses bisnis atau perubahan pada bisnis tanpa menghambat kegiatan operasional.

ScaleOcean ERP: Rekomendasi Software Terbaik yang Sesuai Kebutuhan Anda

Software ERP ScaleOcean adalah salah satu solusi enterprise software yang direkomendasikan di Indonesia. Aplikasi ini dirancang untuk membantu bisnis mengefisiensikan dan mengintegrasikan berbagai proses operasional, mulai dari manajemen keuangan hingga pengelolaan inventaris.

Dengan sistem terpusat, Anda dapat memantau kinerja bisnis secara real-time dan mengoptimalkan alur kerja antar departemen. Hal ini memungkinkan perusahaan mengambil keputusan yang lebih cepat dan tepat berdasarkan data akurat yang selalu diperbarui.

Selain itu, ScaleOcean telah mengimplementasikan teknologi AI untuk menganalisis data secara mendalam, memberikan prediksi bisnis, serta mengotomatisasi tugas-tugas rutin, seperti pengisian laporan dan manajemen stok, sehingga meningkatkan efisiensi operasional.

ScaleOcean juga menawarkan layanan konsultasi dengan tim ahli yang siap membantu Anda memilih solusi terbaik sesuai kebutuhan. Anda dapat menjadwalkan demo gratis untuk memahami lebih dalam bagaimana software ini dapat mendukung bisnis Anda, tanpa komitmen apa pun.

Keunggulan lainnya dari sistem ERP Indonesia ini meliputi kemampuan kustomisasi dan konfigurasi sesuai kebutuhan spesifik industri. Software ini tidak memiliki batasan jumlah user dan tidak ada biaya tambahan jika Anda menambah user baru. Sistemnya juga dapat diskalakan seiring pertumbuhan bisnis Anda dan fleksibel untuk diimplementasikan secara on-premise maupun cloud.

Baca juga: 10 Manfaat Software ERP yang Wajib Dipahami di Bisnis

Kesimpulan

Untuk meningkatkan efisiensi operasional bisnis Anda, penting untuk memahami cara memilih software ERP yang sesuai dengan kebutuhan bisnis. Dengan menganalisis kebutuhan, menyesuaikan anggaran, memilih vendor terpercaya, serta memastikan aksesibilitas dan fitur yang sesuai, Anda dapat memilih solusi ERP yang memberikan dampak positif untuk perusahaan.

Sebelum mengambil keputusan, perhatikan beberapa tips memilih software ERP yang tidak boleh diabaikan, seperti melakukan uji coba dan membandingkan beberapa opsi untuk memastikan keputusan yang lebih matang. Keberhasilan implementasi ERP akan sangat memengaruhi efektivitas kerja dan produktivitas perusahaan.

ScaleOcean ERP menawarkan solusi yang fleksibel dan dirancang untuk menyesuaikan dengan kebutuhan unik setiap bisnis. Didukung oleh fitur-fitur lengkap dan tim ahli yang selalu siap memberikan dukungan, ScaleOcean membantu perusahaan Anda untuk meningkatkan performa bisnis secara keseluruhan sehingga bisnis Anda dapat meraih kesuksesan jangka panjang.