Berikut Langkah Evaluasi dan Pemeliharaan Sistem ERP

Evaluasi dan pemeliharaan ERP merupakan hal yang penting untuk dilakukan dalam implementasi sistem. Dengan evaluasi, Anda bisa memperoleh gambaran mengenai masalah dalam penggunaan ERP. Terutama jika penerapan sistem ERP di perusahaan Anda banyak mengalami kendala dan kurang sesuai dengan ekspektasi dan kebutuhan bisnis.

Dengan proses evaluasi dan pemeliharaan, perusahaan akan mudah dalam mengambil keputusan untuk mencapai tujuan perusahaan, serta meningkatkan kinerja sistem dan kinerja karyawan secara menyeluruh. Berikut ini akan diuraikan bagaimana pentingnya proses evaluasi dan pemeliharaan sistem ERP di perusahaan. Simak selengkapnya di sini!

Key Takeaways

• Evaluasi dan pemeliharaan ERP adalah proses yang penting untuk memastikan sistem ERP berfungsi dengan baik, aman, dan selalu sesuai dengan perubahan kebutuhan perusahaan.
• Langkah evaluasi ERP: identifikasi kebutuhan bisnis, penilaian vendor, pemilihan sistem, uji coba dan implementasi, evaluasi pasca implementasi
• Langkah pemeliharaan ERP: pemantauan kinerja, perbaikan bug dan pembaruan, manajemen data, pelatihan pengguna, integrasi sistem lain, pengembangan dan peningkatan, manajemen perubahan
• ScaleOcean sebagai aplikasi ERP terbaik menyediakan solusi ERP yang dapat membantu perusahaan dalam melakukan evaluasi dan pemeliharaan sistem dengan efisien, mendukung operasional yang optimal.

Coba Demo Gratis

Pentingnya Evaluasi dan Pemeliharaan Software ERP

Evaluasi dan pemeliharaan sistem ERP (Enterprise Resource Planning) adalah proses saling berkaitan dan berperan penting dalam memastikan penerapan sistem yang digunakan perusahaan berjalan dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan bisnis. Proses ini dilakukan untuk menilai apakah sistem ERP telah memberikan nilai tambah dan keunggulan signifikan bagi perusahaan.

Kedua proses ini berperan penting dalam optimalkan penerapan sistem ERP. Evaluasi ERP berperan dalam memilih sistem yang tepat, sedangkan pemeliharaan software ERP berperan dalam memastikan kelancaran operasional, keandalan, serta manfaat jangka panjang dari implementasi sistem ERP di perusahaan Anda.

Langkah Evaluasi Software ERP

Evaluasi ERP melibatkan serangkaian langkah penting untuk memastikan bahwa sistem yang dipilih dapat memenuhi kebutuhan bisnis dengan efektif dan efisien. Setiap tahapan dalam proses evaluasi ERP berperan penting dalam memastikan sistem yang diterapkan dapat berfungsi dengan optimal dan memberikan hasil optimal bagi perusahaan.

Berikut adalah penjelasan tentang langkah-langkah utama dalam evaluasi ERP:

1. Identifikasi Kebutuhan Bisnis

Langkah identifikasi kebutuhan bisnis penting dilakukan untuk memahami kebutuhan dan proses bisnis perusahaan secara mendalam. Proses ini meliputi analisis area fungsional yang perlu ditingkatkan, jenis data yang perlu dikelola, serta laporan yang diperlukan untuk mendukung keputusan bisnis.

Identifikasi juga harus dilakukan untuk membantu perusahaan dalam cara memilih sistem ERP terbaik dan dapat menyelesaikan masalah spesifik yang dihadapi oleh perusahaan.

2. Penilaian Vendor

Penilaian vendor software ERP juga penting untuk memastikan sistem yang dipilih memberikan pengalaman dan reputasi yang baik. Hal tersebut juga penting untuk proses evaluasi keahlian vendor dalam dalam menangani industri yang relevan dan tingkat dukungan yang mereka tawarkan.

Vendor yang tepat akan menyediakan layanan purna jual yang memadai, termasuk pemeliharaan, pembaruan, dan pelatihan.

3. Pemilihan Sistem

Pemilihan sistem ERP yang tepat juga harus dilakukan dengan membandingkan berbagai opsi berdasarkan sejumlah aspek, seperti fitur, fungsionalitas, kemudahan integrasi dengan sistem lain, serta kemudahan penggunaan.

Anda juga harus mempertimbangkan TCO (Total Cost of Ownership) dan potensi ROI (Return on Investment) sistem ERP juga perlu dievaluasi, karena keputusan ini akan memengaruhi kinerja jangka panjang perusahaan dan kemampuannya untuk berkembang.

4. Uji Coba dan Implementasi

Proses uji coba dan implementasi juga harus diperhatikan sebelum implementasi software ERP. Ini akan membantu Anda dalam mengidentifikasi masalah potensial dan melakukan penyesuaian sebelum ERP diterapkan secara menyeluruh.

Selain itu, pelatihan user di perusahaan harus diberikan untuk memastikan bahwa tim dapat memanfaatkan sistem dengan efektif, dan sistem dikonfigurasi sesuai dengan kebutuhan spesifik perusahaan.

5. Evaluasi Pasca Implementasi

Setelah sistem diterapkan, proses evaluasi pasca-implemenatasi juga penting untuk menilai kinerja sistem secara menyeluruh. Anda bisa melakukan engukuran kinerja berdasarkan tujuan yang telah ditetapkan dan identifikasi area yang masih perlu perbaikan.

Penyesuaian atau peningkatan mungkin diperlukan agar sistem dapat terus mendukung kebutuhan perusahaan dan beradaptasi dengan perubahan dalam proses bisnis.

Langkah Pemeliharaan Software ERP

Proses pemeliharaan sistem ERP berperan penting sebagai aktivitas berkelanjutan yang memastikan sistem ERP yang diterapkan tetap berjalan efisien dan memberikan manfaat maksimal bagi perusahaan. Pemeliharaan yang baik dapat mempertahankan kinerja sistem, dan memastikan sistem dapat berkembang sesuai dengan kebutuhan bisnis yang terus berubah.

Berikut adalah beberapa langkah penting dalam pemeliharaan ERP:

1. Pemantauan Kinerja

Proses pemantauan kinerja sistem secara rutin dilakukan untuk mendeteksi potensi masalah, mulai dari downtime hingga penurunan kecepatan sistem. Adanya pemantauan yang baik dapat membantu perusahaan dalam menangani masalah yang muncul, sehingga kinerja sistem tetap optimal dan dapat menghindari gangguan dalam operasional.

2. Perbaikan Bug dan Pembaruan

Selama sistem digunakan, penting untuk memperhatikan jika terjadi masalah seperti bug atau celah keamanan jika sering muncul. Pemeliharaan ERP mencakup perbaikan bug, pengatasi masalah keamanan, dan penerapan pembaruan penting dilakukan untuk meningkatkan kinerja serta menjaga sistem tetap aman dan up-to-date.

Hal ini juga akan memastikan sistem tetap relevan dan efektif dalam menghadapi tantangan baru. Pastikan juga untuk melakukan update ERP pada waktu terbaik.

3. Manajemen Data

Adanya manajemen data yang baik membuat pemeliharaan ERP dapat dilakukan dengan optimal. Hal ini dapat memastikan data yang dimasukkan ke sistem telah akurat dan konsisten, sesuai dengan metodologi penerapan ERP yang diterapkan.

Selain itu, melakukan pembersihan data secara berkala penting untuk menghindari data yang tidak valid atau usang, yang dapat memengaruhi kualitas keputusan bisnis.

4. Pelatihan Pengguna

Pelatihan berkelanjutan untuk pengguna di perusahaan juga hal penting, agar dapat mereka dapat menggunakan dan memanfaatkan fitur sistem ERP secara maksimal. Pengguna yang terlatih dapat meningkatkan efisiensi kerja, meminimalkan kesalahan, dan memastikan sistem digunakan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan.

5. Integrasi dengan Sistem Lain

Software ERP yang terintegrasi dengan sistem lain juga penting dalam proses implementasi. Proses pemeliharaan ERP dapat memastikan bahwa integrasi ini berjalan lancar, memungkinkan aliran informasi yang mulus antar sistem dan meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.

6. Pengembangan dan Peningkatan

Langkah pemeliharaan ERP selanjutnya adalah proses pengembangan dan peningkatan sistem sesuai dengan perubahan kebutuhan bisnis. Seiring berjalannya waktu, perusahaan akan menghadapi tantangan, sehingga sistem ERP harus dapat berkembang untuk menanggapi perubahan ini.

Anda bisa melakukan peningkatan secara berkelanjutan, sehingga perusahaan dapat memastikan bahwa ERP tetap relevan dan efektif dalam mendukung tujuan jangka panjang.

7. Manajemen Perubahan

Proses manajemen perubahan yang efektif perlu dijalankan agar setiap perubahan pada sistem ERP tidak mengganggu operasional bisnis. Libatkan pengguna dalam setiap tahap perubahan agar mereka memahami dan menerima perubahan tersebut. Sebelum menerapkan perubahan di lingkungan produksi, lakukan uji coba di lingkungan non-produksi untuk meminimalkan risiko masalah.

Anda bisa menggunakan software ERP terbaik ScaleOcean yang menawarkan proses maintenance sistem ERP maksimal dan menyeluruh, sehingga dapat mencegah terjadinya gangguan operasional yang tidak terduga.

Mulai dari pemeliharaaan preventif, pemantauan sistem real-time, perbaikan dan update, serta pelatihan dan dukungan ditawarkan ScaleOcean agar penerapan sistem lebih optimal. Hal ini akan memastikan sistem tetap terjaga keandalannya, dan mendukung kelancaran operasi bisnis secara keseluruhan.

Baca juga: 10 Manfaat Software ERP yang Wajib Dipahami untuk Bisnis

Jenis Evaluasi Sistem ERP

Pengertian sistem ERP adalah perangkat lunak yang mengintegrasikan seluruh proses bisnis dan sumber daya yang ada di perusahaan. Agar penerapannya optimal dan memberikan manfaat signifikan, proses evaluasi harus dilakukan dengan baik agar sistem sesuai dengan kebutuhan dan skala bisnis.

Proses evaluasi sistem ERP meliputi dua jenis bidang, yaitu evaluasi internal dan teknis. Berikut penjelasan lengkapnya:

1. Balanced Scorecard

BSC atau balance scorecard adalah rangkaian kerja yang digunakan untuk mengukur kinerja fungsi ERP. Cara mengukurnya dapat dilihat dari perspektif-perspektif yang ada, seperti:

• Perspektif Keuangan, yang berkaitan dengan biaya implementasi sistem ERP yang bisa dimaukkan ke dalam investasi kapital perusahaan. Evaluasi ini dilakukan dengan membandingkan pendapatan bisnis sebelum dan sesudah menggunakan sistem.
• Perspektif Pelanggan, yang mencakup dua perspektif, yaitu: banyaknya transaksi yang bisa dikelola secara otomatis dalam satu waktu, serta besarnya proses bisnis yang dapat dikelola oleh satu sistem.
• Perspektif Inovasi dan Pembelajaran, fokusnya terkait kemudahan userinterface sistem serta kemampuan karyawan dalam mengoperasikannya. Evaluasi ini juga melihat apakah sistem mampu mengelola perusahaan secara terkontrol dan terkoordinasi di seluruh proses bisnis.
• Perspektif Internal, berkaitan dengan kondisi internal perusahaan, yang mengevaluasi apakah masing-masing departemen sudah maksimal dalam mengintegrasikan sistem. Evaluasi ini juga dilakukan untuk menilai apakah proses bisnis yang dikerjakan software berjalan sesuai aturan perusahaan atau tidak.

2. Evaluasi Teknis

Jenis evaluasi ini fokus pada teknis sistem ERP, yang berkaitan dengan hal-hal yang dapat mempengaruhi cara kerja sistem. Anda bisa melakukan berbagai aspek penting untuk mendapatkan proses evaluasi sistem ERP yang maksimal dan solusi yang diberikan sesuai kebutuhan perusahaan.

Berikut ini beberapa aspek penting yang penting untuk diperhatikan dan bisa Anda jadikan panduan untuk melakukan evaluasi, yaitu:

• Penetapan tujuan
• Pembuatan instrumen pengujian
• Konfigurasi perangkat menyeluruh sesuai kebutuhan perusahaan
• Pengujian dan pengecekan kesiapan sistem
• Menjalankan proses bisnis dengan menggunakan sistem ERP
• Feedback detail dan memberikan hasil evaluasi pada vendor ERP

Jenis Pemeliharaan Sistem ERP

Pemeliharaan biasanya dilakukan secara berkala, bergantung pada umur sistem ERP itu sendiri. Seiring berjalannya waktu, frekuensi dilakukannya aktivitas ini akan berkurang. Ada berbagai aspek yang dapat dilakukan dalam pemeliharaan sistem ERP. Aspek-aspek tersebut antara lain korektif, adaptif, perfektif, dan preventif. Berikut kami berikan penjelasan selengkapnya.

1. Korektif

Aspek korektif dilakukan untuk menghadapi masalah-masalah yang ditemui dalam penerapan sistem ERP. Ada dua hal yang bisa dilakukan dalam aspek korektif, yaitu:

• Menyampaikan permasalahan secara langsung ke vendor sistem ERP.
• Menambah fitur baru untuk mendukung kelancaran proses bisnis.

2. Adaptif

Aspek adaptif dilaksanakan untuk adaptasi terhadap fitur, prosedur, atau kebutuhan baru yang ditambahkan pada sistem ERP. Ada lima hal yang bisa aspek yang bisa dilakukan dalam proses pemeliharaan adaptif, diantaranya:

• Menerapkan request baru perusahaan pada perangkat.
• Menguji sistem setelah adanya penambahan hal-hal tersebut.
• Meningkatkan ketiga hal di atas dengan kustomisasi internal.
• Mengubah password untuk mengelola sistem.
• Menyesuaikan interface dengan perangkat lainnya

3. Perfektif

Aspek perfektif merupakan aspek yang dilakukan pada sistem ERP untuk memberi tanggapan setelah perangkat diperbarui. Hal yang perlu dilakukan dalam aspek ini adalah melatih karyawan Anda untuk menyesuaikan versi terbaru dari perangkat. Selain itu, perlu juga membuat perencanaan kerja berdasarkan versi baru tersebut.

4. Preventif

Preventif adalah aspek pemeliharaan yang dilaksanakan secara rutin untuk memantau administrasi pada perangkat ERP. Ada dua hal yang perlu dilakukan pada aspek ini. Pertama, pemeliharaan untuk mengetahui batas maksimal ukuran dokumen serta data yang dapat diproses oleh perangkat. Kedua, monitoring untuk melihat riwayat aktivitas pemeliharaan software ERP itu sendiri.

Manfaat Proses Evaluasi dan Pemeliharaan Sistem ERP

Evaluasi dan pemeliharaan sistem ERP menjadi kebutuhan utama perusahaan. Proses ini memberikan banyak manfaat, salah satunya adalah untuk meningkatkan produktivitas bisnis. Kedua proses ini juga akan memastikan sistem berfungsi optimal dan sesuai dengan kebutuhan bisnis.

Berikut manfaat signifikan yang didapat dari proses evaluasi dan pemeliharaan sistem ERP, diantaranya:

1. Peningkatan Efisiensi

Sistem ERP yang dievaluasi dan dikelola dengan baik dapat meningkatkan efisiensi operasional perusahaan. Proses yang sebelumnya dilakukan manual akan cepat dilakukan dengan otomatisasi sistem, sehingga dapat mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugas rutin. Hal ini dapat mengurangi biaya operasional dan mempercepat alur kerja di berbagai departemen.

2. Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik

Proses ini juga akan membuat sistem dapat menyediakan data yang akurat dan real-time, yang sangat berguna bagi manajemen dalam pengambilan keputusan. Informasi terkini dan tepat, membuat keputusan strategis yang diambil berdasarkan data yang akurat dan valid.

Hal ini akan membantu perusahaan dalam meningkatkan kualitas keputusan dan mengurangi risiko kesalahan yang disebabkan oleh informasi yang usang atau tidak lengkap.

3. Peningkatan Produktivitas

Evaluasi dan pemeliharaan sistem ERP terintegrasi juga lebih mudah dilakukan dan memungkinkan karyawan untuk bekerja lebih efisien dan mengurangi waktu yang diperlukan untuk tugas manual.

Hal ini juga dapat mengurangi beban administratif dan memberikan otomatisasi alur kerja, yang membuat karyawan dapat lebih fokus pada tugas strategis yang lebih bernilai dan meningkatkan produktivitas.

4. Pertumbuhan Bisnis

Sistem ERP yang melewati proses evaluasi ketat dan maintenance yang maksimal, membuat perusahaan akan lebih mudah beradaptasi dengan perubahan pasar dan tuntutan bisnis yang berkembang.

Ini akan membuat sistem lebih maksimal dalam memantau dan merespons dinamika pasar dengan lebih cepat, yang pada gilirannya mendukung pertumbuhan bisnis jangka panjang dan memungkinkan perusahaan untuk tetap kompetitif.

5. Pengembalian Investasi (ROI)

Manfaat lainnya dapat memastikan perusahaan dapat memaksimalkan ROI sistem ERP. Hal ini dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan meningkatkan produktivitas, perusahaan dapat memperoleh manfaat jangka panjang yang melebihi biaya awal dan biaya pemeliharaan sistem ERP, sehingga ROI yang diperoleh akan lebih tinggi.

6. Mengurangi Downtime Sistem

Downtime sistem ERP dapat memiliki dampak negatif yang signifikan terhadap produktivitas bisnis. Ketika sistem tidak berfungsi, proses bisnis seperti pengelolaan pesanan, penggajian, dan manajemen inventaris akan terhenti. Kondisi ini mengakibatkan keterlambatan pada operasional dan bisa menimbulkan potensi kerugian finansial.

Dengan meminimalkan downtime melalui ERP maintenance terjadwal, perusahaan dapat memastikan proses bisnis berjalan lancar. Kedua proses ini menjadi langkah yang efektif tidak hanya untuk menjaga kestabilan sistem, tapi juga mendukung produktivitas dan efisiensi operasional secara keseluruhan.

7. Peningkatan Keamanan Sistem

Proses evaluasi dan pemeliharaan sistem juga dapat meningkatkan keamanan, terutama dari ancaman keamanan siber juga meningkat. Termasuk risiko virus, malware, dan serangan siber lainnya yang bisa merusak integritas data. Dengan proses ini, perusahaan dapat memperkuat firewall dan meningkatkan protokol enkripsi.

Peningkatan keamanan ini membantu mencegah akses tidak sah dan melindungi data sensitif perusahaan dari kebocoran atau penyalahgunaan. Selain itu, pemeliharaan sistem juga sering melibatkan review dan penyesuaian konfigurasi untuk memastikan setting keamanan selalu sesuai dengan standar industri dan praktik terbaik.

8. Update Fitur dan Fungsi Sistem

Teknologi dan praktik bisnis terus berkembang, oleh karena itu sistem ERP juga harus beradaptasi untuk tetap relevan. Pembaruan ini bisa mencakup penambahan fitur baru, peningkatan desain interface pengguna, integrasi dengan teknologi lain, atau penyesuaian untuk mematuhi perubahan regulasi dan standar industri.

Dengan melakukan evaluasi dan pemeliharaan ERP secara berkala, sistem dapat meningkatkan otomatisasi, efisiensi, dan kemudahan penggunaan, yang sangat penting untuk menunjang produktivitas bisnis secara menyeluruh.

Antisipasi Kegagalan dalam Sistem ERP

Selain evaluasi dan pemeliharaan sistem ERP, Anda juga perlu mengantisipasi kegagalan bila terjadi hal-hal yang tidak diinginkan. Kegagalan ini bisa terjadi ketika integrasi antara perangkat, proses, karyawan, dan teknologi tidak sesuai. Dengan demikian, perusahaan akan kesulitan untuk memberikan pelayanan terbaik meskipun sudah berinvestasi dengan menggunakan ERP.

Berikut beberapa kegagalan yang perlu diperhatikan dan diantisipasi:

• Kurang terlatihnya karyawan yang menggunakan perangkat tersebut.
• Baik perusahaan maupun pengguna tidak bisa memahami cara kerja sistem ERP yang benar, sehingga tidak bisa mengoptimalkan penggunaannya.
• Perusahaan yang menggunakan ERP hanya berdasarkan sistem saja tanpa kebutuhan bisnis itu sendiri akan memiliki resiko gagal lebih besar.
• Pengguna belum bisa menyadari bahwa apa yang mereka lakukan pada perangkat ERP dapat membawa pengaruh pada jalannya perusahaan.
• Perusahaan tidak siap akan adanya pelatihan yang diselenggarakan oleh vendor untuk memberi pengetahuan serta keterampilan kepada pengguna agar bisa bekerja dengan software ERP lebih efektif.
• Perusahaan kurang sadar akan tujuan dari adanya software ERP, yaitu untuk meningkatkan alur kerja yang terintegrasi hingga bisa mendukung kinerja bisnis secara menyeluruh.

ScaleOcean untuk Solusi Evaluasi dan Pemeliharaan Sistem ERP Optimal 

Anda bisa menggunakan software ERP ScaleOcean yang menawarkan layanan evaluasi dan maintenance terbaik. Sebelum implementasi Anda bisa melakukan konsultasi dan demo gratis, sehingga Anda bisa menyesuaikan fitur dan modul secara menyeluruh berdasarkan kebutuhan dan skala bisnis.

ScaleOcean juga menyediakan layanan yang dapat dipersonalisasi dengan client handling, di mana Anda akan mendapatkan perhatian khusus sesuai dengan kebutuhan bisnis masing-masing. Layanan kustomisasi ini tidak terbatas pada penyelesaian masalah teknis saja, tapi juga meliputi konsultasi dan bantuan terkait optimalisasi dan pelatihan sistem ERP untuk mendukung operasional perusahaan.

Selain itu, proses maintenance juga dilakukan dengan optimal, di mana layanan after sales dan maintenance langsung ditangani oleh tim profesional ScaleOcean secara gratis, interaktif, dan responsif. Hal ini menjadi solusi yang cepat atas masalah yang mungkin dihadapi oleh pengguna sistem ERP mereka. Segera beralih ke ScaleOcean untuk optimalkan sistem ERP!

Kesimpulan

Proses evaluasi, pemeliharaan, dan antisipasi kegagalan dalam penggunaan sistem ERP menjadi hal penting yang harus diperhatikan perusahaan. Anda bisa melakukan evaluasi sebelum implementasi sistem dan pemeliharaan sistem ERP secara rutin untuk mengoptimalkan penggunaannya di perusahaan.

Dengan begitu, Anda bisa mengantisipasi kegagalan dan meminimalisir hal-hal yang tidak diinginkan selama aplikasi tersebut digunakan. ScaleOcean ERP software bisa memberikan solusi yang dapat memudahkan proses evaluasi dan maintenance sistem secara menyeluruh dengan layanan pelanggan terbaik, mulai dari demo dan konsultasi, serta layanan after sales dan customer service. Lakukan demonya untuk evaluasi sistem terlebih dahulu dengan optimal!