Apa itu DBMS dan Fungsinya dalam Bisnis?

Pada era digital ini, sebagian besar perusahaan-perusahaan di dunia memilih untuk menerapkan sistem-sistem, seperti software enterprise solutions dan business process management system, yang dapat membantu meningkatkan kinerja operasional. Sebuah contoh dari sistem tersebut adalah Database Management System (DBMS).

Teknologi tersebut pertama kali dirancang oleh Charles W. Bachman pada tahun 1963 saat ia masih bekerja di General Electric, dan kini telah menjadi landasan teknologi DBMS kedepannya. Fungsi utama dari sistem tersebut adalah untuk mempermudah proses pengelolaan data, dari pembuatan dan penyimpanan hingga penghapusan.

Artikel berikut akan memberikan Anda gambaran lebih jelas tentang DBMS dan perannya dalam bisnis, serta menyertakan contoh sistem yang dapat Anda terapkan. Hal ini penting Anda cermati secara mendalam untuk memastikan proses implementasi dan penggunaan sistem yang optimal.

Key Takeaways

• DBMS adalah software yang dirakit dengan tujuan untuk mempermudah manajemen data.
• Fungsi DBMS: Konsolidasi data, skalabilitas, keamanan data.
• Komponen yang mendirikan DBMS berupa hardware, software, SQL, query processor, storage manager, recovery manager.
• Sistem ERP ScaleOcean dibekali dengan DBMS yang mampu membantu dalam proses pengelolaan data bisnis.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu DBMS (Database Management Software)

DBMS (Database Management System) adalah perangkat lunak yang dirancang untuk membantu dalam proses penyusunan dan pengelolaan data dalam sebuah basis data. Sistem ini berperan penting dalam era digitalisasi sekarang karena mempermudah operasi manajemen data.

Hal ini juga dikenal dengan istilah Sistem Manajemen Basis Data (SMBD) dalam Bahasa Indonesia. Peranan DBMS cenderung adalah sebagai antarmuka yang menghubungkan para pengguna sistem dengan database. Antarmuka tersebut memungkinkan para pengguna untuk memanipulasi data tanpa adanya pemahaman terhadap query languages.

Perusahaan-perusahaan ternama yang menerapkan DBMS meliputi Amazon, salah satu platform e–commerce terbesar di dunia dengan katalog produk yang ekstensif, dan Apple yang menerapkan SQLite untuk operating system-nya (IOS). Informasi seputar sistem yang digunakan Amazon tidak tersedia.

Selain itu, migrasi data adalah proses yang tidak terpisahkan dari implementasi sistem-sistem ERP, di mana DBMS menjadi salah satu komponen intinya.DBMS ini cenderung merupakan sebuah komponen inti dari sistem-sistem ERP.

2. Fungsi DBMS (Database Management System)

Sebelum adanya DBMS, perusahaan dan institusi lainnya di dunia menyimpan informasi-informasinya dalam bentuk flat file, sebuah jenis tempat penyimpanan data yang simpel, namun kurang efektif dan aman. Hal tersebut masih digunakan, namun hanya untuk menyetor jumlah data yang kecil. Apabila Anda memilih untuk menerapkan DBMS, beberapa manfaat yang dapat dicermati adalah sebagai berikut:

a. Konsolidasi Data

Dikarenakan ukuran database yang jauh lebih besar dibandingkan flat file, perusahaan dapat menyimpan data dalam jumlah banyak. Maka dari itu, segala data masing-masing divisi bisnis dapat diakses melalui satu sistem saja, memungkinkan implementasi DLP untuk melindungi data sensitif secara efektif, sehingga meningkatkan kemudahan pelacakan data selama berlangsungnya operasi.

b. Skalabilitas

DBMS dapat berskala dengan ukuran perusahaan apa saja dikarenakan ruang penyimpanannya yang besar, serta juga kemudahan dalam menambahkan, memperbarui dan menghapus data tanpa berdampak signifikan pada struktur basis data. Database juga cenderung disimpan dalam sebuah server, dan mampu diakses secara bersamaan oleh banyak jumlah orang.

c. Keamanan Data

Sebuah basis data cenderung dibekali dengan fitur keamanan yang unggul. Melalui DBMS sebagai antarmuka, maka hanya pihak-pihak yang sah dapat melakukan akses pada data-data perusahaan. Tidak hanya itu, perangkat lunak tersebut dapat melakukan back–up segala informasi di database warehouse untuk memastikan adanya cadangan jika terjadinya kerusakan atau serangan pada basis data.

3. Kelebihan dan Kekurangan DBMS

Dari fungsi-fungsi di atas, dapat dinyatakan bahwa DBMS merupakan sebuah tahapan krusial dalam melakukan manajemen data, terlebih lagi dibandingkan dengan flat file yang masih digunakan pada masa tersebut. Kelebihan-kelebihan dari DBMS meliputi:

• Terstruktur: Formatya terstruktur, sehingga mempermudah proses identifikasi data yang diperlukan.
• Keamanan yang Tinggi: Dengan adanya fitur keamanan terintegrasi, perusahaan dapat memastikan segala data yang disimpan aman dan hanya dapat diakses oleh pihak-pihak tertentu.
• Akses Data Simultan: DBMS memungkinkan banyak jumlah orang melakukan akses pada data secara sekaligus, sehingga tidak memiliki antrian penggunaan.
• Kemudahan Penggunaan: Dikarenakan sistem tersebut bersifat sebagai sebuah antar muka antara pengguna dan database, informasi yang biasanya dicantum dalam software disusun agar lebih mudah dicerna oleh orang awam.

Namun, meskipun unggul, tidak semua hal yang muncul dari penerapan DBMS berdampak baik bagi bisnis. Melainkan, terdapat juga beberapa kelemahan yang perlu dipertimbangkan terlebih dahulu, yakni:

• Biaya Investasi: Sebuah sistem yang canggih tentunya memerlukan biaya implementasi yang relatif mahal.
• Kompleksitas: Yang dimaksud dari kompleksitas di sini bukanlah kompleksitas penggunaan, namun segala pengerjaan back–end yang diperlukan untuk memastikan berjalan lancarnya sistem.

4. Jenis DBMS

SMBD memiliki beberapa jenis berbeda dengan struktur-struktur yang berbeda. Hal ini berarti masing-masing jenis tersebut, yakni seperti RDBMS, lebih cocok diterapkan pada konteks tertentu. Berikut penjelasan lebih lengkapnya terhadap beberapa jenis:

a. Relational Database Management Software (RDBMS)

Jenis DBMS berikut merupakan jenis yang sering dipertemukan dalam industri. RDBMS atau Relational Database Management System adalah sebuah sistem yang menggunakan model relasional dan menyetor data dalam tabel.

b. Document Database Management System (DoDBMS)

Sesuai dengan namanya, DoDBMS melakukan penyetoran data dalam bentuk dokumen, yakni dengan format JSON atau XML. Hal ini lebih fleksibel dibandingkan dengan RDBMS yang sangat terstruktur dan menggunakan tabel, sehingga cocok untuk model data yang terus berevolusi.

c. Columnar Database Management System (CDBMS)

Columnar Database Management Software (CDBMS) merupakan tipe sistem pengelolaan basis data yang menyimpan informasi dalam format kolom. Dengan kata lain, data dalam tabel disusun berdasarkan kolom, yang memungkinkan pengelolaan dan analisis data dengan cara yang sangat efektif, terutama untuk tugas analitik dan kueri yang mengharuskan pembacaan jumlah besar data di kolom tertentu.

d. Hierarchical Database Management System (HDBMS)

Hubungan induk-anak merupakan komponen utama dari HDBMS. Dengan mengkategorikan suatu data sebagai “induk”, dan hal-hal lainnya sebagai “anak” dari “induk” tersebut, sehingga sangat efektif bagi aplikasi dan serupa yang membutuhkan penyimpanan data yang terstruktur dan mudah diolah seperti pada file system dan bagan organisasi.

5. Komponen DBMS

Dari pembahasan-pembahasan sebelumnya, dapat dinyatakan bahwa database merupakan sebuah bagian integral dalam Database Management System (DBMS). Segala komponen yang menyusun sebuah basis data juga termasuk komponen dari DBMS. Melansir dari Corporate Finance Institute, komponen-komponen tersebut adalah:

a. Hardware

Perangkat keras bertindak sebagai alat yang digunakan untuk mengakses database DBMS. Yang dimaksud dari alat tersebut cenderung berupa alat fisik seperti komputer dan hard discs yang berfungsi sebagai antarmuka. Alat-alat tersebut lah yang menjadi salah satu alasan mahalnya biaya penerapan DBMS ke dalam perusahaan.

b. Software

Software adalah kumpulan program yang digunakan untuk mengelola dan mengontrol database. Ini mencakup perangkat lunak database, sistem operasi, perangkat lunak jaringan untuk berbagi data dengan pengguna lain, serta aplikasi yang digunakan untuk mengakses data. Perusahaan cenderung menerapkan software bisnis terbaik.

c. Structured Query Language

Structured Query Language (SQL) merupakan suatu bahasa yang dipakai untuk mengatur dan mengakses informasi, terutama dalam sistem pengelolaan basis data relasional (RDBMS). Dengan SQL, pengguna dapat melaksanakan beragam tindakan pada database, seperti mengambil informasi, memperbarui, menghapus, serta menambahkan data ke dalam tabel.

d. Query Processor

Komponen bertindak sebagai pihak eksekusi perintah di sistem. Ketika seorang pengguna menambahkan perintah dengan penggunaan SQL, komponen berikut akan menerima perintah tersebut dan melakukannya.

e. Storage Manager

Peran dari storage manager sesuai dengan namanya, yaitu untuk mengelola ruang penyimpanan data storage di sebuah hard disc. Kegiatannya berupa alokasi ruang penyimpanan, penghapusan data duplikat dan buffering. Tujuan dilakukannya hal-hal tersebut adalah untuk menjamin konsistensi data yang dapat diakses secara langsung tanpa hambatan.

f. Recovery Manager

Komponen ini bertanggung jawab atas proses pemulihan data setelah terjadi kerusakan sistem atau kegagalan. Apabila database mengalami masalah atau kehilangan data, recovery manager akan mengembalikan data ke kondisi yang stabil dengan menggunakan log transaksi untuk memastikan bahwa data dapat dikembalikan.

6. Contoh DBMS yang Sering Digunakan

Apabila Anda ingin menerapkan DBMS ke dalam bisnis Anda, dan mampu menutupi segala biaya yang diperlukan, maka diperlukan terlebih dahulu pengetahuan tentang penyedia sistem yang sering diterapkan bisnis lain. Berikut contoh DBMS yang terpercaya:

• MySQL: Salah satu sistem terkemuka di dunia dan digunakan oleh aplikasi dan website seperti WordPress, Facebook dan YouTube.
• Microsoft SQL Server: Sistem berikut dirancang oleh Microsoft dan sering ditemukan dalam aplikasi berbasis Windows.
• Oracle Database: Oracle merupakan salah satu penyedia sistem paling terpercaya di dunia, termasuk ERP dan juga DBMS.
• PostgreSQL: PostgreSQL adalah sistem manajemen basis data yang gratis dan tangguh, serta mendukung pemrograman berbasis objek dan memiliki fitur SQL yang lengkap.
• SQLite: Sistem gratis dan open source yang paling sering diterapkan, bahkan oleh perusahaan-perusahaan besar di dunia.

Baca juga: Rekomendasi 15 Aplikasi Bisnis Online Terbaik untuk Perusahaan

7. Kesimpulan

DBMS wajib diterapkan oleh bisnis-bisnis yang memiliki data yang banyak, terutama bagi bisnis yang menyediakan jasa seperti website atau aplikasi. Selain itu, DBMS juga merupakan salah satu komponen inti dari ERP yang memungkinkan proses pengelolaan data yang optimal.

ERP atau Enterprise Resource Planning itu jauh lebih terjangkau daripada DBMS, serta memiliki kemampuan untuk mengotomatiskan kegiatan-kegiatan operasionalnya. ScaleOcean menyediakan demo gratis bagi calon pelanggannya untuk mempelajari lebih mendalam tentang keunggulan sistemnya.