Apa itu Holding Cost dalam Manajemen Inventaris Perusahaan?

Biaya penyimpanan atau holding cost tentu saja merupakan salah satu komponen paling penting dalam manajemen gudang. Adanya biaya penyimpanan yang sesuai membantu perusahaan meningkatkan efisiensinya, serta juga mengoptimalkan penggunaan ruang di gudang.

Jika carrying cost, hal tersebut dapat menandakan adanya kesalahan data atau barang-barang tidak produktif di tempat penyimpanan, sehingga krusial bagi perusahaan untuk mengatasi segala permasalahan tersebut dengan segera. Untuk membantu Anda dalam proses itu, artikel berikut akan memberikan pemahaman lebih lanjut mengenai holding cost dan dampaknya terhadap efisiensi bisnis!

Key Takeaways

• Holding cost adalah biaya yang dikeluarkan bisnis untuk menyimpan barang di gudang.
• Komponen carrying cost: Biaya penyimpanan fisik, biaya modal, biaya asuransi, biaya depresiasi dan keusangan, biaya tenaga kerja.
• Rata-rata biaya penyimpanan yang baik berada di kisaran 20%-30% dari total nilai ketersediaan pada suatu periode.
• Salah satu strategi terbaik untuk mengurangi holding cost yang dikeluarkan bisnis adalah dengan melakukan implementasi sistem manajemen inventaris (IMS) seperti ScaleOcean.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Holding Cost?

Holding cost, atau juga biasanya dikenal dengan istilah carrying cost, adalah segala biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk menyimpan dan mengelola barang di gudang. Biaya yang dimaksud biasanya mencakup hal seperti biaya penyimpanan, asuransi, depresiasi, dan lain sebagainya.

Manajemen biaya tersebut yang optimal sangat penting untuk memastikan penggunaan kas dan ruang penyimpanan yang lebih efektif dan efisien. Selain itu, hal itu juga dapat berdampak pada kinerja pendapatan perusahaan, yakni meningkatkan profitabilitas operasional bisnis. Untuk mengoptimalkan biaya penyimpanan, perusahaan biasanya menerapkan software manajemen inventaris terbaik.

2. Mengapa Holding Cost Penting?

Seperti yang baru saja dinyatakan, kemampuan perusahaan dalam mengelola holding cost-nya merupakan sebuah aspek penting dalam menjalankan proses penyimpanan barang karena dapat berdampak pada operasi-operasi lainnya seperti produksi dan pengiriman. Namun, fungsinya tidak terbatas pada hal itu saja.

Contohnya, terkadang terdapat beberapa barang yang sudah berada lama di dalam gudang, yakni dead stock, yang seharusnya tidak dipegang oleh perusahaan lagi. Dengan adanya pengetahuan atas biaya penyimpanan, perusahaan dapat mengidentifikasi barang-barang mana saja yang menjadi beban bagi bisnis dan mengatasinya dengan segera.

Terdapat juga perannya dalam pengambilan keputusan lebih strategis. Biaya simpan memberikan sebuah gambaran kepada perusahaan tentang ketersediaan ruang, sehingga membantu dalam menentukan tingkat persediaan paling optimal bagi perusahaan agar inventory cost yang dikeluarkan sesuai dengan jumlah barang yang diperlukan pada periode tertentu.

3. Komponen-Komponen Holding Cost

Untuk memahami secara lebih rinci mengenai holding cost, kita perlu memeriksa berbagai komponen yang terlibat dalam proses penyimpanan barang dan inventory cost. Setiap komponen ini memberikan kontribusi pada total biaya yang harus dikeluarkan perusahaan untuk mempertahankan persediaan mereka. Berikut adalah penjelasan lebih mendalam mengenai komponen-komponen tersebut:

a. Biaya Penyimpan Fisik

Komponen ini merujuk pada segala biaya yang dikeluarkan untuk memungkinkan proses penyimpanan barang. Yang dimaksud dari biaya itu meliputi sewa gudang, utilitas (listrik dan air), perawatan fasilitas dan alat, dan lain sebagainya lagi sesuai dengan kebutuhan masing-masing bisnis.

b. Biaya Modal

Cost of capital atau biaya modal, yakni biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk mendapatkan pendanaan atas pembelian barang atau jasa, juga menjadi bahan pertimbangan. Secara singkat, biaya modal adalah biaya yang dibayar untuk pendanaan.

Bayangkan sejenak apabila perusahaan ingin membeli X jumlah bahan baku, namun tidak memiliki modal pada saat itu. Untuk memenuhi kebutuhan mereka, bisnis akan mengambil hutang dari bank berjumlah Rp. 100 juta, dengan ketentuan 3% untuk 12 bulan. Hal tersebut berarti perusahaan perlu membayar kembali 100 juta yang mereka pinjam pada akhir periode, serta juga 36 juta sebagai “biaya” peminjaman.

c. Biaya Asuransi

Sesuai dengan namanya, biaya asuransi adalah segala biaya yang berhubungan dengan perlindungan barang atau alat di gudang penyimpanan. Hal ini akan diikutsertakan ke dalam perhitungan holding cost, semakin berharga barang yang diasuransikan, maka semakin tinggi juga biaya asuransi yang perlu dikeluarkan oleh perusahaan. Tata letak gudang yang optimal bersifat kritis dalam mencegah terjadinya kerusakan.

d. Biaya Depresiasi dan Keusangan

Barang-barang yang disetor di dalam ruang penyimpanan untuk waktu yang lama, meskipun masih dapat digunakan atau dijual, cenderung akan mengalami pengurangan nilai. Contohnya, mobil yang dijatuhkan ke pasar 2 tahun sebelumnya tentu saja akan mengalami penurunan harga atau depresiasi dikarenakan adanya produk lebih baru yang lebih unggul. Kerusakan pada barang juga dapat mengurangi nilainya.

e. Biaya Tenaga Kerja

Meskipun terdapat beberapa gudang di dunia yang dapat berjalan secara otomatis, gudang tersebut masih memerlukan beberapa anggota tenaga kerja untuk memastikan kelancaran operasionalnya, apalagi gudang yang masih menggunakan proses pengerjaan manual. Biaya ini termasuk sebuah komponen cukup relevan yang difaktorkan ke dalam perhitungan holding cost.

4. Penyebab Terjadinya Holding Cost dalam Manajemen Gudang

Terdapat beberapa faktor yang dapat mempengaruhi peningkatan inventory cost. Faktor-faktor tersebut berkaitan dengan kontrol stok inventaris yang kurang optimal dan dapat menambah beban biaya. Berikut adalah beberapa penyebab utama yang dapat meningkatkan biaya penyimpanan barang di gudang:

a. Jumlah Stok Barang yang Terlalu Banyak

Ketika barang-barang yang disimpan di gudang berlebihan, hal tersebut berarti perusahaan juga perlu menyusun anggaran lebih besar untuk mengelola barang-barang tersebut. Fenomena ini dikenal dengan istilah overstocking, suatu situasi di mana bisnis tidak memperhitungkan dengan benar jumlah barang yang dibutuhkan untuk memenuhi permintaan yang beredar di pasar.

b. Lead Time yang Panjang

Lead time adalah waktu yang diperlukan perusahaan untuk memulai sebuah proses hingga penyelesaiannya. Contohnya, bila lead time proses produksi panjang, maka biaya penyimpanan barang baku dan produk yang telah selesai akan secara terus-menerus menumpuk.

c. Prediksi Permintaan Tidak Akurat

Hal ini telah dinyatakan secara sekilas pada penyebab sebelumnya, yakni demand forecasting yang tidak akurat. Apabila hasil prediksi menunjukkan angka stok barang yang lebih besar dari permintaan nyata, maka inventory holding cost akan meningkat secara drastis dikarenakan adanya barang yang tidak dijual pada periode itu.

d. Kesalahan Data Barang dengan Barang Fisik di Gudang

Jika jumlah barang di data perusahaan sebenarnya lebih sedikit dibandingkan dengan jumlah asli yang ada di gudang penyimpanan, maka bisnis tidak akan menyadari bahwa mereka sedang memegang lebih banyak barang daripada yang diketahui. Hal ini tentunya akan meningkatkan inventory holding cost perusahaan, sehingga penting dilakukan inventory valuation dari waktu ke waktu.

e. Adanya Dead Stock di Gudang

Barang-barang yang tidak produktif, yakni tidak bergerak sama sekali di penyimpanan adalah dead stock. Jika barang-barang tersebut tidak diidentifikasi secara berkala oleh perusahaan, carrying cost akan bertambah untuk menampung dead stock meskipun tidak membawa keuntungan apa pun bagi bisnis.

5. Rumus Menghitung Holding Cost

Berikut adalah rumus dari holding cost:

Yang dimaksud dari inventory holding sum di sini adalah total biaya yang dikeluarkan perusahaan pada periode tertentu untuk menyimpan barang-barang di gudang. Hasilnya merupakan penambahan segala komponen yang telah disebutkan sebelumnya.

6. Contoh Perhitungan Holding Cost

Bayangkan sejenak apabila terdapat sebuah perusahaan dengan persediaan tahunan sebesar Rp 100 juta. Sedangkan, biaya-biaya yang dikeluarkannya meliputi biaya sewa gudang sebesar Rp 15 juta, asuransi sebesar Rp 5 juta, dan biaya modal sebesar Rp 10 juta. Maka dari itu, carrying cost perusahaan itu adalah:

Holding Cost = (Inventory Holding Sum / Current Value of Inventory) x 100%

Holding Cost = (Rp15.000.000,00 +Rp5.000.000,00 + Rp10.000.000,00 / Rp100.000.000,00) x 100%

Holding Cost = (Rp30.000.000,00 / Rp100.000.000,00) x 100%

Holding Cost = 0,3 x 100%

Holding Cost = 30%

Jadi, biaya simpan perusahaan pada tahun tersebut adalah 30% dari nilai ketersediaannya.

7. Rata-rata Holding Cost yang Baik

Rata-rata holding cost yang optimal cenderung berada di kisaran 20% hingga 30% nilai ketersediaan, sehingga dapat dinyatakan bahwa perusahaan di contoh sebelumnya memiliki inventory cost yang relatif baik. Namun, perlu diketahui terlebih dahulu bahwa kisaran tersebut tidak bersifat tetap, melainkan berbeda-beda sesuai dengan masing-masing bisnis.

Hal ini dikarenakan setiap industri memiliki angka kebutuhan yang berbeda, serta juga nilai barang atau layanan yang berbeda-beda juga. Contohnya, perusahaan FMCG biasanya memiliki production cost lebih rendah dibandingkan dengan bisnis manufaktur mobil dikarenakan bahan bakunya yang lebih umum dan terjangkau, sehingga biaya penyimpanan relatif lebih rendah juga.

8. Cara Mengurangi Holding Cost

Untuk mengurangi holding cost, perusahaan perlu mengambil langkah-langkah strategis yang dapat mengoptimalkan pengelolaan inventaris dan meningkatkan efisiensi operasional. Beberapa strategi yang dapat diterapkan adalah sebagai berikut:

a. Optimalisasi Tingkat Inventaris

Perusahaan dapat menggunakan metode seperti economic order quantity (EOQ) dan just–in–time (JIT) untuk menentukan tingkat ketersediaan paling optimal sesuai dengan angka permintaan. Hal ini tentunya menurunkan biaya yang diperlukan untuk menyetor barang.

b. Implementasi Sistem Manajemen Inventaris (IMS)

Salah satu alat yang sering digunakan perusahaan untuk memantau kondisi gudangnya adalah inventory management system (IMS). Sistem tersebut memberikan gambaran jelas secara real–time mengenai segala barang yang ada di gudang melalui teknologi RFID atau barcode, beserta juga dengan berapa lama barang tertentu telah berada di penyimpanan dan kondisi fisiknya.

Sebagai contoh, software IMS adalah sistem manajemen inventaris yang sering diterapkan oleh pebisnis di Indonesia. Perangkat lunaknya dibekali dengan kemampuan untuk berintegrasi dengan cabang-cabang perusahaan, serta juga dapat diintegrasi dengan sistem lainnya yang cenderung terlibat dalam manajemen gudang seperti logistik dan manufaktur.

Terdapat lagi beberapa keunggulan sistemnya yang tersedia melalui demo gratis ScaleOcean. Software IMS ScaleOcean juga memiliki ribuan fitur dan modul yang dapat membantu dalam proses pengelolaan holding cost optimal, yakni beberapa fitur tersebut adalah:

• Pelacakan Stok Real-Time: Memantau status stok secara real-time, memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi barang yang berisiko menjadi overstock dan mengurangi biaya penyimpanan yang tidak perlu.
• Perhitungan Biaya Penyimpanan: Memungkinkan penghitungan biaya penyimpanan secara otomatis, termasuk biaya penyimpanan per unit barang, serta membantu dalam mengoptimalkan ruang gudang untuk mengurangi holding cost.
• Penyusunan Strategi Pengadaan Berdasarkan Permintaan: Sistem memungkinkan perencanaan pengadaan yang lebih efisien dengan mempertimbangkan permintaan pasar, sehingga stok berlebih dan carrying cost dapat dikurangi.
• Optimalisasi Ruang Gudang: Mengelola penataan gudang dan alokasi ruang untuk memastikan penggunaan ruang gudang yang efisien, mengurangi biaya penyimpanan barang yang tidak terpakai atau berlebihan.
• Analisis Rotasi Stok (ABC Analysis): Menggunakan analisis ABC untuk mengidentifikasi barang yang bergerak cepat (high-turnover) dan lambat (slow-moving), sehingga dapat mengurangi biaya penyimpanan untuk barang yang tidak laku.

c. Analisis dan Penghapusan Dead Stock

Analisa dan identifikasi barang yang tidak bergerak, tidak laku, atau sudah rusak pada ruang penyimpanan penting untuk memastikan bahwa perusahaan tidak mengeluarkan biaya untuk menyetor barang-barang yang tidak berguna. Selain mengurangi carrying cost, adanya kegiatan berikut juga membuka lebih banyak ruang di gudang yang dapat digunakan untuk menyimpan barang-barang yang lebih produktif.

9. Kesimpulan

Holding cost merupakan salah satu komponen penting yang mempengaruhi efisiensi operasional dan profitabilitas perusahaan. Pengelolaan yang tepat terhadap biaya penyimpanan dapat membantu perusahaan untuk mengoptimalkan ruang gudang dan mengurangi pemborosan. Dengan penerapan sistem yang tepat, biaya ini dapat diminimalkan.

Untuk mengelola carrying cost dengan lebih efektif, perusahaan dapat mengadopsi solusi software IMS seperti ScaleOcean. Sistem ini membantu memantau stok secara real–time, mengoptimalkan ruang gudang, serta memberikan analisis yang lebih baik mengenai persediaan. Demo gratis ScaleOcean tersedia untuk mempelajari fitur-fiturnya lebih lanjut.