Apa itu Inventory Tracking, Jenis, serta Manfaatnya

Apakah Anda frustrasi karena tim gudang Anda harus menghabiskan banyak waktu untuk mencari barang di gudang yang tidak terorganisir? Atau, kerugian karena stok hantu yang membuat tim Sales menjual produk kosong? Masalah seperti barang kedaluwarsa karena urutan pengambilan yang salah, hingga selisih stok akibat pencurian internal tak terlacak merupakan tantangan yang kerap ditemukan dalam proses manajemen inventaris.

Inventory tracking dapat menjadi salah satu solusi untuk mengatasi maslaah tersebut. Sistem ini melacak lokasi, kuantitas, status, dan riwayat pergerakan setiap unit produk secara real-time. Pelacakan ini menjadi precise bin tracking dan end-to-end traceability untuk seluruh aset yang ada di gudang inventory. Penerapan inventory tracking yang tepat dapat membantu mempersingkat waktu transfer order packing gudang inventaris.

Memahami fungsi krusial dari inventory tracking dapat membantu perusahaan Anda mempunyai aset inventory yang real-time synchronize dan mengurangi erosi profit margin yang dapat merugikan bisnis Anda. Artikel ini akan menjelaskan apa itu inventory tracking, mengapa sangat penting, tahapan prosesnya, jenis, serta manfaat penerapam inventory tracking.

Key Takeaways

• Inventory tracking adalah proses memantau, mencatat, dan mengelola stok barang dalam rantai pasok, mulai dari bahan baku hingga barang jadi.
• Manfaat pelacakan inventaris yang efektif mulai dari memberikan visibilitas stok real-time hingga meningkatkan efisiensi operasional.
• Metode dan teknologi modern seperti barcode, RFID, dan software terintegrasi dapat membantu meningkatkan akurasi dan kecepatan dalam proses pelacakan.
• Aspek krusial inventory tracking seperti batch tracking, tanggal kedaluwarsa, dan nomor seri harus dipantau untuk menjamin kualitas dan keamanan produk.
• Software inventory ScaleOcean membantu perusahaan melacak aset gudang dan memantau data kritis seperti tanggal kedaluwarsa dan nomor batch inventory.

Coba Demo Gratis!

Apa Itu Inventory Tracking?

Inventory tracking atau pelacakan inventaris adalah proses memantau, mencatat, dan mengelola stok barang dalam rantai pasok, mulai dari bahan baku hingga barang jadi. Proses ini mencakup pencatatan kuantitas, lokasi, dan status setiap produk di seluruh rantai pasok. Tujuan utamanya adalah untuk memberikan visibilitas penuh terhadap aset inventaris, memastikan data yang tersedia selalu akurat dan terkini.

Dengan sistem pelacakan yang solid perusahaan dapat mengetahui secara pasti berapa banyak unit produk tertentu yang dimiliki, di mana lokasinya, dan kapan perlu memesan kembali. Ini merupakan sebuah proses dinamis yang melacak setiap interaksi produk, termasuk transfer antar gudang, penggunaan dalam produksi, hingga penjualan.

Perbedaan Inventory Tracking vs Inventory Management

Meskipun sering digunakan secara bergantian, inventory tracking dan inventory management memiliki cakupan yang berbeda. Inventory tracking adalah komponen spesifik yang berfokus pada pelacakan fisik dan pergerakan barang secara real-time di dalam gudang atau di seluruh rantai pasok. Aktivitasnya meliputi pemindaian barcode, pencatatan lokasi, dan pembaruan jumlah stok saat barang masuk atau keluar.

Di sisi lain, inventory management adalah konsep yang jauh lebih luas dan strategis. Ini mencakup seluruh siklus hidup inventaris, mulai dari peramalan permintaan, perencanaan pengadaan, hingga penentuan harga dan penjualan. Inventory management menggunakan data yang disediakan oleh inventory tracking untuk membuat keputusan bisnis yang lebih besar.

Baca juga: Apa itu Sistem Inventory, Fungsi, dan Cara Mengelolanya

Apa Saja yang Dilacak dalam Inventory Tracking?

Dalam sebuah sistem pelacakan inventaris yang komprehensif, ada beberapa elemen data kunci yang harus dipantau untuk setiap item. Informasi ini memberikan gambaran lengkap yang memungkinkan pengelolaan stok menjadi lebih efektif dan akurat.

Berikut adalah lima komponen utama yang umumnya dilacak:

• Informasi produk (SKU/UPC): Setiap produk unik diidentifikasi dengan kode seperti stock keeping unit (SKU) atau universal product code (UPC). Kode ini berfungsi sebagai sidik jari digital yang memuat nama produk, deskripsi, pemasok, dan harga.
• Kuantitas (quantity): Ini adalah data paling dasar, yaitu jumlah unit dari setiap produk yang tersedia. Pelacakan kuantitas mencakup stok yang ada di tangan (on-hand), stok yang dipesan, dan stok yang dialokasikan untuk pesanan pelanggan (committed).
• Lokasi (location): Mengetahui lokasi fisik setiap item di dalam gudang (misalnya, lorong, rak, dan bin) sangat penting untuk efisiensi operasional. Sistem yang baik dapat melacak pergerakan barang antar lokasi, termasuk antar gudang atau toko.
• Informasi tambahan (tanggal kedaluwarsa & nomor batch): Untuk industri tertentu seperti makanan, farmasi, atau kosmetik, melacak tanggal kedaluwarsa dan nomor batch atau lot adalah kewajiban.
• Biaya dan nilai (cost and value): Melacak biaya per unit memungkinkan perusahaan menghitung nilai total inventaris yang dimiliki. Informasi ini penting untuk pelaporan keuangan, analisis profitabilitas produk, dan pengambilan keputusan terkait harga jual.

Mengapa Inventory Tracking Sangat Penting bagi Bisnis?

Inventory tracking yang efektif berfungsi memberikan data akurat yang menjadi dasar bagi berbagai keputusan strategis. Lebih dari sekadar efisiensi, pelacakan inventaris yang solid kini merupakan persyaratan kepatuhan (kepatuhan regulasi) yang wajib dipenuhi. Sebagai contoh, Peraturan Direktorat Jenderal Bea dan Cukai (DJBC), seperti Peraturan DJBC No. 03/BC/2021 dan Peraturan DJBC 09/BC/2014.

Regulasi ini secara eksplisit mengharuskan perusahaan di kawasan berikat untuk menerapkan sistem inventory tracking berbasis komputer (IT inventory). Tanpa sistem pelacakan yang andal dan sesuai regulasi ini, bisnis akan beroperasi dalam ketidakpastian, yang dapat berujung pada kerugian finansial, sanksi hukum, dan penurunan reputasi.

Berikut beberapa alasan mengapa inventory tracking sangat penting untuk bisnis:

1. Visibilitas Stok Secara Real-Time

Visibilitas stok secara real-time berarti Anda selalu memiliki data terkini tentang jumlah dan lokasi setiap produk. Ini memungkinkan tim penjualan untuk memberikan informasi akurat kepada pelanggan mengenai ketersediaan barang, sehingga mencegah kekecewaan akibat pesanan yang tidak dapat dipenuhi.

Selain itu, visibilitas ini sangat krusial untuk mencegah dua masalah utama dalam inventaris yaitu stockout dan overstock. Dengan mengetahui level stok secara akurat, Anda dapat mengatur titik pemesanan ulang (reorder point) secara otomatis untuk menghindari kehabisan barang. Di sisi lain, Anda juga dapat mengidentifikasi produk yang pergerakannya lambat menghindari penumpukan modal pada stok yang tidak produktif.

2. Pemantauan Data Kritis

Bagi industri yang bergerak di bidang makanan dan minuman, farmasi, dan elektronik, melacak data kritis seperti nomor batch dan tanggal kedaluwarsa adalah hal yang tidak bisa ditawar. Sistem inventory tracking yang baik memungkinkan perusahaan untuk mengimplementasikan metode FEFO. Hal ini memastikan produk dengan masa simpan terpendek dijual lebih dulu.

Pemantauan nomor seri atau batch juga memainkan peran vital dalam manajemen kualitas dan keamanan. Jika terjadi cacat produksi atau masalah kualitas lainnya, perusahaan dapat dengan cepat mengidentifikasi dan menarik kembali produk dari batch yang terkena dampak, meminimalkan risiko bagi konsumen dan melindungi reputasi merek.

3. Efisiensi Operasional

Bayangkan waktu yang terbuang ketika staf gudang harus mencari-cari lokasi suatu produk secara manual. Dengan sistem inventory tracking, setiap item memiliki lokasi yang tercatat secara digital, sehingga proses pengambilan barang (picking) untuk pemenuhan pesanan menjadi jauh lebih cepat dan akurat. Staf gudang dapat diarahkan ke lokasi yang tepat melalui perangkat seluler dan meminimalkan waktu tempuh dan kesalahan.

Seluruh alur kerja gudang, mulai dari penerimaan barang (receiving), penempatan (putaway), hingga pengiriman (shipping), menjadi lebih terstruktur dan efisien. Otomatisasi pencatatan data melalui pemindaian barcode atau RFID mengurangi beban kerja administratif, memungkinkan sumber daya manusia untuk fokus pada tugas-tugas bernilai tambah lainnya.

4. Pengambilan Keputusan Berbasis Data

Data yang akurat adalah fondasi dari setiap keputusan bisnis yang cerdas. Inventory tracking menyediakan data historis dan real-time yang kaya yang dapat dianalisis untuk mengidentifikasi tren penjualan, musiman, dan pola permintaan pelanggan. Dengan wawasan ini, manajer dapat membuat peramalan permintaan (demand forecasting) yang lebih akurat.

Data inventaris yang andal membantu dalam mengoptimalkan strategi pengadaan dan manajemen pemasok. Anda dapat mengidentifikasi pemasok mana yang paling andal, menegosiasikan harga yang lebih baik berdasarkan volume pembelian, dan mengelola arus kas dengan lebih efektif. Pada akhirnya, kemampuan untuk membuat keputusan strategis berbasis data akan memberikan keunggulan kompetitif yang signifikan di pasar.

Tahapan dan Proses Inventory Tracking yang Efektif

Menerapkan sistem inventory tracking yang efektif melibatkan serangkaian tahapan yang terstruktur dan saling terhubung. Setiap langkah dalam proses ini dirancang untuk memastikan data inventaris tetap akurat dan konsisten dari awal hingga akhir siklus hidup produk.

Berikut adalah tahapan-tahapan kunci dalam proses pelacakan inventaris:

1. Penerimaan dan Pencatatan

Proses pelacakan dimulai saat barang tiba di gudang. Tahap penerimaan ini krusial karena merupakan titik masuk pertama data ke dalam sistem. Staf akan memverifikasi kiriman barang dengan dokumen pesanan pembelian (purchase order) untuk memastikan kuantitas dan jenis produk sudah sesuai. Setelah diverifikasi, setiap item atau karton dipindai untuk dicatat ke dalam sistem inventaris.

Pencatatan yang akurat pada tahap ini akan menjadi dasar bagi seluruh data inventaris selanjutnya. Kesalahan dalam menghitung atau mengidentifikasi produk saat penerimaan akan menyebabkan ketidaksesuaian data yang berdampak pada seluruh proses. Oleh karena itu, penggunaan teknologi seperti pemindai barcode sangat dianjurkan untuk memastikan akurasi dan kecepatan data entry.

2. Kategorisasi dan Penyimpanan

Setelah dicatat, barang harus disimpan di lokasi yang tepat di dalam gudang. Sistem pelacakan yang baik akan merekomendasikan lokasi penyimpanan (putaway) yang optimal berdasarkan berbagai faktor, seperti ukuran produk, frekuensi pengambilan, atau persyaratan khusus (misalnya, suhu dingin). Setiap lokasi penyimpanan, mulai dari rak hingga bin, dan harus memiliki kode identifikasi yang unik.

Mengkategorikan inventaris menggunakan berbagai jenis kode inventaris barang membantu dalam pengelolaan stok yang lebih efisien. Penyimpanan yang terorganisir memastikan bahwa produk mudah ditemukan, yang pada gilirannya mempercepat proses pemenuhan pesanan.

3. Pelacakan Pergerakan dan Penggunaan

Inventaris jarang sekali statis, barang terus bergerak di dalam gudang atau antar lokasi. Setiap pergerakan, baik itu transfer dari area penerimaan ke penyimpanan, dari penyimpanan ke area produksi, atau antar gudang, harus dilacak dan dicatat secara real-time. Ini memastikan bahwa lokasi digital produk selalu sesuai dengan lokasi fisiknya.

Pelacakan pergerakan ini sangat penting untuk menjaga integritas data inventaris. Tanpa pencatatan yang disiplin, staf akan kesulitan menemukan barang, yang dapat menyebabkan keterlambatan dan inefisiensi. Sistem modern sering menggunakan perangkat seluler untuk memindai barang saat dipindahkan, sehingga pembaruan data terjadi secara otomatis dan instan.

4. Pemenuhan Pesanan

Ketika pesanan pelanggan masuk, sistem inventory tracking memainkan peran sentral dalam proses pemenuhannya. Sistem akan mengalokasikan stok yang tersedia dan membuat daftar pengambilan (picking list) yang efisien bagi staf gudang. Daftar ini akan mengarahkan staf ke lokasi produk yang tepat untuk meminimalkan waktu dan tenaga.

Setelah barang diambil (picked) dan dikemas (packed), sistem akan memperbarui status inventaris dari tersedia menjadi terjual atau dikirim. Pembaruan otomatis ini memastikan bahwa tingkat stok yang ditampilkan di semua saluran penjualan (misalnya, situs e-commerce, toko fisik) selalu akurat.

5. Audit dan Rekonsiliasi

Meskipun sistem otomatis sangat akurat, audit fisik secara berkala tetap diperlukan untuk memastikan tidak ada selisih (discrepancy). Metode cycle counting, yaitu menghitung sebagian kecil inventaris secara rutin setiap hari atau minggu, lebih disukai daripada audit fisik tahunan yang mengganggu. Pendekatan ini memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi dan memperbaiki masalah lebih cepat.

Setelah penghitungan fisik dilakukan, hasilnya direkonsiliasi dengan data yang ada di sistem. Jika ditemukan selisih, investigasi harus dilakukan untuk menemukan akar penyebabnya, apakah itu karena pencurian, kerusakan, atau kesalahan proses. Rekonsiliasi rutin membantu menjaga tingkat akurasi inventaris tetap tinggi.

6. Pelaporan dan Analitik

Tahap terakhir adalah memanfaatkan semua data yang telah dikumpulkan. Sistem inventory tracking yang canggih menyediakan fitur pelaporan dan analitik yang kuat. Manajer dapat menghasilkan laporan tentang berbagai metrik kunci, seperti tingkat perputaran inventaris, nilai stok, produk terlaris, dan produk yang pergerakannya lambat.

Berdasarkan data ini, perusahaan dapat mengoptimalkan tingkat persediaan, meningkatkan strategi pembelian, dan merencanakan promosi untuk produk tertentu. Kemampuan untuk mengubah data mentah menjadi wawasan bisnis adalah salah satu manfaat terbesar dari sistem pelacakan modern.

Metode dan Teknologi Inventory Tracking

Seiring dengan perkembangan teknologi, metode untuk melacak inventaris telah berevolusi secara signifikan. Dari pencatatan manual yang rentan kesalahan hingga sistem otomatis yang canggih, setiap metode menawarkan tingkat akurasi, efisiensi, dan biaya yang berbeda. Memilih teknologi yang tepat sangat bergantung pada skala, kompleksitas, dan kebutuhan spesifik bisnis Anda.

Berikut adalah beberapa metode dan teknologi utama yang digunakan dalam inventory tracking saat ini:

1. Pelacakan Manual

Metode paling dasar adalah pelacakan manual menggunakan pena dan kertas atau spreadsheet seperti Microsoft Excel. Dalam sistem ini, setiap transaksi inventaris, seperti penerimaan dan penjualan, dicatat secara manual oleh staf. Pendekatan ini mungkin cukup untuk bisnis yang sangat kecil dengan volume transaksi rendah dan jumlah SKU yang terbatas.

Proses ini sangat rentan terhadap kesalahan manusia (human error), seperti salah ketik atau lupa mencatat, yang dapat menyebabkan data inventaris menjadi tidak akurat. Selain itu, metode ini tidak menyediakan visibilitas real-time dan menjadi sangat tidak efisien serta tidak dapat diskalakan seiring dengan pertumbuhan bisnis dan kompleksitas inventaris.

2. Sistem Barcode

Sistem barcode adalah langkah besar dari pelacakan manual. Setiap produk diberi label barcode yang berisi informasi unik. Staf menggunakan pemindai barcode untuk membaca kode ini saat barang diterima, dipindahkan, atau dijual, dan data secara otomatis dimasukkan ke dalam sistem pusat.

Teknologi barcode relatif terjangkau dan mudah diimplementasikan, menjadikannya pilihan populer bagi banyak bisnis kecil hingga menengah. Meskipun jauh lebih baik daripada metode manual, sistem barcode masih memiliki keterbatasan. Pemindai memerlukan garis pandang langsung (line-of-sight) ke barcode untuk dapat membacanya, dan setiap item harus dipindai satu per satu.

3. Teknologi RFID

Teknologi radio-frequency identification (RFID) menawarkan tingkat otomatisasi yang lebih tinggi dibandingkan barcode. Tag RFID, yang berisi chip dan antena, dapat mengirimkan data melalui gelombang radio ke pembaca RFID. Salah satu keunggulan utamanya adalah pembaca tidak memerlukan garis pandang langsung, dan dapat memindai ratusan tag secara bersamaan dalam hitungan detik.

Penerapan teknologi RFID adalah solusi yang ideal untuk bisnis dengan volume inventaris yang sangat besar dan pergerakan barang yang cepat, seperti di pusat distribusi besar. Kemampuannya untuk melakukan penghitungan stok dengan cepat dan akurat dapat menghemat waktu dan tenaga secara signifikan.

4. Inventory Management Software (IMS) Terintegrasi

Teknologi puncak dalam pelacakan inventaris adalah inventory management system (IMS) atau perangkat lunak manajemen inventaris. IMS berfungsi sebagai pusat komando yang mengintegrasikan berbagai teknologi seperti barcode dan RFID ke dalam satu platform terpusat. Perangkat lunak ini tidak hanya melacak kuantitas dan lokasi, tetapi juga mengelola seluruh siklus hidup inventaris.

Sebuah software inventory management yang baik dapat terintegrasi dengan sistem bisnis lainnya, seperti akuntansi, penjualan (e-commerce), dan manajemen hubungan pelanggan (CRM). Integrasi ini menciptakan ekosistem data yang mulus, di mana informasi inventaris diperbarui secara real-time di seluruh departemen. Ini memungkinkan pengambilan keputusan yang holistik dan berbasis data di seluruh organisasi.

Jenis Sistem Pelacakan Inventory

Dalam dunia akuntansi dan manajemen inventaris, terdapat dua pendekatan utama untuk mencatat dan memperbarui nilai stok menggunakan sistem perpetual dan sistem periodik. Pilihan antara kedua sistem ini akan sangat memengaruhi seberapa sering dan seberapa akurat data inventaris Anda diperbarui.

Berikut beberapa jenis sistem pelacakan inventaris:

1. Perpetual Inventory System

Sistem inventaris perpetual adalah metode di mana catatan inventaris diperbarui secara terus-menerus dan real-time setiap kali terjadi transaksi. Ketika barang baru diterima, saldo inventaris langsung bertambah. Sebaliknya, ketika produk terjual, saldo inventaris dan harga ppokok penjualan (HPP) langsung diperbarui pada saat itu juga.

Sistem ini memberikan gambaran yang paling akurat tentang tingkat persediaan setiap saat, memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan tepat. Metode perpetual hampir selalu diimplementasikan menggunakan teknologi seperti pemindai barcode dan software manajemen inventaris untuk mengotomatisasi pembaruan.

2. Periodic Inventory System

Sistem inventaris periodik tidak melacak inventaris secara real-time. Sebaliknya, penghitungan fisik inventaris dilakukan pada interval waktu tertentu, seperti di akhir bulan, kuartal, atau tahun. Saldo inventaris awal periode digunakan, dan semua pembelian selama periode tersebut dicatat dalam akun pembelian terpisah. Nilai inventaris akhir baru diketahui setelah penghitungan fisik selesai.

Sistem ini lebih sederhana dan lebih murah untuk diimplementasikan karena tidak memerlukan teknologi canggih. Namun, kelemahannya adalah kurangnya visibilitas antara periode penghitungan, yang dapat menyebabkan stockout atau overstock yang tidak terduga. Metode ini umumnya hanya cocok untuk bisnis yang sangat kecil dengan inventaris yang tidak kompleks dan jumlah transaksi yang rendah.

Manfaat Penerapan Inventory Tracking System

Mengadopsi sebuah inventory tracking system yang modern merupakan investasi strategis yang memberikan manfaat nyata dan terukur bagi bisnis. Dari peningkatan akurasi data hingga kepuasan pelanggan yang lebih tinggi, dampaknya terasa di berbagai aspek operasional.

Berikut beberapa manfaat dari penerapan inventory tracking system:

1. Peningkatan Akurasi

Salah satu manfaat paling signifikan dari inventory tracking system adalah peningkatan akurasi data inventaris secara drastis. Dengan mengotomatisasi entri data melalui pemindaian barcode atau RFID, sistem ini hampir sepenuhnya menghilangkan kesalahan manusia yang sering terjadi pada metode manual. Akurasi data yang tinggi adalah dasar dari semua manfaat lainnya.

Ketika Anda memiliki data yang dapat diandalkan, Anda dapat mempercayai angka-angka yang Anda lihat di sistem. Ini mengurangi kebutuhan akan penghitungan fisik yang sering dan memakan waktu. Dengan informasi stok yang akurat, Anda dapat membuat keputusan pembelian dan penjualan dengan lebih percaya diri.

2. Efisiensi Biaya

Manajemen inventaris yang buruk dapat menyebabkan biaya yang tersembunyi namun signifikan. Inventory tracking system membantu mengurangi biaya ini dalam beberapa cara. Dengan mencegah overstocking, perusahaan dapat mengurangi biaya penyimpanan (carrying costs), yang mencakup biaya sewa gudang, asuransi, dan risiko kerusakan atau keusangan.

Kedua, sistem ini membantu meminimalkan kerugian akibat produk kedaluwarsa atau usang dengan memberikan visibilitas yang lebih baik terhadap umur simpan produk. Dengan mengidentifikasi stok yang bergerak lambat lebih awal, perusahaan dapat mengambil tindakan seperti diskon atau promosi untuk menjualnya sebelum menjadi tidak bernilai.

3. Peningkatan Efisiensi Operasional

Otomatisasi yang dibawa oleh inventory tracking system merampingkan hampir semua proses di gudang. Waktu yang dihabiskan untuk mencari barang, melakukan entri data manual, dan memverifikasi pesanan dapat dikurangi secara signifikan. Staf gudang menjadi lebih produktif dan dapat menangani volume pesanan yang lebih tinggi dalam waktu yang sama.

Efisiensi ini meluas ke seluruh rantai pasokan. Dengan data yang akurat, proses penerimaan barang menjadi lebih cepat, pemenuhan pesanan lebih lancar, dan pengiriman lebih tepat waktu. Peningkatan produktivitas operasional ini memungkinkan bisnis untuk tumbuh tanpa harus menambah jumlah staf secara proporsional.

4. Kepuasan Pelanggan yang Lebih Baik

Pada akhirnya, semua efisiensi operasional ini bermuara pada satu hal, yaitu pengalaman pelanggan yang lebih baik. Dengan data inventaris yang akurat, Anda dapat menghindari situasi di mana pelanggan memesan produk yang ternyata stoknya habis. Hal ini mencegah kekecewaan dan membangun kepercayaan.

Selain itu, proses pemenuhan pesanan yang lebih cepat berarti pelanggan menerima pesanan mereka lebih awal. Kemampuan untuk memberikan informasi pelacakan yang akurat dan memenuhi janji pengiriman adalah faktor kunci dalam menciptakan kepuasan dan loyalitas pelanggan. Pengalaman pelanggan yang positif akan mendorong pembelian berulang dan rekomendasi dari mulut ke mulut.

5. Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik

Data adalah aset dan inventory tracking system adalah alat untuk menambang aset tersebut. Sistem ini menyediakan laporan dan analitik yang kaya tentang kinerja inventaris, tren penjualan, dan perilaku pelanggan. Perusahaan dapat menggunakan wawasan ini untuk membuat keputusan strategis yang didukung oleh data, bukan hanya intuisi.

Apakah Anda perlu menyesuaikan level stok untuk produk tertentu, menegosiasikan ulang kontrak dengan pemasok, atau meluncurkan kampanye pemasaran baru, data dari sistem inventaris Anda akan memberikan panduan yang berharga. Kemampuan untuk mengoptimalkan strategi bisnis secara berkelanjutan adalah keunggulan kompetitif yang kuat di pasar yang dinamis saat ini.

Aspek Krusial dalam Pelacakan Inventaris

Di luar pelacakan kuantitas dan lokasi dasar, ada beberapa aspek yang lebih spesifik namun sangat krusial dalam manajemen inventaris modern, terutama untuk industri tertentu. Aspek-aspek ini memungkinkan tingkat kontrol dan visibilitas yang lebih dalam, yang penting untuk manajemen kualitas, kepatuhan, dan keamanan.

Berikut adalah beberapa aspek krusial dalam pelacakan inventaris:

1. Konsep Batch Tracking dalam Supply Chain

Batch tracking atau pelacakan lot adalah proses mengelompokkan dan memantau barang berdasarkan batch produksinya. Setiap batch diberi nomor identifikasi unik yang mengikutinya di seluruh rantai pasokan. Metode ini sangat penting untuk industri seperti makanan, farmasi, dan bahan kimia, di mana konsistensi dan kualitas produk sangat dijaga.

Manfaat utama dari batch tracking adalah kemampuannya untuk memfasilitasi penarikan produk (recall) yang cepat dan tepat sasaran. Jika ditemukan masalah pada satu batch, perusahaan dapat dengan mudah mengisolasi dan menarik kembali hanya produk dari batch tersebut, tanpa harus menarik semua produk sejenis dari pasar. Ini menghemat biaya secara signifikan dan meminimalkan kerusakan reputasi merek.

2. Pentingnya Melacak Expired Date dengan FEFO

Untuk produk dengan masa simpan terbatas, seperti makanan segar atau obat-obatan, melacak tanggal kedaluwarsa adalah hal yang mutlak. Metode first-expired first-out (FEFO) adalah strategi di mana produk dengan tanggal kedaluwarsa paling dekat akan dijual atau digunakan terlebih dahulu.

Dengan sistem yang tepat, staf gudang akan secara otomatis diarahkan untuk mengambil produk yang paling mendekati tanggal kedaluwarsanya. Strategi ini secara langsung mengurangi jumlah produk yang terbuang, meningkatkan profitabilitas, dan memastikan keamanan konsumen.

3. Penggunaan Unique ID (Serial Number) untuk Barang Bernilai Tinggi

Sementara batch tracking melacak sekelompok produk, pelacakan nomor seri (serial number tracking) memberikan identifikasi unik untuk setiap unit individu. Setiap barang diberi nomor seri yang berbeda, memungkinkan pelacakan dari produksi hingga ke tangan konsumen akhir. Metode ini biasanya digunakan untuk barang bernilai tinggi seperti elektronik, mesin, atau perhiasan.

Pelacakan nomor seri sangat berharga untuk manajemen garansi, layanan purna jual, dan pencegahan pencurian. Jika pelanggan mengklaim garansi, perusahaan dapat memverifikasi nomor seri untuk memastikan keaslian dan riwayat produk. Selain itu, jika terjadi pencurian, nomor seri yang tercatat dapat membantu dalam proses identifikasi dan pemulihan aset.

Tips Membuat Inventory Tracking Lebih Akurat

Mencapai akurasi inventaris yang tinggi adalah tujuan utama dari setiap sistem pelacakan, namun ini memerlukan lebih dari sekadar teknologi. Diperlukan kombinasi antara alat yang tepat, proses yang disiplin, dan evaluasi yang berkelanjutan. Dengan menerapkan beberapa praktik terbaik, Anda dapat secara signifikan meningkatkan keandalan data inventaris dan menuai manfaat penuh dari sistem Anda.

Berikut adalah beberapa tips praktis untuk membuat inventory tracking menjadi lebih akurat:

1. Tinggalkan Spreadsheet Manual

Langkah pertama dan paling mendasar untuk meningkatkan akurasi adalah beralih dari spreadsheet manual ke sistem yang lebih terotomatisasi. Spreadsheet sangat rentan terhadap kesalahan input, formula yang rusak, dan kesulitan dalam kolaborasi. Seiring pertumbuhan bisnis, mengelola inventaris dengan spreadsheet menjadi tidak praktis dan berisiko.

Berinvestasi dalam software manajemen inventaris khusus akan memberikan platform terpusat yang lebih andal dan aman. Sistem ini dirancang khusus untuk menangani kompleksitas inventaris, mengurangi kemungkinan kesalahan, dan menyediakan data real-time. Migrasi ke sistem yang tepat adalah fondasi untuk semua upaya peningkatan akurasi lainnya.

2. Lakukan Perhitungan Siklus Rutin

Jangan menunggu hingga akhir tahun untuk melakukan audit inventaris besar-besaran. Terapkan praktik cycle counting, yaitu menghitung sebagian kecil inventaris secara terjadwal dan rutin. Misalnya, Anda bisa menghitung beberapa SKU setiap hari, sehingga dalam satu kuartal seluruh inventaris Anda telah diverifikasi.

Metode ini tidak terlalu mengganggu operasional harian dibandingkan dengan audit fisik tahunan. Selain itu, cycle counting memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi dan menyelidiki selisih data lebih cepat. Dengan menemukan akar masalah secara dini, Anda dapat mencegahnya terulang kembali dan menjaga akurasi data secara berkelanjutan.

3. Otomatisasi Tugas Manual

Manfaatkan teknologi untuk mengotomatisasi sebanyak mungkin tugas manual dalam proses pelacakan. Gunakan pemindai barcode atau RFID untuk mencatat penerimaan, pergerakan, dan pengiriman barang. Ini tidak hanya mempercepat proses, tetapi juga secara signifikan mengurangi kesalahan entri data yang sering terjadi saat pencatatan manual.

Otomatisasi juga dapat diterapkan pada tugas-tugas lain, seperti pembuatan laporan, pengiriman notifikasi stok rendah, dan pembuatan pesanan pembelian. Semakin sedikit intervensi manual yang diperlukan, semakin kecil kemungkinan terjadinya kesalahan. Fokus pada otomatisasi akan membebaskan waktu tim Anda untuk berkonsentrasi pada analisis dan strategi.

4. Audit Sistem Internal secara Berkala

Memiliki sistem yang canggih tidak akan berguna jika proses yang dijalankan tidak disiplin. Lakukan audit internal secara berkala tidak hanya pada stok fisik, tetapi juga pada proses kerja tim Anda. Pastikan semua staf memahami dan mengikuti prosedur standar operasional (SOP) yang telah ditetapkan.

Tinjau alur kerja secara teratur untuk mengidentifikasi potensi bottleneck atau area yang rawan kesalahan. Berikan pelatihan berkelanjutan kepada tim untuk memastikan mereka menggunakan sistem dengan benar dan efisien. Evaluasi dan perbaikan proses secara terus-menerus adalah kunci untuk mempertahankan tingkat akurasi yang tinggi dalam jangka panjang.

Lacak Inventory Secara Akurat dengan Software Inventory ScaleOcean

Berbagai tantangan dalam inventory tracking, mulai dari inefisiensi manual hingga kesulitan pelacakan tanggal kedaluwarsa, adalah penghambat serius. Implementasi software inventory ScaleOcean dapat membantu setiap masalah inventaris dengan menawarkan visibilitas stok real-time dan kontrol penuh atas proses inventory tracking Anda.

Melalui otomatisasi dan fitur canggih barcode/QR code, setiap pergerakan barang (penerimaan, pemindahan, pengiriman) tercatat secara otomatis dan akurat. Fitur seperti lot & serial number tracking dan shelf/bin location management memastikan implementasi FEFO dan precise bin tracking berjalan lancar. Ditambah fitur audit trail dan phantom inventory membuat akurasi data Anda terjamin.

Dengan mengotomatisasi tugas manual yang memakan waktu, ScaleOcean membebaskan tim Anda untuk fokus pada strategi bisnis. Proses operasional menjadi jauh lebih cepat, efisien, dan didukung wawasan data yang kuat. Jadwalkan demo gratis dan konsultasi dengan tim ahli sekarang.

Berikut beberapa fitur utama yang ditawarkan software inventory ScaleOcean:

• Lot & serial number tracking: Melacak identitas unik per barang atau kumpulan barang (batch), krusial untuk menerapkan strategi FEFO, kontrol kualitas, dan memungkinkan targeted recall hanya pada batch yang terdampak.
• Shelf/bin location management: Mengubah gudang menjadi koordinat digital (misal: Zona A, Rak 2), yang secara drastis mengurangi waktu pencarian barang (menghilangkan hunting time) bagi staf gudang.
• Barcode/QR code integration: Mengotomatisasi pencatatan setiap pergerakan barang (masuk/keluar/pindah) secara real-time melalui scanner atau perangkat mobile, menghilangkan risiko human error dan keterlambatan pencatatan manual.
• Stock movement history (audit trail): Mencatat jejak digital setiap pergerakan, termasuk siapa (user) yang memindahkan berapa unit dan kapan waktunya, memberikan akuntabilitas penuh dan mempermudah investigasi selisih stok.
• Deteksi stok hantu (phantom inventory): Menggunakan AI untuk menganalisis pola penjualan vs. stok dan mengidentifikasi anomali, mendeteksi barang yang hilang/rusak sebelum stock opname, dan menyarankan pengecekan siklus.
• Prediksi pergerakan: Berdasarkan data pelacakan historis, AI memprediksi kapan stok akan habis, mendorong reorder sebelum stok mencapai nol, dan menjaga kelancaran operasional.

Kesimpulan

Inventory tracking adalah proses memantau, mencatat, dan mengelola stok barang dalam rantai pasok, mulai dari bahan baku hingga barang jadi.Pelacakan yang akurat kini memberikan visibilitas real-time dan meningkatkan efisiensi operasional. Mengabaikan sistem inventaris yang solid berarti membiarkan bisnis beroperasi dalam ketidakpastian. Hal ini akan menggerus profitabilitas dan menghambat pertumbuhan.

Software inventory ScaleOcean mengubah inventory tracking menjadi fungsi yang cerdas dan terotomasi. Dengan fitur unggulan seperti lot & serial number tracking ScaleOcean memastikan setiap unit barang terlacak mulai dari lokasi spesifik di gudang hingga riwayat batch atau unitnya. Didukung oleh otomatisasi penuh dan audit trail yang mencatat setiap aksi memberikan visibilitas penuh dan kontrol strategis atas aset Anda.

Memahami dan mengimplementasikan inventory tracking yang tepat dapat membantu operasi manajemen inventaris perusahaan Anda terhindar dari bottleneck serta beralih dari ketidakpastian menjadi pengambilan keputusan berbasis data yang pasti. Jadwalkan demo gratis dan konsultasi dengan tim ahli kami untuk melihat bagaimana software ini dapat membantu Anda.