5 Jenis Kode Inventaris Barang, Contoh, dan Cara Buatnya

Penggunaan kode barang inventaris memegang peran krusial dalam mendukung efisiensi operasional gudang. Kode-kode tersebut memfasilitasi pelacakan, pengelolaan, dan proses audit stok secara lebih terstruktur. Dengan adanya daftar kode barang yang terorganisir, perusahaan dapat mengoptimalkan pengelolaan aset serta memastikan setiap barang dapat diidentifikasi dan diakses dengan cepat.

Penerapan daftar kode barang inventaris yang tepat akan meningkatkan akurasi dan kecepatan dalam sistem operasional gudang. Dengan memahami prinsip pembuatan dan penerapan kode inventaris, perusahaan dapat meminimalisir kesalahan dalam pengelolaan stok, memudahkan proses identifikasi, dan mendukung pengambilan keputusan yang lebih tepat.

Di artikel ini, kami akan menjelaskan berbagai jenis kode kode barang inventaris yang umum digunakan, mulai dari kode numerik hingga alfanumerik. Selain itu, kami juga akan memberikan panduan praktis tentang cara merancang kode barang yang efektif dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

1. Pengertian Kode Inventaris Barang

Kode barang inventaris adalah sistem penomoran atau pelabelan yang dirancang untuk mengidentifikasi dan melacak setiap aset atau barang dalam inventaris perusahaan. Kode ini biasanya menggabungkan angka, huruf, atau simbol yang unik untuk setiap item, memastikan tidak ada duplikasi.

Dengan sistem ini, perusahaan dapat memantau lokasi, status, dan detail spesifik barang secara akurat dan efisien. Penerapan nomor inventaris barang yang tepat memudahkan proses manajemen stok, audit, dan pelacakan aset, sehingga meningkatkan produktivitas operasional.

Penggunaan contoh kode barang dapat mempermudah pengelolaan aset, membantu proses audit barang, dan memastikan data setiap barang tersimpan secara sistematis sehingga dapat diakses kapan saja. Dalam manajemen operasional, sistem kode ini sangat penting, terutama dalam bidang manufaktur, logistik, dan gudang, dimana informasi inventaris harus diakses dengan cepat dan akurat.

Baca Juga: Ketahui Rumus Days of Inventory, Contoh, dan Cara Hitungnya

2. Jenis-jenis Kode Barang Inventaris

Jenis-jenis kode inventaris barang beragam, setiap jenis memiliki keunggulan tersendiri dalam manajemen aset dan inventaris. Berikut adalah beberapa penggunaan jenis kode inventaris yang umum dalam sistem operasional.

a. Kode Alfanumerik

Kode alfanumerik adalah kode label yang detail, yang bisa menjelaskan informasi tentang lokasi, tanggal pembelian, atau kategori barang. Misalnya, kode ‘PC2023’ bisa menunjukkan komputer yang dibeli pada tahun 2023. Kode ini sangat bermanfaat untuk sistem yang membutuhkan pengelolaan aset atau informasi stok yang sangat detail.

b. Kode Berurutan

Kode berurutan cocok untuk inventaris dengan jumlah barang yang terbatas atau untuk barang yang tidak memerlukan informasi tambahan di dalam kode. Seri angkaini memudahkan pencatatan dan pelacakan perkembangan jumlah aset secara keseluruhan, karena setiap penambahan barang baru langsung mendapat nomor unik berikutnya, memfasilitasi proses audit dan verifikasi.

c. Kode Barcode

Karena penggunaan yang mudah dan cepat saat transaksi, penggunaan barcode banyak berlangsung di industri ritel dan gudang. Dengan menggunakan scanner barcode, Anda dapat cepat mengakses informasi produk dan mencegah adanya kesalahan dalam input data. Barcode juga mendukung kegiatan pergudangan dengan mempercepat proses audit stok barang.

d. Kode QR

Kode QR dapat menyimpan lebih banyak data daripada barcode dan kamera smartphone juga lebih mudah untuk membacanya, yang memungkinkan integrasi dengan aplikasi inventaris mobile untuk konsumen atau operator. QR code dapat menyertakan informasi tambahan, seperti tautan ke dokumen teknis, video pemeliharaan, atau halaman web produk, yang meningkatkan fleksibilitas dalam komunikasi dan pemasaran.

e. Kode RFID

Penggunaan RFID memungkinkan pengambilan data dan pelacakan batch barang dari jarak jauh tanpa memerlukan line-of-sight, meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan gudang besar. Fitur software inventory yang terintegrasi dengan teknologi RFID dapat mempercepat proses pelacakan dan memastikan akurasi data secara real-time.

3. Cara Membuat Kode Barang Inventaris 

Membuat kode barang inventaris yang efektif adalah proses yang penting untuk mengatur dan memudahkan manajemen aset dalam suatu perusahaan. Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat kode barang inventaris yang efektif.

a. Tentukan Tujuan Kode Inventaris Barang

Sebelum memulai cara membuat kode barang inventaris, pahami kebutuhan spesifik perusahaan Anda terkait penggunaan kode inventaris. Misalnya, apakah kode tersebut ada untuk mempermudah pencarian aset, memantau kondisi aset, atau memenuhi persyaratan audit internal? Memahami tujuan ini akan membantu dalam menciptakan sistem kode yang relevan dan efisien untuk kebutuhan operasional.

b. Pilih Format Kode

Data yang ingin dilacak harus didukung oleh format kode yang dipilih. Label kode barang inventaris dengan huruf alfanumerik lebih fleksibel untuk menyimpan informasi tambahan, sementara huruf sederhana cocok untuk manajemen stok yang lebih sederhana. Penggunaan teknologi seperti barcode atau RFID dapat mengotomasi proses scanning dan pelacakan, meningkatkan kecepatan dan akurasi dalam manajemen inventaris.

c. Rancang Struktur Kode

Struktur kode harus dibuat dengan cara yang sistematis dan mudah dipahami. Misalnya, dua digit pertama mungkin mewakili tahun pembelian, serta terdapat kode yang menunjukkan kategori barang, dan serangkaian angka unik untuk setiap barang. Struktur yang konsisten membantu dalam melacak dan mengelola inventaris dengan lebih efisien.

d. Buat Sistem Penomoran

Mulailah dengan nomor atau huruf awal dan lanjutkan secara sistematis. Dalam sistem berurutan, setiap barang baru akan mendapatkan nomor berikutnya. Dalam sistem alfanumerik, kombinasi huruf dan angka dapat memberikan detail lebih tentang barang, seperti lokasi atau kondisinya.

e. Implementasi Kode

Berikan kode pada setiap barang inventaris dengan label yang sesuai. Dalam kasus penggunaan barcode atau RFID, pastikan perangkat keras seperti printer label dan scanner sudah tersedia dan dapat berjalan dengan baik. Hal ini bertujuan agar memudahkan proses integrasi no inventaris barang dalam kegiatan bisnis sehari-hari.

f. Dokumentasi dan Pelatihan

Dokumentasikan setiap aspek dari sistem kode baru dan berikan pelatihan yang memadai kepada semua karyawan yang terlibat. Setiap staf gudang harus mengetahui cara membaca dan memasukkan data kode, serta cara mengubah atau memperbarui informasi ketika membutuhkannya.

g. Evaluasi dan Penyesuaian

Setelah sistem berjalan, lakukan evaluasi rutin untuk menilai efektivitas kode inventory. Perhatikan masalah yang muncul, seperti kesulitan dalam pembacaan kode atau masalah dalam pelacakan barang, dan buat penyesuaian untuk meningkatkan sistem.

Penerapan sistem barcode yang lebih optimal dapat membantu mengurangi kesalahan dalam pemindaian dan memastikan akurasi dalam pelacakan barang, mempercepat proses pengelolaan stok, dan meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.

4. Contoh Kode Inventaris Barang

Berikut adalah contoh daftar kode inventaris barang yang bisa digunakan dalam sistem manajemen aset perusahaan. Contoh daftar kode barang inventaris ini menggunakan kombinasi format alfanumerik yang mencakup informasi tentang kategori, tahun pembelian, dan urutan barang.

a. Kode untuk Komputer

KOM202301 – Komputer pertama yang dibeli pada tahun 2023
KOM202302 – Komputer kedua yang dibeli pada tahun 2023
KOM202303 – Komputer ketiga yang dibeli pada tahun 2023

b. Kode untuk Meja Kantor

MEJ202301 – Meja kantor pertama yang dibeli pada tahun 2023
MEJ202302 – Meja kantor kedua yang dibeli pada tahun 2023
MEJ202303 – Meja kantor ketiga yang dibeli pada tahun 2023

c. Kode untuk Kursi Kantor

KUR202301 – Kursi kantor pertama yang dibeli pada tahun 2023
KUR202302 – Kursi kantor kedua yang dibeli pada tahun 2023
KUR202303 – Kursi kantor ketiga yang dibeli pada tahun 2023

d. Kode untuk Printer

PRI202301 – Printer pertama yang dibeli pada tahun 2023
PRI202302 – Printer kedua yang dibeli pada tahun 2023
PRI202303 – Printer ketiga yang dibeli pada tahun 2023

e. Kode untuk Peralatan Elektronik Lainnya

ELK202301 – Peralatan elektronik pertama yang dibeli pada tahun 2023
ELK202302 – Peralatan elektronik kedua yang dibeli pada tahun 2023
ELK202303 – Peralatan elektronik ketiga yang dibeli pada tahun 2023

Dalam contoh di atas, huruf pertama menunjukkan kategori barang (Komputer, Meja, Kursi, Printer, Elektronik), angka empat digit berikutnya adalah tahun pembelian, dan tiga digit terakhir adalah nomor urutan pembelian dalam tahun tersebut. Metode ini memudahkan pelacakan dan pengelolaan aset berdasarkan kategori dan waktu pembelian.

5. Cara Memilih Nomor Inventaris Barang yang Sesuai Jenis Bisnis

Sementara itu, memilih format no inventaris barang yang tepat adalah langkah krusial untuk mendukung efisiensi manajemen gudang. Format yang sesuai dengan jenis bisnis tidak hanya memudahkan pelacakan barang tetapi juga meningkatkan akurasi data. Berikut adalah beberapa cara untuk memilih format kode yang ideal.

a. Pahami Jenis Produk yang Dikelola

Langkah pertama adalah menganalisis jenis produk yang ada. Barang dengan karakteristik berbeda, seperti bahan baku atau produk jadi, memerlukan format no inventaris barang yang spesifik. Penyesuaian ini memastikan kode dapat mencerminkan informasi penting tentang setiap item.

b. Pertimbangkan Ukuran dan Kompleksitas Bisnis

Skala dan kompleksitas operasional bisnis memengaruhi pilihan format kode barang inventaris kantor. Perusahaan besar dengan inventaris beragam membutuhkan sistem kode yang lebih detail, sementara bisnis kecil dapat menggunakan format yang lebih sederhana untuk memudahkan pengelolaan.

c. Sesuaikan dengan Proses Bisnis dan Kebutuhan Pelaporan

Kemudian, kode barang inventaris kantor juga harus selaras dengan alur kerja dan kebutuhan pelaporan perusahaan. Misalnya, bisnis yang memerlukan pelacakan real-time membutuhkan kode yang memudahkan proses scanning dan mengintegrasikannya dengan sistem teknologi.

d. Gunakan Kode yang Memudahkan Identifikasi

Terakhir, pastikan kembali bahwa Anda memilih daftar kode barang inventaris yang memudahkan identifikasi barang secara cepat dan akurat. Kombinasi angka, huruf, atau simbol harus memberikan informasi penting seperti kategori, lokasi, atau spesifikasi barang dalam format yang ringkas.

Untuk mendukung hal ini, Anda dapat memanfaatkan aplikasi stok barang terbaik yang menyediakan fitur pengelolaan kode inventaris secara otomatis. Aplikasi tersebut tidak hanya membantu menyusun kode yang efektif tetapi juga memastikan konsistensi dan kemudahan dalam pelacakan stok. Dengan demikian, proses identifikasi dan pengelolaan barang menjadi lebih efisien dan terstruktur.

6. Tantangan Umum dalam Membuat Kode Barang Inventaris

Membuat kode barang inventaris yang efektif merupakan langkah penting dalam mengoptimalkan manajemen gudang. Namun, proses ini tidak lepas dari berbagai tantangan untuk memastikan sistem berjalan lancar dan efisien. Berikut adalah beberapa tantangan umumnya.

a. Konsistensi dan Standarisasi

Pertama, menjaga konsistensi dalam daftar kode barang inventaris adalah tantangan utama. Perusahaan harus menetapkan standar yang jelas agar mudah memahami kode tersebut sehingga seluruh tim dapat mengaplikasikannya. Tanpa standar yang konsisten, risiko kesalahan atau duplikasi dapat meningkat.

b. Penentuan Sistem Kode yang Tepat

Memilih sistem kode yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan bukanlah hal mudah. Perlu pertimbangan mendalam untuk menentukan apakah kode numerik, alfanumerik, atau berbasis kategori yang paling efektif. Kesalahan dalam pemilihan sistem dapat mengurangi efisiensi pengelolaan inventaris.

c. Penyusunan Kode yang Skalabel

Di sisi lain, kode barang inventaris harus mampu mengakomodasi pertumbuhan jumlah dan jenis barang seiring waktu. Tantangannya adalah merancang kode yang cukup fleksibel untuk menyesuaikan perubahan tanpa mengganggu struktur yang sudah ada. Skalabilitas yang buruk dapat menyebabkan kebingungan dalam manajemen stok.

d. Keterbatasan Karakter Kode

Menentukan cara membuat kode barang inventaris yang informatif namun ringkas adalah tantangan tersendiri. Keterbatasan jumlah karakter seringkali memaksa perusahaan untuk memilih antara detail informasi dan kemudahan penggunaan. Kode yang terlalu panjang atau kompleks dapat menyulitkan pengguna dalam mengaplikasikannya.

e. Integrasi dengan Sistem Lain

Tidak hanya itu saja, contoh kode barang harus dapat terintegrasi dengan sistem manajemen lainnya, seperti software gudang atau akuntansi. Tantangannya adalah memastikan kompatibilitas kode dengan berbagai platform teknologi. Integrasi yang buruk dapat menghambat alur kerja dan mengurangi efisiensi operasional.

7. Solusi All-in-One untuk Pengelolaan Inventaris dengan Software ScaleOcean

Software Warehouse ScaleOcean menghadirkan solusi komprehensif untuk memastikan pengelolaan stok yang akurat dan selalu up-to-date dengan pemantauan real-time. Dengan mencoba demo gratisnya, Anda dapat melihat bagaimana sistem ini mengoptimalkan setiap proses kerja gudang sehingga perusahaan dapat mengambil keputusan berbasis data tanpa risiko kesalahan pencatatan.

ScaleOcean juga membantu perusahaan meminimalkan over-stok dan stockout dengan otomatisasi pemesanan ulang saat stok mencapai batas minimum. Teknologi optimasi penyimpanan barang membantu menata gudang secara efisien berdasarkan pergerakan stok dan kebutuhan operasional, sehingga proses picking dan packing menjadi lebih cepat dan terorganisir.

Berikut fitur-fitur canggih dalam Software Warehouse ScaleOcean:

• Manajemen Stok Real-Time: Memantau stok secara langsung dengan pembaruan otomatis untuk memastikan ketersediaan barang yang akurat.
• Barcode & RFID Scanning: Meningkatkan efisiensi pencatatan barang masuk dan keluar dengan teknologi pemindaian yang cepat dan presisi.
• Multi-Gudang & Multi-Lokasi: Mengelola inventaris di berbagai gudang dan lokasi dengan sistem terpusat untuk sinkronisasi data yang optimal.
• Manajemen Batch & Expiry Date: Melacak nomor batch dan tanggal kedaluwarsa guna memastikan kepatuhan dan kualitas produk terjaga.
• Sistem Putaway & Slotting Optimization: Mengoptimalkan penempatan barang berdasarkan pergerakan stok untuk meningkatkan efisiensi penyimpanan dan aksesibilitas.
• Picking & Packing Optimization: Mempercepat proses pengambilan dan pengepakan barang dengan metode otomatisasi untuk mengurangi kesalahan operasional.

Baca Juga: Biaya Inventory Cost: Cara Mengitung dan Strategi Kelolanya

5. Kesimpulan

Secara keseluruhan, memilih jenis kode barang inventaris yang tepat sangat penting untuk memastikan pengelolaan barang berjalan efisien dan akurat. Dengan pemilihan yang tepat, proses pengelolaan inventaris dapat berlangsung lebih cepat, mengurangi kesalahan, dan mempermudah pemantauan stok.

Maka dari itu, Software Manajemen Warehouse ScaleOcean akan membantu bisnis Anda dalam pengelolaan inventaris secara otomatis dan efektif. Dapatkan kemudahan dalam pelacakan barang dan pengelolaan stok di gudang dengan sistem yang mudah diakses dan diimplementasikan. Coba demo gratis ScaleOcean sekarang juga!