5 Jenis Kode Inventaris Barang, Contoh, dan Cara Buatnya

Kode inventaris barang adalah sistem yang digunakan untuk memudahkan identifikasi dan pengelolaan aset perusahaan. Namun, banyak perusahaan menghadapi masalah dalam mencatat dan melacak stok secara akurat, terutama ketika barang yang terdaftar terus bertambah dan berubah.

Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk memahami cara membuat kode inventaris barang yang tepat. Dengan sistem pengkodean yang jelas, proses pencatatan dan pelacakan barang menjadi lebih akurat. Hal ini pun meminimalisir terjadinya kesalahan penghitungan stok atau ketidaksesuaian antara jumlah fisik dan yang tercatat.

Di artikel ini, kami akan menjelaskan berbagai jenis kode kode barang inventaris yang umum digunakan, mulai dari kode numerik hingga alfanumerik. Selain itu, kami juga akan memberikan panduan praktis tentang cara merancang kode barang yang efektif dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Key Takeaways

• Kode inventaris barang adalah sistem penomoran unik yang membantu mengidentifikasi, mengelompokkan, dan mengelola stok barang dengan lebih efisien.
• Jenis kode inventaris barang di antaranya kode alfanumerik, berurutan, barcode, QR, dan RFID.
• Cara membuat kode barang inventaris: susun daftar kategori barang, tentukan struktur kode, buat nomor urut unik, gunakan kombinasi huruf dan angka, dan manfaatkan software inventaris.
• Optimalkan proses identifikasi dan pelacakan aset inventaris dengan Software Warehouse ScaleOcean.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Kode Inventaris Barang?

Kode barang inventaris adalah sistem penomoran khusus yang digunakan untuk mengenali dan mengelola setiap barang dalam organisasi atau perusahaan. Tujuan utamanya adalah untuk mempermudah pelacakan, pengorganisasian, dan pengendalian aset.

Kode inventaris barang biasanya terdiri dari kombinasi huruf dan angka yang menunjukkan jenis barang, kategori, serta nomor urutnya. Dengan menggunakan kode ini, perusahaan dapat mengontrol aset dengan lebih efisien.

Selain itu, kode inventaris juga memfasilitasi pengendalian barang di berbagai lokasi. Hal ini penting terutama bagi perusahaan yang memiliki gudang atau cabang di berbagai tempat. Penggunaan kode memungkinkan identifikasi barang secara cepat dan tepat.

Dengan sistem ini, proses audit dan pencatatan menjadi lebih mudah. Setiap item yang terdaftar memiliki jejak yang jelas dalam sistem, yang meminimalisir kesalahan dan kehilangan barang. Kode juga memberikan informasi lebih lanjut terkait kategori atau jenis barang, yang membantu dalam menentukan strategi putaway yang lebih efisien.

Penggunaan contoh kode barang pada inventaris dalam slotting gudang  akan membantu menempatkan barang di lokasi yang tepat, mempercepat pengambilan dan pengelolaan stok. Dalam manajemen operasional, sistem kode ini sangat penting, terutama dalam bidang manufaktur, logistik, dan pergudangan.

2. Fungsi Kode Barang Inventaris

Kode klasifikasi barang inventaris berfungsi memberikan nomor unik untuk identifikasi barang, mengelompokkan barang berdasarkan kategori atau lokasi, mempermudah pelacakan stok, meningkatkan akurasi pencatatan, serta mendukung efisiensi operasional dalam proses pembelian, penjualan, dan audit barang.

Berikut beberapa fungsi utama dari kode inventaris barang:

a. Melacak Barang

Dengan adanya kode inventaris, setiap barang bisa dilacak mulai dari penerimaan hingga pengiriman. Sistem ini memudahkan perusahaan memonitor lokasi dan status barang secara real-time, sehingga risiko kehilangan atau kesalahan pencatatan stok bisa diminimalkan.

Laporan stok harian juga sangat membantu memberikan gambaran terkini tentang pergerakan barang, sehingga pengelolaan stok jadi lebih tepat waktu dan akurat. Anda bisa melakukan pendekatan stock taking untuk memastikan keakuratan data, serta memverifikasi jumlah barang dan menghindari kesalahan dalam pengelolaan persediaan.

b. Meningkatkan Efisiensi

Sistem kode yang baik memudahkan staf gudang dalam mengakses dan mengelola data inventaris dengan cepat. Hal ini mempercepat proses seperti pemenuhan pesanan, pengisian ulang stok, dan audit inventaris, sehingga mengurangi waktu tunggu dan meningkatkan produktivitas operasional. Dengan begitu, proses kerja di gudang berjalan lebih lancar dan efisien.

c. Meningkatkan Akurasi Inventaris

Kode unik untuk setiap barang memungkinkan perusahaan mengecek keakuratan data inventaris dengan mudah. Ini penting untuk menghindari masalah seperti kelebihan atau kekurangan stok yang bisa berujung pada kerugian finansial dan gangguan operasional.

Dengan sistem kode yang jelas, jumlah stok yang tercatat akan sesuai dengan kondisi nyata di gudang. Untuk lebih mengoptimalkan pengelolaan stok, perusahaan juga dapat memantau inventory turnover untuk memastikan barang bergerak dengan cepat dan efisien, menghindari penumpukan barang yang tidak terjual.

d. Mempermudah Kontrol Kualitas

Terakhir, kode barang juga membantu perusahaan mengidentifikasi barang yang perlu diperiksa untuk kontrol kualitas. Misalnya, barang yang sudah lama disimpan dapat dengan cepat ditemukan dan dicek, sehingga barang yang didistribusikan tetap memenuhi standar kualitas.

Selain fungsi di atas, penggunaan kode klasifikasi barang inventaris yang tepat dapat mengoptimalkan pengelolaan barang dan mengurangi biaya persediaan. Dengan pemantauan yang lebih baik, perusahaan dapat meminimalkan pemborosan dan memastikan barang tersedia sesuai kebutuhan, tanpa kelebihan stok.

3. Jenis-Jenis Kode Barang Inventaris

Kode klasifikasi barang inventaris adalah sistem penomoran atau penandaan yang digunakan untuk mengidentifikasi dan mengelola barang secara efisien, yang bisa berupa kode alfanumerik, berurutan, atau jenis lainnya yang sesuai dengan standar dan kebutuhan organisasi.

Kode ini dapat disusun berdasarkan kategori besar seperti golongan barang, jenis, hingga sub-kategori, seperti tanah dan bangunan, mebel, peralatan mekanik, atau alat rumah tangga, dengan setiap kelompok memiliki kode uniknya masing-masing.

Berikut adalah jenis-jenis kode inventaris barang yang umumnya digunakan:

a. Kode Alfanumerik

Kode alfanumerik adalah kode label yang detail, yang bisa menjelaskan informasi tentang lokasi, tanggal pembelian, atau kategori barang. Misalnya, kode ‘PC2023’ bisa menunjukkan komputer yang dibeli pada tahun 2023. Contoh kode barang ini sangat bermanfaat untuk sistem yang membutuhkan pengelolaan aset atau informasi stok yang sangat detail.

b. Kode Berurutan

Jenis kode inventaris barang berurutan cocok untuk inventaris dengan jumlah barang yang terbatas atau untuk barang yang tidak memerlukan informasi tambahan di dalam kode. Seri angkaini memudahkan pencatatan dan pelacakan perkembangan jumlah aset secara keseluruhan, karena setiap penambahan barang baru langsung mendapat nomor unik berikutnya, memfasilitasi proses audit dan verifikasi.

c. Kode Barcode

Karena penggunaan yang mudah dan cepat saat transaksi, penggunaan barcode banyak berlangsung di industri ritel dan gudang. Dengan menggunakan scanner barcode, Anda dapat cepat mengakses informasi produk dan mencegah adanya kesalahan dalam input data. Barcode juga mendukung kegiatan pergudangan dengan mempercepat proses audit stok barang.

d. Kode QR

Kode QR dapat menyimpan lebih banyak data daripada barcode dan kamera smartphone juga lebih mudah untuk membacanya, yang memungkinkan integrasi dengan aplikasi inventaris mobile untuk konsumen atau operator. Jenis kode inventaris barang ini dapat menyertakan informasi tambahan, seperti tautan ke dokumen teknis, video pemeliharaan, atau halaman web produk, yang meningkatkan fleksibilitas dalam komunikasi dan pemasaran.

e. Kode RFID

Penggunaan RFID memungkinkan pengambilan data dan pelacakan batch barang dari jarak jauh tanpa memerlukan line-of-sight, meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan gudang besar. Sistem pengelolaan stok yang terintegrasi dengan teknologi RFID dapat mempercepat proses pelacakan dan memastikan akurasi data secara real-time.

4. Cara Membuat Kode Barang Inventaris 

Cara membuat kode barang inventaris adalah tentukan format kode yang mudah dipahami, buat kategori barang dengan kode unik untuk setiap kategori, dan gunakan kombinasi huruf serta angka untuk nomor seri yang membedakan setiap barang.

Kemudian, pertimbangkan juga penggunaan software manajemen inventaris untuk mempermudah pembuatan dan pengelolaan kode secara otomatis. Untuk lebih detail, berikut langkah-langkah membuat kode barang inventaris:

a. Tentukan Tujuan Kode Inventaris Barang

Sebelum memulai cara membuat contoh kode barang inventaris, pahami kebutuhan spesifik perusahaan Anda terkait penggunaan kode inventaris. Contohnya, kode tersebut dapat dibuat untuk mempermudah pencarian aset, memantau kondisinya, atau memenuhi persyaratan audit internal. Memahami tujuan ini akan membantu Anda menciptakan sistem kode yang relevan dan efisien sesuai kebutuhan operasional.

b. Pilih Format Kode

Data yang ingin dilacak harus didukung oleh format kode yang dipilih. Label kode barang inventaris dengan huruf alfanumerik lebih fleksibel untuk menyimpan informasi tambahan, sementara huruf sederhana cocok untuk manajemen stok yang lebih sederhana. Penggunaan teknologi seperti barcode atau RFID dapat mengotomasi proses scanning dan pelacakan, meningkatkan kecepatan dan akurasi dalam manajemen inventaris.

c. Rancang Struktur Kode

Struktur kode harus dibuat dengan cara yang sistematis dan mudah dipahami. Misalnya, dua digit pertama mungkin mewakili tahun pembelian, serta terdapat kode yang menunjukkan kategori barang, dan serangkaian angka unik untuk setiap barang. Struktur contoh kode barang yang konsisten membantu dalam melacak dan mengelola inventaris dengan lebih efisien.

d. Buat Sistem Penomoran

Mulailah dengan nomor atau huruf awal dan lanjutkan secara sistematis. Dalam sistem berurutan, setiap barang baru akan mendapatkan nomor berikutnya. Dalam sistem alfanumerik, kombinasi huruf dan angka dapat memberikan detail lebih tentang barang, seperti lokasi atau kondisinya.

e. Implementasi Kode

Berikan kode pada setiap barang inventaris dengan label yang sesuai. Dalam kasus penggunaan barcode atau RFID, pastikan perangkat keras seperti printer label dan scanner sudah tersedia dan dapat berjalan dengan baik. Hal ini bertujuan agar memudahkan proses integrasi no inventaris barang dalam kegiatan bisnis sehari-hari.

f. Dokumentasi dan Pelatihan

Dokumentasikan setiap aspek dari sistem kode baru dan berikan pelatihan yang memadai kepada semua karyawan yang terlibat. Setiap staf gudang harus mengetahui cara membaca dan memasukkan data kode, serta cara mengubah atau memperbarui informasi ketika membutuhkannya.

g. Evaluasi dan Penyesuaian

Setelah sistem berjalan, lakukan evaluasi rutin untuk menilai efektivitas kode inventory. Perhatikan masalah yang muncul, seperti kesulitan dalam pembacaan kode atau masalah dalam pelacakan barang, dan buat penyesuaian untuk meningkatkan sistem.

Penerapan sistem barcode yang lebih optimal dapat membantu mengurangi kesalahan dalam pemindaian dan memastikan akurasi dalam pelacakan barang, mempercepat proses pengelolaan stok, dan meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.

Untuk mempermudah implementasi, Anda dapat menggunakan software warehouse ScaleOcean, yang menawarkan fitur pengelolaan stok yang efisien dan mudah disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda.

5. Contoh Kode Inventaris Barang

Daftar kode barang inventaris dapat berbeda-beda tergantung pada perusahaan atau instansi, dan umumnya menggunakan sistem kode unik yang mencakup kategori, merek, ukuran, dan nomor urut.

Sebagai contoh, untuk televisi merek XYZ ukuran 32 inci, kode yang digunakan bisa berupa EL-XYZ-32-001, di mana “EL” menunjukkan kategori elektronik, “XYZ” merek, “32” ukuran, dan “001” adalah nomor urut.

Contoh kode barang inventaris biasanya dibuat dalam berbagai format, seperti kombinasi huruf dan angka, untuk memudahkan pelacakan dan pengelolaan aset. Berikut adalah contoh daftar inventaris barang:

a. Kode untuk Komputer

KOM202301 – Komputer pertama yang dibeli pada tahun 2023
KOM202302 – Komputer kedua yang dibeli pada tahun 2023
KOM202303 – Komputer ketiga yang dibeli pada tahun 2023

b. Kode untuk Meja Kantor

MEJ202301 – Meja kantor pertama yang dibeli pada tahun 2023
MEJ202302 – Meja kantor kedua yang dibeli pada tahun 2023
MEJ202303 – Meja kantor ketiga yang dibeli pada tahun 2023

c. Kode untuk Kursi Kantor

KUR202301 – Kursi kantor pertama yang dibeli pada tahun 2023
KUR202302 – Kursi kantor kedua yang dibeli pada tahun 2023
KUR202303 – Kursi kantor ketiga yang dibeli pada tahun 2023

d. Kode untuk Printer

PRI202301 – Printer pertama yang dibeli pada tahun 2023
PRI202302 – Printer kedua yang dibeli pada tahun 2023
PRI202303 – Printer ketiga yang dibeli pada tahun 2023

e. Kode untuk Peralatan Elektronik Lainnya

ELK202301 – Peralatan elektronik pertama yang dibeli pada tahun 2023
ELK202302 – Peralatan elektronik kedua yang dibeli pada tahun 2023
ELK202303 – Peralatan elektronik ketiga yang dibeli pada tahun 2023

f. Kode untuk Barang Sekolah

BK202301 – Buku pelajaran matematika pertama yang dibeli pada tahun 2023
MP202302 – Meja belajar siswa kedua yang dibeli pada tahu 2023
PR202303 – Papan tulis kelas ketiga yang dibeli pada tahun 2023

Dalam contoh kode barang inventaris di atas, huruf pertama menunjukkan kategori barang, angka empat digit berikutnya adalah tahun pembelian, dan tiga digit terakhir adalah nomor urutan pembelian dalam tahun tersebut.

Metode ini memudahkan pelacakan dan pengelolaan aset berdasarkan kategori dan waktu pembelian. Berikut adalah contoh kode inventaris barang dalam bentuk tabel yang dapat digunakan dalam sistem manajemen aset perusahaan:

6. Cara Memilih Nomor Inventaris Barang yang Sesuai Jenis Bisnis

Sementara itu, memilih format no inventaris barang yang tepat adalah langkah krusial untuk mendukung efisiensi manajemen gudang. Untuk mengoptimalkan proses, Anda juga perlu memperhatikan rumus days of inventory, yang dapat membantu dalam menilai seberapa cepat barang Anda berputar.

Format yang sesuai dengan jenis bisnis tidak hanya memudahkan pelacakan barang tetapi juga meningkatkan akurasi data. Berikut adalah beberapa cara untuk memilih format kode yang ideal.

a. Pahami Jenis Produk yang Dikelola

Langkah pertama adalah menganalisis jenis produk yang ada. Barang dengan karakteristik berbeda, seperti bahan baku atau produk jadi, memerlukan format no inventaris barang yang spesifik. Penyesuaian ini memastikan kode dapat mencerminkan informasi penting tentang setiap item.

b. Pertimbangkan Ukuran dan Kompleksitas Bisnis

Skala dan kompleksitas operasional bisnis memengaruhi pilihan format kode barang inventaris kantor. Perusahaan besar dengan inventaris beragam, termasuk kebutuhan penomoran aset kantor yang luas, membutuhkan sistem kode yang lebih detail, sementara bisnis kecil dapat menggunakan format dan contoh kode barang inventaris yang lebih sederhana untuk memudahkan pengelolaan.

c. Sesuaikan dengan Proses Bisnis dan Kebutuhan Pelaporan

Kemudian, kode barang inventaris kantor juga harus selaras dengan alur kerja dan kebutuhan pelaporan perusahaan. Misalnya, bisnis yang memerlukan pelacakan real-time membutuhkan kode yang memudahkan proses scanning dan mengintegrasikannya dengan sistem teknologi.

d. Gunakan Kode yang Memudahkan Identifikasi

Terakhir, pastikan kembali bahwa Anda memilih daftar kode yang memudahkan identifikasi barang secara cepat dan akurat. Kombinasi angka, huruf, atau simbol harus memberikan informasi penting seperti kategori, lokasi, atau spesifikasi barang dalam format yang ringkas.

Untuk mendukung hal ini, Anda dapat memanfaatkan aplikasi stok barang terbaik yang menyediakan fitur pengelolaan kode inventaris secara otomatis. Aplikasi tersebut tidak hanya membantu menyusun kode yang efektif tetapi juga memastikan konsistensi dan kemudahan dalam pelacakan stok. Dengan demikian, proses identifikasi dan pengelolaan barang menjadi lebih efisien dan terstruktur.

7. Tantangan Umum dalam Membuat Kode Barang Inventaris

Membuat kode barang inventaris yang efektif merupakan langkah penting dalam mengoptimalkan manajemen gudang. Namun, proses ini tidak lepas dari berbagai tantangan untuk memastikan sistem berjalan lancar dan efisien.

Salah satunya adalah pelaksanaan stock audit, yang diperlukan untuk memastikan bahwa kode inventaris sesuai dengan stok barang yang ada di gudang dan meminimalkan kesalahan pencatatan. Berikut adalah beberapa tantangan umumnya:

a. Konsistensi dan Standarisasi

Pertama, menjaga konsistensi adalah tantangan utama. Perusahaan harus menetapkan standar yang jelas agar mudah memahami kode tersebut sehingga seluruh tim dapat mengaplikasikannya. Tanpa standar yang konsisten, risiko kesalahan atau duplikasi dapat meningkat.

b. Penentuan Sistem Kode yang Tepat

Memilih sistem kode yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan bukanlah hal mudah. Perlu pertimbangan mendalam untuk menentukan apakah kode numerik, alfanumerik, atau berbasis kategori yang paling efektif. Kesalahan dalam pemilihan sistem dapat mengurangi efisiensi pengelolaan inventaris.

c. Penyusunan Kode yang Skalabel

Di sisi lain, contoh kode barang inventaris harus mampu mengakomodasi pertumbuhan jumlah dan jenis barang seiring waktu. Tantangannya adalah merancang kode yang cukup fleksibel untuk menyesuaikan perubahan tanpa mengganggu struktur yang sudah ada. Skalabilitas yang buruk dapat menyebabkan kebingungan dalam manajemen stok.

d. Keterbatasan Karakter Kode

Menentukan cara membuat kode barang yang informatif namun ringkas adalah tantangan tersendiri. Keterbatasan jumlah karakter seringkali memaksa perusahaan untuk memilih antara detail informasi dan kemudahan penggunaan. Kode yang terlalu panjang atau kompleks dapat menyulitkan pengguna dalam mengaplikasikannya.

e. Integrasi dengan Sistem Lain

Tidak hanya itu saja, contoh kode inventaris barang harus dapat terintegrasi dengan sistem manajemen lainnya, seperti software gudang atau akuntansi. Tantangannya adalah memastikan kompatibilitas kode dengan berbagai platform teknologi. Integrasi yang buruk dapat menghambat alur kerja dan mengurangi efisiensi operasional.

8. Solusi All-in-One untuk Pengelolaan Inventaris dengan Software ScaleOcean

Software Warehouse ScaleOcean menghadirkan solusi komprehensif untuk memastikan pengelolaan stok yang akurat dan selalu up-to-date dengan pemantauan real-time. Dengan mencoba demo gratisnya, Anda dapat melihat bagaimana sistem ini mengoptimalkan setiap proses kerja gudang sehingga perusahaan dapat mengambil keputusan berbasis data tanpa risiko kesalahan pencatatan.

ScaleOcean juga membantu perusahaan meminimalkan over-stok dan stockout dengan otomatisasi pemesanan ulang saat stok mencapai batas minimum. Teknologi optimasi penyimpanan barang membantu menata gudang secara efisien berdasarkan pergerakan stok dan kebutuhan operasional, sehingga proses picking dan packing menjadi lebih cepat dan terorganisir.

Berikut fitur-fitur canggih dalam Software Warehouse ScaleOcean:

• Manajemen Stok Real-Time: Memantau stok secara langsung dengan pembaruan otomatis untuk memastikan ketersediaan barang yang akurat.
• Barcode & RFID Scanning: Meningkatkan efisiensi pencatatan barang masuk dan keluar dengan teknologi pemindaian yang cepat dan presisi.
• Multi-Gudang & Multi-Lokasi: Mengelola inventaris di berbagai gudang dan lokasi dengan sistem terpusat untuk sinkronisasi data yang optimal.
• Manajemen Batch & Expiry Date: Melacak nomor batch dan tanggal kedaluwarsa guna memastikan kepatuhan dan kualitas produk terjaga.
• Sistem Putaway & Slotting Optimization: Mengoptimalkan penempatan barang berdasarkan pergerakan stok untuk meningkatkan efisiensi penyimpanan dan aksesibilitas.
• Picking & Packing Optimization: Mempercepat proses pengambilan dan pengepakan barang dengan metode otomatisasi untuk mengurangi kesalahan operasional.

9. Kesimpulan

Kode inventaris barang adalah sistem penomoran unik yang terdiri dari angka, huruf, atau simbol untuk mengidentifikasi, melacak, dan mengelola setiap aset atau barang secara spesifik dalam inventaris organisasi.

Berbagai jenis kode inventaris barang dapat dikelompokkan berdasarkan format, cara penggunaan, dan tujuannya. Pemilihan jenis kode yang sesuai akan disesuaikan dengan kebutuhan bisnis, jumlah inventaris, dan kondisi operasional yang ada.

Jika Anda mencari cara mudah untuk mengelola inventaris dengan lebih efisien, Software Manajemen Warehouse ScaleOcean menawarkan solusi terbaik. Manfaatkan uji coba gratis untuk merasakan kemudahan integrasi dan kontrol stok secara real-time, serta meningkatkan produktivitas operasional gudang Anda.