Peran Just In Case Inventory Management dalam Gudang

Just in case inventory management adalah pendekatan yang digunakan oleh perusahaan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang tidak terduga. Namun, model ini sering kali menyebabkan perusahaan menghadapi tantangan dalam mengelola biaya persediaan, overstocking, dan kurangnya ruang penyimpanan yang efisien.

Akibatnya permasalahan tersebut, perusahaan dapat mengalami peningkatan biaya operasional karena kelebihan stok yang tidak terpakai. Hal ini mengarah pada pemborosan ruang penyimpanan, biaya penyimpanan yang lebih tinggi, dan risiko kedaluwarsa barang, yang mengganggu efisiensi seluruh operasi gudang.

Dalam artikel ini, Anda akan menemukan informasi mengenai pengertian just in case inventory management, kelebihan, kekurangan, hingga cara kerjanya. Dengan strategi yang tepat, perusahaan dapat menghadapi fluktuasi permintaan tanpa menambah beban biaya yang tidak perlu.

Key Takeaways

• Just in case (JIC) adalah strategi penyimpanan stok lebih dari kebutuhan normal untuk mengantisipasi risiko seperti lonjakan permintaan atau gangguan pasokan.
• Cara kerja JIC: Analisis risiko, penentuan level stok optimal, pengadaan, penyimpanan, pemantauan, dan evaluasi berkelanjutan untuk memastikan kesiapan menghadapi ketidakpastian.
• JIC lebih cocok untuk kestabilan jangka panjang, sedangkan JIT lebih cocok bila perusahaan memiliki rantai pasokan yang stabil untuk meminimalisir biaya penyimpanan.
• ScaleOcean menyediakan software inventaris terbaik yang membantu dalam pengelolaan stok secara efisien dan responsif terhadap dinamika pasar.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Just in Case (JIC)?

Just in case adalah sebuah strategi manajemen inventaris di mana perusahaan menyimpan jumlah barang lebih dari yang dibutuhkan sebagai upaya dalam mengatasi fluktuasi permintaan dan gangguan pada supply chain. Strategi berikut memastikan operasi tetap berjalan meskipun adanya perubahan mendadak.

Berbeda dengan prosedur just in time yang hanya melakukan produksi ketika pesanan diterima, strategi just in case dengan sengaja melakukan pesanan atau pemasokan banyak jumlah barang untuk “berjaga-jaga”. Hal ini merupakan solusi praktis bagi perusahaan yang kesulitan melakukan demand forecasting atau memilki rantai pasokan yang relatif kurang stabil.

Dengan memelihara inventory tambahan, perusahaan dapat mengurangi peluang terjadinya kerugian penjualan akibat kekurangan stok dan meningkatkan kepercayaan pelanggan melalui adanya ketersediaan produk yang konsisten. Namun, pendekatan ini juga memerlukan pertimbangan biaya penyimpanan dan manajemen yang cermat untuk menghindari kerugian finansial akibat kelebihan stok yang tidak terjual.

2. Cara Kerja Just In Case (JIC) Inventory

Cara kerja just in case inventory management fokus pada pemeliharaan level stok yang tinggi untuk mengantisipasi berbagai risiko yang dapat mengganggu operasional bisnis. Berikut adalah langkah-langkah utama dalam penerapan strategi ini.

a. Analisis Risiko dan Permintaan

Dalam konsep just in case inventory management, analisis risiko dan permintaan sangat penting untuk memahami peluang gangguan yang dapat terjadi dan mempengaruhi kestabilan pasokan. Analisis ini melibatkan pengumpulan dan evaluasi data historis serta prediksi tren pasar yang akan datang.

b. Penentuan Level Stok Optimal

Setelah risiko diidentifikasi, perusahaan perlu menetapkan level stok optimal yang berfungsi sebagai buffer terhadap gangguan yang dianalisis. Penentuan jumlah ini harus mempertimbangkan faktor seperti laju penggunaan produk, waktu lead pemasok, dan biaya penyimpanan. Hal ini memastikan bahwa perusahaan tidak hanya terlindungi dari risiko tetapi juga menjaga biaya operasional tetap terkendali.

c. Pengadaan dan Penyimpanan

Langkah ini melibatkan proses pembelian dan penyimpanan stok yang telah ditentukan. Ini harus dilakukan dengan cara yang mengoptimalkan efisiensi dan mengurangi risiko kerusakan barang.

Praktik terbaik mencakup memilih pemasok yang dapat diandalkan, menggunakan teknik penyimpanan yang sesuai, dan memastikan bahwa infrastruktur gudang mendukung pemeliharaan kualitas inventori. Selain itu, penerapan lean inventory membantu mengurangi kelebihan stok, meminimalkan pemborosan, dan meningkatkan aliran barang secara efisien.

d. Pemantauan dan Evaluasi

Pemantauan berkelanjutan adalah kunci untuk menjaga keefektifan strategi just in case inventory. Ini termasuk inventory control, kondisi produk, dan perubahan dalam permintaan pasar. Evaluasi berkala membantu dalam menyesuaikan pendekatan berdasarkan feedback dan hasil operasional, memastikan strategi tetap relevan dan responsif terhadap kondisi pasar yang berubah.

e. Integrasi dengan Strategi Lainnya

Mengintegrasikan just in case dengan strategi lain seperti Just In Time (JIT) membantu menciptakan keseimbangan antara keamanan persediaan dan efisiensi operasional.

Ini memungkinkan perusahaan untuk memanfaatkan kelebihan kedua sistem, menyesuaikan tingkat stok berdasarkan kondisi pasar, dan mengurangi keseluruhan biaya operasional sambil mempertahankan kapasitas untuk merespons kebutuhan pasar yang cepat berubah.

Baca juga: Kartu Stok Barang: Manfaat, Langkah Membuat, dan Contohnya

3. Kelebihan Just In Case (JIC) Inventory

Konsep Just in Case (JIC) adalah strategi manajemen inventaris di mana perusahaan menyimpan persediaan dalam jumlah besar sebagai cadangan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang tidak terduga atau gangguan dalam rantai pasokan.

Pendekatan ini berfokus pada kesiapan dan pengurangan risiko, seperti keterlambatan pemasok, masalah kualitas, atau lonjakan permintaan mendadak, sehingga mengurangi potensi kehabisan stok dan kehilangan penjualan.

Berikut adalah kelebihan konsep just in case inventory management:

a. Meningkatkan Ketersediaan Produk

Dengan mengadopsi konsep just in case inventory management, perusahaan dapat memastikan ketersediaan produk yang cukup, terutama saat permintaan mendadak atau musiman. Hal ini sangat penting untuk menjaga kelancaran proses picking dan pengiriman.

b. Mengurangi Risiko Kehilangan Penjualan

Mengelola stok dalam jumlah besar membantu mencegah kekurangan barang, yang sering menyebabkan kehilangan penjualan. Dengan persediaan yang cukup, perusahaan dapat menjaga kelangsungan transaksi, menghindari peluang kompetitor mengambil alih pelanggan.

Di kutip dari NielsenIQ, retailer mencatat bahwa potensi kehilangan sebesar 7,4 % dari penjualan tahunan terjadi karena stock‑out. Hal ini menunjukkan stock-out dapat merugikan bisnis secara signifikan, tidak hanya dari segi kehilangan penjualan, tetapi juga dalam hal reputasi merek yang terganggu.

c. Dapat Digunakan Sebagai Safety Net

Stok cadangan berfungsi sebagai jaringan pengaman yang memungkinkan perusahaan tetap beroperasi meskipun terjadi gangguan pasokan. Misalnya, saat terjadi pemogokan atau bencana alam, perusahaan dapat terus menjalankan produksi dan memenuhi permintaan tanpa hambatan signifikan.

Dengan adanya safety stock, perusahaan juga dapat mengurangi risiko gangguan dalam rantai pasokan. Keberadaan stok cadangan ini membantu perusahaan tetap memenuhi permintaan pelanggan dan menjaga kelancaran operasional, bahkan dalam kondisi darurat yang tak terduga.

d. Manajemen Risiko yang Lebih Baik

Dengan memiliki stok cadangan, perusahaan dapat memitigasi dampak dari gangguan tak terduga. Pendekatan ini memberi waktu lebih untuk mengevaluasi situasi dan mencari solusi tanpa kehilangan pendapatan, sekaligus membuka peluang negosiasi dengan pemasok alternatif.

Tidak hanya itu saja, penggunaan software inventory memungkinkan perusahaan untuk memantau stok cadangan secara real-time. Sistem ini mempermudah pengelolaan stok, membantu perusahaan mengidentifikasi kebutuhan tambahan lebih cepat, dan memberikan fleksibilitas dalam menghadapi gangguan pasokan yang tak terduga.

4. Kekurangan Just In Case (JIC) Inventory

Kekurangan dari strategi just in case inventory management umumnya terkait dengan jumlah biaya dan efisiensi operasional yang lebih rendah. Berikut adalah beberapa kekurangan utama dari pendekatan ini.

a. Biaya Penyimpanan Tinggi

Menyimpan stok cadangan secara berlebihan dapat meningkatkan biaya sewa gudang atau biaya operasional lainnya, seperti listrik, keamanan, dan tenaga kerja untuk mengelola inventori tersebut.

Biaya ini bisa menjadi signifikan, terutama dalam industri yang memerlukan penyimpanan khusus, seperti barang yang membutuhkan suhu terkontrol. Biaya ini perlu dianggarkan dengan cermat agar tidak mengganggu keuangan perusahaan secara keseluruhan.

Untuk meminimalkan biaya tersebut, perusahaan perlu mempertimbangkan fill rate, yang membantu dalam mengukur efisiensi pengisian pesanan dan memastikan stok yang cukup tanpa perlu menyimpan barang berlebih.

b. Respons Lebih Lambat terhadap Perubahan Pasar

Inventori besar bisa memperlambat responsivitas perusahaan terhadap tren pasar yang berubah. Ini karena perusahaan memiliki stok yang sudah ada dalam jumlah terbatas dan tidak dapat mengubah produksi atau menambahkan barang baru.

Akibatnya, perusahaan dapat kehilangan kesempatan untuk memasarkan produknya yang berpotensi memperoleh keuntungan, serta meningkatkan risiko overstock karena barang tidak terjual dengan baik.

c. Kompleksitas Manajemen

Memiliki inventori dalam jumlah besar memerlukan manajemen yang cermat untuk mencegah kerugian akibat kerusakan, kehilangan, atau pencurian. Selain itu, sistem manajemen stok harus mampu memantau tingkat stok secara akurat dan efisien, menambah beban kerja pada staf dan potensi untuk kesalahan operasional yang dapat mengganggu keseluruhan rantai pasokan.

d. Produk Menjadi Tidak Relevan

Barang yang disimpan terlalu lama berisiko menjadi tidak relevan atau ketinggalan zaman, terutama di sektor yang bergerak cepat seperti elektronik dan fashion. Hal ini bisa mengakibatkan penurunan nilai barang dan akhirnya harus dijual dengan diskon besar atau bahkan tidak bisa dijual sama sekali, yang menyebabkan kerugian finansial.

Barang inferior adalah contoh produk yang sering terpengaruh oleh faktor ini. Karena permintaan terhadap barang inferior biasanya terkait dengan kondisi ekonomi, produk yang tidak laku dalam periode tertentu bisa menumpuk dan menjadi tidak relevan saat konsumen beralih ke barang yang lebih berkualitas atau lebih sesuai dengan tren saat itu.

Baca juga: Berikut 7 Proses Pengeluaran Barang dari Gudang

5. Contoh Nyata Penerapan Just in Case (JIC)

Just in case biasanya diterapkan dalam bisnis industri yang sering mengalami fluktuasi angka permintaan. Salah satu contohnya adalah industri pertambangan atau mineral. Bayangkan sejenak apabila adanya muncul berita bahwa negara A berencana untuk melakukan perang dengan negara B.

Hal ini menjadi kesempatan bagi produsen minyak bumi di dunia karena angka permintaan dunia akan meningkat drastis dikarenakan adanya keperluan untuk menjalankan alat-alat tertentu. Angka permintaan yang lebih besar daripada supply yang beredar berarti harga per satuan SDA tersebut akan meningkat, sehingga kinerja penjualan juga ikut meningkat.

Maka dari itu, meskipun angka permintaan di suatu saat rendah, perusahaan tetap melakukan pertambangan lebih intensif dari yang diperlukan dikarenakan adanya kemungkinan terjadi fenomena yang dibahas di atas. Hal ini lah yang terjadi pada saat perang Rusia-Ukraina 2022, di mana demand meningkat drastis meskipun supply masih relatif stagnan dan bahkan mengalami penurunan dikarenakan intervensi OPEC.

6. Perbedaan Just in Case (JIC) dan Just in Time (JIT)

Just in time (JIT) dapat dinyatakan sebagai strategi stock control yang berlawanan dengan just in case (JIC). Berbeda dengan JIC, JIT merupakan sebuah strategi di mana proses produksi barang hanya dilakukan ketika pesanan dari pelanggan masuk.

Strategi dapat mengurangi biaya penyimpanan perusahaan, serta juga memastikan tidak terjadinya overstocking yang dapat memakan ruang di gudang bila gagal terjual. Meskipun efisien, penerapan JIT sangat sulit dilakukan dikarenakan banyaknya jumlah faktor yang perlu dipertimbangkan terlebih dahulu seperti peramalam permintaan yang akurat, kestabilan rantai pasokan, budaya tenaga kerja, dan lain sebagainya.

Ketika perusahaan menerapakan metode just in case, bisnis akan mengeluarkan biaya penyimpanan yang lebih besar demi jaminan keberlangsungan kegiatan operasional. Sebaliknya, just in time mampu mengoptimalkan biaya penyimpanan, namun meningkatkan risiko gagal tercapainya KPI bila kendala terjadi. Secara umum, JIC lebih cocok untuk bisnis dengan lead time yang panjang dan JIT, lead time yang pendek.

7. Tingkatkan Efisiensi Penerapan Just in Case (JIT) dengan Software Inventaris ScaleOcean

Berdasarkan pembahasan di atas, dapat Anda simpulkan bahwa just in case merupakan sebuah strategi efektif dalam memastikan terpenuhinya segala permintaan pelanggan dari periode ke periode. Namun, hal tersebut juga memuculkan tantangan dari sisi manajemen ketersediaan, di mana bila JIC tidak diterapkan secara optimal, maka potensi terjadinya kerusakan barang dan biaya penyimpanan akan meningkat secara drastis.

Salah satu bentuk upaya pemecahan masalah tersebut adalah dengan menerapkan sistem inventaris yang canggih, yakni contohnya adalah software inventaris ScaleOcean. Perangkat lunaknya mampu meminimalisir dampak dari jumlah ketersediaan yang besar, melakukan perhitungan seakurat mungkin berdasarkan data historis, serta melacak lokasi dan kondisi masing-masing barang untuk mencegah terjadinya overstocking.

Jika Anda mencoba demo gratis yang ditawarkannya, maka Anda akan menemukan keunggulan lain sistem inventaris ScaleOcean seperti jumlah pengguna yang tidak terbatas dan kemampuan untuk berintegrasi dengan sistem lain dalam perusahaan. Beberapa contoh fitur yang terdapat dalam software inventarisnya yang dapat meningkatkan efisiensi proses JIC meliputi:

• Manajemen Stok Cadangan: Memungkinkan pengelolaan stok cadangan dengan menetapkan level minimum stok untuk memastikan ketersediaan barang jika terjadi gangguan atau lonjakan permintaan.
• Pengaturan Level Stok Minimum dan Maksimum: Fitur ini membantu dalam menetapkan level stok minimum dan maksimum, yang memungkinkan perusahaan untuk selalu memiliki stok cadangan yang cukup tanpa overstocking.
• Penerimaan dan Pemantauan Stok Otomatis: Stok secara otomatis ter-update saat penerimaan barang masuk, menjaga ketersediaan stok di tingkat yang optimal untuk menghadapi ketidakpastian pasokan atau permintaan.
• Analisis Permintaan dan Tren: Melakukan analisis tren permintaan untuk memprediksi kebutuhan masa depan dan menjaga stok cadangan agar tetap sesuai dengan permintaan yang fluktuatif.
• Penyusunan Rencana Pengadaan Berdasarkan Risiko: Membantu menyusun rencana pengadaan berdasarkan risiko, dengan mempertimbangkan fluktuasi permintaan atau potensi gangguan pasokan untuk menghindari kehabisan stok.

8. Kesimpulan

Konsep Just in Case (JIC) adalah strategi di mana perusahaan secara sengaja menyimpan persediaan dalam jumlah besar (stok cadangan) untuk mengantisipasi lonjakan permintaan yang tidak terduga atau gangguan pada rantai pasokan.

Tujuan utama JIC adalah memastikan ketersediaan produk secara konsisten dan mengurangi risiko kehabisan stok (stockout), yang dapat menyebabkan hilangnya penjualan dan ketidakpuasan pelanggan.

Dengan Software Inventory ScaleOcean, Anda dapat mengelola stok dengan lebih tepat dan efisien, mengoptimalkan pengadaan barang, serta mengurangi pemborosan. Solusi ini memungkinkan Anda memantau stok secara real-time, memberikan visibilitas penuh dalam pengelolaan inventaris.