Arti Fill Rate, Cara Menghitung, dan Strategi Efektifnya

Pernahkah Anda mengalami frustrasi ketika pesanan pelanggan tidak dapat dipenuhi tepat waktu, meskipun sudah berusaha sebaik mungkin? Atau mungkin Anda menemukan kesalahan pengiriman karena stok yang tidak terkelola dengan baik?

Masalah-masalah ini sering kali disebabkan oleh rendahnya fill rate, yang berdampak langsung pada kepuasan pelanggan. Banyak perusahaan menghadapi tantangan seperti ketidakseimbangan stok, ketergantungan pada sistem manual, atau ketidakselarasan antar divisi.

Artikel ini akan menjelaskan tentang penyebab utama rasio pengisian rendah, bagaimana hal tersebut mempengaruhi keberlangsungan bisnis Anda, dan langkah-langkah yang dapat diambil untuk meningkatkan efisiensi pemenuhan pesanan agar dapat memenuhi ekspektasi pelanggan secara konsisten.

Key Takeaways

• Fill Rate adalah metrik penting yang mengukur persentase pesanan pelanggan yang dapat dipenuhi segera dari stok persediaan yang tersedia.
• Fill Rate dihitung dengan membagi jumlah unit yang dikirim tepat waktu dengan jumlah total unit yang dipesan oleh pelanggan dalam periode tertentu.
• Strategi meningkatkan fill rate meliputi peramalan permintaan yang lebih akurat, manajemen inventaris optimal, peningkatan kolaborasi dengan pemasok, dan efisiensi gudang.
• Software WMS ScaleOcean membantu meningkatkan fill rate perusahaan melalui peramalan permintaan lebih baik, manajemen stok real time, dan visibilitas rantai pasok.

Coba Demo Gratis!

Pengertian Fill Rate

Fill rate adalah metrik yang mengukur sejauh mana sebuah perusahaan dapat memenuhi pesanan pelanggan dengan stok yang tersedia. Ini dihitung sebagai persentase dari jumlah pesanan yang dipenuhi tepat waktu, tanpa adanya keterlambatan atau kekurangan stok.

Pemantauan rasio pengisian membantu identifikasi kecukupan stok. Melalui proses inventory valuation tepat, perusahaan dapat mengukur nilai aset yang tersedia untuk memenuhi permintaan, sekaligus mengevaluasi kinerja manajemen inventaris dan rantai pasok secara finansial.

Bila ternyata rasio fill rate tidak mampu menutupi angka permintaan, maka hal ini akan berdampak pada hilangnya arus kas tambahan. Menurut 50Folds, penjual atau retailer seharusnya mampu menutupi 97-99% dari total pesanan pada setiap saat, karena sekitar dari 70% pelanggan akan meninggalkan rencana pembelian bila stok tidak tersedia.

Mengapa Fill Rate itu Penting?

Fill rate adalah persentase dalam persediaan barang untuk mengukur bagaimana permintaan atau pesanan pelanggan dapat terpenuhi dengan barang yang tersedia dalam stok barang. Untuk itu, tingkat pengisian ini penting untuk menjaga keseimbangan dalam manajemen stok barang. Selain itu, tingkat pengisian juga memiliki peran penting lainnya yang akan diuraikan dalam penjelasan berikut:

a. Membangun Reputasi Perusahaan

Ketika perusahaan secara konsisten memenuhi pesanan pelanggan dan mempertahankan tingkat pengisian yang tinggi, maka akan meningkatkan reputasi perusahaan dan membangun kepercayaan pada pelanggan.

Dengan mengelola reorder point dengan baik, perusahaan dapat memastikan stok tersedia tepat waktu, menghindari kekurangan yang dapat merusak reputasi dan kepercayaan pelanggan. Hal ini karena pelanggan cenderung merasa bahwa mereka dapat mengandalkan perusahaan untuk memproses dan mengirimkan pesanan mereka dengan cepat.

b. Mendorong Loyalitas Pelanggan

Tingkat pengisian yang tinggi juga dapat menunjukkan bahwa perusahaan Anda membangun hubungan yang baik dan mempertahankan pelanggan setia. Konsumen yang menganggap suatu perusahaan mampu memproses dan memenuhi pesanan dengan cepat, memungkinkan untuk terus membeli dari perusahaan tersebut. 

c. Memberikan Wawasan Operasional

Mengetahui tingkat pengisian pesanan dapat membantu perusahaan dalam menentukan seberapa efektif proses supply chain beroperasi. Tingkat pengisian yang lebih rendah dapat memberikan lebih banyak wawasan mengenai area proses mana yang memerlukan perbaikan, sehingga perusahaan dapat mengembangkan strategi dengan lebih baik jika memahami metrik ini.

Bagaimana Cara Menghitung Fill Rate?

Cara menghitung rasio pengisian cukup sederhana, yaitu dengan membagi jumlah pesanan yang berhasil dipenuhi dengan total pesanan yang diterima, kemudian mengalikan hasilnya dengan 100%. Secara matematis, rumus fill rate dituliskan sebagai:

Dalam perhitungannya, penting untuk menentukan jangka waktu tertentu seperti harian, mingguan, bulanan, atau bahkan tahunan. Periode ini harus disesuaikan dengan tujuan analisis yang ingin dicapai.

Menghitungnya dalam berbagai periode dapat memberikan informasi yang lebih dalam mengenai kinerja pemenuhan pesanan dan membantu perusahaan untuk mengidentifikasi tren serta potensi masalah dalam manajemen persediaan atau pemenuhan pesanan.

Misalnya, sebuah perusahaan ecommerce menerima 500 pesanan dalam seminggu dan berhasil memenuhi 475 pesanan dengan stok yang tersedia. Maka, untuk menghitungnya, perusahaan dapat menggunakan rumus berikut:

Fill Rate = (Jumlah Pesanan yang Dipenuhi / Jumlah Pesanan yang Diterima) x 100%

Fill Rate = (475 / 500) x 100%

Fill Rate = 95%

Dari perhitungan tersebut, fill rate perusahaan adalah 95%. Artinya, perusahaan berhasil memenuhi 95% dari pesanan yang diterima dalam periode tersebut. Persentase ini dianggap cukup baik, tetapi masih ada ruang untuk perbaikan, terutama terkait dengan 5% pesanan yang tidak dipenuhi.

Sebaiknya, metrik ini dipertimbangkan bersama indikator lain untuk gambaran akurat. Anda dapat menggunakan rumus inventory turnover untuk mengevaluasi frekuensi perputaran stok secara keseluruhan agar tidak terjadi penumpukan barang yang merugikan.

Jenis Metrik Fill Rate yang Umum Digunakan

Terdapat beberapa jenis rasio pengisian yang umum digunakan. Masing-masing dengan fokus yang berbeda untuk mengukur kinerja pemenuhan pesanan pada berbagai aspek. Beberapa jenis tersebut di antaranya adalah:

1. Order Fill Rate

Order fill rate memberikan gambaran tentang efisiensi pemenuhan pesanan secara keseluruhan. Selain metrik ini, perusahaan juga perlu mengukur sell through rate produk untuk mengetahui seberapa cepat barang terjual dibandingkan dengan jumlah stok yang diterima dari pemasok.

2. Line Fill Rate

Line fill rate diperlukan untuk mengukur persentase baris pesanan yang berhasil dipenuhi dari total baris yang dipesan. Ini sering digunakan ketika pesanan terdiri dari berbagai produk atau variasi. Dengan menghitungnya, perusahaan dapat memahami seberapa baik perusahaan dapat memenuhi permintaan untuk setiap item dalam pesanan, bukan hanya total pesanan.

3. Case Fill Rate

Case fill rate mengukur persentase jumlah kemasan produk yang dikirimkan dibandingkan dengan jumlah kemasan yang dipesan. Jenis ini relevan terutama dalam pengiriman produk dalam jumlah besar atau dalam pengemasan tertentu. Sehingga bisa dipastikan pengiriman dilakukan dengan tepat sesuai dengan kebutuhan pelanggan.

4. Warehouse Fill Rate

Metrik ini digunakan sebagai dasar untuk tahu persentase pesanan yang dipenuhi dan dikirim langsung dari gudang perusahaan. Dari metrik ini, perusahaan tahu cara mengevaluasi efisiensi gudang dalam memenuhi pesanan, termasuk ketersediaan stok dan kecepatan pengiriman. Efektivitas ini sangat dipengaruhi oleh strategi inventory allocation di dalam gudang.

5. Vendor Fill Rate

Metrik tersebut mengukur persentase pesanan yang berhasil dipenuhi oleh vendor dibandingkan dengan total vendor yang digunakan. Dengan metrik ini, perusahaan tahu bagaimana kinerja pemasok dalam memenuhi pesanan secara tepat waktu dan dengan kualitas yang sesuai.

Berapa Persentase Fill Rate yang Optimal?

Nilai ideal secara teoritis adalah 100%, yang berarti perusahaan dapat memenuhi setiap pesanan yang diterima. Namun, dalam praktiknya mencapai nilai ini hampir tidak mungkin, karena adanya berbagai faktor eksternal yang mempengaruhi proses pemenuhan.

Sebagian besar perusahaan cenderung memiliki fill rate antara 85% hingga 95%. Meski demikian, nilai yang terlalu tinggi tidak selalu menguntungkan. Andaikan sebuah perusahaan memiliki rasio pengisian mendekati 100%, ada juga kemungkinan mereka memiliki stok yang berlebihan dan tidak mengoptimalkan ruang gudang.

Singkatnya, rasio tinggi belum berarti bagus. Perusahaan sebaiknya melakukan analisis rumus days of inventory agar dapat mengimbangi kecepatan pemenuhan pesanan dengan durasi penyimpanan barang di gudang untuk menghindari kerugian operasional.

Perbedaan Fill Rate dengan Service Level

Fill rate dan service level keduanya mengukur kinerja dalam manajemen persediaan, namun memiliki fokus yang berbeda. Rasio pengisian mengukur persentase pesanan yang dapat dipenuhi dengan tepat waktu dari stok yang tersedia. Semakin tinggi hal tersebut, semakin baik perusahaan dalam memenuhi permintaan pelanggan tanpa kekurangan barang.

Sementara itu, service level mengukur seberapa baik perusahaan dapat memenuhi permintaan pelanggan sesuai dengan tingkat yang telah ditentukan, termasuk ketersediaan barang dan pengiriman tepat waktu. Secara singkat, service level mencakup lebih banyak faktor dibandingkan fill rate, seperti ketepatan waktu pengiriman dan kualitas layanan.

Hubungan Supply Chain dan Fill Rate

Dalam manajemen rantai pasokan, proses produksi dan distribusi harus dioptimalkan untuk memastikan bahwa produk selalu tersedia untuk memenuhi permintaan pasar. Jika ada hambatan dalam supply chain, seperti penundaan dalam pengiriman bahan baku atau masalah dalam manajemen produksi, ini akan menurunkan kepuasan permintaan (demand satisfaction) karena perusahaan tidak dapat memproduksi barang secara cukup.

Oleh karena itu, manajemen rantai pasokan yang efektif sangat penting untuk mempertahankan nilai yang tinggi. Proses produksi itu sendiri dipecah menjadi tugas-tugas spesifik yang dikelola dan dieksekusi di tingkat operasional melalui dokumen work order. Kualitas dan kelancaran penggunaan dokumen ini secara langsung memengaruhi efisiensi eksekusi produksi dan mencegah hambatan di lini depan.

Baca juga: Manfaat Penerapan Supply Chain Management System

Strategi Efektif untuk Meningkatkan Fill Rate

Untuk meningkatkan rasio pengisian, perusahaan perlu fokus pada manajemen inventaris yang efisien, akurasi proses pemesanan, serta komunikasi yang jelas dengan pelanggan. Penggunaan teknologi canggih seperti barcode atau RFID juga dapat membantu meningkatkan akurasi perhitungan.

Implementasi ERP juga bisa menjadi strategi efektif untuk mengelola inventaris dan logistik secara lebih efisien. Berikut akan dijelaskan lebih lanjut masing-masing strategi yang dapat diterapkan oleh perusahaan.

1. Manajemen Inventaris yang Efektif

Manajemen inventaris yang baik dimulai dengan analisis data historis untuk memprediksi permintaan. Langkah ini krusial dalam mengelola biaya inventaris perusahaan agar modal tidak tertanam pada stok mati, namun tetap memastikan barang tersedia saat pelanggan memesan.

Oleh karena itu, permintaan yang akurat penting untuk menghindari kekurangan atau kelebihan stok. Dengan menerapkan metode penilaian persediaan tepat, manajer dapat menghitung nilai stok yang keluar secara sistematis guna mendukung efisiensi pemenuhan pesanan.

2. Akurasi Proses Pemesanan

Peningkatan akurasi pemesanan dapat dicapai dengan memanfaatkan teknologi seperti barcode dan RFID, yang membantu mengurangi kesalahan dalam pemenuhan pesanan. Pelatihan staf yang baik juga sangat penting untuk memastikan bahwa mereka dapat memproses pesanan dengan benar. Sistem verifikasi yang teliti akan memastikan bahwa pesanan yang dikirim sesuai dengan yang dipesan oleh pelanggan.

3. Efisiensi Gudang

Efisiensi gudang ditingkatkan melalui tata letak yang strategis. Selain itu, melakukan proses inventory aging membantu operasional gudang memprioritaskan barang lama untuk segera dikirim, sehingga proses pengambilan dan pengepakan pesanan menjadi lebih terstruktur.

4. Komunikasi yang Jelas dengan Pelanggan

Penting untuk memberikan pelanggan informasi real-time mengenai status pesanan mereka, yang dapat mengurangi ketidakpastian dan meningkatkan kepuasan. Komunikasi yang teratur dan responsif, terutama ketika ada masalah dengan pesanan, juga penting untuk membangun kepercayaan pelanggan.

5. Menggunakan Teknologi ERP

Sistem ERP dapat mengintegrasikan berbagai proses bisnis seperti manajemen inventaris, pemesanan, dan logistik dalam satu platform. Salah satu modul utamanya yakni warehouse management system (WMS) yang mampu memberikan laporan mendalam tentang tingkat pemenuhan pesanan, sehingga perusahaan dapat menentukan apa yang perlu diperbaiki.

Baca juga: 13 Software Inventory Management Terbaik Bisnis 2025

Kesimpulan

Meningkatkan fill rate adalah tujuan penting dalam operasional dan manajemen rantai pasokan perusahaan. Nilai yang tinggi tidak hanya mencerminkan efisiensi operasional dan manajemen inventaris yang baik, tetapi juga untuk memastikan kepuasan pelanggan, retensi, dan profitabilitas bisnis. Sehingga tidak heran jika perusahaan kini mulai mengatur beragam strategi terutama pada proses supply chain untuk meningkatkan nilai ini.

Beberapa di antara strategi tersebut yaitu menjaga hubungan dengan pemasok, optimasi rute pengiriman, penerapan metode JIT, hingga implementasi sistem seperti software inventaris ScaleOcean. Semua strategi ini memerlukan komitmen dan investasi dalam teknologi, kerja sama, dan perencanaan yang efektif. Oleh karena itu, perusahaan perlu berkomunikasi dengan pihak-pihak terkait untuk mensukseskan tujuan tersebut.