Request for Quotation (RFQ): Definisi, Fungsi, dan Cara Buatnya

Proses pengadaan yang tidak efisien dapat menyebabkan pemborosan biaya dan memilih vendor yang kurang tepat. Tanpa sistem yang tepat, memilih produk atau layanan dengan harga terbaik dan kualitas sesuai bisa menjadi tantangan besar bagi perusahaan.

Oleh karena itu, penggunaan Dokumen RFQ (Request for Quotation) dapat mengatasi masalah ini, dengan memberikan kerangka kerja yang jelas untuk mendapatkan penawaran harga yang kompetitif dan sesuai dengan kebutuhan.

Dengan RFQ, perusahaan dapat memastikan keputusan pengadaan yang lebih strategis dan mengurangi biaya operasional secara signifikan. Pada artikel ini, kami akan membahas tahapan pembuatan RFQ yang efektif, serta alat yang dapat digunakan untuk mengoptimalkan proses penyusunannya.

Key Takeaways

• Request for quotation (RFQ) adalah dokumen pengadaan yang digunakan untuk meminta penawaran harga dari beberapa vendor atas produk atau layanan dengan spesifikasi yang sudah jelas.
• Fungsi RFQ mencakup mempermudah pengadaan, mengurangi potensi risiko, membandingkan vendor, meminta penawaran harga, dan memastikan kepatuhan serta kesesuaian.
• Cara membuat RFQ meliputi tahapan menyusun dokumen, mengirim dokumen, menerima evaluasi harga dari penyedia, memilih pemasok yang sesuai, melakukan negosiasi.
• Software procurement ScaleOcean mengotomasi penyusunan dokumen RFQ untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi proses pengadaan.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Request of Quotation?

RFQ (Request for Quotation) adalah dokumen yang digunakan dalam proses pengadaan untuk meminta penawaran harga dan ketentuan pembayaran dari pemasok (vendor) terkait barang atau jasa tertentu. Proses ini membantu perusahaan membandingkan harga secara langsung dan memilih penawaran paling kompetitif.

Ketika segala hal yang diperlukan perusahaan telah ditentukan, maka tahapan logis selanjutnya adalah menyusun dokumen request for quotation. Dokumen tersebut kemudian diserahkan kepada beberapa pemasok potensial untuk menawarkan harga kepada bisnis. Masing-masing penawaran kemudian dapat dibandingkan untuk menentukan harga dan kualitas terbaik sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Berbeda dari RFP, RFQ digunakan saat kebutuhan sudah jelas dan perusahaan hanya memerlukan penawaran harga spesifik atas produk atau layanan tertentu. RFQ menitikberatkan pada aspek biaya dan volume pembelian, sedangkan RFP digunakan untuk kebutuhan yang lebih kompleks dan strategis.

2. Fungsi dan Manfaat Request of Quotation

Dengan memanfaatkan strategi dan metode pengadaan berikut, perusahaan tidak hanya dapat mempercepat waktu pengadaan, tetapi juga memperoleh manfaat lainnya seperti membandingkan harga dan memastikan kesesuaian produk. Berikut adalah penjelasan lebih lengkapnya:

a. Mempermudah Proses Pengadaan

RFQ membuat proses pengadaan lebih terstruktur. Penyedia jasa atau barang yang menerima RFQ dapat memberikan penawaran yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, sehingga proses evaluasi dan pemilihan vendor dapat dilakukan dengan lebih mudah dan terorganisir. Sistem procurement memfasilitasi seluruh proses ini dengan cara yang lebih efisien dan transparan.

b. Mengurangi Potensi Risiko dalam Pengadaan

Dengan mendetailkan persyaratan dan spesifikasi produk atau layanan dalam RFQ, perusahaan dapat mengurangi risiko terkait ketidaksesuaian barang atau jasa yang diterima. Proses ini memastikan bahwa vendor yang dipilih memenuhi peran procurement dalam SCM yang telah ditetapkan.

c. Meminta Penawaran Harga

RFQ digunakan untuk mengirimkan permintaan harga resmi kepada beberapa vendor untuk produk atau layanan yang telah terdefinisi dengan jelas. Setelah vendor memberikan penawaran, perusahaan akan meninjau dan mengevaluasi setiap rincian yang diajukan.

Jika penawaran dianggap sesuai, perusahaan kemudian menerbitkan surat purchase order kepada vendor terpilih sebagai tanda resmi persetujuan pembelian. Proses ini memberikan perusahaan akses langsung ke penawaran harga dan membantu mereka memilih opsi terbaik berdasarkan biaya serta kualitas yang ditawarkan oleh vendor.

d. Membandingkan Vendor

Dengan RFQ, perusahaan dapat dengan mudah membandingkan harga dan layanan dari beberapa vendor untuk produk atau jasa yang sama. Hal ini membantu dalam pengambilan keputusan yang lebih transparan dan efektif, serta memungkinkan pemilihan vendor yang menawarkan nilai terbaik sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

e. Fokus pada Harga

RFQ ideal digunakan ketika spesifikasi produk atau layanan sudah jelas dan standar, sehingga perusahaan dapat lebih fokus pada perbandingan harga. Karena RFQ bertujuan untuk mendapatkan harga terbaik, proses ini sangat efisien bagi perusahaan yang memprioritaskan pengelolaan biaya dalam pengadaan barang atau jasa.

f. Mendapatkan Kepatuhan

RFQ memastikan vendor memenuhi standar dan kewajiban hukum yang relevan. Melalui proses seleksi yang jelas dan persyaratan yang terperinci, RFQ membantu perusahaan memilih vendor yang dapat memenuhi ketentuan kontrak dan regulasi yang berlaku, sehingga memastikan kesesuaian produk atau layanan yang diterima.

g. Memastikan Kesesuaian Penyedia dengan Kebutuhan

Dokumen RFQ memastikan bahwa semua vendor memberikan penawaran berdasarkan spesifikasi yang sama. Hal memberikan jaminan bahwa barang atau jasa yang diterima memenuhi kriteria yang telah ditetapkan dalam surat permintaan barang, menghindari kesalahan atau ketidaksesuaian dalam pengadaan.

3. Informasi yang Umumnya Tercantum dalam RFQ

Dalam dokumen RFQ (Request for Quotation), terdapat beberapa informasi penting yang perlu dicantumkan untuk memberikan gambaran yang jelas tentang kebutuhan pengadaan. Berikut adalah informasi yang biasanya ada dalam RFQ:

• Informasi Pembeli: Mencakup nama, alamat, dan kontak yang diperlukan untuk komunikasi dengan pemasok.
• Harga per Item: Bagian ini mencantumkan harga satuan setiap produk atau layanan agar pembeli dapat membandingkan penawaran dari vendor dan menentukan pilihan paling sesuai dengan anggaran.
• Spesifikasi Produk atau Layanan yang Dibutuhkan: Menjelaskan detail teknis, jenis, dan kualitas produk yang diminta agar vendor dapat memberikan penawaran yang akurat dan sesuai kebutuhan perusahaan.
• Syarat Pembayaran: Berisi ketentuan metode, waktu, dan skema pembayaran untuk menjaga kejelasan transaksi dan membantu pengelolaan arus kas perusahaan.
• Durasi Kontrak atau Pengiriman: Menentukan tenggat waktu pengiriman atau masa kontrak agar vendor dapat menyesuaikan jadwal produksi dan memastikan proyek berjalan tepat waktu.

4. Cara Membuat Dokumen RFQ

Setelah memahami fungsi dan pentingnya RFQ, langkah berikutnya adalah mengetahui cara menyusun dokumen RFQ yang tepat. Proses ini dimulai dengan menyusun dokumen yang mencakup spesifikasi produk atau layanan yang dibutuhkan, serta ketentuan pengiriman dan pembayaran. Berikut adalah penjelasan lengkap mengenai tahapan pembuatan dokumen RFQ yang efektif:

a. Menyusunan Dokumen RFQ

Proses pertama adalah menyusun dokumen request for quotation yang jelas dan terperinci. Dokumen ini harus mencakup spesifikasi produk atau layanan yang dibutuhkan, jumlah, kualitas, serta ketentuan pengiriman dan pembayaran yang diharapkan. Pastikan bahwa seluruh informasi yang relevan dicantumkan agar vendor dapat memberikan penawaran yang tepat.

b. Mendistribusikan Dokumen kepada Beberapa Vendor

Setelah dokumen RFQ disusun, distribusikan ke beberapa vendor potensial yang sesuai dengan kebutuhan. Hal ini memastikan bahwa Anda mendapatkan beberapa pilihan penawaran dari berbagai pemasok, yang memungkinkan untuk perbandingan harga dan kuantitas pesanan minimal yang lebih baik.

c. Penerimaan dan Evaluasi Penawaran Harga

Langkah selanjutnya adalah melakukan evaluasi terhadap penawaran yang diterima. Perhatikan aspek harga, kualitas, ketepatan waktu pengiriman, serta layanan purna jual yang ditawarkan. Evaluasi ini membantu untuk memutuskan pemasok mana yang paling sesuai dengan kebutuhan dan anggaran perusahaan.

d. Memilih Pemasok Optimal

Berdasarkan hasil evaluasi, pilih pemasok yang menawarkan solusi terbaik. Pemilihan ini harus didasarkan pada berbagai faktor, tidak hanya harga, tetapi juga kemampuan untuk memenuhi kebutuhan kualitas dan pengiriman yang tepat waktu, serta kapasitas layanan purna jual.

e. Melakukan Negosiasi dan Penyusunan Kontrak

Setelah memilih pemasok optimal, lakukan negosiasi terkait harga akhir, syarat pembayaran, dan ketentuan lainnya. Setelah kesepakatan tercapai, susun kontrak formal yang jelas mengatur hak dan kewajiban kedua pihak untuk memastikan hubungan kerja sama yang saling menguntungkan. Ketika perusahaan ingin membayar harga yang telah disetujui, maka dapat disusun juga sebuah procure to payment.

5. Kapan Sebaiknya RFQ Digunakan?

RFQ umumnya digunakan ketika perusahaan sudah mengetahui dengan pasti kebutuhan barang atau jasanya. Melalui proses ini, perusahaan dapat membandingkan penawaran harga dari berbagai vendor untuk mendapatkan pilihan terbaik. Berikut adalah beberapa kondisi di mana RFQ sebaiknya digunakan:

a. Saat Produk atau Layanan yang Diinginkan Sudah Jelas

RFQ digunakan ketika perusahaan memiliki pemahaman yang jelas mengenai produk atau layanan yang dibutuhkan, termasuk jumlah dan spesifikasi yang diperlukan. Dengan RFQ, perusahaan dapat meminta penawaran harga dari vendor untuk produk yang sudah terdefinisi dengan baik.

Dalam industri perhotelan, proses purchasing di hotel umumnya menggunakan RFQ untuk pengadaan barang yang spesifik dan berulang, seperti linen, amenities, serta kebutuhan dapur. Pendekatan ini memastikan konsistensi kualitas produk, efisiensi waktu pemesanan, dan pengendalian biaya operasional yang lebih baik.

b. Membandingkan Harga Produk Standar

RFQ cocok digunakan ketika perusahaan ingin membandingkan harga produk yang memiliki spesifikasi jelas dan tidak memerlukan solusi kompleks. Produk yang standar dan mudah diidentifikasi memungkinkan perusahaan untuk fokus pada perbandingan harga antar vendor tanpa banyak variabel lainnya.

c. Untuk Kebutuhan Pengadaan yang Berulang atau Rutin

RFQ juga digunakan dalam pengadaan barang atau jasa yang dilakukan secara berulang atau rutin. Untuk pengadaan yang sering terjadi, seperti pesanan pembelian bahan baku atau peralatan kantor, RFQ memudahkan perusahaan untuk mendapatkan harga yang konsisten dan memastikan pengadaan berjalan tanpa perubahan harga signifikan.

Selain itu, faktur pembelian barang berperan penting dalam memastikan konsistensi dan akurasi setiap transaksi pengadaan rutin. Dengan pengelolaan faktur pembelian barang yang tertib, perusahaan dapat menjaga efisiensi proses pengadaan berulang.

6. Cara Meningkatkan Efisiensi Proses RFQ

Proses RFQ yang efektif dapat membantu perusahaan mendapatkan penawaran terbaik dari vendor, sekaligus menghindari risiko pemborosan biaya dan keterlambatan. Untuk mendapatkan hasil pengadaan yang optimal, berikut beberapa langkah yang dapat Anda terapkan dalam mengelola RFQ.

a. Penentuan Kebutuhan yang Jelas dan Spesifik

Keberhasilan RFQ bergantung pada seberapa rinci dokumen yang Anda buat. Pastikan semua spesifikasi barang atau jasa, termasuk dimensi teknis, volume, dan syarat pembayaran, tercantum dengan jelas. Dokumen yang komprehensif memudahkan vendor memahami kebutuhan Anda, sehingga mereka dapat memberikan penawaran yang tepat tanpa perlu klarifikasi ulang, seperti yang tercantum dalam RAB pengadaan barang.

b. Pemanfaatan Teknologi dan Otomatisasi

Menggunakan sistem digital seperti e-purchasing atau software ERP dapat mempercepat proses pengadaan. Platform otomatis memungkinkan pengiriman permintaan penawaran ke banyak vendor sekaligus, mengurangi kesalahan manusia, dan mempermudah perbandingan harga antar penawaran.

c. Penetapan Tenggat Waktu yang Realistis

Memberikan tenggat waktu yang cukup bagi vendor untuk menyiapkan penawaran mereka sangat penting. Waktu yang wajar memungkinkan mereka untuk menghitung biaya secara lebih cermat, menghasilkan penawaran yang lebih kompetitif, dan memastikan jadwal pengadaan tetap sesuai rencana proyek.

d. Membangun Komunikasi Aktif dengan Vendor

Jalin komunikasi yang terbuka dan responsif dengan vendor. Memberikan penjelasan atau klarifikasi dengan cepat akan membantu memperlancar negosiasi, mengurangi kesalahpahaman, dan membangun kepercayaan antara perusahaan dan pemasok.

e. Melibatkan Tim yang Kompeten

Libatkan tim dengan keahlian yang relevan untuk memastikan evaluasi penawaran berjalan dengan efektif. Tim yang kompeten dapat menganalisis aspek teknis dan komersial dengan lebih mendalam, sehingga keputusan yang diambil tidak hanya berdasarkan harga, tetapi juga kualitas dan kesesuaian dengan kebutuhan perusahaan.

f. Evaluasi dengan Kriteria Objektif

Gunakan kriteria penilaian yang objektif dan terukur, seperti harga, kualitas produk, reputasi vendor, dan layanan purna jual. Dengan pendekatan ini, perbandingan antar vendor menjadi lebih adil, membantu Anda membuat keputusan yang mendukung kelancaran operasional bisnis.

7. Optimalkan Proses Pembuatan RFQ dengan Software Procurement ScaleOcean

Penyusunan dokumen RFP yang optimal sangat penting untuk memastikan proses pengadaan barang atau jasa berjalan dengan baik. Oleh karena itu, banyak perusahaan memilih untuk menggunakan sistem procurement terbaik guna mengoptimalkan pembuatan dan pengelolaan dokumen pengadaan.

Software Procurement ScaleOcean adalah solusi ERP yang mengotomatisasi dan mengintegrasikan seluruh proses pengadaan, mulai dari pembuatan RFQ, evaluasi vendor, hingga penerimaan barang dan pembayaran. Dengan fitur canggih, ScaleOcean mengurangi kesalahan manual serta meningkatkan transparansi dan akurasi pengadaan.

Sistem ini dapat mempercepat pembuatan RFQ dan pengolahan data vendor. Fitur evaluasi vendor otomatis memudahkan pemilihan mitra terbaik berdasarkan harga, kualitas, dan ketepatan waktu. Selain itu, ScaleOcean memberikan visibilitas penuh terhadap proses pengadaan untuk mendukung pengelolaan anggaran yang lebih baik.

Tersedia berbagai fitur dan modul yang dapat diakses melalui demo gratis untuk meningkatkan efisiensi pengadaan secara menyeluruh. Berikut adalah beberapa contoh fitur tersebut.

• Pembuatan RFQ Otomatis: Membuat dokumen RFQ secara otomatis menggunakan template yang dapat disesuaikan sesuai kebutuhan produk atau layanan.
• Manajemen Vendor dan Kontak: Mengelola daftar vendor dan kontak dengan efisien, memastikan RFQ dikirimkan kepada vendor yang relevan.
• Pengaturan Kriteria Evaluasi: Menetapkan kriteria evaluasi yang jelas dalam RFQ untuk memilih vendor berdasarkan harga, kualitas, dan persyaratan lainnya.
• Penyimpanan dan Akses Sejarah RFQ: Mengarsipkan RFQ masa lalu untuk akses mudah, mendukung analisis dan referensi di masa depan.
• Perbandingan dan Analisis Penawaran: Mempermudah perbandingan penawaran vendor untuk memilih yang terbaik berdasarkan kebutuhan dan anggaran.

Baca juga: 15 Rekomendasi Vendor Management System (VMS) Terbaik 2025

8. Kesimpulan

Dokumen RFQ (Request for Quotation) adalah permintaan resmi dari perusahaan kepada calon pemasok untuk mendapatkan penawaran harga, kualitas, dan syarat pengiriman guna memilih vendor yang efisien dan kompetitif. Dokumen ini membantu perusahaan memastikan harga yang kompetitif dan kualitas sesuai kebutuhan, sambil menjaga transparansi dan efisiensi dalam pengambilan keputusan pengadaan.