Request for Quotation (RFQ): Arti, Fungsi, dan Cara Buatnya

Dokumen RFQ (Request for quotation) merupakan elemen penting dalam proses pengadaan yang membantu perusahaan dalam mendapatkan penawaran harga terbaik dari vendor. Dengan RFQ, perusahaan dapat memastikan bahwa produk atau layanan yang mereka butuhkan diperoleh dengan harga yang kompetitif dan kualitas yang sesuai.

Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengambil keputusan lebih strategis, serta menurunkan biaya operasionalnya secara menyeluruh. Untuk membantu Anda menyusun dokumen RFQ dengan lebih optimal, kami akan membahas secara mendalam tentang request for quotation, tahapan pembuatannya, serta alat yang dapat digunakan untuk mengoptimalkan proses penyusunan!

Key Takeaways

• Request for quotation (RFQ) adalah dokumen pengadaan yang digunakan untuk meminta penawaran harga dari beberapa vendor atas produk atau layanan dengan spesifikasi yang sudah jelas.
• Fungsi RFQ mencakup mempermudah pengadaan, mengurangi potensi risiko, membandingkan vendor, meminta penawaran harga, dan memastikan kepatuhan serta kesesuaian.
• Cara membuat RFQ meliputi tahapan menyusun dokumen, mengirim dokumen, menerima evaluasi harga dari penyedia, memilih pemasok yang sesuai, melakukan negosiasi.
• Optimalkan proses penyusunan dokumen RFQ dengan software procurement ScaleOcean.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Request of Quotation?

RFQ (Request for Quotation) adalah dokumen yang digunakan dalam proses pengadaan untuk meminta penawaran harga dari berbagai pemasok atau vendor untuk produk atau layanan yang spesifik dan sudah jelas. Proses ini membantu perusahaan membandingkan harga secara langsung dan memilih penawaran paling kompetitif.

Ketika segala hal yang diperlukan perusahaan telah ditentukan, maka tahapan logis selanjutnya adalah menyusun dokumen request for quotation. Dokumen tersebut kemudian diserahkan kepada beberapa pemasok potensial untuk menawarkan harga kepada bisnis. Masing-masing penawaran kemudian dapat dibandingkan untuk menentukan harga dan kualitas terbaik sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Berbeda dari RFP, RFQ digunakan saat kebutuhan sudah jelas dan perusahaan hanya memerlukan penawaran harga spesifik atas produk atau layanan tertentu. RFQ menitikberatkan pada aspek biaya dan volume pembelian, sedangkan RFP digunakan untuk kebutuhan yang lebih kompleks dan strategis.

2. Tahapan Penggunaan RFQ dalam Proses Bisnis

Proses penggunaan RFQ (Request for Quotation) dimulai dengan penyusunan dokumen oleh pihak pembeli (buyer). RFQ ini disusun berdasarkan kebutuhan spesifik dan rencana anggaran pengadaan yang telah ditentukan. Setelah itu, dokumen RFQ dikirimkan kepada beberapa vendor potensial yang dapat memenuhi permintaan tersebut.

Pada tahap ini, tidak ada ikatan kontrak antara pembeli dan vendor, memberikan fleksibilitas bagi pembeli untuk mengajukan RFQ ke beberapa penyedia. Hal ini memungkinkan buyer untuk mendapatkan penawaran yang lebih kompetitif dan memilih vendor yang dapat memberikan nilai terbaik berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan.

Vendor yang tertarik untuk memenuhi permintaan RFQ akan merespons dengan mengirimkan proposal atau penawaran harga. Penawaran ini mencakup harga, spesifikasi produk, serta syarat dan ketentuan yang relevan dengan pengadaan barang atau jasa.

Setelah menerima surat penawaran dari beberapa vendor, pihak buyer melakukan evaluasi mendalam untuk membandingkan setiap proposal. Evaluasi ini mencakup analisis harga, kualitas produk, serta syarat lainnya untuk memastikan bahwa penawaran yang dipilih memenuhi standar perusahaan dan anggaran yang telah disiapkan.

Setelah tahap evaluasi selesai dan vendor yang tepat dipilih, dokumen RFQ akan digantikan dengan dokumen pengadaan yang lebih rinci. Dokumen ini berisi spesifikasi akhir dan ketentuan yang disepakati, yang akan melanjutkan ke tahap pengadaan.

Proses RFQ ini memastikan pengadaan barang atau jasa dilakukan secara efisien, transparan, dan sesuai anggaran yang telah ditentukan. Penggunaan RFQ membantu perusahaan membuat keputusan pengadaan yang terinformasi, meminimalkan risiko, dan memastikan kualitas yang konsisten dalam pengadaan barang atau layanan.

3. Fungsi RFQ dalam Manajemen Proses Pengadaan

Dengan memanfaatkan strategi dan metode pengadaan berikut, perusahaan tidak hanya dapat mempercepat waktu pengadaan, tetapi juga memperoleh manfaat lainnya seperti membandingkan harga dan memastikan kesesuaian produk. Berikut adalah penjelasan lebih lengkapnya:

a. Mempermudah Proses Pengadaan

RFQ membuat proses pengadaan lebih terstruktur. Penyedia jasa atau barang yang menerima RFQ dapat memberikan penawaran yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, sehingga proses evaluasi dan pemilihan vendor dapat dilakukan dengan lebih mudah dan terorganisir. Sistem procurement memfasilitasi seluruh proses ini dengan cara yang lebih efisien dan transparan.

b. Mengurangi Potensi Risiko dalam Pengadaan

Dengan mendetailkan persyaratan dan spesifikasi produk atau layanan dalam RFQ, perusahaan dapat mengurangi risiko terkait ketidaksesuaian barang atau jasa yang diterima. Proses ini memastikan bahwa vendor yang dipilih memenuhi peran procurement dalam SCM yang telah ditetapkan.

c. Meminta Penawaran Harga

RFQ digunakan untuk mengirimkan permintaan harga resmi kepada beberapa vendor untuk produk atau layanan yang telah terdefinisi dengan jelas. Setelah vendor memberikan penawaran, perusahaan akan meninjau dan mengevaluasi setiap rincian yang diajukan.

Jika penawaran dianggap sesuai, perusahaan kemudian menerbitkan surat purchase order kepada vendor terpilih sebagai tanda resmi persetujuan pembelian. Proses ini memberikan perusahaan akses langsung ke penawaran harga dan membantu mereka memilih opsi terbaik berdasarkan biaya serta kualitas yang ditawarkan oleh vendor.

d. Membandingkan Vendor

Dengan RFQ, perusahaan dapat dengan mudah membandingkan harga dan layanan dari beberapa vendor untuk produk atau jasa yang sama. Hal ini membantu dalam pengambilan keputusan yang lebih transparan dan efektif, serta memungkinkan pemilihan vendor yang menawarkan nilai terbaik sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

e. Fokus pada Harga

RFQ ideal digunakan ketika spesifikasi produk atau layanan sudah jelas dan standar, sehingga perusahaan dapat lebih fokus pada perbandingan harga. Karena RFQ bertujuan untuk mendapatkan harga terbaik, proses ini sangat efisien bagi perusahaan yang memprioritaskan pengelolaan biaya dalam pengadaan barang atau jasa.

f. Mendapatkan Kepatuhan

RFQ memastikan vendor memenuhi standar dan kewajiban hukum yang relevan. Melalui proses seleksi yang jelas dan persyaratan yang terperinci, RFQ membantu perusahaan memilih vendor yang dapat memenuhi ketentuan kontrak dan regulasi yang berlaku, sehingga memastikan kesesuaian produk atau layanan yang diterima.

g. Memastikan Kesesuaian Penyedia dengan Kebutuhan

Dokumen RFQ memastikan bahwa semua vendor memberikan penawaran berdasarkan spesifikasi yang sama. Hal memberikan jaminan bahwa barang atau jasa yang diterima memenuhi kriteria yang telah ditetapkan dalam surat permintaan barang, menghindari kesalahan atau ketidaksesuaian dalam pengadaan.

4. Kapan Sebaiknya RFQ Digunakan?

RFQ umumnya digunakan ketika perusahaan sudah mengetahui dengan pasti kebutuhan barang atau jasanya. Melalui proses ini, perusahaan dapat membandingkan penawaran harga dari berbagai vendor untuk mendapatkan pilihan terbaik. Berikut adalah beberapa kondisi di mana RFQ sebaiknya digunakan:

a. Saat Produk atau Layanan yang Diinginkan Sudah Jelas

RFQ digunakan ketika perusahaan memiliki pemahaman yang jelas mengenai produk atau layanan yang dibutuhkan, termasuk jumlah dan spesifikasi yang diperlukan. Dengan RFQ, perusahaan dapat meminta penawaran harga dari vendor untuk produk yang sudah terdefinisi dengan baik.

Dalam industri perhotelan, proses purchasing di hotel umumnya menggunakan RFQ untuk pengadaan barang yang spesifik dan berulang, seperti linen, amenities, serta kebutuhan dapur. Pendekatan ini memastikan konsistensi kualitas produk, efisiensi waktu pemesanan, dan pengendalian biaya operasional yang lebih baik.

b. Membandingkan Harga Produk Standar

RFQ cocok digunakan ketika perusahaan ingin membandingkan harga produk yang memiliki spesifikasi jelas dan tidak memerlukan solusi kompleks. Produk yang standar dan mudah diidentifikasi memungkinkan perusahaan untuk fokus pada perbandingan harga antar vendor tanpa banyak variabel lainnya.

c. Untuk Kebutuhan Pengadaan yang Berulang atau Rutin

RFQ juga digunakan dalam pengadaan barang atau jasa yang dilakukan secara berulang atau rutin. Untuk pengadaan yang sering terjadi, seperti pesanan pembelian bahan baku atau peralatan kantor, RFQ memudahkan perusahaan untuk mendapatkan harga yang konsisten dan memastikan pengadaan berjalan tanpa perubahan harga signifikan.

Selain itu, faktur pembelian barang berperan penting dalam memastikan konsistensi dan akurasi setiap transaksi pengadaan rutin. Dengan pengelolaan faktur pembelian barang yang tertib, perusahaan dapat menjaga efisiensi proses pengadaan berulang.

5. Informasi yang Umumnya Tercantum dalam RFQ

Dalam dokumen RFQ (Request for Quotation), terdapat beberapa informasi penting yang perlu dicantumkan untuk memberikan gambaran yang jelas tentang kebutuhan pengadaan. Berikut adalah informasi yang biasanya ada dalam RFQ:

• Harga per Item: Bagian ini mencantumkan harga satuan setiap produk atau layanan agar pembeli dapat membandingkan penawaran dari vendor dan menentukan pilihan paling sesuai dengan anggaran.
• Spesifikasi Produk atau Layanan yang Dibutuhkan: Menjelaskan detail teknis, jenis, dan kualitas produk yang diminta agar vendor dapat memberikan penawaran yang akurat dan sesuai kebutuhan perusahaan.
• Syarat Pembayaran: Berisi ketentuan metode, waktu, dan skema pembayaran untuk menjaga kejelasan transaksi dan membantu pengelolaan arus kas perusahaan.
• Durasi Kontrak atau Pengiriman: Menentukan tenggat waktu pengiriman atau masa kontrak agar vendor dapat menyesuaikan jadwal produksi dan memastikan proyek berjalan tepat waktu.

6. Cara Membuat Dokumen RFQ

Setelah memahami fungsi dan pentingnya RFQ, langkah berikutnya adalah mengetahui cara menyusun dokumen RFQ yang tepat. Proses ini dimulai dengan menyusun dokumen yang mencakup spesifikasi produk atau layanan yang dibutuhkan, serta ketentuan pengiriman dan pembayaran. Berikut adalah penjelasan lengkap mengenai tahapan pembuatan dokumen RFQ yang efektif:

a. Menyusunan Dokumen RFQ

Proses pertama adalah menyusun dokumen request for quotation yang jelas dan terperinci. Dokumen ini harus mencakup spesifikasi produk atau layanan yang dibutuhkan, jumlah, kualitas, serta ketentuan pengiriman dan pembayaran yang diharapkan. Pastikan bahwa seluruh informasi yang relevan dicantumkan agar vendor dapat memberikan penawaran yang tepat.

b. Mendistribusikan Dokumen kepada Beberapa Vendor

Setelah dokumen RFQ disusun, distribusikan ke beberapa vendor potensial yang sesuai dengan kebutuhan. Hal ini memastikan bahwa Anda mendapatkan beberapa pilihan penawaran dari berbagai pemasok, yang memungkinkan untuk perbandingan harga dan kuantitas pesanan minimal yang lebih baik.

c. Penerimaan dan Evaluasi Penawaran Harga

Langkah selanjutnya adalah melakukan evaluasi terhadap penawaran yang diterima. Perhatikan aspek harga, kualitas, ketepatan waktu pengiriman, serta layanan purna jual yang ditawarkan. Evaluasi ini membantu untuk memutuskan pemasok mana yang paling sesuai dengan kebutuhan dan anggaran perusahaan.

d. Memilih Pemasok Optimal

Berdasarkan hasil evaluasi, pilih pemasok yang menawarkan solusi terbaik. Pemilihan ini harus didasarkan pada berbagai faktor, tidak hanya harga, tetapi juga kemampuan untuk memenuhi kebutuhan kualitas dan pengiriman yang tepat waktu, serta kapasitas layanan purna jual.

e. Melakukan Negosiasi dan Penyusunan Kontrak

Setelah memilih pemasok optimal, lakukan negosiasi terkait harga akhir, syarat pembayaran, dan ketentuan lainnya. Setelah kesepakatan tercapai, susun kontrak formal yang jelas mengatur hak dan kewajiban kedua pihak untuk memastikan hubungan kerja sama yang saling menguntungkan. Ketika perusahaan ingin membayar harga yang telah disetujui, maka dapat disusun juga sebuah procure to payment.

7. Optimalkan Proses Pembuatan RFQ dengan Software Procurement ScaleOcean

Penyusunan dokumen RFP yang optimal sangat penting untuk menjamin proses pengadaan baranga atau jasa yang optimal. Oleh karena itu, maka tidak mengherankan bila perusahaan memilih untuk menerapkan sistem procurement terbaik untuk mengoptimalkan proses pembuatan dan pengelolaan dokumen pengadaan.

Sistem tersebut adalah software procurement ScaleOcean, yang telah dibangun dan dioptimalkan berulang kali sesuai dengan praktik bisnis dan industri terbaik di dunia. Bisnis dan pihak lain yang berwenang juga dapat melakukan akses secara bersamaan dikarenakan fitur unlimited user yang terintegrasi ke dalam perangkat lunaknya.

Terdapat juga jumlah besar fitur dan modulnya yang dapat diakses melalui demo gratisnya terlebih dahulu. Berikut adalah beberapa contoh fitur yang dimaksud yang mampu meningkatkan efisiensi proses pengadaan secara menyeluruh:

• Pembuatan RFQ Otomatis: Membantu dalam pembuatan dokumen RFQ secara otomatis dengan template yang mudah disesuaikan sesuai kebutuhan dan spesifikasi produk atau layanan yang diinginkan.
• Manajemen Vendor dan Daftar Kontak: Memfasilitasi pengelolaan daftar vendor dan kontak terkait, memungkinkan pengiriman RFQ kepada vendor yang relevan secara efisien.
• Pengaturan Kriteria Evaluasi: Memungkinkan penetapan kriteria evaluasi yang jelas dalam RFQ untuk membantu dalam pemilihan vendor berdasarkan harga, kualitas, dan persyaratan lainnya.
• Penyimpanan dan Akses Sejarah RFQ: Menyediakan arsip RFQ yang dapat diakses kapan saja, memungkinkan untuk melacak dokumen pengadaan masa lalu untuk analisis dan referensi di masa mendatang.
• Analisis dan Perbandingan Penawaran: Menyediakan perbandingan penawaran vendor yang mudah dilakukan setelah menerima berbagai proposal, membantu untuk memilih vendor yang terbaik berdasarkan kebutuhan dan anggaran.

Baca juga: 15 Rekomendasi Vendor Management System (VMS) Terbaik 2025

8. Kesimpulan

Dokumen RFQ berfungsi sebagai alat yang sangat penting dalam proses pengadaan barang atau jasa. Dengan RFQ, perusahaan dapat memastikan mendapatkan harga yang kompetitif dan kualitas yang sesuai dengan kebutuhan, sambil menjaga transparansi dan efisiensi dalam pengambilan keputusan pengadaan.