Purchase Decision Adalah: Arti dan Dampaknya bagi Bisnis

Pengambilan keputusan pembelian di perusahaan sering kali melibatkan banyak pertimbangan, seperti pemilihan pemasok yang tepat dan faktor-faktor seperti kualitas, harga, serta reputasi. Keputusan ini tidak hanya mempengaruhi biaya, tetapi juga kemitraan jangka panjang dengan pemasok.

Solusi untuk masalah ini adalah dengan menerapkan proses pengambilan keputusan yang lebih terstruktur. Dengan memahami tahapan dalam pengambilan keputusan dan faktor-faktor kunci, perusahaan dapat memilih pemasok yang lebih sesuai dan mengoptimalkan biaya serta kualitas.

Artikel ini akan membahas pengertian serta tahapan dalam pengambilan keputusan pembelian yang penting bagi perusahaan. Selain itu, artikel ini juga akan mengulas faktor-faktor kunci yang perlu dipertimbangkan untuk membuat keputusan yang lebih tepat dan meningkatkan efisiensi operasional.

Key Takeaways

• Purchase decision adalah tahap akhir dalam proses pembelian yang melibatkan pertimbangan berbagai faktor sebelum membuat keputusan akhir.
• Langkah-langkah dalam purchase decision dimulai dari merumuskan kebutuhan, pencarian informasi, evaluasi alternatif, keputusan pembelian, dan evaluasi pasca-pembelian.
• Proses purchase decision berdampak pada efisiensi pengadaan, biaya produksi, serta hubungan jangka panjang dengan pemasok yang tepat.
• Software Purchasing Mangement ScaleOcean membantu mengoptimalkan pengambilan keputusan pembelian dengan fitur analisis pengeluaran, dan menotifikasi ketika stok menipis.

Coba Demo Gratis!

Apa itu Purchase Decision?

Purchase decision adalah langkah terakhir dalam proses pengambilan keputusan pembelian, di mana tim purchasing memilih produk atau layanan tertentu. Tahap ini mengikuti pengenalan kebutuhan, pencarian informasi, dan evaluasi alternatif, dan dipengaruhi oleh faktor internal serta kondisi pasar yang berubah.

Bagi perusahaan, purchase decision bukan sekadar memilih barang atau layanan. Fase ini adalah proses strategis yang melibatkan banyak pertimbangan, mulai dari kualitas produk, harga, hingga keuntungan yang akan didapatkan.

Setiap keputusan pembelian harus mempertimbangkan tidak hanya faktor biaya, tetapi juga dampaknya terhadap operasi dan tujuan jangka panjang perusahaan. Proses ini membutuhkan riset yang matang dari tim purchasing untuk memastikan keputusan yang diambil tepat dan menguntungkan.

Dengan mempertimbangkan berbagai faktor seperti reputasi pemasok, stabilitas keuangan, dan kemampuan beradaptasi dengan perubahan pasar, perusahaan dapat membuat keputusan yang lebih tepat. Hal ini membantu mengurangi risiko yang mungkin terjadi dan meningkatkan efisiensi dalam pengadaan barang dan jasa.

Langkah-langkah dalam Proses Purchase Decision

Proses pengambilan keputusan pembelian tidaklah linier dan melibatkan beberapa tahapan yang penting untuk dipahami oleh tim purchasing. Setiap langkah memiliki peranannya tersendiri dalam memastikan keputusan yang diambil sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Berikut adalah langkah-langkah utama dalam proses pengambilan keputusan pembelian:

1. Merumuskan Kebutuhan

Proses pengambilan keputusan pembelian dimulai dengan menganalisa kebutuhan, di mana perusahaan menyadari adanya kekurangan atau kebutuhan yang harus segera dipenuhi. Hal ini bisa muncul dari permintaan produksi yang meningkat, atau kebutuhan mendesak untuk mengganti peralatan yang sudah usang.

Setelah kebutuhan teridentifikasi, tim purchasing akan menyusun prioritas berdasarkan urgensi dan dampak terhadap operasi perusahaan. Tahap ini menjadi dasar bagi perusahaan untuk menerbitkan surat pesanan pembelian sebagai tindak lanjut dari hasil analisis kebutuhan.

Dokumen resmi ini berfungsi untuk mengonfirmasi keputusan pembelian kepada pemasok sekaligus memastikan kesepakatan transaksi tercatat dengan jelas dan sah secara administratif. Pengakuan yang jelas akan memastikan bahwa keputusan pembelian yang diambil relevan dengan tujuan bisnis jangka panjang dan tidak membuang-buang sumber daya.

2. Pencarian Informasi

Setelah kebutuhan ditentukan, langkah berikutnya adalah mencari informasi mengenai alternatif yang tersedia. Tim purchasing dapat menggunakan berbagai sumber informasi, seperti internet, katalog pemasok, atau rekomendasi dari rekan bisnis untuk mendapatkan gambaran lengkap mengenai produk atau layanan yang dibutuhkan.

Informasi ini kemudian digunakan untuk mengevaluasi pilihan yang ada, dengan fokus pada harga, kualitas, dan ketersediaan barang. Pencarian informasi yang cermat akan mempermudah perusahaan dalam memilih opsi yang paling sesuai dengan anggaran dan kebutuhan operasional.

Perusahaan dapat memanfaatkan software purchasing untuk mengotomatiskan proses pengadaan, mulai dari permintaan hingga penerbitan purchase order. Sistem ini membantu menghemat waktu, meminimalkan kesalahan manual, dan meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan pembelian.

3. Evaluasi Alternatif

Setelah mendapatkan informasi yang cukup, langkah berikutnya adalah mengevaluasi alternatif yang tersedia. Proses ini mencakup penilaian surat penawaran barang dari pemasok untuk membandingkan harga, kualitas, waktu pengiriman, dan reputasi secara objektif.

Diskusi internal sering kali terjadi pada tahap ini untuk menilai kelebihan dan kekurangan setiap opsi. Evaluasi yang mendalam akan membantu memastikan bahwa keputusan yang diambil memberikan nilai terbaik dan memenuhi ekspektasi perusahaan dalam jangka panjang.

Perusahaan juga dapat mengirimkan Request for Proposal (RFP) kepada pemasok potensial untuk memperoleh penawaran yang lebih detail. Dokumen ini mencakup harga, metode kerja, dan jadwal, membantu perusahaan menilai solusi terbaik sebelum mengambil keputusan pembelian.

4. Keputusan Pembelian

Pada tahap ini, tim purchasing akan membuat keputusan akhir tentang pemasok atau produk yang dipilih. Keputusan ini didasarkan pada evaluasi sebelumnya dan mempertimbangkan faktor seperti anggaran yang tersedia dan kesesuaian dengan kebutuhan operasional.

Keputusan pembelian yang tepat sangat penting untuk kelancaran proses pengadaan barang. Dengan memilih pemasok yang tepat, perusahaan dapat memastikan kelancaran rantai pasokan dan mencegah gangguan dalam operasional yang dapat merugikan bisnis.

5. Evaluasi Pasca-Pembelian

Setelah pembelian dilakukan, perusahaan akan mengevaluasi kepuasan terhadap produk atau layanan yang diterima. Evaluasi ini mencakup penilaian terhadap kualitas produk, ketepatan waktu pengiriman, serta bagaimana produk tersebut memenuhi kebutuhan yang diidentifikasi sebelumnya.

Proses evaluasi pasca-pembelian juga memberi kesempatan untuk memperbaiki hubungan dengan pemasok dan menilai apakah mereka dapat dipercaya untuk kebutuhan di masa depan. Pengalaman ini menjadi acuan untuk keputusan pembelian berikutnya, serta untuk meningkatkan proses pengadaan secara keseluruhan.

Dampak Proses Pengambilan Keputusan Pembelian 

Perusahaan akan dihadapkan pada proses keputusan pembelian pada kurun waktu yang lama ataupun singkat tergantung pada seberapa kompleks pesanan yang diajukan kepada pemasok. Keduanya memiliki efek yang sama tentang ketersedian barang di gudang.

Purchase decision bukan hanya soal sekedar mempertimbangkan pembelian untuk pengadaan barang di waktu tersebut tapi bagaimana perusahaan melihat banyak kemungkinan yang bisa saja terjadi sebagai bahan pertimbangan jangka panjang untuk pengelolaan yang lebih baik lagi. Adapun pengaruh dari purchase decision adalah:

a. Efektivitas Pengadaan Barang

Efek yang ditimbulkan pertama yaitu, efektivitas pengadaan barang. Pada proses pengambilan keputusan, tim purchasing management akan terlebih dahulu menentukan jenis barang yang benar-benar dibutuhkan oleh perusahaan.

Selain itu, mereka juga akan melakukan penyesuaian anggaran untuk memastikan bahwa pembelian sesuai dengan standar dan kebijakan perusahaan. Kelancaran operasional barang juga berpengaruh pada produksi perusahaan.

Perusahaan dapat memanfaatkan surat pesanan induk untuk mengelola pemesanan berulang dalam periode tertentu. Metode ini menghemat waktu administrasi dan memastikan ketersediaan barang tetap terjaga sesuai kebutuhan operasional.

b. Penghematan Biaya Produksi

Kedua biaya produksi, Purchase decision yang baik akan meminimalisir resiko pada pembengkakan biaya pengelolaan. Dengan analisis dan pemilihan vendor yang tepat serta mendapatkan harga kompetitif atau sesuai ketentuan perusahaan dapat mengendalikan biaya produksi.

c. Peningkatan Kualitas Produksi

Ketiga kualitas produk, Purchase decision adalah proses penting sebelum menghubungi supplier. Mutu bahan baku yang dimiliki perusahaan akan mencerminkan bagaimana mereka laku di pasaran. Menjaga kualitas produk dari awal pengadaan hingga selesai produksi merupakan tugas penting yang akan mempengaruhi citra produk dan reputasi perusahaan kedepannya.

d. Pemasok yang Kompeten

Keempat menemukan pemasok yang kompeten. Supplier adalah badan yang menyediakan jenis kebutuhan sesuai dengan permintaan perusahaan.

Apabila pemilik usaha tidak melakukan banyak riset dan proses sebelum pengambilan keputusan dalam pembelian hanya akan terjadi kegagalan produksi. Pastikan sebelum menemukannya lakukan pengumpulan data dari banyak sumber apalagi testimoni perusahaan lain.

Dalam tahap ini, perusahaan juga dapat mengirimkan Request for Quotation (RFQ) kepada beberapa pemasok potensial. Dokumen RFQ digunakan untuk meminta penawaran harga dan syarat kerja sama secara resmi, sehingga perusahaan dapat membandingkan dan memilih pemasok dengan penawaran paling kompetitif dan sesuai kebutuhan.

Faktor-faktor yang Mempengaruhi Purchase Decision

Keputusan pembelian dalam suatu perusahaan dipengaruhi oleh berbagai faktor yang saling terkait. Faktor-faktor yang mempengaruhi keputusan pembelian dapat berasal dari berbagai aspek, seperti individu, produk, sosial, dan situasional.

Setiap faktor ini berperan penting dalam menentukan pilihan akhir dalam pengadaan barang dan jasa yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Melansir CXL, berikut adalah beberapa faktor utama yang perlu dipertimbangkan dalam proses pengambilan keputusan pembelian:

1. Faktor Pribadi

Faktor pribadi seperti usia, posisi, dan kondisi keuangan memengaruhi keputusan pembelian perusahaan. Tingkat purchase intention juga menentukan kemungkinan terjadinya transaksi, di mana perusahaan dengan anggaran terbatas cenderung memilih harga terjangkau, sedangkan perusahaan besar lebih fokus pada kualitas dan inovasi.

Selain itu, gaya hidup dan kepribadian dari pengambil keputusan juga mempengaruhi preferensi mereka dalam memilih produk atau pemasok. Keputusan pembelian sering kali mencerminkan nilai dan prioritas yang dimiliki oleh pengambil keputusan dalam perusahaan tersebut.

2. Faktor Produk

Faktor produk seperti reputasi merek, kualitas, harga, dan manfaat yang dirasakan adalah elemen kunci yang mempengaruhi keputusan pembelian. Produk dengan reputasi yang baik dan kualitas yang terjamin lebih mungkin dipilih meskipun harganya sedikit lebih tinggi.

Selain itu, manfaat yang dirasakan, seperti efisiensi atau penghematan jangka panjang, sering menjadi alasan mengapa perusahaan memilih suatu produk. Oleh karena itu, perusahaan harus memastikan bahwa produk yang mereka tawarkan memiliki nilai tambah yang jelas bagi pelanggan mereka.

3. Faktor Sosial

Menurut Gallup, opini dari teman, keluarga, atau kolega di industri yang sama dapat mempengaruhi keputusan pembelian. Pengalaman positif dari pihak lain sering kali menjadi faktor pendorong yang kuat dalam memilih pemasok atau produk tertentu.

Selain itu, pengaruh dari budaya atau tren industri juga dapat memainkan peran penting. Misalnya, perusahaan yang berfokus pada keberlanjutan dan ramah lingkungan mungkin lebih cenderung memilih pemasok yang memiliki komitmen serupa terhadap isu-isu tersebut.

4. Faktor Situasional

Keputusan pembelian juga dipengaruhi oleh situasi tertentu, seperti waktu yang terbatas, kondisi pasar yang berubah, atau ketersediaan produk. Ketika perusahaan membutuhkan bahan baku dalam jumlah besar dalam waktu singkat, faktor seperti kecepatan pengiriman dan kapasitas pemasok menjadi sangat penting.

Perubahan mendadak dalam anggaran atau permintaan pasar yang tidak terduga juga dapat mempengaruhi pilihan pembelian. Dalam situasi seperti ini, fleksibilitas dan kemampuan pemasok untuk beradaptasi dengan kondisi pasar menjadi pertimbangan utama.

Purchasing Management ScaleOcean untuk Mempermudah Purchase Decision

Banyak perusahaan menghadapi tantangan dalam pengelolaan pembelian, seperti kesulitan dalam memantau stok, mengoptimalkan anggaran, dan mempercepat proses persetujuan. Tanpa sistem yang terintegrasi, manajemen pembelian seringkali disertai dengan kesalahan manual, keterlambatan pengiriman, dan biaya yang tidak terkontrol.

Software purchasing management ScaleOcean menawarkan solusi berbasis cloud dengan transparansi biaya, integrasi modul seamless, dan fleksibilitas akses tanpa batas. Dirancang untuk mendukung pertumbuhan perusahaan, software ini juga mendukung kustomisasi tinggi dan multi-lokasi.

Dengan fitur analisis pengeluaran, notifikasi stok rendah, dan pelaporan cerdas, software ini mempermudah pengambilan keputusan pembelian yang efisien. Vendor ini menawarkan demo gratis dan konsultasi gratis untuk melihat bagaimana software ini dapat meningkatkan operasional perusahaan Anda.

Berikut ini adalah penjelasan lebih detail mengenai fitur-fitur yang akan membantu perusahaan Anda dalam membuat keputusan pembelian:

• Manajemen Persediaan yang Akurat: Melacak stok secara real-time, memudahkan pengelolaan inventaris dan menghindari kelebihan atau kekurangan stok.
• Notifikasi Stok Mengurang: Mengingatkan pengguna ketika persediaan mencapai batas minimum, memastikan pengadaan barang tepat waktu dan operasional tetap lancar.
• Analisis Pengeluaran dan Anggaran: Membantu memantau dan menganalisis pengeluaran, serta mengoptimalkan anggaran untuk pembelian, mengurangi pemborosan biaya.
• Otomatisasi Proses Persetujuan: Mempercepat alur persetujuan dengan otomatisasi, mengurangi keterlambatan dan meningkatkan efisiensi dalam proses pembelian.
• Pelaporan Cerdas dan Analitik: Menyediakan laporan dan analitik yang membantu dalam pengambilan keputusan pembelian yang lebih tepat dan berbasis data.

Baca juga: Apa itu Approved Vendor List (AVL)? Definisi serta Manfaat

Kesimpulan

Proses pengambilan keputusan pembelian sangat penting bagi perusahaan, dengan mempertimbangkan kebutuhan, kualitas, harga, dan reputasi pemasok. Memahami tahapan dan faktor-faktor ini membantu perusahaan membuat keputusan yang lebih tepat dan efisien.

Software purchasing management ScaleOcean menawarkan fitur seperti analisis pengeluaran dan notifikasi stok rendah untuk mempermudah pengambilan keputusan pembelian. Vendor ini menawarkan demo gratis dan konsultasi gratis agar Anda dapat melihat bagaimana software ini dapat meningkatkan efisiensi operasional perusahaan Anda.