Contoh KPI Purchasing Efektifkan Pembelian pada Bisnis

Pengadaan sering tersendat oleh keterlambatan pemasok, pesanan keliru, dan biaya yang melampaui rencana. Tanpa ukuran kinerja yang jelas, tim mengambil keputusan reaktif dan sulit memprioritaskan perbaikan. Dampaknya merembet ke persediaan, layanan pelanggan menurun, serta margin dan arus kas tertekan.

Solusinya, gunakan kerangka pengukuran berbasis KPI purchasing untuk menata proses pembelian secara terukur. Metrik ini memberi visibilitas end-to-end atas kecepatan siklus, akurasi pesanan, dan ketepatan anggaran. Performa pemasok dapat dievaluasi objektif, sehingga risiko menurun dan produktivitas tim meningkat.

Artikel ini membahas mengapa KPI purchasing penting dan fungsi utamanya bagi pengadaan. Anda akan melihat aspek kunci seperti delivery, cycle time, lead time, kualitas, biaya, dan risiko. Tulisan ini juga menyajikan contoh metrik beserta rumus ringkas, cara menetapkan target, dan tips pengelolaan.

Key Takeaways

• KPI purchasing adalah tolak ukur yang digunakan untuk menilai kinerja dari tim pembelian untuk mendapatkan hasil analisis yang objektif.
• KPI purchasing berfungsi untuk mengukur efisiensi anggaran, Mengevaluasi kinerja pemasok, hingga membantu dalam menangani risiko dalam proses pengadaan.
• Contoh indikator pengadaan meliputi, Purchase Order Cycle Time, Biaya per Purchase Order, Pembelian Tepat Waktu dan Sesuai Anggaran, hingga Rasio Kepatuhan Dokumen dan Kebijakan.
• Software purchase management ScaleOcean memiliki fitur yang mampu mempermudah pengelolaan KPI pengadaan dengan otomatisasi, hingga pelaporan real-time.

Coba Demo Gratis!

Apa itu KPI Purchasing?

KPI purchasing adalah metrik terukur untuk mengevaluasi kinerja pembelian secara objektif. Indikatornya mencakup penghematan biaya, efisiensi waktu siklus, kualitas pemasok, dan tingkat kepuasan vendor.

Dengan KPI purchasing, perusahaan memantau efektivitas strategi pembelian dan menemukan area perbaikan prioritas. Hasilnya selaras dengan sasaran bisnis, meningkatkan transparansi, akuntabilitas, dan keputusan berbasis data.

Apa saja Fungsi Purchasing KPI?

Perusahaan membutuhkan ukuran kinerja yang objektif agar proses pembelian tetap terkendali. Purchasing KPI membantu mengaitkan aktivitas harian dengan tujuan biaya, kualitas, dan waktu.

Tanpa tolok ukur, risiko keterlambatan, selisih harga, atau kualitas buruk sulit terdeteksi. Purchasing KPI juga memandu evaluasi berkala dan perbaikan berkelanjutan. Menurut McKinsey and Company, berikut ini adalah beberapa alasan pentingnya KPI Purchasing.

1. Menilai Keberhasilan Purchasing Management

Purchasing KPI digunakan untuk menilai efektivitas pengajuan PO (Purchase Order), pemilihan pemasok, dan kepatuhan anggaran. Indikator yang jelas memudahkan pemantauan real time terhadap progres, deviasi, dan bottleneck proses. Hasilnya, keputusan korektif bisa diambil cepat sebelum dampak meluas.

Purchasing KPI juga menilai produktivitas tim, kinerja negosiasi, dan kualitas pasca-penerimaan. Indikator seperti cycle time, on-time delivery, dan defect rate menunjukkan area prioritas. Dengan dasar data, evaluasi kinerja menjadi konsisten dan dapat dipertanggungjawabkan.

Menyampingkan penilaian salah satu dari bagian purchasing hanya akan menghambat produksi kedepannya. Dengan memanfaatkan software procurement, perusahaan dapat memantau dan mengelola seluruh tahapan purchasing secara lebih efisien, meminimalkan potensi kesalahan, dan memastikan setiap aspek mendapatkan perhatian yang tepat.

2. Menyesuaikan Tujuan Awal dalam Pengadaan

Purchasing KPI menyelaraskan kegiatan pembelian dengan sasaran biaya, kualitas, dan tingkat layanan. Saat pemesanan dilakukan, indikator memastikan permintaan sesuai rencana kebutuhan. Keselarasan ini mencegah pembelian impulsif yang tidak mendukung strategi operasional.

Purchasing KPI mengukur pencapaian target kuantitas dan standar mutu yang disepakati. Indikator juga menjaga ekuitas merek lewat konsistensi spesifikasi barang. Dengan demikian, keputusan pembelian tetap fokus pada tujuan bisnis yang sudah ditetapkan.

3. Sebagai Tolak Ukuran Pengadaan

Alasan ketiga berikutnya mengapa key performance indicator sangat krusial yaitu, tolak ukur keberhasilan purchasing saat pengadaan. Seluruh proses purchasing dimulai dari permintaan tiap divisi, mencari pemasok, memilih pemasok potensial hingga penagihan dilakukan untuk memastikan target yang ditetapkan tercapai.

Jika penerapan tidak sesuai dengan indikator, perusahaan perlu melakukan evaluasi menyeluruh. Langkah ini menelusuri sumber kesalahan dan menentukan pada tahapan proses mana masalah terjadi.

Tolak ukur ini sangat membantu melaksanakan pembelian dengan teratur. Tujuan-tujuan bisnis yang tercapai sesuai target mereka lebih mudah dikelola sehingga mampu meningkatkan keuntungan besar.

Baca juga: Bagaimana Cara Hitung Rumus Pembelian bagi Perusahaan

Fungsi Utama KPI Purchasing

Purchasing KPI membantu menjaga biaya, kualitas, dan waktu tetap terkendali sepanjang siklus pengadaan. Indikator yang tepat memberi visibilitas kinerja, memudahkan prioritas perbaikan, serta menyelaraskan keputusan taktis dengan sasaran bisnis strategis. Melansir dari, Oxford College of Procurement and Suppy, berikut ini adalah fungsi-fungsi dari KPI Purchasing.

1. Mengukur efisiensi dan biaya pembelian

Purchasing KPI menilai kecepatan proses melalui metrik seperti cycle time PO, lead time, dan throughput pengadaan. Indikator ini menunjukkan bottleneck, memisahkan proses bernilai tambah, serta menandai tugas yang perlu diotomasi.

Efisiensi biaya dipantau melalui cost per PO, purchase price variance, dan maverick spend. Purchasing KPI memastikan pengeluaran mengikuti anggaran, mengunci penghematan, dan mengurangi kebocoran biaya non-kontraktual.

2. Evaluasi kinerja pemasok dan kepatuhan

Kinerja pemasok diukur dengan on-time delivery, defect rate, fill rate, dan SLA adherence. Purchasing KPI memetakan pemasok inti dan berisiko, sehingga negosiasi dan pembinaan berjalan berbasis data.

Kepatuhan dijaga lewat contract compliance, three-way match rate, dan tingkat penggunaan katalog. Purchasing KPI membantu mencegah pembelian di luar kebijakan, mengurangi sengketa invoice, dan memperkuat kontrol internal.

3. Pengendalian risiko dan peningkatan proses

Risiko pasokan dipantau melalui single-source exposure, financial health pemasok, dan kedekatan geografis. Purchasing KPI memberi sinyal dini, sehingga rencana kontinjensi dan dual-sourcing dapat dipicu tepat waktu.

Peningkatan proses dilakukan dengan CAPA, audit periodik, dan siklus PDCA terukur. Purchasing KPI menilai efektivitas tindakan korektif, menjaga stabilitas layanan, dan mendorong perbaikan berkelanjutan.

Contoh KPI Purchasing

Dari penjelasan di atas dapat diketahui bahwa KPI sangat bermanfaat bagi kelangsungan bisnis terutama pembelian. Meskipun hubungan dengan pemasok terjalin baik dan permintaan sering dipenuhi, pengawasan tetap krusial.

Memantau purchasing management dengan indeks terdefinisi mendorong kepatuhan proses dan mengoptimalkan kinerja operasional bisnis. Berikut ini, akan dijelaskan contoh KPI purchasing dalam penerapan perusahaan.

1. Purchase Order Cycle Time

Purchase Order Cycle Time mengukur durasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proses dari permintaan pembelian hingga penerbitan Purchase Order (PO). KPI ini sangat penting karena waktu yang dibutuhkan untuk memproses PO mencerminkan efisiensi internal tim purchasing.

Semakin cepat proses ini, semakin efisien sistem pengadaan perusahaan, yang pada gilirannya dapat mempercepat produksi dan pengiriman barang. Berikut ini adalah rumus yang bisa digunakan untuk menilai KPI ini.

Metrik ini memungkinkan perusahaan untuk melihat apakah ada tahap-tahap tertentu dalam siklus PO yang memerlukan perbaikan. Misalnya, jika ada waktu tunggu yang panjang pada tahap persetujuan, perusahaan bisa mengoptimalkan alur persetujuan untuk mengurangi keterlambatan.

2. Biaya per Purchase Order

KPI ini menghitung biaya rata-rata yang terlibat dalam memproses satu pesanan pembelian. Biaya ini meliputi semua biaya yang terkait dengan pembuatan PO, mulai dari pengolahan data hingga verifikasi faktur.

Memahami biaya per PO memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi area yang memerlukan lebih banyak sumber daya daripada yang seharusnya. Dengan informasi ini, perusahaan dapat mengoptimalkan proses untuk mengurangi pengeluaran dan meningkatkan efisiensi operasional.

Dengan memantau KPI ini, perusahaan dapat menilai apakah sumber daya yang digunakan dalam pengelolaan pesanan pembelian sudah efektif. Langkah-langkah untuk menurunkan biaya bisa mencakup penggunaan teknologi otomatisasi atau sistem manajemen pengadaan yang lebih efisien.

3. Pembelian Tepat Waktu dan Sesuai Anggaran

KPI ini mengukur sejauh mana pesanan pembelian dapat dipenuhi sesuai dengan waktu yang ditentukan dan dalam batas anggaran yang telah ditetapkan. Efisiensi waktu dan biaya sangat penting dalam proses purchasing untuk menjaga keberlanjutan operasional perusahaan.

Dengan memantau metrik ini, perusahaan dapat memastikan pengadaan barang atau jasa sesuai jadwal dan anggaran yang telah direncanakan. Hal ini membantu menghindari keterlambatan dan pengeluaran yang berlebihan.

Rumus ini mengukur persentase pembelian yang dilakukan tepat waktu dibandingkan dengan total pembelian. Manfaatnya adalah membantu perusahaan menilai efisiensi pengadaan dan kemampuan tim pembelian untuk memenuhi tenggat waktu.

Rumus ini mengukur persentase pembelian yang dilakukan sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan dibandingkan dengan total pembelian. Manfaatnya adalah membantu perusahaan mengontrol pengeluaran, memastikan bahwa tim pengadaan tidak melebihi anggaran yang ditentukan.

Anda dapat menerapkan KPI karyawan untuk dalam bisnis. Indikator ini bermanfaat untuk mengukur kemampuan karyawan untuk melakukan tugas dan tanggung jawabnya dengan tepat.

4. Akurasi Pesanan Pembelian

Akurasi pesanan mengukur seberapa tepat barang yang diterima sesuai dengan pesanan yang dibuat, termasuk item, harga, kuantitas, dan alamat pengiriman. KPI ini penting untuk memastikan barang yang diterima sesuai pesanan, menghindari pemborosan dan kesalahan yang meningkatkan biaya operasional.

Jika perusahaan sering menerima pesanan yang tidak sesuai, akan ada dampak negatif pada pengelolaan stok dan biaya retur. Untuk meningkatkan akurasi, perusahaan dapat meningkatkan komunikasi dengan pemasok dan menggunakan sistem manajemen pengadaan yang lebih terintegrasi.

5. Rasio Pembelian Darurat

Rasio pembelian darurat mengukur proporsi pembelian yang dilakukan mendadak, tanpa perencanaan sebelumnya. Pembelian darurat biasanya lebih mahal karena tidak memungkinkan untuk melakukan negosiasi harga atau mencari pemasok alternatif.

KPI ini penting untuk mengukur efisiensi proses perencanaan dan pengelolaan persediaan di perusahaan. Dengan memantau metrik ini, perusahaan dapat mengidentifikasi potensi masalah dalam manajemen persediaan dan mengambil langkah perbaikan yang diperlukan.

Rasio pembelian darurat yang tinggi mengindikasikan bahwa perusahaan memiliki masalah dalam merencanakan kebutuhan persediaan dengan baik. Dengan memantau dan menurunkan rasio ini, perusahaan dapat mengurangi biaya yang terkait dengan pembelian mendadak dan meningkatkan stabilitas pengadaan.

6. Supplier Lead Time

Supplier Lead Time mengukur waktu yang diperlukan oleh pemasok untuk mengirimkan barang setelah menerima PO. Metrik ini menunjukkan seberapa andal pemasok dalam memenuhi komitmen waktu pengiriman.

Keandalan pengiriman sangat penting untuk menjaga kelancaran proses produksi. Hal ini memastikan bahwa stok tersedia tepat waktu dan menghindari keterlambatan yang dapat mengganggu jadwal produksi.

Dengan memantau Supplier Lead Time, perusahaan dapat menilai kemampuan pemasok untuk memenuhi tenggat waktu dan merencanakan pengadaan dengan lebih efisien. Jika ada pemasok dengan lead time yang lama, perusahaan bisa mempertimbangkan untuk mengganti atau mengoptimalkan hubungan dengan pemasok tersebut.

7. On-Time Delivery Rate Pemasok

On-Time Delivery Rate mengukur seberapa sering pemasok mengirimkan barang tepat waktu sesuai dengan jadwal yang disepakati. KPI ini sangat penting untuk menghindari gangguan dalam produksi dan memastikan kelancaran alur pasokan.

Ketepatan waktu pengiriman berpengaruh langsung terhadap kepuasan pelanggan dan kelancaran operasional. Hal ini juga memastikan bahwa perusahaan dapat memenuhi harapan pelanggan secara konsisten.

Metrik ini membantu perusahaan menilai kinerja pemasok dan menentukan apakah mereka dapat memenuhi komitmen pengiriman. Pemasok dengan pengiriman tepat waktu yang konsisten dapat diberikan insentif, sementara pemasok yang tidak dapat memenuhi tenggat waktu harus dievaluasi ulang atau diberi peringatan.

8. First-Pass Quality Acceptance Rate

First-Pass Quality Acceptance Rate (FPQAR) mengukur persentase barang yang diterima dan memenuhi standar kualitas pada inspeksi pertama tanpa perlu rework atau retur. KPI ini penting untuk mengurangi biaya yang timbul dari barang cacat dan mempercepat proses penerimaan barang.

Meningkatkan FPQAR dapat dilakukan dengan menetapkan spesifikasi yang lebih jelas dan memilih pemasok yang memiliki track record kualitas yang baik. Selain itu, perusahaan perlu melakukan inspeksi kualitas yang lebih ketat pada tahap awal untuk memastikan produk memenuhi standar yang ditetapkan.

9. Maverick Buying Rate (pembelian di luar prosedur)

Maverick Buying Rate mengukur seberapa sering pembelian dilakukan tanpa mengikuti prosedur yang telah ditetapkan, seperti pembelian di luar kontrak atau katalog yang telah disetujui. Pembelian yang tidak terkontrol dapat menyebabkan kebocoran biaya dan menurunkan daya tawar perusahaan dengan pemasok.

Untuk mengurangi maverick buying, perusahaan perlu memperkuat kontrol persetujuan dan menyosialisasikan prosedur yang tepat. Sistem otomatisasi dapat digunakan untuk memblokir pembelian yang tidak sesuai dengan kebijakan.

10. Rate Kepatuhan Dokumen dan Kebijakan

Kepatuhan terhadap dokumen dan kebijakan mengukur seberapa sering tim pembelian mematuhi prosedur yang telah ditetapkan, seperti penggunaan PO, kontrak yang sah, dan invoice yang lengkap. Metrik ini memastikan bahwa proses pengadaan berjalan sesuai dengan kebijakan perusahaan dan mengurangi risiko kesalahan administratif atau hukum.

Meningkatkan kepatuhan dokumen dapat dilakukan dengan menggunakan sistem manajemen pengadaan yang terintegrasi. Dengan otomatisasi dan pemantauan yang lebih ketat, perusahaan dapat memastikan bahwa setiap transaksi sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.

Baca juga: Berikut Alur Kerja Purchasing yang Efektif

Tips Membuat dan Mengelola KPI Purchasing

Membuat dan mengelola KPI purchasing yang efektif adalah langkah kunci untuk meningkatkan kinerja pengadaan dan mencapai tujuan bisnis. Dengan pengukuran yang tepat, perusahaan dapat mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki untuk meningkatkan efisiensi operasional.

Selain itu, pengendalian biaya yang lebih baik memastikan bahwa pengadaan selalu mendukung tujuan strategis perusahaan, mengarah pada kesuksesan jangka panjang. Berikut adalah beberapa tips praktis untuk membantu Anda menyusun dan mengelola KPI yang tepat.

1. Selaraskan dengan tujuan bisnis & kategori spend

Pastikan KPI yang Anda buat terhubung langsung dengan tujuan bisnis utama perusahaan. Misalnya, jika perusahaan fokus pada penghematan biaya, KPI seperti “Cost Savings” atau “Cost Avoidance” harus menjadi prioritas.

Jika perusahaan lebih menekankan pada kecepatan pengiriman, maka “Supplier Lead Time” atau “On-Time Delivery” akan lebih relevan. Selain itu, penting untuk menyesuaikan KPI dengan kategori pengeluaran tertentu, seperti pengadaan bahan baku, layanan, atau teknologi, agar lebih tepat sasaran.

Memastikan bahwa KPI mencerminkan prioritas perusahaan akan membantu memberikan arah yang jelas bagi tim pengadaan. Dengan begitu, setiap tindakan dan keputusan dalam pengadaan bisa terarah pada pencapaian tujuan bisnis yang lebih besar, seperti pengurangan biaya atau peningkatan efisiensi operasional.

2. Gunakan data real-time & baseline yang jelas

Kualitas KPI sangat bergantung pada data yang digunakan. Data yang sudah usang atau tidak lengkap bisa menyebabkan hasil pengukuran yang tidak akurat dan mempengaruhi keputusan bisnis. Oleh karena itu, penting untuk menggunakan data real-time yang dikumpulkan secara otomatis dan akurat.

Software manajemen pembelian dapat membantu dalam memperoleh data terkini dan konsisten, yang sangat penting dalam pemantauan KPI secara efektif. Selain itu, menetapkan baseline atau titik awal yang jelas juga sangat penting.

Dengan adanya baseline yang jelas, perusahaan dapat mengukur kemajuan dan menilai apakah KPI yang telah ditetapkan realistis dan tercapai dalam jangka waktu yang ditentukan. Data yang akurat dan real-time membantu tim untuk merespons lebih cepat terhadap permasalahan atau perubahan dalam proses pengadaan.

3. Review berkala dan continuous improvement

KPI purchasing bukanlah alat yang hanya digunakan sekali untuk menilai kinerja. Mereka perlu diperiksa secara berkala untuk memastikan apakah masih relevan dengan kondisi bisnis dan tujuan yang ingin dicapai.

Melakukan evaluasi rutin, misalnya setiap bulan atau kuartalan, akan membantu perusahaan mengidentifikasi area yang membutuhkan perbaikan atau penyesuaian. Dengan melakukan review berkala, perusahaan dapat mengevaluasi apakah KPI yang telah ditetapkan masih relevan dan efektif.

Jika ada perubahan dalam lingkungan bisnis atau kondisi pasar, perusahaan dapat menyesuaikan target KPI untuk memastikan tujuan tetap tercapai dengan optimal. Pendekatan continuous improvement memastikan bahwa KPI tetap berfungsi dengan baik dan membantu meningkatkan kinerja pengadaan secara berkelanjutan.

4. Libatkan tim lintas fungsi & pemasok kunci

Mengelola KPI purchasing akan lebih efektif jika semua pihak yang terlibat dalam proses pengadaan ikut serta. Libatkan tim pengadaan, manajer keuangan, tim operasional, dan pihak lain yang relevan untuk mendiskusikan dan menyusun KPI bersama.

Kolaborasi ini memastikan bahwa semua orang memiliki pemahaman yang sama tentang tujuan dan pengukuran yang diinginkan. Selain itu, berkomunikasi secara terbuka dengan pemasok kunci juga sangat penting.

Pemasok yang memahami KPI dan tujuan perusahaan dapat membantu memenuhi standar yang diinginkan dengan lebih baik. Kerja sama ini memperkuat hubungan dan menciptakan kesepakatan yang lebih menguntungkan bagi kedua belah pihak.

Untuk membantu mengelola penilaian dalam bisnis Anda, software purchase management ScaleOcean didesain untuk mampu mempermudah pengelolaan KPI pengadaan dengan otomatisasi, hingga pelaporan real-time. Hal ini memungkinkan perusahaan mengelola KPI secara efisien dan membuat keputusan yang lebih akurat.

Dengan modul terintegrasi, Anda dapat memantau KPI seperti biaya penghematan dan kecepatan pengiriman lebih efisien. Vendor ini menawarkan demo gratis dan konsultasi gratis untuk melihat bagaimana software ini dapat meningkatkan kinerja pengadaan di perusahaan Anda.

Kesimpulan 

KPI pengadaan sangat penting untuk memastikan efisiensi dan efektivitas dalam proses pengadaan. Dengan memantau metrik seperti biaya per PO, akurasi pesanan, dan waktu pengiriman, perusahaan dapat meningkatkan kinerja pengadaan dan mendukung tujuan bisnis secara lebih terstruktur.

Software purchase management ScaleOcean mempermudah pengelolaan KPI pengadaan dengan otomatisasi dan pelaporan real-time. Dengan begitu, Anda dapat memantau KPI seperti biaya penghematan dan kecepatan pengiriman lebih efisien. Vendor ini menawarkan demo gratis dan konsultasi gratis untuk membantu meningkatkan kinerja pengadaan di perusahaan Anda.