Contoh KPI Purchasing Efektifkan Pembelian pada Bisnis

Pengadaan yang tidak efisien dapat menyebabkan keterlambatan, biaya berlebih, dan penurunan layanan pelanggan. Tanpa indikator kinerja yang jelas, tim kesulitan mengambil keputusan yang tepat, yang berdampak pada persediaan dan arus kas. Maka dari itu, perusahaan butuh sistem yang memberikan visibilitas dan kontrol untuk meningkatkan efisiensi pengadaan.

Solusinya, gunakan kerangka pengukuran berbasis KPI purchasing untuk menata proses pembelian secara terukur. Metrik ini memberi visibilitas end-to-end atas kecepatan siklus, akurasi pesanan, dan ketepatan anggaran. Performa pemasok dapat dievaluasi objektif, sehingga risiko menurun dan produktivitas tim meningkat.

Artikel ini membahas mengapa KPI purchasing penting dan fungsi utamanya bagi pengadaan. Anda akan melihat aspek kunci seperti delivery, cycle time, lead time, kualitas, biaya, dan risiko. Tulisan ini juga menyajikan contoh metrik beserta rumus ringkas, cara menetapkan target, dan tips pengelolaan.

Key Takeaways

• KPI purchasing adalah metrik untuk menilai efektivitas dan efisiensi departemen pengadaan dalam perusahaan.
• KPI purchasing berfungsi untuk mengukur efisiensi anggaran, Mengevaluasi kinerja pemasok, hingga membantu dalam menangani risiko dalam proses pengadaan.
• Contoh indikator pengadaan meliputi, Purchase Order Cycle Time, Biaya per Purchase Order, Pembelian Tepat Waktu dan Sesuai Anggaran, hingga Rasio Kepatuhan Dokumen dan Kebijakan.
• Software purchase management ScaleOcean memiliki fitur yang mampu mempermudah pengelolaan KPI pengadaan dengan otomatisasi, hingga pelaporan real-time.

Coba Demo Gratis!

Apa itu KPI Purchasing?

KPI purchasing adalah metrik terukur untuk mengevaluasi kinerja pembelian secara objektif. Indikatornya mencakup penghematan biaya, efisiensi waktu siklus, kualitas pemasok, dan tingkat kepuasan vendor.

Dengan KPI purchasing, perusahaan memantau efektivitas strategi pembelian dan menemukan area perbaikan prioritas. Hasilnya selaras dengan sasaran bisnis, meningkatkan transparansi, akuntabilitas, dan keputusan berbasis data.

KPI purchasing juga mendukung strategic sourcing dengan menilai kinerja pemasok secara berkelanjutan. Melalui indikator yang terukur, perusahaan dapat mengidentifikasi vendor paling andal, mengoptimalkan biaya, dan memperkuat hubungan jangka panjang untuk meningkatkan efisiensi serta daya saing rantai pasok.

Baca juga: MoQ (Minimum Order Quantity): Arti, Manfaat, dan Rumusnya

Apa saja Fungsi Purchasing KPI?

Perusahaan membutuhkan ukuran kinerja yang objektif agar proses pembelian tetap terkendali. Purchasing KPI membantu mengaitkan aktivitas harian dengan tujuan biaya, kualitas, dan waktu.

Tanpa tolok ukur, risiko keterlambatan, selisih harga, atau kualitas buruk sulit terdeteksi. Purchasing KPI juga memandu evaluasi berkala dan perbaikan berkelanjutan. Menurut McKinsey and Company, berikut ini adalah beberapa alasan pentingnya KPI Purchasing.

1. Evaluasi Efektivitas Operasional dan Tim

KPI berfungsi untuk mengukur produktivitas tim dan efisiensi alur kerja. Pemantauan real-time memungkinkan pelacakan progres Purchase Order (PO), siklus waktu, dan hambatan. Akuntabilitas data menilai kinerja tim, mempermudah pengambilan keputusan korektif, serta mengoptimalkan sistem melalui otomasi yang mengurangi kesalahan manusia dalam setiap tahapan, mendukung permintaan yang tepat.

2. Penyelarasan Strategis dan Pengendalian Anggaran

Dengan menggunakan KPI, perusahaan dapat menjaga aktivitas pembelian tetap sejalan dengan tujuan bisnis dan anggaran yang telah ditetapkan. Metrik seperti Purchase Price Variance membantu memonitor pengeluaran dan mencegah maverick spend. Untuk seleksi pemasok, penggunaan Request for Proposal (RFP) memastikan vendor yang dipilih sesuai dengan target biaya dan standar kualitas.

3. Manajemen Kinerja Pemasok (Vendor Management)

Melalui KPI, perusahaan dapat menilai apakah pemasok memberikan nilai tambah yang diinginkan. Metrik seperti On-Time Delivery dan Defect Rate membantu mengukur kinerja mereka. Hubungan yang berbasis data memudahkan proses negosiasi atau pembinaan vendor yang lebih transparan dan dapat diandalkan dalam cara mencari supplier yang lebih sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

4. Mitigasi Risiko dan Perbaikan Berkelanjutan

KPI berperan penting dalam mendeteksi potensi masalah yang dapat berkembang menjadi krisis. Manajemen risiko purchasing seperti ketergantungan pada pemasok tunggal atau kesehatan finansial vendor dapat diidentifikasi lebih awal. Dengan siklus PDCA (Plan-Do-Check-Act), KPI mendorong perbaikan berkelanjutan dalam proses pengadaan, menjaga stabilitas operasional, dan mengurangi risiko purchasing.

Contoh KPI Purchasing

Dari penjelasan di atas dapat diketahui bahwa KPI sangat bermanfaat bagi kelangsungan bisnis terutama pembelian. Meskipun hubungan dengan pemasok terjalin baik dan permintaan sering dipenuhi, pengawasan tetap krusial.

Manajemen dan memantau purchasing dengan indeks terdefinisi mendorong kepatuhan proses dan mengoptimalkan kinerja operasional bisnis. Berikut ini, akan dijelaskan contoh KPI purchasing dalam penerapan perusahaan.

1. Purchase Order Cycle Time

Purchase Order Cycle Time merujuk pada durasi yang diperlukan untuk menyelesaikan proses pesanan pembelian, mulai dari permintaan hingga pembayaran diterima. KPI ini sangat penting karena waktu yang dibutuhkan untuk memproses PO mencerminkan efisiensi internal tim purchasing.

Semakin cepat proses ini, semakin efisien sistem pengadaan perusahaan, yang pada gilirannya dapat mempercepat produksi dan pengiriman barang. Berikut ini adalah rumus yang bisa digunakan untuk menilai KPI ini.

Metrik ini memungkinkan perusahaan untuk melihat apakah ada tahap-tahap tertentu dalam siklus PO yang memerlukan perbaikan. Misalnya, jika ada waktu tunggu yang panjang pada tahap persetujuan, perusahaan bisa mengoptimalkan alur persetujuan untuk mengurangi keterlambatan.

2. Biaya per Purchase Order

Biaya per Purchase Order (PO) mencakup total nilai barang atau jasa yang dipesan serta biaya operasional pemrosesan PO (permintaan, persetujuan, pelacakan, dll), yang dihitung sebagai biaya rata-rata untuk memproses satu pesanan pembelian.

Memahami biaya per PO memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi area yang memerlukan lebih banyak sumber daya daripada yang seharusnya. Dengan informasi ini, perusahaan dapat mengoptimalkan proses untuk mengurangi pengeluaran dan meningkatkan efisiensi operasional.

Dengan memantau KPI ini, perusahaan dapat menilai apakah sumber daya yang digunakan dalam pengelolaan pesanan pembelian sudah efektif. Langkah-langkah untuk menurunkan biaya bisa mencakup penggunaan teknologi otomatisasi atau sistem manajemen pengadaan yang lebih efisien.

3. Pembelian Tepat Waktu dan Sesuai Anggaran

KPI ini mengukur sejauh mana pesanan pembelian dapat dipenuhi tepat waktu dan sesuai anggaran, yang sangat penting untuk menjaga efisiensi waktu dan biaya dalam proses purchasing. Sistem produksi yang hanya memproduksi atau memesan barang saat dibutuhkan, dalam jumlah tepat, dan tiba tepat waktu, mendukung kelancaran operasional perusahaan.

Dengan memantau metrik ini, perusahaan dapat memastikan pengadaan barang atau jasa sesuai jadwal dan anggaran yang telah direncanakan. Hal ini membantu menghindari keterlambatan dan pengeluaran yang berlebihan.

Rumus ini mengukur persentase pembelian yang dilakukan tepat waktu dibandingkan dengan total pembelian. Manfaatnya adalah membantu perusahaan menilai efisiensi pengadaan dan kemampuan tim pembelian untuk memenuhi tenggat waktu.

Rumus ini mengukur persentase pembelian yang dilakukan sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan dibandingkan dengan total pembelian. Manfaatnya adalah membantu perusahaan mengontrol pengeluaran, memastikan bahwa tim pengadaan tidak melebihi anggaran yang ditentukan.

Anda dapat menerapkan KPI karyawan untuk dalam bisnis. Indikator ini bermanfaat untuk mengukur kemampuan karyawan untuk melakukan tugas dan tanggung jawabnya dengan tepat.

4. Akurasi Pesanan Pembelian

Akurasi pesanan mengukur seberapa tepat barang yang diterima sesuai dengan pesanan yang dibuat, termasuk item, harga, kuantitas, dan alamat pengiriman. KPI ini penting untuk memastikan barang yang diterima sesuai pesanan, menghindari pemborosan dan kesalahan yang meningkatkan biaya operasional.

Jika perusahaan sering menerima pesanan yang tidak sesuai, akan ada dampak negatif pada pengelolaan stok dan biaya retur. Untuk meningkatkan akurasi, perusahaan dapat meningkatkan komunikasi dengan pemasok dan menggunakan sistem manajemen pengadaan yang lebih terintegrasi.

5. Rasio Pembelian Darurat

Rasio pembelian darurat mengukur proporsi pembelian yang dilakukan mendadak, tanpa perencanaan sebelumnya. Pembelian darurat biasanya lebih mahal karena tidak memungkinkan untuk melakukan negosiasi harga atau mencari pemasok alternatif.

KPI ini penting untuk mengukur efisiensi proses perencanaan dan pengelolaan persediaan di perusahaan. Dengan memantau metrik ini, perusahaan dapat mengidentifikasi potensi masalah dalam manajemen persediaan dan mengambil langkah perbaikan yang diperlukan.

Rasio pembelian darurat yang tinggi mengindikasikan bahwa perusahaan memiliki masalah dalam merencanakan kebutuhan persediaan dengan baik. Dengan memantau dan menurunkan rasio ini, perusahaan dapat mengurangi biaya yang terkait dengan pembelian mendadak dan meningkatkan stabilitas pengadaan.

6. Supplier Lead Time

Supplier Lead Time mengukur waktu yang diperlukan oleh pemasok untuk mengirimkan barang setelah menerima PO. Metrik ini menunjukkan seberapa andal pemasok dalam memenuhi komitmen waktu pengiriman.

Keandalan pengiriman sangat penting untuk menjaga kelancaran proses produksi. Hal ini memastikan bahwa stok tersedia tepat waktu dan menghindari keterlambatan yang dapat mengganggu jadwal produksi.

Dengan memantau Supplier Lead Time, perusahaan dapat menilai kemampuan pemasok untuk memenuhi tenggat waktu dan merencanakan pengadaan dengan lebih efisien. Jika ada pemasok dengan lead time yang lama, perusahaan bisa mempertimbangkan untuk mengganti atau mengoptimalkan hubungan dengan pemasok tersebut.

7. On-Time Delivery Rate Pemasok

On-Time Delivery Rate mengukur seberapa sering pemasok mengirimkan barang tepat waktu sesuai dengan jadwal yang disepakati. KPI ini sangat penting untuk menghindari gangguan dalam produksi dan memastikan kelancaran alur pasokan.

Ketepatan waktu pengiriman berpengaruh langsung terhadap kepuasan pelanggan dan kelancaran operasional. Hal ini juga memastikan bahwa perusahaan dapat memenuhi harapan pelanggan secara konsisten.

Metrik ini membantu perusahaan menilai kinerja pemasok dan menentukan apakah mereka dapat memenuhi komitmen pengiriman. Pemasok dengan pengiriman tepat waktu yang konsisten dapat diberikan insentif, sementara pemasok yang tidak dapat memenuhi tenggat waktu harus dievaluasi ulang atau diberi peringatan.

8. First-Pass Quality Acceptance Rate

First-Pass Quality Acceptance Rate (FPQAR) mengukur persentase barang yang diterima dan memenuhi standar kualitas pada inspeksi pertama tanpa perlu rework atau retur. KPI ini penting untuk mengurangi biaya yang timbul dari barang cacat dan mempercepat proses penerimaan barang.

Meningkatkan FPQAR dapat dilakukan dengan menetapkan spesifikasi yang lebih jelas dan memilih pemasok yang memiliki track record kualitas yang baik. Selain itu, perusahaan perlu melakukan inspeksi kualitas yang lebih ketat pada tahap awal untuk memastikan produk memenuhi standar yang ditetapkan.

9. Maverick Buying Rate (pembelian di luar prosedur)

Maverick Buying Rate mengukur seberapa sering pembelian dilakukan tanpa mengikuti prosedur yang telah ditetapkan, seperti pembelian di luar kontrak atau katalog yang telah disetujui. Pembelian yang tidak terkontrol dapat menyebabkan kebocoran biaya dan menurunkan daya tawar perusahaan dengan pemasok.

Untuk mengurangi maverick buying, perusahaan perlu memperkuat kontrol persetujuan dan menyosialisasikan prosedur yang tepat. Sistem otomatisasi dapat digunakan untuk memblokir pembelian yang tidak sesuai dengan kebijakan.

10. Rate Kepatuhan Dokumen dan Kebijakan

Kepatuhan terhadap dokumen dan kebijakan mengukur seberapa sering tim pembelian mematuhi prosedur yang telah ditetapkan, seperti penggunaan PO, kontrak yang sah, dan invoice yang lengkap. Metrik ini memastikan bahwa proses pengadaan berjalan sesuai dengan kebijakan perusahaan dan mengurangi risiko kesalahan administratif atau hukum.

Meningkatkan kepatuhan dokumen dapat dilakukan dengan menggunakan sistem manajemen pengadaan yang terintegrasi. Dengan otomatisasi dan pemantauan yang lebih ketat, perusahaan dapat memastikan bahwa setiap transaksi sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.

Dalam konteks operasional hotel, penerapan proses purchasing hotel menjadi bagian penting dari pengukuran KPI. Melalui indikator seperti efisiensi biaya, ketepatan waktu, dan kualitas barang, manajemen dapat memastikan seluruh kebutuhan operasional terpenuhi secara optimal tanpa mengganggu layanan dan pengalaman tamu.

Tips Membuat dan Mengelola KPI Purchasing

Membuat dan mengelola KPI purchasing yang efektif adalah kunci untuk meningkatkan kinerja pengadaan dan mencapai tujuan bisnis. Dengan pengukuran yang tepat, perusahaan dapat mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki.

Untuk hasil optimal, KPI harus selaras dengan prosedur operasional standar purchasing, memastikan aktivitas terukur dan mudah dievaluasi. Pengendalian biaya yang lebih baik juga mendukung tujuan strategis perusahaan, mendorong kesuksesan jangka panjang. Berikut adalah beberapa tips praktis untuk membantu Anda menyusun dan mengelola KPI yang tepat.

1. Selaraskan dengan Tujuan Bisnis & Kategori Spend

Pastikan KPI yang Anda buat sesuai dengan tujuan bisnis perusahaan. Jika fokus pada penghematan biaya, KPI seperti “Cost Savings” atau “Cost Avoidance” harus diutamakan. Untuk kecepatan pengiriman, KPI seperti “Supplier Lead Time” atau “On-Time Delivery” lebih relevan.

Sesuaikan KPI dengan kategori pengeluaran, seperti bahan baku, layanan, atau teknologi, agar lebih tepat sasaran. Dengan begitu, KPI akan memberikan arah yang jelas bagi tim pengadaan, sehingga mendukung pencapaian tujuan bisnis, seperti pengurangan biaya atau peningkatan efisiensi.

2. Gunakan Data Real-time & Baseline yang Jelas

Kualitas KPI sangat bergantung pada data yang digunakan. Data yang usang atau tidak lengkap dapat menghasilkan pengukuran yang tidak akurat, mempengaruhi keputusan bisnis. Oleh karena itu, penting untuk menggunakan data real-time yang akurat dan otomatis.

Software manajemen pembelian membantu memperoleh data terkini dan konsisten untuk pemantauan KPI yang efektif. Menetapkan baseline yang jelas juga penting untuk mengukur kemajuan dan menilai pencapaian KPI dalam jangka waktu yang ditentukan. Data akurat memungkinkan tim merespons cepat terhadap perubahan dalam proses pengadaan.

3. Review secara Berkala

KPI purchasing harus dievaluasi secara rutin untuk memastikan relevansinya dengan tujuan bisnis. Melakukan evaluasi bulanan atau kuartalan membantu perusahaan mengidentifikasi area yang perlu perbaikan. Jika ada perubahan pasar, KPI dapat disesuaikan agar tetap mendukung pencapaian tujuan secara optimal. Pendekatan continuous improvement memastikan KPI tetap efektif dalam meningkatkan kinerja pengadaan.

4. Libatkan Tim Lintas Fungsi & Pemasok Kunci

Mengelola KPI purchasing akan lebih efektif jika semua pihak yang terlibat dalam proses pengadaan ikut serta. Libatkan admin purchasing, manajer keuangan, tim operasional, dan pihak lain yang relevan untuk mendiskusikan dan menyusun KPI bersama.

Kolaborasi ini memastikan bahwa semua orang memiliki pemahaman yang sama tentang tujuan dan pengukuran yang diinginkan. Selain itu, berkomunikasi secara terbuka dengan pemasok kunci juga sangat penting.

Pemasok yang memahami KPI dan tujuan perusahaan dapat membantu memenuhi standar yang diinginkan dengan lebih baik. Kerja sama ini memperkuat hubungan dan menciptakan kesepakatan yang lebih menguntungkan bagi kedua belah pihak.

Untuk mempermudah pengelolaan KPI pengadaan dalam bisnis Anda, software purchase management ScaleOcean dirancang untuk mengotomatiskan seluruh proses pengadaan dan memberikan pelaporan secara real-time. Dengan solusi ini, perusahaan dapat lebih efisien dalam memantau dan mengelola KPI, seperti penghematan biaya dan kecepatan pengiriman, yang pada akhirnya akan mendukung pengambilan keputusan yang lebih tepat dan strategis.

Modul ini juga menawarkan fitur-fitur lengkap, termasuk pemantauan kinerja vendor dan pengelolaan anggaran secara transparan. ScaleOcean memberikan demo dan konsultasi gratis untuk menunjukkan bagaimana software ini dapat meningkatkan efisiensi dalam proses pengadaan di perusahaan Anda.

Kesimpulan 

KPI purchasing adalah metrik untuk menilai efisiensi dan efektivitas departemen pengadaan, mencakup biaya, waktu, kualitas, dan performa vendor, guna memastikan proses pembelian mendukung tujuan bisnis perusahaan. Dengan memantau metrik seperti biaya per PO, akurasi pesanan, dan waktu pengiriman, perusahaan dapat meningkatkan kinerja pengadaan secara lebih terstruktur.

Software purchase management ScaleOcean mempermudah pengelolaan KPI pengadaan dengan otomatisasi dan pelaporan real-time. Dengan begitu, Anda dapat memantau KPI seperti biaya penghematan dan kecepatan pengiriman lebih efisien. Vendor ini menawarkan demo gratis dan konsultasi gratis untuk membantu meningkatkan kinerja pengadaan di perusahaan Anda.