Key Performance Indicator (KPI) adalah indeks yang dipakai untuk menjadi tolak ukur keberhasilan dalam suatu perusahaan. Tidak hanya berlaku dalam satu unit saja, KPI menjadi tonggak menyeluruh setiap departemen termasuk divisi purchasing management. Purchasing KPI, memberikan penilaian kualitatif dan kuantitatif terhadap alur pengadaan selama pembelian berlangsung.

Sebagai pemilik usaha, Anda perlu memahami pentingnya KPI purchasing yang berpotensi menambah keuntungan bagi perusahaan. Diantaranya memantau kualitas barang, memastikan produk diterima sesuai jadwal, serta melakukan analisa budgeting terhadap penawaran masuk serta kebutuhan dalam operasional pengadaan. Pada artikel kali ini, kita akan membahas lebih lanjut tentang contoh KPI purchasing.

1. Mengapa Purchasing KPI Penting di Pengadaan?

Sebelum mengetahui contoh key performance indicator di pembelian, perusahaan perlu memahami alasan dibalik perlunya KPI. Sekalipun hanya dalam purchasing, perusahaan bisa mengalami kerugian apabila menyerahkan operasional pembelian mereka kepada purchasing management begitu saja tanpa melihat tujuan pembelian utama diadakan.

Kendala pada purchasing yang datang dapat berupa, adanya perubahan harga, keterlambatan pengadaan barang dari pemasok, kerusakan pada proses pengiriman, hingga kualitas yang tidak sesuai. Menurut Jacques Warren, KPI merupakan patokan untuk mengeksekusi strategi perusahaan sehingga dapat diambil kesimpulannya. Pada proses purchasing sendiri, KPI dapat mengurangi permasalahan utama yang ada di proses pembelian. Ketahui fungsi sebenarnya dari key performance indicator dalam pembelian di bisnis.

a. Menilai Keberhasilan Purchasing Management 

Apakah Anda ingin bisnis bisa berkembang secara terus-menerus? Nah, di sinilah letak peran penting key performance indicator. Indikator yang sudah ditetapkan sedari awal dijadikan sebagai takaran untuk menilai seberapa efektif pembelian dilakukan. Mulai dari pengajuan purchase order, memilih pemasok, memastikan permintaan sesuai dengan anggaran, dan produk sampai dengan syarat yang sudah ditentukan, semuanya dikelola oleh purchasing management.

Maka dari itu, indikator yang sudah ditetapkan sebelumnya dapat memudahkan pemantauan langsung terhadap pengadaan. Manajemen pembelian sendiri terdapat banyak kegiatan yang dilakukan, sehingga keberhasilan ketersediaan barang sangat bergantung dalam kesuksesan operasional purchasing bisnis.

Bagian dalam purchasing management juga tidak serta merta pada pembelian saja, melainkan juga mengetahui produktivitas staf, kesesuaian anggaran, proses negosiasi, proses produksi selama pengiriman, kinerja pemasok, serta pengelolaan setelah barang sampai dapat menjadi indeks yang perlu di pertimbangkan. Menyampingkan penilaian salah satu dari bagian purchasing hanya akan menghambat produksi kedepannya.

b. Menyesuaikan Tujuan Awal dalam Pengadaan

Sebagai purchasing KPI, indikator barang dan jasa disesuaikan untuk memenuhi target sebenarnya perusahaan. Saat barang mulai dipesan, purchasing management mengkondisikan bahwa permintaan tidak bertolak belakang dengan indeks yang dibuat. Misalkan tujuan awalnya pembelian disesuaikan dengan kebutuhan yang sudah direncanakan sebelumnya.

Satu sisi selain evaluasi kinerja purchasing management, divisi ini harus lebih memahami tujuan utama dari perusahaan melakukan pengadaan barang atau jasa. Perusahaan memberikan target tentang kualitas dan kuantitas yang bisa dibeli guna menjaga kestabilan citra merek bisnis. Jadi, pembelian tidak bisa dilakukan asal-asalan dan hanya mengedepankan barang terpenuhi.

c. Sebagai Tolak Ukuran Pengadaan

Alasan ketiga berikutnya mengapa key performance indicator sangat krusial yaitu, tolak ukur keberhasilan purchasing saat pengadaan. Semua proses selama purchasing berlangsung dari pengajuan permintaan setiap divisi, melakukan identifikasi sebelum mencari pemasok, memilih supplier potensial, hingga terjadinya penagihan pembayaran oleh pemasok, semata-mata dilakukan agar bisa memenuhi target yang sudah ditetapkan.

Misalkan dalam penerapannya terjadi ketidaksesuaian dengan indikator yang berlaku, perusahaan dapat lakukan evaluasi menyeluruh dan mencari sumber kesalahan terletak saat tahapan apa. Tolak ukur ini sangat membantu melaksanakan pembelian dengan teratur. Tujuan-tujuan bisnis yang tercapai sesuai target mereka lebih mudah dikelola sehingga mampu meningkatkan keuntungan besar.

2. Contoh KPI Purchasing

Dari penjelasan di atas dapat diketahui bahwa KPI sangat bermanfaat bagi kelangsungan bisnis terutama pembelian. Sekalipun kita memiliki hubungan baik dengan pemasok dan dapat melakukan permintaan sesuai keinginan kita, mengawasi jalannya purchasing management menggunakan indeks yang sudah ditetapkan akan menghasilkan kinerja operasional yang optimal untuk bisnis secara keseluruhan. Berikut ini, akan dijelaskan contoh KPI purchasing dalam penerapan perusahaan.

a. Penetapan Penyesuaian Anggaran 

Contoh KPI purchasing pertama adalah mengatur kesesuaian anggaran. Hal ini perlu dilakukan untuk efisiensi pengeluaran terhadap pemborosan atau pembelian bahan baku yang tidak penting. Dengan KPI perusahaan dapat mengidentifikasi permasalahan yang berkaitan dengan anggaran perbelanjaan mereka. Misalnya di luar kendali usaha seperti permintaan pasar yang meningkat terhadap suatu barang sehingga mempengaruhi produksi pembelian.

Masalah tersebut ternyata tidak sesuai dengan biaya pada KPI sebelumnya, perusahaan perlu mengeluarkan anggaran lebih untuk menyesuaikan permintaan pada masa itu juga. Kendala tersebut perlu respon cepat manajemen pengadaan agar dapat menyesuaikan kembali dengan budgeting KPI yang sudah dibuat.

b. Ketepatan Waktu Pembelian

KPI membantu menetapkan jadwal terorganisir pembelian. Biasanya pembelian dapat berlangsung selama 3 bulan sekali, 6 bulan, bahkan satu tahun. Fungsi dari aturan dalam pembelian ini agar mengurangi yang namanya penimbunan karena dapat berakibat dead stock dan kekurangan barang. Penyesuaian berlangsung selama periode tertentu, sehingga proses produksi akan berjalan secara continue selama masa tersebut.

c. Keakuratan Pesanan yang Diterima

Keakuratan pada contoh purchasing KPI berikut ini memiliki beberapa bagian, yang pertama kesesuaian jadwal pesanan sampai, kedua kriteria barang atau jasa sesuai dengan pembelian, dan terakhir dari aspek jumlah serta harga. Akurat sendiri artinya benar atau tepat. Dengan demikian pembelian harus memenuhi kriteria KPI yang ditetapkan oleh purchasing management kepada pemasok. Produk yang diterima dipastikan memenuhi kualifikasi kunci performa purchasing.

d. Waktu Siklus Pesanan Pembelian

Waktu siklus dalam pembelian tidak termasuk kategori produksi atau saat pengiriman, indikator ini berfokus pada proses menyeluruh saat pembelian berlangsung. Mulai dari identifikasi kebutuhan hingga transaksi dengan supplier. Jika alur siklus pembelian semakin cepat yang menunjukkan keseluruhan komponen dari perusahaan dan pemasok bekerja dengan efektif. KPI menjadi indeks dari cycle time sebenarnya dalam purchasing agar dapat mengetahui butuh waktu berapa lama proses pengadaan berlangsung sebelum pengiriman dilakukan dari supplier ke pihak perusahaan.

3. Kesimpulan 

Setelah mengetahui contoh KPI purchasing, dapat ditarik kesimpulan bahwa key performance indicator memiliki peranan yang sangat penting dalam proses pembelian. Indeks yang sudah ditetapkan perusahaan menjadi bahan acuan dalam menetapkan barang pesanan yang ada kaitannya dengan relevansi perusahaan, baik dari segi biaya, kualitas, dan kinerja produksi.

Dengan adanya KPI pembelian, pemilik usaha dapat cost saving, kekurangan bahan baku, hingga mampu menetapkan pengadaan yang sesuai dengan tujuan jangka panjang sehingga membangun profitabilitas perusahaan. Indeks pembelian diterapkan pada berbagai aspek contohnya seperti KPI dalam ketepatan waktu pembelian. Perusahaan memiliki indikator bahwasannya pembelian dilakukan setiap 3 bulan sekali agar memudahkan pembukuan akhir, dari langkah tersebut, inventory bisa memenuhi pengadaan lebih lugas.