Purchase Return Adalah: Arti, Jenis, dan Cara Hitung

Bayangkan sebuah restoran yang menerima bahan baku dari pemasok, namun sebagian bahan tersebut rusak. Hasilnya, restoran tersebut harus mengembalikan bahan baku kepada pemasok secepatnya serta mencari solusi cepat agar kegiatan bisnis tetap berjalan.

Inilah salah satu situasi yang sering terjadi dalam bisnis, dimana pengelolaan purchase return menjadi hal penting. Purchase return merujuk ke pengembalian barang yang telah dibeli dikembalikan ke pemasok karena berbagai alasan, seperti kerusakan produk, kesalahan pengiriman, atau tidak memenuhi spesifikasi yang diharapkan.

Pengelolaan proses pembelian memegang peranan penting untuk menjaga kelancaran operasional perusahaan. Untuk mengurangi kerugian dan meningkatkan efisiensi operasional, Anda harus tahu cara mencari purchase return dan mengelolanya dengan benar. Artikel ini akan membahas arti, jenis, dan cara menghitung purchase return serta memberikan panduan praktis bagi pelaku bisnis.

Key Takeaways

• Purchase return adalah proses pengembalian barang yang sudah dibeli kepada pemasok karena kerusakan, kesalahan pengiriman, atau ketidaksesuaian dengan spesifikasi.
• Implementasi purchase return membantu menjaga hubungan baik dengan pemasok, meningkatkan efisiensi operasional, serta menjaga stabilitas keuangan dan reputasi perusahaan.
• Tips untuk mengurangi purchase return yaitu dengan evaluasi kinerja pemasok, komunikasi yang jelas tentang spesifikasi produk, serta audit rutin terhadap proses pembelian.
• ScaleOcean adalah solusi untuk mempermudah manajemen purchase return, memantau transaksi pembelian dan retur secara real-time, serta mengoptimalkan pengelolaan inventaris.

Coba Demo Gratis!

Apa itu Purchase Return?

Purchase return adalah proses pengembalian barang yang sudah dibeli kepada pemasok atau vendor. Proses ini biasanya dilakukan jika barang yang diterima tidak sesuai dengan spesifikasi yang disepakati, mengalami kerusakan, atau memiliki cacat yang mempengaruhi fungsinya. Selain itu, kesalahan dalam pengiriman atau kegagalan produksi juga dapat menjadi alasan utama terjadinya pengembalian barang.

Pengelolaan purchase return penting untuk menjaga hubungan baik dengan pemasok dan memastikan kualitas produk yang diterima tetap terjaga. Selain itu, pengembalian barang dapat memengaruhi kondisi keuangan perusahaan, karena berhubungan dengan aliran kas serta pencatatan akuntansi yang tepat, terutama terkait dengan pengembalian dana atau penerimaan barang pengganti.

Baca juga: 7 Cara Negosiasi Harga yang Efektif dengan Supplier

Manfaat Menerapkan Purchase Return bagi Perusahaan

Mengimplementasikan kebijakan purchase return yang terstruktur adalah langkah cerdas untuk memelihara hubungan baik dengan pemasok dan memastikan kualitas barang yang diterima. Proses pengembalian yang jelas memungkinkan perusahaan untuk mengatasi potensi masalah dengan pemasok secara efektif, menjamin bahwa setiap barang yang masuk sesuai dengan pesanan dan standar kualitas yang telah disepakati bersama.

Lebih dari itu, kebijakan purchase return yang responsif turut memperkuat reputasi perusahaan di mata pelanggan. Kemampuan menangani pengembalian barang dengan cepat dan efisien mencerminkan komitmen terhadap kualitas produk dan kepuasan pelanggan. Hal ini secara langsung berkontribusi pada peningkatan kepercayaan dan loyalitas konsumen, yang merupakan aset berharga bagi pertumbuhan bisnis berkelanjutan.

Dari perspektif finansial, proses pengembalian barang yang efektif juga memberikan keuntungan signifikan. Perusahaan berpeluang mendapatkan pengembalian dana penuh atau sebagian dari pemasok untuk barang yang tidak memenuhi kriteria. Prosedur ini membantu menjaga stabilitas arus kas perusahaan dan meminimalisir kerugian finansial akibat penerimaan barang yang tidak sesuai atau berkualitas rendah.

Jenis Purchase Return

Jenis purchase return dapat dibedakan menjadi dua, yaitu purchase return kredit dan purchase return tunai, masing-masing memiliki karakteristik dan proses yang berbeda.

1. Purchase Return Kredit

Purchase return kredit terjadi ketika pembeli mengembalikan barang kepada pemasok dan memilih untuk menerima kredit sebagai gantinya, bukan pengembalian uang tunai. Kredit ini dapat digunakan untuk pembelian masa depan atau mengurangi saldo hutang yang ada dengan pemasok tersebut. Metode ini sering digunakan dalam transaksi antar perusahaan di mana kedua belah pihak memiliki transaksi berkelanjutan, memudahkan administrasi keuangan dan memperkuat hubungan bisnis.

2. Purchase Return Tunai

Dalam kasus purchase return tunai, pembeli mengembalikan barang kepada pemasok dan langsung menerima uang tunai sebagai penggantian. Jenis retur ini umumnya terjadi pada transaksi ketika pembeli memerlukan pengembalian dana secara cepat. Purchase return tunai juga sering terjadi di bisnis ritel dimana konsumen mengembalikan barang ke toko dan meminta pengembalian uang mereka secara langsung.

Mengapa Purchase Return itu Penting?

Purchase return adalah hal yang sangat penting dalam kegiatan bisnis karena dapat menjaga kualitas produk dan layanan yang yang diberikan oleh perusahaan. Dengan purchase return barang, perusahaan dapat mengembalikan barang rusak, tidak sesuai, atau salah kirim, sehingga terhindar dari kerugian akibat produk yang tidak bisa dijual.

Selain itu, proses purchase return dapat mempertahankan hubungan baik perusahaan dengan pemasok. Hal ini disebabkan karena proses pengembalian yang sesuai prosedur membantu kedua belah pihak menyelesaikan masalah dengan cepat dan transparan.

Pada akhirnya, manajemen purchase return yang baik berdampak terhadap efisiensi operasional, menjaga arus kas tetap stabil, serta membantu perusahaan mengurangi pengeluaran akibat kerusakan atau kesalahan pengiriman.

Alasan Purchase Return

Pengembalian barang atau purchase return umumnya terjadi ketika barang yang diterima tidak sesuai dengan spesifikasi yang disepakati, seperti kualitas, ukuran, atau jenis yang berbeda dari pesanan. Ketidaksesuaian tersebut menyebabkan barang tidak dapat digunakan sesuai dengan tujuan awal, sehingga pengembalian menjadi langkah yang diperlukan.

Salah satu alasan utama terjadinya pengembalian barang adalah barang yang diterima dalam kondisi rusak atau cacat. Kerusakan atau cacat pada barang yang mempengaruhi fungsinya tentu akan mengganggu kelancaran operasional. Oleh karena itu, pengembalian barang yang tidak memenuhi standar kualitas sangat penting untuk memastikan kelancaran proses bisnis.

Kesalahan dalam pengiriman, seperti pengiriman barang yang salah atau jumlahnya tidak sesuai, juga sering menjadi alasan pengembalian. Jika barang yang diterima tidak sesuai dengan yang dipesan, pengembalian menjadi solusi yang perlu diambil untuk menghindari gangguan dalam proses produksi atau distribusi.

Pengembalian barang juga dapat terjadi akibat kegagalan produksi oleh pemasok. Jika produk yang diterima tidak memenuhi standar kualitas atau spesifikasi yang dijanjikan, pengembalian akan memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan kebutuhan dan kualitas yang diharapkan. Langkah ini penting untuk menjamin barang yang diterima sesuai dengan persyaratan dan ekspektasi kualitas yang ditetapkan.

Cara Menghitung Purchase Return dan Contohnya

Cara menghitung atau mencari nilai retur melibatkan penggunaan data dari transaksi pembelian dan retur yang telah terjadi. Ini memudahkan perusahaan untuk memantau dan menganalisis dampak retur terhadap biaya dan seluruh pengeluaran. Berikut adalah rumus untuk menghitung nilai purchase return menggunakan rumus sederhana.

Identifikasi Transaksi Retur: Kumpulkan semua data transaksi yang melibatkan pengembalian barang kepada pemasok. Ini termasuk tanggal retur, jumlah barang yang dikembalikan, dan harga per unit barang tersebut saat pembelian.

Hitung Total Unit Dikembalikan: Jumlahkan total unit dari semua item yang dikembalikan selama periode waktu yang ditentukan.

Gunakan Harga Per Unit: Terapkan harga per unit dari masing-masing barang yang dikembalikan. Ini harus sesuai dengan harga yang dibayarkan saat barang awalnya dibeli, kecuali jika ada penyesuaian harga yang telah disepakati.

Hitung Jumlah Total: Kalikan jumlah unit yang dikembalikan dengan harga per unit mereka untuk mendapatkan total nilai purchase return.

Contohnya,  sebuah toko elektronik, “Toko ABC,” membeli 50 unit televisi dari pemasok seharga Rp3.000.000 per unit. Total pembelian adalah Rp150.000.000. Namun, setelah barang diterima, Toko ABC menemukan bahwa 5 unit televisi rusak saat pengiriman dan harus dikembalikan ke pemasok.

Total nilai purchase return untuk 5 unit televisi adalah Rp15.000.000. Jadi, Toko ABC akan mendapatkan pengembalian dana atau penggantian barang senilai Rp15.000.000 dari pemasok.

Menghitung purchase return secara akurat berguna untuk memastikan kondisi keuangan perusahaan, serta membantu dalam pengambilan keputusan strategis terkait manajemen persediaan dan hubungan dengan pemasok.

Selain itu, penggunaan purchasing software ScaleOcean dapat mempermudah perusahaan untuk memantau transaksi pembelian dan retur secara real-time, memudahkan pengelolaan persediaan dan negosiasi dengan pemasok, sehingga kegiatan bisnis dapat berjalan dengan lebih lancar.

Tips untuk Mengurangi Purchase Return

Evaluasi kinerja pemasok secara berkala adalah kunci utama menekan angka purchase return. Penilaian komprehensif mencakup kualitas produk, layanan pelanggan, harga yang kompetitif, serta ketepatan waktu pengiriman. Dengan visibilitas kinerja yang akurat, perusahaan dapat membangun kemitraan yang lebih kuat dengan pemasok terpercaya, sehingga mengurangi potensi masalah ketidaksesuaian barang.

Komunikasi yang jelas dan detail mengenai spesifikasi produk yang dibutuhkan kepada pemasok akan meminimalisir resiko ketidaksesuaian antara barang yang diterima dengan pesanan. Upaya mendapatkan penawaran terbaik dan memastikan kejelasan detail kontrak juga merupakan langkah preventif yang efektif untuk menghindari potensi kesalahan di kemudian hari.

Audit rutin terhadap keseluruhan siklus pembelian dan pengiriman memegang peranan penting. Melalui evaluasi menyeluruh pada setiap tahapan, mulai dari seleksi pemasok hingga proses pengiriman barang, perusahaan dapat mengidentifikasi area-area yang rentan terhadap masalah yang dapat menyebabkan purchase return.

Baca juga: Purchase Decision Adalah: Arti dan Dampaknya bagi Bisnis

Kesimpulan

Agar bisnis Anda bisa menerapkan proses pembelian yang efektif, Anda harus memahami konsep purchase return. Dengan memahami jenis retur yang ada dan metode untuk menemukan purchase return, bisnis dapat mengoptimalkan manajemen inventaris dan memperkuat hubungan dengan pemasok.

Mengetahui purchase return adalah salah satu cara bisnis untuk mengevaluasi kualitas produk dan efektivitas operasional agar dapet ditingkatkan. Oleh sebab itu, penting bagi setiap bisnis untuk mencatat dan menganalisis setiap kasus retur untuk meningkatkan strategi pembelian mereka dan hubungan dengan pemasok.

Untuk informasi lebih lanjut, cobalah demo gratis purchasing software ScaleOcean dan saksikan bagaimana solusi kami dapat memudahkan pengelolaan purchase return dan meningkatkan efisiensi bisnis Anda secara keseluruhan.