Contoh Laporan Stock Opname Barang dan Cara Menyusunnya

Laporan stock opname adalah dokumen hasil pencatatan fisik barang yang tersedia di perusahaan untuk memastikan data persediaan yang akurat. Banyak perusahaan menghadapi masalah terkait selisih antara jumlah fisik dan catatan sistem, yang dapat menyebabkan kesalahan dalam perhitungan persediaan.

Masalah ini banyak dialami oleh perusahaan yang tidak memiliki sistem pengelolaan stok terintegrasi. Oleh karena itu, perusahaan perlu menerapkan sistem yang tepat untuk menghasilkan dokumen stock opname yang akurat, mengurangi risiko low-stock atau overstock, dan memastikan pencatatan barang yang benar.

Di artikel ini, Anda akan menemukan informasi mengenai pengertian laporan stock opname, fungsi, komponen, dan contoh stock opname. Di samping itu, Anda akan menemukan solusi teknologi canggih yang dapat membantu meningkatkan efisiensi pengelolaan stok barang dalam perusahaan Anda.

Key Takeaways

• Cara menyusun laporan stock opname meliputi persiapan gudang, penentuan area kerja, penghitungan fisik, verifikasi data, dan penyesuaian stok yang ditemukan selama pemeriksaan.
• Komponen utama dalam laporan stock opname mencakup kode barang, nama barang, satuan, stok awal, stok fisik, selisih, dan tanggal.
• Proses pencatatan laporan stock opname dapat dilakukan lebih cepat dan akurat berkat integrasi data, pelacakan real-time, serta dukungan barcode atau QR code dalam ERP seperti ScaleOcean.

Coba Demo Gratis!

Cara Menyusun Laporan Stock Opname

Proses pembuatan laporan stock opname dimulai dengan persiapan gudang, pembagian area kerja, dan penyiapan dokumen pendukung yang diperlukan. Setelah itu, dilakukan penghitungan fisik, verifikasi data, hingga rekonsiliasi stok untuk memastikan hasil dokumen stock opname akurat.

Berikut adalah langkah-langkah cara membuat dokumen stock opname:

1. Mempersiapkan Gudang

Langkah pertama dalam cara membuat dokumen stock opname adalah persiapan gudang dan formulir stock opname, sekaligus menentukan jadwal yang sesuai. Waktu pelaksanaan sebaiknya dipilih di luar jam sibuk agar operasional harian tidak terganggu.

Selama proses berlangsung, pergerakan barang dihentikan sementara untuk memastikan data sesuai kondisi aktual, termasuk memastikan barang tersusun rapi pada heavy duty storage rack.

2. Menentukan Bagian Kerja

Setelah tahap persiapan selesai, langkah berikutnya dalam membuat berita acara stock opname adalah menetapkan area gudang yang akan dihitung secara sistematis. Pemilihan area dapat didasarkan pada struktur rak, klasifikasi barang, atau tingkat prioritas, sehingga proses audit berjalan terarah dan sesuai kebutuhan operasional.

Pembagian area kerja yang terstruktur membantu tim mengurangi potensi kesalahan, mencegah penghitungan ganda, dan memastikan seluruh inventaris tercakup secara menyeluruh. Pendekatan ini juga meningkatkan efisiensi proses audit persediaan di tingkat operasional maupun manajerial.

3. Mempersiapkan Dokumen yang Dibutuhkan

Dokumen penting seperti daftar inventaris, laporan transaksi, dan formulir pencatatan harus disiapkan lebih dahulu. Alat bantu seperti barcode scanner atau RFID juga sangat berguna. Dengan dokumen lengkap, pencatatan dapat berjalan lebih akurat, sekaligus mempermudah pencocokan antara stok fisik dan catatan sistem.

4. Melakukan Stock Opname

Tim kemudian melakukan penghitungan fisik setiap barang di gudang secara detail. Jumlah, kondisi, serta lokasi penyimpanan harus sesuai dengan sistem. Semua selisih atau kerusakan dicatat, lalu data hasil penghitungan dibandingkan dengan catatan internal untuk melakukan rekonsiliasi persediaan secara menyeluruh.

5. Verifikasi Data dan Membandingkan Hasil

Tahap verifikasi dilakukan dengan membandingkan hasil penghitungan fisik dan catatan sistem. Selisih yang ditemukan harus dianalisis, baik terkait kesalahan pencatatan, kerusakan, maupun kehilangan barang. Proses ini membantu menentukan tindakan korektif agar data persediaan tetap konsisten dan dapat diandalkan.

Dalam proses verifikasi, setiap selisih barang dianalisis secara rinci, mulai dari kesalahan pencatatan hingga kendala penerimaan stok barang. Identifikasi ini berperan penting karena hasilnya menjadi dasar perusahaan dalam menetapkan langkah penyesuaian serta melakukan rekonsiliasi pada stock opname.

6. Penyesuaian dan Rekonsiliasi

Setelah verifikasi, dilakukan penyesuaian jumlah stok sesuai temuan di lapangan. Catatan persediaan diperbarui agar sesuai kondisi fisik gudang. Dokumentasi setiap perubahan penting untuk menjaga akuntabilitas. Rekonsiliasi ini mendukung transparansi dalam audit, baik internal maupun eksternal, serta memperkuat keakuratan laporan keuangan.

7. Pembuatan Laporan Stock Opname

Langkah berikutnya adalah menyusun laporan yang merangkum proses stock opname, hasil perhitungan fisik, selisih yang ditemukan, serta penyebabnya. Laporan ini memberikan gambaran komprehensif mengenai keadaan persediaan barang dagang perusahaan, agar menyoroti temuan serta insight penting selama proses tersebut.

8. Analisis Hasil Laporan dan Rekomendasi Perbaikan

Setelah laporan stock opname selesai, penting untuk melakukan evaluasi terhadap setiap selisih yang ditemukan. Dengan analisis yang cermat, perusahaan dapat menyusun rekomendasi perbaikan untuk meningkatkan pengelolaan persediaan, mengurangi kesalahan di masa depan, dan mengoptimalkan pengambilan keputusan bisnis.

Selain itu, penggunaan Software Gudang ScaleOcean akan mempermudah penyusunan berita acara stock opname secara otomatis. Sistem ini membantu mengurangi risiko kesalahan manual, mempercepat analisis data persediaan, serta mendukung transparansi agar hasil stock opname lebih akurat dan dapat diandalkan.

Berdasarkan studi dari ArXiv, sekitar 24.000 SKU di 11 toko menunjukkan bahwa setelah audit persediaan dilakukan, terjadi kenaikan penjualan sebesar 11% secara keseluruhan. Efek ini paling terlihat pada produk dengan ketidaksesuaian catatan stok, di mana sistem menunjukkan lebih banyak stok daripada yang sebenarnya tersedia

Baca juga: Pentingnya Stock Replenishment dalam Manajemen Inventaris

Komponen Utama dalam Laporan Stock Opname

Laporan stock opname adalah dokumen laporan yang membandingkan jumlah persediaan fisik di gudang dengan data yang tercatat dalam sistem, untuk mengidentifikasi perbedaan. Formulir ini mencakup komponen-komponen seperti nama perusahaan, tanggal pelaksanaan, kode barang, nama barang, satuan, jumlah fisik, selisih.

Berikut komponen utama dalam form stock opname:

1. Kode Barang

Komponen pertama adalah kode barang, kode ini adalah identifikasi unik yang diberikan untuk setiap jenis produk dalam laporan stock opname. Kode ini memudahkan proses pencatatan dan pengelolaan barang di sistem, sekaligus mengurangi risiko kesalahan identifikasi. Dengan adanya kode barang, pelacakan dan pencarian item di gudang atau sistem menjadi jauh lebih efisien dan cepat.

2. Nama Barang

Nama barang merujuk pada deskripsi lengkap produk yang sedang dihitung dalam laporan. Penulisan nama yang jelas dan konsisten sesuai standar dalam dokumen stock opname ini sangat membantu dalam proses verifikasi dan pengelolaan barang di gudang. Dengan nama yang jelas, perusahaan dapat menghindari kebingungan atau kesalahan selama proses stock opname berlangsung.

3. Satuan

Komponen ini menunjukkan unit pengukuran barang yang digunakan dalam laporan stock opname, misalnya kilogram, liter, atau buah. Penentuan satuan yang tepat sangat penting agar pencatatan persediaan konsisten dan memudahkan perhitungan jumlah fisik barang selama stock opname, sehingga hasilnya dapat diandalkan.

4. Stok Awal

Selanjutnya, stok awal mencatat jumlah barang yang tersedia sebelum periode stock opname dimulai. Data ini penting sebagai titik acuan untuk membandingkan kondisi persediaan sebelum dan sesudah transaksi seperti penjualan atau penerimaan barang. Keakuratan stok awal membantu memastikan hasil stock opname dapat diverifikasi dengan tepat.

5. Penjualan

Selain itu ada juga, penjualan yang mencatat jumlah barang yang terjual selama periode tertentu. Komponen form stock opname persediaan ini penting untuk memahami penurunan persediaan yang terjadi akibat transaksi penjualan. Dengan pencatatan penjualan yang akurat, perusahaan dapat melakukan analisis lebih tepat terhadap perubahan stok dalam laporan stock opname.

6. Barang Masuk

Komponen ini mencatat jumlah barang yang diterima di gudang selama periode tertentu, baik dari pengadaan baru maupun transfer antar gudang. Pencatatan yang tepat sangat diperlukan agar inventory stock di sistem selalu diperbarui dan keseimbangan persediaan di gudang tetap terjaga dengan baik.

7. Jumlah Stok Fisik

Berikutnya ada stok akhir fisik, komponen ini berisi jumlah barang yang dihitung secara langsung, baik dengan cara manual maupun menggunakan teknologi, pada akhir periode stock opname. Penghitungan ini sangat penting untuk memastikan kesesuaian antara catatan sistem dan kondisi nyata di lapangan, memberikan gambaran jelas tentang stok yang sebenarnya tersedia.

8. Jumlah Stok Sistem

Selain itu ada juga stok akhir sistem, stok ini adalah jumlah persediaan yang tercatat dalam sistem manajemen gudang perusahaan. Data ini menjadi basis perbandingan dengan hasil stock opname fisik untuk mendeteksi adanya selisih. Dengan data sistem yang akurat, pengelolaan stok menjadi lebih terkontrol dan keputusan bisnis dapat dibuat dengan lebih baik.

9. Selisih

Komponen ini mencatat perbedaan antara jumlah stok fisik yang dihitung di gudang dan jumlah yang tercatat di sistem. Selisih ini bisa berupa kelebihan atau kekurangan stok. Penyebabnya beragam, mulai dari kesalahan pencatatan, kerusakan barang, pencurian, hingga monitoring suhu ruangan yang kurang akurat.

Selisih yang ditemukan harus dianalisis secara cermat untuk mengidentifikasi akar masalah dan menentukan langkah perbaikan yang tepat.

10. Periode/Tanggal

Periode atau tanggal dalam format stock opname merujuk pada jangka waktu tertentu yang dicatat untuk keperluan perhitungan stok. Periode ini dapat bervariasi tergantung pada jenis laporan stock opname, apakah itu harian, bulanan, atau tahunan. Menentukan periode yang tepat memastikan bahwa laporan mencerminkan kondisi persediaan yang relevan dengan waktu yang ditetapkan.

11. Keterangan

Terakhir, kolom form stock opname persediaan ini berfungsi untuk memberikan penjelasan tambahan terkait selisih stok yang ditemukan. Keterangan dapat mencakup penyebab selisih, seperti kesalahan pencatatan, barang rusak, atau kehilangan. Informasi ini sangat penting untuk mempermudah analisis lebih lanjut dan membantu perusahaan mengambil langkah korektif yang efektif.

Contoh Laporan Stock Opname

Contoh stock opname adalah dokumen yang membandingkan jumlah persediaan fisik di gudang dengan catatan yang ada di sistem. Laporan ini memuat data seperti kode barang, nama produk, stok menurut sistem, stok hasil hitung fisik, serta selisihnya.

Misalnya, stok tercatat 100 unit, tetapi hasil fisik hanya 98 unit, sehingga terdapat selisih -2 unit. Selisih yang ditemukan dapat menjadi dasar untuk investigasi lebih lanjut mengenai kemungkinan adanya kesalahan pencatatan, kerusakan, atau kehilangan barang.

Berikut adalah contoh formulir atau format stock opname persediaan yang sering digunakan, lengkap dengan penjelasan komponen-komponennya:

1. Contoh Laporan Stock Opname Persediaan

Laporan stock opname harian adalah laporan yang dibuat untuk memantau perubahan stok secara real-time setiap hari. Laporan ini berfungsi untuk memastikan bahwa data persediaan yang tercatat selalu sesuai dengan kondisi fisik barang di gudang.

Berikut adalah contoh form stock opname harian untuk perusahaan PT Sukses Selalu, yang bergerak di industri F&B pada 14 Agustus 2024, dengan tujuan untuk memantau ketersediaan bahan baku dan memastikan stok tetap terjaga:

2. Contoh Laporan Stock Opname Periode

Di bawah ini tersaji contoh laporan stock opname periode yang menjadi dasar untuk membuat laporan keuangan inventory secara efektif. Form stock opname persediaan ini mengambil skenario fiktif dari perusahaan KNJ Elektronik untuk memverifikasi akurasi data persediaan fisik di gudang yang dilakukan secara berkala. Berikut contoh laporan stock opname persediaan pada periode 1-30 Desember 2023.

Agar lebih menjaga akurasi data dan meningkatkan efisiensi operasional gudang, contoh laporan stock opname persediaan ini dapat menambahkan pembuat laporan agar memberikan transaparansi di warehouse management. Anda dapat menambahkan nama penanggung jawab, posisi, serta tanggal pembuatan laporan tersebut.

3. Contoh Laporan Stock Opname Full

Perhitungan rumus stock opname yang telah dilakukan di atas dapat Anda ringkas menjadi informasi yang mudah dipahami dalam bentuk laporan. Dengan bantuan aplikasi stok barang, proses pembuatan form stock opname ini menjadi lebih efisien dan terstruktur.

Laporan ini memaparkan perubahan nilai persediaan barang dari waktu ke waktu. Hal ini didasarkan pada transaksi bisnis yang terjadi. Berikut adalah contoh stock opname excel untuk pembukuan stok barang:

Apa manfaat pembuatan contoh stock opname excel ini? Sebagai pedoman untuk melakukan review dan analisis terhadap efisiensi dan efektivitas manajemen gudang, serta memudahkan identifikasi masalah seperti kehilangan atau kelebihan stok.

Selanjutnya, tabel stok barang dapat membantu pengambilan keputusan dalam pembelian barang baru, penentuan harga pokok produksi, dan strategi promosi. Anda juga bisa menggunakan laporan ini untuk memonitor dan mengoptimalkan cash flow bisnis, memungkinkan Anda menilai kebutuhan modal kerja dengan lebih baik.

Jenis-Jenis Dokumen Stock Opname

Dokumen stock opname adalah berbagai catatan dan laporan yang digunakan dalam penghitungan fisik persediaan barang untuk memastikan kesesuaian antara data sistem dan kondisi sebenarnya di gudang. Dokumen tersebut meliputi Kartu Barang, Bukti Barang Masuk/Keluar, dan Berita Acara Stock Opname.

Berikut beberapa dokumen utama yang digunakan dalam stock opname:

1. Daftar Barang yang Diinventarisir

Daftar ini mencakup semua barang yang akan dihitung dalam proses stock opname. Dokumen ini mencatat setiap item dengan detail, seperti nama barang, kode barang, jumlah stok awal, dan lokasi penyimpanan.

Dengan adanya daftar ini, tim penghitungan dapat memastikan bahwa semua barang yang ada di gudang sudah terinventarisir dengan benar dan tidak ada yang terlewatkan.

2. Formulir Stock Opname

Formulir ini digunakan untuk mencatat hasil penghitungan stok barang secara fisik di lapangan. Biasanya, formulir ini mencakup kolom untuk mencatat jumlah barang yang dihitung, serta selisih antara jumlah fisik dengan jumlah yang tercatat dalam sistem.

Formulir stock opname sangat penting sebagai bukti dokumentasi dari hasil penghitungan stok yang dilakukan di lapangan.

3. Rekonsiliasi Stok

Rekonsiliasi stok adalah dokumen yang digunakan untuk membandingkan antara data stok yang tercatat dalam sistem dengan hasil penghitungan fisik yang dilakukan selama stock opname.

Rekonsiliasi ini penting untuk mengidentifikasi dan menjelaskan adanya perbedaan jumlah barang, apakah karena kesalahan pencatatan atau faktor lainnya. Dengan adanya rekonsiliasi, perusahaan dapat mengevaluasi akurasi sistem manajemen persediaan.

4. Laporan Kerusakan atau Barang Hilang

Laporan ini digunakan untuk mencatat barang yang rusak atau hilang selama proses stock opname. Laporan ini juga mencakup penyebab kerusakan atau kehilangan serta langkah-langkah yang diambil untuk memperbaiki atau mengganti barang tersebut.

Contoh laporan gudang barang ini penting untuk menjaga kontrol kualitas dan mencegah kerugian lebih lanjut akibat masalah di gudang.

5. Dokumen Pembelian dan Penjualan

Dokumen pembelian dan penjualan digunakan untuk mencocokkan barang yang ada di gudang dengan transaksi pembelian dan penjualan yang tercatat dalam sistem. Dokumen ini penting untuk melacak arus barang dan memastikan tidak ada ketidaksesuaian antara barang yang diterima, dijual, dan disimpan.

Penggunaan dokumen ini akan membantu memastikan bahwa barang yang tersedia sesuai dengan data transaksi dan memverifikasi bahwa barang tersebut tercatat dengan benar dalam sistem akuntansi.

6. Laporan Barang Kadaluarsa atau Usang

Laporan ini digunakan untuk mencatat barang yang telah kadaluarsa atau dianggap usang selama stock opname. Hal ini sangat penting bagi perusahaan yang menjual produk dengan tanggal kedaluwarsa, seperti makanan atau obat-obatan.

Selain laporan kerusakan dan kehilangan, laporan ini juga penting memastikan bahwa barang yang tidak dapat dijual atau digunakan lagi dikeluarkan dari stok dan tidak memengaruhi perhitungan stok secara keseluruhan.

7. Kartu Barang

Kartu stok barang adalah dokumen stock opname yang mencatat secara detail informasi mengenai jumlah dan jenis barang yang ada di dalam gudang. Dokumen ini biasanya mencakup data seperti tanggal penerimaan, nama barang, jumlah yang diterima, dan saldo akhir stok.

Kartu barang membantu proses pelacakan pergerakan barang dari waktu ke waktu, sehingga memudahkan verifikasi saat stock opname dilakukan. Dalam pengecekan stok fisik, kartu barang berfungsi sebagai referensi utama karena membantu memastikan bahwa jumlah barang yang ada secara fisik sesuai dengan catatan yang ada di sistem.

8. Bukti Barang Masuk

Bukti barang masuk adalah dokumen stock opname yang mencatat semua barang yang diterima oleh gudang atau perusahaan. Dokumen ini berisi informasi seperti tanggal penerimaan, nama dan jumlah barang yang diterima, serta nomor referensi pengiriman.

Bukti ini penting untuk memastikan bahwa semua barang yang masuk ke receiving gudang dapat tercatat dengan benar dan dapat dilacak kembali jika terjadi ketidaksesuaian dalam stok

Bukti barang masuk berfungsi sebagai acuan untuk memperbarui stok dalam sistem dan memastikan bahwa semua barang yang diterima dicatat dengan baik, sehingga kesalahan pencatatan stok dapat dihindari.

9. Bukti Barang Keluar

Bukti barang keluar adalah dokumen proses stock opname yang digunakan untuk mencatat barang yang keluar dari gudang. Dokumen ini mencakup informasi seperti tanggal pengeluaran, nama dan jumlah barang yang dikeluarkan, serta tujuan atau penerima barang.

Bukti barang keluar berfungsi untuk mencatat dan mencatat setiap pengeluaran barang dari gudang, sehingga stok yang tercatat selalu up-to-date dan akurat. Ini sangat penting untuk melacak pengurangan stok dan memastikan bahwa pengeluaran barang sesuai dengan kebutuhan operasional atau pesanan.

10. Kartu Count Tag

Kartu count tag adalah dokumen stock opname yang digunakan selama stock opname untuk mencatat jumlah fisik barang yang dihitung. Kartu ini biasanya ditempelkan pada rak atau tempat penyimpanan barang, kartu ini berisi nama produk, jumlah yang dihitung, dan tanggal dan nama orang yang melakukan pencatatan.

Selama proses pengumpulan stok, kartu count tag membantu dalam memastikan bahwa setiap barang dihitung dan dicatat dengan benar. Kartu ini juga berfungsi untuk mendokumentasikan hasil penghitungan fisik selama proses pengumpulan stok, sehingga memudahkan verifikasi dan pengecekan ulang, serta memastikan akurasi data stok.

11. Berita Acara Stock Opname

Berita acara stock opname adalah dokumen penting yang mencatat hasil akhir dari proses perhitungan fisik barang di gudang. Dokumen ini memuat informasi tentang adanya perbedaan antara data stok yang tercatat di sistem dengan jumlah barang yang ditemukan secara fisik.

Biasanya, berita acara selisih stok barang ini disusun setelah proses stock opname selesai dilakukan sebagai bentuk pertanggungjawaban kepada manajemen perusahaan. Selain berfungsi sebagai bukti formal bahwa stock opname telah dilaksanakan, berita acara ini juga menjadi acuan dalam pengambilan keputusan.

Apabila ditemukan selisih, perusahaan dapat melakukan penyesuaian stok, baik penambahan maupun pengurangan sesuai hasil pemeriksaan. Dokumen ini juga berguna untuk menghindari potensi kesalahan berulang yang bisa merugikan perusahaan di kemudian hari.

12. Laporan Penyesuaian Stok

Laporan penyesuaian stok dibuat untuk mendokumentasikan adanya perbedaan antara stok yang tercatat dalam sistem dengan hasil perhitungan fisik yang sebenarnya. Di dalam laporan ini, biasanya dijelaskan secara rinci jumlah selisih, alasan terjadinya perbedaan, hingga langkah korektif yang telah dilakukan.

Dokumen ini sangat penting untuk menjaga keakuratan catatan inventaris perusahaan. Dengan laporan stock opname, perusahaan dapat melakukan evaluasi lebih lanjut terkait penyebab ketidaksesuaian seperti kesalahan pencatatan, kehilangan barang, atau kerusakan barang yang tidak terlaporkan.

Kesimpulan

Cara membuat laporan stock opname yaitu mulai dengan menyiapkan gudang, dokumen, dan jadwal yang tepat, lalu bagi area kerja agar proses lebih terstruktur. Setelah itu, lakukan penghitungan fisik secara detail, verifikasi dengan data sistem, analisis selisih, lakukan penyesuaian, dan akhiri dengan menyusun laporan stock opname yang lengkap.

Contoh stock opname memungkinkan perusahaan untuk memantau ketersediaan stok dengan lebih akurat, mencegah kerugian akibat kehilangan atau kerusakan, serta meningkatkan efisiensi operasional.

Optimalkan manajemen gudang Anda dengan Software Warehouse ScaleOcean yang menyediakan fitur lengkap untuk mempermudah proses stock opname, pelacakan barang, dan pengelolaan inventaris secara real-time. Coba demo gratis sekarang untuk melihat bagaimana ScaleOcean dapat meningkatkan efisiensi dan akurasi manajemen persediaan bisnis Anda.