Receiving Gudang Adalah: Pengertian, Jenis, dan Tugasnya

Receiving gudang adalah salah satu proses dalam warehouse management yang melibatkan SOP penerimaan barang yang masuk ke dalam gudang. Barang tersebut dapat berasal dari supplier atau produksi internal. Dalam lingkup warehouse management, receiving gudang adalah tahap awal yang meliputi pemeriksaan barang agar dapat dipastikan dalam kondisi baik dan sesuai dengan jumlah dan spesifikasi yang tercantum dalam dokumen penerimaan.

Tugas receiving gudang mencakup pemeriksaan fisik barang, pencocokan dengan dokumen pengiriman, dan pencatatan dalam sistem manajemen gudang. Keberhasilan proses ini dapat memperlancar alur kerja operasional gudang secara keseluruhan. Dengan pemahaman yang tepat tentang jenis dan tugas receiving gudang, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dan akurasi operasional mereka.

Key Takeaways

• Receiving gudang adalah proses penerimaan barang di gudang yang melibatkan pemeriksaan fisik, pencocokan dokumen, serta pencatatan stok agar operasional berjalan efektif.
• Receiving gudang dibagi menjadi dua jenis utama, yaitu receiving barang lokal yang lebih sederhana, dan receiving barang impor yang memerlukan prosedur lebih kompleks seperti bea cukai.
• Alur receiving gudang dimulai dari penerimaan surat jalan, pemeriksaan jumlah dan kondisi fisik, pengecekan kualitas barang, hingga penyusunan bukti barang masuk untuk pendataan.
• ScaleOcean menyediakan solusi ERP terintegrasi yang dapat mengotomatiskan alur receiving gudang, memastikan akurasi data, dan meningkatkan efisiensi operasional secara menyeluruh.

Coba Demo Gratis!

Receiving Gudang Adalah

Receiving gudang adalah proses penerimaan barang yang akan masuk ke gudang, mencakup pengecekan kondisi fisik barang, pencocokan dengan dokumen pengiriman, dan pencatatan stok barang. Tujuannya adalah memastikan barang yang diterima sesuai dengan pesanan, dalam kondisi baik, dan tercatat dengan akurat dalam sistem inventaris untuk menghindari kesalahan atau kerusakan.

Proses receiving gudang yang baik dapat menjaga kualitas kelancaran operasional gudang, karena hal tersebut dapat menjamin bahwa semua barang yang masuk tercatat dengan benar dan siap untuk didistribusikan atau disimpan.

Proses Receiving Gudang

Alur receiving gudang adalah serangkaian langkah yang terstruktur untuk memastikan barang diterima dengan baik dan sesuai dengan pesanan. Berikut adalah penjelasan rinci mengenai alur receiving gudang.

1. Memeriksa Bukti Surat

Langkah pertama dalam proses receiving gudang adalah menerima surat jalan dari pengirim. Contoh surat jalan barang merupakan dokumen resmi yang berisi informasi mengenai barang yang dikirim, seperti jenis barang, jumlah, dan identitas pemasok.

Petugas receiving gudang memverifikasi surat jalan ini untuk memastikan bahwa pengiriman dilakukan sesuai dengan pesanan yang telah dibuat sebelumnya. Surat jalan juga berfungsi sebagai acuan untuk mencocokkan barang yang diterima dengan dokumen lainnya seperti faktur dan pesanan pembelian.

2. Penerimaan Barang

Petugas receiving gudang menerima barang yang dikirim oleh pemasok atau dari produksi internal. Mereka memastikan barang yang diterima sesuai dengan pesanan yang telah dibuat sebelumnya. Sebagai contoh dokumen penerimaan barang, surat tanda terima digunakan untuk mencatat dan mengonfirmasi bahwa barang sudah diterima dengan baik sebelum diproses lebih lanjut.

3. Pemeriksaan Jumlah Barang

Setelah menerima surat jalan, langkah berikutnya adalah menghitung jumlah barang yang diterima. Petugas gudang menghitung secara manual atau menggunakan alat bantu seperti timbangan atau scanner barcode.

Hal tersebut dilakukan agar jumlah barang sesuai dengan yang tercantum dalam surat jalan, dokumen pesanan, dan pengeluaran barang dari gudang. Penghitungan yang akurat harus dilakukan untuk mencegah terjadinya kesalahan inventaris dan memastikan bahwa semua barang yang dipesan telah diterima dengan benar.

4. Pengecekan Kondisi Fisik Barang

Setelah jumlah barang dihitung, pengecekan kondisi fisik barang dilakukan untuk memastikan tidak ada kerusakan atau cacat pada barang yang diterima. Petugas memeriksa setiap barang, mencari tanda-tanda kerusakan seperti sobekan, retakan, atau kerusakan lainnya.

Jika ditemukan barang yang rusak, petugas mencatatnya dan melaporkan masalah tersebut kepada pemasok atau departemen terkait untuk ditindaklanjuti. Namun, penggunaan aplikasi manajemen gudang memungkinkan petugas untuk mencatat kondisi barang secara digital, sehingga mempermudah pelaporan dan memastikan tindak lanjut yang lebih cepat.

Sistem ini juga memastikan bahwa semua informasi terkait kerusakan tercatat dengan akurat dan dapat diakses dengan mudah oleh pihak yang membutuhkan. Proses ini sejalan dengan alur keluar masuk barang di gudang, yang mengintegrasikan pengelolaan persediaan secara lebih efisien dan terstruktur.

Untuk memastikan perhitungan yang akurat dan pengelolaan yang efisien, penting untuk memahami cara menghitung dan menyusun laporan gudang barang, seperti stok barang masuk keluar, yang membantu dalam mengelola aliran barang di gudang secara tepat.

5. Pengecekan Kualitas Barang

Selain pengecekan kondisi fisik, pengecekan kualitas barang juga dilakukan untuk memastikan bahwa kualitas barang memenuhi standar yang ditetapkan oleh perusahaan. Proses ini dapat melibatkan pengujian atau inspeksi tambahan, seperti pengujian fungsi atau spesifikasi teknis. Petugas juga memastikan bahwa barang yang diterima tidak hanya dalam kondisi baik, tetapi juga sesuai dengan spesifikasi dan kebutuhan yang telah ditentukan.

Setelah pengecekan kualitas, barang tersebut kemudian akan siap untuk proses order picking, di mana produk yang telah lulus pengecekan kualitas akan diambil dan dipersiapkan untuk pengiriman atau penyimpanan lebih lanjut. Proses ini memastikan bahwa barang yang dikirimkan kepada pelanggan atau disimpan di gudang memiliki kualitas yang sesuai dan siap digunakan.

6. Pelabelan dan Penandaan

Barang yang diterima dilabeli dengan informasi seperti kode produk, tanggal penerimaan, dan lokasi penyimpanan. Pelabelan yang tepat sangat penting dalam mendukung slotting gudang, karena dengan adanya informasi yang jelas dan detail pada label, barang dapat ditempatkan pada lokasi yang optimal dalam gudang. Hal ini memudahkan proses pengambilan dan pengelolaan stok, serta memastikan barang mudah ditemukan saat diperlukan.

7. Penyimpanan Barang

Barang yang diterima akan ditempatkan di lokasi penyimpanan yang telah ditentukan dalam gudang. Petugas harus memahami cara dan tips mengelola stok barang secara efisien agar dapat mengatur dan menyusun barang lebih mudah, sehingga dapat memudahkan pengambilan barang dan menjaga operasional gudang tetap teratur.

8. Menyusun Bukti Barang Masuk

Setelah semua pemeriksaan selesai dan barang diterima, petugas gudang menyusun bukti barang masuk. Bukti ini mencakup semua informasi mengenai barang yang diterima, termasuk jumlah, kondisi, dan kualitas barang, serta dokumen pendukung seperti surat jalan dan faktur. Bukti barang masuk kemudian dicatat dalam sistem manajemen gudang agar catatan inventaris diperbarui. Bukti ini juga digunakan untuk rekonsiliasi dengan departemen keuangan dan pemasok.

Jenis Receiving Gudang

Dalam manajemen gudang, ada beberapa jenis receiving gudang yang umum dilakukan, masing-masing memiliki prosedur dan tujuan yang spesifik. Berikut adalah penjelasannya.

1. Receiving Gudang Barang Lokal

Receiving gudang untuk barang lokal melibatkan proses penerimaan barang dari pemasok dalam negeri. Proses ini mencakup pemeriksaan fisik barang untuk memastikan bahwa barang yang diterima tidak mengalami kerusakan dan sesuai dengan pesanan.

Dokumen seperti faktur dan surat jalan diperiksa untuk validasi penerimaan barang. Setelah pemeriksaan kualitas, barang yang telah diverifikasi akan disimpan di lokasi yang telah ditentukan dalam gudang. Proses ini lebih cepat dan sederhana karena tidak memerlukan prosedur bea cukai.

2. Receiving Gudang Barang Impor

Receiving gudang untuk barang impor melibatkan prosedur yang lebih kompleks. Setelah barang tiba dari luar negeri, dokumen impor seperti bill of lading dan faktur komersial diperiksa oleh petugas bea cukai.

Perusahaan harus membayar bea masuk sebelum barang dapat diperiksa fisik oleh otoritas. Setelah lolos pemeriksaan bea cukai, barang tersebut diperiksa kualitasnya oleh petugas gudang. Barang yang lolos semua pemeriksaan kemudian disimpan di lokasi yang telah ditentukan dalam gudang.

Baca juga: Contoh Berita Acara Selisih Stok Barang dan Cara Buatnya

Manfaat Receiving Gudang

Receiving gudang memiliki berbagai manfaat yang sangat penting bagi kelancaran operasional dan pengelolaan persediaan dalam perusahaan. Berikut adalah beberapa manfaat utama dari proses receiving gudang:

1. Menghindari Kesalahan dalam Pengelolaan Stok

Proses receiving gudang yang tepat memastikan bahwa setiap barang yang masuk dicatat dengan benar dalam sistem inventaris. Dengan mencocokkan fisik barang dengan dokumen pengiriman, perusahaan dapat mencegah kesalahan dalam pencatatan jumlah barang dan mencegah masalah kelebihan atau kekurangan stok. Hal ini meminimalkan risiko kesalahan pengelolaan stok yang dapat mengganggu operasional.

2. Memastikan Kualitas dan Kuantitas Barang yang Diterima

Proses pengecekan fisik barang yang diterima sangat penting untuk memastikan bahwa barang tidak hanya sesuai dengan jumlah yang dipesan, tetapi juga dalam kondisi baik. Dengan memastikan kualitas dan kuantitas barang yang diterima, perusahaan dapat menghindari masalah barang rusak atau cacat yang dapat mempengaruhi kelancaran operasional atau merugikan pelanggan. Hal ini juga memastikan barang yang diterima dapat segera diproses tanpa penundaan.

3. Mempermudah Pelacakan Stok Barang

Receiving gudang yang tepat memungkinkan perusahaan untuk memantau dan melacak posisi barang dalam gudang dengan lebih efisien. Dengan pencatatan yang akurat mengenai barang yang diterima dan lokasinya, perusahaan dapat dengan mudah melacak pergerakan stok, memastikan pengambilan dan pengiriman barang berjalan lancar. Data yang tercatat dapat digunakan untuk mengoptimalkan pengelolaan inventaris secara keseluruhan.

4. Meningkatkan Efisiensi Operasional Gudang

Dengan menerima barang dengan proses yang terstruktur dan sistematis, operasional gudang menjadi lebih efisien. Proses receiving yang cepat dan akurat akan mempercepat seluruh alur pengelolaan persediaan barang, mulai dari penerimaan, penyimpanan, hingga pengiriman. Dengan memanfaatkan sistem manajemen gudang yang tepat, perusahaan dapat mempercepat alur kerja, mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk pengelolaan barang, dan meningkatkan produktivitas gudang secara keseluruhan.

Tantangan dalam Proses Receiving Gudang

Meski proses receiving di gudang membawa banyak manfaat bagi kelancaran operasional, ada beberapa tantangan yang sering muncul dan dapat menghambat pengelolaan persediaan secara efektif. Mengenali serta mengelola tantangan ini dengan baik sangat penting agar proses di gudang bisa berjalan lebih lancar dan efisien. Berikut beberapa tantangan yang kerap dihadapi dalam proses receiving:

1. Keterlambatan Pengiriman dari Pemasok

Ketika pengiriman barang dari pemasok terlambat, seluruh alur operasional gudang dan pengiriman ke pelanggan bisa terdampak. Stok yang seharusnya tersedia jadi terlambat masuk, yang dapat mengganggu kelancaran rantai pasokan. Oleh karena itu, perusahaan perlu menjalin kerja sama yang erat dengan pemasok agar pengiriman selalu tepat waktu.

2. Kesalahan Informasi atau Pencatatan

Kesalahan dalam mencatat barang yang diterima bisa membuat data inventaris tidak akurat. Akibatnya, proses pengambilan barang atau pengiriman bisa menjadi lebih lambat dan rawan menimbulkan kekeliruan. Penggunaan teknologi seperti barcode atau RFID bisa sangat membantu dalam mengurangi risiko kesalahan pencatatan ini.

3. Kualitas Barang yang Buruk

Barang yang tiba dalam kondisi rusak atau tidak sesuai standar dapat menghambat kelancaran operasional dan tentu saja menurunkan kepuasan pelanggan. Karena itu, penting sekali untuk memeriksa setiap barang yang masuk dengan teliti, serta memastikan pemasok benar-benar memenuhi standar kualitas yang sudah disepakati bersama.

4. Koordinasi Antar Departemen yang Kurang Optimal

Kurangnya koordinasi yang baik antara departemen pengadaan, gudang, dan distribusi bisa memperlambat proses penerimaan barang. Hal ini berpotensi menyebabkan ketidaksesuaian stok, keterlambatan pengiriman, serta kesalahan pengelolaan inventaris. Untuk mengatasi ini, komunikasi yang jelas dan efektif antar departemen harus selalu dijaga.

Contoh Proses Receiving Barang di Gudang

Proses receiving di gudang adalah tahap awal dalam pengelolaan barang yang diterima dari pemasok sebelum disimpan atau didistribusikan. Misalnya, sebuah perusahaan distribusi elektronik menerima pengiriman produk dari pemasok.

Begitu barang tiba di gudang, petugas gudang akan memulai proses dengan membongkar dan memeriksa kondisi fisik barang. Barang yang diterima kemudian dicocokkan dengan dokumen pengiriman, seperti faktur dan surat jalan, untuk memastikan kesesuaian jumlah, jenis, dan spesifikasi produk.

Setelah verifikasi selesai, barang akan dicatat dalam sistem manajemen inventaris dan ditempatkan di lokasi penyimpanan yang sesuai. Proses ini memastikan bahwa semua barang tercatat dengan benar, dalam kondisi baik, dan siap untuk distribusi selanjutnya. Dengan adanya proses ini akan mendukung kelancaran operasi bisnis dan meminimalkan risiko kesalahan dalam pengelolaan persediaan.

Kesimpulan

Receiving gudang adalah proses penting dalam warehouse management yang bertujuan untuk memastikan bahwa barang diterima dalam kondisi baik dan sesuai dengan pesanan. Gudang dapat beroperasi dengan efektif jika proses penerimaan dilakukan sesuai prosedur dan tugas receiving gudang, seperti pemeriksaan dokumen, penghitungan jumlah barang, dan pengecekan kondisi fisik dan kualitas barang, dilaksanakan dengan baik.

Tugas receiving gudang yang dijalankan dengan baik membantu menjaga kelancaran alur kerja, meningkatkan akurasi inventaris, dan memastikan barang siap untuk didistribusikan atau digunakan. Dengan memahami dan mengelola receiving gudang dengan tepat, perusahaan dapat mengoptimalkan operasional gudangnya, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan mencapai kinerja bisnis yang lebih baik.

Untuk lebih meningkatkan efisiensi operasional gudang Anda, ScaleOcean menyediakan solusi WMS yang terintegrasi, memudahkan proses receiving barang dan meminimalkan kesalahan administratif. Dapatkan demo gratis ScaleOcean untuk melihat bagaimana kami dapat membantu meningkatkan manajemen gudang Anda!