Penerimaan Barang: Aspek Penting dan Kelolanya di Gudang

Penerimaan barang adalah langkah kritis dalam manajemen rantai pasokan, di mana perusahaan sering menghadapi tantangan terkait ketepatan waktu dan ketidakcocokan antara barang yang diterima dan pesanan yang telah diajukan. Hal ini dapat menyebabkan keterlambatan operasional dan biaya tambahan.

Masalah ini seringkali muncul ketika kontrol kualitas dan pengecekan PO tidak dilakukan dengan teliti, yang berdampak pada keakuratan pengelolaan persediaan dan pengiriman ke pelanggan. Akibatnya, perusahaan harus menangani pengembalian barang atau proses perbaikan yang memakan waktu.

Dalam artikel ini, Anda akan menemukan informasi mengenai pengertian, tahapan penerimaan barang, dan cara meningkatkan proses tersebut secara efisien, sebagai pertimbangan untuk mengoptimalkan alur kerja dan meminimalkan kesalahan dalam manajemen gudang.

Key Takeaways

• Penerimaan barang adalah proses krusial untuk memeriksa, memverifikasi, dan mencatat barang yang tiba di gudang, memastikan kuantitas dan kualitasnya sesuai pesanan.
• Tahapan Penerimaan Barang meliputi pemantauan dan penjadwalan kedatangan, pemeriksaan dokumen, penerimaan fisik, pemeriksaan kualitas, pemeriksaan kuantitas, penyelesaian administrasi, penempatan barang.
• Pihak yang terlibat dalam penerimaan barang yaitu: bagian penerimaan barang, pemasok, bagian gudang, dan bagian pembelian.
• Software inventory terbaik ScaleOcean dapat mengotomatisasi proses penerimaan barang, memastikan verifikasi pesanan yang akurat, dan mempercepat pencatatan inventaris untuk meningkatkan efisiensi operasional gudang.

Coba Demo Gratis

Apa itu Penerimaan Barang?

Penerimaan barang adalah proses menerima dan memeriksa barang yang diterima oleh perusahaan. Proses ini sangat penting untuk memastikan barang yang masuk dapat dikelola dengan benar terkait penerimaan fisik barang dari pemasok, pengecekan kualitas, dan pencatatan inventaris.

Tujuan penerimaan barang adalah untuk memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan pesanan, baik dari segi kualitas maupun jumlah. Proses ini juga penting untuk menjaga efisiensi gudang, dengan memastikan bahwa barang diterima dengan lancar dan dapat disimpan dengan tepat.

Setelah barang diterima, langkah berikutnya adalah pencatatan di sistem inventaris untuk mempermudah pelacakan. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk memonitor persediaan secara real-time dan mengoptimalkan pengelolaan stok di gudang.

Secara keseluruhan, penerimaan barang yang efisien membantu meningkatkan akurasi dalam pengelolaan inventaris dan memastikan kelancaran operasional bisnis. Dengan proses yang terorganisir, perusahaan dapat menghindari kekurangan atau kelebihan stok yang dapat mempengaruhi proses produksi.

Bahkan, dengan menggunakan software WMS memungkinkan perusahaan untuk mengelola penerimaan barang dengan lebih terorganisir. Sistem ini membantu mencatat dan memantau barang yang masuk secara real-time, memastikan akurasi data stok dan mempercepat proses pengelolaan inventaris di gudang.

Baca juga: Bagaimana Cara Menghitung Persediaan Barang Awal dan Akhir

Tahapan Penerimaan Barang yang Efektif di Gudang

Penerimaan barang di gudang adalah proses krusial yang menentukan kelancaran rantai pasok. Proses ini tidak hanya tentang menerima barang, tetapi juga memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan pesanan, dalam kondisi baik, dan tercatat dengan benar. Berikut adalah tahapan-tahapan yang perlu diperhatikan:

1. Pemantauan dan Penjadwalan Rencana Kedatangan Barang

Tahap pertama dalam penerimaan barang adalah memantau dan menjadwalkan rencana kedatangan barang. Ini melibatkan komunikasi yang efektif dengan pemasok untuk mengetahui perkiraan waktu kedatangan barang. Dengan jadwal yang jelas, gudang dapat mempersiapkan sumber daya yang diperlukan, seperti tenaga kerja dan ruang penyimpanan, untuk menerima barang dengan efisien.

2. Pemeriksaan Dokumen

Tahap berikutnya yang harus dilakukan adalah memeriksa dokumen, yang melibatkan verifikasi kesesuaian barang antara dokumen pengiriman, seperti surat jalan dan invoice, dengan barang yang diterima.

Helper gudang akan memastikan rincian barang, mulai dari jenis, jumlah, dan spesifikasi sesuai dengan yang tertera dalam dokumen. Proses ini penting untuk mencegah kesalahan dan ketidaksesesuaian yang berdampak pada masalah administrasi dan klaim kedepannya.

3. Penerimaan Fisik Barang

Pada tahap ini, barang yang datang akan dibongkar dari kendaraan pengiriman dan dilakukan pemeriksaan awal untuk memastikan tidak ada kerusakan eksternal. Staf gudang akan memeriksa tanda kerusakan selama pengiriman atau adanya kejanggalan pada kemasan.

Proses penerimaan fisik di receiving gudang ini adalah langkah pertama yang harus dilakukan untuk memastikan kelancaran proses selanjutnya, serta dapat mengurangi risiko kesalahan saat barang diproses lebih lanjut.

4. Pemeriksaan Kualitas

Selanjutnya barang yang diterima akan diperiksa kualitas dan kondisinya untuk memastikan tidak ada kerusakan, cacat, atau ketidaksesuaian dengan spesifikasi yang tertera dalam dokumen.

Penting untuk memastikan kualitas barang agar dapat menghindari kerugian dan gangguan di proses selanjutnya. Proses ini juga memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi barang yang perlu diganti atau diperbaiki sebelum dimasukkan ke dalam sistem inventory.

5. Pemeriksaan Kuantitas

Tahap ini dilakukan dengan perhitungan jumlah barang yang diterima serta membandingkannya dengan dokumen pengiriman. Proses ini dilakukan untuk memastikan tidak ada barang yang hilang atau lebih dari pesanan.

Jika terdapat perbedaan jumlah, tim penerimaan barang akan menghubungi pihak pengirim untuk menyelesaikan masalah tersebut dan memperbarui catatan inventaris.

6. Penyelesaian Administrasi

Tahap terakhir adalah penyelesaian administrasi penerimaan yang melibatkan pencatatan semua informasi terkait penerimaan barang ke dalam sistem inventaris. Informasi ini mencakup jumlah barang yang diterima, kondisi barang, dan informasi pemasok.

Dokumen seperti surat jalan, faktur, dan tanda terima barang juga diperiksa dan dicatat. Penyelesaian administrasi yang akurat memastikan bahwa data inventaris selalu up-to-date dan akurat.

7. Penempatan Barang

Setelah barang tercatat dalam sistem, barang akan dipindahkan ke lokasi penyimpanan yang sesuai di gudang. Proses ini mencakup pengaturan dan penataan barang yang optimal agar mudah diakses dan dikelola.

Penempatan yang tepat juga dapat mengoptimalkan penggunaan ruang gudang dan mempermudah pencarian barang ketika diperlukan, sehingga meningkatkan efisiensi operasional.

Dengan mengikuti tahapan-tahapan ini, perusahaan dapat memastikan bahwa proses penerimaan barang berjalan lancar, efisien, dan akurat. Ini akan membantu mengurangi risiko kesalahan, kerusakan, dan ketidaksesuaian, serta meningkatkan efisiensi operasional gudang umum secara keseluruhan.

Mengapa Penerimaan Barang Penting?

Penerimaan barang berguna untuk manajemen inventaris yang akurat, memastikan barang sesuai pesanan dan standar, menjadi referensi untuk penyelesaian perselisihan, serta membantu akuntansi dalam mengonfirmasi saldo inventaris dan memperbarui buku besar stok.

Menurut artikel dari VTI, bisnis yang memiliki akurasi persediaan ≥ 95% mengalami 30% lebih sedikit kehabisan stok (stock‑outs) dan 25% peningkatan tingkat pemenuhan pesanan (order fulfilment). Akurasi persediaan yang tinggi tidak hanya mengurangi risiko kekurangan stok, tetapi juga meningkatkan efisiensi operasional.

Untuk lebih mudah memahaminya, berikut peran penting penerimaan barang:

1. Menjamin Kualitas Produk

Penerimaan barang yang cermat dapat memastikan bahwa produk yang diterima memenuhi standar kualitas dan SOP penerimaan barang yang ditetapkan oleh perusahaan. Hal ini penting untuk menjaga reputasi perusahaan dan meminimalkan pengembalian barang atau klaim dari pelanggan.

Dengan pemeriksaan kualitas juga dapat mengidentifikasi barang cacat atau rusak yang harus segera diganti atau diperbaiki, sehingga mencegah barang yang tidak layak digunakan memasuki proses produksi atau distribusi.

2. Mencegah Kerugian

Proses penerimaan yang tepat membantu perusahaan mencegah kerugian akibat barang yang rusak, hilang, atau tidak sesuai dengan pesanan. Dengan melakukan pemeriksaan yang teliti terhadap kondisi fisik dan jumlah barang, perusahaan dapat segera menangani masalah dan mengklaim kompensasi atau penggantian dari pemasok.

Hal ini juga menghindarkan perusahaan dari kerugian finansial yang disebabkan oleh kesalahan dalam pengiriman atau kekurangan barang yang dibutuhkan.

3. Efisiensi Operasional

Proses penerimaan barang yang terorganisir dengan baik dapat menjaga kelancaran operasional perusahaan. Proses ini akan memastikan barang yang diterima sesuai dengan pesanan dan dalam kondisi yang baik, perusahaan dapat menjaga kelancaran produksi dan distribusi.

Stok yang tersedia dapat digunakan secara efektif, menghindari kehabisan atau penumpukan barang yang tidak perlu, dan meningkatkan efisiensi penggunaan ruang dan sumber daya perusahaan.

4. Transparansi

Proses penerimaan barang yang tercatat dengan jelas memungkinkan perusahaan untuk melacak dan mengaudit transaksi dengan mudah. Setiap penerimaan barang harus dicatat secara rinci dalam sistem inventaris, sehingga memudahkan identifikasi jika ada masalah di masa depan.

Dengan transparansi ini, perusahaan dapat menjaga hubungan baik dengan pemasok dan memastikan kepatuhan terhadap standar operasional yang telah ditetapkan, serta mempermudah proses audit dan laporan keuangan.

Tujuan Penerimaan Barang

Proses penerimaan produk menjadi fase vital yang memerlukan perhatian dan pengelolaan yang cermat. Kualitas penerimaan tidak hanya memengaruhi efisiensi operasional tetapi juga dapat memberikan dampak langsung pada tingkat layanan kepada pelanggan dan keberlanjutan rantai pasokan.

Setelah mengetahui pengertian penerimaan barang, penjelasan ini kita akan membahas apa saja aspek penting untuk memastikan proses ini berjalan dengan lancar dan efektif. Berikut tujuan utama dari proses ini, meliputi:

1. Verifikasi Pesanan dan Kuantitas Barang

Tujuan verifikasi dan kualitas barang dilakukan dengan memastikan barang yang tiba sesuai dengan pesanan yang ditempatkan, dan jumlahnya sesuai dengan yang dicatat dalam dokumen pesanan.

Hal ini penting untuk menghindari akibat kesalahan inventaris dan potensi kekurangan stok yang terjadi karena adanya perbedaan pesanan dan barang yang telah diterima. Dengan fokus pada tahap verifikasi dan kuantitias ini, perusahaan dapat memperkuat dasar pengelolaan stok yang andal.

Selain itu, penerapan sistem barcode inventaris dapat meningkatkan efisiensi proses verifikasi dan pemantauan stok, mengurangi kesalahan manusia, dan mempercepat pengelolaan barang, sehingga memastikan pengelolaan persediaan yang lebih akurat dan efektif.

2. Pengecekan Kualitas Barang

Tujuan selanjutnya dalam penerimaan barang adalah pengecekan kualitas pada setiap spesifikasi barang yang mencakup proses mengidentifikasi perbedaan kualitas dan kondisi fisik barang yang telah diterima.

Pada aspek ini, penggunaan teknologi seperti kameran pengawas atau sensor otomatis dapat digunakan untuk mendeteksi kerusakan atau cacat pada barang dengan cepat dan akurat.

Aspek ini penting dilakukan untuk menghindari kerugian akibat produk yang tidak memenuhi standar kualitas dan mengakibatkan turunnya produktivitas serta kepercayaan pelanggan pada perusahaan.

3. Memudahkan Pelacakan Barang

Salah satu tujuan penting dari penerimaan barang adalah mempermudah proses pelacakan barang alur keluar dan masuk barang dari gudang. Pencatatan yang jelas dan sistematis dalam setiap transaksi penerimaan sangat diperlukan untuk memastikan visibilitas penuh terhadap stok barang.

Dengan mencatat setiap barang yang diterima secara rinci, perusahaan dapat memantau pergerakan barang dalam waktu nyata, mengidentifikasi potensi masalah atau ketidaksesuaian dalam stok, dan mengoptimalkan penggunaan ruang gudang, terutama dalam gudang umum.

Perusahaan juga bisa memanfaatkan sistem resi gudang untuk memperkuat pencatatan ini, meningkatkan transparansi, dan memudahkan pelacakan setiap transaksi barang secara akurat.

4. Mendukung Proses Akuntansi

Penerimaan barang tidak hanya berperan dalam pengelolaan fisik persediaan, tetapi juga dalam mendukung proses akuntansi yang akurat. Setiap barang yang diterima harus dicatat dengan tepat dalam sistem inventory untuk memastikan bahwa transaksi penerimaan barang tercatat dengan baik.

Pencatatan ini penting agar nilai barang yang masuk tercermin dengan benar dalam laporan keuangan perusahaan, khususnya dalam perhitungan persediaan dan biaya barang yang terjual (COGS).

5. Efisiensi dan Kelancaran Proses Penerimaan

Efisiensi dan kelancaran proses penerimaan pada barang berkontribusi langsung pada performa gudang dan kecepatan respons terhadap perubahan dalam permintaan pasar. Dalam hal ini pengelolaan waktu sangat penting, terutama ketika berhadapan dengan volume penerimaan yang tinggi.

Hal ini dapat dicapai jika perusahaan dapat memastikan bahwa proses penerimaan dilakukan dengan cepat tanpa mengorbankan akurasi. Solusinya, Anda bisa mengatur tata letak gudang dan alokasi ruang penyimpanan untuk menempatkan barang yang sesuai dengan kategori atau frekuensi permintaa pelanggan.

Dengan begitu, proses penerimaan dan pengambilan stok barang akan lebih cepat dan meningkatkan efisiensi dan kelancaran manajemen gudang.

6. Pengelolaan Dokumentasi dan Rekam Jejak

Pengelolaan dokumen dan rekam jejak yang berkaitan dengan faktur, surat jalan, atau surat penerimaan barang harus dikelola dengan cermat agar mendukung akurasi dan transparansi dalam manajemen gudang dan inventory.

Staff gudang harus memastikan setiap langkah penerimaan didokumentasikan dengan baik dan benar, termasuk tanggal penerimaan, nomor seri barang, dan beberapa informasi terkait proses penerimaan.

Pihak yang Terlibat dalam Proses Penerimaan Barang

Proses penerimaan barang melibatkan berbagai pihak yang memiliki peran penting dalam memastikan kelancaran dan efisiensi operasional. Setiap pihak yang terlibat bertanggung jawab atas tugas spesifik yang mendukung pengelolaan barang yang diterima, mulai dari pemeriksaan kualitas hingga penyimpanan yang tepat.

Dengan kolaborasi yang terkoordinasi antara semua pihak yang terlibat menjadi kunci dalam menghindari kesalahan dan memastikan kelancaran aliran barang dalam rantai pasokan. Berikut beberapa pihak yang terlibat dalam penerimaan barang, yaitu:

1. Bagian Penerimaan Barang

Bagian ini memiliki tanggung jawab utama dalam seluruh proses penerimaan barang, mulai dari pemeriksaan dokumen pengiriman hingga verifikasi kondisi fisik barang. Tim ini harus memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan pesanan dan memenuhi standar kualitas yang ditentukan perusahaan.

Mereka juga bertanggung jawab untuk mencatat penerimaan barang ke dalam sistem inventory dan melaporkan hasil pemeriksaan kepada pihak terkait, serta memastikan transaksi tercatat dengan akurat.

2. Pemasok

Pemasok adalah pihak yang mengirimkan barang sesuai dengan pesanan yang telah disepakati. Mereka bertanggung jawab untuk memastikan barang yang dikirim dalam jumlah yang tepat, dalam kondisi baik, dan sesuai dengan spesifikasi yang telah disepakati.

Adanya komunikasi yang jelas antara pemasok dan bagian penerimaan barang sangat penting untuk mencegah kesalahan atau ketidaksesuaian yang bisa menghambat kelancaran operasional perusahaan.

3. Bagian Gudang

Bagian gudang juga memiliki tanggung jawab untuk menyimpan dan mengelola barang yang telah diterima. Setelah barang diterima dan diperiksa, bagian ini akan memastikan bahwa barang disimpan dengan cara yang terorganisir dan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.

Staf gudang juga bertugas memantau kondisi stok barang, memastikan barang mudah diakses saat diperlukan, dan menjaga barang tetap aman dari kerusakan atau kehilangan selama penyimpanan.

4. Bagian Pembelian

Bagian pembelian atau purchasing berperan dalam proses pemesanan barang, serta berkoordinasi dengan pemasok untuk memastikan bahwa barang yang diperlukan tersedia sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Setelah pemesanan dilakukan, tim harus mengawasi proses pengiriman dan penerimaan barang.

Mereka harus memastikan bahwa pesanan yang dikirimkan sesuai dengan persyaratan yang ditentukan dan membantu menyelesaikan masalah yang muncul dalam pengadaan barang.

Metode Pengelolaan Penerimaan Barang

Pengelolaan penerimaan produk di manajemen gudang memerlukan metode yang terstruktur dan terorganisir untuk memastikan efisiensi dan akurasi proses. Artikel ini akan menjelaskan beberapa metode pengelolaan penerimaan yang efektif dalam mengoptimalkan operasional manajemen gudang.

1. Otomatisasi Penerimaan Barang

Salah satu metode penting dalam pengelolaan penerimaan barang adalah otomatisasi yang memanfaatkan teknologi barcode generator dan Radio-Frequency Identification(RFID) untuk meningkatkan kecepatan dan akurasi.

Dengan menggunakan teknologi otomatisasi, setiap barang dilengkapi dengan kode barcode atau tag RFID yang dapat terbaca secara otomatis oleh perangkat khusus. Setelah barang tiba di gudang, sistem akan secara otomatis mengidentifikasi dan merekam data barang tersebut dan mempercepat waktu penerimaan.

Metode otomasi ini juga memfasilitasi pengecekan kuantitas dan verifikasi pesanan dengan lebih cepat, menciptakan lingkungan penerimaan yang efisien dan tanpa hambatan. Sistem ini juga mencakup pencatatan data secara real-time, memungkinkan tim gudang untuk memantau inventaris dengan akurat.

2. Implementasi Software Inventory Terbaik

Metode pengelolaan penerimaan akan lebih mudah dengan mengimplementasikan software inventory terbaik yang dapat membantu menciptakan integritas data dan visibilitas yang diperlukan untuk pengelolaan stok secara akurat. Sistem ini akan mencatat data penerimaan secara otomatis dan terhubung langsung dengan database inventory secara real-time.

Kelebihan penerapan sistem ini pada proses penerimaan barang adalah dapat memberikan informasi yang akurat dan up-to-date, sehingga perusahaan dapat mengakses dengan cepat stok yang tersedia, pesanan yang harus diproses, dan bagaimana pergerakan barang dalam gudang.

Anda dapat menggunakan software inventory terbaik ScaleOcean yang dapat mengintegrasikan seluruh proses bisnis di dalam satu sistem terpadu, sehingga setiap tahapan di manajemen gudang dapat terekam secara real-time dan memudahkan Anda mengelolanya secara akurat dan sesuai. Lakukan demo gratis dan konsultasikan kebutuhan spesifik bisnis Anda sekarang untuk dapatkan solusinya!

3. Penerapan Metode JIT

Metode Just in Time (JIT) adalah pendekatan lain yang dapat diterapkan dalam pengelolaan penerimaan untuk mengurangi tingkat persediaan sampai sebatas yang diperlukan, meminimalkan biaya penyimpanan, dan meningkatkan efisiensi operasional.

Penerapan metode just in time di perusahaan berfokus pada proses pengiriman secara tepat waktu, dan sesuai dengan kebutuhan produksi atau permintaan pelanggan.

4. Strategi Pengelolaan Persediaan Dinamis

Salah satu metode inovatif dalam pengelolaan penerimaan barang adalah strategi pengelolaan persediaan secara dinamis. Dalam strategi ini, perusahaan menggunakan algoritma dan analitika canggih untuk mengoptimalkan tingkat persediaan berdasarkan faktor-faktor seperti permintaan pelanggan, musim atau tren pasar, dan waktu pengiriman pemasok.

Hal ini dapat dilakukan dengan penerapan teknologi seperti machine learning dan generative AI, sehingga perusahaan dapat memanfaatkan data dan perkiraan dengan cermat, dan menyesuaikan penerimaan pada barang yang sesuai dengan kebutuhan aktual serta menghindari penumpukan stok yang tidak efisien.

5. Penerapan Teknologi Blockchain

Teknologi blockchain juga telah menjadi metode inovatif dalam pengelolaan yang dapat digunakan untuk menciptakan sistem yang aman, transparan, dan terdesentralisasi.

Penerapan teknologi ini dapat mencatat setiap transaksi penerimaan yang akan dicatat dalam blok yang terhubung, menciptakan jejak yang tidak dapat diubah, yang dapat dipantau oleh semua pihak terkait.

Penerapan ini dapat menjamin keamanan dan keandalan untuk menyimpan data penerimaan secara terenkripsi dan terdesentralisasi, sehingga dapat menhindari risiko menipulasi dan kehlangan data dapat dikurangi secara signifikan.

Dengan begitu, semua pihak dalam rantai pasok perusahaan dapat mengakses data infoemasi yang akurat dan terverifikasi dengan mudah dan aman.

Kesimpulan

Penerimaan barang adalah proses fisik penerimaan produk dari pemasok, yang mencakup pemeriksaan jumlah dan kualitas, pencatatan, serta penyimpanan di gudang. Proses ini sangat krusial untuk memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan pesanan (Purchase Order/PO), akurat, dan memengaruhi seluruh alur kerja gudang dan akuntansi.

Penerimaan barang yang tepat sangat penting untuk memastikan akurasi stok, menghindari kesalahan, dan menjaga kelancaran operasional. Proses ini juga berperan dalam mendukung pengelolaan inventaris yang efisien, mengurangi risiko masalah di kemudian hari.

Untuk mengoptimalkan pengelolaan inventaris, ScaleOcean menyediakan Software Inventory yang memungkinkan pencatatan dan pelacakan barang secara real-time. Dapatkan demo gratis untuk melihat bagaimana solusi ini dapat meningkatkan efisiensi bisnis Anda.