Berikut 10 Prosedur Pengeluaran Barang dari Gudang

SOP pengeluaran barang adalah prosedur terstruktur mulai dari permintaan, verifikasi stok, persiapan, pengecekan, pengemasan, pencatatan, hingga pembaruan data. Proses ini memastikan akurasi, efisiensi, serta kontrol optimal terhadap pergerakan barang di gudang agar operasional berjalan lancar.

Pengeluaran barang dilakukan melalui tahapan terstruktur agar manajemen gudang berjalan efektif. Dengan langkah ketat tersebut, perusahaan dapat menekan potensi kesalahan, memperkuat efisiensi warehouse management, serta memberikan kontribusi positif pada kelancaran operasional bisnis di berbagai lini penting.

Untuk memahami detailnya, penting meninjau setiap tahapan dalam proses pengeluaran barang. Artikel ini akan menjelaskan bagaimana prosedur pengeluaran barang yang sistematis mampu menjaga akurasi distribusi serta menguntungkan perusahaan dalam jangka panjang. Selengkapnya dapat Anda simak pada uraian berikut.

Key Takeaways

• Proses pengeluaran barang adalah prosedur yang ditetapkan untuk mengatur proses pengeluaran barang dari gudang secara efisien dan akurat.
• Tujuan SOP pengeluaran barang: memastikan akurasi, meningkatkan efisiensi, memperkuat akuntabilitas, serta mencegah kehilangan dan kerusakan barang di gudang.
• SOP proses pengeluaran barang: permintaan pengeluaran, verifikasi, persetujuan, persiapan, pengepakan, pencatatan stok, serah terima, hingga pelaporan.
• ScaleOcean WMS membantu mengotomatisasi proses pengeluaran barang, memperbarui stok secara real-time, dan meningkatkan efisiensi operasional gudang.

Coba Demo Gratis!

Apa itu Prosedur Pengeluaran Barang?

Prosedur pengeluaran barang adalah rangkaian langkah sistematis untuk mengeluarkan barang dari gudang atau tempat penyimpanan, meliputi permintaan, verifikasi dan persetujuan, pencarian dan persiapan barang, pengecekan kondisi, pengemasan, pencatatan, serta pengiriman kepada pihak yang berhak.

Proses ini bertujuan menjaga akurasi inventori, mencegah kehilangan, dan memastikan barang disalurkan sesuai pesanan. Dengan pencatatan dan pengawasan yang tepat, koordinasi antar-divisi lebih lancar, meminimalkan kesalahan, dan mendukung pelaporan inventori secara akurat dan transparan.

Langkah awal prosedur pegngeluaran barang biasanya melibatkan penerimaan permintaan dari departemen terkait. Selanjutnya, petugas gudang memeriksa ketersediaan barang dan menyiapkan dokumen pengeluaran. Proses ini penting untuk menjaga akurasi data inventori sekaligus memudahkan penelusuran barang.

Setelah barang disiapkan, tahap pengecekan kondisi menjadi prioritas. Petugas memastikan kualitas dan jumlah sesuai standar yang ditentukan, kemudian barang dikemas dengan aman. Selain itu, pencatatan pengeluaran barang juga akan dilakukan secara sistematis sehingga memudahkan audit internal dan pelaporan manajemen.

Oleh karena itu, SOP pengeluaran barang sangat penting untuk memastikan operasional gudang berjalan lancar dan stok dikelola dengan baik, serta biasanya dapat dibantu oleh sistem manajemen gudang (WMS) untuk mengotomatisasi proses.

Tujuan Proses Pengeluaran Barang

Prosedur pengeluaran barang bertujuan memastikan akurasi jumlah dan jenis sesuai permintaan, mempercepat proses agar efisien, meningkatkan akuntabilitas dengan bukti transaksi, serta mencegah kerusakan maupun kehilangan barang melalui prosedur yang lebih teratur dan terkontrol.

Berikut adalah tujuan proses pengeluaran barang yang efektif:

1. Meminimalkan Risiko Kehilangan Barang dan Kesalahan Pengiriman

Proses pengeluaran barang yang efektif penting untuk meminimalkan risiko kehilangan barang atau kesalahan dalam pengiriman. Proses yang terstruktur, membuat setiap barang yang keluar tercatat dengan baik dan setiap tahapan dipantau dengan baik untuk memastikan keakuratannya.

2. Memastikan Kepuasan Pelanggan

Pengeluaran barang yang tepat waktu dan akurat merupakan kunci dalam memastikan kepuasan pelanggan. Ketepatan pengiriman dapat memastikan barang sampai ke pelanggan sesuai dengan permintaan, baik dalam hal jumlah, jenis, dan kondisi barang.

3. Menjaga Akurasi Stok dan Efisiensi Operasional Gudang

Proses pengeluaran barang yang efektif juga berperan dalam menjaga akurasi stok dan efisiensi operasional gudang. Dengan pengelolaan pengeluaran barang yang baik, data stok barang tetap terupdate dan akurat, menghindari kelebihan atau kekurangan stok.

Pengelolaan barang yang optimal membutuhkan sistem yang dapat mempercepat alur kerja. Terutama, proses manual dalam gudang dapat mengurangi efisiensi operasional hingga 35% dibandingkan dengan sistem otomatis, yang dapat menghambat pencatatan stok secara real-time dan menambah potensi kesalahan dalam pengeluaran barang.

4. Mempermudah Pelacakan Barang dan Pemantauan Kinerja Gudang

Proses pengeluaran yang terstruktur memungkinkan perusahaan untuk lebih mudah melacak barang yang keluar dan memantau kinerja gudang. Ini tidak hanya membantu dalam pelacakan, tetapi juga memberikan data penting untuk analisis kinerja dan perencanaan masa depan gudang.

Anda bisa menggunakan software inventory untuk pencatatan otomatis dan rinci, serta setiap pergerakan barang dapat dipantau secara real-time Hal ini dapat memberikan visibilitas yang jelas terhadap status pengeluaran barang.

Langkah utama Proses Pengeluaran Barang

Langkah-langkah dalam proses pengeluaran barang sangat penting dilakukan dengan optimal untuk memastikan kelancaran alur distribusi barang, baik untuk pelanggan maupun keperluan internal perusahaan. Setiap langkah harus terkoordinasi dengan baik agar barang yang dikeluarkan sesuai dengan kebutuhan dan tercatat dengan akurat.

Beberapa langkah dalam pengeluaran barang dari gudang, di antaranya:

1. Permintaan Pengeluaran Barang

Permintaan pengeluaran barang adalah tahapan pertama dalam proses pengeluaran barang sesuai SOP gudang. Proses ini melibatkan pengisian formulir atau sistem pengajuan pesanan, yang mencakup informasi seperti jenis barang yang dibutuhkan, jumlah, spesifikasi teknis, dan tanggal pengiriman yang diharapkan.

Pengajuan permintaan diteruskan ke bagian gudang atau logistik untuk ditinjau. Selanjutnya, tim melakukan pemeriksaan ketersediaan melalui pengecekan fisik maupun warehouse management system. Jika barang tersedia sesuai spesifikasi, proses dilanjutkan dengan pencatatan, pengepakan, serta persiapan pengiriman.

2. Verifikasi dan Persetujuan Permintaan

Gudang melakukan pengecekan stok untuk memastikan ketersediaan barang yang diminta dalam pesanan. Proses ini dimulai dengan permintaan pengeluaran barang yang biasanya diajukan oleh departemen terkait melalui surat permintaan pengeluaran barang.

Setelah permintaan diterima, petugas gudang akan melakukan verifikasi terhadap ketersediaan barang tersebut di dalam sistem manajemen stok atau secara manual dalam kartu stok. Pengecekan melibatkan pencocokan jumlah, spesifikasi, dan kondisi barang yang diminta dengan informasi yang tercatat di software stok barang atau sistem lainnya.

Penting memastikan barang yang tersedia memenuhi permintaan dan dalam kondisi baik untuk dipindahkan. Jika stok mencukupi, petugas gudang akan menyiapkan barang, mencatat pengeluaran, dan menyusun dokumen pengiriman. Pengelolaan kapasitas gudang yang optimal sangat diperlukan agar proses pengelolaan kapasitas gudang berjalan lancar.

3. Pencarian dan Persiapan Barang

Gudang memproses pesanan dengan menentukan barang yang sesuai dengan pesanan dan mempersiapkannya untuk pengiriman. Pemrosesan pesanan dimulai ketika klien atau departemen penjualan mengirimkan pesanan ke departemen gudang. Picking list adalah dokumen yang digunakan untuk menentukan barang-barang yang harus dipilih untuk memenuhi pesanan tersebut.

Pesanan tersebut kemudian ditinjau untuk verifikasi kuantitas barang, jenis barang, dan tujuan pengiriman. Setelah pesanan diverifikasi, staf gudang akan mengumpulkan atau picking barang dari lokasi penyimpanannya.

4. Pemilihan Barang

Berikutnya, prosedur pengeluaran barang adalah petugas gudang memulai pemilihan barang berdasarkan pesanan yang diterima. Setelah verifikasi ketersediaan dilakukan, mereka memastikan barang sesuai spesifikasi. Selanjutnya, mereka memeriksa kode barang, tanggal produksi, dan kedaluwarsa.

Petugas gudang bertanggung jawab untuk memastikan bahwa barang yang dipilih dalam keadaan kondisi fisik baik, tanpa ada kerusakan. Setelah barang dipilih, proses dokumentasi dilakukan untuk mencatat detail pengeluaran barang, termasuk informasi barang, jumlah, tanggal pengeluaran, dan penerima barang dari receiving gudang.

5. Pengecekan Barang

Selanjutnya, petugas gudang melakukan pengecekan barang untuk memastikan kesesuaian dengan permintaan. Mereka memeriksa kondisi fisik barang, mencocokkan deskripsi, dan mengevaluasi adanya kerusakan atau kekurangan. Proses ini penting agar barang yang dikeluarkan sesuai dengan dokumen terkait, seperti SPB atau sistem elektronik.

6. Pengepakan dan Pengemasan

Setelah barang dipilih, SOP pengeluaran barang dari gudang adalah pengepakan sesuai standar yang berlaku. Proses ini dimulai dengan memeriksa jenis, jumlah, dan spesifikasi barang agar sesuai dengan pesanan. Kemudian, barang dikemas menggunakan material yang tepat, seperti kardus atau plastik gelembung, untuk menghindari kerusakan.

Setelah pengemasan selesai, barang diberi label dengan informasi penting, seperti penerima, alamat, dan instruksi pengangkutan. Barang siap dipindahkan ke area pengiriman untuk proses pengangkutan. Pencatatan pengeluaran menggunakan surat pengeluaran barang memastikan akurasi pengelolaan stok dan distribusi.

7. Pengiriman

Setelah pengepakan selesai, barang dikirim ke alamat yang tercantum dalam pesanan dengan memastikan pengiriman dilakukan tepat waktu dan aman. Sebelum pengiriman, dokumen yang diperlukan, seperti daftar barang, alamat, dan surat jalan, harus diperiksa terlebih dahulu.

Setelah dokumen lengkap, barang dimuat ke dalam kendaraan dengan aman. Selain itu, pemantauan alur keluar masuk barang gudang juga membantu memastikan pengiriman lebih efisien dan terorganisir.

8. Pencatatan Pengeluaran

Setelah barang siap dan dikemas, sop pengeluaran barang berikutnya adalah mencatat pengeluaran barang dalam sistem inventaris. Pencatatan ini mencakup informasi seperti tanggal, nomor permintaan, rincian barang, dan jumlah yang diserahkan. Hal ini penting untuk menjaga akurasi stok dan memudahkan pemantauan inventory di gudang.

9. Serah Terima Barang

Setelah pencatatan selesai, barang diserahkan kepada penerima, baik pelanggan eksternal maupun pihak internal. Proses ini mencakup pencatatan penerimaan dan pengumpulan tanda terima sebagai bukti. Langkah serah terima yang optimal penting agar perusahaan dapat memastikan barang diterima dengan baik.

10. Laporan Pengeluaran

Menyusun laporan pengeluaran barang secara berkala sangat penting untuk memantau pergerakan barang dan memastikan keakuratan stok. Laporan ini membantu mengidentifikasi pola pengeluaran, memperkirakan kebutuhan barang, serta menjaga pengelolaan stok yang efisien dan terkontrol.

11. Pembaruan Stok

Setiap barang yang dikeluarkan dari gudang harus dicatat secara akurat dalam sistem manajemen stok untuk memperbarui jumlah yang tersedia. Pencatatan ini dapat dilakukan secara manual atau melalui warehouse management system, termasuk informasi seperti kode, jumlah, dan tanggal pengeluaran.

Langkah ini memastikan bahwa data stok senantiasa diperbarui, yang dapat mencegah terjadinya masalah overstock atau understock. Selain itu, pembaruan stok yang tepat waktu dan akurat juga penting untuk analisis tren penjualan, perencanaan sumber daya, dan pengambilan keputusan strategis dalam operasional perusahaan.

Software WMS ScaleOcean membantu memastikan setiap transaksi stok tercatat dengan presisi dan mempercepat proses pembaruan data di seluruh sistem. Dengan menggunakan software ini, perusahaan dapat memanfaatkan sistem yang lebih efisien dan dapat diandalkan.

Contoh Penerapan Proses Pengeluaran Barang

Proses pengeluaran barang memiliki penerapan yang berbeda di setiap sektor, baik itu di perusahaan, rumah sakit, maupun instansi pemerintah. Setiap perusahaan memiliki kebutuhan unik terkait pengeluaran barang, yang harus dikelola dengan prosedur yang tepat agar pengiriman barang berlangsung lancar dan sesuai dengan tujuan.

Berikut adalah beberapa contoh penerapan proses pengeluaran barang di berbagai sektor.

1. Gudang Perusahaan

Di perusahaan, proses pengeluaran barang digunakan untuk mengirimkan produk kepada pelanggan sesuai dengan pesanan yang diterima. Setelah menerima pesanan dari pelanggan, tim gudang memulai proses pengeluaran dengan verifikasi pesanan, mengambil barang dari rak penyimpanan, dan menyiapkannya untuk dikemas.

Barang yang telah disiapkan kemudian dikirim sesuai alamat tujuan, baik melalui pengiriman langsung kepada pelanggan atau melalui pihak ketiga. Pencatatan setiap pengeluaran barang sangat penting proses mutasi stok serta memastikan akurasi stok yang tersedia dan untuk pelaporan keuangan.

2. Rumah Sakit

Sementara itu, di rumah sakit, pengeluaran barang medis dilakukan untuk mendukung operasional, seperti obat-obatan dan peralatan medis. Proses ini memastikan barang yang dikeluarkan sesuai permintaan dokter atau unit medis, dengan pencatatan yang akurat untuk menjaga stok dan mencegah kekurangan atau kelebihan.

3. Instansi Pemerintah

Pada instansi pemerintah, prosedur pengeluaran barang dilakukan untuk kebutuhan internal atau distribusi ke pihak lain, seperti pegawai atau lembaga terkait. Setiap pengeluaran barang, seperti peralatan kantor, harus melalui prosedur yang ketat dan dicatat dengan baik untuk transparansi dan akuntansi yang jelas.

Kelola Pengeluaran Barang secara Otomatis dengan Software ScaleOcean

Dengan Software Warehouse ScaleOcean, pengelolaan prosedur pengeluaran barang dari gudang menjadi lebih efisien, transparan, dan otomatis. Sistem ini mengintegrasikan modul warehouse, sales, dan logistik dalam satu platform, memastikan setiap proses pengeluaran barang tercatat dengan akurat dan real-time.

Proses otomatisasi pengeluaran barang dengan FIFO, integrasi multi-location, serta perhitungan biaya yang langsung tercatat, membuat bisnis Anda semakin efisien. Kustomisasi alur kerja sesuai kebutuhan perusahaan, termasuk pengaturan prioritas dan approval, memastikan prosedur pengeluaran barang berjalan tanpa kesalahan atau keterlambatan.

Skalabilitas dan fleksibilitas software ini memungkinkan perusahaan dari berbagai industri untuk mengoptimalkan operasional gudang, baik di level kecil hingga enterprise. ScaleOcean juga menyediakan demo gratis yang bisa Anda manfaatkan untuk melihat langsung bagaimana software ini dapat menyederhanakan proses pengeluaran barang di gudang Anda.

Berikut fitur utama Software Warehouse ScaleOcean:

• Real-Time Stock Tracking: Memantau status stok barang secara real-time di seluruh gudang atau cabang, mengurangi kesalahan pengeluaran dan overstock.
• Multi-Location Support: Memungkinkan manajemen stok di beberapa lokasi atau gudang yang berbeda, mempercepat proses pengeluaran barang di lokasi yang tepat.
• Barcode Scanning & RFID: Integrasi dengan teknologi barcode scanning atau RFID untuk mempercepat proses pengeluaran dan mengurangi kesalahan input manual.
• Real-Time Visibility: Setiap proses pengeluaran barang dapat dilihat secara langsung oleh manajer atau staf terkait, baik dari sisi logistik, keuangan, atau produksi.
• Costing Integration: Setiap barang yang dikeluarkan akan dihitung biaya barang yang keluar (COGS), yang kemudian diperhitungkan dalam laporan keuangan secara otomatis.

Kesimpulan

SOP pengeluaran barang dari gudang mencakup langkah-langkah mulai dari permintaan, verifikasi, persiapan, pengecekan, pengemasan, pencatatan stok, hingga pengiriman dan pelaporan. SOP ini berperan penting untuk memastikan akurasi, efisiensi, dan akuntabilitas dalam pengelolaan stok gudang.

Dengan proses yang tepat, perusahaan dapat mencegah kerusakan atau kehilangan barang yang disebabkan oleh kesalahan cara pengeluaran barang. Agar prosesnya dilakukan dengan optimal, Anda bisa menggunakan software WMS terbaik ScaleOcean yang dapat mengotomatisasi dan memonitor pengeluaran barang secara akurat.

Dengan fitur-fitur seperti pelacakan real-time dan manajemen persediaan yang terintegrasi, WMS ScaleOcean meningkatkan efisiensi operasional gudang. Cobalah demo gratis ScaleOcean untuk melihat bagaimana WMS ini dapat memperlancar pengeluaran barang dan meningkatkan kinerja gudang Anda.