5 Contoh Surat Jalan Pengiriman Barang, Format dan Fungsinya

Seringkah Anda menghadapi keterlambatan pengiriman atau barang yang tidak sesuai pesanan? Hal ini disebabkan oleh administrasi dokumen yang tidak terorganisir, sehingga detail barang tidak terverifikasi dengan baik sebelum pengiriman. Kesalahan administrasi ini bisa menyebabkan hambatan, biaya tambahan, dan keluhan pelanggan.

Untuk itu, surat jalan pengiriman barang yang lengkap dan akurat sangat diperlukan. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti sah pengiriman sekaligus memastikan bahwa setiap detail barang, termasuk jumlah dan spesifikasi, telah diverifikasi dengan tepat antara pengirim, kurir, dan penerima.

Artikel ini akan membahas tentang apa itu surat jalan barang, fungsi krusialnya, hingga format dan template profesional yang dapat digunakan. Selain itu, proses pembuatan surat jalan dapat dioptimalkan dengan software logistik seperti ScaleOcean, yang membantu mengurangi kesalahan input manual dan mempercepat proses administrasi untuk kelancaran alur logistik.

Apa itu Surat Jalan Pengiriman Barang?

Surat jalan pengiriman barang adalah dokumen penting dalam proses logistik yang berperan sebagai bukti sah pengiriman barang dari pengirim ke penerima. Biasanya, dokumen ini mencantumkan informasi terkait pengirim, penerima, jenis barang, jumlah, dan tujuan pengiriman.

Surat jalan berfungsi mencatat pengiriman barang dari satu tempat ke tempat lain, yang memudahkan proses pelacakan barang selama perjalanan. Dokumen ini juga membantu memastikan bahwa barang yang dikirim sesuai dengan pesanan dan kondisi yang telah disepakati.

Sebagai salah satu contoh dokumen pengiriman barang, surat jalan juga berguna untuk menghindari kesalahan dalam pengiriman barang. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk memverifikasi dengan mudah apakah barang telah sampai di tujuan dengan tepat waktu dan dalam kondisi yang baik.

Contoh Surat Jalan Barang dan Formatnya

Format surat jalan pengiriman barang harus memiliki struktur yang jelas dan sistematis. Hal ini penting agar pencatatan dan pelacakan pengiriman bisa dilakukan dengan mudah. Dengan mengikuti format yang tepat, surat jalan dapat menjadi alat yang efektif dan efisien dalam mengelola proses pengiriman barang.

Untuk memahami lebih lanjut tentang surat jalan pengiriman barang, kita bisa melihat contoh skenario pengiriman berikut. Misalnya, PT Maju Sejahtera, perusahaan distributor elektronik, menerima pesanan dari PT Elektronik Jaya pada 1 Mei 2024. Pesanan tersebut meliputi 10 unit televisi LED 55 inci, 5 unit kulkas dua pintu, dan 15 unit mesin cuci otomatis.

Setelah proses pengemasan selesai, PT Maju Sejahtera mengandalkan jasa ekspedisi PT Cepat Kirim untuk mengirimkan barang tersebut. Dalam hal ini, surat jalan barang memiliki peran penting untuk mencatat detail pengiriman secara resmi.

Dengan demikian, surat jalan membantu memastikan kelancaran proses dan berfungsi sebagai dokumentasi penting yang diperlukan untuk setiap transaksi pengiriman. Untuk lebih tergambarkan, berikut contoh surat jalan barang dari PT Maju Sejahtera:

Untuk mempermudah pengelolaan surat jalan barang dan pemantauan distribusi secara keseluruhan, penggunaan software logistik ScaleOcean dapat menjadi solusi. Software ini memungkinkan tim untuk mengotomatisasi pembuatan dokumen pengiriman secara akurat dan efisien, serta memastikan setiap barang yang dikirim tetap terpantau dan sampai ke tangan penerima sesuai dengan perencanaan logistik yang telah ditentukan.

Pada skenario kedua, PT Maju Jaya, sebuah perusahaan manufaktur alat elektronik di Jakarta, menerima pesanan dari Toko Elektronik Sejahtera di Bandung. Pesanan tersebut terdiri dari 50 unit kipas angin dan 30 unit blender. Barang-barang ini dikirim langsung dari gudang pusat PT Maju Jaya di Jakarta ke toko di Bandung.

Dalam kasus ini, format surat jalan pengiriman barang akan mencatat informasi penting, seperti daftar barang yang dikirim, termasuk jumlah masing-masing barang, serta detail pengirim dan penerima. Selain itu, dokumen ini biasanya dilengkapi dengan tanda tangan dari kedua belah pihak.

 

Dari kedua skenario tersebut, dapat disimpulkan bahwa surat jalan berfungsi sebagai dokumen resmi yang mencatat detail penting tentang pengiriman barang, seperti kuantitas, jenis barang, dan informasi pihak terkait.

Dengan demikian, surat tersebut juga berperan sebagai bukti validasi dalam seluruh proses logistik. Untuk memudahkan pembuatannya, berikut tersedia template contoh surat jalan barang yang dapat Anda edit dan sesuaikan dengan kebutuhan pengiriman barang.

Download Template Contoh Surat Jalan Pengiriman Barang

5 Contoh Surat Jalan Pengiriman Barang yang Digunakan dalam Berbagai Bisnis

Surat jalan ekspedisi merupakan dokumen yang krusial dalam proses pengiriman barang. Dokumen ini berperan sebagai bukti bahwa barang telah dikirim dari pengirim ke penerima, serta mencantumkan rincian barang yang dikirim. Berikut adalah contoh surat jalan ekspedisi untuk berbagai kebutuhan industri:

1. Contoh Surat Jalan Pengiriman Barang Penyedia Layanan Internet

Surat Keterangan Jalan ini dikeluarkan oleh PT. Telkomsel untuk memberikan izin kepada staff Technical Support membawa barang milik perusahaan. Barang yang dibawa, yaitu baterai 8 blok, akan dipindahkan dari Site Tapus Pampangan ke Site Sedyomouloy OKI.

2. Contoh Surat Jalan Ekspedisi Pupuk

Surat jalan ini menginformasikan pengiriman pupuk/kompos dari Panorama Pancar Mas ke PT. GRAHA MITRA BERSAMA. Barang yang dikirim adalah pupuk dengan merek GreenGrow (Kompos) yang terdiri dari 300 zak masing-masing berisi 10 kg. Barang diterima pada tanggal 27 Februari 2024.

3. Contoh Surat Jalan Barang Usaha Minyak Bumi

Format surat jalan ini mencatat pengiriman BBM non-subsidi dari PT Adiguna Bumi Petrol ke PT. Nusantara Logistik Utama. Dokumen ini mencantumkan informasi penting seperti nomor kendaraan, jenis produk, jumlah (8.000 liter), dan tanggal pengiriman. Selain itu, penerima diingatkan untuk memeriksa kondisi segel dan memastikan jenis serta volume BBM sesuai saat pengiriman.

4. Contoh Surat Jalan Ekspedisi Konstruksi

Surat ini ditujukan kepada PT Hutama Karya Infrastruktur untuk proyek pembangunan jembatan sungai Barumun. Pada 24 Juni 2025, barang yang dikirim berupa Excavator PC200 dalam kondisi baik, dengan informasi nomor barang BL 1203. Penerima dan pihak terkait diminta menandatangani surat sebagai bukti penerimaan.

5. Contoh Surat Jalan Ekspedisi Usaha Printing

Contoh surat jalan dari perusahaan ini menunjukkan pengiriman barang oleh PT Java Anima Darmaja kepada PT Tunas Dwipa Matra pada tanggal 1 Juni 2025. Barang yang dikirim meliputi komputer Lenovo, printer Epson, kabel USB Type-C, hingga mouse Logitech.

Untuk mempermudah pembuatan dan pengelolaan surat jalan barang, banyak perusahaan kini menggunakan aplikasi logistik, seperti ScaleOcean. Aplikasi ini memungkinkan pencatatan dan pelacakan pengiriman barang secara real-time, mengurangi risiko kesalahan, dan memastikan kelancaran proses pengiriman.

Fungsi Surat Jalan Barang

Surat jalan barang memiliki beberapa fungsi utama, seperti sebagai bukti legal pengiriman barang yang sah untuk petugas keamanan, dasar administrasi internal bagi akuntansi dalam penerbitan faktur, serta alat kontrol stok untuk memastikan jumlah barang yang keluar sesuai dengan dokumen pengiriman.

Untuk lebih detailnya, berikut fungsi surat jalan pengiriman barang:

1. Tanda Pengiriman Barang

Surat jalan berfungsi sebagai bukti bahwa barang telah dikirim dari pengirim kepada penerima. Hal ini memastikan bahwa pengiriman terjadi sesuai dengan jadwal yang disepakati, memberikan kejelasan mengenai kondisi barang selama perjalanan.

2. Mempermudah Pencatatan Administrasi

Surat jalan barang memudahkan pencatatan transaksi antara pengirim dan penerima secara lebih sistematis. Hal ini juga berperan dalam mengelola persediaan barang, mempermudah perhitungan pajak, serta memastikan semua data tercatat dengan akurat.

3. Sebagai Dokumen Pengawasan

Selain sebagai tanda pengiriman barang, surat jalan juga berfungsi untuk mengawasi barang yang dikirim. Terutama untuk barang-barang berharga atau sensitif, dokumen ini membantu memantau kondisi barang selama proses pengiriman, mengurangi risiko kerugian.

4. Dasar Klaim Asuransi

Jika barang mengalami kerusakan atau kehilangan selama pengiriman, contoh surat jalan dari perusahaan menjadi dokumen kunci untuk mengajukan klaim asuransi. Dengan demikian, pihak pengirim dan penerima dapat melindungi nilai barang yang dikirim dengan lebih baik.

5. Melakukan Rekonsiliasi dengan Manajemen Persediaan

Fungsi surat jalan adalah sebagai dokumen yang membuktikan bahwa produk telah keluar gudang perusahaan. Dengan dokumen ini, pihak gudang dapat memverifikasi apakah pembayaran telah dilakukan oleh klien sebelum barang dikeluarkan.

6. Sebagai Bukti Pencatatan Persediaan

Surat jalan juga digunakan untuk mencatat pergerakan barang dalam pembukuan perusahaan, seperti barang masuk, keluar, atau retur. Dengan adanya surat jalan, perusahaan dapat mengelola stok lebih efektif dan meminimalisir kesalahan data akibat human error atau sistem error.

7. Menjamin Legalitas Perusahaan

Dokumen surat jalan juga menunjukkan legalitas transaksi dalam pengiriman produk. Surat ini menjadi bukti sah bahwa proses pengiriman telah dilakukan oleh pihak yang berwenang, seperti petugas pengantar barang atau sopir, memastikan bahwa setiap transaksi tercatat dengan benar dan sah.

Komponen Surat Jalan Pengiriman Barang

Surat jalan pengiriman barang memiliki beberapa komponen penting yang wajib dicantumkan, seperti nomor surat, tanggal pengiriman, identitas pengirim dan penerima, serta detail barang yang dikirimkan.

Setiap elemen ini memastikan proses pengiriman berjalan lancar, akurat, dan sesuai prosedur. Komponen formulir pengiriman barang ini juga membantu menjaga transparansi administrasi logistik. Berikut komponen utama surat jalan pengiriman barang:

• Nomor Surat: Setiap surat jalan barang harus memiliki nomor surat yang unik untuk mempermudah pelacakan status pengiriman dan verifikasi transaksi.
• Tanggal Pengiriman: Mencatat waktu pasti barang terkirim sesuai dengan jadwal.
• Identitas Pengirim dan Penerima: Informasi ini mencakup nama lengkap, alamat, dan detail kontak, yang sangat krusial untuk memastikan barang sampai di lokasi yang benar.
• Rincian Barang yang Dikirimkan: Memuat informasi yang lengkap mengenai jenis, jumlah, satuan, dan informasi tambahan seperti berat atau volume barang.
• Tanda Tangan Penerima: Sebagai bukti sah bahwa barang telah diterima dengan baik. Selain itu, nama penerima, tanggal penerimaan, serta jabatan atau perusahaan penerima juga perlu dicantumkan.
• Kop Surat: Menunjukkan identitas resmi perusahaan pengirim, mencakup logo perusahaan, nama, alamat, dan informasi kontak resmi.
• Alamat Pengiriman: Komponen ini harus ditulis lengkap dan jelas, mencakup nomor gedung, lantai, unit, kode pos, serta nomor kontak yang aktif.
• Informasi Tambahan untuk Pengiriman: Bisa juga mencakup informasi tambahan seperti nomor plat kendaraan, nama sopir, atau instruksi khusus terkait penanganan barang.

Cara Membuat Surat Jalan Pengiriman Barang

Untuk membuat surat jalan pengiriman barang, siapkan format yang jelas. Format ini harus mencakup judul surat, identitas pengirim dan penerima, serta nomor dan tanggal surat untuk kejelasan administrasi.

Selanjutnya, pastikan Anda mencantumkan rincian barang yang dikirim. Hal ini termasuk nama barang, jumlah, satuan, harga, dan kondisi barang yang dikirim, guna memastikan kesesuaian barang dengan pesanan.

Informasi tentang pengemudi dan kendaraan yang digunakan untuk pengiriman juga penting untuk dicatat. Hal ini membantu mengidentifikasi pihak yang bertanggung jawab atas pengiriman dan dapat digunakan jika terjadi masalah selama perjalanan.

Selain itu, jangan lupa menambahkan kolom tanda tangan di format surat jalan pengiriman barang. Tanda tangan pengirim, penerima, dan pengantar diperlukan sebagai bukti keabsahan dokumen dalam proses pengiriman.

Setelah pembuatan dokumen tersebut selesai, cetak tiga salinan. Salinan pertama untuk pengirim, kedua untuk penerima, dan ketiga untuk pihak ekspedisi. Pastikan juga semua pihak yang terlibat menandatangani surat jalan sebagai bukti sah pengiriman barang.

Alur Kerja Surat Jalan Pengiriman Barang

Alur kerja surat jalan pengiriman barang dimulai dengan penerbitan surat jalan oleh petugas ekspedisi atau vendor. Surat ini menjadi persyaratan untuk mengangkut barang-barang yang akan dikirimkan oleh supir kendaraan.

Setelah dokumen tersebut diterbitkan, pengirim membawa surat jalan sebagai bukti transaksi dan konfirmasi bahwa produk yang akan dikirim sudah dimuat dalam kendaraan. Surat ini berfungsi sebagai tanda pengiriman yang sah.

Surat jalan yang dibuat terdiri dari tiga rangkap. Rangkap pertama, yang berwarna putih, diberikan kepada pembeli atau penerima barang dan dibawa kembali oleh pengirim sebagai dokumen invoice. Dokumen ini mengonfirmasi bahwa transaksi pengiriman telah dilakukan.

Rangkap kedua, yang berwarna merah, digunakan oleh pihak pembeli sebagai bukti bahwa barang telah diterima dengan baik. Setelah menerima barang, pembeli akan memeriksa kesesuaian barang dengan pesanan, lalu menandatangani surat jalan sebagai tanda terima.

Setelah pengiriman selesai, rangkap ketiga berwarna kuning dan menjadi dokumen yang akan disimpan sebagai laporan transaksi dalam arsip perusahaan. Dokumen ini berguna untuk keperluan pencatatan dan laporan administratif terkait dengan pengiriman barang.

Dengan dokumentasi yang terstruktur, perusahaan dapat menjaga akurasi data dan transparansi operasional. Hal ini memastikan bahwa setiap transaksi tercatat dengan rapi dan mudah diakses saat diperlukan untuk referensi atau verifikasi lebih lanjut.

Apa Saja Masalah Umum dalam Penggunaan Surat Jalan Barang?

Penggunaan surat jalan barang seringkali mengalami beberapa masalah umum yang memengaruhi kelancaran proses pengiriman. Dalam konteks kepabeanan, notul bea cukai juga bisa muncul ketika terdapat ketidaksesuaian data impor yang berpengaruh pada kelancaran distribusi.

Berikut adalah beberapa masalah terkait penggunaan surat loading barang yang harus secepatnya terselesaikan agar pengiriman berjalan dengan lancar dan sesuai prosedur.

1. Kesalahan Penulisan Informasi

Kesalahan dalam menuliskan informasi seperti nama, alamat, atau jumlah barang dapat menyebabkan miskomunikasi. Hal ini dapat mengakibatkan kesalahan seperti barang terkirim ke alamat yang salah atau tidak sesuai dengan yang tercantum, memperlambat proses penyelesaian dan meningkatkan risiko pelanggan mengajukan klaim barang.

2. Kehilangan atau Kerusakan Barang

Surat jalan seringkali tidak mencatat kondisi barang dengan rinci. Ketika barang sampai, kerusakan atau kehilangan barang bisa terjadi. Jika tidak ada bukti yang memadai dalam surat jalan, klaim terhadap perusahaan pengiriman bisa menjadi rumit. Oleh karena itu, penting untuk mencatat kondisi barang secara rinci dan akurat..

3. Pengiriman yang Tidak Tepat Waktu

Walaupun surat jalan sudah mencatat informasi pengiriman dengan benar, hal tersebut tidak selalu menjamin ketepatan waktu pengiriman. Faktor eksternal seperti cuaca buruk atau masalah logistik lainnya dapat menyebabkan keterlambatan. Oleh karena itu, penting untuk selalu melakukan pemantauan terhadap pengiriman untuk menghindari masalah waktu.

Baca juga: 5 SOP Pengiriman Barang untuk Meningkatkan Proses Logistik

Bagaimana Strategi yang Tepat Agar Pengiriman Barang Lebih Efisien?

Efisiensi pengiriman barang terpengaruhi oleh penggunaan surat jalan yang benar. Dengan menerapkan strategi yang tepat, proses pengiriman bisa berjalan lebih lancar dan terhindar dari masalah. Berikut adalah beberapa strategi untuk meningkatkan efisiensi pengiriman barang:

1. Standarisasi Penggunaan Surat Jalan

Standarisasi penggunaan surat jalan berperan agar konsistensi pembuatan dan pengelolaan dokumen pengiriman sama. Dengan format yang seragam, setiap pihak yang terlibat dalam pengiriman, mulai dari pengirim hingga penerima, dapat dengan mudah melacak status barang.

Selain mengurangi potensi terjadinya kesalahan, proses ini memastikan semua informasi yang tercatat dengan baik. Standarisasi juga mempermudah audit dan pengecekan barang, sehingga pengiriman dapat berlangsung lebih cepat dan tepat sesuai prosedur yang telah ada.

2. Pencatatan Digital Surat Jalan

Menggunakan aplikasi logistik untuk pencatatan surat jalan secara digital mempermudah proses pengiriman barang. Sistem ini memungkinkan pembuatan dokumen secara otomatis, yang mengurangi risiko kesalahan penulisan atau kehilangan dokumen.

Software logistik ScaleOcean dapat membantu Anda mengelola pembuatan surat jalan elektronik dengan lebih efisien yang melancarkan berbagai aspek operasional logistik di perusahaan Anda.

Dengan fitur-fitur canggih sesuai dengan kebutuhan industri, software logistik ScaleOcean dapat mengoptimalkan manajemen pengiriman barang secara lebih efektif dan hemat waktu. Pencatatan digital mempermudah pemantauan pengiriman barang secara real-time dan memudahkan pencocokan data dengan mudah.

Selain itu, sistem digital ini mengurangi penggunaan kertas dan mempercepat alur kerja, sehingga dapat meningkatkan efisiensi operasional bisnis Anda secara keseluruhan.

Buat Surat Jalan Lebih Cepat dan Akurat dengan Software Logistik ScaleOcean

Dalam industri logistik, dokumentasi kargo dan pengangkutan yang efisien, termasuk pembuatan dan pengelolaan surat jalan, sangat penting untuk memastikan kelancaran distribusi barang. ScaleOcean menghadirkan solusi otomatisasi yang memungkinkan perusahaan mengurangi kesalahan manual, mempercepat proses dokumentasi, serta meningkatkan transparansi dalam setiap pengiriman.

ScaleOcean menawarkan demo gratis bagi bisnis yang ingin melihat langsung bagaimana sistem ini dapat menyederhanakan pengelolaan surat jalan. Selain itu, perusahaan juga dapat memanfaatkan dukungan CTC Grant untuk memperoleh insentif dalam penerapan software logistik ini.

Dengan fitur-fitur canggih, bisnis dapat mengoptimalkan operasional logistik dan memastikan semua dokumen terkait pengiriman tersusun dengan rapi. Berikut ini merupakan fitur unggulan software logistik ScaleOcean yang mendukung pembuatan dan pengelolaan surat jalan lebih efisien:

• Tracking Shipment: Memungkinkan pelacakan pengiriman barang secara real-time, memastikan setiap dokumen dapat terpantau secara akurat hingga barang tiba di tujuan.
• Booking Management: Mengelola pemesanan dan pengiriman barang dengan sistem yang dapat terhubung langsung dengan pencetakan serta digitalisasi surat, meminimalkan kesalahan dalam dokumen pengiriman.
• Custom Clearance: Mendukung pengelolaan dokumen kepabeanan, termasuk surat jalan, untuk memastikan kelancaran proses ekspor dan impor sesuai regulasi yang berlaku.
• Margin Calculation: Menghitung biaya pengiriman dengan akurasi tinggi dan menghubungkannya dengan dokumen surat jalan untuk mencatat transaksi logistik secara lebih transparan.
• Integrasi dengan Sistem Bea Cukai: Memastikan kelengkapan dokumen logistik, termasuk surat jalan, dalam operasional ekspor dan impor agar sesuai dengan regulasi kepabeanan.

Dengan fitur-fitur tersebut, ScaleOcean membantu bisnis logistik meningkatkan efisiensi, mengurangi risiko kesalahan administrasi, serta memastikan kelancaran proses pengiriman barang dengan dokumentasi yang lebih akurat dan real-time.

Kesimpulan

Surat jalan barang adalah dokumen penting dalam pengiriman barang yang berfungsi sebagai bukti sah dan konfirmasi penerimaan barang. Dokumen ini memiliki peran penting dalam proses pengiriman barang supaya berjalan dengan lancar dan aman.

Dalam proses pengiriman barang, surat jalan ini memastikan bahwa semua informasi terkait barang telah diverifikasi dengan tepat sebelum pengiriman dilakukan, mencegah kesalahan yang dapat berakibat pada penundaan atau biaya tambahan.

Untuk mempermudah pengelolaan pengiriman dan memastikan akurasi data, gunakan Software Logistik ScaleOcean. Dapatkan efisiensi lebih dengan otomatisasi dan integrasi real-time. Coba demo gratis kami untuk merasakan langsung manfaatnya dalam meningkatkan kinerja operasional Anda.