Yard Management System: Pengertian, Fungsi dan Solusinya

Gudang atau pusat distribusi merupakan sebuah komponen penting dalam operasional logistik perusahaan. Hal ini dikarenakan lokasi tersebut cenderung dilengkapi dengan fasilitas-fasilitas yang dapat membantu meningkatkan efisiensi segala kegiatan yang terlibat seperti bongkar muat atau konsolidasi. Maka dari itu, tidak mengherankan bila bisnis-bisnis di dunia memilih untuk menerapkan sebuah yard management system.

Penerapan sistem ini muncul dari sentimen pihak berwenang di gudang atau sejenisnya yang mengalami kesulitan dalam memantau lapangan dan fasilitas di lokasi tertentu. Kendala tersebut bila tidak ditangani dengan spontan dan efektif perusahaan dapat berdampak buruk secara signifikan kepada rantai pasokan.

Sebuah perangkat YMS yang optimal dapat berintegrasi dengan berbagai cabang perusahaan, serta melacak spesifikasi kondisi masing-masing pengiriman, sehingga mempermudah proses pengelolaan lapangan. Artikel berikut akan membahas lebih mendalam tentang sistem YMS, fungsinya, dan juga perangkat lunak terbaik yang dapat Anda terapkan untuk mencapai standar operasional tingkat dunia.

Key Takeaways

• Yard management system adalah software yang membantu perusahaan dalam pengelolaan lapangan fasilitas seperti gudang atau pusat distribusi.
• Fungsi dan Manfaat YMS: Meningkatkan visibilitas, mengoptimalkan operasi, mengurangi biaya operasional, membantu dalam proses pengambilan keputusan.
• Tantangan yang muncul bila manajemen lapangan dilakukan secara manual berupa human error, kesulitan pengelolaan, kurangnya komunikasi, potensi keterlambatan meningkat.
• Yard management system ScaleOcean terbaik bagi perusahaan dikarenakan modul dan fiturnya yang berlimpah.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Yard Management System?

Yard management system adalah sebuah perangkat lunak yang telah dirancang dan disusun dengan tujuan untuk membantu perusahaan meningkatkan efisiensi operasional lapangan di fasilitas seperti gudang. Hal ini membantu dalam pengelolaan kendaraan, serta juga kegiatan seperti bongkar muat dalam bisnis.

Di dunia yang semakin menyatu sekarang dikarenakan adanya perkembangan globalisasi, proses pengiriman atau logistik yang optimal menjadi suatu komponen sangat penting dalam menjamin efisiensi rantai pasokan global. Oleh karena itu, setiap mitra logistik di dunia tentu saja ingin memastikan keberlangsungan lancar masing-masing fasilitasnya, termasuk juga lapangan di mana proses bongkar muat dan pengangkutan barang terjadi.

2. Fungsi dan Manfaat Yard Management System

Yard management system (YMS) hadir untuk menawarkan cara yang lebih efisien dalam mengatur kegiatan di yard. Di bawah ini terdapat beberapa fungsi dan keuntungan utama yang dapat meningkatkan efisiensi serta menekan pengeluaran operasional perusahaan:

a. Meningkaktan Visibilitas

Yard management system (YMS) memberikan perusahaan kemampuan untuk memantau keseluruhan armada pengiriman perusahaan, sehingga dapat mengetahui dengan lebih jelas lokasi dan kondisi masing-masing kendaraan, beserta juga dengan isinya. Dengan adanya penjadwalan yang jelas, kemungkinan terjadinya kemacetan yang menghambat penyelesaian pengiriman pada lapangan fasilitas dapat diminimalisir.

b. Mengoptimalkan Operasi

Berhubungan dengan poin sebelumnya, pengetahuan jelas terhadap potensi terjadinya kemacetan dan jadwal setiap pengiriman dapat meningkatkan kinerja operasional perusahaan. Hal tersebut dapat mengurangi waktu tunggu moda transportasi, sehingga pengerjaan bongkar muat dan proses penerimaan barang di warehouse logistics dapat dilakukan dengan segera, serta juga mengurangi waktu idle masing-masing kendaraan.

c. Mengurangi Biaya Operasional

Pemantauan dan pelacakan lapangan fasilitas biasanya dilakukan secara manual bila bisnis tidak menerapkan sebuah container yard management system. Selain perbedaan tingkat efisiensi yang drastis, pengerjaan manual juga berarti bisnis harus mengeluarkan anggaran lebih besar untuk memenuhi kebutuhan sumber daya manusia, suatu hal yang tidak perlu dipertimbangkan bila terdapatnya YMS.

d. Membantu dalam Proses Pengambilan Keputusan

Setiap kendala yang terjadi pada kegiatan operasional pengiriman perusahaan dapat diketahui melalui sebuah platform YMS yang terpusat. Dikarenakan adanya kemudahan tersebut, bisnis dapat mengambil keputusan strategis secara lebih optimal untuk menyelesaikan permasalahan tertentu dan menjamin keberlangsungan rantai pasokan.

3. Proses Yard Management System

Dalam mengelola yard secara efektif, yard management system (YMS) membantu memfasilitasi setiap langkah operasional dengan memanfaatkan teknologi untuk meningkatkan efisiensi. Proses berikut ini menggambarkan bagaimana YMS dapat mengoptimalkan alur kendaraan, barang, dan fasilitas di lapangan:

a. Penerimaan dan Pencatatan Kendaraan

Proses aktivitas gudang pertama dalam penerapan sistem manajemen halaman adalah penerimaan dan pencatatan moda transportasi ketika kendaraan telah tiba di lapangan fasilitas. Hal ini biasanya dilakukan melalui tag RFID yang disertakan pada masing-masing moda transportasi yang dapat digunakan untuk melakukan proses pelacakan dan juga berisi data tentang isi kendaraan tertentu.

b. Pemasukan dan Pengeluaran Barang

Sesuai dengan jadwal pengiriman yang telah disusun, segala barang-barang pengiriman dibongkar muat atau diangkut ke/dari kendaraan. Kegiatan ini membantu mengoptimalkan penggunaan ruang penyimpanan, serta juga memastikan kelancaran alur keluar masuk barang di fasilitas.

c. Pengiriman Barang

Setelah barang diproses di lapangan, YMS akan mengkoordinasikan pengiriman barang sesuai dengan permintaan atau jadwal yang telah diatur. Dengan pemantauan real–time, YMS memastikan bahwa semua barang terorganisir dengan baik dan dapat ditemukan dengan mudah ketika diperlukan.

d. Pemeliharaan Fasilitas

Selain pemantauan kendaraan dan pesanan pengiriman, yard management system juga mampu memantau kondisi segala alat atau perlengkapan pada gudang atau fasilitas perusahaan. Sistem kemudian dapat menjadwalkan perawatan rutin sesuai dengan Mean Time to Repair (MTTR) periode-periode sebelumnya.

4. Tantagan Yard Management Manual

Kami telah menyatakan sebelumnya bahwa manajemen pergudangan, bila dilakukan secara manual dapat meningkatkan biaya operasional perusahaan. Namun, hal tersebut bukan merupakan satu-satunya kelemahan dari pengerjaan manual, melainkan terdapat beberapa lagi seperti:

• Human Error: Pencatatan data pengiriman oleh manusia rawan terhadap human error, yang dapat menyebabkan kebingungan pada alur barang dikarenakan data yang tidak sesuai.
• Kesulitan dalam Pengelolaan: Meskipun tenaga kerja perusahaan termasuk handal dan jarang melakukan kesalahan, proses logistik internasional mencakup banyak jumlah komponen yang perlu dikelola secara sekaligus, sehingga sulit dikelola, serta meningkatkan kemungkinan terjadinya kemacetan pada fasilitas.
• Kurangnya Komunikasi dan Visibilitas: Segala informasi terbaru terkait operasional logistik tidak dapat diakses secara real–time oleh pihak-pihak berwenang yang mampu mengurangi efisiensi lapangan, terutama bila terjadinya perubahan pada jadwal pengiriman.
• Potensi Keterlambatan lebih Tinggi: Pengerjaan manual efisien belum menjamin selesainya setiap pesanan sesuai dengan tenggat waktu yang telah ditentukan dikarenakan skala rantai pasokan modern yang sangat luas. Hal tersebut dapat menurunkan kepuasan pelanggan, serta memperburuk hubungan dengan mitra bisnis.

5. Solusi Yard Management Software Terbaik ScaleOcean

Untuk mencegah terjadinya kendala seperti yang baru saja disebutkan, sebagian besar jumlah perusahaan di dunia memilih untuk menerapkan sebuah yard management system. Namun, terkadang penerapan tersebut tidak berlangsung sesuai dengan ekspektasi perusahaan dan bahkan dapat berdampak negatif pada kinerja operasional dikarenakan ketidaksesuaian perangkat lunak dengan kebutuhan perusahaan.

Meskipun begitu, terdapat juga vendor sistem manajemen lapangan yang dapat memenuhi banyak jumlah kebutuhan perusahaan secara sekaligus, yakni salah satunya adalah ScaleOcean. Sistemnya dilengkapi dengan jumlah modul dan fitur yang lengkap, sehingga dapat membantu dalam setiap kegiatan operasional perusahaan, baik dari segi logistik, inventaris, manufaktur, dan lain sebagainya lagi.

ScaleOcean juga menawarkan demo gratis untuk memastikan bahwa solusinya cocok dengan keperluan bisnis Anda. Dari ribuan jumlah fitur yang terdapat dalam sistemnya, berikut adalah beberapa contoh yang mampu meningkatkan efisiensi pengelolaan lapangan fasilitas:

• Dock and Slot Scheduling: Mengatur jadwal penggunaan dock atau slot penempatan kendaraan dan kontainer agar tidak terjadi bottleneck. Sistem membantu memaksimalkan pemanfaatan ruang secara efisien, menghindari antrian yang tidak perlu.
• Vehicle and Container Tracking: Melacak posisi terkini kendaraan, trailer, atau kontainer di area yard dengan akurat, sehingga memudahkan proses penataan, pemindahan, maupun pengambilan barang.
• Real-Time Yard Visibility Dashboard: Menampilkan status seluruh area lapangan secara real–time dalam satu dashboard terpusat. Manajemen dapat memantau kapasitas area, aktivitas kendaraan, hingga kondisi antrian dengan cepat.
• Queue Management System: Mengelola antrian kendaraan yang akan masuk atau keluar dari area yard dengan sistematis. Fitur ini mengoptimalkan alur kendaraan sehingga tidak terjadi penumpukan yang merugikan perusahaan.
• Integration with WMS and TMS: Terintegrasi langsung dengan sistem Warehouse Management (WMS) dan Transport Management (TMS), sehingga pergerakan barang dari gudang ke lapangan maupun ke kendaraan dapat dipantau secara menyeluruh.

Baca juga: Ketahui Fungsi dan Cara manajemen Gudang Logistik Perusahaan

6. Kesimpulan

Penerapan yard management system (YMS) membantu perusahaan dalam mengoptimalkan penggunaan ruang dan meminimalkan waktu tunggu, meningkatkan efisiensi operasional. Dengan sistem yang terintegrasi, perusahaan dapat mengelola pengiriman, kendaraan, dan fasilitas secara lebih terorganisir, yang berdampak positif pada kinerja rantai pasokan.

ScaleOcean menyediakan solusi YMS dengan berbagai fitur unggulan seperti real-time visibility dan integrasi sistem. Untuk memastikan kesesuaian dengan kebutuhan bisnis, ScaleOcean juga menawarkan kesempatan untuk mencoba demo gratis, sehingga Anda bisa mengevaluasi sistemnya secara langsung.