Yard Management System: Pengertian, Fungsi dan Solusinya

Gudang atau pusat distribusi memegang peran krusial dalam operasional logistik perusahaan. Pasalnya, area ini umumnya dilengkapi fasilitas pendukung untuk meningkatkan efisiensi aktivitas, seperti bongkar muat dan konsolidasi. Oleh karena itu, banyak perusahaan yang mulai mengadopsi Yard Management System.

Yard Management System (YMS) memainkan peran penting dalam mengelola pergerakan trailer, kontainer, dan kendaraan di area halaman gudang atau pusat distribusi. Dengan mengoptimalkan jadwal dok dan mengurangi waktu tunggu, YMS memberikan visibilitas real-time yang meningkatkan efisiensi logistik antara transportasi dan gudang.

Di artikel ini, kami akan membahas mengenai apa itu yard management system, fungsi, dan bagaimana sistem tersebut membantu meningkatkan operasional logistik di perusahaan. Informasi ini dapat Anda gunakan untuk mempertimbangkan solusi terbaik dalam meningkatkan efisiensi pengelolaan gudang dan distribusi barang.

Key Takeaways

• Yard management system adalah sistem yang dapat digunakan oleh perusahaan dalam mengelola fasilitas lapangan seperti gudang atau pusat distribusi.
• Fungsi dan Manfaat YMS meliputi meningkatkan visibilitas, efisiensi dalam operasi, penghematan biaya operasi, membantu dalam proses pengambilan keputusan.
• Tantangan yang muncul bila manajemen lapangan dilakukan secara manual berupa human error, kesulitan pengelolaan, kurangnya komunikasi, potensi keterlambatan meningkat.
• ScaleOcean Atlas for Warehouse membantu perusahaan dalam mengelola gudang melalui integrasi perangkat lunak yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan operasional.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Yard Management System?

Yard Management System adalah software yang dirancang untuk mengatur dan memantau pergerakan kendaraan, trailer, serta kontainer di area halaman (yard) yang berada di luar gudang atau pusat distribusi. YMS memastikan efisiensi dalam pengaturan alur barang dan mengurangi keterlambatan.

Dengan Yard Management System (YMS), perusahaan dapat memantau dan mengelola aktivitas di area yard secara real-time. Hal ini memungkinkan koordinasi yang lebih baik antara pengiriman barang dan proses penerimaan, serta mempercepat pemindahan barang dari satu titik ke titik lainnya.

2. Apa Fungsi Yard Management System?

Fungsi utama YMS mencakup manajemen gerbang untuk mempercepat proses check-in/check-out truk dengan pencatatan otomatis, penjadwalan dok untuk menghindari antrean, pelacakan aset untuk visibilitas real-time lokasi trailer atau kontainer, serta manajemen spotter atau jockey untuk memberikan instruksi pemindahan trailer secara efisien.

Secara lebih rinci, fungsi yard management system YMS adalah:

a. Manajemen Janji Temu (Appointment Scheduling)

Container yard management system mengatur kedatangan dan keberangkatan barang dengan cara yang lebih terstruktur, memastikan bahwa jadwal pengiriman dan penerimaan barang dapat dikelola secara efisien tanpa tumpang tindih.

b. Visibilitas & Pelacakan

YMS memberikan pemantauan yang lebih menyeluruh terhadap kendaraan dan trailer yang ada di halaman, memastikan semua pergerakan dapat dilacak dengan jelas untuk meminimalkan kesalahan operasional.

Berdasarkan The State of Yard Management: Industry Report 2021 dari FourKites, 92% profesional rantai pasok meyakini bahwa Yard Management System (YMS) memberikan nilai tambah bagi bisnis mereka, terutama dalam hal visibilitas dan pemantauan real-time terhadap trailer dan kendaraan di yard.

c. Penjadwalan Dock

Sistem ini mengalokasikan pintu dok secara optimal, memungkinkan proses pemuatan dan pembongkaran barang berlangsung lebih cepat, sehingga mengurangi waktu tunggu dan meningkatkan produktivitas.

d. Otomatisasi Proses

Proses check-in dan check-out kendaraan serta komunikasi dengan pengemudi diotomatisasi, mengurangi kesalahan manusia dan mempercepat arus kendaraan di dalam area. Selain itu, container yard yang terhubung dengan sistem otomatisasi membantu mempercepat proses check-in/check-out kendaraan.

e. Pengurangan Kemacetan

Dengan memonitor dan mengatur pergerakan kendaraan, yard management system YMS mengurangi kepadatan di halaman, mempercepat waktu putar kendaraan dan meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.

f. Pelaporan Kinerja

Terakhir, teknologi manajemen pergudangan seperti vehicle yard management system menghasilkan laporan analitis yang membantu mengidentifikasi potensi masalah dan menilai kinerja operasional, memberikan insight penting untuk pengambilan keputusan yang lebih tepat.

3. Manfaat Yard Management System (YMS)

YMS membawa sejumlah manfaat penting dalam meningkatkan efisiensi operasional di area gudang dan distribusi. Dengan mengelola pergerakan kendaraan dan barang secara terstruktur, YMS berkontribusi pada pengurangan biaya dan peningkatan produktivitas. Berikut adalah beberapa manfaat utamanya:

• Mengurangi Biaya Demurrage & Detention: Dengan mengelola waktu tunggu dan pemanfaatan trailer, YMS membantu perusahaan menghindari biaya keterlambatan yang bisa terjadi akibat penundaan pengambilan atau pengantaran barang.
• Meningkatkan Produktivitas: Vehicle yard management system membantu menyederhanakan berbagai kegiatan operasional melalui otomatisasi dan meningkatkan pengelolaan aset, sehingga meningkatkan efisiensi operasi.
• Visibilitas End-to-End: YMS memberikan data yang akurat mengenai status inventaris di dalam truk sebelum barang masuk ke gudang. Ini memungkinkan tim gudang untuk lebih siap dalam proses penerimaan dan penataan barang.
• Keamanan Operasional: Sistem ini dilengkapi dengan notifikasi bahaya dan pengelolaan personel lapangan yang lebih baik. Dengan demikian, risiko kecelakaan di area yard dapat diminimalkan, menjaga keselamatan dan kelancaran operasional.

Selain itu, warehouse logistics yang terintegrasi dengan YMS memberikan manfaat lebih lanjut seperti pengelolaan arus barang dan kendaraan yang lebih teratur. Hal ini tidak hanya meningkatkan efisiensi, tetapi juga meminimalkan kesalahan manusia, mengurangi biaya, dan memastikan operasi berjalan dengan lancar.

4. Proses Yard Management System

Proses Yard Management System (YMS) adalah pengelolaan digital terintegrasi untuk aktivitas peti kemas di area lapangan (Container Yard/CY), yang mencakup pencatatan digital, penataan optimal, pelacakan real-time, serta manajemen penerimaan dan pengiriman barang dengan otomatisasi.

Dalam operasional tertentu, YMS juga bisa terhubung dengan sistem resi gudang, sehingga pelacakan kepemilikan dan kondisi barang yang disimpan menjadi mungkin terutama ketika barang tersebut harus dilacak dengan benar. Dibawah ini adalah bagaimana proses yard management system bekerja:

a. Penerimaan dan Pencatatan Kendaraan

Di gudang, proses pertama dalam penerapan yard management system adalah penerimaan dan pencatatan moda transportasi saat kendaraan tiba di fasilitas. Proses ini dilakukan dengan tag RFID yang dipasang pada masing-masing moda transportasi, yang memungkinkan pelacakan dan berisi data tentang isi kendaraan.

b. Pemasukan dan Pengeluaran Barang

Sesuai dengan jadwal pengiriman yang telah disusun, segala barang-barang pengiriman dibongkar muat atau diangkut ke atau dari kendaraan. Kegiatan ini membantu mengoptimalkan penggunaan ruang penyimpanan, serta juga memastikan kelancaran alur keluar masuk barang di fasilitas.

c. Pengiriman Barang

Setelah barang diproses di lapangan, YMS akan mengkoordinasikan pengiriman barang sesuai dengan permintaan atau jadwal yang telah diatur. Dengan pemantauan real-time, YMS memastikan bahwa semua barang terorganisir dengan baik dan dapat ditemukan dengan mudah ketika diperlukan.

d. Pemeliharaan Fasilitas

Selain pemantauan kendaraan dan pesanan pengiriman, yard management system juga mampu memantau kondisi segala alat atau perlengkapan pada gudang atau fasilitas perusahaan. Sistem kemudian dapat menjadwalkan perawatan rutin sesuai dengan Mean Time to Repair (MTTR) periode-periode sebelumnya.

Dengan manajemen pergudangan yang terhubung dengan YMS, perusahaan tidak hanya dapat memantau kendaraan dan pesanan pengiriman, tetapi juga mengelola pemeliharaan peralatan. Sistem ini memastikan perawatan rutin dijadwalkan secara tepat waktu, mendukung operasional yang lebih efisien dan terkontrol.

5. Tantangan Penggunaan Yard Management Manual

Sebelum membahas Yard Management System (YMS) lebih lanjut, penting untuk memahami tantangan utama yang dihadapi dalam penggunaan yard management manual. Pendekatan manual sering kali menyebabkan berbagai masalah yang mempengaruhi efisiensi operasional.

Di bawah ini adalah tantangan dalam penggunaan yard management secara manual:

• Human Error: Pencatatan manual sering kali rentan terhadap kesalahan, yang dapat menyebabkan data yang tidak akurat dan kebingungan dalam alur barang. Hal ini berisiko menambah kompleksitas dalam pengelolaan stok dan proses operasional.
• Kurangnya Visibilitas: Tanpa akses informasi real-time, pihak terkait akan kesulitan memantau status operasional atau perubahan jadwal dengan cepat. Hal ini menghambat kemampuan untuk mengambil keputusan yang tepat waktu.
• Keterlambatan Operasional: Proses manual memperlambat penyelesaian tugas, terutama dalam skala rantai pasokan besar. Keterlambatan ini bisa mempengaruhi waktu pengiriman dan membuat pemenuhan pesanan menjadi terlambat.
• Manajemen Inventaris yang Sulit: Mengelola banyak komponen secara manual cenderung lebih sulit dan rentan terhadap selisih stok. Selain itu, penempatan barang menjadi tidak efisien karena kurangnya koordinasi dan sistem pengelolaan yang terstruktur.
• Inefisiensi Tenaga Kerja: Alur kerja yang tidak terstruktur memaksa karyawan untuk menghabiskan lebih banyak waktu berpindah antar area, yang berujung pada penurunan produktivitas secara keseluruhan.
• Komunikasi Buruk: Kurangnya komunikasi yang efektif antara tim lapangan dan manajemen dapat memperburuk koordinasi. Apalagi jika terjadi perubahan mendadak, hal ini dapat memperlambat respon dan mempengaruhi kelancaran operasional.

Untuk mengatasi tantangan tersebut, perusahaan perlu mulai beralih ke sistem yang lebih terstruktur dan terintegrasi. Menggunakan rekomendasi software gudang terbaik dapat membantu meningkatkan visibilitas yard, menekan kesalahan pencatatan, serta mempercepat koordinasi antar tim agar operasional gudang berjalan lebih efisien dan terkendali.

6. Kelola Pergerakan Kendaraan di Area Gudang dengan ScaleOcean Atlas

ScaleOcean Atlas for Warehouse membantu perusahaan dalam melacak pergerakan trailer, kontainer, kendaraan dan bahan baku di area gudang melalui sistem yang terhubung. Hal ini akan memudahkan tim untuk memantau aktivitas operasional mereka, mengalokasikan ruang secara efisien, dan mengurangi peluang terjadinya kesalahan dalam pencatatan invetaris.

Platform ini juga mengotomasi proses dan integrasi dengan solusi perusahaan lainnya untuk menyamakan proses kerja dalam perusahaan. Dengan bantuan modul yang dapat disesuaikan, bisnis bisa menggunakan ScaleOcean untuk memudahkan proses gudang yang kompleks atau multi lokasi. Jadwalkan konsultasi dengan tim ScaleOcean untuk mengetahui kebutuhan Anda terkait proses gudang Anda.

Berikut modul-modul ScaleOcean Atlas for Warehouse:

• Real-Time Tracking: Memungkinkan pelacakan pergerakan trailer,kontainer dan kendaraan sehingga pengguna bisa mengetahui informasi terkait status dan lokasi barang.
• Automated Dock Scheduling: Mengotomatiskan penjadwalan pemuatan dan pembongkaran barang, mengurangi waktu tunggu kendaraan, dan mengoptimalkan penggunaan ruang di area dock.
• Optimasi Penggunaan Ruang: Mengelola ruang penyimpanan secara efisien dimana ruang bisa dialokasikan berdasarkan jenis barang atau kendaraan.
• Cross-Docking: Memungkinkan pemindahan barang langsung dari penerimaan ke pengiriman tanpa penyimpanan jangka panjang, mempercepat alur distribusi dan mengurangi biaya penyimpanan.
• Integrasi dengan Sistem Lain: ScaleOcean dapat dengan mudah terintegrasi dengan sistem ERP dan platform lain yang sudah digunakan oleh perusahaan, memastikan aliran informasi yang mulus di seluruh operasi.
• Data Analytics dan Reporting: Sistem ini menawarkan laporan analitik secara real-time tentang pergerakan barang dan kinerja proses yang terlibat.

Baca juga: Ketahui Fungsi dan Cara manajemen Gudang Logistik Perusahaan

7. Kesimpulan

Yard Management System adalah software yang digunakan untuk mengatur dan mengoptimalkan pergerakan kendaraan (truk, trailer, kontainer) di area luar gudang atau pusat distribusi (yard). YMS memastikan proses bongkar muat dan alur logistik berjalan teratur, guna meningkatkan visibilitas dan mengurangi kemacetan.

Untuk memudahkan pengelolaan gudang ScaleOcean Atlas for Warehouse membantu perusahaan dalam memantau pergerakan barang dan kendaraan dalam satu sistem. Fitur pelacakan dan integrasi antarproses membantu tim memantau aktivitas dengan lebih jelas, mengurangi salah catat, dan mempercepat perpindahan barang. Jadwalkan konsultasi dengan tim ScaleOcean agar kami dapat menyesuaikan alur operasional yang paling sesuai bagi perusahaan Anda.