Apa itu Shrinkage dan Bagaimana Cara Mencegahnya

Istilah shrinkage seringkali terdengar di kalangan pengelola inventaris dan kegiatan operasional gudang. Shrinkage adalah penurunan jumlah persediaan yang tercatat di buku, yang tidak dijelaskan oleh penjualan normal. Shrinkage artinya kerugian barang yang bisa disebabkan oleh berbagai faktor, seperti kecurangan, kesalahan administrasi, atau kehilangan.

Dengan memahami apa itu shrinkage dan bagaimana mengelolanya, bisnis dapat menjalankan warehouse management yang sesuai dan efektif. Pencegahan shrinkage dapat membantu Anda mengoptimalkan manajemen gudang dan menjaga efisiensi operasional.

Jika kegiatan gudang tidak menerapkan pengawasan yang ketat dan strategi pencegahan yang efektif, shrinkage dapat mengikis margin keuntungan dan mengganggu kelancaran operasional. Artikel ini akan menjelaskan secara mendalam tentang apa itu shrinkage, dampak shrinkage, serta mengulas berbagai strategi yang bisa diimplementasikan untuk mencegahnya.

Key Takeaways

• Shrinkage adalah hilangnya persediaan yang terjadi antara waktu pembelian dan penjualan, menyebabkan selisih antara catatan inventaris dan stok fisik yang ada.
• Penyebab shrinkage: Kesalahan pencatatan, pencurian, kerusakan barang atau kedaluwarsa, kehilangan atau kesalahan letak barang.
• Cara mencegah shrinkage adalah dengan menerapkan sistem WMS, meningkatkan keamanan, melakukan pelatihan, audit berkala, otpimasi tata letak, kerja sama dengan pengirim.
• Software WMS ScaleOcean dapat membantu melacak setiap pergerakan barang dan mengelola inventaris secara akurat, sehingga mencegah terjadinya shrinkage.

Coba Demo Gratis!

1. Arti Shrinkage

Shrinkage adalah penyusutan atau hilangnya barang yang dimiliki oleh perusahaan secara tidak terduga dalam konteks inventaris. Hal ini biasanya terjadi ketika jumlah barang yang tercatat di sistem perusahaan tidak sesuai dengan jumlah kondisi nyata stok yang tersedia di dalam Gudang.

Shrinkage bisa terjadi karena berbagai alasan, termasuk pencurian oleh karyawan atau pencuri luar, kerusakan barang saat proses pengiriman atau penyimpanan, serta kesalahan administratif seperti pencatatan yang salah atau pengelolaan stok yang tidak tepat.

Mengidentifikasi dan mengurangi shrinkage adalah faktor yang dapat meningkatkan kualitas warehouse management, karena dapat berdampak terhadap akurasi inventaris dan keuntungan perusahaan secara signifikan. Upaya pencegahan bisa meliputi penggunaan sistem keamanan yang lebih baik, audit stok reguler, dan pelatihan karyawan untuk mengelola dan melaporkan stok dengan lebih akurat.

2. Faktor Penyebab Terjadinya Shrinkage di Gudang

Untuk lebih memahami faktor-faktor yang dapat menyebabkan shrinkage di gudang, penting untuk mengenali penyebab utama yang sering terjadi dalam praktik gudang. Dengan mengetahui faktor-faktor ini, perusahaan dapat mengambil langkah-langkah pencegahan untuk meminimalkan kerugian yang timbul. Berikut adalah beberapa faktor utama yang memengaruhi shrinkage:

a. Kesalahan Pencatatan Data Inventaris

Kesalahan dalam pencatatan data inventaris sering terjadi akibat sistem yang tidak terintegrasi dengan baik atau kelalaian dalam pembaruan data secara rutin. Hal ini dapat menyebabkan ketidaksesuaian antara jumlah stok yang tercatat di sistem dengan jumlah barang yang ada di gudang, memicu terjadinya shrinkage yang sulit terdeteksi.

b. Pencurian

Jika gudang perusahaan tidak dibekali dengan kemananan fisik yang ketat, maka terdapat potensi terjadinya pencurian barang. Hal ini berarti barang yang seharusnya ada di database perusahaan tiba-tiba hilang, yakni suatu hal yang dapat menghambat terpenuhinya permintaan pelanggan pada periode tertentu.

c. Kerusakan Barang atau Kedaluwarsa

Barang terkadang dapat mengalami kerusakan yang disebabkan oleh faktor-faktor di luar kendali perusahaan seperti bencana alam atau faktor internal seperti kecelakan di gudang. Selain itu, barang-barang yang telah lama di gudang, namun tidak dijual atau digunakan (dead stock), dapat mengalamin kedaluwarsa dan merugikan perusahaan.

d. Kehilangan atau Kesalahan Letak Barang

Kehilangan atau kesalahan letak barang terjadi saat barang tidak ditempatkan pada lokasi yang sesuai atau tercatat dengan benar. Kesalahan ini dapat menyebabkan barang yang tersedia tidak ditemukan dengan mudah, menghambat proses pengambilan atau pengiriman barang, serta menambah kerugian akibat pengelolaan yang kurang efisien.

3. Dampak Shrinkage bagi Gudang

Shrinkage dalam pergudangan dapat memberikan beragam dampak pada kegiatan pergudangan operasional dan kesehatan finansial suatu perusahaan. Berikut ini adalah beberapa dampak utama dari shrinkage di lingkungan pergudangan.

a. Kerugian Finansial

Shrinkage mengurangi jumlah barang yang tersedia untuk dijual secara langsung,
yang berarti perusahaan dapat kehilangan potensi pendapatan. Misalnya, jika produk yang seharusnya dijual ternyata hilang atau rusak, perusahaan harus menanggung biaya produksi atau pembelian tanpa menerima pengembalian dari penjualan.

b. Gangguan Operasional

Salah satu dampak shrinkage adalah penyebab dari catatan inventaris tidak sesuai dengan jumlah fisik di gudang, sehingga menyulitkan untuk merencanakan kebutuhan produksi dan pengisian ulang stok secara akurat. Hal ini dapat mengakibatkan kekacauan dalam operasi harian, seperti kesalahan dalam pengiriman produk atau kekurangan bahan baku yang diperlukan untuk produksi.

c. Penurunan Akurasi Inventaris

Akurasi inventaris yang terganggu oleh shrinkage menghambat kemampuan perusahaan untuk membuat keputusan bisnis yang tepat. Manajemen yang baik bergantung pada data akurat untuk mengoptimalkan stok dan menghindari pemborosan sumber daya.

d. Biaya Operasional Meningkat

Untuk mengatasi masalah shrinkage, perusahaan sering harus meningkatkan investasi dalam sistem keamanan, seperti kamera pengawas dan sistem alarm, serta melakukan audit dan inventarisasi lebih sering. Penggunaan teknologi manajemen stok yang lebih canggih, seperti RFID (Radio Frequency Identification), juga bisa menjadi solusi namun menambah biaya.

e. Pengiriman Barang yang Terlambat

Shrinkage dapat menyebabkan barang yang hilang atau rusak tidak terdeteksi hingga saat yang salah, menghambat kelancaran proses pengiriman. Ketika jumlah stok tidak sesuai dengan catatan atau barang tidak dapat ditemukan, pengiriman kepada pelanggan bisa terlambat. Hal ini menyebabkan ketidakpuasan pelanggan dan berisiko merusak reputasi perusahaan.

4. Cara Mencegah Shrinkage di Gudang

Mencegah terjadinya shrinkage di gudang adalah hal penting dalam manajemen operasional yang efisien. Berikut adalah beberapa cara yang dapat diterapkan untuk mengurangi risiko shrinkage.

a. Menerapkan Software WMS

Sistem manajemen inventaris (WMS) yang terintegrasi dengan teknologi barcode atau RFID memfasilitasi pelacakan dan pengawasan inventaris secara akurat. Setiap item di gudang diberi label elektronik yang memudahkan pemindaian dan mengurangi kesalahan manual dalam penghitungan. Teknologi ini juga memungkinkan pembaruan inventaris otomatis, yang penting untuk menjaga catatan yang tepat.

b. Meningkatkan Keamanan Gudang

Menginstal sistem keamanan canggih seperti CCTV dan alarm membantu memantau aktivitas di gudang secara real-time, mengidentifikasi tindakan mencurigakan, dan mencegah pencurian. Sistem akses kontrol pada pintu dan area rawan dapat memastikan bahwa hanya karyawan yang berwenang yang bisa mengakses lokasi-lokasi tertentu. b. Lakukan Audit secara Berkala

Melaksanakan stock opname gudang yang secara rutin membantu mengidentifikasi ketidaksesuaian dan potensi shrinkage dari waktu ke waktu. Ini termasuk memverifikasi catatan stok dengan jumlah fisik dan menginvestigasi setiap perbedaan. Audit yang efektif dapat menangkap isu sebelum mereka berdampak lebih luas, memungkinkan manajemen untuk segera mengambil tindakan korektif.

c. Pelatihan Staf Gudang

Menyediakan pelatihan reguler kepada karyawan tentang cara pengelolaan stok dan keamanan meningkatkan pengetahuan dan keterampilan mereka dalam menangani produk secara hati-hati. Pelatihan ini meliputi praktik terbaik dalam mencegah kerusakan dan kehilangan, serta memastikan karyawan memahami pentingnya mengurangi shrinkage untuk kesuksesan bisnis.

d. Melakukan Audit Stok Gudang secara Rutin

Audit stok yang dilakukan secara rutin sangat penting untuk mendeteksi ketidaksesuaian antara catatan inventaris dan jumlah fisik barang di gudang. Proses ini membantu perusahaan mengidentifikasi potensi shrinkage sejak dini dan memberikan kesempatan untuk melakukan tindakan korektif sebelum masalah berkembang lebih besar, menjaga akurasi stok dan mencegah kerugian.

e. Optimasi Tata Letak Gudang

Tata letak gudang yang terorganisir dengan baik membuat pengawasan lebih mudah dan mengurangi kemungkinan penyimpangan. Untuk mengurangi risiko kerusakan dan kehilangan barang, atur rak dan area penyimpanan agar terbuka dan mudah diakses oleh karyawan juga menghindari area tersembunyi atau sulit dijangkau.

f. Bekerjasama dengan Pihak Pengiriman

Menjalin kerjasama yang kuat dengan pihak eksternal seperti penyedia logistik memastikan bahwa semua pihak yang terlibat dalam rantai pasok mematuhi standar yang sama dalam pengelolaan dan pengiriman barang. Hal ini termasuk pemeriksaan kualitas dan keakuratan pada saat barang diterima dan dikirim, serta menggunakan kontrak yang menyertakan perihal tentang tanggung jawab atas kerusakan atau kehilangan.

Baca juga: Ketahui Tugas Picker Gudang beserta Tantangannya

5. Jenis Shrinkage dalam Perusahaan

Untuk lebih memahami kerugian yang dapat terjadi dalam manajemen inventaris, penting untuk mengenal dua jenis shrinkage yang umum ditemukan di perusahaan. Masing-masing jenis ini memiliki dampak yang berbeda pada efisiensi operasional dan perlu ditangani dengan pendekatan yang sesuai. Berikut adalah penjelasan tentang jenis-jenis shrinkage tersebut:

a. Known Shrinkage

Known shrinkage mengacu pada kehilangan barang yang dapat dengan jelas diidentifikasi penyebabnya. Biasanya, perusahaan atau manajer gudang dapat mengetahui apa yang menyebabkan barang hilang, seperti:

• Kerusakan produk saat penanganan atau penyimpanan
• Pembelian yang tidak tercatat dengan benar
• Retur yang tidak tercatat
• Kehilangan barang karena pencurian yang dapat dideteksi atau dicatat

Known shrinkage memungkinkan perusahaan untuk melakukan penyesuaian yang lebih tepat terhadap sistem inventaris dan mengidentifikasi langkah-langkah untuk mencegah kejadian serupa di masa mendatang.

b. Unknown Shrinkage

Unknown shrinkage, di sisi lain, merujuk pada kehilangan barang yang penyebabnya tidak diketahui atau sulit diidentifikasi. Ini mencakup situasi di mana barang hilang tanpa adanya bukti jelas mengenai sebabnya, seperti:

• Pencurian yang tidak dapat terdeteksi oleh sistem keamanan
• Kesalahan pencatatan atau kesalahan sistem yang tidak terlihat selama audit
• Penyusutan atau kehilangan barang yang terjadi karena faktor lain yang tidak dapat diprediksi

Unknown shrinkage lebih sulit untuk diatasi karena tidak ada informasi yang cukup untuk menentukan apa yang salah, dan ini dapat mempengaruhi akurasi laporan keuangan dan inventaris perusahaan.

6. Kesimpulan

Shrinkage adalah masalah serius dalam pengelolaan pergudangan yang dapat merugikan keuangan dan aktivitas operasional sebuah perusahaan. Memahami apa itu shrinkage dan implikasinya merupakan langkah pertama yang penting untuk mengatasi masalah ini.

Melalui penerapan sistem keamanan yang kuat, audit berkala, penggunaan teknologi canggih, dan pelatihan karyawan, sebuah bisnis dapat meminimalisir dampak negatif dari shrinkage. Dengan demikian, penting bagi setiap bisnis untuk terus meningkatkan upaya mereka dalam manajemen inventaris dan keamanan pergudangan agar tetap kompetitif dan sukses dalam jangka panjang.