Tahukah Anda bahwa laporan stock opname yang tidak akurat seringkali disebabkan oleh pencatatan stok barang secara manual atau sulitnya mengelola persediaan di berbagai lokasi? Masalah ini kerap membuat data stok tidak sesuai dengan kondisi sebenarnya, sehingga mempengaruhi operasional serta menyebabkan kerugian bagi perusahaan Anda.

Tantangan ini sering dialami oleh banyak perusahaan yang tidak memiliki sistem pengelolaan stok yang terintegrasi. Untuk mencegahnya, perusahaan perlu menerapkan sistem yang tepat dalam pembuatan laporan stock opname persediaan.  Sistem yang akurat dan up-to-date akan meminalisir risiko terjadinya  low-stock atau overstock di gudang.

Dalam artikel ini, Anda akan menemukan informasi mengenai peran penting laporan stock opname, tujuan, cara membuat, serta solusi canggih yang dapat meningkatkan efisiensi pengelolaan stok barang di perusahaan Anda. Simak pembahasannya sampai akhir!

1. Pentingnya Laporan Stock Opname

Stock opname adalah proses menghitung dan mencatat jumlah barang fisik di gudang perusahaan pada waktu tertentu. Proses ini bertujuan untuk membandingkan jumlah fisik barang dengan catatan stok yang ada, memastikan data yang akurat mengenai barang yang tersimpan di gudang sesuai dengan kenyataan.

Laporan stock opname juga membantu mengidentifikasi perbedaan antara jumlah barang fisik dan catatan stok akibat kesalahan pencatatan, pencurian, atau kerusakan. Laporan ini mencakup perbedaan jumlah barang serta penyebab potensialnya, sehingga memudahkan perusahaan mengambil langkah untuk mencegah masalah yang sama di masa depan. 

Selain mencatat jumlah barang, laporan stock opname juga memberikan rekomendasi perbaikan untuk mengurangi selisih antara stok fisik dan catatan. Dengan adanya laporan ini, perusahaan dapat segera mengambil tindakan yang diperlukan, memastikan persediaan selalu akurat dan meminimalkan risiko kerugian jangka panjang.

Untuk meningkatkan akurasi dalam stock opname, perusahaan dapat menetapkan jadwal rutin pengecekan stok, menggunakan teknologi barcode atau RFID, dan melakukan audit reguler. Pendekatan ini mempermudah menghitung stock opname dan menjaga keakuratan data persediaan dari waktu ke waktu.

2. Tujuan Stock Opname Persediaan

Stock opname memiliki peran penting dalam memastikan data inventaris di gudang sesuai dengan kondisi sebenarnya. Proses ini membantu menjaga akurasi catatan persediaan, memungkinkan perusahaan untuk memonitor barang secara efektif. Berikut tujuan lain yang perlu Anda ketahui:

a. Pemeriksaan Fisik Inventaris

Pemeriksaan fisik barang mempermudah perusahaan dalam mendeteksi perbedaan antara catatan sistem dan kondisi aktual di gudang. Dari sini, kesalahan entri, kesalahan perhitungan, atau pencurian dapat ditemukan sehingga langkah-langkah perbaikan dapat segera dilakukan untuk menjaga efisiensi operasional.

b. Menilai Aset Barang

Proses stock opname membantu memastikan nilai aset dalam laporan keuangan sesuai kondisi pasar. Penilaian ini penting untuk menilai kesehatan finansial perusahaan secara akurat, serta membantu dalam perencanaan strategi bisnis dan pengambilan keputusan investasi yang tepat.

c. Mencegah Kehilangan Barang

Dengan melakukan stock opname secara rutin, perusahaan dapat mencegah kerusakan dan kehilangan barang. Pemantauan yang konsisten juga meningkatkan kesadaran staf terhadap pentingnya menjaga integritas dan kepatuhan, serta memastikan setiap barang yang hilang segera teridentifikasi dan ditangani.

d. Mengetahui Pergerakan Barang

Laporan stock opname membantu perusahaan memantau pergerakan barang di gudang, baik barang yang laku terjual maupun tidak. Informasi ini penting untuk membuat keputusan mengenai diskon, promosi, atau penghapusan produk, sehingga memastikan penggunaan sumber daya yang lebih efisien dan pengurangan biaya penyimpanan.

e. Meningkatkan Akurasi Data

Data yang akurat dari stock opname memungkinkan perencanaan bisnis dan pengambilan keputusan yang tepat. Dengan data yang diperbarui, perusahaan dapat menghindari kesalahan pengiriman barang dan memastikan pemenuhan kebutuhan pelanggan dengan cepat dan efisien, sehingga meningkatkan kinerja operasional.

3. Kapan Stock Opname Dilakukan?

Stock opname dapat dilakukan pada beberapa momen strategis dalam manajemen gudang. Keputusan ini penting dan memerlukan pertimbangan matang untuk menentukan waktu yang paling tepat. Berikut penjelasan untuk menentukan kapan waktu terbaik melaksanakan proses stock opname di perusahaan Anda:

a. Akhir Periode Akuntansi

Melaksanakan stock opname di akhir periode akuntansi adalah praktik umum di banyak perusahaan, karena memberikan gambaran akurat tentang jumlah persediaan saat ini. Proses ini memudahkan penyusunan laporan keuangan, memastikan data persediaan yang tercatat sesuai dengan jumlah barang fisik di gudang.

Selain itu, hal ini juga memungkinkan perusahaan untuk melakukan penyesuaian jumlah persediaan dalam neraca akhir periode. Dengan begitu, perusahaan dapat menghasilkan laporan keuangan yang lebih akurat dan dapat membantu dalam membuat keputusan strategis perusahaan.  

b. Sebelum Audit

Stock opname dapat dilakukan sebelum audit dimulai. Hal ini memberikan perusahaan kesempatan untuk meninjau pengelolaan persediaan dan memastikan catatan inventaris sesuai dengan barang fisik di gudang. Melakukan proses tersebut sebelum audit memungkinkan perusahaan melakukan penyesuaian atau perbaikan yang diperlukan dengan cukup waktu sebelum proses audit berlangsung.

Hal ini dapat membantu dalam mengurangi risiko adanya kesalahan dan penyimpanan dalam laporan persediaan yang dapat ditemukan, juga dapat memberikan mengurangi risiko ketidaksesuaian dengan standar audit dan meningkatkan kredibilitas perusahaan secara menyeluruh. 

c. Siklus Periode

Perusahaan juga dapat melakukan proses stock opname secara berkala sesuai dengan siklus periode yang telah ditentukan dalam warehouse management. Siklus periode ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan karakteristik bisnis perusahaan, seperti setiap bulan, setiap kuartal, atau setiap semester. 

Melakukan stok opname secara berkala dapat memungkinkan perusahaan untuk terus memantau dan mengontrol persediaan secara teratar, juga dapat mengidentifikasi perubahan dan pola yang mungkin terjadi dalam tingkat persediaan dari waktu ke waktu. Hal ini juga dapat mempercepat tindakan perbaikan dan penyesuaian yang harus dilakukan, sehingga akan mengurangi kerugian akibat kekurangan stok atau kelebihan stok yang sering terjadi. 

d. Perubahan Musim atau Koleksi

Saat adanya perubahan musim atau koleksi juga dapat menjadi pilihan Anda dalam menentukan kapan stock opname dilakukan. Misalnya, sebelum musim liburan dimana permintaan barang tertentu mungkin meningkat drastis. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mempersiapkan persediaan dengan lebih baik, sehingga dapat memenuhi permintaan pelanggan. 

Selain itu, perubahan koleksi barang juga dapat menjadi momen untuk kapan stock opname dilakukan, terutama jika ada penambahan atau pengurangan produk dalam inventory. Melakukan stock opname pada saat perubahan koleksi juga dapat memastikan bahwa semua peubahan tersebut telah tercatat dengan akurat di laporan stock opname di gudang. 

4. Cara Membuat Laporan Stock Opname

Proses stock opname penting untuk menjaga keakuratan data inventaris dan keuangan perusahaan. Langkah kunci dalam membuat laporan stock opname mencakup perhitungan fisik barang, pencocokan dengan catatan stok, serta identifikasi perbedaan. Berikut cara membuatnya:

a. Persiapan Stok Opname

Langkah pertama adalah mempersiapkan stock opname, dengan melibatkan jadwal yang ideal, dan memilih kapan stock opname dilakukan sebaiknya. Selain itu, dibutuhkan juga pembentukan tim yang bertugas dalam memperhitungkan fisik stok, pencatatan, dan verifikasi data. 

Sebelum melakukan perhitungan stok fisik, staf harus memahami prosedur yang berlaku. Penggunaan teknologi barcode dan RFID dapat mempermudah proses dan mengurangi kesalahan. Selain itu, peninjauan layout gudang penting untuk menentukan urutan penghitungan yang efisien, sehingga menghemat waktu dan tenaga.

b. Buat Lembar Kerja Baru

Untuk  format stock opname excel dimulai dengan lembar kerja baru. Hal ini memastikan bahwa data lama tidak bercampur dengan informasi persediaan yang akan dimasukkan. Anda juga dapat menyesuaikan pengaturan seperti format tanggal dan angka sesuai kebutuhan opname inventaris Anda.

c. Tentukan Jumlah Kolom

Tentukan judul kolom yang spesifik dan deskriptif, seperti kode barang, deskripsi, dan lokasi, agar data dapat diorganisir dengan baik. Penentuan kolom yang tepat memudahkan pelacakan persediaan dan memastikan setiap item dicatat dengan akurat selama proses stock opname berlangsung.

d. Format Sel

Cara membuat  format stock opname excel berikutnya adalah mengatur sel dengan border, font, dan alignment yang konsisten membantu meningkatkan keterbacaan dan profesionalisme dokumen. Format yang jelas juga membantu mengidentifikasi kolom yang memerlukan input khusus, seperti selisih jumlah barang, yang bisa dihitung otomatis menggunakan rumus Excel.

e. Verifikasi Data

Setelah penghitungan fisik stok selesai, verifikasi data menjadi langkah selanjutnya yang melibatkan perbandingan antara jumlah fisik yang dihitung dengan data persediaan yang dicatat. Selisih yang ditemukan harus dicatat dan dianalisis dengan baik, sehingga dapat membantu mengidentifikasi kesalahan pencatatan, kerusakan atau kehilangan barang yang mungkin terjadi. 

Dalam verifikasi data, setiap selisih barang yang ditemukan, seperti kesalahan pencatatan, masalah dalam pengiriman dan penerimaan barang, maupun faktor lainnya. Hasil dari identifikasi ini akan membantu perusahaan dalam menentukan langkah penyesuaian dan rekonsiliasi yang akan dilakukan dalam proses stock opname. 

f. Penyesuaian dan Rekonsiliasi

Penyesuaian dan rekonsiliasi adalah tahap stock opname yang memperbarui catatan persediaan berdasarkan hasil perhitungan fisik. Proses ini melibatkan penyesuaian jumlah stok, baik meningkat maupun menurun, sesuai hasil verifikasi. Langkah ini memastikan catatan akuntansi persediaan sesuai kondisi fisik di gudang untuk keakuratan laporan keuangan.

Rekonsiliasi harus mencakup dokumentasi setiap penyesuaian yang dilakukan, termasuk alasan perubahan. Proses ini penting untuk menjaga transparansi dan akuntabilitas dalam audit internal maupun eksternal. Semua data harus ditinjau ulang untuk memastikan bahwa semua selisih telah diselesaikan dan catatan persediaan diperbarui dengan akurat.

g. Pembuatan Laporan Stock Opname

Langkah terakhir adalah menyusun laporan yang merangkum proses stock opname, hasil perhitungan fisik, selisih yang ditemukan, serta penyebabnya. Laporan ini memberikan gambaran  komprehensif mengenai keadaan persediaan perusahaan, agar menyoroti temuan serta insight penting selama proses tersebut.

5. Contoh Laporan Stock Opname

Tabel berikut adalah contoh form stock opname yang telah diisi, mencakup informasi seperti kode barang, deskripsi, jumlah yang tercatat, jumlah fisik hasil perhitungan, dan selisih jika ada. Form ini berguna sebagai panduan dalam mengelola dan memantau persediaan dengan lebih efisien.

Form ini memudahkan identifikasi perbedaan antara jumlah fisik barang di gudang dan yang tercatat di sistem. Selisih yang muncul dari perhitungan fisik dapat menandakan adanya kesalahan pencatatan atau barang hilang, dan dapat menjadi dasar untuk penyelidikan lebih lanjut jika diperlukan. 

Di bawah ini tersaji contoh laporan stock opname persediaan yang menjadi dasar untuk membuat laporan keuangan inventory secara efektif. Contoh laporan ini mengambil skenario fiktif dari perusahaan KNJ Elektronik untuk memverifikasi akurasi data persediaan fisik di gudang yang dilakukan secara berkala. Berikut contoh laporan stock opname persediaan pada periode 1-30 Desember 2023.

Agar lebih menjaga akurasi data dan meningkatkan efisiensi operasional gudang, contoh laporan stock opname persediaan ini dapat menambahkan pembuat laporan agar memberikan transaparansi di warehouse management. Anda dapat menambahkan nama penanggung jawab, posisi, serta tanggal pembuatan laporan tersebut. 

6. Kesimpulan

Laporan stock opname yang akurat sangat penting untuk menjaga efisiensi operasional dan integritas data inventaris perusahaan. Dengan proses stock opname yang teratur, perusahaan dapat mengidentifikasi selisih stok lebih cepat, mengambil langkah korektif, serta memastikan laporan keuangan mencerminkan kondisi persediaan yang sebenarnya.

Optimalkan manajemen gudang Anda dengan Software Warehouse ScaleOcean yang menyediakan fitur lengkap untuk mempermudah proses stock opname, pelacakan barang, dan pengelolaan inventaris secara real-time. Coba demo gratis sekarang untuk melihat bagaimana ScaleOcean dapat meningkatkan efisiensi dan akurasi manajemen persediaan bisnis Anda.