Contoh Laporan Stock Opname Barang Persediaan dalam Perusahaan

Laporan stock opname adalah proses pencatatan fisik barang yang tersedia di perusahaan untuk memastikan data persediaan yang akurat. Banyak perusahaan menghadapi masalah terkait selisih antara jumlah fisik dan catatan sistem, yang dapat menyebabkan kesalahan dalam perhitungan persediaan.

Masalah ini banyak dialami oleh perusahaan yang tidak memiliki sistem pengelolaan stok terintegrasi. Oleh karena itu, perusahaan perlu menerapkan sistem yang tepat untuk menghasilkan laporan stock opname yang akurat, mengurangi risiko low-stock atau overstock, dan memastikan pencatatan barang yang benar.

Di artikel ini, Anda akan menemukan informasi mengenai pengertian laporan stock opname, fungsi, komponen, dan contoh stock opname. Di samping itu, Anda akan menemukan solusi teknologi canggih yang dapat membantu meningkatkan efisiensi pengelolaan stok barang dalam perusahaan Anda.

Key Takeaways

• Laporan stock opname adalah dokumen yang mencatat hasil perhitungan fisik stok barang di gudang, dibandingkan dengan data yang tercatat dalam sistem.
• Fungsi laporan stock opname: memastikan akurasi data, mengidentifikasi selisih, mencegah kerugian, dan memenuhi regulasi audit.
• Komponen penting laporan stock opname termasuk nama barang, kode barang, satuan, stok awal, stok akhir, selisih, catatan, dan verifikasi.
• ScaleOcean adalah software manajemen gudang yang membantu memantau stok secara real-time untuk mempermudah proses stock opname.

Coba Demo Gratis!

Pengertian Laporan Stock Opname

Laporan stock opname adalah dokumen yang menyajikan hasil perbandingan antara jumlah persediaan fisik di gudang dan data stok yang tercatat dalam sistem. Laporan ini bertujuan untuk memastikan akurasi data, mengidentifikasi selisih (seperti kekurangan atau kelebihan stok), serta menjadi dasar dalam pengambilan keputusan bisnis terkait manajemen persediaan.

Tujuan utama laporan ini adalah untuk memastikan akurasi data inventaris, mengidentifikasi dan meminimalkan risiko kerugian, mengoptimalkan perencanaan pembelian, dan mendukung pengambilan keputusan strategis terkait manajemen persediaan.

Dengan melakukan stock opname secara teratur, perusahaan bisa meminimalkan risiko low-stock atau overstock. Selain itu, form stock opname persediaan juga berguna untuk pengambilan keputusan terkait pengelolaan persediaan dan memastikan keakuratan data dalam sistem inventory perusahaan.

Laporan stock opname mencakup berbagai informasi, seperti jumlah barang yang ada, kondisi barang, dan alasan selisih jika ditemukan. Dokumen ini juga biasanya dilengkapi dengan tanda tangan petugas yang bertanggung jawab, sebagai bukti validitas hasil perhitungan.

Selain itu, dokumen penyimpanan barang menjadi acuan penting dalam memastikan kesesuaian antara data stok dan kondisi aktual di lapangan. Dengan laporan yang akurat, perusahaan dapat mengoptimalkan pengelolaan persediaan dan menghindari kesalahan yang dapat berdampak negatif pada profitabilitas.

Fungsi Laporan Stock Opname

Laporan stock opname merupakan alat penting untuk memastikan pengelolaan persediaan berjalan dengan baik. Menurut data dari Shipbob, rata-rata akurasi inventaris di perusahaan besar mencapai 99,6%, dengan selisih 0,4% umumnya disebabkan oleh kesalahan manusia.

Oleh karena itu, sistem yang terintegrasi dan otomatis sangat penting untuk meminimalkan kesalahan dalam proses pelaporannya. Berikut adalah fungsi utama form stock opname:

1. Memastikan Akurasi Persediaan

Laporan stock opname bertujuan untuk memverifikasi kesesuaian jumlah stok fisik dengan data yang tercatat di sistem. Dengan cara ini, perusahaan dapat memastikan bahwa informasi persediaan selalu akurat, yang mendukung pengelolaan persediaan yang lebih efisien.

Stock opname partial dapat menjadi alternatif efektif saat perusahaan hanya perlu memeriksa sebagian stok tertentu dalam waktu tertentu. Hal ini memungkinkan verifikasi yang lebih cepat dan membantu menjaga agar data tetap akurat tanpa harus mengganggu operasional.

2. Identifikasi Selisih Stok

Proses stock opname juga berfungsi untuk menemukan perbedaan antara stok fisik dan yang tercatat dalam sistem. Selisih ini bisa terjadi karena berbagai alasan, seperti kesalahan pencatatan, kerusakan barang, atau kehilangan barang. Dalam hal ini, rumus stock opname digunakan untuk menghitung selisih dan memastikan akurasi data persediaan.

3. Pencegahan Kehilangan atau Kerusakan

Salah satu tujuan laporan stock opname adalah untuk mencegah kerugian yang disebabkan oleh kehilangan barang, pencurian, atau penyalahgunaan stok. Selain itu, tanda terima barang juga berfungsi sebagai bukti penerimaan yang dapat memperkuat laporan stock opname dan membantu mencegah kesalahan dalam pencatatan stok.

4. Memantau Arus Barang

Laporan stock opname juga membantu memantau pergerakan barang dalam gudang, baik yang masuk maupun keluar. Form stock opname penting untuk memastikan arus barang tercatat dengan benar, sehingga proses distribusi dan penyimpanan barang dapat dilakukan dengan lebih terorganisir.

Selain itu, lembar hasil opname barang mencatat secara rinci pergerakan barang, baik yang masuk maupun keluar dari gudang. Dengan dokumen ini, perusahaan dapat memantau arus barang secara efektif, memastikan semua stok tercatat dengan benar dan distribusi barang berjalan lancar.

Apa Saja Prosedur Operasional Stock Opname (Stocktaking)?

Prosedur operasional stock opname mencakup tiga tahap utama: persiapan (penjadwalan serta penyusunan tim, peralatan, dan dokumen), pelaksanaan (menghentikan pergerakan barang, melakukan perhitungan fisik, dan memberi tanda pada barang yang telah dihitung), dan pasca-pelaksanaan.

Berikut prosedur operasional stock opname sebelum Anda menyusun laporan stock opname:

1. Persiapan Stock Opname

Proses dimulai dengan penetapan jadwal yang jelas dan pembentukan tim yang terdiri dari petugas gudang dan pihak non-gudang, seperti internal audit, untuk memastikan validitas hasilnya.

Persiapan lainnya termasuk penyediaan alat seperti formulir hitung, scanner barcode, serta memastikan data stok di sistem telah tersedia. Selain itu, area gudang perlu diorganisir dengan rapi, memastikan barang mudah dijangkau selama proses penghitungan.

2. Pelaksanaan Stock Opname

Selama stock opname, pastikan tidak ada transaksi barang masuk atau keluar untuk menghindari perubahan data yang dapat mempengaruhi hasil penghitungan. Selanjutnya, lakukan penghitungan fisik secara menyeluruh di seluruh area gudang, serta memberi tanda pada barang yang sudah dihitung untuk menghindari kesalahan.

Catat setiap detail barang pada formulir hitung, termasuk nama, jumlah, kondisi, nomor batch, serta tanggal kedaluwarsa, dan pastikan petugas yang menghitung menandatangani formulir tersebut.

3. Pasca-Pelaksanaan Stock Opname

Setelah penghitungan selesai, serahkan hasilnya kepada tim administrasi untuk dicocokkan dengan data stok yang ada di sistem. Apabila ditemukan perbedaan, lakukan analisis lebih lanjut untuk mencari penyebabnya, seperti dengan memeriksa riwayat mutasi barang.

Terakhir, susun laporan stock opname yang merangkum seluruh hasil penghitungan dan selisihnya, serta buat berita acara dan tindak lanjuti selisih yang signifikan sesuai dengan prosedur yang berlaku, misalnya dengan penyesuaian data sistem atau pelaporan ke manajemen.

Komponen Utama dalam Laporan Stock Opname

Laporan stock opname adalah dokumen laporan yang membandingkan jumlah persediaan fisik di gudang dengan data yang tercatat dalam sistem, untuk mengidentifikasi perbedaan. Formulir ini mencakup komponen-komponen seperti nama perusahaan, tanggal pelaksanaan, kode barang, nama barang, satuan, jumlah fisik, selisih.

Berikut komponen utama dalam form stock opname:

1. Kode Barang

Komponen pertama adalah kode barang, kode ini adalah identifikasi unik yang diberikan untuk setiap jenis produk dalam laporan stock opname. Kode ini memudahkan proses pencatatan dan pengelolaan barang di sistem, sekaligus mengurangi risiko kesalahan identifikasi. Dengan adanya kode barang, pelacakan dan pencarian item di gudang atau sistem menjadi jauh lebih efisien dan cepat.

2. Nama Barang

Nama barang merujuk pada deskripsi lengkap produk yang sedang dihitung dalam laporan. Penulisan nama yang jelas dan konsisten sesuai standar dalam dokumen stock opname ini sangat membantu dalam proses verifikasi dan pengelolaan barang di gudang. Dengan nama yang jelas, perusahaan dapat menghindari kebingungan atau kesalahan selama proses stock opname berlangsung.

3. Satuan

Komponen ini menunjukkan unit pengukuran barang yang digunakan dalam laporan stock opname, misalnya kilogram, liter, atau buah. Penentuan satuan yang tepat sangat penting agar pencatatan persediaan konsisten dan memudahkan perhitungan jumlah fisik barang selama stock opname, sehingga hasilnya dapat diandalkan.

4. Stok Awal

Selanjutnya, stok awal mencatat jumlah barang yang tersedia sebelum periode stock opname dimulai. Data ini penting sebagai titik acuan untuk membandingkan kondisi persediaan sebelum dan sesudah transaksi seperti penjualan atau penerimaan barang. Keakuratan stok awal membantu memastikan hasil stock opname dapat diverifikasi dengan tepat.

5. Penjualan

Selain itu ada juga, penjualan yang mencatat jumlah barang yang terjual selama periode tertentu. Komponen form stock opname persediaan ini penting untuk memahami penurunan persediaan yang terjadi akibat transaksi penjualan. Dengan pencatatan penjualan yang akurat, perusahaan dapat melakukan analisis lebih tepat terhadap perubahan stok dalam laporan stock opname.

6. Barang Masuk

Komponen ini mencatat jumlah barang yang diterima di gudang selama periode tertentu, baik dari pengadaan baru maupun transfer antar gudang. Pencatatan yang tepat sangat diperlukan agar inventory stock di sistem selalu diperbarui dan keseimbangan persediaan di gudang tetap terjaga dengan baik.

7. Jumlah Stok Fisik

Berikutnya ada stok akhir fisik, komponen ini berisi jumlah barang yang dihitung secara langsung, baik dengan cara manual maupun menggunakan teknologi, pada akhir periode stock opname. Penghitungan ini sangat penting untuk memastikan kesesuaian antara catatan sistem dan kondisi nyata di lapangan, memberikan gambaran jelas tentang stok yang sebenarnya tersedia.

8. Jumlah Stok Sistem

Selain itu ada juga stok akhir sistem, stok ini adalah jumlah persediaan yang tercatat dalam sistem manajemen gudang perusahaan. Data ini menjadi basis perbandingan dengan hasil stock opname fisik untuk mendeteksi adanya selisih. Dengan data sistem yang akurat, pengelolaan stok menjadi lebih terkontrol dan keputusan bisnis dapat dibuat dengan lebih baik.

9. Selisih

Komponen ini mencatat perbedaan antara jumlah stok fisik yang dihitung di gudang dan jumlah yang tercatat di sistem. Selisih ini bisa berupa kelebihan atau kekurangan stok. Penyebabnya beragam, mulai dari kesalahan pencatatan, kerusakan barang, pencurian, hingga monitoring suhu ruangan yang kurang akurat. Selisih yang ditemukan harus dianalisis secara cermat untuk mengidentifikasi akar masalah dan menentukan langkah perbaikan yang tepat.

10. Periode/Tanggal

Periode atau tanggal dalam format stock opname merujuk pada jangka waktu tertentu yang dicatat untuk keperluan perhitungan stok. Periode ini dapat bervariasi tergantung pada jenis laporan stock opname, apakah itu harian, bulanan, atau tahunan. Menentukan periode yang tepat memastikan bahwa laporan mencerminkan kondisi persediaan yang relevan dengan waktu yang ditetapkan.

11. Keterangan

Terakhir, kolom form stock opname persediaan ini berfungsi untuk memberikan penjelasan tambahan terkait selisih stok yang ditemukan. Keterangan dapat mencakup penyebab selisih, seperti kesalahan pencatatan, barang rusak, atau kehilangan. Informasi ini sangat penting untuk mempermudah analisis lebih lanjut dan membantu perusahaan mengambil langkah korektif yang efektif.

Untuk membantu Anda, aset atau perlengkapan yang bisa digunakan dalam proses stock opname meliputi software manajemen inventaris seperti ERP, POS, atau software manajemen gudang dari ScaleOcean, perangkat keras seperti barcode scanner dan sistem RFID (Radio Frequency Identification), serta dokumen pendukung berupa formulir maupun lembar pencatatan.

Baca juga: Pentingnya Stock Replenishment dalam
Manajemen Inventaris

Cara Membuat Laporan Stock Opname

Proses stock opname penting untuk menjaga keakuratan data inventaris dan keuangan perusahaan. Langkah kunci dalam membuat laporan stock opname mencakup perhitungan fisik barang, pencocokan dengan catatan stok, serta identifikasi perbedaan.

Berikut cara membuat form stock opname persediaan:

1. Mempersiapkan Gudang

Pertama, cara membuat laporan stock opname adalah persiapan gudang dan formulir stock opname, sekaligus menentukan jadwal yang sesuai. Waktu pelaksanaan sebaiknya dipilih di luar jam sibuk agar operasional harian tidak terganggu. Selama proses berlangsung, pergerakan barang dihentikan sementara untuk memastikan data sesuai kondisi aktual, termasuk memastikan barang tersusun rapi pada heavy duty storage rack.

2. Menentukan Bagian Kerja

Setelah persiapan, cara membuat contoh stock opname adalah menetapkan area gudang yang akan dihitung. Penentuan dapat didasarkan pada rak, jenis barang, atau prioritas tertentu. Dengan membagi bagian secara sistematis, tim dapat meminimalkan kesalahan, menghindari penghitungan ganda, serta memastikan seluruh inventaris tercakup dengan benar.

3. Mempersiapkan Dokumen yang Dibutuhkan

Dokumen penting seperti daftar inventaris, laporan transaksi, dan formulir pencatatan harus disiapkan lebih dahulu. Alat bantu seperti barcode scanner atau RFID juga sangat berguna. Dengan dokumen lengkap, pencatatan dapat berjalan lebih akurat, sekaligus mempermudah pencocokan antara stok fisik dan catatan sistem.

4. Melakukan Stock Opname

Tim kemudian melakukan penghitungan fisik setiap barang di gudang secara detail. Jumlah, kondisi, serta lokasi penyimpanan harus sesuai dengan sistem. Semua selisih atau kerusakan dicatat, lalu data hasil penghitungan dibandingkan dengan catatan internal untuk melakukan rekonsiliasi persediaan secara menyeluruh.

5. Verifikasi Data dan Membandingkan Hasil

Tahap verifikasi dilakukan dengan membandingkan hasil penghitungan fisik dan catatan sistem. Selisih yang ditemukan harus dianalisis, baik terkait kesalahan pencatatan, kerusakan, maupun kehilangan barang. Proses ini membantu menentukan tindakan korektif agar data persediaan tetap konsisten dan dapat diandalkan.

Dalam proses verifikasi, setiap selisih barang dianalisis secara rinci, mulai dari kesalahan pencatatan hingga kendala penerimaan stok barang. Identifikasi ini berperan penting karena hasilnya menjadi dasar perusahaan dalam menetapkan langkah penyesuaian serta melakukan rekonsiliasi pada stock opname.

6. Penyesuaian dan Rekonsiliasi

Setelah verifikasi, dilakukan penyesuaian jumlah stok sesuai temuan di lapangan. Catatan persediaan diperbarui agar sesuai kondisi fisik gudang. Dokumentasi setiap perubahan penting untuk menjaga akuntabilitas. Rekonsiliasi ini mendukung transparansi dalam audit, baik internal maupun eksternal, serta memperkuat keakuratan laporan keuangan.

7. Pembuatan Laporan Stock Opname

Langkah terakhir adalah menyusun laporan yang merangkum proses stock opname, hasil perhitungan fisik, selisih yang ditemukan, serta penyebabnya. Laporan ini memberikan gambaran komprehensif mengenai keadaan persediaan barang dagang perusahaan, agar menyoroti temuan serta insight penting selama proses tersebut.

Selain itu, penggunaan Software Gudang ScaleOcean akan mempermudah penyusunan laporan tersebut secara otomatis. Sistem ini membantu mengurangi risiko kesalahan manual, mempercepat analisis data persediaan, serta mendukung transparansi agar hasil stock opname lebih akurat dan dapat diandalkan.

Contoh Laporan Stock Opname

Contoh stock opname adalah dokumen yang membandingkan jumlah persediaan fisik di gudang dengan catatan yang ada di sistem. Laporan ini memuat data seperti kode barang, nama produk, stok menurut sistem, stok hasil hitung fisik, serta selisihnya.

Misalnya, stok tercatat 100 unit, tetapi hasil fisik hanya 98 unit, sehingga terdapat selisih -2 unit. Selisih yang ditemukan dapat menjadi dasar untuk investigasi lebih lanjut mengenai kemungkinan adanya kesalahan pencatatan, kerusakan, atau kehilangan barang.

Berikut adalah contoh formulir atau format stock opname persediaan yang sering digunakan, lengkap dengan penjelasan komponen-komponennya:

1. Contoh Laporan Stock Opname Persediaan

Laporan stock opname harian adalah laporan yang dibuat untuk memantau perubahan stok secara real-time setiap hari. Laporan ini berfungsi untuk memastikan bahwa data persediaan yang tercatat selalu sesuai dengan kondisi fisik barang di gudang.

Berikut adalah contoh form stock opname harian untuk perusahaan PT Sukses Selalu, yang bergerak di industri F&B pada 14 Agustus 2024, dengan tujuan untuk memantau ketersediaan bahan baku dan memastikan stok tetap terjaga:

2. Contoh Laporan Stock Opname Periode

Di bawah ini tersaji contoh laporan stock opname periode yang menjadi dasar untuk membuat laporan keuangan inventory secara efektif. Form stock opname persediaan ini mengambil skenario fiktif dari perusahaan KNJ Elektronik untuk memverifikasi akurasi data persediaan fisik di gudang yang dilakukan secara berkala. Berikut contoh laporan stock opname persediaan pada periode 1-30 Desember 2023.

Agar lebih menjaga akurasi data dan meningkatkan efisiensi operasional gudang, contoh laporan stock opname persediaan ini dapat menambahkan pembuat laporan agar memberikan transaparansi di warehouse management. Anda dapat menambahkan nama penanggung jawab, posisi, serta tanggal pembuatan laporan tersebut.

3. Contoh Laporan Stock Opname Full

Perhitungan rumus stock opname yang telah dilakukan di atas dapat Anda ringkas menjadi informasi yang mudah dipahami dalam bentuk laporan. Dengan bantuan aplikasi stok barang, proses pembuatan form stock opname ini menjadi lebih efisien dan terstruktur.

Laporan ini memaparkan perubahan nilai persediaan barang dari waktu ke waktu. Hal ini didasarkan pada transaksi bisnis yang terjadi. Berikut adalah contoh stock opname excel untuk pembukuan stok barang:

Apa manfaat pembuatan contoh stock opname excel ini? Sebagai pedoman untuk melakukan review dan analisis terhadap efisiensi dan efektivitas manajemen gudang, serta memudahkan identifikasi masalah seperti kehilangan atau kelebihan stok.

Selanjutnya, tabel stok barang dapat membantu pengambilan keputusan dalam pembelian barang baru, penentuan harga pokok produksi, dan strategi promosi. Anda juga bisa menggunakan laporan ini untuk memonitor dan mengoptimalkan cash flow bisnis, memungkinkan Anda menilai kebutuhan modal kerja dengan lebih baik.

Kesimpulan

Laporan stock opname adalah dokumen yang mencatat hasil perhitungan fisik stok barang di gudang atau tempat penyimpanan, yang dibandingkan dengan data yang ada dalam sistem atau pembukuan. Tujuannya untuk memastikan kecocokan antara jumlah fisik dan data administratif, mengidentifikasi selisih, serta menjadi dasar evaluasi.

Contoh stock opname memungkinkan perusahaan untuk memantau ketersediaan stok dengan lebih akurat, mencegah kerugian akibat kehilangan atau kerusakan, serta meningkatkan efisiensi operasional.

Optimalkan manajemen gudang Anda dengan Software Warehouse ScaleOcean yang menyediakan fitur lengkap untuk mempermudah proses stock opname, pelacakan barang, dan pengelolaan inventaris secara real-time. Coba demo gratis sekarang untuk melihat bagaimana ScaleOcean dapat meningkatkan efisiensi dan akurasi manajemen persediaan bisnis Anda.