Inventory Pooling: Pengertian, Manfaat, dan Cara Kerjanya

Manajemen persediaan yang efisien sangat penting dalam rantai pasok modern. Tanpa sistem yang tepat, perusahaan dapat menghadapi masalah seperti biaya penyimpanan tinggi akibat stok berlebih di satu gudang, sementara cabang lain kehabisan barang. Mengelola stok di lokasi terpisah meningkatkan risiko ketidakseimbangan persediaan yang mengganggu operasional bisnis.

Banyak perusahaan telah merasakan manfaat dari inventory pooling untuk mengatasi masalah persediaan. Dengan menggabungkan stok dari berbagai lokasi ke dalam satu sistem terpusat, perusahaan dapat mengelola stok lebih efisien, mengurangi biaya penyimpanan, dan memastikan ketersediaan produk yang optimal.

Ingin tahu bagaimana inventory pooling dapat membantu meningkatkan efisiensi manajemen persediaan Anda? Artikel ini akan membahas lebih dalam bagaimana konsep ini dapat menjadi solusi cerdas bagi bisnis Anda, serta manfaat dan cara kerjanya dalam meningkatkan operasional perusahaan.

Key Takeaways

• Inventory pooling adalah strategi yang menggabungkan persediaan dari berbagai lokasi menjadi satu sistem terpusat.
• Inventory pooling bermanfaat untuk efisiensi biaya hingga peningkatan layanan pelanggan.
• Komponen utama dalam implementasi inventory pooling meliputi visibilitas real-time terhadap stok di seluruh lokasi dan kolaborasi yang solid antar departemen.
• Modul ScaleOcean warehouse memungkinkan pengelolaan stok terpusat yang efisien, dengan fitur seperti manajemen multi-lokasi dan real-time tracking.

Coba Demo Gratis!

1. Apa Itu Inventory Pooling?

Inventory pooling adalah strategi di mana persediaan dari berbagai lokasi atau unit dalam jaringan bisnis digabungkan untuk dikelola secara bersama. Persediaan ini dapat disimpan secara fisik di satu lokasi pusat atau dikelola secara virtual melalui sistem terintegrasi, dengan tujuan menciptakan satu sumber persediaan bersama yang dapat diakses oleh semua unit yang terlibat dalam jaringan.

Secara singkat, tujuan dari inventory pooling adalah menyeimbangkan persediaan di seluruh lokasi, mengurangi kelebihan stok, dan mencegah kekurangan stok. Hal ini mengurangi biaya penyimpanan, memastikan ketersediaan produk, dan meningkatkan efisiensi operasional untuk memenuhi permintaan pasar dengan lebih cepat.

Contoh penerapan inventory pooling adalah perusahaan ritel dengan banyak toko yang menyatukan stok di satu pusat distribusi. Setiap toko mengambil stok sesuai kebutuhan, mengurangi biaya operasional, risiko kekurangan stok, dan memastikan distribusi lancar ke seluruh jaringan.

Baca juga: Mengenal Inventory Control, Tugas, Fungsi, dan Metodenya

2. Manfaat Inventory Pooling

Melansir dari Forbes, penerapan strategi inventory pooling menawarkan serangkaian manfaat signifikan yang dapat meningkatkan kesehatan rantai pasok dan profitabilitas perusahaan. Manfaat ini mencakup berbagai aspek, mulai dari efisiensi biaya hingga peningkatan layanan pelanggan. Berikut adalah beberapa keuntungan utamanya.

a. Mengurangi Kelebihan Stok

Dengan menggabungkan persediaan, perusahaan dapat mengurangi jumlah stok pengaman (safety stock) yang diperlukan di setiap lokasi, yang berisiko overstock. Hal ini karena fluktuasi permintaan dari berbagai lokasi cenderung saling menyeimbangkan ketika digabungkan. Hasilnya adalah pengurangan biaya penyimpanan dan risiko barang usang secara signifikan.

b. Mencegah Kekurangan Stok

Ketika satu lokasi mengalami lonjakan permintaan yang tak terduga, stok gabungan dapat segera dialokasikan untuk memenuhinya. Kemampuan ini memastikan ketersediaan produk yang lebih tinggi dan mencegah kehilangan penjualan akibat kehabisan barang. Dengan demikian, kepuasan dan loyalitas pelanggan dapat terjaga dengan baik.

c. Meningkatkan Efisiensi Operasional

Pengelolaan stok yang terpusat menyederhanakan proses pemenuhan pesanan dan distribusi. Perusahaan dapat mengoptimalkan alur kerja dari satu titik kontrol, mengurangi kompleksitas administrasi di setiap lokasi. Efisiensi ini memungkinkan tim untuk fokus pada tugas-tugas yang lebih bernilai tambah.

d. Mengurangi Biaya Transportasi

Meski terlihat kontra-intuitif, inventory pooling dapat mengurangi biaya transportasi logistik secara keseluruhan. Dengan pusat distribusi yang strategis, perusahaan dapat mengonsolidasikan pengiriman dan mengoptimalkan rute pengantaran. Pengiriman dalam volume besar dari satu titik sering kali lebih hemat biaya daripada pengiriman kecil dari banyak lokasi.

e. Responsivitas terhadap Permintaan

Dengan visibilitas penuh atas seluruh persediaan, perusahaan dapat merespons perubahan permintaan pelanggan dengan lebih cepat dan akurat. Keputusan alokasi stok dapat dibuat berdasarkan data real-time, bukan perkiraan yang terisolasi. Kemampuan responsif ini menjadi keunggulan kompetitif yang sangat berharga di pasar yang dinamis.

Baca juga: Demand Forecasting: Pengertian, Metode, dan Cara Menghitungnya

3. Perbedaan Inventory Pooling dan Risk Pooling

Meskipun sering disebut secara bersamaan, inventory pooling dan risk pooling adalah dua konsep yang berbeda dengan fokus yang tidak sama. Memahami perbedaannya sangat penting untuk menerapkan strategi manajemen persediaan yang tepat. Keduanya bertujuan mengurangi ketidakpastian, tetapi dengan pendekatan yang berbeda.

a. Inventory Pooling

Berdasarkan tujuan dan fokus operasional, inventory pooling bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dengan menggabungkan persediaan dari berbagai lokasi ke dalam satu sistem terpusat. Fokusnya adalah pada pengelolaan stok secara kolektif, yang mengurangi biaya penyimpanan, memastikan ketersediaan produk yang optimal, dan memaksimalkan penggunaan stok di seluruh lokasi.

Stockpile tambang juga berperan penting dalam inventory pooling dengan menyatukan material dari berbagai sumber, memastikan distribusi yang efisien dan tepat waktu.

b. Risk Pooling

Berdasarkan tujuan untuk mengurangi variabilitas permintaan, risk pooling berfokus pada pengelolaan permintaan dengan menggabungkan data permintaan dari berbagai sumber atau lokasi. Dengan cara ini, fluktuasi permintaan individual dapat diimbangi dengan permintaan agregat yang lebih stabil, yang mengurangi ketidakpastian dalam rantai pasok dan kebutuhan akan stok pengaman yang besar di setiap lokasi.

5. Komponen Utama dalam Inventory Pooling

Implementasi inventory pooling yang sukses tidak terjadi begitu saja, melainkan didukung oleh beberapa komponen fundamental. Setiap komponen memainkan peran penting dalam memastikan sistem berjalan lancar dan memberikan hasil yang diharapkan. Berikut adalah empat pilar utamanya.

a. Visibilitas

Visibilitas adalah fondasi dari inventory pooling, yang merujuk pada kemampuan untuk memantau tingkat persediaan di semua lokasi secara real-time. Tanpa data yang akurat dan terkini, mustahil untuk membuat keputusan alokasi yang tepat. Sistem yang transparan memungkinkan manajer melihat gambaran besar dari seluruh jaringan persediaan.

b. Kolaborasi

Strategi ini menuntut kerja sama yang erat antar departemen, seperti penjualan, logistik, dan pengadaan, serta antar unit bisnis atau cabang. Kolaborasi yang solid memastikan bahwa semua pihak memiliki pemahaman yang sama dan bekerja menuju tujuan bersama. Komunikasi yang buruk dapat dengan cepat menggagalkan seluruh inisiatif.

c. Teknologi

Melansir dari RAM International Shipping, teknologi canggih adalah tulang punggung yang memungkinkan visibilitas dan kolaborasi. Sistem Manajemen Gudang (WMS) atau Perangkat Lunak Manajemen Persediaan yang terintegrasi sangat penting untuk mengelola stok gabungan secara efektif. Pemanfaatan teknologi yang tepat mengotomatiskan banyak proses dan mengurangi potensi kesalahan manusia.

d. Analisis Data

Data historis dan real-time harus dianalisis untuk meramalkan permintaan, mengidentifikasi tren, dan mengoptimalkan tingkat persediaan. Penggunaan analitik data, seperti perhitungan inventory valuation, membantu perusahaan menentukan lokasi pusat penyimpanan yang paling efisien. Analisis yang mendalam menjadi dasar pengambilan keputusan strategis dalam sistem pooling.

6. Cara Kerja Inventory Pooling

Memahami mekanisme kerja inventory pooling membantu perusahaan merancang implementasi yang sesuai dengan kebutuhan unik mereka. Prosesnya melibatkan serangkaian langkah terkoordinasi yang didukung oleh teknologi dan data. Berikut adalah gambaran umum cara kerjanya.

a. Penggabungan stok

Langkah pertama adalah mengonsolidasikan persediaan dari berbagai lokasi ke dalam satu sistem terpusat. Ini bisa berarti memindahkan stok secara fisik ke satu atau beberapa pusat distribusi, atau menggabungkannya secara virtual melalui platform perangkat lunak. Tujuannya adalah menciptakan satu sumber daya persediaan yang dapat diakses bersama.

b. Pemanfaatan teknologi

Sistem manajemen persediaan yang canggih digunakan untuk memantau pergerakan dan tingkat stok di seluruh jaringan secara real-time. Teknologi ini memberikan visibilitas penuh, memungkinkan manajer untuk mengetahui produk apa yang tersedia dan di mana lokasinya. Integrasi sistem adalah kunci untuk memastikan data yang akurat dan konsisten.

c. Distribusi pesanan

Ketika pesanan masuk dari pelanggan atau cabang, sistem secara otomatis menentukan lokasi terbaik untuk memenuhinya. Keputusan ini didasarkan pada faktor-faktor seperti lokasi pelanggan, ketersediaan stok, dan biaya transportasi. Dengan cara ini, pemenuhan pesanan menjadi lebih cepat dan efisien.

d. Contoh implementasi dalam bisnis e-commerce

Dalam bisnis e-commerce dengan banyak saluran penjualan (marketplace, situs web, media sosial), inventory pooling menjadi sangat vital. Daripada membagi stok untuk setiap saluran, penjual dapat menggabungkan seluruh persediaan ke dalam satu sistem. Ketika produk terjual di satu saluran, stok secara otomatis diperbarui di semua saluran lain, mencegah overselling dan menjaga akurasi inventaris.

7. Tantangan dalam Implementasi Inventory Pooling

Meskipun menawarkan banyak keuntungan, implementasi inventory pooling juga dihadapkan pada sejumlah tantangan. Mengidentifikasi dan mempersiapkan diri untuk mengatasi hambatan ini adalah kunci keberhasilan. Berikut beberapa tantangan umum yang sering dihadapi dalam inventory pooling.

a. Koordinasi Antar Lokasi

Menyelaraskan operasi di berbagai lokasi atau unit bisnis yang terbiasa bekerja secara mandiri bisa menjadi tantangan besar. Diperlukan komunikasi yang jelas dan standar operasional yang seragam untuk memastikan semua pihak bergerak ke arah yang sama. Manajemen perubahan menjadi aspek krusial dalam proses ini.

b. Ketergantungan pada Teknologi

Efektivitas inventory pooling sangat bergantung pada sistem teknologi yang andal dan terintegrasi. Jika sistem mengalami gangguan atau tidak mampu menyediakan data real-time yang akurat, seluruh strategi bisa gagal. Oleh karena itu, investasi pada infrastruktur teknologi yang tepat adalah sebuah keharusan.

c. Analisis Data yang Akurat

Keputusan strategis, seperti penentuan lokasi pusat distribusi atau tingkat stok pengaman, bergantung pada analisis data yang akurat. Data yang tidak lengkap atau salah dapat menyebabkan perkiraan yang keliru dan keputusan yang tidak optimal. Kualitas data harus menjadi prioritas utama sejak awal.

d. Kolaborasi yang Baik

Implementasi ini bukan hanya proyek departemen logistik, tetapi inisiatif lintas fungsi yang membutuhkan dukungan dari semua pihak. Tanpa kolaborasi yang kuat antara tim penjualan, pemasaran, keuangan, dan operasional, akan sulit mencapai tujuan bersama. Membangun budaya kerja sama adalah tantangan yang tidak boleh diremehkan.

8. Strategi Efektif dalam Implementasi Inventory Pooling

Untuk memaksimalkan manfaat dan mengatasi tantangan inventory pooling, diperlukan penyusunan strategi yang matang. Perencanaan yang cermat dan eksekusi yang disiplin akan menentukan keberhasilan jangka panjang. Berikut adalah beberapa strategi efektif yang dapat diterapkan.

a. Pemilihan Lokasi Pusat Distribusi yang Optimal

Lokasi pusat distribusi harus dipilih secara strategis untuk meminimalkan waktu dan biaya transportasi ke pasar utama. Analisis data geografis dan permintaan pelanggan dapat membantu mengidentifikasi lokasi yang paling ideal. Lokasi yang tepat adalah fondasi dari jaringan distribusi yang efisien.

b. Integrasi Sistem Manajemen Persediaan

Mengadopsi sistem inventory yang terintegrasi dengan distribusi dan logistik seperti Enterprise Resource Planning (ERP) atau Transportation Management System (TMS) sangat penting. Sistem ini harus mampu mengintegrasikan data dari semua lokasi dan menyediakan visibilitas real-time. Integrasi teknologi memastikan aliran informasi yang lancar dan akurat di seluruh organisasi.

c. Pelatihan Tim

Pastikan semua anggota tim yang terlibat memahami konsep, tujuan, dan cara kerja dari manajemen persediaan stok barang. Pelatihan yang komprehensif akan meningkatkan adopsi dan memastikan semua orang dapat menjalankan peran mereka dengan efektif. Pemberdayaan tim melalui pengetahuan adalah investasi yang sangat berharga.

d. Evaluasi dan Penyesuaian Berkala

Kondisi pasar dan pola permintaan pelanggan terus berubah, sehingga strategi pooling juga harus dinamis. Lakukan evaluasi kinerja secara berkala untuk mengidentifikasi area yang perlu perbaikan. Siklus perbaikan berkelanjutan memastikan bahwa sistem tetap relevan dan efisien seiring waktu.

e. Penggunaan Software Gudang untuk Strategi Inventory Pooling

ScaleOcean Warehouse adalah modul ERP yang dirancang khusus untuk membantu bisnis mengelola operasi gudang dengan lebih terorganisir dan efisien. Dengan integrasi antar lokasi, modul ini memungkinkan pengelolaan beberapa gudang dalam satu platform terpusat, memberikan visibilitas real-time yang mempermudah pengambilan keputusan.

ScaleOcean Warehouse dilengkapi dengan berbagai fitur canggih yang mendukung implementasi strategi inventory pooling, seperti manajemen multi-lokasi gudang dan real-time tracking untuk memastikan setiap produk dapat dilacak dengan mudah. Jika Anda tertarik untuk merasakan dan mempelajari kemampuan dari modul ini, vendor ini menawarkan demo gratis serta konsultasi gratis. Berikut ini adalah beberapa contoh fitur yang dimiliki modul ini:

• Manajemen Multi-Lokasi Gudang: Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola beberapa gudang dalam satu platform terpusat, yang mendukung Inventory Pooling dengan memungkinkan pengelolaan stok dari berbagai lokasi tanpa kekhawatiran mengenai data yang tumpang tindih. Hal ini mempermudah alokasi stok antar lokasi sesuai dengan kebutuhan.
• Real-Time Tracking dan Visibilitas Stok: Dengan fitur real-time tracking, perusahaan dapat melihat dan mengelola stok di setiap lokasi secara langsung. Ini sangat penting dalam inventory pooling, karena manajer dapat memantau pergerakan stok, mengetahui persediaan yang tersedia di masing-masing gudang, dan memastikan distribusi yang efisien tanpa overstock atau kekurangan stok di suatu lokasi.
• Integrasi dengan Modul Inventory dan Purchasing: Integrasi antara Warehouse dengan modul inventory dan purchasing memungkinkan pembaruan stok secara otomatis dan memastikan aliran informasi yang lancar antar departemen. Ini sangat penting dalam strategi Inventory Pooling, di mana distribusi dan pembelian barang bisa disesuaikan dengan kebutuhan persediaan terpusat.
• Automatisasi Pemesanan dan Pengisian Stok: Dengan fitur otomatisasi pemesanan ulang barang ketika stok hampir habis, perusahaan bisa memastikan bahwa seluruh gudang memiliki persediaan yang optimal, terlepas dari lokasi mereka. Fitur ini mendukung inventory pooling dengan mengurangi risiko kekurangan stok yang bisa mempengaruhi kelancaran distribusi.
• Stock Transfer Antar Gudang: Fitur transfer antar gudang memungkinkan pemindahan barang secara otomatis dari satu lokasi ke lokasi lain berdasarkan kebutuhan atau permintaan pasar. Hal ini mendukung inventory pooling dengan mempermudah distribusi stok secara dinamis, berdasarkan analisis kebutuhan setiap lokasi.

9. Kesimpulan

Inventory pooling adalah solusi efektif untuk meningkatkan efisiensi manajemen persediaan dengan menggabungkan stok ke dalam satu sistem terpusat. Strategi ini mengurangi biaya penyimpanan, mencegah kekurangan stok, dan memastikan ketersediaan produk yang optimal, serta meningkatkan respons terhadap permintaan pasar, yang pada akhirnya meningkatkan kepuasan pelanggan dan profitabilitas.

Bagi perusahaan yang tertarik untuk memanfaatkan inventory pooling, modul ScaleOcean Warehouse dapat menjadi solusi yang tepat. Vendor ini menawarkan demo gratis bagi Anda yang ingin merasakan kemampuan dari modul ini. Ada juga konsultasi gratis agar modul ini bisa disesuaikan fiturnya untuk memenuhi keunikan perusahaan dan bisnis Anda.