14 HR Tools Unggulan yang Harus Dimiliki Perusahaan

Dalam mengelola administrasi karyawan, penting bagi perusahaan untuk menggunakan teknologi canggih agar mampu mengoptimalkan pengelolaan serta mengatasi setiap tantangan yang terjadi. Terdapat banyak HR tools yang pentiing untuk digunakan di perusahaan Anda.

Penggunaan software HRD tersebut, akan membantu operasional karyawan, mulai dari pengelolaan data karyawan, rekrutmen, penggajian, hingga evaluasi kinerja kerap menjadi beban yang menghambat efisiensi kerja. Sistem akan membantu HR profesional dalam meningkatkan efisiensi kinerja karyawan, serta memastikan kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku.

Di sini akan diuraikan 14 HR management tools yang bisa Anda gunakan di perusahaan agar membantu Anda menghemat waktu serta mengurangi kesalahan manual yang sering terjadi. Selengkapnya di sini!

Key Takeaways

• HR Tools adalah berbagai perangkat lunak yang membantu departemen human resource dalam mengelola dan menyederhanakan tugas.
• Tantangan implementasi HR Tools: Resistensi terhadap perubahan, biaya implementasi, penyesuaian budaya, kompleksitas teknis.
• Cara memilih HR Tools yang tepat: Identifikasi kebutuhan, evaluasi kemudahan penggunaan, perhatikan skalabilitas, kemampuan integrasi, kompleksitas penggunaan, analisa biaya.
• Implementasi software ERP ScaleOcean untuk memastikan integrasi yang lancar dan pengerjaan HRD optimal.

Coba Demo Gratis!

Apa itu HR Tools & Pentingnya Bagi Perusahaan?

HR tools adalah berbagai perangkat lunak yang membantu departemen human resource dalam mengelola dan menyederhanakan berbagai tugas seperti penggajian, manajemen kinerja, absensi, rekrutmen, dan administrasi karyawan lainnya. Software ini meningkatkan efisiensi, mengurangi kesalahan, dan memastikan konsistensi dalam proses HR.

Contoh HR tools seperti sistem manajemen penggajian, sistem manajemen absensi, dan aplikasi rekrutmen berbasis cloud. HR audit sering kali merekomendasikan penggunaan tools ini untuk memastikan kepatuhan penggajian.

Human resources tools adalah fitur aplikasi HRD khusus untuk mendukung fungsi manajemen SDM, mulai dari kelola data karyawan, rekrutmen, penggajian, serta pengembangan karyawan. Sistem ini penting untuk otomatisasi tugas administratif, dan tim HR bisa lebih fokus mengambil keputusan strategis.

Pasar layanan profesional HR diperkirakan akan meningkat dari USD 7,78 miliar pada 2025 menjadi USD 13,66 miliar pada 2029. Pertumbuhan ini didorong oleh meningkatnya adopsi teknologi HR yang mampu mengatasi kelemahan sistem pengelolaan manual.

Penerapan system HR tools ini menjadi solusi bagi perusahaan untuk meningkatkan efisiensi operasional secara menyeluruh, akurasi data, dan penghematan biaya. Selain itu, sistem HRIS ini juga akan memberikan kemampuan analitik yang membantu perusahaan memahami tren SDM dan merancang strategi yang lebih efektif.

14 HR Tools Indonesia untuk Tim SDM Bisnis

Penggunaan HR tools ini menjadi strategi efektif bagi perusahaan. Tidak hanya sebagai alat untuk memudahkan operasional HR, tapi juga menjadi solusi untuk meningkatkan efisiensi, serta pengelolaan seluruh sumber daya manusia di perusahaan. Ini 14 tools HRD management system yang bisa Anda gunakan:

1. Aplikasi HRIS (Human Resource Information System)

Aplikasi HRIS dirancang untuk mengelola data karyawan secara terpusat, memudahkan HR dalam menyimpan dan mengakses informasi penting seperti data pribadi, riwayat pekerjaan, dan absensi. Sistem ini mengurangi ketergantungan pada dokumen manual dan meningkatkan efisiensi operasional.

Dengan fitur yang terintegrasi, aplikasi HRIS mempermudah pengelolaan penggajian, rekrutmen, dan kinerja karyawan secara lebih akurat. Hal ini tidak hanya menghemat waktu tetapi juga memastikan bahwa data karyawan selalu terorganisir dengan baik, memungkinkan HR untuk lebih fokus pada strategi pengelolaan SDM.

2. Aplikasi Rekap Absensi Online Karyawan (Time and Attendance Management System)

Selanjutnya ada tools time and attendance management system, yang dirancang untuk membantu melacak kehadiran dan absensi karyawan secara real-time. Penggunaan tools ini membuat HR dapat memantau jam kerja, lembur, dan ketidakhadiran karyawan dengan lebih akurat.

Selain itu, fitur system HR ini juga memungkinkan integrasi dengan payroll HR tools untuk memastikan perhitungan gaji yang sesuai berdasarkan kehadiran. Tools ini membantu HR manager dalam perusahaan untuk mengurangi kesalahan manual dalam pengelolaan absensi serta meningkatkan transparansi dalam pengaturan waktu kerja karyawan.

3. Aplikasi Rekrutmen dan Applicant Tracking System

Dalam dunia bisnis yang kompetitif, penggunaan teknologi HR dapat membantu perusahaan menyederhanakan dan meningkatkan efektivitas rekrutmen. Applicant Tracking System (ATS) memungkinkan tim HR menyaring kandidat secara efisien berdasarkan kualifikasi yang ditentukan.

Selain itu, recruitment marketing platform berperan penting dalam meningkatkan visibilitas lowongan pekerjaan. Dengan strategi pemasaran yang terarah, seperti iklan digital dan media sosial, perusahaan dapat menarik talenta berkualitas dengan lebih efektif. Integrasi antara ATS dan job posting platforms memastikan bahwa setiap tahap rekrutmen berjalan optimal, mulai dari promosi lowongan hingga seleksi kandidat terbaik.

4. Learning Management System (LMS) dan Succession Planning Sotfware

Perusahaan yang ingin mengelola sumber daya manusia secara efektif dapat memanfaatkan berbagai human resources tools, seperti learning management system (LMS) dan succession planning software.

LMS menjadi solusi ideal untuk pelatihan dan pengembangan karyawan, memungkinkan perusahaan menyelenggarakan e-learning dan pelatihan jarak jauh dengan mudah. Dengan fitur kursus online, sertifikasi, dan pelacakan progres pembelajaran, LMS membantu menciptakan budaya belajar berkelanjutan serta mendukung peningkatan keterampilan karyawan.

Sementara itu, succession planning software membantu perusahaan dalam merancang strategi suksesi dengan mengidentifikasi talenta internal yang berpotensi mengisi posisi strategis di masa depan. Tools ini mempermudah perencanaan dan pengembangan karyawan agar transisi kepemimpinan berjalan mulus dan berkelanjutan.

5. Aplikasi Monitor KPI (Performance Management System)

Tools berikutnya adalah performance management system, yang dirancang untuk memantau dan mengevaluasi kinerja karyawan (KPI) secara berkala. Aplikasi ini akan membantu tim HR dalam mengidentifikasi area pengembangan setiap individu, menetapkan target kinerja, serta memberikan umpan balik yang konstruktif.

Dengan performance management system yang diterapkan di perusahaan, Anda akan mudah dalam memastikan bahwa setiap karyawan berkontribusi secara optimal terhadap pencapaian tujuan bisnis.

6. Payroll Management Software

Payroll HR tools menjadi fitur berikutnya, yang memungkinkan otomatisasi proses penggajian perusahaan Anda. Termasuk perhitungan gaji, pajak, dan tunjangan. Dengan payroll HR tools ini, Anda dapat mengurangi risiko kesalahan perhitungan gaji yang sering terjadi dalam proses manual, apalagi dikarenakan perlunya pengetahuan akan perbedaan gaji kotor dan take home pay.

Selain itu, penggunaan sistem ini juga membantu memastikan kepatuhan terhadap peraturan perpajakan yang berlaku. software Payroll HR tools akan memberikan manfaat signifikan dalam menghemat waktu dan sumber daya perusahaan.

7. Compensation and Benefits Management Tools

Berikutnya ada juga tools compensation and benefits management, yang dirancang untuk mengelola struktur gaji dan tunjangan karyawan secara efisien. Berbeda dengan payroll HR tools, sistem ini membuat perusahaan dapat memastikan bahwa paket kompensasi yang ditawarkan kompetitif, adil, dan sesuai dengan regulasi yang berlaku.

Selain itu, tools software human resources ini juga akan membantu perusahaan dalam perencanaan anggaran, dan memastikan transparansi dalam komunikasi terkait tunjangan kepada karyawan.

8. Employee Engagement Tools

Employee Engagement Tools juga bisa Anda gunakan untuk membantu perusahaan dalam mengukur tingkat kepuasan dan keterlibatan karyawan. Tools ini akan menyediakan survei dan analisis data untuk mengetahui apa yang memotivasi karyawan serta area yang membutuhkan perhatian lebih.

Dengan menggunakan data dari tools employee engagement ini, perusahaan akan lebih mudah dalam merancang program yang meningkatkan moral, keterlibatan, dan retensi karyawan.

9. Employee Self-Service Portal

Tools software HR berikutnya adalah employee self-service yang memberikan portal bagi karyawan untuk mengelola data pribadi mereka secara mandiri. Fitur ini memberikan akses untuk mengajukan permohonan cuti, melihat slip gaji, dan memperbarui informasi pribadi tanpa harus bergantung sepenuhnya pada tim HR.

Penggunaan fitur software HRM ini membuat efisiensi kerja meningkat karena karyawan dapat dengan cepat menyelesaikan kebutuhan administratifnya sendiri.

10. Compliance Management Tools

Tools terakhir adalah compliance management software, yang dirancang untuk memastikan perusahaan dapat mematuhi semua regulasi ketenagakerjaan yang berlaku, seperti contoh surat paklaring. Adanya system tools ini, akan membantu tim HR dalam melacak perubahan regulasi, mengelola audit internal, dan menyiapkan laporan kepatuhan secara efisien.

Dengan tools ini, perusahaan dapat meminimalkan risiko hukum sekaligus membangun lingkungan kerja yang lebih aman dan sesuai dengan standar hukum yang berlaku.

11. SOP Guidelines

SOP guidelines adalah alat yang membantu perusahaan dalam menetapkan dan mendokumentasikan prosedur operasional standar. Dengan menggunakan alat ini, perusahaan dapat memastikan bahwa setiap proses bisnis dilakukan dengan cara yang konsisten dan sesuai standar.

Alat ini juga memudahkan pelatihan karyawan baru, karena mereka dapat mengakses pedoman yang jelas tentang prosedur yang diharapkan. Dengan adanya SOP yang terdokumentasi dengan baik, perusahaan juga dapat menjaga kualitas dan kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku.

12. Competency Based-interview

Alat ini dirancang untuk membantu perusahaan melakukan wawancara berbasis kompetensi dengan kandidat. Dengan menggunakan pendekatan ini, perusahaan dapat mengevaluasi apakah kandidat memiliki keterampilan dan kemampuan yang sesuai dengan posisi yang dibutuhkan. Hal ini memastikan proses rekrutmen lebih objektif dan terukur.

Selain itu, wawancara berbasis kompetensi membantu dalam menyaring kandidat yang tidak hanya memenuhi syarat teknis tetapi juga memiliki kemampuan untuk beradaptasi dengan budaya perusahaan. Sistem ini meningkatkan kualitas keputusan rekrutmen dan memastikan kesesuaian antara karyawan dan pekerjaan.

13. Onboarding System

Onboarding system adalah alat yang digunakan untuk memfasilitasi proses orientasi karyawan baru dalam perusahaan. Dengan sistem ini, perusahaan dapat memberikan materi pelatihan, pengenalan budaya perusahaan, dan informasi penting lainnya secara terstruktur.

Selain itu, onboarding system juga memungkinkan karyawan baru untuk merasa lebih terlibat dan memahami peran mereka dengan lebih cepat. Hal ini mempercepat transisi mereka ke dalam pekerjaan dan meningkatkan produktivitas sejak hari pertama.

14. Analytics and Dashboard Tools

Alat ini memungkinkan perusahaan untuk menganalisis data terkait kinerja karyawan dan operasional HR secara real time. Dengan dashboard yang interaktif, manajer HR dapat memantau berbagai metrik, seperti tingkat absensi, kinerja, dan retensi karyawan. Hal ini memberikan wawasan yang lebih mendalam untuk pengambilan keputusan strategis.

Analytics and dashboard tools membantu perusahaan dalam merencanakan dan menyesuaikan kebijakan SDM dengan data yang akurat. Dengan informasi yang mudah diakses, perusahaan dapat membuat keputusan yang lebih cepat dan berbasis data untuk meningkatkan kinerja dan efisiensi organisasi.

Baca juga: Staff Management: Pengertian, Manfaat, Tujuan, dan Strateginya

Tantangan dalam Implementasi HR Tools

Penggunaan HR analytics ini menjadi hal penting dalam menjaga produktivitas karyawan di perusahaan. Namun, dalam implementasinya tidak selalu berjalan mulus dan sering kali menghadapi tantangan yang kompleks. Ini beberapa masalah human resources Indonesia dalam penerapannya:

1. Resistensi terhadap Perubahan

Implementasi human resources tools dapat membuat adanya resistensi, baik dari karyawan maupun manajer. Hal ini membuat banyak pihak mungkin merasa tidak nyaman meninggalkan sistem lama yang sudah mereka kenal.

Solusinya bisa diatasi dengan memberikan pelatihan intensif, yang melibatkan semua pihak sejak awal, dan menjelaskan manfaat langsung dari tools tersebut. Contohnya seperti efisiensi kerja dan pengurangan beban administrasi.

2. Biaya Implementasi

Biaya awal untuk menerapkan berbagai HR tools ini juga dapat menjadi kendala bagi beberapa perusahaan. Selain itu, adanya pengeluaran tambahan seperti untuk pelatihan dan integrasi sistem yang diajukan beberapa vendor juga dapat menjadi hambatan implementasi sistem ini.

Maka dari itu, penting bagi perusahaan untuk memilih mempertimbangkan banyak vendor software HR dengan seksama, dan perhatikan tools yang ditawarkan. Apakah sesuai dengan kebutuhan dan karakteristik perusahaan Anda. Hal tersebut akan meminimalkan biaya implementasi aplikasi HR di perusahaan Anda.

3. Penyesuaian Budaya Organisasi

Dalam setiap perusahaan, mengintegrasikan teknologi baru membutuhkan penyesuaian budaya organisasi. Terkadang karyawan perlu waktu untuk memahami bahwa HR analytics bertujuan mempermudah pekerjaan mereka.

Untuk itu, pemimpin perusahaan harus mendukung perubahan ini dengan komunikasi yang transparan dan konsisten. Juga perlu mengkomunikasikan tujuan implementasi tools ini dengan jelas dan konsisten, serta memberikan contoh penggunaan tools untuk mendorong adopsi di seluruh organisasi.

4. Kompleksitas Teknis

Beberapa HR communication tools sering kali membutuhkan keahlian teknis yang tidak dimiliki oleh setiap perusahaan. Maka dari itu, adanya dukungan dan layanan pelanggan dari vendor software sangat penting untuk memastikan implementasi berjalan lancar.

Manfaat Menggunakan HR Tools bagi Perusahaan

Penggunaan HR tools memberikan dampak signifikan terhadap efisiensi dan kualitas manajemen sumber daya manusia di perusahaan. Dengan sistem yang terintegrasi, berbagai aktivitas HR dapat dilakukan secara lebih cepat, akurat, dan konsisten. Berikut manfaat utama dari penerapan HR tools dalam bisnis:

1. Penyederhanaan Proses

HR tools membantu menyederhanakan proses administratif yang sebelumnya memakan banyak waktu, seperti pengelolaan data karyawan, absensi, hingga penggajian. Otomatisasi ini memungkinkan tim HR mengalokasikan waktu mereka untuk kegiatan yang lebih strategis, seperti pengembangan SDM dan peningkatan kinerja perusahaan.

2. Pengurangan Kesalahan

Kesalahan manual dalam administrasi HR dapat berdampak besar pada keakuratan data dan kepercayaan karyawan. HR tools meminimalkan potensi human error melalui sistem otomatis yang menghitung gaji, mencatat cuti, serta mengelola tunjangan dengan tepat dan transparan.

3. Peningkatan Efisiensi

Dilansir dari Deel, staf HR menghabiskan hingga 57% waktu kerja mereka untuk tugas administratif manual. Kondisi ini membatasi kesempatan mereka dalam menjalankan fungsi strategis, seperti pengembangan SDM dan perencanaan organisasi yang lebih bernilai tambah.

HR tools memungkinkan tim HR untuk mengerjakan tugas-tugas yang lebih strategis dan bernilai tinggi, daripada terjebak dalam kegiatan administratif harian. Dengan mengotomatiskan pekerjaan rutin, HR dapat lebih fokus pada inisiatif yang meningkatkan produktivitas, kepuasan karyawan, dan perkembangan organisasi secara keseluruhan.

4. Standarisasi dan Konsistensi

HR tools memastikan seluruh proses pengelolaan karyawan dilakukan secara konsisten di berbagai divisi maupun lokasi perusahaan. Standarisasi ini membantu membangun sistem kerja yang adil, transparan, dan mudah diaudit, sekaligus memperkuat tata kelola perusahaan.

Strategi Memilih HR Tools yang Tepat

Agar penerapan human resources tools yang maksimal, penting bagi perusahaan untuk memilih vendor software yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Dalam memilihnya, perlu strategi tepat agar investasi yang dilakukan memberikan hasil maksimal. Ini beberapa solusi yang bisa Anda lakukan:

1. Pahami Kebutuhan Spesifik Bisnis

Langkah pertama yang bisa dilakukan adalah dengan mengevaluasi tantangan yang dihadapi oleh tim HR, seperti pengelolaan gaji, absensi, atau rekrutmen. System tools yang dipilih harus dapat menyelesaikan masalah spesifik ini. Sebagai contoh, perusahaan dengan banyak karyawan remote mungkin memerlukan software HCM berbasis cloud.

2. Evaluasi Kemudahan Penggunaan

Penting juga untuk memilih HR tools yang memiliki antarmuka yang sederhana, sehingga mudah dioperasikan oleh semua pengguna, termasuk karyawan non-teknis. Kemudahan penggunaan juga mempercepat pelatihan dan adopsi sistem baru di perusahaan.

3. Perhatikan Skalabilitas

Seiring dengan pertumbuhan bisnis, kebutuhan tim HR juga akan semakin berkembang, Untuk itu, pastikan tools yang dipilih fleksibel untuk mendukung peningkatan jumlah karyawan dan kompleksitas operasional. Pilih juga software HR terbaik yang scalable, untuk memastikan perusahaan tidak perlu lagi mengganti sistem di masa depan.

4. Tinjau Integrasi dengan Sistem Lain

HR analytics yang terintegrasi dengan modul sistem lain juga penting untuk Anda pertimbangkan. Hal ini akan memberikan keuntungan besar, dan memungkinkan data karyawan Anda tersinkronisasi dengan baik. Adanya integrasi ini akan membuat perusahaan dapat mengurangi pekerjaan manual, dan mempermudah pengambilan keputusan berbasis data.

5. Analisis Biaya dan ROI

Penting juga untuk melakukan perbandingan biaya implementasi, dan manfaat yang akan Anda dapatkan dari implementasi ini. Contohnya seperti penghematan waktu atau peningkatan efisiensi. Maka dari itu, pilihlah aplikasi HRD terbaik dengan tools yang memberikan ROI Return on Investment yang tinggi, serta sesuai dengan kebutuhan dan skala bisnis Anda.

Software HRIS ScaleOcean sebagai Solusi HR Tools Terintegrasi

ScaleOcean ERP adalah solusi terbaik bagi perusahaan Anda untuk membantu tim HR mengelola dan mengintegrasikan fungsi human resource secara all in one dengan lebih efisien dan modern di dalam satu sistem terpadu. Mulai dari proses rekrutmen, manajemen data, hingga penggajian yang bisa Anda lakukan secara otomatis dan real time.

Software HR ScaleOcean dirancang untuk membantu perusahaan dari berbagai skala dalam mengelola kebutuhan HR dengan lebih efisien, akurat, dan berorientasi masa depan. Untuk memahami bagaimana sistem bekerja, Anda bisa melakukan demo gratis dengan tim profesional ScaleOcean dan dapatkan hr tools dan fitur terbaik untuk bisnis Anda.

Ada berbagai HR tools unggulan ScaleOcean HR system, dan manfaat yang didapat dari implementasi software ini, diantaranya:

1. HRIS, kelola data karyawan terintegrasi dalam satu platform yang aman dan mudah diakses. Semua informasi terkait karyawan, seperti data pribadi, riwayat pekerjaan, kontrak, dan status kepegawaian, tersimpan secara terpusat.
2. Payroll Management, otomatisasi proses penggajian mulai dari perhitungan gaji dasar, pajak, tunjangan, lembur, hingga potongan lainnya.
3. Performance Management, evaluasi kinerja karyawan berbasis data, sehingga lebih mudah dalam mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan karyawan, serta memberikan feedback yang terarah.
4. Attendance Tracking, pencatatan kehadiran karyawan real-time, seperti integrasi dengan mesin absensi biometrik atau aplikasi berbasis lokasi.

Manfaat menerapkan software HR ScaleOcean:

1. Meningkatkan Efisiensi Operasional HR, otomatisasi dan integrasi seluruh fungsi HR, membuat Anda dapat mengurangi beban kerja manual dan fokus pada tugas strategis.
2. Memastikan Kepatuhan terhadap Regulasi Ketenagakerjaan, sistem secara otomatis memperbarui aturan dan kebijakan yang relevan, sehingga memudahkan dalam mematuhi regulasi perpajakan yang berlaku, sehingga mengurangi risiko kesalahan administratif yang berpotensi menimbulkan sanksi hukum.
3. Menyediakan Data Analitik untuk Pengambilan Keputusan Strategis, adanya akses mudah ke data HR yang terstruktur dan analitik canggih membuat Anda lebih tepat membuat keputusan berbasis data.

Dengan fitur dan manfaat signifikan yang ditawarkan, software ScaleOcean dapat memberikan solusi lengkap yang tidak hanya membantu tim HR mengelola pekerjaan dengan lebih mudah tetapi juga meningkatkan produktivitas perusahaan secara keseluruhan.

Kesimpulan

Penggunaan HRD management system tools dalam perusahaan menjadi langkah strategis yang dapat membantu meningkatkan efisiensi dan produktivitas manajemen SDM secara menyeluruh. Dengan memanfaatkan tools-tools dari aplikasi HRD terbaik dengan tepat, Anda dapat menghemat waktu, mengurangi kesalahan, dan memastikan kepatuhan terhadap regulasi.

Anda bisa menggunakan ScaleOcean software HRIS terpadu, yang menawarkan banyak fitur unggulan yang akan membantu Anda memenuhi kebutuhan perusahaan modern. Lakukan demo gratis dan konsultasi dengan tim profesional ScaleOcean, untuk mencoba dan merasakan manfaat dari teknologi HR yang terintegrasi.