5 Contoh Surat Paklaring yang Tepat dan Manfaatnya

Surat paklaring seringkali menjadi salah satu permintaan karyawan ketika ia mengundurkan diri dari jabatannya atau meninggalkan perusahaan. Hal ini dikarenakan surat tersebut merupakan suatu bukti bahwa seorang karyawan telah berjabatan di sana, dan merupakan kewajiban bisnis untuk memberikan paklaring sesuai dengan regulasi yang berlaku, tetapi juga sebagai sarana dalam menjamin hubungan antara mantan pekerja, pihak ketiga dan seterusnya.

Apabila perusahaan gagal dalam memberikan surat paklaring, maka perusahaan akan mendapatkan sanksi dari pemerintah, serta juga menurunkan tingkat kredibilitas perusahaan dan kepercayaan pelanggan, karyawan dan pihak eksternal. Sebaliknya, dengan adanya surat tersebut, karyawan akan lebih mudah mencari tahapan berikut hidupnya dan bisnis menyatakan dirinya sebagai korporasi yang profesional.

1. Pengertian Surat Paklaring

Apa itu surat paklaring? Surat paklaring adalah surat yang bertindak sebagai bukti formal dari bisnis bahwa mantan karyawan telah menjalankan jabatannya di perusahaan itu. Surat ini cenderung berisi informasi tentang mantan karyawan, jabatan dan tanggung jawabnya, periode, dan seterusnya, dan diberikan saat perusahaan memutuskan hubungan dengan seorang karyawan.

Dokumen ini sering kali diserahkan bersamaan dengan severance payment. Namun, surat berikut tidak boleh disamakan dengan surat keterangan kerja (SKK) yang memiliki penggunaan yang serupa.

Perbedaan utama dari kedua istilah tersebut adalah waktu masing-masing surat diberikan, yakni: Paklaring diberikan setelah pengunduran diri atau setara, sedangkan surat keterangan kerja diberikan saat karyawan masih bekerja di perusahaan tersebut.

Baca juga: Begini Cara Hitung Gaji Karyawan Per Bulan dan Per Hari

2. Manfaat Surat Paklaring

Tentu saja, pengajuan serta pemberian paklaring tidak dilakukan dengan tanpa adanya tujuan. Dengan adanya surat berikut, karyawan dan perusahaan akan mendapatkan manfaatnya masing-masing. Beberapa dari manfaat tersebut adalah:

a. Sebagai Bukti Pengalaman Kerja untuk Melamar Pekerjaan Baru

Bila CV seorang karyawan tidak cukup untuk membuktikan pengalamannya kepada recruiter, surat paklaring yang berisi tanggapan dari perusahaan sebelumnya dapat memberikan jaminan pada recruiter tersebut.

b. Syarat pencairan Jaminan Hari Tua (JHT) BPJS Ketenagakerjaan

Sesuai dengan ketentuan BPJS ketenagakerjaan, seorang mantan karyawan harus membuktikan bahwa ia telah menjalankan pengerjaannya untuk menerima pembayaran, suatu hal proses yang dapat dipermudah dengan adanya paklaring.

c. Dokumen Pendukung untuk Pengajuan Beasiswa

Pengajuan beasiswa merupakan suatu persaingan yang ketat dikarenakan jumlah dan latar pelamarnya. Surat berikut dapat menunjukkan kepada pihak pemberi beasiswa bahwa karyawan telah berpengelaman dan berpengetahuan tentang jenjang studi yang diambil.

d. Membantu dalam Mendapatkan Pinjaman Bank

Selain menggunakan slip gaji karyawan untuk mengajukan pinjaman dana atau pembuatan kartu kredit ke bank, karyawan dapat menggunakan surat bukti kerja yang ia terima setelah pengunduran diri atau setara.

e. Administrasi Lainnya

Surat paklaring dapat digunakan dalam berbagai keperluan administratif lainnya, seperti pengajuan KPR (Kredit Pemilikan Rumah) atau urusan administratif lainnya. Dengan menyertakan surat ini, proses tersebut menjadi lebih lancar, karena surat paklaring memberikan bukti yang sah mengenai status pekerjaan dan penghasilan karyawan.

3. Peran Penting Surat Paklaring bagi Perusahaan

Surat paklaring memiliki peran penting dalam menciptakan hubungan yang baik antara perusahaan dan mantan karyawan. Selain itu, surat ini dapat berkontribusi pada reputasi perusahaan dalam hal profesionalisme dan kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan. Berikut adalah dua aspek penting mengenai peran surat paklaring bagi perusahaan.

a. Menjaga Hubungan Baik dengan Mantan Karyawan

Walaupun pemberian surat paklaring merupakan kewajiban yang diatur oleh pemerintah, hal ini tidak berarti bisnis tidak mendapatkan manfaat dari melakukannya. Dengan memberikan karyawan surat paklaring yang telah ia ajukan, maka perusahaan berpisah dengan karyawan tersebut secara damai dan tentram.

b. Meningkatkan Reputasi Perusahaan sebagai Recruiter yang Profesional

Karena bisnis telah melakukan kewajibannya dan mengikuti regulasi pemerintah setempat, maka calon-calon karyawan, serta juga calon-calon kolaborator akan lebih konfiden saat mengajukan permohonan kerja atau kerja sama dengan korporasi.

4. Kewajiban Perusahaan dalam Memberikan Surat Paklaring

Seperti yang telah dinyatakan berkali-kali sebelumnya pada artikel ini, pemberian surat paklaring merupakan sebuah kewajiban perusahaan yang harus dipenuhi. Hal tersebut dipantau dengan ketat oleh regulasi yang berlaku, serta apabila kewajiban tersebut diabaikan, maka bisnis tersebut akan menerima sanksi-sanksi yang merugikan.

a. Apakah Perusahaan Wajib Memberikan Paklaring?

Regulasi yang mengawasi keberlangsungan pemenuhan kewajiban berikut oleh perusahaan adalah Kitab Undang-Undang Hukum Perdata pasal 1602z yang berisikan bahwa bila karyawan mengajukan permintaan paklaring, maka perusahaan wajib untuk memenuhi pengajuan tersebut.

b. Sanksi bagi Perusahaan yang Tidak Memberikan Paklaring

Sesuai dengan pasal KUHPerdata yang telah disebutkan di atas, jika sebuah perusahaan tidak memenuhi kewajiban sesuai dengan isi pasal tersebut, maka bisnis tersebut menanggung segala kerugian yang terjadi pada mantan karyawan atau pihak-pihak lainnya yang terlibat. Beberapa dampak yang berkemungkinan muncul adalah sebagai berikut:

• Kerugian Finansial: Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, karyawan harus bertanggung jawab atas kerugian yang jatuh kepada mantan karyawan dan pihak lain, termasuk finansial. Bila seorang mantan karyawan hanya membutuhkan surat paklaring untuk menerima pembayaran beasiswanya, namun bisnis gagal memberi hal tersebut, maka perusahaan dapat menanggung pembayaran pembelajaran sang penggugat.
• Merusak Reputasi Perusahaan: Tanpa adanya surat paklaring, atau surat yang tersusun dengan benar, reputasi perusahaan akan mengalami kerusakan reputasi secara internal dan eksternal. Secara internal, kepercayaan karyawan dengan perusahaan akan menurun, yang dapat menyebabkan karyawan-karyawan untuk mengundurkan diri atau melakukan pemogokan. Sedangkan secara eksternal, calon karyawan akan merasa ragu untuk melanjutkan karirnya di bisnis itu, menyebabkan permasalahan berkurangnya sumber daya manusia.
• Risiko Hukum: Karena perusahaan telah gagal untuk mengikuti regulasi-regulasi yang telah ditetapkan, pemerintah akan memantau lebih dekat lagi keseharian perusahaan, seperti melakukan proses audit.

5. Syarat Mendapatkan Paklaring dari Perusahaan

Untuk mendapatkan surat paklaring, karyawan perlu memenuhi beberapa persyaratan yang telah ditetapkan dalam peraturan ketenagakerjaan. Berikut adalah persyaratan yang perlu dipenuhi oleh karyawan yang ingin memperoleh surat paklaring:

a. Memiliki Kinerja yang Baik

Untuk memperoleh surat paklaring, karyawan harus menunjukkan kinerja yang baik selama bekerja di perusahaan. Penilaian kinerja yang baik ini biasanya didasarkan pada rekomendasi atasan langsung yang mencerminkan kontribusi positif terhadap tujuan perusahaan, baik dalam pencapaian tugas maupun etika kerja.

b. Sudah Bekerja Lebih dari Satu Tahun

Karyawan yang ingin mendapatkan surat paklaring harus telah bekerja di perusahaan selama lebih dari satu tahun (12 bulan). Durasi kerja ini mencerminkan pengalaman yang cukup dan membuktikan bahwa karyawan tersebut telah berkontribusi secara signifikan dalam jangka waktu yang cukup lama.

c. Mengirimkan Surat Pemberitahuan Pengunduran Diri

Karyawan yang berniat mengundurkan diri wajib mengirimkan surat pemberitahuan minimal satu bulan sebelum tanggal pengunduran diri. Hal ini memberikan perusahaan waktu untuk merencanakan transisi dan menyusun strategi penggantian karyawan, yang juga akan menjaga kelancaran operasional perusahaan.

d. Menyelesaikan Kewajiban Pekerjaan

Sebelum menerima surat paklaring, karyawan harus menyelesaikan kewajiban pekerjaannya yang tersisa. Ini termasuk menyelesaikan tugas yang belum selesai, menyerahkan pekerjaan kepada rekan yang akan menggantikan, serta memastikan tidak ada kewajiban yang terabaikan untuk memastikan transisi yang lancar dan profesional.

6. Komponen dan Struktur Surat Paklaring

Surat-surat ini terdiri dari beberapa komponen yang membuat konten suatu surat sah dan berhak diterima oleh mantan karyawan. Hilangnya satu komponen tersebut akan menjadikan surat kurang profesional dan tidak dapat dipercaya dengan mudah. Struktur dan komponen surat paklaring adalah:

a. Kop Surat Perusahaan

Kop surat biasa mencantum nama perusahaan, logo, alamat dan nomor kontak perusahaan. Komponen ini sangat penting karena menunjukkan identitas perusahaan yang memberikan surat tersebut, serta menjamin isi surat.

b. Nomor Surat

Komponen ini seringkali digunakan sebagai alat manajemen administrasi surat yang telah dikeluarkan. Bentuk dari komponen ini bervariasi dan tergantung dengan regulasi dan format pencatatan masing-masing perusahaan.

c. Data Perusahaan dan Pihak yang Mengesahkan

Bagian ini mencantumkan informasi tentang perusahaan, seperti nama resmi, alamat, dan pihak yang bertanggung jawab dalam penerbitan surat. Biasanya ditandatangani oleh manajer HRD atau atasan langsung karyawan. Kejelasan data ini meningkatkan kepercayaan terhadap isi surat paklaring.

d. Data Karyawan

Informasi karyawan meliputi identitas resmi, jabatan terakhir, alamat atau domisili dan Nomor Induk Kependudukan (NIK). Hal ini memberikan pihak penerima surat pengetahuan tentang karyawan tersebut, serta juga kinerja dan perannya pada jabatan terakhir.

e. Masa Kerja

Berisi tentang kapan karyawan tersebut memulai jabatannya atau mulai bekerja di perusahaan sebelumnya, dan kapan karyawan mengundurkan diri dari jabatannya. Informasi berikut juga dapat memberikan informasi tentang tingkat loyalitas seorang individu dalam menjalankan kewajibannya.

f. Deskripsi Singkat Mengenai Tugas dan Tanggung Jawab Karyawan

Komponen ini memberi sebuah deskripsi singkat tentang segala hal yang dilakukan oleh karyawan pada jabatan sebelumnya. Hal itu dapat mencakup tanggung jawab pribadi, penyelesain proyek, dll. yang memberikan penerima surat visualisasi tentang tingkatan kompetensi calon karyawan.

g. Penilaian Kinerja Karyawan

Pihak perusahaan memberikan suatu pernyataan singkat tentang kinerja mantan karyawan mereka saat masih menjalankan jabatannya di sana. Walaupun seringkali bersifat positif, terkadang pernyataan tersebut hanya bersifat netral.

h. Alasan Berakhirnya Hubungan Kerja

Alasan pemutusan hubungan kerja bisa berupa pengunduran diri, kontrak berakhir, PHK, atau lainnya. Kejelasan alasan ini penting bagi perusahaan berikutnya dalam menilai stabilitas calon karyawan.

i. Tanda Tangan dan Stempel Perusahaan

Tanda tangan diberikan oleh pihak perusahaan sebelumnya, baik oleh atasan mantan karyawan atau divisi human resources, sebagai jaminan konten yang tercantum di dalam surat paklaring.

Baca juga: Contoh Kontrak Kerja Karyawan dan Kesalahan Pembuatannya

7. Contoh Surat Paklaring

Tentunya, pemberian surat paklaring tidak selalu dilakukan dengan tujuan yang sama. Terkadang karyawan mengundurkan diri, terkadang perusahaan terpaksa melepaskan karyawan dan seterusnya. Maka dari itu, surat paklaring memiliki format yang berbeda untuk masing-masing tujuan perginya karyawan. Beberapa contohnya adalah sebagai berikut:

a. Karyawan Mengundurkan Diri

b. Karyawan Kontrak Berakhir

c. Karyawan Terkena PHK

d. Karyawan Berpindah ke Perusahaan Lain

e. Karyawan Menyelesaikan Magang

8. Kesalahan Umum dalam Pembuatan Surat Paklaring

Bila adanya kesalahan pada pembuatan surat paklaring, maka hal tersebut akan memperburuk relasi dengan mantan karyawan, serta juga merusak gambaran perusahaan tersebut. Beberapa kesalahan umum yang cenderung terjadi adalah:

• Informasi Karyawan yang Tidak Akurat atau Tidak Lengkap: Hal berikut dapat terjadi karena pergantian NIK atau nama individu atau pemindahan domisili.
• Tidak Mencantumkan Periode Kerja dengan Jelas: Hal ini dapat terjadi apabila data yang dimiliki oleh perusahaan tidak sesuai dengan waktu nyata mulai dan berakhir jabatan mantan karyawan.
• Penilaian Kinerja yang tidak Objektif atau Terlalu Umum: Hal ini dapat terjadi jika angkatan sebelumnya mantan karyawan memiliki bias terhadap individu tersebut.

Karena sanksi-sanksi yang berkemungkinan jatuh kepada perusahaan berdampak besar, maka penyusunan surat paklaring yang benar merupakan suatu tahapan yang krusial dalam mencegah terjadinya kejadian yang merugikan. Maka dari itu, HR manager seringkali mengimplementasikan solusi untuk menangani pembuatan surat paklaring, yakni adalah software HR terbaik.

9. Membuat Surat Paklaring dan Laporan HR Lainnya secara Efektif dengan ScaleOcean

Penyusunan surat paklaring yang tepat sangat penting untuk skala panjang perusahaan. Salah satu hal lain yang perlu dilakukan bisnis zaman sekarang dalam menjalankan operasi bisnis adalah mengimplementasikan segala prosedur, termasuk pengerjaan HRD seperti penghitungan gaji dan pengelolaan data karyawan, dengan sebuah sistem. Software HR ScaleOcean karena fitur-fiturnya yang sangat efektif dan mudah diimplementasi. Beberapa dari fitur tersebut adalah:

• Payroll Processing: Melakukan perhitungan otomatis gaji karyawan dengan menganalisa kinerja, absensi karyawan, tunjangan dan potongan.
• Overtime Calculation: Mengalokasikan waktu lembur karyawan dan memfaktorkan waktu tersebut ke dalam penghitungan gaji karyawan.
• Employee Document System: Menyimpan, mengelola, dan mengarsipkan dokumen administrasi terkait karyawan secara digital.
• Employee Portal: Memberikan akses bagi karyawan untuk melihat informasi pribadi, slip gaji, jadwal kerja, dan mengunduh dokumen penting.
• Contract Management: Mengelola seluruh siklus hidup kontrak, termasuk pembuatan, pembaruan, pelacakan, dan kepatuhan.
• Talent Management and Performance Tracking: Mengelola siklus hidup karyawan, termasuk pelacakan kinerja dan pengembangan karier.
• Approval Workflow and Delegation: Mengotomatisasi proses persetujuan dokumen dengan alur kerja yang telah ditentukan.

Baca juga: 10 Contoh Surat Perintah Kerja (SPK), Format, dan Komponen

10. Kesimpulan

Surat paklaring merupakan suatu hal yang penting untuk memastikan transparansi antara perusahaan dan karyawan dalam lingkungan kerja. Dengan adanya penyusunan paklaring kerja yang tepat, perusahaan dapat menjamin hubungan yang erat dengan mantan karyawan, memungkinkan kolaborasi, serta menjaga reputasi perusahaan dan bertindak sesuai dengan regulasi yang telah ditetapkan. Namun, penyusunan tersebut seringkali merupakan suatu proses yang memakan waktu.

Oleh sebab itu, perlu adanya integrasi sistem HR seperti ScaleOcean untuk menjamin berjalan lancarnya pembuatan paklaring. Dengan fitur otomatisasi dan manajemen data karyawan yang terintegrasi, Anda bisa mempermudah pembuatan dan penyimpanan surat paklaring yang akurat dan efisien. Cobalah demo gratis ScaleOcean untuk melihat bagaimana software ini bisa membantu mempermudah pekerjaan HR di perusahaan Anda!