IT Inventory Kawasan Berikat: Pengertian dan Kategorinya

Penerapan perangkat lunak oleh perusahaan semakin menjadi hal yang umum seiring berkembangnya bidang teknologi informasi. Bahkan, penerapan sebuah sistem merupakan sesuatu yang diwajibkan oleh pemerintah Indonesia untuk membantu dalam proses pemantauannya. Lebih spesifiknya, sistem tersebut adalah IT inventory kawasan berikat.

IT inventory adalah suatu perangkat lunak yang dirancang untuk membantu perusahaan mengelola ketersediaan barangnya dengan mudah. Dalam konteks kawasan berikat, penerapan sebuah software inventaris wajib dilakukan untuk membantu proses pengerjaan Direktorat Jenderal Bea dan Cukai (DJBC) dan memenuhi fungsi bea cukai.

Artikel berikut akan membahas lebih mendalam tentang IT inventory kawasan berikat dan manfaatnya dalam bisnis, serta juga persyaratan pemilihan sistem yang optimal. Simaklah isi dari artikel berikut!

Key Takeaways

• IT inventory kawasan berikat adalah sistem yang digunakan di kawasan berikat untuk membantu dalam proses pengelolaan aset perusahaan.
• Manfaat sistem inventaris: Mempermudah pencatatan dan pelacakan, memudahkan proses integrasi dengan CEISA, memfasilitasi proses rekonsiliasi laporan kepabeanan.
• Persyaratan pemilihan software yang optimal adalah mencatat data real time, kemudahan integrasi, mampu menyusun laporan optima, mematuhi regulasi yang ada, aksesibilitas.
• Salah satu penyedia software IT inventory kawasan berikat terbaik adalah ScaleOcean.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu IT Inventory Kawasan Berikat?

IT inventory kawasan berikat adalah sebuah sistem informasi yang dapat memantau, mencatat, dan melaporkan segala pergerakan barang yang terjadi di kawasan berikat tertentu secara real time. Adanya sistem ini sangat penting untuk memastikan terpenuhinya segala regulasi DJBC yang berlaku.

Apabila sistem tersebut diimplementasi oleh bisnis kawasan berikat, maka segala laporan yang perlu dirancang dan dikirim kepada DJBC dapat dilakukan secara efisien dan otomatis. Tanpa adanya laporan ketersediaan barang yang akurat, maka suatu perusahaan tidak akan diperbolehkan melakukan proses ekspor dan impor.

Sesuai dengan Peraturan Direktur Jenderal Bea dan Cukai Nomor PER-19/BC/2018, kawasan berikat adalah sebuah wilayah penumpukan barang-barang impor atau barang luar dalam daerah pabean untuk diolah dan dikembangkan lebih lanjut untuk diekspor. Kawasan berikat memiliki fasilitas-fasilitas seperti penangguhan bea masuk, pembebasan cukai dan tidak berlakunya PPN, PPnBM dan PPh Pasal 22. Bangunan biasa berupa bonded warehouse.

2. Mengapa IT Inventory Kawasan Berikat itu Penting?

IT inventory di kawasan berikat sangat penting karena merupakan salah satu syarat yang harus dipenuhi oleh pengusaha untuk mendapatkan izin beroperasi. Dengan adanya sistem tersebut, perusahaan dapat mencatat dan mengelola barang yang masuk atau keluar dari kawasan berikat, sehingga memastikan kegiatan operasional sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Pentingnya hal tersebut juga terletak pada kemampuannya untuk mendukung pengawasan oleh Direktorat Jenderal Bea dan Cukai (DJBC). Dengan sistem ini, DJBC dapat melakukan pemantauan yang lebih efektif terhadap aktivitas barang, mulai dari penerimaan, penyimpanan, hingga distribusi. Hal ini membantu dalam mencegah penyalahgunaan barang atau tindakan yang melanggar hukum.

Selain itu, IT inventory berperan dalam meningkatkan transparansi dan akuntabilitas dalam pengelolaan barang di kawasan berikat. Sistem ini memungkinkan data barang yang lebih mudah diakses dan diperiksa oleh pihak berwenang, sehingga mengurangi risiko kesalahan dan meningkatkan kepercayaan antara pihak pengusaha dan pemerintah. Ini juga membantu perusahaan menjalankan kegiatan ekspor-impor dengan lebih efisien.

3. Manfaat IT Inventory Kawasan Berikat dalam Ekspor Impor

Walaupun penerapan sebuah sistem pengelolaan persediaan diwajibkan kepada sebuah perusahaan di kawasan berikat, penerapan cenderung tetap dilakukan di luar wilayah khusus tersebut juga. Hal ini dikarenakan perangkat lunak tersebut dapat membantu bisnis menjalankan kegiatan operasional dengan lebih baik dan memastikan kebenaran data inventaris dengan kondisi asli di tempat penyimpanan.

Dengan diterapkannya IT inventory pada konteks kawasan berikat, perusahaan dapat menjamin proses ekspor-impor yang lebih efisien dan patuh terhadap segala kebijakan pemerintah yang berlaku. Adanya implementasi hal tersebut dapat memberikan visibilitas yang lebih jelas mengenai kondisi penyimpanan kepada segala pihak yang terlibat, baik perusahaan, DJBC atau lainnya, serta memungkinkan integrasi dengan CEISA.

Selain itu, aplikasi logistik terbaik memastikan seluruh operasi berjalan secara transparan dan terstruktur. Berikut adalah gambaran lebih lengkap mengenai manfaat IT inventory kawasan berikat bagi Bisnis dan DJBC:

Bagi Bisnis

• Mempermudah pengelolaan persediaan barang.
• Menyederhanakan perusahaan dalam menghasilkan informasi bagi para pemangku kepentingan atau stakeholder, termasuk DJBC.
• Memfasilitasi proses rekonsiliasi dengan dokumen kepabeanan.
• Memberikan peningkatan layanan yang sesuai dengan profil dan kriteria pemenuhan persyaratan IT inventory.
• Memungkinkan dan meningkatkan tingkat kesuksesan integrasi dengan CEISA 4.0 yang dapat membantu dalam mengurus kepabeanan dan bea cukai.

Bagi DJBC

• Meningkatkan kemudahan dalam memberikan pelayanan yang berkualitas.
• Memfasilitasi proses rekonsiliasi dokumen kepabeanan dengan pergerakan persediaan yang tercatat dalam sistem IT inventory perusahaan.
• Mempermudah proses profiling terhadap perusahaan.

4. Kategori IT Inventory Sesuai dengan Peraturan DJBC

DJBC menetapkan empat kategori aplikasi IT inventory kawasan berikat, yakni jenis A, B, C dan D. Masing-masing kategori tersebut memiliki tata pengerjaannya sendiri yang berdampak besar pada efsiensi operasional gudang. Berikut penjelasan lebih lengkapnya:

a. Kategori A (Integrated System)

Perusahaan yang termasuk sebagai jenis A hanya menggunakan satu sistem, yakni suatu sistem pembukuan utama. Akan tetapi, software IT inventory sudah menjadi bagian dari sistem pembukuan tersebut.

b. Kategori B (Mirrored System)

Jenis B adalah jenis perusahaan kawasan berikat yang menggunakan dua sistem, yakni sistem pembukuan dan sistem IT inventory. Kedua sistem tersebut diintegrasikan bersama dan menggunakan data yang sama untuk melakukan proses pencatatan dan pemantauannya. Perusahaan yang menggunakan sistem IT inventory dengan integrasi yang tepat akan mempermudah pelaporan terkait impor dan ekspor barang ke DJBC.

c. Kategori C (Stand-Alone System)

Jenis C serupa dengan jenis B, namun memiliki satu perbedaan kritis. Perbedaan tersebut adalah tidak terintegrasi sistem pembukuan dengan sistem IT inventory. Hal ini berarti kedua sistem bekerja secara terpisah dan tidak membagi data antar satu sama lain.

d. Kategori D (Manual System)

Perusahaan Jenis D adalah bisnis-bisnis kawasan berikat yang tidak menggunakan sistem sama sekali, melainkan masih melakukan proses pencatatan dan pelaporannya secara manual. DJBC biasanya memberikan perhatian berlebih pada jenis ini dikarenakan kemungkinan besar terjadinya kesalahan pada data laporan.

5. Laporan yang Dilaporkan dengan Sistem IT Inventory Kawasan Berikat

Sempat disebutkan sebelumnya bahwa penerapan IT inventory dapat membantu perusahaan dan DJBC untuk menyusun dan menerima laporan-laporan yang diperlukan untuk menjalankan proses ekspor-impor. Jenis laporan-laporan tersebut beragam, yakni adalah sebagai berikut:

a. Laporan Penerimaan Barang

Sesuai dengan namanya, laporan berikut memberikan visualisasi tentang segala barang yang masuk ke dalam kawasan berikat. Hal ini penting untuk memastikan tidak adanya kesalahan atau kebohongan mengenai jenis dan jumlah barang yang diterima oleh bisnis.

b. Laporan Pengeluaran Barang

Berbolak-balikan dengan jenis laporan sebelumnya, laporan berikut memberikan gambaran tentang barang yang dikeluarkan perusahaan dari kawasan berikat. Dengan adanya penyertaan laporan ini, DJBC dapat dengan lebih mudah mengawasi ketepatan data ketersediaan barang dalam warehouse logistics dengan data barang yang keluar atau diekspor.

c. Laporan WIP (Work In Progress)

Dengan adanya penerapan software IT inventory kawasan berikat yang terintegrasi dengan software freight forwarding, perusahaan dan DJBC dapat memantau berjalannya proses produksi atau perakitan yang sedang berlangsung pada kawasan tertentu. Hal ini meliputi jenis, serta jumlah barang yang diproduksi. Segala permasalahan yang muncul juga cenderung dilansirkan pada laporan berikut.

d. Laporan Mesin dan Fasilitas Gudang

Laporan ini mencakup informasi tentang semua mesin dan peralatan yang digunakan dalam proses produksi di kawasan berikat. Setiap mesin dan fasilitas dijelaskan fungsi, serta kondisi dan status operasionalnya. Laporan ini penting untuk memastikan kelancaran produksi dan meminimalkan downtime dengan mengidentifikasi kebutuhan pemeliharaan.

e. Laporan Mutasi Mesin dan Fasilitas

Laporan mutasi mesin dan fasilitas mencatat pergerakan atau perubahan status mesin dan peralatan yang digunakan dalam proses produksi di kawasan berikat. Laporan ini mencakup detail penggunaan, pemeliharaan, dan perbaikan fasilitas tersebut, yang penting untuk menjaga kelancaran operasional dan memastikan efisiensi dalam penggunaan alat.

f. Laporan Bahan Baku

Laporan bahan baku mencakup informasi tentang persediaan bahan baku yang ada di kawasan berikat, termasuk pemasukan, penggunaan, dan pengeluaran bahan tersebut. Laporan ini membantu dalam pemantauan stok bahan baku dan memastikan bahwa produksi berjalan sesuai dengan kebutuhan tanpa terjadi kekurangan atau pemborosan.

g. Laporan Mutasi Bahan Baku

Laporan mutasi adalah suatu jenis laporan yang digunakan untuk mencatat dan melaporkan pergerakan data atau objek tertentu. Maka dari itu, laporan mutasi barang baku berisi tentang pergerakan bahan baku baik di proses pemasukan, penggunaan dan pengeluarannya. Laporan mutasi bahan baku yang tepat sangat bergantung pada prosedur stock audit yang baik untuk mengidentifikasi perbedaan antara catatan dan barang yang ada di gudang.

h. Laporan Mutasi Produk Akhir

Serupa dengan laporan sebelumnya, laporan mutasi bahan jadi melaporkan tentang pergerakan barang jadi. Hal tersebut berarti melacak pemasukan dan perakitan barang jadi, barang yang telah dikeluarkan, serta juga barang-barang yang akan atau sedang mengalami proses pengiriman.

i. Laporan Produk Akhir

Laporan produk akhir mencatat pergerakan barang jadi, mulai dari pemasukan, perakitan, hingga pengeluaran barang dari kawasan berikat. Laporan ini penting untuk memantau status produk akhir yang siap untuk didistribusikan atau dikirimkan, serta membantu memastikan bahwa pengiriman berjalan lancar dan sesuai dengan permintaan pasar.

j. Laporan Sisa Barang

Laporan sisa barang mencatat barang yang masih ada di gudang dan belum digunakan atau dikirim. Ini mencakup baik bahan baku yang belum diproses maupun barang jadi yang belum dikirim. Laporan ini memberikan gambaran yang jelas tentang stok yang tidak terpakai dan membantu perusahaan dalam pengelolaan ruang penyimpanan serta pengambilan keputusan untuk pengeluaran barang.

k. Laporan Mutasi Sisa Barang

Yang dimaksud sisa barang adalah semua barang yang masih berada di pergudangan dan belum digunakan atau dikirim. Jadi, laporan mutasi barang sisa adalah sebuah laporan yang berisi tentang segala barang, baik itu bahan baku atau bahan jadi, yang masih ada di ketersediaan.

6. Dampak Tidak Diterapkannya Sistem IT Inventory Kawasan Berikat

Apabila sebuah perusahaan kawasan berikat tidak menerapkan sistem IT inventory dalam pengerjaannya, hal tersebut tidak hanya dapat menurunkan efisiensi operasional bisnis, tetapi juga merupakan pelanggaran terhadap kebijakan DJBC yang berlaku, sehingga berpotensi memunculkan sengketa hukum.

Tanpa sistem yang baik, perusahaan akan kesulitan dalam manajemen stok barang, yang dapat menyebabkan kesalahan dalam laporan barang yang diterima dan dikeluarkan. Berikut adalah beberapa dampak yang mungkin muncul dari hal tersebut:

• Tidak Mematuhi Regulasi DJBC: Hal tersebut merupakan dampak paling krusial karena selain penyusunan laporan ketersediaan barang yang tidak optimal, bisnis juga tidak akan memiliki perizinan untuk melakukan proses ekspor-impor.
• Berkurangnya Transparansi: Tanpa adanya sebuah sistem inventaris, bisnis akan mengalami kesulitan untuk melacak dan mengelola segala ketersediaan barangnya.
• Meningkatkan Biaya Operasional: Apabila proses pendataan masih dilakukan secara manual, maka perusahaan harus mengeluarkan lebih banyak anggaran untuk memenuhi kebutuhan sumber daya manusia.
• Memboros Waktu: Proses pelacakan dan pengelolaan secara manual akan memakan waktu yang lebih banyak dibandingkan dengan sistem inventaris yang dapat melakukannya secara otomatis.
• Pencatatan Data yang Salah: Pengerjaan apapun secara manual dapat memungkinkan terjadinya human error, sehingga dapat menghasilkan pencatatan data yang tidak akurat.
• Penyusunan Laporan yang Tidak Akurat: Dikarenakan alasan sebelumnya, maka segala data yang berada di sebuah laporan tidak akan akurat, sehingga memberikan DJBC gambaran yang sesuai tentang kondisi ketersediaan barang.
• Kesulitan Transfer Data: Segala data ketersediaan barang dapat diakses dengan mudah dengan adanya sistem IT inventory, sedangkan diperlukan penyusunan laporan rutin apabila proses pencatatan dilakukan secara manual.

7. Persyaratan untuk Memilih Software IT Inventory Optimal

Apabila suatu perusahaan telah menerapkan sebuah sistem IT inventory, hal tersebut bukan merupakan jaminan bahwa operasional bisnis akan secara otomatis mengalami peningkatan efisiensi. Keberhasilan implementasi bergantungan dengan kebutuhan bisnis, serta sistem yang diterapkan.

Sebuah software inventaris harus memiliki kemampuan untuk berintegrasi dengan sistem lain dalam perusahaan seperti sistem pembukuan atau akuntansi untuk memastikan akurasi pelaporan data yang akurat. Untuk memastikan integrasi yang mulus, sistem IT inventory yang dipilih harus mendukung inventory control yang efisien, mempercepat pengelolaan dan pelaporan barang.

Untuk memastikan penerapan sistem yang sukses, perhatikanlah beberapa persyaratan berikut:

• Pencatatan Data secara Real Time: Fitur ini penting dimiliki oleh sebuah sistem inventaris untuk memastikan data ketersediaan barang selalu up to date dan akurat.
• Kemudahan Integrasi: Seperti yang telah dinyatakan sebelumnya, sebuah sistem inventaris yang bagus harus memiliki kemampuan untuk berintegrasi dengan sistem lain dalam perusahaan seperti sistem akuntansi untuk membantu dalam proses pengelolaan keuangan bisnis.
• Dapat Menyusun Laporan Optimal: Dikarenakan perusahaan kawasan berikat merupakan suatu hal yang diregulasi dengan ketat, sebuah software IT inventory harus dapat menghasilkan laporan yang sesuai dengan ketentuan JDBC.
• Mematuhi segala Regulasi yang Ada: Kemampuan untuk mematuhi peraturan-peraturan yang berlaku untuk memastikan tidak terjadinya kesenjangan dengan pemerintahan suatu tempat.
• Aksesibilitas: Akses data-data ketersediaan barang wajib diberikan kepada pihak DJBC, sehingga sistem perlu dapat diakses kapan saja.

8. Implementasi Software IT Inventory Kawasan Berikat Terbaik ScaleOcean

Berdasarkan ketentuan sebelumnya, maka dapat dinyatakan bahwa proses pemilihan sistem inventaris yang optimal bagi perusahaan bukan merupakan sebuah hal yang mudah dilakukan. Terlebih lagi dikarenakan banyaknya jumlah penyedia sistem ERP dan sejenisnya pada masa kini. Oleh karena itu, artikel ini akan memberikan sebuah rekomendasi penyedia yang handal yaitu ScaleOcean.

Software IT inventory ScaleOcean merupakan sebuah sistem yang dirancang khusus untuk membantu perusahaan mengelola dan melacak ketersediaan barang di penyimpanannya. Vendor tersebut sendiri merupakan sebuah penyedia berpengalaman, yakni lebih dari 10 tahun, yang berasal dari Singapura dan sedang melakukan ekspansi ke tanah air.

Banyak klien internasional memilih ScaleOcean tidak hanya untuk perangkat lunaknya yang optimal, tetapi juga untuk hal lain seperti jumlah user yang tidak terbatas sehingga dapat digunakan oleh siapa saja secara internal maupun eksternal. Tidak hanya itu, sistem-sistemnya juga dibangung dari praktik bisnis dan industri terbaik, sehingga menjamin berjalan lancarnya segala kegiatan dalam bisnis.

Anda dapat melakukan demo gratis yang ditawarkannya untuk mengetahui terlebih dahulu apakah software IT inventory-nya cocok dengan kebutuhan bisnis Anda. Selain dari yang telah disebutkan, terdapat juga fitur-fitur utama perangkat lunak inventarisnya, yang yakni adalah sebagai berikut:

• Inventory Tracking: Pantau lokasi dan status barang secara real time, sehingga Anda dapat mengetahui kapan barang masuk dan keluar dari inventaris.
• Barcode Management: Memanfaatkan barcode unik untuk memudahkan identifikasi dan pelacakan barang.
• Low Stock Notification: Pemberitahuan otomatis akan diberikan saat stok mencapai batas minimum, sehingga dapat mencegah terjadinya kekurangan stok.
• Stock Adjustment: Penyesuaian stok otomatis bertujuan untuk memastikan akurasi data inventaris tetap terjaga.
• Inventory Forecasting: Penyesuaian stok otomatis bertujuan untuk memastikan akurasi data inventaris tetap terjaga.
• Lot and SN Tracking: Melakukan pelacakan nomor seri dan nomor batch untuk mempermudah pengelolaan barang serta proses pengembalian melalui jenis port yang sesuai.

9. Kesimpulan

Demikian isi dari artikel berikut mengenai IT inventory kawasan berikat. Penerapan sistem IT inventory di kawasan berikat merupakan sebuah kewajiban yang telah ditetapkan oleh pemerintah untuk menjamin kemudahan proses pelacakan dan pemantauan data ketersediaan barang yang masuk, yang masih dimiliki dan yang telah dikeluarkan atau digunakan.

Apabila tidak diterapkan, hal tersebut akan menurunkan efisiensi operasional bisnis, serta juga memungkinkan terjadinya kesenjangan antara perusahaan dengan pemerintah. Namun, hal tersebut tidak berarti sebuah software inventaris dapat diterapkan secara sembarangan, melainkan harus dipilih sesuai dengan kebutuhan bisnis dan fitur-fitur yang ditawarkan sistem tersebut.

Contoh sistem IT inventory yang optimal adalah ScaleOcean yang dibangun dari praktik bisnis dan industri terbaik, sehingga menjamin tingkat efisiensi yang paling optimal. Tidak hanya itu, perangkat lunaknya tidak memiliki keterbatasan user, sehingga dapat digunakan oleh pihak internal perusahaan, maupun pihak eksternal seperti DJBC. Maka dari itu, cobalah demo gratis Anda sekarang dan kembangkan pengelolaan inventaris bisnis Anda!