Apa itu Total Quality Management (TQM) serta Contohnya

Dalam proses manufaktur, terdapat satu aspek penting yang dapat memastikan seluruh kualitas produksi, yaitu total quality management, yang merupakan pendekatan menyeluruh untuk mengelola kualitas secara optimal. Total Quality Management (TQM) ini mampu mengatasi berbagai masalah kualitas dalam perusahaan manufaktur, seperti kualitas produk yang tidak konsisten, menurunnya kepuasan pelanggan, bahkan biaya operasional yang membengkak.

Dengan menerapkan total quality management (TQM), perusahaan dapat mengatasi seluruh hambatan tersebut sekaligus memastikan barang yang diproduksi telah melewati proses quality management yang optimal. Selain itu, penerapan ini juga memastikan produk memenuhi bahkan melampaui harapan pelanggan. Di sini akan diuraikan penjelasan lengkap mengenai TQM, mulai dari pengertian, manfaat, prinsip, serta contoh total quality management dalam perusahaan manufaktur. Simak selengkapnya di sini!

Key Takeaways

• Total quality management merupakan pendekatan manajemen yang menekankan pentingnya keterlibatan semua anggota organisasi dalam meningkatkan kualitas.
• Prinsip total quality management adalah fokus pada pelanggan, keterlibatan karyawan, dan perbaikan berkelanjutan.
• ScaleOcean dengan software quality managementnya memiliki kemampuan integrasi dan otomasi tinggi untuk menggabungkan analisis data serta pengembangan produk.

Coba Demo Gratis!

1. Apa yang Dimaksud dengan Total Quality Management?

Total Quality Management (TQM) adalah pendekatan manajemen yang menekankan pentingnya keterlibatan semua anggota organisasi, dari pekerja hingga eksekutif, dalam meningkatkan kualitas. Tujuannya adalah menciptakan kesuksesan jangka panjang serta memberikan kepuasan maksimal kepada pelanggan.

Dalam prosesnya, total quality management adalah pendekatan sistematis untuk menganalisis proses kerja, memahami permintaan pelanggan, serta mengukur kinerja agar dapat menjamin kontinuitas perbaikan jangka panjang. Total quality management (TQM) memberikan tanggung jawab dan kualitas pekerjaan kepada staf manufaktur, sehingga mereka dapat memahami proses serta metode perbaikan kualitas.

Total quality management (TQM) dan supply chain management (SCM) saling berkaitan erat. Kualitas produk seringkali ditentukan oleh efisiensi dan efektivitas rantai pasokan. Alur supply chain management yang baik akan memastikan bahwa bahan baku yang digunakan berkualitas, serta proses produksi, distribusi, dan pelayanan pelanggan berlangsung dengan lancar dan efisien. Artinya, ketika Anda menerapkan prinsip TQM dalam rantai pasok manufaktur dengan efektif, maka dapat dipastikan bahwa setiap elemen dalam supply chain berfungsi dengan standar kualitas tertinggi.

Total quality management adalah strategi manajemen yang berfokus pada komitmen jangka panjang untuk meningkatkan proses, produk, atau layanan di setiap level dan departemen perusahaan. Strategi supply chain management ini menekankan pada partisipasi semua anggota di perusahaan supaya kualitas produk atau layanan yang diberikan mampu meningkatkan kepuasan pelanggan.

2. Contoh Total Quality Management

Dengan menerapkan TQM, Anda tidak perlu khawatir untuk meningkatkan kualitas produk dan operasional. Di sini akan diuraikan contoh total quality management diterapkan dalam perusahaan manufaktur, dan bagaimana perusahaan berhasil mengoptimalkan proses produksi dengan mengadopsi prinsip-prinsip TQM.

Seperti penerapan contoh total quality management di perusahaan terkenal Motorola. Pada tahun 1980-an, Motorola mengidentifikasi kebutuhan untuk meningkatkan kualitas produknya agar tetap kompetitif di pasar global. Mereka pun memperkenalkan program six sigma memfokuskan pada identifikasi dan penghilangan penyebab kesalahan atau variasi dalam proses bisnis.

Kemudian strategi tersebut menjadi standar industri dalam manajemen kualitas. Ketika Motorola pertama kali memulai inisiatif ini, tujuan utamanya adalah mengurangi tingkat kegagalan produk selama alur proses produksi. Dengan menganalisis data produksi, tim kualitas menemukan jika salah satu komponen semikonduktor sering mengalami kegagalan.

Dari masalah tersebut, perusahaan menggunakan strategi Total Quality Management TQM, dengan membentuk tim yang melibatkan karyawan dari berbagai departemen untuk menganalisis masalah dan mengidentifikasi solusi. Hasil dari kerjasama ini yaitu revisi dalam proses manufaktur dan pelatihan ulang bagi karyawan yang berkaitan.

3. Unsur Utama Total Quality Management

TQM didasarkan pada beberapa prinsip inti yang menjadi pondasinya, serta pendekatan holistik dan terintegrasi untuk meningkatkan kualitas di seluruh aspek operasional. Ada beberapa prinsip utama total quality management yang penting untuk diterapkan dalam perusahaan manufaktur, diantaranya:

a. Fokus pada Pelanggan

Prinsip yang paling utama adalah memahami dan memenuhi setiap kebutuhan pelanggan. Hal ini berarti perusahaan harus memastikan produk yang dihasilkan dapat memenuhi standar kualitas yang diinginkan pelanggan, serta memberikan pengalaman terbaik dari produk yang dihasilkan.

b. Perbaikan Berkelanjutan

Proses TQM juga menekankan adanya continuous improvement di setiap aspek proses produksi manufaktur. Hal ini dilakukan sebagai upaya perusahaan manufaktur untuk selalu mencari cara yang lebih efisien dan lebih baik dalam memproduksi barang, memperbaiki proses, dan mengelola sumber daya. Dalam praktiknya, konsep poka yoke sering diterapkan untuk meminimalkan kesalahan manusia, sehingga kualitas dan efisiensi proses dapat terus ditingkatkan.

c. Keterlibatan Karyawan

Seluruh karyawan perusahaan manufaktur harus terlibat dalam proses perbaikan kualitas ini, mulai dari manajerial hingga staff operasional. Setiap staff memiliki peran penting dalam menjaga dan meningkatkan quality control, serta harus memiliki rasa kepemilikan dan tanggung jawab terhadap hasil akhir produk.

Penerapan prinsip keterlibatan karyawan dalam TQM juga tidak bisa dilepaskan dari peran faktor produksi asli, seperti tenaga kerja, yang menjadi elemen fundamental dalam pencapaian mutu produk.

d. Pendekatan Proses

Proses manajemen total quality juga memiliki pendekatan sistematis yang dilakukan untuk melihat kualitas sebagai bagian keseluruhan dari sistem produksi. Untuk itu, setiap proses produksi mulai dari pengadaan bahan baku hingga distribusi produk akhir, harus dikelola dengan cara yang saling mendukung untuk mencapai hasil yang optimal.

 Untuk mendukung penerapan TQM, penting untuk memahami jenis proses produksi yang digunakan, termasuk produksi ekstraktif, agar perbaikan kualitas bisa diimplementasikan secara efektif di setiap tahapan. Dengan mengintegrasikan sistem manufacturing executing system (MES), ini memungkinkan pengawasan proses produksi secara real-time dan memastikan seluruh tahapan produksi mengikuti standar kualitas yang telah ditetapkan.

e. Pengambilan Keputusan Berdasarkan Data

Salah satu aspek penting dalam pengambilan keputusan berbasis data di TQM adalah transparansi biaya. Oleh karena itu, menyusun laporan biaya produksi yang akurat menjadi langkah awal dalam perbaikan proses manufaktur. Dengan demikian, perusahaan manufaktur bisa melakukan analisis data, serta mengidentifikasi masalah lebih cepat dan mengambil tindakan segera sehingga mudah dalam meningkatkan kualitas produk dan efisiensi.

f. Manajemen Proses

Berikutnya ada prinsip manajemen proses, di mana setiap tahapan dalam produksi manufaktur harus dikendalikan dan dioptimalkan untuk memastikan kualitas produk tetap konsisten. Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan memantau takt time, yaitu waktu yang dibutuhkan untuk memproduksi satu unit produk sesuai dengan permintaan pasar.

g. Hubungan Baik dengan Supplier

Penting juga untuk membangun hubungan yang kuat dan baik dengan supplier, agar memudahkan Anda dalam memastikan kualitas bahan baku yang digunakan untuk produksi. Perusahaan manufaktur juga bisa melakukan kolaborasi dengan supplier untuk meningkatkan kualitas input untuk melihat kualitas produk akhir yang konsisten.

h. Manajemen Risiko

TQM juga memiliki prinsip yang fokus pada perbaikan baik sebelum dan setelah masalah terjadi. Anda bisa melakukan analisis manajemen risiko dan akar penyebab masalah sehingga dapat mengidentifikasi langkah preventif yang bisa dilakukan untuk menghindari terjadinya masalah yang sama di masa depan.

Prinsip-prinsip ini bisa dengan mudah dikelola dan dilakukan jika Anda mengimplementasikan software manufaktur terbaik di perusahaan Anda. Sistem manufaktur canggih dengan fitur quality management dapat memantau dan mengendalikan kualitas di setiap tahapan produksi secara real-time. Penerapan software juga akan membantu pengelolaan pemeliharaan preventif pada mesin, mengumpulkan dan menganalisis data untuk perbaikan berkelanjutan, serta melacak keluhan pelanggan untuk meningkatkan kepuasan mereka.

Baca Juga: Cara Software Quality Process Lancarkan Bisnis Manufaktur

4. Manfaat Total Quality Management

Penerapan TQM merupakan hal penting dalam perusahaan manufaktur yang menjadi dasar untuk mempertahankan kualitas produk secara konsisten, serta meningkatkan efisiensi proses produksi dan operasional. Ada beberapa manfaat signifikan yang bisa didapat dengan mudah jika menerapkan TQM dalam manufaktur:

a. Meningkatkan Kualitas Produk

Menerapkan total quality management (TQM) memungkinkan Anda memastikan setiap produk dan proses dalam produksi manufaktur memiliki kualitas terbaik sebagai prioritas utama. Salah satu aspek penting dalam TQM adalah pengujian produk, yang mencakup langkah-langkah untuk memastikan bahwa produk memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan. Adanya standar kualitas yang jelas dan sistematis, membuat produk yang dihasilkan akan lebih konsisten dan sesuai dengan ekspektasi pelanggan.

b. Mengelola Efisiensi Proses

Perusahaan manufaktur menerapkan TQM untuk mengevaluasi dan memperbaiki proses serta tahapan produksi secara terus-menerus. Dengan adanya evaluasi tersebut, perusahaan akan mudah dalam meningkatkan efisiensi, serta mengurangi waktu siklus produksi sekaligus mengoptimalkan alur kerja operasional manufaktur.

c. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Proses total quality pada manufaktur mendorong perbaikan berkelanjutan, sehingga perusahaan dapat memenuhi bahkan melampaui ekspektasi pelanggan terhadap produk. Hal ini tidak hanya akan meningkatkan kepuasan konsumen, tapi juga dapat membangun loyalitas lebih kuat terhadap perusahaan.

d. Mengurangi Biaya

Perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dan mengurangi pemborosan dengan menggunakan TQM untuk mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki, mengurangi limbah, dan memastikan penggunaan sumber daya secara optimal. Hal tersebut akan berdampak langsung pada penurunan biaya operasional.

e. Meningkatkan Daya Saing dan Reputasi

TQM membantu perusahaan beradaptasi dengan perubahan pasar dan teknologi sekaligus terus meningkatkan produk secara berkelanjutan. Ini dapat membuat perusahaan lebih kompetitif dalam pasar global yang dinamis, dan memiliki reputasi yang baik di mata pelanggan dan mitra bisnis, yang berimbas pada peningkatan peluang bisnis.

Beberapa contoh masalah produksi juga bisa menjadi bahan evaluasi untuk menerapkan prinsip total quality management, khususnya pada aspek manajemen risiko dan perbaikan berkelanjutan. Simak contoh masalah produksi yang umum dihadapi industri manufaktur dan solusi penanganannya.

• Angka defect yang tinggi menunjukkan adanya ketidaksesuaian dalam proses, material, mesin, atau keterampilan operator. TQM melihat ini sebagai peluang untuk menemukan akar penyebab masalah, bukan hanya memperbaiki produk yang cacat.
• Kerusakan mesin mengganggu kelancaran produksi, menurunkan efisiensi, dan bisa berdampak pada kualitas dan biaya. TQM mendorong pendekatan proaktif daripada reaktif.
• Bottleneck adalah titik dalam proses yang membatasi throughput keseluruhan. TQM melihat ini sebagai area yang memerlukan analisis mendalam untuk optimalisasi.
• Inefisiensi dan produktivitas rendah seringkali disebabkan oleh pemborosan (waste) dalam proses (misalnya, gerakan tidak perlu, waktu tunggu, overproduksi, inventori berlebih). TQM, seringkali berpadu dengan lean manufacturing, berfokus pada eliminasi pemborosan.

5. Cara Implementasi Total Quality Management

Untuk menerapkan Total Quality Management TQM dengan optimal, diperlukan pendekatan terstruktur serta melibatkan seluruh departemen perusahaan manufaktur. Mulai dari jajaran manajemen hingga staff di lini produksi harus berpartisipasi dengan maksimal. Ini cara efektif implementasi TQM, yaitu:

a. Komitmen Manajemen Puncak

Keberhasilan TQM sangat bergantung pada dukungan dan komitmen manajemen puncak di perusahaan manufaktur. Mereka harus memberi contoh perubahan, memberikan sumber daya yang dibutuhkan, serta memastikan kualitas produk menjadi prioritas utama di seluruh proses manufaktur.

b. Menetapkan Tujuan dan Visi Kualitas

Berikutnya tetapkan tujuan kualitas spesifik, terukur, dan realistik untuk memastikan visi kualitas selasar dengan strategi bisnis perusahaan manufaktur. Hal ini harus dikomunikasikan dengan jelas kepada seluruh staff agar dapat dipahami secara selaras, dan dapat berkontribusi dalam mencapai tujuan tersebut.

c. Penerapan Sistem Pengukuran dan Analisis Kualitas

Penting juga untuk menggunakan sistem canggih yang dapat mengukur dan memantau kinerja kualitas secara berkelanjutan. First Pass Yield dapat digunakan sebagai salah satu metrik utama untuk mengevaluasi kualitas produk pada percobaan pertama.

Anda bisa alat pengukuran seperti control chart, histograms, atau pareto analysis yang dapat mengevaluasi kualitas produk dan proses. Data yang didapat bisa Anda gunakan untuk menganalisis variabilitas dan masalah yang perlu diperbaiki.

Selain alat pengukuran, penggunaan software kontrol kualitas produksi sangat membantu memantau data secara real-time. Dengan software ini, perusahaan dapat mengidentifikasi masalah lebih cepat, mengambil tindakan perbaikan segera, serta menjaga konsistensi mutu produk yang dihasilkan di setiap tahap produksi.

d. Continuous Improvement

Cara implementasi berikutnya total quality management adalah menjaga prinsip perbaikan berkelanjutan tetap dilakukan. Anda bisa melakukan Kaizen untuk meningkatkan kualitas dan produktivitas manufaktur. Bisa juga dilakukan melalui pertemuan rutin, feedback dari karyawan, serta analisis proses secara berkala untuk mengidentifikasi area yang membutuhkan perbaikan.

Untuk memastikan hasil maksimal dari strategi TQM, perusahaan perlu melakukan penelitian proses produksi secara berkala guna menemukan potensi perbaikan dan meningkatkan efisiensi.

e. Penerapan Alat dan Teknik TQM

Penting juga untuk menggunakan alat atau teknik TQM seperti Fishbone diagram, root cause analysis, 5S, benchmarking, dan statistical process control (SPC). Alat-alat tersebut bisa membantu mengidentifikasi dan mengatasi masalah kualitas, serta membantu perusahaan untuk memahami akar penyebab masalah, serta mengembangkan solusi yang tepat

f. Penyusunan Standar Operasional Prosedur

Manufacturing excellence juga diterapkan dalam cara terakhir implementasi total quality management, yaitu dengan menyusun dan mendokumentasikan SOP. Ini penting untuk memastikan konsistensi dalam kualitas produk, sehingga penerapan SOP diperlukan dalam setiap aspek operasional, mulai dari pengadaan bahan baku hingga proses produksi sampai distribusi.

6. Kelebihan dan Kekurangan TQM di Perusahaan Manufaktur

Penerapan total quality management adalah proses yang memberikan manfaat signifikan untuk meningkatkan kualitas produk dan kepuasan pelanggan di perusahaan manufaktur. Namun, ada beberapa tantangan dan keterbatasan yang perlu dipertimbangkan sebelum menerapkannya. Ini kelebihan dan kekurangannya:

Penerapan total quality management yang kompleks bisa Anda atasi secara mudah dengan menggunakan sistem canggih, software manufaktur ScaleOcean. Solusi yang ditawarkan ScaleOcean software dapat membantu mengotomasi setiap tahapan quality management seperti pemantauan kualitas yang konsisten, pengelolaan data yang akurat, dan komunikasi antar departemen yang lebih baik.

Dengan diterapkannya software manufaktur ScaleOcean, Anda akan mudah dalam memantau kualitas secara real-time di seluruh tahap produksi, memastikan bahan baku memenuhi standar GMP, dan mengelola pemeliharaan preventif pada mesin untuk mencegah cacat produk. Hal ini akan membantu meringankan kompleksitas penerapan TQM, dan membuat implementasinya efektif untuk membantu perusahaan mempertahankan kualitas yang tinggi dan memenuhi harapan pelanggan secara konsisten.

7. Kesimpulan

Penerapan total quality management adalah strategi penting bagi perusahaan manufaktur. Strategi ini berfokus pada kualitas dan perbaikan berkelanjutan yang dapat membawa dampak signifikan terhadap efisiensi, produktivitas, serta kepuasan pelanggan.

Melalui pendekatan ini, perusahaan tidak hanya meningkatkan produk atau layanan  dengan sistem production control. Namun, pendekatan ini juga membantu membangun budaya kerja yang kuat. Setiap karyawan diajak untuk berperan aktif dalam mendukung pencapaian tujuan bisnis perusahaan.

Untuk memudahkan penerapannya, Anda bisa menggunakan software quality management ScaleOcean yang memiliki kemampuan integrasi dan otomasi tinggi. Anda bisa menggabungkan analisis data, keterlibatan lintas fungsional, serta pengembangan produk di dalam satu platform terpadu. Anda bisa melakukan demo gratis dan konsultasi problem bisnis dengan ScaleOcean, serta dapatkan rekomendasi modul terbaik untuk setiap kebutuhan bisnis.