Bagi perusahaan manufaktur, proses kontrol kualitas tidak bisa diabaikan begitu saja. Hal ini tidak hanya diperlukan untuk memastikan produk memenuhi harapan pelanggan, tetapi juga berperan penting dalam mengoptimalkan proses produksi, mengurangi pemborosan, dan meminimalisir risiko kerugian finansial.

Agar kontrol kualitas berjalan dengan terstruktur dan terdokumentasi dengan baik, Anda bisa menggunakan form quality control. Formulir ini berfungsi sebagai alat bantu yang sistematis untuk merekam berbagai aspek pengujian kualitas. Lalu seperti apa contoh form quality control produksi yang baik? Simak selengkapnya pada pembahasan berikut ini!

1. Mengapa Manufaktur Perlu Quality Control?

Misalkan Anda punya bisnis yang berfokus pada produksi ban mobil. Dalam proses produksinya, Anda tidak menerapkan quality control. Ini tentu akan memberi dampak buruk baik bagi perusahaan dan juga customer. Tanpa kontrol kualitas, pabrik bisa saja menghasilkan ban yang cacat atau tidak memenuhi standar keselamatan, yang bisa berakibat fatal bagi pengguna.

Ban yang cacat dapat menyebabkan kecelakaan serius, hingga memicu tuntutan hukum pada perusahaan Anda. Dari perspektif bisnis, ini tidak hanya membuat finansial rugi besar karena biaya ganti rugi dan denda, tetapi juga hilangnya reputasi. Reputasi yang buruk dapat mengurangi kepercayaan pelanggan dan mempengaruhi penjualan, sehingga menghambat pertumbuhan bisnis dalam jangka panjang.

Selain itu, produk cacat yang dikembalikan juga akan menambah biaya produksi karena harus mengganti atau memperbaiki produk tersebut, serta potensi kehilangan pendapatan dari penjualan yang hilang. Oleh karena itu, menerapkan kontrol kualitas dalam proses produksi tidak hanya mengurangi risiko kegagalan produk tapi juga melindungi perusahaan dari kerugian finansial dan reputasi, sekaligus memastikan kepuasan dan keselamatan pelanggan.

Tapi perlu diingat, untuk bisa menjalankan kontrol kualitas secara terstruktur dan terdokumentasi dengan baik, Anda harus menggunakan form quality control. Form ini akan berfungsi sebagai alat bantu untuk mencatat, mengawasi, dan mengevaluasi semua aspek yang berkaitan dengan kualitas produk. 

Dengan menggunakan form ini, quality control perusahaan manufaktur Anda dapat secara sistematis mengidentifikasi kelemahan pada  proses produksi, memonitor efektivitas prosedur yang diimplementasikan, dan memastikan semua standar kualitas dipenuhi secara konsisten.

2. Aspek Utama dalam Form Quality Control

Sebagai instrumen penting untuk mendokumentasikan dan mengevaluasi proses kontrol kualitas, maka form quality control juga perlu dibuat dengan memperhatikan beberapa aspek utama. Beberapa di antaranya yaitu:

a. Identitas Produk

Aspek pertama dalam contoh form quality control yang baik adalah identitas produk. Ini mencakup informasi dasar tentang produk yang diuji, seperti nama produk, kode batch, dan jenis produk. Mengapa identitas diperlukan? Agar memudahkan pelacakan produk, dari produksi hingga distribusi. Jadi, ketika terjadi masalah kualitas, produk terkait bisa dengan cepat diidentifikasi dan ditarik dari peredaran, sehingga mengurangi risiko bagi konsumen dan meminimalisir dampak negatif terhadap reputasi perusahaan.

b. Waktu Pengujian

Waktu pengujian merupakan catatan kapan tes kualitas dilakukan. Ini diperlukan supaya pengujian dilakukan pada interval yang tepat selama proses produksi, atau sebelum produk dijual ke pasar. Waktu pengujian bisa membantu mengidentifikasi pada tahap mana kesalahan terjadi dalam proses produksi sehingga perusahaan manufaktur bisa melakukan perbaikan atau perubahan proses pada waktu yang tepat.

c. Parameter Kualitas

Parameter kualitas adalah kriteria spesifik dalam contoh form quality control produksi yang digunakan untuk mengevaluasi kualitas produk. Parameter ini bisa beragam seperti kekuatan, durabilitas, kesesuaian dengan spesifikasi desain, atau kepatuhan terhadap standar keamanan. Parameter ini harus ditetapkan dengan jelas dalam formulir untuk memastikan produk memenuhi semua persyaratan kualitas yang diharapkan sebelum dipasarkan.

d. Standar yang Ditetapkan

Setiap produk memiliki standar kualitas yang harus dipenuhi. Dalam form quality control, standar ini harus dijelaskan secara rinci, termasuk batasan toleransi untuk setiap parameter kualitas. Jadi, tim helper produksi punya panduan yang jelas tentang apa yang dianggap sebagai produk yang 'lulus' uji kualitas dan produk yang 'gagal'. Dengan ini, mereka bisa lebih mudah mengambil keputusan berdasarkan hasil pengujian.

e. Hasil Pengujian

Aspek berikutnya dalam contoh form quality control produksi yang baik adalah adanya hasil uji. Ini mencakup nilai yang diukur untuk setiap parameter kualitas, lengkap dengan catatan atau komentar tentang penyimpangan terhadap standar yang ditetapkan. Dokumentasi hasil pengujian yang akurat sangat penting agar bisa dipastikan produk telah teruji secara keseluruhan.

f. Penilaian Hasil Uji

Penilaian hasil uji merupakan analisis kesimpulan dari hasil pengujian yang telah dilakukan. Pada tahap ini, ditentukan apakah produk memenuhi standar kualitas yang ditetapkan atau tidak. Penilaian ini juga sebaiknya disertai rekomendasi tindakan, seperti persetujuan produk, perlunya pengujian ulang, atau penolakan produk. Jadi perusahaan manufaktur lebih terarah dalam mengambil langkah evaluasi efisiensi produksi ke depannya.

g. Tanda Tangan & Persetujuan

Aspek terakhir tetapi tidak kalah pentingnya adalah tanda tangan dan persetujuan. Setiap form quality control harus ditandatangani oleh individu yang bertanggung jawab. Biasanya seorang inspektur kualitas atau manajer produksi. Tanda tangan ini sebagai bentuk verifikasi dan persetujuan terkait keakuratan data dan kepatuhan produk terhadap standar kualitas yang telah ditetapkan. Ini juga bertindak sebagai tanggung jawab legal atas keputusan yang diambil berdasarkan form tersebut.

3. Contoh Form Quality Control Produksi

Setelah memahami komponen-komponennya, mungkin Anda mulai penasaran seperti apa contoh form quality control produksi yang baik? Tentu Anda ingin memastikan perusahaan manufaktur menggunakan standar yang memenuhi komponen di atas. Perhatikan contoh berikut ini.

Contoh form quality control di atas tentunya bisa disesuaikan dengan kebutuhan spesifik masing-masing industri. Misalnya, untuk proses produksi makanan, Anda bisa menambahkan aspek seperti suhu penyimpanan, tanggal kadaluarsa, kebersihan bahan baku, kandungan nutrisi, kehadiran kontaminan, dan rasa. Industri lainnya misal perusahaan manufaktur yang bergerak di bidang elektronik, ada tambahan aspek keakuratan sirkuit, daya tahan baterai, kualitas sambungan solder, ketahanan terhadap suhu ekstrem, dan efisiensi energi.

4. Langkah Membuat Form Quality Control

Mengingat pentingnya peran formulir kontrol kualitas, maka pembuatannya pun juga perlu diperhatikan. Ada sejumlah tahapan yang perlu diikuti dengan runtut agar formulir berfungsi dengan baik. Berikut langkah-langkahnya.

a. Tentukan Tujuan Pembuatan Formulir

Pertama adalah menentukan tujuan pembuatan formulir tersebut. Tujuan ini bisa bervariasi, mulai dari memastikan kepatuhan produk terhadap standar industri, meningkatkan kepuasan pelanggan, hingga mengurangi jumlah produk cacat yang diproduksi. Dengan mengetahui tujuan yang jelas, Anda dapat menyesuaikan form agar fokus pada area yang paling kritikal untuk mencapai tujuan tersebut.

b. Identifikasi Parameter Kualitas

Langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi parameter kualitas yang akan diukur. Parameter ini harus mencerminkan aspek kritis produk yang mempengaruhi kualitas dan kepuasan pelanggan. Mulai dari dimensi fisik, komposisi kimia, kekuatan, ketahanan, atau indikator kualitas produk lainnya. Penentuan parameter ini penting agar semua aspek kualitas produk tercakup dalam proses pengujian.

c. Tentukan Metode Pengujian

Setiap parameter kualitas yang diidentifikasi perlu diuji menggunakan metode yang sesuai. Tentukan bagaimana cara untuk mengukur atau mengevaluasi setiap parameter, termasuk peralatan yang diperlukan, frekuensi pengujian, dan siapa yang bertanggung jawab melakukan pengujian. Metode pengujian harus dipilih berdasarkan keakuratan, keandalan, dan efisiensi agar hasil pengujian valid.

d. Rancang Layout Formulir

Desain layout formulir merupakan langkah penting untuk memastikan form mudah digunakan dan dipahami oleh semua pihak yang bersangkutan. Layout harus logis, dengan urutan yang jelas dan ruang yang cukup untuk mencatat semua informasi. Pertimbangkan juga untuk menggunakan tabel, daftar centang, atau elemen visual lainnya supaya mempermudah pengisian formulir.

e. Uji Coba Formulir

Sebelum mengimplementasikan form secara luas, ada baiknya untuk melakukan uji coba terlebih dulu. Tujuannya untuk memastikan formulir berfungsi seperti ekspektasi perusahaan. Ini bisa melibatkan tim kualitas atau pengguna akhir untuk mendapatkan feedback tentang kejelasan instruksi, kecukupan ruang untuk pencatatan, dan kesesuaian layout. Hasil uji coba ini dapat digunakan untuk penyesuaian ulang sebelum form digunakan secara resmi.

f. Evaluasi dan Revisi

Berdasarkan feedback dari uji coba, langkah selanjutnya adalah evaluasi dan revisi formulir tersebut. Lakukan peninjauan kritis terhadap semua aspek formulir, dari efektivitas dalam mengumpulkan data hingga kemudahan penggunaan. Revisi diperlukan untuk mengatasi hambatan produksi atau kekurangan informasi selama uji coba, memastikan agar form seefektif mungkin dapat diimplementasikan.

g. Implementasikan Form Quality Control

Setelah semua revisi selesai, formulir quality control siap untuk diimplementasikan perusahaan manufaktur. Implementasi ini harus disertai dengan pelatihan yang memadai untuk semua pihak yang terlibat dalam proses pengujian. Selain itu, proses pemantauan yang berkelanjutan juga harus diterapkan untuk memastikan formulir terus digunakan seperti yang diharapkan.

5. Kesimpulan

Kontrol kualitas diperlukan perusahaan manufaktur untuk meminimalisir risiko produk cacat yang bisa berdampak negatif pada konsumen dan reputasi perusahaan, serta menimbulkan kerugian finansial. Dengan menerapkan kontrol kualitas yang terstruktur dan terdokumentasi melalui form quality control, perusahaan dapat secara sistematis mengidentifikasi dan mengatasi kelemahan dalam proses produksi

Pembahasan di atas juga menunjukkan contoh form quality control produksi yang baik perlu memuat aspek-aspek penting. Mulai dari identitas produk, parameter kualitas, hingga saran dan rekomendasi perbaikan. Proses pembuatannya pun juga membutuhkan keterlibatan dan kerjasama dari berbagai departemen dalam perusahaan manufaktur untuk memastikan formulir tersebut efektif.