Apa itu PPIC, Manfaat, Tugas dan Tanggung Jawab Operatornya

Pernahkah Anda mengalami masalah produksi karena stok bahan baku tiba-tiba habis atau sebaliknya, persediaan bahan menumpuk hingga gudang penuh? Atau mungkin tim PPIC (Production Planning and Inventory Control) di perusahaan Anda masih bergantung pada catatan manual yang rawan kesalahan, sehingga terjadi ketidakakuratan perencanaan produksi? Jika iya, Anda tidak sendirian.

Banyak perusahaan manufaktur menghadapi tantangan serupa, yang bisa menyebabkan pemborosan waktu, biaya, dan kapasitas produksi menyusut. Inilah pentingnya mengoptimalkan proses perencanaan produksi, bukan hanya sekadar perencanaan dan pengendalian stok, tapi juga memastikan efisiensi produksi berjalan tanpa hambatan.

Dalam artikel ini, kita akan membahas apa itu PPIC, manfaatnya bagi perusahaan manufaktur, serta tahapan prosesnya. Kita juga akan bahas peran software manufaktur dalam mengoptimalkan proses perencanaan produksi dan pengendalian inventaris, khususnya dalam mengefisiensikan proses produksi dan meningkatkan produktivitas.

Key Takeaways

• PPIC (Production Planning and Inventory Control) adalah singkatan dari Production Planning and Inventory Control, yang mengelola perencanaan dan pengendalian seluruh proses produksi.
• Manfaat PPIC: perencanaan yang efektif, prediksi bahan baku, pengurangan downtime, dan pemeliharaan kualitas produk.
• Tugas utama PPIC: perencanaan produksi, pengendalian persediaan, penjadwalan, perencanaan bahan baku, koordinasi antar departemen, analisis kinerja, dan manajemen biaya.
• ScaleOcean, solusi sistem manufaktur terbaik untuk perencanaan dan pengendalian persediaan perusahaan Anda.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu PPIC?

PPIC adalah singkatan dari Production Planning & Inventory Control, yang memiliki peran penting dalam mendukung kelancaran proses produksi di perusahaan manufaktur. PPIC adalah fungsi dalam perusahaan, terutama di sektor manufaktur, yang bertugas merencanakan, mengendalikan, dan mengoptimalkan proses produksi serta pengelolaan persediaan bahan baku dan produk jadi.

Tujuan PPIC adalah memastikan kelancaran dan efisiensi produksi, mengurangi biaya dengan pengelolaan persediaan yang optimal, menghindari kekurangan atau kelebihan stok, serta memenuhi kebutuhan pasar tepat waktu dan sesuai jumlah. Dengan demikian, PPIC mengoptimalkan production control dan efisiensi produksi serta menjaga ketersediaan bahan baku agar proses produksi tetap berjalan tanpa hambatan.

Mengapa proses ini begitu penting? Tanpa PPIC yang terstruktur, manufaktur bisa menghadapi risiko seperti kelebihan stok, kekurangan bahan baku, atau penundaan produksi, semua hal yang tentu saja dapat menyebabkan kerugian finansial bagi bisnis.

Selain itu, tugas PPIC adalah memastikan proses produksi berjalan efisien dan tepat waktu. Operator PPIC adalah bagian penting dari tim ini, bertanggung jawab dalam mengelola detail operasional untuk menghindari kelebihan atau kekurangan bahan pabrik.

Dalam eksekusi di lapangan, mereka sering bekerja sama dengan operator assembly dalam memastikan proses produksi berjalan lancar. Dalam lingkungan manufaktur yang dinamis, proses dan tim ini berperan penting untuk menjaga kelancaran operasi sekaligus mengoptimalkan biaya produksi.

Baca juga: Mengenali 6 Aktivitas Supply Chain Management di Bisnis

2. Manfaat PPIC untuk Proses Produksi

Seperti yang telah dijelaskan, proses PPIC sangat krusial bagi kelangsungan produksi perusahaan, khususnya di industri manufaktur. Dikutip SafetyCulture, PPIC bertujuan untuk mengoptimalkan bahan, tenaga kerja, dan sumber daya untuk memastikan produksi memenuhi target kualitas, kuantitas, dan jadwal.

Lalu, apa saja manfaat yang dirasakan perusahaan jika proses ini dioptimalkan dengan benar? Berikut penjelasan lebih detail mengenai manfaat Production Planning and Inventory Control bagi bisnis manufaktur:

a. Mengefektifkan Perencanaan Produksi

Dengan adanya production planning and inventory control, perusahaan dapat memiliki rencana produksi yang disusun berdasarkan analisis tentang permintaan pasar, ketersediaan sumber daya, dan kapasitas produksi.

Staff PIC adalah pihak yang memastikan perencanaan ini berjalan efektif untuk kelancaran produksi dan optimalisasi sumber daya. Hal ini tidak hanya meningkatkan efisiensi produksi, namun juga pemenuhan kebutuhan pelanggan.

b. Memprediksi Kebutuhan Bahan Baku

Salah satu manfaat PPIC yang optimal dalam perusahaan manufaktur adalah memprediksi kebutuhan bahan baku yang diperlukan untuk memenuhi rencana produksi. Dengan prediksi yang akurat, Anda dapat memastikan ketersediaan bahan baku tanpa harus menumpuk persediaan secara berlebih atau malah menghadapi kekurangan stok saat produksi berlangsung.

c. Mengoptimalkan Persediaan

Tidak hanya meramalkan persediaan tapi PPIC yang bagus juga harus bisa mengelola dan mengoptimalkan stok yang sudah ada. Dengan analisis yang tepat mengenai tingkat permintaan, produksi, dan lead time pemasok, maka Anda akan lebih mudah mengurangi biaya penyimpanan, mengurangi risiko keusangan, dan memastikan ketersediaan produk saat dibutuhkan.

d. Meminimalisir Downtime

Manfaat lain dari PPIC yang optimal yaitu membantu dalam mengurangi downtime atau waktu henti di lini produksi. Kondisi seperti ketersediaan bahan baku yang sesuai dengan kebutuhan, mesin yang siap beroperasional, dan sumber daya manusia yang cukup, membuat perusahaan manufaktur dapat menghindari gangguan yang menghambat proses produksi.

Mengurangi downtime juga sangat bergantung pada kelancaran tahapan proses produksi yang teratur. Dengan memastikan semua tahapan berjalan lancar, perusahaan dapat menjaga kontinuitas produksi tanpa hambatan yang mempengaruhi output.

e. Menjaga Kualitas Produk

Untuk tahapan ini, PPIC manager adalah sosok yang berperan penting. PPIC manager membantu memastikan bahan baku yang digunakan memenuhi standar, proses production planning and inventory control berjalan sesuai prosedur, dan produk akhir memenuhi spesifikasi yang diinginkan. Dengan demikian, departemen ini berkontribusi dalam menjaga reputasi perusahaan dan kepuasan pelanggan.

3. Tugas dan Tanggung Jawab Operator PPIC

Tugas PPIC (Production Planning and Inventory Control) adalah merencanakan, menjadwalkan, dan mengendalikan seluruh proses produksi serta manajemen persediaan untuk memastikan kelancaran produksi, ketersediaan bahan baku, efisiensi sumber daya, dan kepuasan pelanggan sesuai dengan permintaan pasar.

PPIC memastikan bahan baku tersedia, mengatur alur produksi, memantau progres, mengoptimalkan modal, dan bekerja sama dengan departemen lain untuk menjaga efisiensi operasional perusahaan.

Untuk lebih detail, beberapa tugas operator PPIC adalah sebagai berikut:

a. Merencanakan Produksi

Operator PPIC bertugas membuat jadwal produksi, menentukan volume produksi yang dibutuhkan, serta memastikan bahan baku dan sumber daya lainnya tersedia. Dengan perencanaan ini, perusahaan dapat mengoptimalkan proses produksi dan memenuhi target tepat waktu.

b. Mengontrol Persediaan

Operator mengelola stok bahan baku dan produk jadi untuk memastikan kecukupan guna memenuhi permintaan pasar, serta mencegah kekurangan atau kelebihan stok yang bisa merugikan. Selain itu, operator PPIC menghindari risiko kehabisan bahan yang dapat mengganggu kelancaran produksi massal dan mengikat modal perusahaan secara tidak efisien.

c. Koordinasi dengan Berbagai Departemen

Tugas staff PPIC juga sebagai penghubung antar departemen. Koordinasi yang baik dengan tim penjualan, pemasaran, pengadaan, dan produksi memastikan proses produksi dan pengiriman berjalan lancar dan efisien.

d. Menganalisis Data Produksi dan Persediaan

Berikutnya, tugas PPIC adalah menganalisis data produksi, persediaan, serta penjualan guna menemukan tren dan masalah yang muncul. Dengan demikian, mereka dapat mengidentifikasi peluang perbaikan demi meningkatkan efisiensi operasional.

e. Menyusun Laporan Kinerja Produksi

Tidak hanya itu, tugas admin PPIC adalah adalah rutin membuat laporan terkait kinerja produksi dan tingkat persediaan. Format laporan PPIC ini mencakup metrik utama yang membantu manajemen mengambil keputusan berdasarkan fakta dan data aktual.

f. Penjadwalan Produksi

Salah satu tugas PPIC yang penting adalah membuat jadwal produksi yang efisien. Jadwal ini memastikan setiap tahap produksi berlangsung tepat waktu, sesuai perencanaan, dan mendukung pencapaian target pengiriman serta produktivitas pabrik.

g. Pengendalian Kualitas

Selain fokus pada kuantitas, peran PPIC juga mencakup pengendalian kualitas. PPIC bertanggung jawab memastikan bahwa setiap produk yang dihasilkan memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan, sehingga kepuasan pelanggan tetap terjaga dan risiko retur dapat diminimalkan.

4. Alur Kerja PPIC (Production Planning and Inventory Control)

Proses PPIC melibatkan beberapa alur kerja yang penting untuk memastikan alur produksi berjalan lancar dan sesuai dengan permintaan konsumen. Berikut adalah alur kerja PPIC dalam perusahaan manufaktur, lengkap dengan masalah yang mungkin muncul dan solusinya:

a. Perencanaan Permintaan

Tahap pertama PPIC adalah menganalisis permintaan konsumen untuk memprediksi kebutuhan produksi, termasuk dalam menentukan jumlah batch produksi yang dibutuhkan. Operator PPIC adalah pihak yang bertanggung jawab memastikan analisis ini dilakukan secara akurat.

Masalah yang sering muncul adalah perkiraan permintaan yang tidak akurat, yang bisa menyebabkan kelebihan atau kekurangan stok. Solusinya adalah dengan menggunakan data historis dan teknologi forecasting yang canggih agar prediksi lebih tepat.

b. Penentuan Bahan Baku

Setelah permintaan diprediksi, perusahaan manufaktur harus memastikan bahan baku tersedia. Masalah yang sering terjadi adalah keterlambatan pengiriman bahan dari pemasok. Solusinya? Jalin hubungan kuat dengan pemasok dan gunakan sistem monitoring inventori otomatis agar stok selalu terpantau.

c. Penjadwalan Produksi

Penjadwalan produksi adalah tahap krusial untuk menentukan kapan dan bagaimana proses produksi akan dilakukan. Masalah umum di sini adalah penjadwalan yang tidak efisien, menyebabkan produksi terhambat.

Salah satu alat pendukung penting dalam implementasi rencana produksi adalah form work order, yang digunakan untuk mendistribusikan instruksi kerja secara sistematis ke lini produksi. Anda juga bisa mengatasinya, gunakan software manufaktur yang membantu dalam membuat penjadwalan otomatis berdasarkan kapasitas produksi dan ketersediaan bahan.

d. Pengendalian Produksi dan Persediaan

Tahap terakhir PPIC adalah pengendalian produksi dan persediaan. Proses ini harus dilakukan untuk memastikan proses produksi dan persediaan berjalan sesuai rencana. Masalah yang sering muncul adalah kurangnya pengawasan sehingga terjadi overstock atau understock. Solusi terbaik adalah menggunakan teknologi seperti ERP untuk memantau proses secara real-time.

Dengan mengelola tahapan production planning and inventory control secara baik, risiko yang terjadi di setiap tahap dapat diminimalisasi, memastikan operasi manufaktur berjalan lebih efektif dan efisien.

Sistem Manufaktur ScaleOcean dirancang khusus untuk membantu perusahaan mengoptimalkan pengelolaan ini, menyediakan solusi terpadu yang memudahkan perencanaan produksi sekaligus kontrol persediaan secara real-time.

5. Apa Perbedaan PPIC dan PPC?

PPC (Production Planning and Control) menitikberatkan pada perencanaan serta pengendalian seluruh tahapan produksi, mulai dari penjadwalan hingga pemantauan agar proses produksi sesuai dengan target yang telah ditetapkan.

Di sisi lain, PPIC adalah kepanjangan Production Planning and Inventory Control, yang memiliki cakupan yang lebih luas, tidak hanya melibatkan perencanaan produksi, tetapi juga pengelolaan inventaris.

PPIC bertanggung jawab memastikan ketersediaan bahan baku dan komponen yang dibutuhkan dalam produksi agar stok terjaga dengan baik, sehingga proses produksi dapat berjalan lancar tanpa gangguan akibat kekurangan bahan.

Dengan demikian, production planning and inventory control berperan penting dalam menjaga keseimbangan antara perencanaan produksi dan kontrol persediaan, yang berdampak langsung pada efisiensi dan efektivitas operasional perusahaan manufaktur.

Implementasi software PPIC sangat diperlukan untuk memastikan proses ini berjalan komprehensif. Perangkat lunak modern memungkinkan otomatisasi penjadwalan produksi yang kompleks, memonitor stok secara real-time, memprediksi kebutuhan bahan baku berdasarkan permintaan, serta mengoptimalkan alur kerja

Baca juga: Apa itu Faktor Produksi, 5 Jenis dan Tujuannya

6. Hubungan PPIC dengan Supply Chain Management

PPIC dan supply chain management memiliki hubungan erat karena keduanya fokus pada efisiensi dan kelancaran alur produksi. Tugas tim yang menangani proses ini adalah merencanakan keperluan produksi dan pengelolaan stok, sementara supply chain management berperan untuk mengelola pengadaan dan distribusi barang dari pemasok hingga konsumen, di mana staff PIC adalah kunci koordinasi.

Dalam konteks ini, PPIC adalah tim yang membantu mengoordinasikan antara pemasok bahan baku, tim produksi, dan pelanggan, sehingga semua berjalan selaras. Bayangkan jika production planning and inventory control tidak dikelola dengan baik, akan ada kekacauan dalam rantai pasokan yang dapat memperlambat seluruh proses produksi.

Selain itu, production planning and inventory control memungkinkan perusahaan untuk memaksimalkan efisiensi, mengurangi pemborosan, dan tentunya, menjaga kepuasan pelanggan. Dengan proses perencanaan yang optimal, Anda bisa tidur nyenyak tanpa khawatir ada bahan baku yang mendadak habis di tengah alur produksi!

7. Optimalkan Proses PPIC dengan Bantuan Software Manufaktur ScaleOcean

Tanpa bantuan sistem, proses PPIC biasanya baru bisa dilakukan di akhir hari, yang mana memakan banyak waktu, tenaga, dan rawan kesalahan data bagi perusahaan manufaktur. Jika terjadi downtime produksi, maka pelaporan akan semakin terlambat dan menambah tekanan bagi tim PPIC yang harus menangani data manual di tengah jadwal produksi yang padat.

Di sinilah peran software PPIC terbaik ScaleOcean sangat penting. Dengan mengintegrasikan seluruh proses perencanaan produksi dan pengendalian inventory secara otomatis, tim perencanaan tidak lagi harus menunggu sampai akhir hari untuk menyelesaikan tugasnya.

Dengan mengakses penawaran demo gratis yang mereka sediakan, Anda akan bisa melihat sendiri bagaimana software manufaktur ini bisa mengoptimalkan proses end-to-end PPIC di bisnis Anda.

Semua data produksi dan inventori dapat diakses secara real-time, sehingga laporan bisa dibuat dengan cepat dan akurat. Ketika terjadi downtime atau masalah mendadak, ScaleOcean akan memberikan notifikasi langsung, memungkinkan tim untuk segera mengambil tindakan.

Manfaat lainnya? Efisiensi operasional meningkat, potensi kesalahan input data menurun drastis, dan tim Anda bisa lebih fokus pada strategi pengembangan, bukan hanya pencatatan. Implementasi software manufaktur ScaleOcean adalah solusi tepat untuk mengoptimalkan production planning and inventory control dan memastikan perusahaan Anda berjalan lebih lancar dan produktif.

Berikut ini adalah modul-modul yang ada di dalam software manufaktur ScaleOcean untuk membantu mengoptimalkan proses PPIC Anda:

• Smart MRP: Bekerja serupa software material control, yaitu menghitung kebutuhan material secara otomatis untuk menghindari kekurangan atau kelebihan stok, sehingga proses PPIC lebih efisien dan tepat waktu.
• BoM Material: Mengotomatiskan pembuatan Bill of Material untuk mempermudah perencanaan dan pengendalian produksi dengan lebih cepat dan akurat.
• Integrated SCM: Mengkoordinasikan seluruh proses manufaktur secara terpusat, memastikan alur produksi dan distribusi berjalan lancar tanpa hambatan.
• Cost Management: Memantau dan mengontrol biaya secara akurat, sehingga perusahaan dapat mengelola anggaran produksi dengan lebih efisien.
• Order Management: Mengelola penerimaan dan pemenuhan pesanan secara efisien, memastikan produksi dan pengiriman tepat waktu.
• Warehouse Management: Memastikan akurasi inventaris dan efisiensi operasional gudang, sehingga bahan baku selalu tersedia sesuai kebutuhan produksi.

8. Kesimpulan

Dari pembahasan di atas dapat disimpulkan, yang dimaksud dengan apa itu PPIC adalah inti dari proses produksi di perusahaan manufaktur, yang memastikan seluruh aspek perencanaan dan pengendalian produksi berjalan lancar dan efisien. Begitu juga di supply chain management, untuk menjamin kelancaran proses produksi dan optimalisasi sumber daya.

Tidak hanya keterampilan tim PPIC, perusahaan juga harus mengombinasikan effort tersebut dengan implementasi software manufaktur yang mumpuni seperti ScaleOcean Software Manufaktur untuk mengoptimalkan proses PPIC. Oleh karena itu, segeralah beralih ke solusi digital untuk proses PPIC yang lebih optimal sehingga produktivitas dan profitabilitas bisnis Anda bisa meningkat pesat.