Apa itu Rekening Koran? Fungsi bagi Perusahaan

Bagi perusahaan, rekonsiliasi manual merupakan beban besar. Terutama dalam bisnis yang terikat transaksi harian berfrekuensi tinggi. Karena itu, divisi finance perlu menyesuaikan rekening koran, invoice, dan transaksi satu per satu. Prosesnya pun memerlukan waktu yang cukup panjang. Bahkan, hal ini juga menyebabkan volume transaksi terus bertambah.

Imbasnya, tim keuangan menghabiskan banyak waktu kerja hanya untuk menemukan selisih kecil dalam laporan bank. Jika perusahaan terus membiarkan masalah tersebut, maka perusahaan tidak bisa menghindari human-error. Tidak hanya itu, tutup buka bulanan berpotensi mengalami penundaan dan laporan kas tidak akurat. Akhirnya, keputusan bisnis tercapai dengan referensi data invalid.

Berkenaan dengan hal ini, perusahaan harus melakukan pengelolaan rekening koran dengan rapi dan memanfaatkan kemampuan integrasi. Dengan sistem akuntansi yang tepat, penyamaan data transaksi berjalan cepat dan efisien. Artikel ini membahas apa yang dimaksud dengan rekening koran, fungsi, jenis, cara cetak, dan manajemen dokumen strategis.

Key Takeaways

• Rekening koran adalah dokumen bank yang mencatat seluruh transaksi rekening dalam periode tertentu untuk membantu perusahaan memantau arus kas secara akurat.
• Fungsi rekening koran yakni mempermudah rekonsiliasi keuangan karena tim finance dapat mencocokkan transaksi bank, invoice, pembayaran, dan catatan akuntansi dengan lebih cepat.
• Komponen penting rekening koran meliputi informasi bank, periode transaksi, ringkasan akun, dan daftar transaksi yang membantu perusahaan dalam proses rekonsiliasi dan audit.
• Perbedaan utama rekening koran dan mutasi rekening terletak pada periode, detail informasi, media akses, kekuatan hukum, serta fungsi penggunaannya dalam bisnis.
• Software Akuntansi ScaleOcean membantu mengintegrasikan rekening koran, invoice, dan laporan kas agar rekonsiliasi lebih cepat, akurat, serta mudah dipantau manajemen.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Rekening Koran?

Rekening koran adalah sebuah rangkuman resmi yang bank keluarkan, memuat history transaksi rekening nasabah dalam periode tertentu. Di dalamnya, perusahaan bisa membaca seluruh transaksi yang berkaitan dengan aktivitas bisnis perusahaan. Misalnya, mutasi debit, kredit, saldo awal, saldo akhir, biaya administrasi, serta bunga bank.

Selain itu, tidak hanya sebagai catatan arus dana, bagi perusahaan dokumen ini berguna mengelola kontrol posisi kas dan penelurusan pembayaran pemasok bahan. Rekening koran juga bisa memberikan data penerimaan customer dan biaya operasional. Untuk itu, pencatatan transaksi antar rekening pun bisa menjadi lebih jelas dan memudahkan proses audit pajak dan legal bisnis.

Selanjutnya, dalam industri logistik, rekening koran punya peran krusial sebab sistem akuntansi logistik terdiri dari transaksi cepat dan melibatkan banyak pihak. Misalnya, transaksi pembayaran vendor transportasi, biaya warehouse, ekspedisi, dan bea cukai. Dengan dokumen ini juga, proses pengajuan visa, KPR, KTA, dan pelacakan transaksi resmi bisa perusahaan lakukan dengan mudah.

2. Manfaat dan Fungsi Rekening Koran bagi Perusahaan

Rekening koran umumnya bermanfaat bagi perusahaan dalam membaca aktivitas keuangan dengan lebih jelas dalam satu periode. Hal ini terjadi sebab dokumen tersebut menunjukkan arus kas masuk dan keluar, yang kemudian bisa tim finance periksa setiap transaksinya telah sesuai dengan pembukuan internal perusahaan.

Di bawah ini adalah manfaat utama dari dokumen keuangan tersebut:

a. Mempermudah Rekonsiliasi Keuangan

Pertama, kehadiran rekening koran akan mempermudah tim keuangan perusahaan menyesuaikan kecocokan antara transaksi bank dan invoice. Dengan begitu, selisih data bisa perusahaan temukan dengan lebih cepat. Oleh karena itu, proses tersebut berperan penting bagi setiap bisnis yang mempunyai skala transaksi harian tinggi.

b. Transparansi dan Kontrol

Selanjutnya, dengan adanya rekening koran, visibilitas atas setiap dana yang masuk dan keluar bisa meningkat optimal. Dampak baiknya, manajemen perusahaan dapat melihat langsung waktu, nominal, sumber, dan penerima transaksi. Karena hal itu, perusahaan dapat mengontrol keuangan dengan kuat. Maka, bisnis juga bisa terhindar dari risiko pembayaran ganda dan transaksi tidak wajar.

c. Rekening Koran sebagai Bukti Resmi Audit dan Legalitas

Ketiga, dokumen yang bank terbitkan satu ini berguna sebagai bukti transaksi resmi bagi perusahaan. Selain itu, dalam proses audit, auditor juga bisa langsung melakukan pemeriksaan saldo dan transaksi lebih jelas dan terperinci. Dokumen ini mendukung pendataan pajak dan legalitas, sehingga perusahaan bisa lebih siap ketka validasi bisnis berlangsung.

d. Persyaratan Kredit atau Pinjaman Modal Usaha

Pada umumnya, ketika mengajukan pinjaman, pihak bank akan meminta rekening koran perusahaan. Setelahnya, dokumen tersebut memberi gambaran arus kas dan stabilitas transaksi perusahaan. Dengan demikian, bank bisa mengukur kemampuan perusahaan membayar. Proses pengajuan pinjaman sebagai modal usaha ini semakin kredibel sebab adanya dokumen sah tersebut.

e. Persyaratan Mengikuti Lelang Tender Proyek

Kelima, rekening koran biasanya menjadi salah satu syarat bagi perusahaan ketika hendak mengikuti lelang tender proyek. Bagi penyelenggara, dokumen ini bisa menunjukkan kesiapan finansial. Karenanya, penyelenggara bisa memberi penilaian atas kemampuan perusahaan membiayai operasional. Arus transaksi yang jelas dapat memperbesar peluang lolos dalam seleksi administrasi.

f. Keperluan Pengajuan Visa Traveling atau Bisnis

Keenam, perusahaan memanfaatkan penggunaan rekening koran untuk pengajuan visa atau perjalanan bisnis. Dengan dokumen ini, kedutaan berwenang bisa melihat kemampuan finansial pemohon, sehingga pencatatan sesuai pernyataan standar akuntansi keuangan bisa terealisasi. Tidak hanya itu, perusahaan juga bisa menggunakannya dalam agenda ke luar negeri.

g. Dokumen Pendukung Pelaporan Pajak dan Laporan Legal

Terakhir, rekening koran bermanfaat sebagai dokumen pendukung dalam prosedur pelaporan pajak perusahaan. Karenanya, tim keuangan bisa lebih cepat menyesuaikan kecocokan transaksi bank dan bukti invoice masuk dan keluar. Karenanya, laporan yang tercipta akan lebih akurat. Tidak hanya itu, kehadiran dokumen riwayat transaksi ini menjadi pelengkap krusial kebutuhan legal bisnis.

3. Jenis Rekening Koran dan Formatnya

Jenis rekening koran memiliki format yang berbeda, menyesuaikan produk rekening yang perusahaan miliki. Bentuknya antara lain yakni tabungan perorangan, giro current account, valas, dan pinjaman kredit. Setelahnya, format tersebut akan menampilkan informasi transaksi yang terperinci, mengikuti kebutuhan nasabah.

Berikut penjelasan jenis-jenis rekening koran yang bank keluarkan:

a. Tabungan Perorangan

Pertama, tabungan perorangan. Rekening tersebut memuat transaksi rekening pribadi. Contohnya, dana masuk dan keluar, saldo, bunga, dan biaya administrasi. Nasabah umumnya menggunakan dokumen jenis ini untuk mengajukan visa dan pinjamin atas nama pribadi. Hanya saja, implementasinya kurang sesuai dengan kebutuhan transaksi bisnis berskala besar.

b. Giro Current Account

Selanjutnya, rekening yang biasa perusahaan gunakan dalam transaksi operasional bisnis adalah giro. Di dalamnya terdapat format yang mencantumkan pembayaran, penerimaan, transfer, cek, dan bilyet giro. Hanya saja, jenis ini lebih cocok untuk bisnis berfrekuensi nilai transaksi besar. Dokumen ini pun menjadi lebih relevan dalam memenuhi kebutuhan perusahaan dan audit.

c. Rekening Koran Valas

Adapun jenis lainnya, yakni rekening valas. Dokumen ini mencatat semua transaksi dengan mata uang asing. Kehadiran jenis rekening tersebut penting bagi perusahaan yang aktif menjalin kerja sama dengan pemasok, customer, dan mitra luar negeri. Ketika proses cetak rekening koran, tim perlu memperhatikan kurs dan selisih dari nilai tukar mata uang.

d. Pinjaman Kredit

Terakhir, bank juga mengeluarkan jenis dokumen pinjaman kredit. Dokumen ini menunjukkan riwayat kredit perusahaan dengan terperinci. Misalnya, pencairan dana, pembayaran angsuran, bunga, biaya, dan sisa kewajiban perusahaan. Karena kehadirannya, proses pemantauan biaya bisa lebih optimal. Selain itu, tim finance bisa merancang arus kas dengan lebih baik.

Baca juga: Apa itu IFRS dan Dampaknya di Manajemen Akuntansi Indonesia?

4. Komponen Penting dalam Rekening Koran

Perusahaan memiliki keharusan untuk memahami apa saja komponen utama yang menyusun sebuah rekening koran. Hal ini sebab setiap bagiannya bisa mempermudah tim finance dalam menjaga keakuratan membaca transaksi perusahaan. Selain itu, informasi tersebut juga akan mengoptimalkan proses rekonsiliasi dan audit, baik internal maupun eksternal.

a. Informasi Bank

Komponen pertama, rekening koran harus menghadirkan informasi bank. Misalnya, nama bank, cabang, alamat kantor, dan identitas penerbit dokumen. Karenanya, perusahaan bisa memastikan bank berasal dari sumber yang terjamin keresmiannya. Selanjutnya, data tersebut juga berguna dalam proses audit, validasi legal, maupun pengecekan syarat cetak rekening koran.

b. Informasi Perusahaan atau Bisnis

Selanjutnya, dalam dokumen ini harus tercantum informasi perusahaan. Contohnya, menghadirkan nama bisnis, alamat, dan nomor rekening terdaftar. Komponen ini akan memastikan rekening sesuai dengan entitas yang diperiksa, sebab bisnis umumnya memiliki cabang lebih dari satu. Karenanya, bisnis harus mencegah kesalahan yang bisa mempengaruhi pencatatan transaksi.

c. Informasi Pemilik Rekening

Menurut UU No. 40 Tahun 2007, akta pendirian perusahaan mencantumkan anggara dasar dan data penting perseroan. Misalnya, pendiri, direksi, komisaris, dan kepemilikan saham. Oleh sebab itu, informasi memuat anggaran dasar dan data penting perseroan, termasuk pendiri, direksi, komisaris, serta kepemilikan saham.

Karena itu, informasi pemilik rekening pada dokumen perlu selaras dengan identitas legal perusahaan yang tercatat resmi. Kemudian, keselarasan data dapat mempermudah perusahaan memastikan rekening telah terhubung dengan entitas bisnis secara sah. Tidak hanya itu, verifikasi rekening juga memperkuat jejak transaksi untuk audit, pajak, maupun validasi legal.

d. Periode Transaksi

Keempat, periode transaksi menampilkan rentang waktu yang ada dalam rekening koran. Data tersebut bisa mempermudah proses menyamakan apa yang tertera pada transaksi dan pembukuan. Apabila tim finance menemukan ketidaksesuaian data, maka rekonsiliasi akan menampilkan selisih. Oleh sebab itu, perusahaan perlu melakukan pengecekan rutin setiap periode transaksi.

e. Ringkasan Akun Rekening Koran

Komponen selanjutnya, dokumen ini juga harus memiliki ringkasan akun. Isinya berupa saldo awal, total debit, total kredit, dan saldo akhir. Bagian tersebut menunjukkan gambaran cepat atas pergerakan dana perusahaan. Tidak hanya itu, divisi keuangan dapat menilai posisi kas secara umum. Hanya saja, perusahaan tetap perlu memeriksa untuk mencapai hasil analisis yang lebih akurat.

f. Daftar Transaksi Isi dan Informasi Detail

Terakhir, dokumen ini perlu memuat daftar transaksi. Misalnya, tanggal, deskripsi, nomor referensi, debit, kredit, dan saldo berjalan. Hal ini biasa menjadi fondasi dasar rekonsiliasi keuangan. Karenanya, tim finance bisa menyesuaikan transaksi dengan bukti pembayaran. Dengan kehadiran data yang akurat, perusahaan bisa menemukan selisih dengan waktu singkat.

5. Apa Perbedaan Rekening Koran dengan Mutasi Rekening?

Rekening koran dan mutasi koran memiliki persamaan, yakni sama-sama menunjukkan riwayat transaksi bank. Hanya saja, keduanya juga mempunyai perbedaan dari segi periode, detail, akses, kekuatan hukum, dan juga fungsinya. Perusahaan memerlukan pemahaman yang baik akan hal ini agar tidak ada kesalahan penggunaan dokumen.

Berikut merupakan unsur-unsur yang membedakan keduanya, sebagai berikut:

a. Periode

Pertama, mutasi rekening umumnya menunjukkan transaksi yang ada dalam periode pendek. Perusahaan menggunakan data tersebut untuk pengecekan harian atau mingguan. Di sisi lain, rekening koran biasanya mencangkup periode transaksi yang lebih panjang. Oleh sebab itu, perusahaan biasa memanfaatkan data untuk analisis bulanan, kebutuhan audit, dan urusan resmi lainnya.

b. Detail Informasi

Perbedaan selanjutnya, mutasi rekening biasanya terbatas menunjukkan ringkasan informasi transaksi. Misalnya, hanya tanggal, nominal, dan keterangan singkat. Sedangkan pada rekening koran, ada catatan lengkap informasi, yakni saldo berjalan, debit, kredit, referensi transaksi, dan rincian transaksi penting lainnya.

c. Media Akses

Ketiga, atas faktor kemudahan akses, mutasi rekening unggul sebab bisa nasabah akses melalui fitur digital. Misalnya, mobile banking, internet banking, dan ATM. Dampak positifnya, kecepatan akses mempermudah melakukan pemeriksaan transaksi terbaru. Sebaliknya, rekening koran bisa perusahaan akses melalui internet banking, mobile banking, pernyataan email, atau kantor cabang.

d. Kekuatan Hukum

Berkaitan dengan hukum, mutasi rekening umumnya hanya sebagai informasi transaksi bersifat sementara. Artinya, dokumen tersebut belum cukup kuat untuk kebutuhan legalitas. Di sisi lain, rekening koran mempunyai kekuatan lebih resmi. Alasannya, bank menerbitkan langsung dokumen dengan sah. Oleh karena itu, penggunaannya mencangkup kebutuhan audit, pajak, kredit, dan bukti transaksi.

e. Fungsi

Perbedaan terakhir, fungsi dari mutasi rekening adalah untuk memantau transaksi dengan cepat. Pemanfaatannya seputar mengecek pembayaran masuk dan keluar. Sedangkan untuk rekening koran, fungsinya berskala lebih luas. Dokumen tersebut mempermudah rekonsiliasi, audit, pengajuan pinjaman, tender, pajak, dan pelaporan yang berkaitan dengan legalitas.

Berikut merupakan tabel ringkasan perbedaan keduanya:

6. Persyaratan Dokumen Cetak Rekening Koran

Sebelum pencetakan, ada beberapa dokumen yang harus tersedia. Misalnya, dokumen identitas diri, bukti rekening, dan biaya administrasi. Dokumen tersebut akan mempermudah siklus akuntansi. Perannya sebagai dasar rekonsiliasi, pencatatan transaksi. dan laporan keuangan.

Berikut syarat dokumen yang harus tersedia, antara lain:

• Buku Tabungan yang Asli: Buku tabungan asli berguna dalam proses verifikasi nomor rekening, nama pemilik, dan riwayat transaksi.
• KTP Pemilik atau Pejabat Berwenang: Dokumen ini perlu dalam memastikan identitas pihak yang melakukan pengajuan pencetakan dokumen ini.
• Kartu Debit ATM: Manfaatnya yakni melakukan penyelarasan kepemilikan rekening. Khususnya ketika mengajukan cetak di kantor cabang.
• Surat Kuasa untuk Rekening Perusahaan: Kebutuhan surat kuasa ini terjadi apabila saat pengajuan, perusahaan meminta staf finance untuk mewakili.
• Biaya Administrasi Percetakan: Tidak semua, tapi beberapa bank mengenakan biaya cetak. Biasanya tarif menyesuaikan jumlah halaman, periode transaksi, atau kebijakan layanan lainnya.

7. Bagaimana Cara Cetak Rekening Koran?

Cara cetak dokumen riwayat bank satu ini dapat melalui dua metode, yakni online dan offline. Kemudian, perusahaan bisa memilih metode tersebut dengan menyesuaikan kebutuhan, urgensi, dan format pencetakan. Bahkan, untuk keperluan laporan publik, dokumen pencatatan rekening koran umumnya telah sesuai standar akuntansi pemerintah.

Di bawah merupakan daftar cara mencetak dokumen riwayat bank satu ini, yakni:

a. Melalui Internet Banking

Pencetakan via internet banking sangat mudah. Perusahaan hanya perlu mengunduh dokumen tanpa harus datang ke kantor cabang bank. Caranya, login akun, memilih menu e-statement, kemudian menentukan periode transaksi. Setelahnya, dokumen akan terunduh dalam format digital. Metode ini cocok untuk kegiatan rekonsiliasi rutin dan sebagai archive internal.

b. Melalui Layanan Mobile Banking

Selanjutnya, pengunduhan rekening koran bisa melalui mobile banking. Hanya saja, hal ini masih bergantung pada fitur bank. Metode ini bersifat praktif sebab bisa nasabah lakukan dengan perangkat seluler. Karenanya, tim keuangan perusahaan bisa mengecek transaksi kapan saja. Hanya saja, perusahaan tetap harus memastikan penyimpanan dokumen dengan aman.

c. Mengunjungi Kantor Cabang Bank

Ketiga, perusahaan bisa langsung datang ke kantor cabang jika memerlukan dokumen cetak fisik yang resmi. Dengan ini, nasabah harus membawa dokumen syarat. Misalnya, identitas diri, buku tabungan, dan surat kuasa. Kemudian, customer service bank akan melakukan pencetakan sesuai periode yang perusahaan butuhkan.

d. Melalui Email Banking E Statement Berkala

Terakhir, hadirnya email banking memudahkan pengiriman rekening koran secara digital dan berkala ke email nasabah yang terdaftar. Cara satu ini membuat perusahaan mendapat dokumen rutin tanpa harus melakukan pengunduhan manual. Tidak hanya itu, arsip juga bis amengoptimalkan pelacakan data keuangan laporan berbasis sasb (sustainability accounting standards board).

8. Cara Mengelola Rekening Koran Secara Efisien

Pengelolaan dokumen riwayat transaksi yang efisien tidak hanya berupa menyimpan data terunduh. Perusahaan harus memastikan bahwa setiap transaksi mudah untuk tim telusuri, cocokkan, dan analisis dengan tepat. Flow ini akan membuat pekerjaan berjalan cepat. Tidak hanya itu, laporan keuangan menjadi semakin siap untuk proses audit dan pengambilan keputusan keuangan.

Berikut tips mengoptimalkan pengelolaan rekening koran:

a. Gunakan Format Digital

Cara pertama, perusahaan bisa menggunakan format digital untuk mempermudah penyimpanan rekening koran. Penyusunannya berdasarkan bank, periode, dan jenis rekening. Karenanya, tim keuangan dapat mencari dokumen dengan cepat ketika rekonsiliasi dan audit tiba. Tidak hanya itu, dengan penyimpanan digital dan kontrol akses otomatis, arsip keuangan jauh lebih aman.

b. Integrasi dengan Sistem Akuntansi Terbaik

Selanjutnya, pemanfaatan digitalisasi juga mampu mengintegrasikan rekening koran dengan sistem akuntansi. Manfaatnya, perusahaan akan mencegah pencocokan data manual. Otomatisasi transaksi dari bank bisa terhubung langsung dengan invoice, jurnal, dan laporan kas. Maka, perusahaan bisa menekan risiko human-error dan proses rekonsiliasi bisa berjalan lebih akurat dalam waktu singkat.

Software Akuntansi ScaleOcean hadir sebagai sistem akuntansi terbaik, menghadirkan solusi otomasi rekonsiliasi bank, auto matching transaksi, integrasi real-time, serta visibilitas cash flow. Karenanya, perusahaan bisa mengelola rekening koran dengan lebih efisien guna menciptakan keakuratan laporan keuangan. Coba demo gratis untuk melihat langsung sistem membantu proses finance perusahaan Anda.

c. Lakukan Monitoring Berkala

Terakhir, perusahaan harus melakukan pengawasan atau monitoring rutin, tidak hanya terbatas di akhir bulan. Dalam prosesnya, tim bisa melakukan pengecekan transaksi pembayaran masuk, biaya operasional, dan transaksi yang belum tercatat. Ketika terjadi selisih, perusahaan bisa menelusuri penyebabnya dengan cepat. Cara ini akan mempermudah penjagaan arus kas.

9. Kesimpulan

Rekening koran adalah dokumen resmi yang bank terbitkan. Isinya merupakan rangkuman atas mutasi debit, kredit, dan saldo dalam periode tertentu. Dokumen ini membantu dalam proses rekonsiliasi, peningkatan transparansi, kelancaran audit, dan pemenuhan kebutuhan pajak. Selain itu, data keuangan tersebut berperan sebagai bukti legal kredit, tender, dan perjalanan bisnis.

Software Akuntansi ScaleOcean membantu mengelola rekening koran melalui auto matching transaksi, rekonsiliasi bank otomatis, integrasi real-time, dan analisis cash flow berbasis AI ERP. Karenanya, tim finance dapat bekerja cepat dan akurat. Lakukan uji coba gratis untuk melihat secara langsung sistem digital ini membantu mengoptimalkan operasional keuangan bisnis Anda.