Pentingnya Istilah Bagging dalam Pengiriman Barang

Dalam dunia logistik, efisiensi dan ketepatan waktu sangatlah penting untuk menjaga kelancaran jalur distribusi barang. Salah satu langkah yang sering dianggap sederhana namun memiliki dampak besar terhadap proses pengiriman adalah bagging.

Bagging merupakan sebuah kegiatan yang sangat penting dalam logistik lokal, serta juga global. Meskipun sederhana, yakni hanya berupa pengemasan dan pengepakan barang-barang pengiriman, hal ini krusial untuk mencegah munculnya kesenjangan antara pembeli dan penjual.

Untuk menerapkan praktik ini ke dalam perusahaan, perlu adanya pemahaman terlebih dahulu akan istilah tersebut. Artikel berikut akan membahas lebih rinci tentang bagging dalam logistik, manfaat dilakukannya, serta alat-alat yang dapat digunakan untuk membantu meningkatkan efisiensi operasi tersebut.

Key Takeaways

• Bagging adalah proses pengumpulan dan pengemasan barang-barang pengiriman.
• Manfaat bagging: Konsolidasi barang lebih efisien, bongkar-muat optimal, meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi risiko, mempercepat pengiriman, penggunaan sumber daya optimal.
• Bagging meliputi tahapan sorting, penyusunan manifest, proses labeling, penyusunan airway bill, memberikan pre–alert, melibatkan regulated agent.
• Software logistik ScaleOcean merupakan salah satu bentuk teknologi yang seharusnya diterapkan perusahaan untuk meningkatkan efisiensi pengiriman menyeluruh.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Bagging dalam Logistik?

Bagging adalah sebuah proses dalam pengiriman barang yang melibatkan pemasukan barang atau produk ke dalam sebuah kantong atau kontainer. Proses ini biasanya dapat dilakukan secara manual, maupun otomatis tergantung dengan skala operasional perusahaan.

Barang-barang pengiriman yang memiliki tujuan yang sama akan dikonsolidasi dan dikemas secara sekaligus di gudang atau inbound station, sehingga proses pengangkutan dan bongkar-muat barang dapat dilakukan dengan lebih optimal. Tidak hanya itu, hal ini juga mempermudah proses pelacakan barang dalam bentuk kelompok dibandingkan dengan secara satuan.

Penerapan hal ini sangat sering ditemukan dalam industri retail dan e–commerce. Pada umumnya, barang-barang yang dipesan, seperti pakaian atau aksesoris, sering dimasukkan ke dalam kantong plastik atau tas belanja sebelum dikirimkan ke pelanggan. Bagging ini memungkinkan barang lebih terlindungi selama pengiriman, dan memudahkan pengemasan serta pengiriman dengan jumlah besar.

2. Fungsi dan Manfaat Bagging dalam Logistik

Seiring dengan meningkatnya kebutuhan pengiriman barang dalam jumlah besar, terutama dalam konteks perdagangan internasional, bagging menjadi metode yang efektif untuk memastikan barang tetap terlindungi dan terorganisir. Dengan demikian, berikut adalah penjelasan lebih lanjut mengenai fungsi dan manfaat bagging dalam logistik:

a. Mengelompokkan Barang sesuai dengan Tujuan Pengiriman

Bagging mengkonsolidasikan beberapa barang pengiriman yang memiliki tujuan yang sama ke dalam suatu kemasan kantong atau kontainer. Hal ini memudahkan dalam penyusunan dan distribusi barang, serta mengurangi waktu yang diperlukan untuk mencari barang tertentu di gudang atau selama pengiriman.

b. Mempermudah Proses Pemilahan dan Distribusi Barang

Dengan pengelompokan barang dalam wadah yang lebih kecil, bagging mempermudah proses pemilahan di titik pengiriman. Ini meningkatkan efisiensi dalam menentukan barang yang harus diprioritaskan atau didistribusikan ke lokasi yang lebih tepat.

c. Meningkatkan Efisiensi Operasional

Penerapan proses bagging ke dalam operasi distribusi perusahaan dapat memaksimalkan kecepatan dan ketepatan setiap tahapan yang ada. Dengan mengemas barang dalam wadah yang sesuai, proses pengemasan dan penyusunan stok menjadi lebih teratur, yang mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk proses pengiriman.

d. Mengurangi Risiko Kesalahan Pengiriman

Bagging yang terstruktur dapat menurunkan risiko kesalahan pengiriman. Pengelompokan yang jelas dan pemberian label yang tepat pada setiap wadah membantu memastikan barang sampai ke tujuan yang benar, mengurangi potensi kesalahan dalam pengiriman.

e. Mempercepat Waktu Pengiriman

Bagging mempercepat cara mencari dan memindahkan barang ke dalam kendaraan pengiriman. Metode pengemasan yang lebih efektif memungkinkan proses pemuatan dan pembongkaran menjadi lebih cepat, sehingga waktu pengiriman kepada pelanggan atau tujuan akhir menjadi lebih singkat.

f. Mengoptimalkan Penggunaan Sumber Daya

Proses bagging mendukung perusahaan dalam pengaturan sumber daya seperti staf dan tempat penyimpanan dengan lebih efektif. Dengan kemasan yang seragam dan teratur, pemanfaatan ruang di gudang atau kendaraan untuk pengiriman menjadi lebih optimal, serta mempermudah pemantauan persediaan.

3. Tahapan Proses Bagging dalam Logistik

Dengan memahami fungsi dan manfaat yang ditawarkan oleh bagging, penting juga untuk mengetahui bagaimana proses ini dilakukan secara sistematis dalam logistik. Berikut adalah tahapan-tahapan dalam proses bagging yang berperan besar dalam memastikan kelancaran distribusi barang:

a. Sorting Barang

Seperti yang telah dinyatakan sebelumnya, tahapan yang cenderung terlibat dalam bagging adalah konsolidasi atau sorting barang. Masing-masing barang pengiriman akan dikelompokkan terlebih dahulu sesuai dengan lokasi tujuan mereka, dan kemudian dikemas bersamaan.

b. Penyusunan Manifest

Cargo manifest merupakan sebuah dokumen yang menjelaskan secara rinci tentang detail pengiriman. Hal ini penting disusun terlebih dahulu karena bersifat sebagai alat verifikasi kebenaran pengiriman barang. Apabila dokumen ini tidak ada, maka identitas barang-barang tersebut tidak akan jelas, sehingga dapat menghambat proses bongkar-muat barang.

c. Proses Labeling

Tahapan selanjutnya dalam operasi bagging adalah pencetakan label pada masing-masing kelompok barang yang telah dikonsolidasi. Label tersebut berisi tentang informasi spesifikasi tujuan pengiriman, dan bertujuan untuk membantu staf pengangkutan mengangkut barang ke moda transportasi yang sesuai.

d. Penyusunan Surat Muatan Udara (SMU)

Apabila proses pengiriman melalui moda transportasi udara, maka perusahaan distribusi perlu menyusun dulu sebuah dokumen logistik Surat Muatan Udara (SMU) atau Airway Bill (AWB). Hal ini dikarenakan AWB merupakan bukti resmi kerjasama perusahaan dengan maskapai penerbangan yang memberikan hak kepada pihak maskapai untuk melakukan pengangkutan.

e. Memberikan Pre-Alert

Ketika barang kargo udara telah tiba di bandara origin, maka bisnis perlu memberitahukan hal tersebut kepada pihak bandara destination, yakni pre–alert. Dengan adanya pemberitahuan tersebut, bandara negara tujuan dapat mempersiapkan fasilitasnya untuk menerima dan membongkar muat pengiriman secara efisien.

f. Melibatkan Regulated Agent (RA)

Regulated Agent adalah sebuah pihak yang sudah disertifikasi dengan kemampuan untuk menangani, memantau dan memverifikasi segala kargo yang ada dalam pengiriman barang moda transportasi udara. Keterlibatan RA penting karena memberikan pernyataan resmi bahwa barang-barang telah dikemas secara optimal, serta aman dikirim dan diterima.

Baca juga: Peran dan Cara Kerja Packing Slip dalam Proses Pengiriman Barang

4. Tantangan dalam Implementasi Bagging

Penting untuk mengetahui bahwa meskipun perusahaan menjalankan operasinya secara terstruktur sesuai dengan tahapan-tahapan sebelumnya, masih ada tantangan-tantangan yang perlu dihadapi dalam implementasinya. Berikut adalah beberapa tantangan dalam implementasi bagging yang dapat mempengaruhi efektivitas proses logistik:

a. Keterbatasan Sumber Daya Manusia dan Teknologi

Implementasi teknik bagging yang efektif memerlukan sumber daya manusia yang terampil serta teknologi yang mendukung. Keterbatasan pada aspek tenaga kerja atau teknologi dapat mengakibatkan penundaan atau kesalahan dalam proses pengemasan.

b. Variasi Jenis Barang yang Memerlukan Penanganan Khusus

Masing-masing tipe barang memiliki sifat beragam, yang membuat setiap jenisnya membutuhkan metode pengemasan yang berbeda. Contohnya, barang yang mudah pecah, berisiko, atau sensitif terhadap perubahan suhu dan kelembaban memerlukan jenis kemasan khusus seperti kantong anti-statis atau bahan perlindungan lainnya.

c. Koordinasi antar Departemen yang Kompleks

Bagging tidak hanya melibatkan tim logistik atau pergudangan, tetapi juga departemen lain seperti pengadaan, produksi, dan pengiriman. Koordinasi yang buruk antar departemen dapat menyebabkan kesalahan dalam penempatan barang, keterlambatan dalam pengemasan, atau ketidaksesuaian antara jenis barang dengan wadah yang digunakan.

d. Kepatuhan Terhadap Regulasi dan Standar Keamanan

Setiap negara atau bidang industri memiliki peraturan dan standar keselamatan yang berbeda terkait dengan kemasan produk. Kepatuhan terhadap regulasi-regulasi ini sangat krusial, tetapi dapat menjadi sulit jika tidak terdapat sistem atau prosedur yang jelas untuk mengikuti peraturan yang ada, terutama apabila perusahaan beroperasi di beberapa negara dengan regulasi yang berbeda.

5. Strategi Efektif untuk Implementasi Bagging

Untuk mengatasi segala permasalahan yang baru saja disebutkan, perlu diterapkanlah beberapa strategi ke dalam operasi perusahaan. Yakni, beberapa dari strategi tersebut adalah sebagai berikut:

a. Pelatihan dan Pengembangan SDM

Strategi ini merupakan strategi paling umum yang dapat diterapkan dalam bisnis apa saja. Anggota tenaga kerja seharusnya melalui pelatihan terlebih dahulu mengenai tata cara pengemasan produk, serta dibekali dengan pengetahuan tentang spesifikasi pengemasan masing-masing jenis barang.

b. Investasi dalam Teknologi

Penerapan teknologi seperti aplikasi logistik terbaik Indonesia juga penting dilakukan oleh perusahaan. Hal ini dikarenakan software logistik dapat membantu melacak dan menyusun barang-barang pengiriman sesuai dengan kategori jenis barang, sehingga membantu tenaga kerja melakukan konsolidasi dengan mudah. Terdapat juga perangkat keras seperti Automated Guided Vehicles (AGV) yang dapat mengangkut barang di gudang secara mandiri.

c. Standarisasi Prosedur

Standarisasi prosedur operasional melalui SOP (Standard Operating Procedures) sangat penting untuk memastikan bahwa setiap tahapan dalam proses bagging dilakukan secara konsisten dan efisien. SOP yang jelas akan memudahkan karyawan dalam menjalankan tugas mereka dan mengurangi kesalahan atau ketidaksesuaian selama proses pengemasan.

d. Kolaborasi Antar Departemen

Proses bagging melibatkan berbagai departemen dalam perusahaan, termasuk tim pengadaan, produksi, pergudangan, dan pengiriman. Koordinasi yang baik antar departemen sangat penting untuk memastikan bahwa barang yang akan dikemas sudah dipersiapkan dengan benar dan sesuai dengan jadwal pengiriman.

6. Peran Teknologi Software Logistik ScaleOcean dalam Meningkatkan Efisiensi Bagging

Penerapan teknologi ke dalam perusahaan adalah sebuah hal yang wajib dilakukan perusahaan pada masa sekarang untuk meningkatkan daya saingnya. Salah satu bentuk teknologi yang sering digunakan oleh bisnis-bisnis di dunia adalah software logistik. Dengan solusi yang terbaik, perusahaan dapat meningkatkan kinerja operasional dan meraih hasil yang lebih optimal.

Aplikasi logistik terbaik yang ada di Indonesia adalah software logistik ScaleOcean. Sistemnya dirancang khusus untuk membantu bisnis menjalankan setiap operasi pengiriman barangnya, termasuk juga bagging. Sistemnya memiliki kemampuan untuk berintegrasi dengan sistem lain dalam perusahaan, contohnya sistem inventaris, sehingga barang-barang yang diperlukan untuk memenuhi sebuah pesanan dapat diketahui dengan mudah.

Keunggulan lainnya, ScaleOcean mampu mengintegrasikan berbagai cabang perusahaan dalam satu platform terpusat. Hal ini memudahkan pemantauan dan pengelolaan proses logistik di berbagai lokasi, serta memberikan visibilitas yang lebih baik di seluruh jaringan bisnis. Selain itu, ScaleOcean dapat dikustomisasi sesuai dengan kebutuhan spesifik perusahaan, memungkinkan solusi yang lebih fleksibel dan tepat guna dalam mendukung operasi bisnis Anda.

Kami juga menawarkan demo gratis agar calon pelanggan dapat melakukan uji coba terhadap keunggulan sistem kami terlebih dahulu. Selain itu, terdapat juga beberapa fitur yang dapat membantu dalam proses bagging perusahaan, yakni:

• Packaging Management: Mengelola proses pengemasan barang untuk memastikan bahwa setiap item dikemas sesuai dengan standar perusahaan, membantu dalam pemilihan bahan pengemas yang tepat berdasarkan jenis barang dan kebutuhan pengiriman, sehingga barang sampai di tujuan dalam kondisi baik.
• Order Packaging Integration: Menyediakan integrasi antara proses pengemasan dan manajemen pesanan, memungkinkan pengemasan dilakukan langsung berdasarkan rincian pesanan, fitur ini memastikan bahwa barang dikemas dengan benar sesuai dengan pesanan yang diterima dan menghindari kesalahan pengiriman.
• Batching and Lot Tracking: Memantau barang dalam batch atau lot yang diproduksi atau dikemas bersama, membantu dalam pelacakan kelompok barang yang diproses sekaligus dalam satu batch, yang sangat penting untuk pengelolaan stok dan pengiriman barang dalam jumlah besar.
• Barcode and RFID Integration: Menggunakan barcode atau RFID untuk pelabelan dan pelacakan barang selama proses pengemasan, memastikan keakuratan pengemasan dan pengiriman dengan pemindaian yang cepat dan akurat di setiap titik dalam rantai pasok.
• Shipping Label Generation: Menghasilkan label pengiriman secara otomatis setelah proses bagging selesai, label mencakup informasi pengiriman yang diperlukan seperti alamat tujuan, nomor pelacakan, dan instruksi pengiriman khusus.
• Packaging Materials Management: Mengelola persediaan bahan pengemas seperti kardus, bubble wrap, dan pelindung lainnya untuk memastikan barang dikemas dengan bahan yang sesuai dan efisien, memastikan ketersediaan bahan pengemas dalam jumlah yang cukup dan tepat waktu, menghindari kekurangan bahan pengemas yang bisa memperlambat proses pengemasan.
• Quality Control for Packing: Memastikan bahwa barang yang dikemas memenuhi standar kualitas yang ditetapkan, termasuk pemeriksaan keutuhan barang sebelum dikemas dan memastikan kemasan aman untuk pengiriman, melakukan pemeriksaan ulang sebelum barang dikirim, untuk memastikan tidak ada barang yang terlewat atau rusak.

Baca juga: 5 SOP Pengiriman Barang untuk Meningkatkan Proses Logistik

7. Kesimpulan

Proses bagging dalam logistik adalah proses yang penting untuk meningkatkan efisiensi distribusi barang, mengurangi risiko kesalahan pengiriman, dan mempercepat waktu pengiriman. Implementasi bagging yang tepat membantu perusahaan dalam pengelolaan pengemasan dan penyusunan stok barang secara optimal.

Penggunaan teknologi dalam proses bagging, seperti software logistik ScaleOcean, dapat memberikan keuntungan lebih dalam mengoptimalkan efisiensi operasional dan memastikan pengemasan serta pengiriman barang yang lebih cepat dan akurat. Demo gratis tersedia untuk merasakan bagaimana sistem ini bekerja secara langsung.