Cargo Manifest: Definisi, Prosedur Pembuatan dan Contohnya

Menjamin kelancaran, ketepatan waktu, dan kepatuhan terhadap regulasi pada setiap pengiriman barang merupakan tantangan besar dalam bisnis logistik. Di tengah tantangan tersebut, terdapat satu dokumen penting yang mendukung efisiensi proses, yaitu cargo manifest.

Cargo manifest adalah dokumen rinci yang mencatat setiap aspek kargo yang diangkut, berfungsi sebagai panduan penting dalam setiap prosedur pengiriman. Dengan data yang lengkap dan akurat, bisnis logistik dapat mengelola proses ekspor-impor dengan lebih efisien.

Hal ini memastikan kargo tiba tepat waktu dan memenuhi semua persyaratan regulasi yang berlaku. Oleh karena itu, memahami fungsi, komponen, dan jenis kargo manifest sangatlah penting untuk menjaga kelancaran operasional. Mari pelajari lebih jauh mengenai kargo manifest pada artikel ini.

Key Takeaways

• Cargo manifest merupakan dokumen yang berisi informasi rinci tentang muatan atau barang yang diangkut oleh kendaraan pengangkut.
• Komponen cargo manifest adalah nama dan jenis kendaraan pengangkut, nomor voyage atau perjalanan, dan tanggal keberangkatan dan tiba.
• Proses pembuatan manifest cargo adalah mengumpulkan informasi cargo, pembuatan daftar cargo, serta penomoran dan kode cargo.

Coba Demo Gratis!

1. Cargo Manifest Adalah

Cargo manifest adalah dokumen yang berisi daftar barang yang diangkut oleh sebuah kapal, pesawat, atau kendaraan lain saat proses pengiriman. Dokumen ini berperan sebagai catatan inventaris yang mencantumkan informasi barang-barang untuk mempermudah pelacakan dan pengelolaan kargo selama perjalanan.

Pada umumnya, manifestasi kargo disiapkan oleh agen pengiriman atau bisnis logistik yang bertanggung jawab terhadap pengiriman kargo, dan harus diserahkan kepada pihak bersangkutan sebelum prosedur pengiriman dilaksanakan serta diperiksa secara teliti pada saat kedatangan untuk memastikan sudahkah barang yang diangkut sesuai.

Terdapat juga jenis dokumen lain seperti packing slip, bill of lading dan commercial invoice dalam melakukan proses ekspor-impor. Meskipun isi dokumen serupa, masing-masing memiliki fungsi berbeda. Packing slip untuk informasi barang yang dikirim, bill of lading untuk verifikasi kepemilikan, dan commercial invoice sebagai bukti transaksi pengiriman.

Baca juga: Apa Perbedaan FCL dan LCL dalam Bisnis Logistik?

2. Fungsi Cargo Manifest

Fungsi utama cargo manifest adalah memberikan informasi menyeluruh tentang kargo yang diangkut, termasuk jenis barang, jumlah, berat, dan tujuan pengiriman. Dokumen ini memudahkan pihak terkait, seperti perusahaan logistik, penerima, dan otoritas bea cukai, untuk memverifikasi, melacak, dan mengawasi kargo selama pengiriman.

Berikut adalah fungsi lain dari kargo manifes yang tidak kalah penting.

a. Dokumentasi dan Validasi

Pertama, cargo manifest berperan sebagai bukti resmi yang mengesahkan pendaftaran dan verifikasi kargo dalam transportasi logistik. Dokumen ini memastikan setiap detail pengiriman tercatat akurat, meminimalisir kesalahan administrasi, dan menjadi referensi utama bagi semua pihak terkait. Dengan begitu, proses pengiriman menjadi lebih transparan dan terpercaya.

b. Pengawasan dan Keamanan

Dengan informasi lengkap yang termuat di dalamnya, kargo manifes memudahkan pengawasan serta meningkatkan keamanan pengiriman. Ini membantu mencegah penyelundupan, kehilangan, atau pencurian kargo. Adanya data yang rinci memungkinkan identifikasi cepat terhadap anomali, sehingga tindakan pencegahan dapat diambil secara efektif.

c. Kepatuhan Terhadap Regulasi

Cargo manifest adalah dokumen wajib yang seringkali menjadi persyaratan hukum di berbagai negara. Dokumen ini penting bagi bea cukai untuk memudahkan pengawasan arus masuk dan keluar barang, memastikan kepatuhan terhadap regulasi perdagangan internasional. Tanpa manifest, proses ekspor-impor bisa terhambat atau bahkan dilarang.

d. Pemantauan dan Pengelolaan Pengiriman

Bagi perusahaan logistik dan transportasi, manifestasi kargo adalah dokumen yang membantu pemantauan status pengiriman secara real-time. Ini memungkinkan pengelolaan persediaan barang yang lebih efisien, mulai dari keberangkatan hingga tujuan akhir. Informasi yang akurat di manifest mendukung pengambilan keputusan yang cepat dan tepat.

e. Pencegahan Risiko

Cargo manifest mempermudah identifikasi dan penanganan masalah yang mungkin muncul selama pengiriman, seperti kerusakan atau kehilangan barang. Dengan data yang jelas, penyebab masalah dapat ditelusuri lebih cepat, memungkinkan respons yang sigap untuk meminimalkan dampak negatif dan kerugian finansial.

f. Pemanfaatan untuk Klaim Asuransi

Jika terjadi insiden tak terduga seperti kerusakan atau kehilangan kargo, kargo manifest berfungsi sebagai dokumen pendukung utama dalam proses klaim asuransi. Detail yang terekam di dalamnya menjadi bukti kuat, mempercepat proses verifikasi klaim dan memastikan kompensasi yang sesuai bagi pemilik kargo.

3. Komponen dalam Cargo Manifest

Manifestasi kargo memuat beberapa komponen seperti nama dan jenis kendaraan pengangkut, nomor perjalanan, tanggal keberangkatan dan tiba, daftar barang, hingga nomor bill of lading. Setiap komponen ini memiliki peran penting untuk mendukung kelancaran proses logistik dan pemenuhan persyaratan regulasi. Berikut adalah penjelasannya lebih lanjut:

a. Nama dan Jenis Kendaraan Pengangkut

Nama dan jenis kendaraan pengangkut merupakan informasi penting yang perlu dicatat dalam manifes kargo. Ini bisa mencakup nama kapal, pesawat, truk, atau jenis kendaraan lain yang digunakan untuk mengangkut barang.

b. Nomor Voyage atau Perjalanan

Setiap pengiriman memiliki nomor voyage atau perjalanan yang unik. Nomor ini digunakan untuk mengidentifikasi pengiriman secara spesifik dan memudahkan pelacakan barang selama perjalanan. Jadi, proses koordinasi prosedur pengiriman bisa berjalan secara efisien.

c. Tanggal Keberangkatan dan Tiba

Tanggal keberangkatan dan tiba mencatat waktu dimulainya dan selesainya pengiriman. Komponen tanggal keberangkatan dan tiba diperlukan untuk membantu perencanaan jadwal pengiriman serta memastikan kalau kargo dapat tiba tepat waktu sesuai dengan kebutuhan.

d. Daftar Barang

Daftar barang dalam dokumen ini mencakup detail setiap barang yang diangkut dalam pengiriman. Hal ini termasuk jenis barang, jumlah, berat, dimensi, nilai, serta informasi lain yang relevan untuk pengelolaan kargo.

e. Nomor Kontainer dan Segel

Jika barang dikirim dalam kontainer, nomor kontainer dan segel dicatat pada cargo manifest. Gunanya untuk memudahkan identifikasi kontainer serta memastikan kargo aman untuk menyimpan barang selama perjalanan. Anda bisa menggunakan software kargo untuk melacak pengiriman barang cukup dengan input nomor kontainernya.

f. Penerima Barang (Consignee)

Penerima barang atau consignee adalah pihak yang akan menerima kargo saat tiba di tujuan akhir. Informasi tentang consignee yang diperlukan mencakup nama, alamat, dan kontak untuk nantinya dihubungi ketika barang sampai. Apabila barang yang diterima tidak melalui proses bagging yang optimal, maka hal tersebut akan dikembalikan kepada penerima.

g. Pengirim Barang (Shipper)

Shipper adalah pihak yang mengirimkan kargo. Informasi shipper mencakup nama, alamat, dan kontak yang diperlukan untuk mengidentifikasi pengirim serta memproses dokumen pengiriman.

h. Nomor BL atau AWB

Komponen terakhir dalam cargo manifest adalah nomor bill of lading. Nomor ini bersifat unik yang dikeluarkan oleh penyedia jasa pengiriman sebagai bukti penerimaan dan kontrak pengiriman. Proses pelacakan pengiriman dan pengaturan pembayaran akan lebih mudah menggunakan nomor BL atau AWB.

Baca juga: Pahami Arti Logistik dan Strategi Pengelolaan Bisnisnya

4. Pentingnya Cargo Manifest

Cargo manifest memiliki peran penting sebagai dokumen resmi yang mencatat informasi lengkap mengenai kargo yang diangkut, termasuk jenis barang, jumlah, berat, dan tujuan pengirimannya. Gross weight artinya total berat barang beserta kemasan, dan ini tercatat dalam manifest untuk memastikan perhitungan yang akurat.

Pencatatan informasi tersebut mempermudah koordinasi antar tim dan meminimalkan risiko kesalahan. Dengan data yang terperinci, semua pihak dapat bekerja secara efisien untuk memastikan alur distribusi berjalan lancar.

Selanjutnya, dokumen manifestasi kargo membantu memperkuat alur kerja dengan menyediakan data rinci terkait jenis, jumlah, serta tujuan barang. Dengan informasi yang jelas, tim logistik dapat menyusun strategi pemuatan dan penyimpanan secara optimal.

Hal ini juga mempermudah pengaturan prioritas pengiriman, terutama jika menangani barang dengan karakteristik khusus. Selain memperkuat alur kerja, kargo manifestasi juga berfungsi untuk memastikan seluruh aktivitas pengiriman mematuhi peraturan yang berlaku.

Maka dari itu, dokumen ini menjadi bukti kepatuhan yang dapat ditunjukkan saat audit atau pemeriksaan, sekaligus melindungi perusahaan dari potensi pelanggaran hukum. Dengan adanya manifest, proses logistik dapat berlangsung transparan dan sesuai prosedur.

5. Prosedur Pembuatan Manifest Cargo

Perusahaan logistik melakukan manifest kargo secara sistematis, dimulai dengan mengumpulkan informasi kargo, dan kemudian menandatanganinya setelah selesai. Langkah-langkah ini dilakukan secara berurutan agar setiap informasi yang dibutuhkan tersedia dalam dokumen.

Bahkan jika diperlukan juga melibatkan beberapa pihak bisnis logistik untuk melakukan verifikasi sebelum dokumen disahkan. Berikut prosedur yang tepat dalam pembuatannya.

a. Mengumpulkan Informasi Kargo

Pertama, kumpulkan informasi detail tentang kargo yang akan dikirim. Informasi ini  meliputi nama dan alamat pengirim serta penerima, deskripsi barang, jumlah dan berat barang, serta detail lainnya seperti nilai barang dan instruksi khusus terkait penanganan barang.

Pastikan informasi yang dikumpulkan lengkap dan akurat agar proses pengiriman berjalan lancar dan sesuai dengan regulasi yang berlaku.

b. Pembuatan Daftar Kargo

Setelah informasi kargo terkumpul, langkah berikutnya adalah membuat daftar kargo. Daftar ini memuat semua item kargo yang akan dimuat dalam satu pengiriman.

Setiap item harus dicatat secara rinci, termasuk jumlah unit, berat, dan dimensi kargo. Dengan adanya daftar ini, maka identifikasi dan pemantauan barang selama proses pengiriman bisa terlaksana dengan efektif.

c. Penomoran dan Kode Kargo

Setiap item dalam daftar kargo harus diberi nomor dan kode unik. Tujuannya agar memudahkan tracking dan identifikasi barang. Sistem penomoran dan pengkodean biasanya disesuaikan dengan standar perusahaan atau peraturan internasional yang diberlakukan.

Dengan adanya standar ini, semua pihak bisnis logistik yang terlibat dapat dengan mudah memahami dan menggunakan informasi tersebut.

d. Pengisian Formulir Cargo Manifest

Nah, barulah Anda bisa mengisi formulir cargo manifest. Formulir ini mencakup semua informasi yang telah dikumpulkan dan disusun sebelumnya, seperti daftar kargo, nomor dan kode kargo, serta detail pengirim dan penerima.

Isi formulir dengan teliti agar tidak ada informasi yang terlewat atau bahkan salah. Formulir cargo manifest ini nantinya akan menjadi dokumen resmi yang menyertai pengiriman kargo.

e. Verifikasi dan Validasi Data

Setelah formulir cargo manifest terisi, lakukan verifikasi dan validasi data. Cek ulang semua informasi yang tercantum dalam manifest untuk memastikan dokumen sudah lengkap dan akurat.

Verifikasi dan validasi data penting dilakukan agar tidak ada kesalahan informasi yang bisa berdampak buruk untuk proses pengiriman, seperti penundaan atau masalah dengan bea cukai.

Kedua altivitas ini membutuhkan ketelitian agar pengiriman berjalan lancar tanpa kendala. Dengan solusi ERP logistik ScaleOcean, Anda bisa otomatisasi proses ini, mengurangi kesalahan, dan meningkatkan efisiensi operasional.

f. Penandatangan Manifest Cargo

Setelah semua informasi dipastikan benar dan lengkap, maka dokumen bisa ditandatangani. Dengan adanya tanda tangan ini, maka manifest bisa menjadi dokumen resmi yang sah untuk melaksanakan proses pengiriman.

Biasanya, manifest cargo ditandatangani oleh pengirim, freight forwarding, dan jika diperlukan, pihak otoritas terkait seperti bea cukai.

6. Contoh Cargo Manifest

Manifest cargo secara umum dibagi menjadi dua jenis, tergantung dari jenis pengiriman yang dilakukan bisnis logistik. Ada inward manifest yang diperlukan untuk proses impor dan outward manifest untuk kebutuhan ekspor barang.

Secara garis besar formatnya sama, hanya perlu memperhatikan siapa pengirim dan penerimanya. Perhatikan contoh cargo manifest di bawah untuk tahu lebih lanjut perbedaannya.

a. Contoh Cargo Manifest Inward

Manifest cargo inward adalah dokumen resmi yang mencatat detail barang yang masuk ke suatu negara. Manifestasi ini biasanya digunakan oleh otoritas bea cukai untuk memeriksa dan mengawasi barang logistik yang masuk ke wilayah tersebut. Fungsinya untuk memudahkan pihak bea cukai untuk cek apakah barang yang masuk terdaftar dan memenuhi aturan yang ditetapkan.

Manifest ini memuat informasi seperti nama pengirim dan consignee, deskripsi barang, jumlah, berat, serta nomor dan kode unik untuk setiap item. Untuk paham contoh manifest cargo inward, perhatikan skenario berikut.

Misalkan perusahaan di Indonesia, PT. Importasi Nusantara, menerima peralatan elektronik dari China. Proses ini melibatkan penggunaan manifest cargo inward untuk memastikan semua peralatan yang masuk terdaftar dan diperiksa oleh bea cukai. Contoh cargo manifest dari skenario tersebut adalah sebagai berikut.

b. Contoh Cargo Manifest Outward

Jenis berikutnya ada outward manifest kargo. Ini merupakan dokumen resmi yang mencatat detail barang yang akan dikirim keluar dari suatu negara atau dikenal sebagai barang ekspor.

Manifest kargo outward mencakup informasi yang sama dengan inward manifest. Pembedanya hanyalah fungsi dari dokumen tersebut, yaitu membantu pihak bea cukai melakukan prosedur custom clearance dan mengontrol arus barang keluar.

Berikut skenario sederhana penggunaan dokumen tersebut. Misalkan perusahaan Indonesia, PT. Ekspor Raya, mengirim kopi dan rempah-rempah ke Amerika Serikat. Proses ini perlu outward manifest cargo untuk memastikan barang yang keluar sudah disetujui dan diperiksa oleh bea cukai.

Contoh manifest cargo yang dibuat seperti yang tertera di bawah ini.

Baca juga: Terapkan Software ERP untuk Kelola Layanan Logistik

7. Kesimpulan

Dari paparan di atas, dapat disimpulkan bahwa cargo manifest adalah dokumen penting dalam bisnis logistik yang memuat informasi rinci mengenai kargo yang diangkut dalam suatu pengiriman. Fungsinya sebagai instrumen administrasi, pemenuhan persyaratan regulasi, serta kontrol dan pengawasan terhadap aliran barang.

Ada dua macam cargo manifest yang umum digunakan, yaitu inward manifest adalah dokumen untuk barang impor dan outward manifest adalah dokumen untuk barang ekspor. Dengan memiliki pemahaman yang baik tentang perbedaan keduanya, bisnis logistik mampu menjalankan operasional secara efisien dan sesuai peraturan.

Jika Anda mencari cara yang lebih efisien untuk mengelola manifest dan proses logistik, ScaleOcean ERP logistik bisa membantu. Sistem terintegrasi kami menyederhanakan pengelolaan pengiriman barang, meningkatkan efisiensi operasional Anda. Kami mengundang Anda untuk mencoba demo gratis dan melihat bagaimana ScaleOcean bisa mendukung kelancaran logistik bisnis Anda.