5 SOP Pengiriman Barang untuk Meningkatkan Proses Logistik

Proses pengiriman barang menjadi salah satu komponen penting dalam order fulfillment yang terdapat di bisnis logistik. Untuk itu, dibutuhkan adanya prosedur dalam pengiriman barang agar memastikan proses pengiriman barang berjalan lancar dan sesuai SOP pengiriman barang yang berlaku.

SOP tersebut bertujuan sebagai alur kerja untuk membantu proses pengadaan, pengiriman, hingga penerimaan barang berjalan dengan efektif.

Dalam aktivitas pengiriman barang, seluruh jasa pengirim harus mengikuti prosedur yang berlaku sesuai dengan SOP tanpa terkecuali. Prosedur pengiriman juga perlu dikelola secara tepat agar pekerja dapat menjalankan aktivitas pengiriman dengan tepat.

Melalui artikel ini, akan dibahas secara lengkap mengenai beberapa prosedur pengiriman barang dan tips efektif untuk meningkatkan agar operasional bisnis logistik Anda dapat berjalan lebih efektif dan efisien.

Key Takeaways

• Sop logistik adalah prosedur terstruktur yang mengatur seluruh proses logistik, mulai dari penerimaan, penyimpanan, pengemasan, pengiriman, hingga pengelolaan inventaris.
• Prosedur utama dalam SOP meliputi penerimaan pesanan, pengambilan dan persiapan barang, penanganan dokumen, pengiriman barang, dan pasca pengiriman
• Tips meningkatkan SOP pengiriman barang yaitu dengan otomatisasi pengiriman, kerja sama dengan jasa pengiriman terbaik, dan fokus pada kepuasan pelanggan.
• ScaleOcean adalah aplikasi logistik yang mengintegrasikan otomatisasi dan teknologi untuk mengelola seluruh proses pengiriman barang, memastikan proses berjalan tanpa gangguan.

Coba Demo Gratis!

1. Pengertian SOP Pengiriman Barang

SOP (Standard Operating Procedure) pengiriman barang adalah panduan tertulis yang menjelaskan setiap langkah dalam proses pengiriman, dari awal hingga akhir, untuk memastikan alur kerja yang konsisten, aman, dan efisien demi meningkatkan kepuasan pelanggan.

Dalam logistik, SOP mencakup seluruh alur kerja mulai dari penerimaan, penyimpanan, pengemasan, hingga pengiriman dan pengembalian barang, sehingga setiap proses terkelola dengan baik sesuai standar perusahaan. Kepatuhan pada SOP ini sangat penting untuk memastikan pengiriman berjalan lancar dan terhindar dari kendala seperti criss cross.

Baca juga: Pahami Arti Logistik dan Strategi Pengelolaan Bisnisnya

2. Tujuan SOP Pengiriman Barang Logistik dalam Bisnis

Pengiriman barang di perusahaan logistik membutuhkan aturan terstruktur, agar menghindari hambatan keterlambatan, kesalahan data, bahkan kerusakan barang selama transportasi logistik. Maka dari itu, SOP logistik diperlukan untuk proses ini lebih efektif. Ini pentingnya prosedur pengiriman barang:

a. Meminimalkan Kesalahan Pengiriman

Proses logistik juga melibatkan banyak pihak dan langkah yang teknis dan kompleks, seperti pengemasan, pencatatan, dokumen, hingga pengantaran. SOP pengiriman barang dari gudang yang selaras dengan perencanaan logistik dapat mengurangi potensi kesalahan seperti pengiriman ke alamat salah, kerusakan barang, dan kelalaian administrasi yang merugikan perusahaan.

b. Memperlancar Proses Pengiriman

Adanya prosedur pengiriman barang dalam perusahaan logistik, akan memastikan setiap langkah dan tahapan proses bisnis logistik dapat berjalan sesuai alur yang telah ditentukan. Hal tersebut akan membantu mengurangi waktu dan biaya yang terbuang akibat kesalahan atau langkah yang berulang.

Salah satu upaya penting dalam hal ini adalah penerapan route optimization dalam logistik yang efektif untuk menentukan rute pengiriman terbaik, sehingga proses distribusi menjadi lebih cepat dan hemat biaya. Dengan prosedur yang jelas, tim logistik dapat bekerja lebih terarah dan produktif.

c. Meningkatkan Kolaborasi antar Divisi

Dalam pengelolaan bisnis logistik, setiap divisi memiliki peran penting yang saling berhubungan. Dengan SOP logistik, akan memudahkan setiap divisi dengan memberikan pedoman yang menghubungkan berbagai tim, seperti warehouse, transportasi, dan layanan logistik lainnya agar dapat bekerja lebih efektif.

d. Meningkatkan Keamanan dalam Operasional

SOP logistik juga penting untuk menjaga keamanan selama proses pengiriman. Langkah-langkah yang diatur dalam prosedur ini, seperti pengecekan barang sebelum dikirim dan penggunaan pengamanan tambahan selama transportasi, akan membantu mengurangi risiko kehilangan akibat pencurian atau kelalaian. Prosedur ini juga memastikan kualitas barang tetap terjaga agar sampai di tujuan dengan selamat.

Baca juga: 25 Aplikasi Logistik Terbaik untuk Manajemen Transportasi

3. Prosedur dalam SOP Pengiriman Barang

Seperti yang dijelaskan pada poin sebelumnya, SOP logistik berisi serangkaian instruksi tertulis yang berisi tahapan dalam aktivitas operasional pengiriman barang yang perlu dipatuhi oleh seluruh karyawan tanpa terkecuali.

Berdasarkan skala operasi sebuah bisnis, proses pengiriman dapat dilakukan di pusat distribusi maupun warehouse. Setidaknya terdapat lima prosedur utama dalam menjalankan proses pengiriman suatu barang yang dijelaskan sebagai berikut.

a. Penerimaan Pesanan

Tahap awal dalam proses pengiriman barang adalah ketika pelanggan melakukan pemesanan. Detail pesanan, baik secara daring maupun luring, akan dimasukkan ke dalam sistem manajemen. Informasi yang dicatat mencakup jenis dan jumlah barang, kontak pelanggan, serta alamat pengiriman.

Jika perusahaan memiliki lebih dari satu fulfillment center, sistem akan secara otomatis memilih lokasi yang paling efisien untuk mengurangi waktu dan biaya pengiriman. Untuk pengirim yang bukan perusahaan, mereka perlu menyiapkan dokumen seperti KTP atau NPWP.

b. Persiapan Pengiriman

Setelah pesanan diterima, langkah selanjutnya adalah pengambilan dan persiapan barang. Proses ini diawali dengan pengecekan ketersediaan persediaan barang di gudang logistik. Setelah barang dipastikan tersedia, Sales Order (SO) dan Delivery Order (DO) dibuat sebagai dasar dokumen pengiriman.

Kemudian, barang diambil dan dikemas dengan aman menggunakan bahan yang sesuai untuk melindungi dari kerusakan selama transit. Penting juga untuk memperhatikan prosedur stuffing container agar pemuatan barang efisien dan aman, serta membuat label pengiriman yang jelas dengan alamat lengkap pengirim dan penerima.

c. Penanganan Dokumen dan Pengiriman

Penanganan dokumen adalah aspek krusial untuk kelancaran pengiriman. Ini meliputi pengisian formulir pengiriman barang, faktur, dan dokumen terkait lainnya secara lengkap dan akurat. Untuk pengiriman internasional, terutama melalui laut, surat jalan dan dokumen bea cukai harus disiapkan dengan cermat.

Setelah semua dokumen siap, barang diserahkan kepada jasa pengiriman yang dipilih. Penting untuk menerapkan SOP loading dan unloading barang yang tepat untuk memastikan pemindahan barang berjalan lancar dan aman di setiap titik.

d. Pelacakan Pengiriman

Selama proses pengiriman, pelacakan real-time menjadi sangat penting untuk memantau perjalanan paket. Penggunaan sistem pelacakan barang atau last mile delivery app memungkinkan pengirim dan penerima untuk mengetahui status dan lokasi barang secara akurat.

Transparansi ini tidak hanya memberikan ketenangan pikiran, tetapi juga membantu dalam mengantisipasi dan mengatasi potensi masalah seperti keterlambatan. Informasi pelacakan yang akurat juga meningkatkan kepuasan pelanggan karena mereka dapat memperkirakan waktu kedatangan barang.

e. Pasca Pengiriman

Tahap terakhir adalah konfirmasi penerimaan, di mana kurir menyerahkan barang ke alamat tujuan. Pelanggan akan mengonfirmasi penerimaan barang dan menandatangani bukti penerimaan.

Setelah barang diterima, perusahaan perlu memahami penyebab keterlambatan pengiriman barang jika terjadi masalah. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengambil tindakan korektif demi kepuasan pelanggan. Selain itu, evaluasi berkala terhadap seluruh proses pengiriman perlu dilakukan untuk meningkatkan kualitas layanan.

4. Tips Membuat SOP Pengiriman Barang

Untuk menjaga kelancaran dan efisiensi dalam setiap proses pengiriman barang, menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan metode yang dapat memudahkan proses pengiriman. SOP logistik yang terstruktur dengan baik dapat mengurangi potensi kesalahan, mendorong peningkatan produktivitas, dan memastikan konsistensi kualitas layanan pengiriman.

a. Identifikasi Tahapan

Mulailah dengan mengidentifikasi setiap tahapan dalam proses pengiriman, mulai dari penerimaan pesanan hingga barang sampai di tangan pelanggan. Pecah setiap proses besar menjadi langkah-langkah yang lebih kecil dan spesifik.

Ini akan membantu Anda mendapatkan gambaran utuh tentang alur kerja dan titik-titik kritis yang memerlukan perhatian khusus. Jangan lewatkan detail sekecil apa pun untuk memastikan SOP yang komprehensif.

b. Rincian Langkah

Setelah tahapan teridentifikasi, buatlah langkah-langkah yang rinci dan mudah dipahami untuk setiap tahapan. Gunakan bahasa yang jelas, ringkas, dan hindari kalimat yang membingungkan.

Setiap langkah harus memiliki instruksi yang spesifik tentang apa yang harus dilakukan, siapa yang bertanggung jawab, dan alat atau dokumen apa yang diperlukan. Semakin jelas langkah-langkahnya, semakin mudah bagi staf untuk mengikutinya.

c. Visualisasi Proses

Untuk mempermudah pemahaman, buatlah flowchart atau diagram alir untuk memvisualisasikan seluruh proses. Flowchart dapat menunjukkan urutan langkah, keputusan yang harus diambil, dan berbagai jalur yang mungkin terjadi dalam proses pengiriman.

Visualisasi ini sangat membantu dalam mengidentifikasi potensi hambatan atau inefisiensi, serta memastikan semua pihak memiliki pemahaman yang sama tentang alur kerja.

d. Libatkan Pihak Terkait

Penting untuk melibatkan semua pihak yang terkait langsung dengan proses pengiriman dalam penyusunan SOP logistik. Ini termasuk staf gudang, bagian customer service, tim pengiriman, dan manajemen.

Masukan dari mereka yang berada di lapangan akan memberikan perspektif berharga dan memastikan SOP diterapkan. Keterlibatan ini juga meningkatkan sense of ownership terhadap SOP yang dibuat.

e. Evaluasi dan Perbaiki

SOP bukanlah dokumen statis. Lakukan evaluasi dan perbaikan secara berkala untuk memastikan SOP tetap relevan dan efektif. SOP logistik mungkin perlu disesuaikan karena perubahan dalam operasional, teknologi, atau regulasi seiring berjalannya waktu.

Setidaknya sekali setahun, atau ketika terjadi insiden yang signifikan, lakukan evaluasi ini dan minta pendapat staf untuk perbaikan berkelanjutan. Agar proses ini lebih mudah dan terpantau, Anda bisa menggunakan software logistik ScaleOcean yang membantu memperbarui dan menerapkan SOP secara otomatis, sehingga kerja tim jadi lebih efisien.

5. Cara Meningkatkan Kualitas SOP Pengiriman Barang

Sebagai pengatur alur kerja yang memastikan seluruh pengiriman telah disediakan dan dikirimkan menuju lokasi yang tepat, SOP logistik juga mencakup seluruh proses dari pengiriman hingga pengemasan.

Namun setiap jasa pengiriman tentu saja memiliki standar operasional masing-masing yang disesuaikan dengan kebutuhan dan tujuan suatu bisnis. Berikut ini beberapa tips untuk meningkatkan prosedur pengiriman yang bisa Anda coba agar aktivitas operasional berjalan lebih efektif.

a. Otomatiskan Proses Pengiriman

Hadirnya beragam software ataupun aplikasi yang telah terintegrasi dengan teknologi modern, tentunya akan semakin memudahkan Anda dalam mengotomatisasikan tahapan pengiriman barang.

Dengan mengintegrasikan sistem gudang dengan teknologi mutakhir, pengelolaan barang mulai dari penyimpanan hingga pengiriman akan cepat, akurat, dan efisien. Bahkan, dengan dukungan teknologi, seperti barcode atau RFID, Anda dapat melacak dan mengidentifikasi produk dengan lebih akurat.

b. Kerja Sama dengan Jasa Pengiriman

Untuk meningkatkan prosedur dalam pengiriman barang, Anda bisa menjalin kerja sama dengan jasa pengiriman terbaik dari perusahaan logistik yang terpercaya. Pastikan bahwa jasa pengiriman mampu menangani proses pengiriman dengan baik, mulai dari pengemasan, pengangkutan, penyimpanan, hingga pendistribusian barang.

Selanjutnya, pastikan juga Anda memilih jasa pengiriman yang telah berpengalaman dalam bidang terkait, sehingga pelayanan yang diberikan kepada pelanggan akan memuaskan.

c. Kepuasan Pelayanan

Terakhir, terpenuhinya kepuasan pelanggan menjadi cara untuk meningkatkan proses pengiriman barang. Hal ini dapat dilakukan dengan menyediakan saluran terbuka sehingga pelanggan dapat tetap terhubung dengan pembaruan informasi dan status pengiriman yang berlangsung.

Peningkatan pelayanan juga dapat dilakukan dengan mengumpulkan survei kepuasan pelanggan atas layanan pengiriman barang. Dalam hal ini, salah satu aspek penting yang perlu diperhatikan adalah kebijakan arti refund barang, yang berkaitan dengan pengembalian dana jika terjadi masalah pada barang yang dikirim.

Proses ini penting untuk mempertahankan kepercayaan pelanggan dan memastikan bahwa mereka merasa dihargai meskipun ada masalah dengan pengiriman barang.

Baca juga: Langkah Membuat SOP Gudang dan Contohnya

6. Pastikan SOP Pengiriman Barang Lancar Tanpa Gangguan dengan Aplikasi Logistik

Setiap SOP pengiriman barang dari gudang penting untuk dioptimalkan penerapannya, agar seluruh tahapan dan proses layanan logistik yang diberikan dapat maksimal. Namun, kompleksitas dan banyaknya hambatan dalam prosesnya membuat perusahaan terkadang kesulitan dalam mengefisiensi setiap SOP logistik dalam rangkaian pengiriman barang. Maka dari itu, inilah pentingnya aplikasi logistik diterapkan.

ScaleOcean aplikasi logistik bisa menjadi solusi terbaik bagi proses bisnis ini, di mana sistem dapat memberikan kemampuan integrasi dan otomatisasi canggih yang akan membuat Anda mudah dalam mengelola seluruh prosesnya dari penerimaan barang hingga pengiriman.

ScaleOcean juga menyediakan layanan demo dan konsultasi gratis untuk membuat Anda lebih memahami bagaimana sistem bekerja untuk optimalkan bisnis Anda. Ada beberapa keunggulan lain yang bisa Anda manfaatkan dalam mengoptimalkan SOP prosedur pengiriman barang logistik, diantaranya:

• Pelacakan dan Visibility, memanfaatkan teknologi GPS untuk melacak armada pengiriman real-time
• Route Optimization, memberikan rekomendasi rute terbaik berdasarkan lokasi pelanggan dan kondisi jalan
• Manajemen Persediaan, memprioritaskan pengiriman barang dengan pergerakan cepat, memastikan ketersediaan barang sebelum pengiriman dilakukan
• Pick and Pack Delivery, memudahkan proses pengemasan lebih terstruktur sesuai dengan SOP yang berlaku
• Integrasi Warehouse Management, strategi penempatan barang di gudang sesuai prioritas barang yang akan dikirim

Penerapan software logistik ScaleOcean ini tidak hanya akan mengoptimalkan seluruh SOP logistik yang diterapkan, tapi juga mengatasi setiap kesalahan dan hambatan yang terjadi dan berpotensi membuat operasional bisnis menjadi tidak efisien.

7. Kesimpulan

SOP pengiriman barang adalah panduan operasional terstruktur yang bertujuan untuk memastikan setiap tahapan proses pengiriman berjalan konsisten, efisien, dan sesuai standar yang ditetapkan. Dengan adanya SOP, perusahaan logistik dapat meminimalkan kesalahan, meningkatkan kolaborasi antar divisi, menjaga keamanan pengiriman, serta meningkatkan kepuasan pelanggan.

Penyusunan SOP yang rinci dan melibatkan pihak terkait, didukung teknologi dan evaluasi rutin, menjadi kunci untuk memperkuat manajemen pengiriman barang secara menyeluruh dan berkelanjutan. ScaleOcean menawarkan solusi perangkat lunak yang dapat membantu Anda mengoptimalkan pengelolaan SOP pengiriman. Anda dapat mencoba demo gratis untuk melihat bagaimana sistem kami dapat meningkatkan efisiensi dan akurasi manajemen pengiriman di perusahaan Anda.