Contoh Formulir Pengiriman Barang, Jenis dan Fungsinya

Formulir pengiriman barang yang lengkap dan akurat sangat penting dalam memastikan kelancaran proses pengiriman. Menurut data dari ShipBob, sekitar 21% pelanggan melaporkan keterlambatan pengiriman akibat masalah dokumentasi atau kesalahan alamat pada label pengiriman.

Masalah seperti keterlambatan, salah kirim, atau bahkan kehilangan barang sering kali disebabkan oleh kelalaian dalam mencantumkan detail tertentu dalam pengiriman barang. Untuk mencegah masalah tersebut, perusahaan perlu memastikan setiap pengiriman disertai informasi yang tercantum pada formulir pengiriman barang secara lengkap dan akurat.

Artikel ini akan membahas apa saja informasi penting yang tercantum dalam pengiriman barang, jenis, dan contoh formulir untuk memastikan pengiriman berjalan lancar dan tepat waktu. Dengan informasi ini, diharapkan membantu bisnis logistik memastikan proses pengiriman berjalan lancar dan barang sampai ke tujuan.

Key Takeaways

• Formulir pengiriman barang adalah sebuah dokumen yang menyertai barang yang berisi rincian informasi tentang barang yang akan dikirimkan.
• Informasi yang tercantum pada formulir pengiriman barang meliputi nama, alamat lengkap, nomor telepon, serta rincian barang yang dikirim, termasuk berat, jumlah, dan nilai.
• Fungsi formulir pengiriman barang adalah sebagai bukti pengiriman, identifikasi barang, pelacakan paket yang hilang, dan menunjukkan tanggung jawab atas kerusakan atau kehilangan.
• ScaleOcean, solusi ERP logistik terintegrasi untuk mengoptimalkan pengelolaan dokumen pengiriman barang.

Coba Demo Gratis

1. Pengertian Formulir Pengiriman Barang

Formulir pengiriman barang adalah dokumen penting dalam logistik yang mencatat rincian barang yang dikirim. Dokumen ini memastikan kelancaran pengiriman dan berfungsi sebagai bukti yang dapat diverifikasi oleh semua pihak terkait, termasuk pengirim, ekspedisi, dan penerima.

Formulir ini biasanya disediakan oleh jasa ekspedisi untuk mempermudah proses pengiriman dan pelacakan. Namun, pengirim juga bisa menyiapkan formulir tersebut sendiri. Setelah diisi, formulir ditempelkan pada paket yang akan dikirim.

Selain memberikan informasi, formulir ini juga berfungsi sebagai bukti pengecekan alamat penerima. Ketika paket tiba, penerima dapat memverifikasi pengiriman melalui formulir tersebut.

Dengan adanya formulir tersebut, maka akan mempercepat proses pengiriman barang logistik karena semua informasi yang dibutuhkan kurir telah tersedia dalam formulir tersebut.

2. Apa Saja Informasi Penting yang Tercantum dalam Pengiriman Barang?

Informasi yang tercantum pada formulir pengiriman barang adalah data pengirim dan penerima, mencakup nama, alamat lengkap (termasuk kode pos), nomor telepon, serta rincian barang yang dikirim (nama, berat, jumlah, dan nilai). Formulir ini juga mencakup detail mengenai jasa pengiriman yang dipilih (nama ekspedisi, nomor resi) dan tanggal pengiriman.

Untuk lebih detail, berikut penjelasan mengenai apa saja informasi penting yang tercantum dalam pengiriman barang: 

a. Data Pengirim dan Penerima

Formulir pengiriman mencantumkan informasi lengkap pengirim dan penerima, seperti nama lengkap, alamat lengkap yang meliputi jalan, nomor rumah, RT/RW, desa/kelurahan, kecamatan, kota/kabupaten, dan provinsi. Kode pos dan nomor telepon juga tercantum untuk mempermudah komunikasi.

Jika terjadi keterlambatan pengiriman, informasi ini dapat digunakan untuk menyusun surat keterlambatan pengiriman barang, yang memberi penjelasan terkait penyebab keterlambatan serta langkah selanjutnya yang akan diambil.

b. Rincian Barang yang Dikirim

Informasi terkait barang yang dikirim mencakup nama barang, berat, jumlah, serta nilai barang yang diperlukan untuk keperluan asuransi. Detail ini membantu memastikan pengelolaan barang berjalan lancar dan sesuai ketentuan yang berlaku.

c. Informasi Jasa Pengiriman

Selain itu, informasi yang tercantum pada formulir pengiriman barang adalah data mengenai jasa pengiriman yang digunakan, seperti nama ekspedisi dan nomor resi yang mengidentifikasi paket tersebut. Hal ini memberikan kemudahan untuk melacak status pengiriman.

d. Informasi Tanggal dan Penandatanganan

Selain itu, formulir mencatat tanggal pengiriman dan, dalam beberapa kasus, cap atau tanda tangan dari pengirim dan penerima. Informasi dalam dokumen logistik ini berfungsi sebagai bukti sah pengiriman dan penerimaan barang.

e. Deskripsi Barang (Jika Diperlukan)

Jika barang yang dikirim memerlukan penanganan khusus, deskripsi tambahan akan disertakan pada formulir. Informasi satu ini penting untuk memastikan bahwa barang rentan atau berharga mendapatkan perhatian yang sesuai selama pengiriman.

f. Nomor Pelacakan

Terakhir, informasi yang tercantum pada formulir ini adalah nomor pelacakan, yang diberikan oleh pihak ekspedisi untuk melacak barang yang dikirim. Dengan menggunakan tracking number ini, baik pengirim maupun penerima dapat memantau posisi dan status pengiriman paket secara real-time.

Umumnya, nomor pelacakan terdiri dari 8 hingga 40 karakter yang menggabungkan angka, huruf, dan tanda hubung. Anda bisa menemukan nomor ini pada label pengiriman atau dalam email konfirmasi yang diterima setelah pengiriman dilakukan.

Dalam hal ini, penting untuk mengikuti SOP formulir pengiriman barang, yang memastikan setiap langkah pengiriman tercatat dengan jelas dan sesuai prosedur. Hal ini tidak hanya membantu meminimalkan kesalahan, tetapi juga memastikan informasi terkait pengiriman, seperti alamat, nomor pelacakan, dan rincian barang, tercatat dengan lengkap.

3. Apa Fungsi Formulir Pengiriman Barang?

Formulir pengiriman berfungsi untuk mendokumentasikan pengiriman, mengidentifikasi barang, memudahkan pencarian paket yang hilang, serta menunjukkan tanggung jawab atas kerugian atau kerusakan barang selama proses pengiriman.

Untuk lebih detailnya, berikut adalah fungsi formulir pengiriman barang:

a. Dokumentasi Pengiriman

Formulir pengiriman berfungsi sebagai bukti bahwa barang telah dikirimkan dan data pengiriman tercatat dengan rapi. Dengan begitu, setiap transaksi pengiriman dapat dipastikan terdokumentasi dengan jelas untuk keperluan verifikasi atau pengarsipan di kemudian hari.

Misalnya, penggunaan contoh surat jalan barang, yang tidak hanya berfungsi sebagai referensi penting bagi pihak ekspedisi maupun penerima, tetapi juga sebagai alat untuk melacak status pengiriman secara real-time. 

b. Identifikasi Barang

Formulir ini juga memudahkan kurir atau pihak ekspedisi dalam mengidentifikasi barang yang dikirim. Selain itu, dokumen tersebut memastikan bahwa barang sampai ke penerima yang tepat, mengurangi risiko pengiriman yang salah.

c. Pencarian Paket

Jika terjadi masalah seperti paket hilang, formulir tersebut juga mempermudah proses pencarian atau pelacakan paket. Hal ini memudahkan pihak terkait untuk melacak status pengiriman dan menemukan solusi jika terjadi kendala.

d. Pelacakan Pengiriman Barang

Pelacakan pengiriman barang memungkinkan Anda untuk mengetahui posisi dan status terkini paket yang dikirim. Anda bisa melakukan pengecekan menggunakan nomor resi, atau melalui aplikasi atau situs web resmi jasa ekspedisi yang digunakan.

Selain itu, penting untuk memastikan Anda menerima surat konfirmasi pesanan barang sebagai bukti bahwa transaksi telah tercatat dengan baik. Hal ini memastikan bahwa setiap pengiriman dapat dipantau dengan lebih akurat, memberikan rasa aman bagi pelanggan dan perusahaan.

e. Tanggung Jawab Pengiriman

Formulir pengiriman juga menetapkan siapa yang bertanggung jawab atas proses pengiriman dan apa yang harus dilakukan jika terjadi kerugian atau kerusakan barang.

Jika terjadi masalah, seperti barang hilang atau rusak, formulir ini dapat menjadi alat verifikasi untuk menyelesaikan perselisihan dengan penerima atau pihak ekspedisi. Dengan demikian, setiap pihak mengetahui peran dan tanggung jawabnya dalam menjaga kelancaran pengiriman.

Untuk meningkatkan efisiensi dalam proses pengiriman, aplikasi logistik ScaleOcean dapat mempermudah pengelolaan dokumen pengiriman dan memastikan informasi barang tercatat secara akurat, meminimalkan risiko kesalahan, dan meningkatkan kecepatan proses pelacakan.

4. Jenis dan Contoh Formulir Pengiriman Barang

Pembuatan formulir ini penting dalam proses logistik untuk membantu memastikan kelancaran pengiriman barang. Terdapat beberapa jenis formulir berbeda yang dibuat untuk memenuhi kebutuhan spesifik, dan sesuai dengan barang yang akan dikirim. Berikut ini jenis-jenis contoh dokumen pengiriman barang yang umum digunakan:

a. Formulir Pengiriman Standar

Digunakan untuk barang yang umum dan tidak memerlukan penanganan khusus. Ini berisi informasi dasar seperti nama pengirim dan penerima, alamat tujuan, tanggal pengiriman, serta deskripsi barang. Jenis ini lebih sederhana dan berfungsi untuk memastikan pengiriman dilakukan dengan lancar tanpa hambatan. Berikut adalah contoh formulir pengiriman barang standar yang biasa digunakan untuk kebutuhan logistik umum:

b. Formulir Pengiriman Barang Fragile

Digunakan untuk barang yang mudah rusak seperti kaca, elektronik, atau barang yang rapuh lainnya. Dokumen ini akan memberikan detail informasi mengenai perlakuan khusus yang diperlukan selama pengiriman, seperti tanda “Fragile” pada kemasan. Di bawah ini disajikan contoh formulir khusus untuk barang fragile yang membutuhkan penanganan ekstra:

c. Form Pengiriman Barang Bernilai Tinggi

Digunakan untuk barang bernilai tinggi ekonomi, seperti perhiasan, dokumen penting, atau perangkat elektronik mahal. Ini membutuhkan informasi tambahan mengenai nilai barang, pengaturan asuransi, serta penanganan khusus. Berikut dokumen yang dirancang khusus untuk barang bernilai tinggi dengan perlakuan dan asuransi khusus:

d. Form Pengiriman Barang dengan Layanan Ekspres

Digunakan ketika pengirim memilih layanan ekspres untuk pengiriman barang dalam waktu lebih cepat. Informasi yang dicantumkan opsi pengiriman yang lebih cepat seperti pengiriman hari berikutnya atau pengiriman dalam beberapa jam. Contoh formulir berikut ini diperuntukkan bagi pengiriman barang dengan layanan ekspres guna mempercepat proses distribusi:

e. Form Pengiriman Barang dengan Layanan Pengembalian

Digunakan untuk barang yang dikirim dengan opsi untuk dikembalikan setelah diterima. Mencakup informasi terkait kondisi pengembalian, prosedur packing barang retur, hingga kebijakan pengembalian yang diterima penerima. Berikut adalah contoh formulir dengan opsi layanan pengembalian atau retur:

f. Formulir Pengiriman Barang Cair atau Berbahaya

Digunakan untuk barang yang memerlukan perlakuan ekstra karena sifat kimia barang seperti cairan kimia, obat-obatan, atau barang yang mudah terbakar. Informasi yang tercantum mengenai sifat bahan, tindakan pencegahan yang perlu diambil selama pengiriman, serta regulasi yang harus diikuti, sesuai dengan peraturan keselamatan yang berlaku. Di bawah ini contoh formulir yang digunakan untuk pengiriman barang cair atau berbahaya sesuai standar keselamatan:

g. Formulir Pengiriman Internasional

Digunakan untuk mengatur pengiriman barang antar negara. Informasi yang tercantum mencakup pajak dan bea cukai, serta dokumen pendukung lainnya yang diperlukan untuk proses impor dan ekspor. Misalnya seperti packing list, MAWB atau HAWB, bill of lading, dan certificate of origin. Berikut contoh formulir yang mencakup dokumen kepabeanan dan regulasi impor-ekspor:

5. Tips Mengisi Formulir Pengiriman Barang

Meskipun mengisi formulir pengiriman terkesan sederhana, kesalahan dalam pengisiannya dapat menimbulkan masalah dalam proses pengiriman. Untuk memastikan formulir terisi dengan benar, berikut beberapa tips yang bisa Anda ikuti agar proses pengiriman berjalan lancar:

• Pastikan Tulisan Jelas dan Mudah Dibaca: Gunakan tulisan yang mudah dibaca atau ketik dengan jelas, dan hindari penggunaan singkatan yang tidak familiar untuk menghindari kesalahan pemahaman oleh pihak ekspedisi.
• Periksa Ulang Semua Data: Selalu cek kembali setiap detail informasi, terutama nama, alamat lengkap, dan nomor telepon pengirim serta penerima. Kesalahan kecil, seperti satu digit yang salah, bisa menghambat pengiriman.
• Gunakan Bahasa yang Mudah Dipahami: Hindari istilah lokal atau bahasa sehari-hari yang mungkin tidak dimengerti oleh petugas di area lain. Gunakan bahasa baku dan istilah yang umum dipahami.
• Cantumkan Nomor Telepon yang Aktif: Pastikan nomor telepon yang tertera selalu aktif dan bisa dihubungi untuk memudahkan koordinasi jika ada masalah selama pengiriman.
• Tuliskan Deskripsi Barang Secara Lengkap: Jelaskan barang yang dikirim dengan jelas, misalnya “Tepung Terigu” daripada hanya “Tepung”. Sertakan informasi tambahan jika barang memiliki sifat khusus seperti mudah pecah atau bernilai tinggi.
• Sesuaikan Satuan Berat dan Dimensi Barang: Pastikan untuk menuliskan berat dan dimensi barang sesuai dengan standar yang diterima, seperti kilogram (kg) dan centimeter (cm), agar tidak terjadi kebingunguan.
• Gunakan Fitur Pengiriman Online: Jika menggunakan layanan pengiriman online, manfaatkan fitur seperti pelacakan real-time untuk memantau status pengiriman paket Anda.
• Simpan Salinan Formulir: Setelah mengisi dan menyerahkan formulir, simpan salinan atau foto formulir tersebut beserta nomor resi sebagai bukti pengiriman yang sah.

6. Kesimpulan

Berdasarkan artikel dari ZonaTopup, formulir pengiriman barang dalam e-commerce adalah dokumen yang mencatat informasi rinci mengenai barang yang dikirim, seperti jenis, jumlah, berat, dan tujuan pengiriman. Dokumen ini digunakan oleh perusahaan pengiriman untuk memproses dan melacak pengiriman, serta memastikan barang sampai ke tujuan dengan aman dan tepat waktu.

Selain itu, setiap proses pengiriman memerlukan data pengirim dan penerima yang detail dan akurat agar dapat berjalan lancar. Sebagai bagian dari proses input data, pastikan Anda mengisi formulir pengiriman dengan benar untuk menghindari kendala dalam pengiriman.

Untuk mengoptimalkan pengelolaan pengiriman, ScaleOcean menyediakan software logistik yang terintegrasi dan efisien. Dengan fitur-fitur seperti pelacakan real-time dan manajemen data pengiriman, Scaleocean membantu bisnis meningkatkan akurasi, efisiensi, dan responsivitas dalam operasional logistik. Cobalah demo gratis dan rasakan manfaatnya.