Contoh Formulir Pengiriman Barang, Jenis dan Fungsinya

Formulir pengiriman barang yang lengkap dan akurat sangat penting dalam memastikan kelancaran proses pengiriman. Menurut analisis kami dari data ShipBob, sekitar 21% pelanggan melaporkan keterlambatan pengiriman akibat masalah dokumentasi atau kesalahan alamat pada label pengiriman.

Masalah seperti keterlambatan, salah kirim, atau bahkan kehilangan barang sering kali disebabkan oleh kelalaian dalam mencantumkan detail tertentu dalam pengiriman barang. Untuk mencegah masalah tersebut, perusahaan perlu memastikan setiap pengiriman disertai informasi yang tercantum pada formulir pengiriman barang secara lengkap dan akurat.

Artikel ini akan membahas apa saja informasi penting yang tercantum dalam pengiriman barang, jenis, dan contoh formulir untuk memastikan pengiriman berjalan lancar dan tepat waktu. Dengan informasi ini, diharapkan membantu bisnis logistik memastikan proses pengiriman berjalan lancar dan barang sampai ke tujuan.

Key Takeaways

• Formulir pengiriman barang adalah sebuah dokumen yang menyertai barang yang berisi rincian informasi tentang barang yang akan dikirimkan.
• Informasi yang tercantum pada formulir pengiriman barang meliputi nama, alamat lengkap, nomor telepon, serta rincian barang yang dikirim, termasuk berat, jumlah, dan nilai.
• Fungsi formulir pengiriman barang adalah sebagai bukti pengiriman, identifikasi barang, pelacakan paket yang hilang, dan menunjukkan tanggung jawab atas kerusakan atau kehilangan.
• ScaleOcean Atlas for Logistics membantu perusahaan dalam mengelola dokumen pengiriman secara lebih rapi, cepat, dan terintegrasi.

Coba Demo Gratis

1. Pengertian Formulir Pengiriman Barang

Formulir pengiriman barang adalah dokumen yang berisi catatan mengenai pengirim, penerima, dan detail tentang barang-barang yang akan dikirimkan. Fungsi dari dokumen tersebut adalah menjadi panduan bagi kurir saat proses pengiriman serta menjadi dokumentasi yang bisa diperiksa oleh setiap pihak yang terlibat.

Formulir ini biasanya disediakan oleh jasa ekspedisi untuk mempermudah proses pengiriman dan pelacakan. Namun, pengirim juga bisa menyiapkan formulir tersebut sendiri. Setelah diisi, formulir ditempelkan pada paket yang akan dikirim.

Selain memberikan informasi, formulir ini juga berfungsi sebagai bukti pengecekan alamat penerima. Ketika paket tiba, penerima dapat memverifikasi pengiriman melalui formulir tersebut.

Dengan adanya formulir tersebut, maka akan mempercepat proses pengiriman barang logistik karena semua informasi yang dibutuhkan kurir telah tersedia dalam formulir tersebut.

2. Apa Saja Informasi Penting yang Tercantum dalam Pengiriman Barang?

Informasi yang tercantum pada formulir pengiriman barang meliputi identitas pengirim dan penerima, detail barang, hingga administrasi, agar proses pengiriman berlangsung dengan aman dan tepat waktu. Berikut ini adalah detail informasi penting dalam proses pengiriman barang.

a. Data Pengirim

Pertama, pastikan Anda memasukkan informasi pengirim di formulir pengiriman paket tersebut. Masukkan nama lengkap, alamat awal dengan rinci, beserta nomor telepon yang bisa dihubungi. Informasi-informasi ini sangat dibutuhkan oleh pihak pengiriman jika paket tidak bisa dikirim atau perlu dikembalikan ke alamat asal (return).

b. Data Penerima

Pastikan data penerima dicantumkan secara lengkap, mulai dari nama, nomor kontak yang dapat dihubungi, hingga alamat tujuan beserta kode pos. Informasi yang jelas akan membantu kurir menemukan lokasi dengan lebih mudah sekaligus mengurangi risiko paket terlambat, salah alamat, atau gagal diterima.

c. Rincian Barang yang Dikirim

Bagaimana dengan data mengenai barang yang akan dikirim? Ini mencakup nama barang, beratnya, jumlahnya, dan nilai barang yang digunakan sebagai jaminan asuransi pengiriman. Informasi tersebut dapat membantu agar proses penanganan barang berjalan dengan baik.

d. Informasi Jasa Pengiriman

Sementara itu, informasi yang dicantumkan dalam formulir pengiriman adalah informasi tentang layanan pengiriman yang digunakan, seperti namanya dan juga nomor resinya yang akan mengenali barang tersebut. Informasi ini tentunya sangat membantu untuk mengontrol proses pengiriman.

e. Informasi Tanggal dan Penandatanganan

Lebih dari itu, formulir kirim barang ini juga dipakai untuk mencatat tanggal pengiriman, dan pada kondisi tertentu dilengkapi cap atau tanda tangan dari pengirim maupun penerima. Mengapa data dalam dokumen logistik ini penting? Hal ini karena akan dipakai sebagai bukti resmi bahwa barang sudah dikirim dan diterima sesuai proses yang berlaku.

f. Deskripsi Barang (Jika Diperlukan)

Namun, jika sebuah barang yang dikirim membutuhkan perawatan khusus, maka harus ada data yang diberikan juga dalam surat pengiriman ini. Data ini membantu penyedia jasa pengiriman untuk mengetahui bagaimana pentingnya barang tersebut dan mengangani item tersebut dengan baik, terutama barang yang sangat sensitif, mudah rusak atau memiliki nilai yang tinggi.

g. Nomor Pelacakan

Terakhir, pihak ekspedisi biasanya mencantumkan nomor pelacakan pada formulir pengiriman. Nah, nomor ini membantu pengirim dan penerima mengecek posisi barang kapan saja, sekaligus melihat status terbaru paket selama proses pengiriman berlangsung.

Umumnya, nomor pelacakan terdiri dari 8 hingga 40 karakter yang menggabungkan angka, huruf, dan tanda hubung. Anda bisa menemukan nomor ini pada label pengiriman atau dalam email konfirmasi yang diterima setelah pengiriman dilakukan.

Baca juga: Perbedaan Telex Release, Express Release Vs. Bill of Lading

3. Apa Fungsi Formulir Pengiriman Barang?

Formulir pengiriman berfungsi untuk mendokumentasikan pengiriman, mengidentifikasi barang, memudahkan pencarian paket yang hilang, serta menunjukkan tanggung jawab atas kerugian atau kerusakan barang selama proses pengiriman.

Untuk lebih detailnya, berikut adalah fungsi formulir pengiriman barang:

a. Dokumentasi Pengiriman

Formulir pengiriman berfungsi sebagai bukti bahwa barang telah dikirimkan dan data pengiriman tercatat dengan rapi. Dengan begitu, setiap transaksi pengiriman dapat dipastikan terdokumentasi dengan jelas untuk keperluan verifikasi atau pengarsipan di kemudian hari.

Misalnya, penggunaan contoh surat jalan barang, yang tidak hanya berfungsi sebagai referensi penting bagi pihak ekspedisi maupun penerima, tetapi juga sebagai alat untuk melacak status pengiriman secara real-time. 

b. Identifikasi Barang

Formulir ini juga memudahkan kurir atau pihak ekspedisi dalam mengidentifikasi barang yang dikirim. Selain itu, dokumen tersebut memastikan bahwa barang sampai ke penerima yang tepat, mengurangi risiko pengiriman yang salah, dan memberikan estimasi pengiriman yang lebih akurat kepada penerima.

c. Pencarian Paket

Jika terjadi masalah seperti paket hilang, formulir tersebut juga mempermudah proses pencarian atau pelacakan paket. Hal ini memudahkan pihak terkait untuk melacak status pengiriman dan menemukan solusi jika terjadi kendala. Selain itu, arrival notice dapat digunakan untuk memastikan barang sudah tiba di lokasi tujuan dan siap untuk diambil.

d. Pelacakan Pengiriman Barang

Lewat fitur pelacakan barang, Anda bisa memantau posisi dan status terkini paket secara real-time. Caranya pun sangat praktis hanya dengan masukkan nomor resi melalui aplikasi atau situs resmi ekspedisi yang digunakan.

Selain itu, pastikan Anda selalu menerima surat konfirmasi pesanan barang sebagai bukti transaksi yang sah. Dokumen ini diperlukan agar setiap pengiriman bisa dipantau dengan jauh lebih akurat. Efeknya? Baik pelanggan maupun pihak perusahaan bisa sama-sama tenang karena seluruh prosesnya berjalan transparan dan aman.

e. Tanggung Jawab Pengiriman

Dengan formulir pengiriman, pihak yang bertanggung jawab atas paket dapat didefinisikan saat proses pengiriman berlangsung. Dalam hal paket tersebut hilang atau rusak, dokumen ini akan menjadi bukti hukum guna menyelesaikan masalah tersebut bersama-sama dengan penerima dan pengecer jasa pengiriman. Melalui formulir pengiriman, semua pihak paham mengenai tanggung jawab mereka dan dapat menerapkan prosedur pengiriman yang lebih aman dan terkontrol.

Untuk meningkatkan efisiensi dalam proses pengiriman, ScaleOcean Atlas for Logistics dapat mempermudah pengelolaan dokumen pengiriman dan memastikan informasi barang tercatat secara akurat, mengurangi risiko kesalahan, dan meningkatkan kecepatan proses pelacakan.

4. Jenis dan Contoh Formulir Pengiriman Barang

Pembuatan formulir ini penting dalam proses logistik untuk membantu memastikan kelancaran pengiriman barang. Terdapat beberapa jenis formulir berbeda yang dibuat untuk memenuhi kebutuhan spesifik, dan sesuai dengan barang yang akan dikirim. Berikut ini jenis-jenis contoh dokumen pengiriman barang yang umum digunakan:

a. Formulir Pengiriman Standar

Digunakan untuk barang yang umum dan tidak memerlukan penanganan khusus. Ini berisi informasi dasar seperti nama pengirim dan penerima, alamat tujuan, tanggal pengiriman, serta deskripsi barang. Jenis ini lebih sederhana dan berfungsi untuk memastikan pengiriman dilakukan dengan lancar tanpa hambatan.

Selain itu, surat pengantar barang adalah salah satu hal penting dalam menjamin kelancaran proses pengiriman dan pengantaran barang tersebut. Dibawah ini merupakan contoh form pengiriman barang standard:

b. Formulir Pengiriman Barang Fragile

Digunakan untuk barang yang mudah rusak seperti kaca, elektronik, atau barang yang rapuh lainnya. Dokumen ini akan memberikan detail informasi mengenai perlakuan khusus yang diperlukan selama pengiriman, seperti tanda “Fragile” pada kemasan. Di bawah ini disajikan contoh formulir pengiriman barang kantor pos khusus untuk barang fragile yang membutuhkan penanganan ekstra:

c. Form Pengiriman Barang Bernilai Tinggi

Digunakan untuk barang bernilai tinggi ekonomi, seperti perhiasan, dokumen penting, atau perangkat elektronik mahal. Ini membutuhkan informasi tambahan mengenai nilai barang, pengaturan asuransi, serta penanganan khusus. Berikut dokumen yang dirancang khusus untuk barang bernilai tinggi dengan perlakuan dan asuransi khusus:

d. Form Pengiriman Barang dengan Layanan Ekspres

Digunakan jika pengirim memilih jasa ekspres untuk mengirimkan barang lebih cepat. Keterangan yang harus ditulis pada form opsi pengiriman barang yang lebih cepat adalah pengiriman barang besok atau pengiriman barang dalam beberapa jam. Berikut contoh form yang digunakan untuk pengiriman barang menggunakan jasa ekspres sebagai berikut:

e. Form Pengiriman Barang dengan Layanan Pengembalian

Digunakan untuk barang yang dikirim dengan opsi untuk dikembalikan setelah diterima. Mencakup informasi terkait kondisi pengembalian, prosedur packing barang retur, hingga kebijakan pengembalian yang diterima penerima. Berikut adalah contoh formulir dengan opsi layanan pengembalian atau retur:

f. Formulir Pengiriman Barang Cair atau Berbahaya

Digunakan untuk barang yang memerlukan perlakuan ekstra karena sifat kimia barang seperti cairan kimia, obat-obatan, atau barang yang mudah terbakar.

Informasi yang tercantum mengenai sifat bahan, tindakan pencegahan yang perlu diambil selama pengiriman, serta regulasi yang harus diikuti, sesuai dengan peraturan keselamatan yang berlaku. Di bawah ini contoh formulir yang digunakan untuk pengiriman barang cair atau berbahaya sesuai standar keselamatan:

g. Formulir Pengiriman Internasional

Digunakan untuk mengatur pengiriman barang antar negara. Informasi yang tercantum dalam formulir pengiriman barang mencakup pajak dan bea cukai, serta dokumen pendukung lainnya yang diperlukan untuk proses impor dan ekspor.

Misalnya seperti packing list, MAWB atau HAWB, bill of lading, dan certificate of origin. Berikut adalah contoh formulir yang mencakup dokumen kepabeanan dan regulasi impor-ekspor:

5. Tips Saat Mengisi Formulir Pengiriman Barang

Mengisi formulir pengiriman tentu saja terkesan mudah. Tapi, satu informasi yang salah dapat menyebabkan paket Anda tertahan, hilang arah, atau sulit untuk ditelusuri. Agar proses pengiriman lebih lancar, perhatikan hal-hal ini:

• Pastikan Tulisan Jelas dan Mudah Dibaca: Gunakan font dan ukurannya yang mudah dibaca, tulis rapi dengan jarak antar baris 1,5 pt dan hindari singkatan yang jarang digunakan oleh pihak ekspedisi untuk mencegah keliru dalam menafsirkan maknanya.
• Periksa Ulang Semua Data: Selalu cek ulang semua data yang ada di surat itu, terutama nama lengkap, alamat lengkap, termasuk juga nomor telepon pengirim dan penerima. Karena kesalahan hanya satu digit saja bisa menyebabkan penundaan pengiriman.
• Gunakan Bahasa yang Mudah Dipahami: Jangan menggunakan bahasa lokal atau bahasa gaul yang sulit dipahami oleh petugas lain.gunakanlah bahasa indonesia yang standard.
• Cantumkan Nomor Telepon yang Aktif: Jika Anda menyertakan nomor telepon pada formulir, pastikan bahwa nomor tersebut masih aktif dan dapat dihubungi, ini akan mempermudah proses komunikasi dalam kondisi apapun selama proses pengiriman.
• Tuliskan Deskripsi Barang Secara Lengkap: Anda harus menuliskan barang-barang yang akan dipindahkan dengan jelas, sebaiknya tulis “Tepung Terigu” bukan hanya “Tepung”. Jika barang memiliki karakteristik istimewa, seperti elektronik atau Fragile, jangan lupa menyertakan detail lainnya.
• Sesuaikan Satuan Berat dan Dimensi Barang: Jangan lupa untuk mencantumkan berat dan dimensi barang berdasarkan satuan yang dipakai, misalnya kilogram (kg) dan centimeter (cm).
• Simpan Salinan Formulir: Setelah anda mengisi dan menyerahkan formulir, jangan lupa untuk menyimpan salinannya beserta nomor resi sebagai bukti pengiriman yang sah.

6. Kesimpulan

Berdasarkan artikel dari ZonaTopup, kami mengambil kesimpulan bahwa formulir pengiriman barang dalam e-commerce adalah dokumen yang mencatat informasi rinci mengenai barang yang dikirim, seperti jenis, jumlah, berat, dan tujuan pengiriman. Dokumen ini digunakan oleh perusahaan pengiriman untuk memproses dan melacak pengiriman, serta memastikan barang sampai ke tujuan dengan aman dan tepat waktu.

Selain itu, setiap proses pengiriman memerlukan data pengirim dan penerima yang detail dan akurat agar dapat berjalan lancar. Sebagai bagian dari proses input data, pastikan Anda mengisi formulir pengiriman dengan benar untuk menghindari kendala dalam pengiriman.

Logistik adalah bidang yang berbeda bagi setiap perusahaan, mulai dari pencatatan produk sampai dengan manajemen data pengiriman. Dengan bantuan konsultasi gratis, para profesional ScaleOcean akan membantu Anda menentukan kebutuhan perusahaan dan cara menyelesaikannya. ScaleOcean Atlas for Logistics bisa disesuaikan untuk mengoptimalkan akurasi, efisiensi, serta pengelolaan pengiriman secara menyeluruh.